De toepassing voorziet tevens in het automatisch downloaden van

Lastenboek EMPREVA/2017/JMM-01 - Technisch luik
Inhoud
1
ALGEMENE CONTEXT EMPREVA ............................................................................................................. 2
1.1 VOORSTELLING VAN DE ORGANISATIE (OPDRACHT, GROOTTE, WERKING, …) .......................................................... 2
1.2
DIENSTVERLENING VAN EMPREVA ......................................................................................................... 3
2.1
HUIDIGE TOEPASSING (OVERZICHT VAN DE BELANGRIJKSTE FUNCTIONALITEITEN)................................ 4
2.1.1 Gebruikers ................................................................................................................. 4
2.1.2 Gebruikersbeheer ...................................................................................................... 4
2.1.3 Werking ..................................................................................................................... 5
2.1.4 Functionele blokken .................................................................................................. 5
2.2. BESTAANDE INTERFACES ............................................................................................................................ 17
2.3 FUNCTIONELE BEPERKINGEN VAN DE HUIDIGE TOEPASSING ........................................................................ 17
3.
VOORWERP VAN DE OPDRACHT ..................................................................................................... 19
3.1.
ALGEMEEN............................................................................................................................................. 19
3.1.1
Inleiding ............................................................................................................. 19
3.1.2 SPECIFIEKE JURIDISCHE ASPECTEN ........................................................................................................... 20
3.1.3 Informatieveiligheid ................................................................................................ 21
3.1.4 EMAS ................................................................................................................. 23
3.2
BEHEERSOFTWARE ............................................................................................................................... 24
3.2.1 Gebruikers ............................................................................................................... 24
3.2.1.1 Toegangsbeheer ................................................................................................... 25
3.2.2 Basisadministratie ................................................................................................... 27
3.2.3 Agenda (Web Agenda) ............................................................................................ 30
3.2.4 Administratief dossier ............................................................................................. 36
3.2.5. Gezondheidstoezicht .......................................................................................... 38
3.2.6 Risicoprofielen ........................................................................................................ 50
3.2.7 Ergonomie ............................................................................................................... 53
3.2.8 Psychosociale aspecten ........................................................................................... 53
3.2.9 Vragenlijst ............................................................................................................... 54
3.2.10 Functionele vereisten............................................................................................. 55
3.2.11 Risico-evaluatie ..................................................................................................... 67
3.2.12 Opleiding en documentatie................................................................................. 68
3.3 TECHNISCHE VEREISTEN - HOSTING ............................................................................................................. 70
3.3.1 Technische omgeving:............................................................................................. 70
3.3.2 Technische architectuur........................................................................................... 70
3.3.3 Interfaces ................................................................................................................. 70
3.3.4 Performantie ............................................................................................................ 71
3.3.5 Exploitatie ............................................................................................................... 71
3.3.6 Bijzondere specificaties in verband met de operationele omgeving ....................... 71
3.4
MAINTENANCE - SLA........................................................................................................................... 76
3.4.1.
3.4.2.
3.4.3.
3.4.4.
3.4.5.
3.5
Bijstand online.................................................................................................... 76
Evolutief onderhoud ........................................................................................... 78
Vertrek-toetreding van een aangesloten dienst .................................................. 81
Beheer van het contract ...................................................................................... 81
Beheer van veranderingen en incidenten ........................................................... 82
LIJST VAN AFKORTINGEN ..................................................................................................................... 83
1
1 Algemene context Empreva
1.1 Voorstelling van de organisatie (opdracht, grootte, werking, …)
Empreva is de centrale cel van de gemeenschappelijke preventiedienst van
sommige federale overheidsdiensten.
Op 11 maart 2005 werd de gemeenschappelijke dienst voor preventie en
bescherming op het werk van de federale overheid, kortweg GDPBW, opgericht.
De dienst staat in voor het welzijn van alle personeelsleden van de aangesloten
overheidsdiensten. Deze dienst bestaat uit de interne preventiediensten van de
aangesloten leden en uit een centrale cel Empreva.
Empreva
wordt
beheerd
door
een
Beheerscomité,
bestaande
uit
vertegenwoordigers van de aangesloten leden en uit vertegenwoordigers van de
drie representatieve vakbondsorganisaties.
Empreva wordt geleid door een preventieadviseur die tevens de leiding heeft over
de GDPBW.
Empreva bestaat uit drie afdelingen:
1. De
medische
cel,
met
preventieadviseurs-arbeidsgeneesheren,
verpleegkundigen welzijn op het werk en een medisch secretariaat,
verzorgt het gezondheidstoezicht van de federale personeelsleden. Het
gezondheidstoezicht heeft tot doel het welzijn van de werknemers te
bevorderen en te behouden door arbeidsgebonden risico’s te voorkomen.
2. De multidisciplinaire cel geeft aan de arbeidsgeneesheren van Empreva en
aan de interne preventiediensten van de aangesloten federale diensten advies
en ondersteuning over:

ergonomie

bedrijfshygiëne

psychosociale aspecten van arbeid

arbeidsveiligheid
Sommige aangesloten diensten, waarvan binnen de interne dienst de
vaardigheden op het gebied van psychosociale aspecten niet aanwezig zijn,
doen een beroep op Empreva.
3. Het management office geeft ondersteuning
personeelsbeheer, budget en logistiek.
op
het
vlak
van
De arbeidsgeneesheren houden hun consultaties voor de diensten te Brussel in de
zetel van Empreva (10 kabinetten) en worden bijgestaan door de
verpleegkundigen.
2
Voor de diensten gehuisvest in de regio's maakt Empreva gebruik van eigen
lokalen in de provinciale centra van Medex.
Sommige diensten zoals de strafinrichtingen, de gesloten centra, FOD
Buitenlandse zaken,... stellen medische lokalen ter beschikking van Empreva.
In totaal staat EMPREVA in voor het gezondheidstoezicht voor een twintigtal
federale organisaties met samen meer dan 60.000 agenten.
1.2 Dienstverlening van Empreva
Missie van Empreva: de aangesloten federale overheden bijstaan in het bewaken
van het welzijn, de veiligheid en de gezondheid van hun werknemers op de
arbeidsplaats en bijdragen tot de verbetering van de arbeidsomstandigheden.
Visie: Empreva wil een erkende en gewaardeerde partner zijn in de bevordering
van het Welzijn op het werk binnen de aangesloten diensten en dit zowel voor de
werkgevers, de werknemers als voor de verschillende interne preventiediensten.
Doelpubliek: het doelpubliek van Empreva bestaat uit alle werknemers van de
verschillende aangesloten federale overheidsdiensten. Potentieel gaat het hier om
ongeveer 60.000 werknemers.
3
2 Bestaande situatie:
Om zijn opdracht uit te voeren, heeft de dienst Empreva de beschikking over een
toepassing die in eerste instantie gebruikt wordt door de medewerkers van de
administratieve cel, de arbeidsgeneesheren en de verpleegkundigen (interne
gebruikers). Een aantal van deze gebruikers is mobiel en moet toegang krijgen tot
de toepassing vanop afstand.
Deze toepassing bestaat uit een aantal functionele modules die hieronder
beschreven worden.
Alle huidige gegevens worden gehost op de servers van FOD Volksgezondheid.
2.1
Huidige toepassing (overzicht van de belangrijkste
functionaliteiten)
2.1.1 Gebruikers
De toepassing wordt nu enkel gebruikt door de medewerkers van het Departement
Medisch Toezicht Empreva:



De medewerkers van de Administratieve Cel
De medewerkers van de Cel Arbeidsgeneesheren
De medewerkers van de Cel Verpleegkundigen.
Al
deze
interne
gebruikersprofielen:
o
o
o
o
o
gebruikers
worden
onderverdeeld
in
een
aantal
Preventieadviseur-arbeidsgeneesheer (PAAG) (17, exclusief de 2
zelfstandige artsen die ook toegang moeten hebben +
mogelijkheid van 2 « externe » artsen die we ook toegang moeten
kunnen verlenen voor een bepaalde duur)
Verpleegkundige (17 + mogelijkheid van 2 « externe »
verpleegkundigen die we ook toegang moeten kunnen verlenen
voor een bepaalde duur);
Medisch secretariaat (10);
Administrator Empreva
Administrator toepassing
2.1.2 Gebruikersbeheer
De verschillende interne gebruikers worden in de toepassing geïdentificeerd op
basis van een gebruikersnaam en een paswoord.
4
Binnen de toepassing bestaat er voor elke gebruiker een identificatiefiche waarin
zijn persoonlijk profiel wordt bijgehouden door de administrator van Empreva. Het
is deze administrator die het type profiel van de gebruiker bepaalt.
2.1.3 Werking
Door middel van de toepassing worden een aantal grote gegevensblokken
bijgehouden en beheerd.




In eerste instantie zijn er een aantal identificatiegegevens met betrekking
tot de werknemers en de werkgevers.
Om onze opdracht naar behoren uit te voeren, worden een aantal bestanden
en lijsten bijgehouden en beheerd in de toepassing, die tot doel hebben om
de consultaties en de resultaten en de bevindingen van de consultaties vlot
te kunnen registreren. Het betreft hier de zogenaamde basisgegevens.
Binnen de toepassing vormt het bijhouden van de planning van de
consultaties en het oproepen van de werknemers de basis voor de dagelijkse
werking van de dienst. Op dit niveau worden ook de gegevens van de
beschikbare medewerkers van de dienst bijgehouden.
Tot slot laat de toepassing ook toe om een aantal analyses door te voeren
en om rapporten en overzichten te genereren.
2.1.4 Functionele blokken
2.1.4.1 Module HR
Zie bijlage Functionele componenten
2.1.4.1.1 Basisgegevens
De identificatiegegevens van de werknemers en de werkgevers worden binnen de
toepassing opgeslagen en beheerd.
2.1.4.1.1.1 Beheer van de werknemers


Binnen de toepassing worden de werknemers opgeslagen en beheerd die
behoren tot het doelpubliek. Deze werknemers zijn steeds gelinkt aan een
organisatie die aangesloten is bij Empreva
Voor elke werknemer worden minstens de volgende persoonlijke
identificatiegegevens bijgehouden:
5
Sleutel – uniek identificatienummer. Het unieke identificatienummer
van een werknemer is het rijksregisternummer. Het verplichte
formaat van het rijksregisternummer bestaat uit cijfers zonder
spaties noch koppeltekens.
o Persoonlijke gegevens (naam, geboortedatum, geslacht, burgerlijke
staat, ….).
o De naam en de voornaam dienen in overeenstemming te zijn met de
schrijfwijze zoals deze op de lijsten in de data van de werkgever
voorkomen.
Daarnaast worden ook de volgende professionele gegevens bijgehouden:
o Functie: wordt automatisch ingeladen.
o Niveau: niet elektronisch beschikbaar, ook geen veld voorzien.
o Graad: niet elektronisch beschikbaar, ook geen veld voorzien.
o Opleiding: niet elektronisch beschikbaar, ook geen veld voorzien.
o Vorige werkgevers: enkel manueel ingevoerd, een tabblad is voorzien
in EMD.
o Uurrooster: niet elektronisch beschikbaar, ook geen veld voorzien.
o Werkregime: niet elektronisch beschikbaar, ook geen veld voorzien.
o De datum van indiensttreding bij de huidige werkgever: wordt
automatisch ingeladen.
o Instelling: wordt automatisch ingeladen.
o De datum van eerste indiensttreding bij de federale overheid. De
verschillende wijzigingen (nieuwe werkgever, nieuwe dienst,…)
worden bijgehouden met een begin- en einddatum. Dit wordt
opgenomen in de historiek.
o De inactiviteit (code en omschrijving) uit de gevalideerde
inactiviteitenlijst bestaat uit de begin- en einddatum van de
inactiviteit.
o De toepassing voorziet, in het scherm voor de identificatiefiche, de
mogelijkheid om manueel (via vrije tekst) de opleidingen, de
diploma’s en de professionele ervaringen in te voeren.
De toepassing voorziet in een specifiek scherm om de beroepsanamnese die
verband houdt met de werkpost of de activiteit van de werknemer in te
voeren. Het scherm heeft de volgende velden:
o De begin- en einddatum.
o De naam van de werkgever.
o Een veld voor opmerkingen (vrije tekst).
De gezondheidsrisico’s kunnen met een begin- en einddatum per
werknemer worden ingevuld. De gezondheidsrisico’s worden opgedeeld in 2
categorieën:
de
activiteitsgebonden
risico’s
(risicoprofiel)
en
persoonsgebonden risico’s. De activiteitsgebonden risico’s worden
automatisch ingevoerd op basis van een risicoprofiel dat in de nominatieve
lijst aan de werknemer is toegekend. Het risicoprofiel komt overeen met de
functielijst zoals bedoeld in het KB gezondheidstoezicht en bevat de
activiteiten met welbepaalde risico’s opgesteld door de werkgever en
o



6

gevalideerd door het overlegcomité. De persoonsgebonden risico’s laten toe
om aan de werknemer aparte gezondheidsrisico’s toe te kennen, los van de
functie of werkpost (bv. zwangerschap, handicap, interim arbeid, stagiair)
De persoonsgebonden gezondheidsrisico’s kunnen apart in de toepassing
worden ingevoerd.
Het risicoprofiel wordt in de persoonlijke activiteiten van de werknemer
weergegeven. De huidige functie wordt via de door de werkgever
gevalideerde lijst door middel van een code en een benaming (in de taal van
de werknemer) toegekend en in de boomstructuur opgenomen.
Er gebeurt een import/transfer van de gegevens van de werknemers op
basis van een geformatteerde Excellijst, loadlist genoemd.
o
o
o
o
o
o
Het formaat van de data bij de transfer in de toepassing bestaat uit
hoofdletters met het behoud van koppel- en leestekens.
De geboortedatum ziet er als volgt uit: dd/mm/jjjj.
Het geslacht wordt gecodeerd als M(ale) of F(emale).
De taal van de werknemer wordt gecodeerd door een letter die
verwijst naar één van de 3 landstalen: N(ederlands), F(rans), of
D(uits). De taal van de documenten is gelijk aan de taalrol van de
werknemer.
Het rijksregisternummer verschijnt in het verplichte formaat.
De burgerlijke staat is niet verplicht en ook niet voorzien in de
loadlist.
2.1.4.1.1.2 Beheer van de klanten




Elke klant (FOD of instelling) wordt afzonderlijk geïdentificeerd via een
unieke identificatie.
Voor elke klant wordt er een boomstructuur of een organogram opgemaakt.
Daarbinnen heeft elke klant een unieke identificatiecode.
o De mogelijkheid bestaat om het organogram van een klant bij te
houden tot op het niveau van een individuele dienst en op een flexibele
manier zodat er extra niveaus kunnen worden gecreëerd en beheerd (=
wijzigen, stopzetten)
Via de organogramlijst bestaat er de mogelijkheid om het organogram van
de klant bij te houden op het niveau van de diensten (organogram HR)
Er wordt per klant (FOD) een basisset aan gegevens bijgehouden:
o Het adres
o Het e-mailadres
o Het telefoonnummer van de huidige werkgever
o De contactpersonen
o De preventieadviseur.
7
De basisset aan gegevens van de klant is in overeenstemming met het
organogram (gevalideerde lijst). Er bestaat een mogelijkheid tot het
bijhouden van de gegevens voor ieder niveau van het organogram.
Voor het ogenblik worden de gegevens verkregen via een spreadsheet. Deze
gegevens worden op de correcte plaats (in een specifieke directory) gezet,
van waaruit de update gebeurt.
Fouten bij het transfereren van gegevens worden opgelost door rapportering
naar de klant via MS Word-listings met beschrijving (kwalificatie) van de
redenen voor de fouten bij de import
2.1.4.1.1.3 Beheer van codes en lijsten
Binnen de toepassing bestaat de mogelijkheid om verschillende lijsten en codes
bij te houden en te beheren. Deze gegevens worden in een aantal gevallen gebruikt
als referentielijsten binnen de toepassing en laten toe standaardwaarden of
gegevens te selecteren:













lijsten met risicocodes (en het beheer van de risicocodes)
beheer onderzoeken
vaccinatieschema
lijst medische onderzoeken
referentiewaarden
labocodes
lijst beroepsziekten
lijst ziekten (ICD, ICPC)
medicatielijst
woonplaatsen
organogram
functies
risicoprofielen
2.1.4.2 Medische module
Zie bijlage Functionele componenten
2.1.4.2.1 Ondersteuning van de werking van de dienst via
functionele blokken
2.1.4.2.1.1 Beheer medische medewerkers
Het linken van de medewerkers Empreva aan een dienst binnen de boomstructuur.
8
Per dienst worden de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer, de verpleegkundige
en de medewerker van het medisch secretariaat manueel toegewezen. De taalrol
en een begin- en einddatum worden toegekend.
2.1.4.2.1.2 Beheer gezondheidstoezicht
2.1.4.2.1.2.1 Planning gezondheidstoezicht (medische onderzoeken, vaccinaties)

Het aanmaken van de uitnodigingen (herzieningsdatum)
De toepassing kan in functie van de gezondheidsrisico’s de frequentie van
de medische onderzoeken berekenen en de planning van de uit te nodigen
werknemers per klant opmaken, zowel voor de periodieke onderzoeken als
voor de vaccinaties.

Beheer op te roepen personen

Overzicht gemaakte planning

Lijst consultaties per dag/arts

Lijst van consultaties over een bepaalde periode: per arts/per type
onderzoek/per dienst. Een rapport van deze lijst kan aangemaakt en
geprint worden.
9
2.1.4.2.1.2.2 Labo

Transfer resultaten laboratoriumanalyses

MediMail

Beheer labocodes

Mogelijkheid tot conversie van codes van labo naar codes toepassing

Overzicht van de aangevraagde laboanalyse

Beheer labo’s
2.1.4.2.1.2.3 Administratief beheer van de toepassing

Beheer taal van de toepassing

Beheer van de gebruikersprofielen

Traceerbaarheid

Overzicht van foutboodschappen

Beheer van de documenten

Opladen van gegevens (personeelsgegevens, TBC-resultaten)

Mogelijkheid tot fusie van dossiers

Beheer van de beschrijving van de menu’s en tabbladen

Historiek van log-ins
2.1.4.2.1.2.4 Rapporten

Jaarlijks rapport

Parameters jaarverslag
10
2.1.4.2.2 Medisch dossier: beheer van medische en
gezondheidsgegevens
Voor een gedetailleerd overzicht van de verschillende functionaliteiten: zie
bijlage Functionele componenten.
2.1.4.2.2.1 Historiek en het bewaren van de medische onderzoeken
De datum en de aard van het soort of het type uitgevoerd, preventief medisch
onderzoek zoals inentingen, een tuberculinetest en andere geregistreerde
contacten of informatie worden geregistreerd en zijn raadpleegbaar in het
hoofdscherm van het dossier van de werknemer.
Velden:







De datum in formaat dd/mm/jjjj: begin- en einddatum
Het uur: uur van de afspraak
De aard van het uitgevoerd medisch onderzoek gebeurt via de toekenning
van een code aan het type consultatie. Deze code kan men kiezen uit een
waardenlijst of wordt automatisch toegekend.
o Automatische toekenning: via de planning van de medische
onderzoeken, vaccinatie
De PAAG: de code van de preventieadviseur die het onderzoek uitvoert
De verpleegkundige: de code van de verpleegkundige die de PAAG bijstaat
Het medisch secretariaat: de code van de medewerker van het medisch
secretariaat die het onderzoek administratief voorbereidt en afwerkt.
De consultatiestatus van het onderzoek: via een waardenlijst te kiezen. De
volgende statussen zijn beschikbaar:
o Uit te nodigen: het onderzoek in de toekomst plannen
o Afspraak: het onderzoek is vastgelegd
o Gesloten: het onderzoek is uitgevoerd
o Niet uitgevoerd: het onderzoek is niet uitgevoerd
o Lopend: het onderzoek kan nog niet worden afgesloten.
Aan de volgende statussen worden kleurcodes toegekend:






Uit te nodigen
Afspraak
Gesloten
Niet uitgevoerd
Lopend
Reserve

Afwezigheid: via een waardenlijst te kiezen. De volgende statussen zijn
beschikbaar:
o Met reden
o Reden onbekend
o Weigering
 Verontschuldigd
11
o Waardenlijst: Ja en Neen. Deze waardenlijst verschijnt automatisch
bij het kiezen van één van de statussen bij het veld “Afwezigheid”.
 Evaluatie: de beslissing van de PAAG na uitvoering van het onderzoek in
overeenstemming met het formulier voor gezondheidsbeoordeling. De
huidige waardenlijst die op elk ogenblik aangepast kan worden door de
administrator EMPREVA:
 Geschikt
 Geschikt met beperkingen
 Tijdelijk ongeschikt
 Definitief ongeschikt
 Voorstel tot aangepaste maatregelen
 Tijdelijke mutatie
 Definitieve mutatie
 Verwijdering
 In afwachting
 Met ziekteverlof gezonden
 Zonder medische beoordeling
 Bepaalde onderzoeken kunnen niet worden afgesloten zolang er geen
evaluatie werd ingevoerd:
o de voorafgaande gezondheidsbeoordeling
o de periodieke gezondheidsbeoordeling
o het onderzoek bij werkhervatting
o de gezondheidsbeoordeling van een definitief
arbeidsongeschikte werknemer met het oog op zijn reintegratie
o De gezondheidsbeoordeling moederschapsbescherming
 Beroepsprocedure: indien de werknemer een beroepsprocedure heeft
ingesteld. Dit kan enkel worden ingevuld wanneer er een beroeps- en/of
overlegprocedure is gestart.
2.1.4.2.2.2 Manuele toewijzing van consultaties door arts of medewerkers
Empreva
 Het uitnodigen van werknemers via het medisch dossier
Er is de mogelijkheid om voor her-oproepen of consultaties op vraag van de
werknemer een afspraak aan te maken vanuit het medisch dossier van de
werknemer. Een knop ”Agenda” verzekert de rechtstreekse toegang tot de
agenda van de PAAG.
12
2.1.4.3 Module Agenda
Planning van de afspraken en medische activiteiten.
Zie bijlage Functionele componenten.
2.1.4.3.2
Agenda
2.1.4.3.2.1 Beheer toegang tot agenda
Agenda van de medische onderzoeken (beheer van de afspraken) en activiteiten
per arts/ per dienst/ per medisch lokaal.
2.1.4.3.2.2 Het maken van afspraken
De afspraken van de werknemers worden per PAAG en binnen de vastgelegde
consultatieperiode in de agenda gezet.
De lijst van werknemers kan op 2 manieren worden opgevraagd
Er worden 2 schermen voorzien:
1. Periodieke Consultaties: voor het plannen van afspraken voor de
werknemers die binnen een bepaalde periode gezien moeten worden.
2. Andere consultaties (niet bepaald door de periodiciteit): voor alle medische
onderzoeken die buiten de planning vallen (spontane raadpleging, medisch
onderzoek in het kader van de moederschapsbescherming, enz.)
Bovendien kan er een selectie per klant en periode (van …….. tot ……….) worden
gemaakt.
Er is een filter aanwezig om op datum, naam, voornaam, status consultatie,
type consultatie (in dalende of stijgende volgorde) te rangschikken.
De medewerkers van Empreva kunnen vanuit de agenda met een dubbelklik
op de naam van de werknemer, in beide schermen (periodieke consultaties en
andere consultaties) het medisch dossier rechtstreeks raadplegen.
2.1.4.3.2.2.1 Een afspraak vastleggen voor de werknemer
De werknemer kan uit de bovenstaande lijst gekozen worden en in de agenda
van de gewenste arts geplaatst worden.
13
De toepassing vraagt om bevestiging van het uur van de afspraak en van de
verpleegkundige die de arts assisteert.
Bij het creëren van de afspraak wordt automatisch een lijn ‘consultatie’ in het
dossier van de werknemer aangemaakt met vermelding van datum, uur, type
onderzoek, arts, verpleegkundige en administratieve medewerker.
Het is mogelijk om in de kalender een afspraak of een consultatieperiode van
de ene periode naar de andere te slepen, waarbij de afspraak automatisch
wordt aangepast in het medisch dossier van de werknemer. Er wordt ook een
nieuwe oproepingsmail aangemaakt.
2.1.4.3.2.3 Blokkeren van tijdsblokken in agenda’s
De mogelijkheid is aanwezig om bepaalde dagen voor bepaalde activiteiten in
de agenda te blokkeren.
2.1.4.3.2.4 Display van agenda
Verschillende mogelijkheden qua presentatie van de agenda: consultatielijst
of acties per dag, per locatie






Standaard: dagen van de huidige werkweek
Gepersonaliseerd via keuzeknoppen: 1 dag, 2 weken, 4 weken (te beginnen
bij de huidige week) of 1 maand (kalendermaand).
Knoppen om in de kalender te surfen:
 Terug /Refresh
 Volgende
 Naar vandaag
 Kalenderweergaveknop om naar de maand en het jaar te gaan.
Er bestaat tevens de mogelijkheid om via knoppen gegevens toe te voegen
of te verwijderen. Knop “lijst PAAG en verpleegkundigen”: weergave van de
consultatieperiodes per arts of verpleegkundige door het aanvinken van een
vakje.
Functie Geografische consultatieplaatsen: (plaats medische lokalen
Empreva en plaats medische lokalen bij de klant): weergave van de
vastgelegde consultatieperiodes per consultatieplaats.
Functie Activiteiten: weergave per type activiteit door het aanvinken van
een vakje (consultaties, vergadering, medische kabinetten).
Gebruik van Kleurcodes
Kleurcodes per type activiteit: een kleur die aan bepaalde activiteiten kan worden
toegekend. De kleur laat toe snel het onderscheid te maken tussen verschillende
types van activiteiten

Medische consultatie ≠ vergadering
14
Kleurcodes per consultatiestatus van de werknemers: het visualiseren van de
status van de consultatie




Afspraak (gevalideerde/bevestigde consultatie)
Gesloten
Afwezig
Lopend
2.1.4.3.2.5 Verschillende statussen van afspraken (bv. bevestigd, geweigerd,
geannuleerd)
Zie ook Historiek en het bewaren van de medische onderzoeken
De consultatie- of afspraakstatus wordt via kleurcodes in de agenda zichtbaar:



“Afspraak” als de uitnodiging is bevestigd
“Lopend” als de consultatie nog niet is afgesloten
“Gesloten” als de consultatie werd uitgevoerd
2.1.4.3.2.5.1 Registratie aanwezigheid op de consultatie

De aanwezigheid op een consultatie wordt geregistreerd door de
consultatiestatus “Gesloten” of “Lopend” toe te kennen. Het veld afwezig
wordt niet ingevuld. Bij afwezigheid wordt in het veld “Afwezig” de reden
van afwezigheid ingevuld : “Met reden”, “Reden onbekend” en “Geweigerd”
en daarna wordt de consultatiestatus “Gesloten” toegekend.
2.1.4.3.2.5.2 Raadpleging van het medisch dossier vanuit de agenda
De gemachtigde gebruiker kan door te dubbelklikken op de naam van de
werknemer vanuit de vastgelegde consultatieperiode rechtstreekse toegang
krijgen tot het persoonlijk dossier.
15
2.1.4.4 Module Risico-evaluatie
Zie bijlage Functionele componenten.
Mogelijkheid tot het importeren van de risicoprofielen vanuit andere databases of
Excelbestanden.

De risicoprofielen worden via gevalideerde Excelbestanden bij het
downloaden van de nominatieve lijsten aan de werknemer toegekend.
Mogelijkheid voor de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer om manueel nieuwe
risicoprofielen aan te maken of bestaande profielen aan te passen.
De administrator heeft de mogelijkheid om een risicoprofiel « onbruikbaar » te
maken door er een einddatum aan toe te kennen. Hij kan het indien nodig uiteraard
heractiveren. De historiek van die activeringen en desactiveringen kan
geraadpleegd worden.
2.1.4.5 Analyse
Samenvatting risico’s per activiteit of per dienst (risicoprofiel) met beschrijving
van de activiteiten en gevaren, de gezondheidsrisico’s, de preventiemaatregelen
in het kader van de moederschapsbescherming en verplichte vaccins.
Evaluatie van de risico’s per activiteit of dienst.
16
2.2. Bestaande interfaces
Binnen de bestaande toepassing wordt er weinig gebruik gemaakt van standaard
interfaces met andere systemen of met andere partijen. Binnen de toepassing
bestaat de mogelijkheid om manueel bv. laboresultaten of updates van
personeelsgegevens op te laden. Deze gegevens worden in de huidige omgeving
ontvangen via mail en moeten in een specifieke folder op een drive gezet worden
om van daaruit ingelezen te worden door de toepassing. Een rechtstreekse link of
interface met Medimail, om de laboresultaten in te laden, wordt voor het ogenblik
gebruikt op 1 PC voor 1 user.
Wat betreft de verschillende “uploads” (werknemers, codelijsten, …), wordt er
gebruik gemaakt van geformatteerde bestanden die na ontvangst in een specifieke
directory gezet moeten worden, om daarna geïmporteerd te worden. Eventuele
fouten moeten worden rechtgezet via rapportering naar de klant, lijst in MS Word
met omschrijving (kwalificatie) van de redenen voor de fouten bij de import.
2.3 Functionele beperkingen van de huidige toepassing
Aangezien het gaat om een toepassing die op een centrale server geïnstalleerd
werd en waarbij er een klant geïnstalleerd is op de werkposten, zijn er een aantal
beperkingen wat betreft de toegang tot de toepassing van buiten de lokalen van
de centrale diensten van Empreva:
 De toepassing is enkel bruikbaar vanop PC waarop de toepassing is
geïnstalleerd, werkposten van de klanten kunnen dus niet gebruikt worden
om de toepassing te gebruiken.
 Omwille van security policies van de klanten is er geen toegang tot hun
beschermde netwerken met de eigen PC, waardoor dus ook de toepassing
niet bereikt kan worden via die netwerken.
 Bij gebruik van het netwerk van een klant is de verbinding traag via VPN
 Bij gebruik van een mobiele connectie (3G) reageert de toepassing te traag.
Wat betreft de levenscyclus van de dossiers en van de gegevens is er weinig of
niets geformaliseerd. Het is niet duidelijk welke gegevens gedurende welke termijn
bewaard worden (met andere woorden voor het ogenblik worden alle gegevens
permanent bewaard).
Op vlak van beveiliging van de gegevens zelf wordt er voor het ogenblik niet aan
encryptie gedaan waardoor de medische gegevens potentieel ook door de
systeemadministrator gelezen kunnen worden.
Wat betreft de globale ondersteuning en de opvolging van de issues en de
incidenten is er te weinig duidelijkheid:
17



De
supportprocedures
zijn
onvoldoende
geformaliseerd;
de
interventietermijnen zijn niet gedetailleerd (per niveau van interventie) en
onvoldoende gespecificeerd.
Er zijn geen duidelijke of expliciete engagementen van de bestaande
dienstenleverancier met betrekking tot de implementatie van nieuwe
releases en patches of in verband met de update van basisgegevens (bv.
codelijsten).
het opvolgen van de incidenten via de incidentenlijst verloopt niet optimaal.
Tot slot is het aan het medisch dossier koppelen van gescande of pdfdocumenten die werden aangemaakt door het systeem allesbehalve
gebruiksvriendelijk. Dit is een essentieel verbeterpunt in het kader van deze
offerteaanvraag en zal een absolute voorwaarde zijn voor de voorlopige
oplevering.
18
3. Voorwerp van de opdracht
3.1.
Algemeen
3.1.1 Inleiding
De huidige toepassing vertoont een aantal functionele tekortkomingen. Die zijn
deels het gevolg van een wijzigende omgeving, waarbij de interactie via
elektronische weg steeds belangrijker wordt om gegevens van bv. laboresultaten
digitaal te kunnen versturen en te kunnen integreren in het toekomstig systeem.
Anderzijds is er ook een evolutie van de functionele behoeften ten opzichte van
het moment waarop de huidige toepassing werd aangekocht en geïnstalleerd. De
nieuwe software zal ergonomisch moeten zijn om de artsen en de
verpleegkundigen in staat te stellen om de medische dossiers in te vullen tijdens
de consultatie, door snel en intuïtief te kunnen registreren en documenten toe te
voegen. Het personeel zal onmiddellijk een overzicht moeten krijgen van het
elektronisch medisch dossier van de patiënt en,
van
daaruit,
rechtstreekse
toegang tot gedetailleerdere informatie zoals het gescande oude dossier, de TBCvoorgeschiedenis, aanbevelingen of fiches die vroeger werden opgesteld of
eerdere adviezen van specialisten. Het gewenste pakket moet ervoor zorgen dat
het maken van afspraken vlotter kan verlopen door integratie in het bestaande
agendasysteem. Het moet het ook mogelijk maken de huidige medische dossiers
te digitaliseren en ze op elk ogenblik op een eenvoudige manier te gebruiken.
Daarnaast moet ook de kernopdracht van Empreva (consultaties in het kader van
het gezondheidstoezicht van de werknemers) beter ondersteund worden.
De nieuwe toepassing zal ook risicoanalyses mogelijk moeten maken en een
professioneel agendabeheer, niet alleen voor de artsen maar ook voor alle
preventieadviseurs van een gemeenschappelijke dienst (veiligheid, ergonoom,
psychosociaal en hygiënist).
Bij de voorgestelde oplossing en de vermelde prijzen moet rekening worden
gehouden met het volgende aantal gebruikers :

Administrators (tot 5 personen)

Gebruikers EMPREVA (tot 50 personen)

Gebruikers klanten (minimum 200 personen)

De agenten (tot 80.000 medische dossiers)
19
Naast het leveren van deze nieuwe beheersoftware, heeft de opdracht ook
betrekking op het hosten van de voorgestelde oplossing en het onderhouden van
de toepassing via een service level agreement.
Die 3 delen van de opdracht worden hierna beschreven (in hoofdstukken 3.2, 3.3
en 3.4) en er zal een afzonderlijke prijs voor worden opgemaakt.
3.1.2 Specifieke juridische aspecten
Bij de implementatie van de nieuwe toepassing moet er rekening gehouden worden
met de juridische aspecten en voornamelijk deze die verband houden met het
garanderen van de privacy, en de beveiliging van de medische gegevens. In dat
verband moet rekening worden gehouden met de volgende wetten en
reglementeringen:
-
de Welzijnswet (04.08.1996) en de Codex over het welzijn op het werk,
inzonderheid
hoofdstuk
4:
Maatregelen
in
verband
met
het
gezondheidstoezicht op de werknemers.
-
de General Data Protection Regulation (GDPR) 2016/679/EC
-
de wet voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (Wet van 8
december 1992) ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens en
uitvoeringsbesluiten.
-
richtlijnen van de werkgroep informatieveiligheid van de KSZ betreffende de
veiligheid voor de instellingen van sociale zekerheid.
-
minimale normen die door de instellingen van sociale zekerheid moeten
worden nageleefd.
-
document: “Synthese van de belangrijkste besprekingen van de subwerkgroep “Medische gegevens” over de beveiliging van medische
gegevens”.
Daarnaast moet rekening gehouden worden met de Belgische wetgeving en de
wetgeving van de verschillende gemeenschappen wat betreft de rapportering.
20
3.1.3 Informatieveiligheid
3.1.1.2
Overname van bestaande gegevens
De gegevens die momenteel gebruikt worden, worden bewaard op de servers van
de opdrachtgever. Die gegevens zullen ter beschikking worden gesteld van de
inschrijver aan wie de opdracht is toegekend via een DUMP/EXPORT van de
bestaande ORACLE-gegevensbank. Die laatste zal alle gegevens bevatten die
opgenomen zullen moeten worden in de nieuwe software. De inschrijver zal al
die gegevens (100%) opnemen in zijn software en zal ervoor zorgen dat ze
coherent zijn. Daartoe zal hij de huidige gegevens moeten interpreteren zoals ze
momenteel gestructureerd zijn en, indien nodig, een oplossing moeten vinden voor
de verschillen inzake gegevensmodellen (het is zeer goed mogelijk dat bepaalde
gegevens die momenteel zijn ondergebracht in eenzelfde bestand, met het oog op
de toegangsveiligheid, of met het oog op de te leveren functionaliteiten,
opgesplitst moeten worden in het kader van de nieuwe toepassing, of omgekeerd).
De bestaande dossiers en de historiek van elk van die dossiers moeten worden
opgenomen in de nieuwe software zonder dat het personeel van de opdrachtgever
ze opnieuw moet coderen in het nieuwe systeem.
Door deel te nemen aan deze offerteaanvraag, verbindt de inschrijver zich ertoe
om zonder restrictie alle bestaande gegevens te recupereren zonder een
onderbreking van de dienst te veroorzaken, om ze in zijn software te integreren
vóór de voorlopige oplevering.
Wat betreft de migratie en de overname van de gegevens, zal de inschrijver een
gedetailleerd plan van aanpak bezorgen, waarin hij aangeeft op welke manier hij
tewerk wil gaan voor de recuperatie van alle gegevens en hoe hij de
vertrouwelijkheid ervan zal waarborgen. Hij zal ook aangeven op welke manier hij
tewerk zal gaan om een oplossing te vinden voor de verschillen op het vlak van
gegevensmodellen.
Ten slotte zal de inschrijver ook aangeven op welke manier hij de interne
coherentie en de juistheid van de overgenomen gegevens zal testen en
garanderen.
3.1.1.2
Veiligheid van de gegevens tijdens de opdracht
De inschrijver zal zich houden aan GDPR 2016/679/EC om de vertrouwelijkheid,
de integriteit, de beschikbaarheid, de authenticiteit en de traceerbaarheid van de
gegevens te garanderen.
21
Daartoe neemt hij de volgende maatregelen :
Het ondertekenen van een vertrouwelijkheidscontract voor de
onderneming
Regelmatig een lijst bezorgen van de personen die toegang hebben/zullen
hebben tot de gegevens ;
Het ondertekenen van een vertrouwelijkheidsakkoord door elke persoon
die gemachtigd is om de gegevens te verwerken ;
Het aanstellen van een Data Protection Officer (DPO) ;
Het uitvoeren van een Privacy Impact Assesment (PIA) ;
Het opnemen van verantwoordelijkheid voor de volledige duur van de
handelingen die worden toevertrouwd aan eventuele onderaannemers:
- Het melden aan en het goedkeuren door de opdrachtgever van de
onderaannemers ;
- Het overnemen van de door dit bestek opgelegde
veiligheidsmaatregelen door die onderaannemers ;
- De integratie van de onderaannemers in de procedures voor
veranderingsmanagement en beheer van incidenten.
De inschrijver zal de maatregelen voor de bescherming van de gegevens naleven
die werden opgesteld door de minimale veiligheidsnormen van de Kruispuntbank
van de Sociale Zekerheid (KSZ) :
- End-to-end encryptie van de communicatie ;
- Bescherming tegen ongeoorloofde toegang ;
- End-to-end tracering van de toegang tot de gegevens;
- Sterke authentificering van de gebruikers ;
- Terbeschikkingstelling van de logs voor toegang tot de gegevens, in
leesbare vorm, op eenvoudig verzoek en zonder motivering van de
opdrachtgever;
- Encryptie van de supports en/of van de mobiele gegevens, aan de
hand van een protocol dat voldoende veiligheidsgaranties biedt.
De inschrijver zal blijk geven van zijn goed bestuur:
- Door het invoeren van een procedure voor het beheer van
veiligheidsincidenten:
o de SLA zal de procedure bepalen voor het opschalen van
incidenten op basis van de ernst (impact) van het incident ;
o de procedure omvat minstens de opsporing, beperking,
diagnose, behandeling, logging, afsluiting en kwalificatie van
de afsluiting, rapportage van de incidenten
o het proces inzake het beheer van de incidenten omvat de
onderbrekingen van de continuïteit (ontoegankelijkheid van
het systeem of van de gegevens) ;
- Door het bewijs van het invoeren van een procedure voor change
management ;
- Door het opleiden van zijn gebruikers ;
22
-
Door de strikte selectie van zijn onderaannemers (in het bijzonder
degene die gevestigd zijn buiten de EU, en op basis van de
veiligheidsgaranties die ze aanbrengen).
Er kunnen sancties of dwangsommen worden opgelegd als bepaalde
veiligheidsmaatregelen niet worden nageleefd, in het bijzonder :
- in de « day to day » werking, als een veiligheidsmaatregel niet
wordt nageleefd, en als dat gebrek een functionele impact heeft (bv.
een onbeschikbaarheid);
- bij niet-naleven van een wettelijke regel (bv. van de GDPR): de
inschrijver is aansprakelijk voor de onderaannemer en draagt de
eventuele sancties die die rol met zich meebrengt.
Op elk ogenblik zal de dienstverlener in alle transparantie de aanbestedende
overheid toelaten om audits uit te voeren, zowel in zijn installaties als bij zijn
onderaannemers.
Om een optimale controle mogelijk te maken van de rechten en de toegang tot de
verschillende gegevens, zal de software de administrators EMPREVA in staat
stellen om op hun vraag de lijst op te stellen van de gebruikers van de software
met hun toegang en hun gebruiksfrequentie.
3.1.1.2
End of Life – procedures bij het stopzetten van het contract
Alle gegevens die worden ingevoerd in de software blijven de eigendom van de
opdrachtgever. De inschrijver verbindt zich ertoe om aan het eind van het contract
al die gegevens gratis terug te bezorgen in een formaat dat bruikbaar is voor de
volgende dienstverlener, en om met die laatste samen te werken om de overname
van de gegevens te faciliteren.
Na bevestiging van de geslaagde recuperatie van die gegevens door de
opdrachtgever, verbindt de inschrijver zich ertoe om de genoemde gegevens te
vernietigen en een certificaat van vernietiging te bezorgen.
3.1.4 EMAS
De dienstverlener verbindt er zich toe om er doorheen de opdracht over te waken
de verplaatsingen tot het nodige minimum te beperken en het gebruik van het
openbaar vervoer en car sharing aan te moedigen.
Op dezelfde manier zal het gebruik van digitale technologieën ook verkozen
worden boven papieren documenten.
23
3.2
Beheersoftware
Dit deel van de opdracht bestaat uit het ter beschikking stellen van
beproefde beheersoftware die het mogelijk maakt om de
gezondheidsmonitoringactiviteiten, en de activiteiten van een dienst voor
preventie en bescherming op het werk (EDPBW of IDPBW) te beheren, zoals
beschreven in de code van het welzijn. Die software zal worden aangepast aan
de Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk van
de federale diensten (EMPREVA) zoals hieronder beschreven.
De geleverde software zal de gebruiker de gelegenheid moeten bieden om
naar keuze in het Nederlands, het Frans of het Duits te werken. De rolmenu’s
zullen dezelfde nummering hebben in de 3 talen om geconsolideerde nationale
boordtabellen mogelijk te maken voor elk veld van de software.
De prijs voor dit onderdeel van de opdracht omvat niet alleen het leveren
van deze software maar ook de garantie om de software in die toestand te
gebruiken voor onbepaalde duur. Enkel een geval van overmacht zoals een
faillissement of het stopzetten van de activiteiten bij de inschrijver zou het einde
van deze toegankelijkheid kunnen rechtvaardigen. In dat geval zou er een
opzegtermijn van 2 jaar nageleefd moeten worden. De opdrachtgever kan van
zijn kant beslissen om van beheersoftware te veranderen, met een opzegtermijn
van 2 jaar.
De nieuwe toepassing moet voldoen aan de volgende functionele
behoeften (minimale functionele vereisten)
3.2.1 Gebruikers
Conceptueel zal de nieuwe toepassing niet enkel gebruikt worden door de
bestaande interne medewerkers (lokaal of vanop afstand), maar zullen ook
externe medewerkers en partijen op een beveiligde manier gebruik moeten
kunnen maken van de toepassing.
In eerste instantie zal deze nieuwe toepassing toegankelijk moeten zijn voor de
interne gebruikers, en voor de volgende externe gebruikers:
-
P&O-account: Voor elk van de aangesloten diensten wordt voorzien dat
binnen de stafdienst P&O (Personeel & Organisatie) één of meerdere
verantwoordelijken zullen instaan voor de organisatie van het
gezondheidstoezicht (beheer administratieve gegevens en beheer van de
afspraken).
-
Preventieadviseur(s) van de aangesloten diensten
24
-
Coördinator van centra Medex: krijgt toegang tot het raadplegen van
de lijst van de door Empreva uitgenodigde personen in de regionale
centra Medex (controle op de toegang van personen in de centra)
3.2.1.1 Toegangsbeheer
Afscherming van de informatie voor
toegangsniveau en gebruikersprofielen).
onbevoegden
(autorisatiemodule,
Het toegangsbeheer moet opgesplitst worden in twee onderdelen:

Authenticatie: zekerheid hebben over de identiteit van de persoon die de
toepassing wil gebruiken
Daartoe zal de identificatie gevalideerd moeten worden door de Federal
Authentication Service (FAS: zie website van FOD FEDICT). Om te zorgen
voor een sterke authenticatie, is het gebruik van de elektronische
identiteitskaart een minimumvereiste.

Autorisatie: het effectief verlenen van toegang aan een geauthenticeerde
gebruiker, op basis van het juiste profiel of op basis van de juiste
toegangsrechten.
Binnen de toepassing zal er een module voorzien moeten worden voor het
toekennen en het beheren van toegangsrechten aan gebruikers. Er zal
gewerkt moeten worden met verschillende types profielen, en dit in functie
van de transacties die uitgevoerd moeten kunnen worden en in functie van
het type gegevens die geraadpleegd of beheerd kunnen worden (RBACprincipe). Hierbij kan het gebeuren dat er een beperking ingevoerd moet
worden op basis van geografische locatie of van het klantorganogram.
Aangezien het een webtoepassing betreft, moet ook voorzien worden om
toe te laten dat een betrokken persoon zijn eigen gegevens kan
raadplegen of vragenlijsten kan invullen die bij het (elektronisch) dossier
gevoegd worden.
3.2.1.2
Beheer medewerkers EMPREVA
Bij het toekennen van een arts, een verpleegkundige, een medewerker medisch
secretariaat,
een
preventieadviseur
ergonoom,
een
preventieadviseur
psychosociale aspecten (PAPA), een preventieadviseur arbeidsveiligheid aan een
instelling binnen de boomstructuur, zijn er velden beschikbaar om de taalrol en de
begin- en einddatum aan te duiden evenals de status (actief, niet meer actief,
reserve,…).
25
De mogelijkheid bestaat om via een gevalideerde lijst automatisch de
medewerkers Empreva volgens taalrol aan een dienst binnen de boomstructuur
toe te wijzen. Deze upload moet voorzien worden bij de initiële fase van het
project, waarbij de bestaande (en potentieel nieuwe) gegevens in het systeem
opgenomen kunnen worden.
De administrator Empreva heeft de mogelijkheid om actualisaties aan te brengen
bij wijzigingen in de toegewezen diensten van de medewerkers Empreva.
De toepassing laat toe dat een overzichtsrapport wordt opgemaakt (op scherm en
op papier) met de toegewezen diensten per medewerker Empreva. De volgende
gegevens worden weergegeven:











Code FOD
Benaming dienst
Totaal aantal werknemers
Totaal aantal niet onderworpen werknemers
Totaal aantal werknemers onderworpen aan een PERIODIEK onderzoek PER
PERIODICITEIT
De naam van de PAAG
De naam van de verpleegkundige
De naam van medewerker medisch secretariaat
De naam van de ergonoom
De naam van de PAPA
De naam van de PAAV
Op basis van de “profielen” van de medewerkers die binnen de toepassing
beheerd worden, zullen ook de toegangsrechten (zo automatisch mogelijk)
toegekend worden. Er zal bijzondere aandacht besteed moeten worden aan het
gebruikersbeheer van de medewerkers van EMPREVA omdat deze strikt
vertrouwelijke gegevens moeten kunnen zien en behandelen.
26
3.2.2 Basisadministratie
3.2.2.1 Beheer van de basisgegevens
Minimale functionele vereisten: Zie Basisgegevens huidige toepassing (0)
3.2.2.2 Beheer van de klanten
Minimale functionele vereisten: Zie Beheer van de klanten huidige toepassing (0).
Daarnaast moeten de volgende functionaliteiten voorzien worden.
Het beheer van de klanten op basis van een boomstructuur of een organogram
moet in de toekomstige toepassing zeker behouden blijven. De principes van
unieke identificatie tot op meerdere lagen diep is eveneens vereist. Gelet op de
evolutie naar een geconnecteerde omgeving, zal er voorzien moeten worden in
een interface naar externe systemen, van waaruit klantengegevens geüpdatet
kunnen worden. Een voorbeeld hiervan is de connectie met het e-HR-systeem dat
tot doel heeft om een globaal systeem te zijn waarin alle entiteiten opgeslagen
zijn.
De toepassing voorziet tevens in het automatisch downloaden van de lijst van de
exploitatiezetels (gebouwcodes) van de klanten.
o
o
o
o
o
De klant voorziet in de gebouwenlijst van zijn onderneming.
De gebouwenlijst met codes laat toe de werknemers te verbinden met
het gebouw van de huidige dienst.
De gebouwcode is het ondernemingsnummer (of het nummer van de
vestigingseenheid, zoals gekend binnen de Kruispuntbank van de
Ondernemingen (KBO). Aan deze code wordt de benaming uit het
organogram of de boomstructuur van de werkgever gekoppeld.
Via de gevalideerde organogramlijst bestaat er de mogelijkheid om het
organogram van de klant ook op het niveau van de gebouwen bij te
houden.
Het organogram moet geüpdatet kunnen worden (bv. bij toevoeging
en/of sluiting van diensten vermeld in de loadlist) of aangepast worden
aan het organogram van de loadlist. Dit moet kunnen gebeuren zonder
enige hinder in de verdere toepassing, zoals de medische planning en
de continuïteit van het werk voor de onderliggende medische dossiers.
3.2.2.3 Beheer van codes en lijsten
27
Minimale functionele vereisten: Zie Beheer van codes en lijsten huidige
toepassing (0).
3.2.2.4 Beheer van de werknemers
Minimale functionele vereisten: Zie Beheer van de werknemers huidige
toepassing (0).
De toepassing voorziet in een mechanisme dat toelaat dat de import/transfer van
de gegevens van de werknemers gebeurt via file transfer “server tot server”.
De gegevens worden regelmatig geactualiseerd. De inschrijver zal ervoor zorgen
dat er een historiek wordt bijgehouden van de verschillende functies die de agent
heeft bekleed, met voor elk daarvan de risico’s waaraan hij werd onderwerpen en
de overeenstemmende data en periodes. De betrouwbaarheid van die informatie
zal in het bijzonder worden nagetrokken voor de voorlopige oplevering. Hierbij
zal voorzien moeten worden in een correcte beveiliging van de gegevenstransfer.
De inschrijver zal in zijn offerte aangeven op welke manier deze
gegevenstransfer zal plaatsvinden.
3.2.2.4.1 Import van personeelsgegevens uit andere toepassingen
Interface met e-HR of een ander systeem voor personeelsbeheer moet mogelijk
zijn. De inschrijver zal aangeven via welke interface(s) en op welke manier een
dergelijke import mogelijk is. Het doel is de import van MS-excel-bestanden van
de klant te vervangen door een rechtstreekse import vanuit de HR-databases van
de federale overheidsdienst.
3.2.2.4.2 Beheer van de fouten bij de import van personeelsgegevens
Bij import of transfer van gegevens moet het mogelijk zijn om een rapport te
krijgen van de verworpen gegevens (MS Word of MS Excel) met een vermelding
van de reden van verwerping. Dit rapport moet op een eenvoudige manier ter
beschikking gesteld kunnen worden van onder meer de administrator Empreva.
Deze foutenlijst moet ook gevisualiseerd kunnen worden door de beheerder van
de toepassing en wordt ook systematisch verzonden onder de vorm van een
technische foutmelding naar de betrokken derde partij (bron van de
importgegevens).
3.2.2.5 Ondersteuning van de werking van de dienst via functionele
blokken
28
Minimale technische vereisten: Zie Ondersteuning van de werking van de dienst in
de huidige toepassing (0).
29
3.2.3 Agenda (Web Agenda)
3.2.3.1 Agenda
3.2.3.1.1 Toegang en beheer van de agenda’s van de verschillende
gebruikers via een webtoepassing
Er moet minstens voorzien worden in de mogelijkheid om de gegevens van de
agenda met de MS Outlookagenda te linken (te integreren/synchroniseren).
Daarnaast zal er een mogelijkheid moeten bestaan om de agenda te consulteren
en te beheren via een webinterface.
Vanuit functioneel oogpunt moet het mogelijk zijn om de agenda’s van de PAAG
en verpleegkundigen te delen.
De gedeelde agenda van elke PAAG en elke verpleegkundige wordt beheerd in
functie van de (interne) gebruikers van de toepassing.
De toepassing laat toe toegangsrechten te verlenen tot de agenda.
Toegangsrechten tot de agenda moeten aangepast kunnen worden: wijzigen
(create/update/delete) of alleen lezen (read only).
De voorwaarden en de parameters die de toegang tot bepaalde functies van de
toepassing verlenen, worden door de administrator Empreva bepaald.
De parameters:



Welke (interne en externe) gebruikers toegang hebben tot de agenda.
Welke gebruikers in de agenda moeten verschijnen: hoofdzakelijk
arbeidsgeneesheren en verpleegkundigen voor de consultaties,
preventieadviseurs
en
preventieadviseurs-arbeidsgeneesheren
en
verpleegkundige voor activiteiten gelinkt aan het risicobeheer.
Welke gebruikers kunnen voor welke gebruikers de agenda beheren: een
administratieve medewerker kan de agenda van een arts beheren.
Het beheer van de agenda gebeurt door de PAAG voor wat de vastgelegde
consultatiedagen en –uren betreft, aantal op te roepen personen, tijd per
consultatie.
Het gebruikersprofiel van de P&O-account geeft enkel toegang tot de agenda
voor de eigen dienst en tot de data en uren van de PAAG vastgelegd voor die
dienst. Dit gebruikersprofiel beheert ook de eventuele lokalen die ter
beschikking gesteld worden.
Mogelijkheid om verschillende kleurcodes toe te kennen aan de medische
gebruikers in de agenda, volgens hun gebruikersprofiel:
 PAAG
 Verpleegkundige
30

Medewerker medisch secretariaat
De medewerkers van het medisch secretariaat kunnen op eenvoudige wijze
toegang krijgen tot de agenda van de artsen voor wie ze werken bij het maken
van de afspraken.
De toepassing voorziet dat bij het openen van de agenda, de gebruiker
automatisch zowel de eigen agenda als de agenda van de PAAG en de
verpleegkundige met wie hij/zij samenwerkt te zien krijgt.
De agenda van de andere medewerkers Empreva kan via het selecteren vanuit de
agenda van de “lijst PAAG en verpleegkundigen” eveneens geopend worden.
3.2.3.1.2 Plannen van consultatieperiodes / agendabeheer
De agenda wordt gebruikt om de consultatieperiodes en activiteiten te plannen
voor de medewerkers van Empreva.
De agenda laat toe consultatieperiodes vast te leggen per PAAG, per dienst en
per consultatieplaats.
De werknemers kunnen via de agenda worden uitgenodigd en in de agenda van
de PAAG een afspraak toegewezen krijgen. Automatisch wordt de
consultatiestatus in het medisch dossier van de werknemer aangepast.
De consultatieperiodes van de PAAG worden door Empreva vastgelegd.
3.2.3.1.3 Automatische toewijzing van consultatieperiodes op basis van
vooraf gedefinieerde parameters per arts, locatie, …
Bij de aanmaak van een consultatieperiode moeten de volgende velden
beschikbaar zijn om in te vullen
 De datum
 De periode: van ….. tot ……. (uren)
 Weekdag: om identieke periodes te maken op een bepaalde dag over
verscheidene weken
 Frequentie (herhaling) van de consultatieperiode
 De dienst of instelling (via een keuzelijst verwijzend naar het organogram)
 De consultatieplaats (via een keuzelijst van de beschikbare medische
onderzoekslokalen)
 Maximum aantal werknemers voor de consultatieperiode: in cijfers
 Onderwerp dat in de consultatieperiode weergegeven wordt: tekst
 Beschrijving: vrije tekst voor bijkomende gegevens: tekst.
31
De agenda beschikt over de mogelijkheid om conflicten weer te geven en te
voorkomen.
Onder conflicten verstaan we:
 Meer dan 1 consultatieperiode voor eenzelfde arts op hetzelfde moment
 Reservatie van een reeds vastgelegde consultatieplaats
In geval van een conflict kan de gebruiker de laatste vastgelegde afspraak niet
registeren.
De toepassing verstuurt een bevestigingsmail van de geregistreerde
consultatieperiode naar de PAAG en verpleegkundige.
3.2.3.1.4 Het maken van afspraken
3.2.3.1.4.1.1 Periodieke medische onderzoeken
De werkgever heeft de mogelijkheid om via de herzieningslijst na te gaan wie van
zijn werknemers als eerste een afspraak zal krijgen voor de periodieke consultaties
en vaccinaties.
Empreva heeft de mogelijkheid om de consultatielijsten af te sluiten of wijzigingen
in de agenda te blokkeren X dagen voor de consultatiedatum. De software maakt
een goed aansluitende planning van een consultatie mogelijk, door bij voorbeeld
een tijdsverloop van meer dan één uur tussen 2 afspraken onmogelijk te maken.
De software zal een waarschuwing versturen wanneer de afsluitdatum nadert van
een consultatie en waarbij de consultatieplaatsen onvoldoende zijn ingevuld.
3.2.3.1.4.1.2 Andere medische onderzoeken
Empreva plant zelf de afspraken voor de andere medische onderzoeken die buiten
de planning vallen (spontane consultatie, bezoek voorafgaand aan werkhervatting
of gesprek met het oog op re-integratie). De werknemer wordt automatisch van
de afspraak op de hoogte gebracht. De werkgever wordt automatisch op de hoogte
gebracht of niet, afhankelijk van het type consultatie of van de keuze van de
werknemer.
De toepassing voorziet in de mogelijkheid om bepaalde medische afspraken toe te
wijzen (biometrie, labo…) aan een verpleegkundige (consultatie zonder arts).
3.2.3.1.5 Overzicht van de historiek van het gezondheidstoezicht van de
werknemers
De P&O-account die is belast met de organisatie van het gezondheidstoezicht van
de aangesloten leden heeft voor zijn eigen diensten toegang (enkel read only =
raadplegen) tot de historiek van de medische onderzoeken (datums waarop de
32
betrokkene op consultatie geweest is) waarbij de vertrouwelijke onderzoeken
worden verborgen (bij voorbeeld de spontane consultaties en onderzoeken
voorafgaand aan werkhervatting). Deze P&O-account zal echter geen medische
gegevens mogen consulteren. Op die manier kan hij de status van het
gezondheidstoezicht van de werknemer opvolgen.
De P&O-account heeft toegang (enkel read only = raadplegen) tot het formulier
gezondheidsbeoordeling (FGB) voor de consultatie.
3.2.3.1.6 Aanwezigheden/afwezigheden
Registratie aanwezigheid op de consultatie. De aanwezigheid of afwezigheid van
een werknemer tijdens elk medisch onderzoek, elke inenting of tuberculinetest is
raadpleegbaar.
3.2.3.1.7 Een afspraak vastleggen voor de werknemer
De toepassing voorziet dat een afspraak van een werknemer verplaatst kan
worden naar een andere week dan de huidige week in de agenda.
3.2.3.1.8 Blokkeren van tijdsblokken in agenda’s
De P&O-account kan voor zijn eigen dienst dagen of lokalen in de agenda blokkeren
wegens onbeschikbaarheid.
3.2.3.1.9 Display van agenda
De toepassing voorziet in een aantal displaymogelijkheden (dag, werkweek,
volledige week, 2 weken, een maand) om voor de geografische consultatieplaatsen
snel en overzichtelijk de vastgelegde/bezette medische lokalen te kunnen
weergeven.
De visualisatie per 2 weken laat toe snel alle vastgelegde consultaties in Empreva
Brussel per kabinet te zien (beheren van de gereserveerde kabinetten)
De mogelijkheid moet voorzien worden om een afspraak of een hele sessie te
verplaatsen via drag & drop (slepen met muis) naar een datum in dezelfde week
of naar een andere datum. Ook moet de mogelijkheid voorzien worden om het uur
van een individuele afspraak op die wijze te verplaatsen binnen de agenda van een
welbepaalde sessie.
33
3.2.3.1.10 Administratieve voorbereiding consultatie
Er moet voorzien worden in de mogelijkheid om een overzichtslijst van de
vastgelegde consultaties per datum en per instelling als rapport uit de toepassing
te halen (in formaat MS Word (tabel) of MS Excel) met de volgende gegevens:
Identificatiegegevens van de uit te nodigen werknemers (naam, voornaam,
geboortedatum en taalrol)










De naam van de instelling of dienst
De datum van de consultatieperiode
Het uur van de afspraak
Het lokaal waarin de consultatie plaatsvindt
De code van het consultatietype
De code van de PAAG
De code van de verpleegkundige
De code van de gezondheidsrisico’s
De omschrijving van de technische onderzoeken in verband met de risico’s
Veld opmerkingen: vrije tekst
De lijst van de uitgenodigde personen wordt via de toepassing automatisch naar
de klant, de PAAG, de verpleegkundige en de P&O-verantwoordelijke die instaat
voor de organisatie van het gezondheidstoezicht gestuurd. Voor onderzoeken in
het kader van de aanwerving van nieuwe werknemers moet het mogelijk zijn om
de werknemer uit te nodigen via een modelbrief “individuele oproeping”.
De oproepingsbrief, per uitgenodigde persoon, kan zowel individueel als in groep
(volledige consultatielijst) worden aangemaakt.
3.2.3.1.11 Automatisch versturen van uitnodigingen voor consultaties
via e-mail
De werknemers die een e-mailadres hebben dat geregistreerd is in het systeem,
krijgen hun uitnodiging automatisch verstuurd via de toepassing.
3.2.3.1.12 Automatisch versturen van een kopie van de uitnodiging aan
derden (vb. hiërarchische overste, HR-departement)
De mogelijkheid bestaat om de uitnodiging (of een kopie ervan) automatisch te
versturen naar de leidinggevende op papier of in elektronische vorm. Deze
uitnodigingen zullen individueel opgesteld worden zodat ze aan de betrokkenen
bezorgd kunnen worden.
34
3.2.3.1.13 Mogelijkheid voor de geadresseerde om de uitnodiging te
aanvaarden of te weigeren en dit antwoord in de toepassing te
registreren.
Idealiter kan de persoon via zijn eigen agendasysteem de uitnodiging aanvaarden
of weigeren. De mogelijkheid zou voorzien moeten worden om deze aanvaarding
of weigering in het systeem te recupereren en in de toepassing te registreren. De
inschrijver zal aangeven of deze functionaliteit voorzien kan worden en onder
welke voorwaarden (ook voor wat betreft de voorwaarden waaraan de
verschillende externe systemen van de aangesloten diensten moeten voldoen en
de technische eigenschappen van de interface).
3.2.3.1.14 Plannen en registreren van de activiteiten van de
medewerkers Empreva
De activiteiten in het kader van het gezondheidstoezicht van de werknemers
door de PAAG en verpleegkundigen uitgevoerd, worden in de agenda gepland en
geregistreerd om die uitgevoerde activiteiten automatisch te kunnen opnemen in
het jaarrapport of in de tussentijdse boordtabellen. Hetzelfde geldt voor de
activiteiten inzake risicobeheer van de PA veiligheid, ergonoom, hygiënist en
psychosociale aspecten.
De toepassing voorziet dat de volgende velden beschikbaar zijn:







Een waardenlijst voor het invoeren van het type activiteit:
werkplaatsonderzoek, overlegcomité, werkvergadering, werkpostanalyse,
risicoanalyse, adviesverlening,… Deze lijst zal worden opgesteld op basis
van de geldende wetgeving en zal gevalideerd worden door de
opdrachtgever vóór de implementatie. Hij zal geüpdatet worden door de
inschrijver bij elke evolutie van de wetgeving ter zake. Het zijn die
waarden die het mogelijk zullen maken om automatisch jaarrapporten op
te stellen voor elke klant en het globaal jaarrapport van EMPREVA;
De datum van de activiteit
Het begin- en einduur
De dienst (via keuze uit de boomstructuur)
De gebouwcode
De deelnemers
Veld vrije tekst voor opmerkingen.
35
3.2.4 Administratief dossier
3.2.4.1 Beheer van de gegevens van de werknemers
De sociaal-administratieve gegevens ter identificatie van de werknemer en
zijn/haar werkgever.
3.2.4.1.1 De contactgegevens van de werknemer (adres, telefoonnummer, emailadres, ...)
De velden voor het invullen van de volgende informatie moeten voorzien
worden:
o
o
o
o
het privéadres van de werknemer (straat, nr., postcode en
woonplaats)
de contactgegevens van zijn/haar huidige werkgever: de gegevens
van de werkgever zoals opgenomen in de nominatieve lijst
opgemaakt door de werkgever.
het professioneel telefoonnummer, gsm-nummer en e-mailadres
het privé telefoonnummer, gsm-nummer en e-mailadres.
De P&O-verantwoordelijke die instaat voor de organisatie van het
gezondheidstoezicht van de aangesloten dienst heeft voor zijn eigen diensten
toegang tot de identificatiefiche om:


de contactgegevens van de werknemer aan te passen
alle andere read only-velden automatisch te actualiseren via nominatieve
lijsten
Functioneel: voor elke werknemer moet het mogelijk zijn om de gegevens van de
betrokken werkgever te zien en omgekeerd.
 Zijn functie, dienst en risicoprofiel
 Zijn plaats van tewerkstelling: gebouwcode
Die velden zullen ofwel automatisch ingevuld worden tijdens het downloaden van
de gegevens verstrekt door de werkgever, ofwel manueel ingevuld door het
gemandateerde EMPREVA-personeel, ofwel door de P&O-verantwoordelijke belast
met het gezondheidstoezicht van de aangesloten dienst voor zijn eigen diensten
(zie punt 1.2.5.1.1.). In geen geval door de werknemer zelf.
Bij wijziging van een activiteit of dienst in de nominatieve lijst van de werkgever,
worden het risicoprofiel en de dienst telkens automatisch geüpdatet. Er wordt een
einddatum aan het vorige risicoprofiel toegekend, en een begindatum aan het
nieuwe risicoprofiel (datum van de actualisatie).
36
3.2.4.1.2 Persoonlijke informatie (huisdokter, diploma’s, werkervaring,
burgerlijke staat…)
De identificatiefiche van de werknemer voorziet velden om deze gegevens manueel
in te voeren overeenkomstig het toegangsprofiel van de gebruiker.
3.2.4.1.3
Werkschema en uurrooster
Administratieve toestand van de werknemer: langdurige afwezigheden.
Actualisering met begin- en einddatum van de afwezigheden bij transfer van
personeelsgegevens. De toegekende codes uit de gevalideerde lijst
“Inactiviteitscodes” worden aan de nominatieve lijst gehecht.
3.2.4.1.4
Tijdelijke inactiviteit
Mogelijkheid om het dossier tijdelijk op niet-actief te zetten wanneer een
inactiviteitscode is toegekend met een begin- en einddatum. De periode van
inactiviteit gaat automatisch in op de begindatum en stopt automatisch op de dag
van de einddatum.
3.2.4.2
Administratief beheer van de medische onderzoeken /
historiek van de consultaties (historiek en het bewaren van de medische
onderzoeken)
3.2.4.2.1
Opvolging medische consultaties en beslissingen
Via een menu ‘medische consultaties’ wordt per dossier het overzicht van de
historiek van de medische onderzoeken geregistreerd. Op die manier kan de status
van het gezondheidstoezicht van de werknemer opgevolgd worden.
3.2.4.2.2 Aanwezigheden/afwezigheden
Registratie van de aanwezigheid op de consultatie. De aanwezigheid of afwezigheid
van een werknemer tijdens elk medisch onderzoek, elke inenting of tuberculinetest
wordt in het scherm van de medische consultaties, via een veld met een
gevalideerde keuzelijst, geregistreerd.
Via de toepassing kan er een lijst van de afwezige werknemers voor de eigen
diensten worden aangemaakt, en dit per type onderzoek en per periode (periodiek
onderzoek, inentingen, tuberculinetests), in overeenstemming met de vereisten
tot rapportering van FOD WASO en de Gemeenschappen.
37
3.2.5. Gezondheidstoezicht
3.2.5.1 Planning gezondheidstoezicht
Creëren van de herzieningsdatum
In functie van de gezondheidsrisico’s of van de risicoprofielen wordt bij de
werknemers automatisch een herzieningsdatum gecreëerd, zowel voor de
periodieke onderzoeken als voor het medisch onderzoek voorafgaand aan de
tewerkstelling en voor de verplichte vaccinatie.
De dienstverlener moet in zijn offerte een doeltreffende manier opnemen voor
het beheer van het type onderzoek voorafgaande gezondheidsbeoordeling zowel
bij aanwerving als bij verandering van werkpost.
3.2.5.2
Medisch dossier: Medisch beheer van het
gezondheidstoezicht
3.2.5.2.1
Algemeen
Het medisch dossier dient opgebouwd te zijn zodat de gebruiker op een snelle,
overzichtelijke en gebruiksvriendelijke wijze toegang krijgt tot de verschillende
onderdelen van het dossier van de werknemer.
Vanuit het hoofdscherm van een dossier is het mogelijk om snel een zicht te
hebben op alle onderdelen of blokken en vlot toegang te krijgen tot het gewenste
onderdeel van het dossier.
De modules zijn beveiligd (niet iedereen heeft toegang tot alle modules).
Het opzoeken van een dossier kan zowel via naam of nummer van de werknemer
als via de boomstructuur (organogram klanten) als via de consultatielijst
gebeuren. De mogelijkheden om een dossier op te roepen moeten eenvoudig zijn
met voldoende controle (aanduiden van dubbele dossiers, andere schrijfwijze, …)
waarbij foutief oproepen van dossiers wordt vermeden. Het moet mogelijk zijn om
na raadpleging van een dossier uit een zoeklijst terug te keren naar deze zoeklijst
om hieruit andere dossiers te kunnen raadplegen.
Bij het afleveren van een attest, een bewijs, een brief of een rapport, moet de arts
een beroep kunnen doen op modellen die automatische de gegevens van de agent
in kwestie bevatten en, desgevallend, de resultaten van onderzoeken of een
bijgevoegd document.
De modules moeten overzichtelijk zijn en gebruiksvriendelijk. De volgende blokken
of functionele modules zijn beschikbaar:
38
3.2.5.2.2
Overzicht van de historiek van de medische consultaties en
weergave van de persoonlijke activiteiten (plaats van tewerkstelling en het
activiteitenprofiel van de werknemer).
Zie ook Historiek en het bewaren van de medische onderzoeken (2.1.4.2.2.1)
De historiek van de medische consultaties geeft een overzicht van de uitgevoerde
en geplande consultaties, met vermelding van arts, verpleegkundige, medewerker
medisch secretariaat, status consult, beslissing, eventuele gelinkte documenten,
aan- of afwezigheid (met reden van afwezigheid), en eventuele opmerkingen of
aanwijzingen. Er wordt een veld voorzien om de periode van tijdelijke
ongeschiktheid in weken/maanden te kunnen invoeren.
Per consultatielijn kunnen gegevens worden ingevoerd in de verschillende
modules. Modules die gelinkt zijn aan een consultatie kunnen niet meer worden
gewijzigd indien de consultatie is afgesloten. In de modules is zichtbaar welke
gegevens gelinkt zijn aan welke consultatie.
Door middel van knoppen in het scherm van de medische consultaties kunnen de
volgende operaties worden uitgevoerd:







bij het huidige consultatietype een ander type consultatie (bv. vaccinatie)
toevoegen.
het vaccinatieschema van de werknemer raadplegen: de datum en type
vaccin dat volgens de vaccinatiecyclus nog moet worden toegediend.
manueel en gelinkt met de huidige consultatie een volgende consultatie
plannen binnen een bepaalde periode. De gekozen consultatie krijgt
automatisch de status “Uit te nodigen”.
de status van de planning: de frequentie, het type en de datum van het
volgende medisch onderzoek raadplegen.
rechtstreeks naar de agenda gaan om een consultatie die de status “Uit te
nodigen” heeft bij een PAAG vast te leggen.
een individuele uitnodiging creëren die gelinkt is aan gezondheidsrisico’s.
Door middel van een keuzelijst wordt het type medisch onderzoek
gekozen: periodiek onderzoek, medisch onderzoek voorafgaande aan de
tewerkstelling en vaccinatie.
een overzicht krijgen van de uit te voeren tests dat gelinkt is aan het
consultatietype volgens de gezondheidsrisico’s (detail van de consultatie).
3.2.5.2.3
Samenvatting
Weergave van alle opmerkingen uit het dossier die tijdens een medisch onderzoek
vanuit een andere module werden aangeduid. Er kan in deze module niets worden
gewijzigd. Een eenvoudige actie (bv. dubbelklikken) laat de PAAG toe om
rechtstreeks naar het onderzoek te gaan.
39
3.2.5.2.4
Overzicht
Deze functionaliteit geeft een overzicht van alle uitgevoerde consultaties, met
vermelding van de ingevoerde modules en hun beslissing. Vanuit het overzicht kan
de arts gemakkelijk naar de gewenste consultatie en module voor meer informatie
betreffende de genomen beslissing.
3.2.5.2.5
Gezondheidsrisico
Zie Module Risico-evaluatie
Overzicht van het risicoprofiel van de werknemer.
2 blokken worden voorzien:


risico’s per activiteit
persoonsgebonden risico’s
In het scherm wordt door middel van een knop rechtstreekse toegang tot het
menu Risico-evaluatie verzekerd. Hierdoor krijgt de arts toegang tot de gegevens
(werkpostfiche, biomonitoring, PBM’s, moederschapsbescherming,..) verbonden
aan de activiteit.
3.2.5.2.6
Vaccinatie
Registratie en raadpleging van het vaccinatieschema en type vaccin of
vaccinatiecyclus.
Het vaccinatieschema is aan een gevalideerde vaccinatiecyclus gelinkt die de
uitnodiging voor het volgende vaccin definieert.
Mogelijkheid om aan te duiden of het vaccin door Empreva of door externen zal
worden toegediend (facturatie van de vaccins aan de werkgever).
Mogelijkheid om de informatie « Vaccinet » te bekijken zonder het medisch
dossier van de agent te verlaten.
De ingevoerde data maken het mogelijk om per instelling, in groep, automatisch
de vaccinatieplanning per werknemer op te maken.
De toepassing voorziet dat de vaccinatieplanning enkel wordt uitgevoerd voor de
werknemers onderworpen aan de verplichte vaccinatie. De werknemers bij wie
een toegediend vaccin wordt geregistreerd en die niet onderworpen worden aan
de verplichte vaccinatie, worden niet in het vaccinatieplan opgenomen.
De toepassing voorziet dat:



bij het toekennen van de gezondheidsrisico’s aan een werknemer aan wie
een verplichte vaccinatie wordt toegediend, automatisch een
consultatietype “Vaccinatie” met status “Uit te nodigen” gecreëerd wordt.
bij het creëren van een consultatietype “Vaccinatie” met status “Uit te
nodigen”, automatisch het type vaccin, de cyclus en de status “Nog toe te
dienen” ingevoerd worden.
bij het plannen van de afspraak voor het consultatietype “Vaccinatie”, de
datum van het nog te geven vaccin automatisch aangepast wordt
overeenkomstig de datum van de consultatie.
40

na het toekennen van een afwezigheid op de consultatie “Vaccinatie”, de
lijn van het toe te dienen vaccin gelinkt aan die consultatie automatisch
verwijderd wordt.
Een waardenlijst is beschikbaar om de status van het vaccin aan te duiden:


Toegediend
Nog toe te dienen
Een waardenlijst om het merk van het vaccin te kiezen is beschikbaar.
Het scherm voorziet in een veld “Opmerkingen” voor vrije tekst.
Het scherm voorziet in een blok dat het overzicht weergeeft van de
bloeduitslagen die gelinkt zijn aan een vaccin (bv. resultaat antistoffentiter
voor Hepatitis B). Hier mag niets aan worden gewijzigd of toegevoegd.
3.2.5.2.7
Labo
Registratie en raadpleging van de resultaten van de bloedanalyses.
De toepassing voorziet in een veilige uitwisseling van gegevens. Het downloaden
van de resultaten wordt via Interface met Medibridge, MediMail en e-Health
uitgevoerd.
Het scherm voorziet in een veld “Opmerkingen” voor vrije tekst.
De toepassing is in staat de resultaten van de bloedanalyses automatisch te
linken met de vaccinatiecyclus om een correcte vaccinatieplanning of
vaccinatieopvolging te kunnen uitvoeren.
Het scherm voorziet minstens in een veld om:


d.m.v. een waardenlijst aan te geven of het resultaat normaal of afwijkend
is of moet worden opgevolgd (onder toezicht houden).
aan te geven of het resultaat in het scherm / blok “Samenvatting”
getoond dient te worden.
3.2.5.2.8 TBC
Registratie, raadpleging en opvolging van de resultaten van de
tuberculoseopsporing van de werknemer.
De resultaten moeten in de toepassing geregistreerd kunnen worden door een
derde (Fares of Vrgt) die enkel toegang zou hebben tot de TBC-informatie van de
agent. Deze functionaliteit zal verzekerd worden door een specifieke module (een
overzicht) ter beschikking te stellen voor die organismen waarvan de gecodeerde
gegevens automatisch opgenomen worden in de beheersoftware.
Het formaat van de in te voeren resultaten is restrictief. De informatie kan enkel
worden ingevoerd via waardenlijsten of een drop-down menu.
41
De toepassing voorziet in een blok met een veld voor vrije tekst om de
voorgeschiedenis of bijkomende opmerkingen te kunnen invullen. Het veld is niet
gelinkt aan consultaties noch aan lijsten of documenten.
Het scherm voorziet minstens in een veld om:
 d.m.v. een waardenlijst aan te geven of het resultaat “normaal” of
“afwijkend” of “onder toezicht houden” is.
 aan te geven of het resultaat in het scherm / blok “Samenvatting”
getoond dient te worden.
3.2.5.2.9 Biometrie
a) De registratie van de resultaten van de uitgevoerde metingen:

het gewicht, lengte, borst- en tailleomtrek, pols en bloeddruk worden
geregistreerd. Het formaat van de velden lengte (cm) en gewicht (kg)
laat de registratie van 1 cijfer na de komma toe.
De BMI wordt automatisch berekend.
De toepassing voorziet erin dat er 2 metingen van de bloeddruk bij
dezelfde consultatie ingevoerd kunnen worden.
Grafieken voor de gewichts- en bloeddrukcurve zijn beschikbaar (kopie,
PDF).
Het scherm voorziet minstens in een veld om:
 d.m.v. een waardenlijst aan te geven of het resultaat normaal of
afwijkend is of onder toezicht houden.
 aan te geven of het resultaat in het scherm / blok “Samenvatting”
getoond dient te worden.
b) De registratie van de resultaten van het Kwalitatief urineonderzoek.
Standaard worden automatisch de normale waarden getoond en
geregistreerd. Afwijkingen worden via keuze uit een waardenlijst
geregistreerd.
Het scherm voorziet minstens in een veld om:
 d.m.v. een waardenlijst aan te geven of het resultaat normaal of
afwijkend is of onder toezicht houden.
 aan te geven of het resultaat in het scherm / blok “Samenvatting”
getoond dient te worden
c) Blok Verpleegkundige gegevens
Invoering van specifieke gegevens van persoonlijke aard vastgesteld door de
verpleegkundige tijdens de preventieve medische onderzoeken.
Mogelijkheid om aan te geven dat de gegevens in het scherm / blok
“Samenvatting” getoond dienen te worden. De PAAG heeft toegang tot de
ingevoerde gegevens.
42
3.2.5.2.10 Audiometrie
Registratie en raadpleging van de resultaten van het audiogram.
De toepassing voorziet in een interface met de audiometer, waardoor de
resultaten automatisch in het dossier verwerkt worden.
Grafieken / diagrammen van het audiogram zijn beschikbaar (kopie, PDF).
Het is mogelijk om een rapport aan te maken met overzicht van de evolutie
van de uitgevoerde tests.
Type



toestellen in dienst zijn:
Interacoustics Screening audiometer AS216
Interacoustics Screening audiometer AS208
Interacoustics Screening audiometer A608e
Het scherm voorziet minstens in een veld om:
 d.m.v. een waardenlijst aan te geven of het resultaat normaal of
afwijkend is of onder toezicht houden.
 aan te geven of het resultaat in het scherm / blok “Samenvatting”
getoond dient te worden.
3.2.5.2.11 Ogen
Registratie en raadpleging van de resultaten van de oogtests.
Het hoofdscherm geeft het overzicht van de resultaten van de uitgevoerde
tests. Het overzicht geeft duidelijk weer wat de resultaten zijn per type van
de gedragen correctie.
De resultaten van de tests worden ingevoerd via specifieke schermen.
De selectie van, en de toegang tot, een specifiek invulblad gebeurt via
knoppen in het hoofdscherm.
De toepassing voorziet knoppen naar specifieke schermen voor volgende
tests:
o Visiolite
o Visiotest (eenvoudig)
o Visiotest (volledig)
o Visiophy
o Ergovision
o Manuele registratie/optometrische schaal
Deze schermen zijn gebruiksvriendelijk.
De gebruiker kan via een eenvoudige actie (bv. de tabtoets) naar de volgende
test navigeren, waarbij de volgorde van de tests wordt gerespecteerd.
In de invulbladen wordt voorzien dat tijdens dezelfde test de resultaten met en
zonder correctie in één en hetzelfde invulblad geregistreerd worden. In het
overzicht van het hoofdscherm worden eveneens de resultaten met en zonder
correctie getoond.
43
De toepassing laat toe om de waardenlijst in de invulbladen te wijzigen (type
correctie, enz.)
De toepassing voorziet in een interface met de toestellen Visiotest, Visiophy,
Ergovision en Visiolite, zodat de resultaten automatisch in het dossier verwerkt
worden.
Het scherm voorziet minstens in een veld om:
 d.m.v. een waardenlijst aan te geven of het resultaat normaal of
afwijkend is of onder toezicht houden.
 aan te geven of het resultaat in het scherm / blok “Samenvatting”
getoond dient te worden.
3.2.5.2.12 Spirometrie
Registratie en raadpleging van de resultaten van een longfunctietest.
De toepassing voorziet in een interface met de software WinspiroPro 4.1 zodat
de resultaten automatisch worden ingevoerd. De toepassing voorziet in een link
naar de geregistreerde gegevens van de werknemer alsook zijn rookgewoonten.
Type toestellen in dienst zijn:
 SPIROBANK G–USB
 SPIROBANK
3.2.5.2.13 Dosimetrie
Registratie en opvolging van de blootstellingsgegevens ioniserende stralen.
Maandelijkse resultaten.
Mogelijkheid om in te voeren dat er geen meting is uitgevoerd of dat de badge
niet afgelezen kan worden of technisch onleesbaar is (registratie van de notatie
“0.00” wordt beschouwd als een meting!).
Mogelijkheid om cumulatieve gegevens per 12 maanden of per kalenderjaar weer
te geven.
Aanduiden van type badge
Aanduiden van type blootstelling.
3.2.5.2.14 Klinisch onderzoek
Invoering van de anamnese en het klinisch onderzoek van de werknemer tijdens
de raadpleging.
De uitvoering van het klinisch onderzoek wordt op een eenvoudige wijze
geregistreerd door standaard de normale waarden automatisch toe te kennen.
Afwijkingen worden via keuze uit een waardenlijst geregistreerd.
44
Een snelle opvolging wordt gewaarborgd door d.m.v. een waardenlijst aan te
duiden of het resultaat normaal of afwijkend is of onder toezicht houden/op te
volgen.
Het blok Klinisch onderzoek voorziet bij elk onderdeel in 2 velden voor vrije tekst
om de klinische bevindingen te registreren.
De conclusie van het klinisch onderzoek wordt geregistreerd en in het scherm /
blok “Samenvatting” getoond.
De toepassing voorziet dat in het blok Klinisch onderzoek de medische
antecedenten overzichtelijk en op een gebruiksvriendelijke wijze geregistreerd
en geconsulteerd kunnen worden:
o Pathologiëen/aandoeningen: de toepassing voorziet in de mogelijkheid
om:
 Een begindatum aandoening te vermelden door ofwel rechtstreeks de
datum in te vullen ofwel via het invoeren van de leeftijd van de patiënt
op het moment van de aandoening (de datum wordt automatisch
berekend)
 zowel via een waardenlijst als via vrije tekst, de aandoening in te vullen
(bv. beschrijving CD-10_CM, ICPC-2)
 aan te geven of er gevolgen zijn voor het werk
 een einddatum in te vullen (aandoening niet meer actief) of de datum
te berekenen op basis van de leeftijd van de patiënt of van de duur (in
maanden of jaren) van de aandoening;
 bijkomende opmerkingen (evolutie van de aandoening) via vrije tekst in
te vullen (voor de actieve aandoeningen).
o Chirurgische ingrepen: de toepassing voorziet in de mogelijkheid om:
 een begindatum rechtstreeks in te vullen of door het invoeren van de
leeftijd van de patiënt de datum te berekenen
 zowel via een waardenlijst als via vrije tekst de aandoening in te vullen
(bv. ICD Description)
 aan te geven of er een link is met de werkpost
 een einddatum in te vullen of de datum te berekenen op basis van de
leeftijd van de patiënt of van de duur (in maanden of jaren) van de
interventie;
 bijkomende opmerkingen via vrije tekst in te vullen;
 de evolutie in te vullen.
o Allergieën: de toepassing voorziet in de mogelijkheid om:
 een begindatum rechtstreeks in te vullen of door het invoeren van de
leeftijd van de patiënt de datum te berekenen
 zowel via een waardenlijst als via vrije tekst de aandoening of de
allergenen in te vullen (bv ICD Description)
 aan te geven of er een link is met de werkpost
 een einddatum in te vullen of door het invoeren van de leeftijd van de
patiënt of van de duur (in maanden of jaren) van de allergie de datum
te berekenen
 bijkomende opmerkingen via vrije tekst in te vullen
 de evolutie in te vullen.
o Persoonlijke nota’s PAAG
45
Invoering en raadpleging van de specifieke gegevens van persoonlijke aard
vastgesteld door de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer (PAAG) tijdens de
preventieve medische onderzoeken en die aan laatstgenoemde arts zijn
voorbehouden.
De toepassing voorziet dat in het blok Klinisch onderzoek d.m.v. knoppen
rechtstreeks de volgende gegevens weergegeven kunnen worden:
o Medicamenten
o Levensgewoonten
3.2.5.2.15 Medicamenten
Invoering en raadpleging van het medicatiegebruik van de werknemer.
De volgende velden zijn beschikbaar:





datum huidige invoering
begin- en einddatum van de periode voor het gebruik van medicatie
waardenlijst voor de merk- en productnaam en de klasse.
HYR-code
veld Opmerking voor vrije tekst.
Een veld om te kiezen tussen het visualiseren van alle of enkel de huidige actieve
medicatie.
De administrator van de toepassing (dus de inschrijver) voorziet in de continue
upgrade van de medicamentenlijst in overeenstemming met de upgrade door de
officiële instantie (officiële lijst van de toestand bezorgd door het Federaal
Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten (FAGG). De
inschrijver zal aangeven op welke manier deze upgrades gerealiseerd zullen
worden en binnen welke termijnen. De administratie wil in dit verband garanties
met betrekking tot de juistheid en de actualiteit van de gegevens die binnen de
toepassing gebruikt worden en beschikbaar zijn. Daarom zal er een maximale
termijn van 10 werkdagen aanvaard kunnen worden om de aanpassing door te
voeren. Het staat de inschrijver vrij om een kortere termijn te voorzien.
3.2.5.2.16 Levensgewoonten
Registratie van de levensgewoonten van de werknemer. De volgende blokken
worden voorzien:
Rookgedrag
Sport en lichaamsbeweging
Alcohol
Slaapgewoontes
Eetgewoontes
Stimulantia
46
Die gegevens kunnen snel geregistreerd worden met behulp van vragenlijsten
die gevalideerd zijn voor elke levenswijze.
3.2.5.2.17 Werkgerelateerde klachten
Registratie van werkgerelateerde klachten.
De volgende velden worden voorzien:
o begindatum van het probleem
o type klachten: via waardenlijst, psychosociale aspecten;
o link met de werkgever: via organogram, risicoprofiel en gebouw.
 de geregistreerde klachten zijn anoniem raadpleegbaar en
laten de opvolging door de preventieadviseur toe.
o aanduiden vertrouwelijk (enkel zichtbaar voor de arts) of openbaar
(oproepbaar door preventieadviseur) karakter
o maatregelen: mogelijkheid om de genomen maatregelen te noteren.
o Einddatum wanneer probleem is opgelost.
3.2.5.2.18 Aanbevelingen (Werkrestricties)
Invoering en raadpleging
aanbevelingen en gevolgen.
van
de
gegevens
m.b.t.
de
werkrestricties,
In de module moet minstens voorzien worden in:
 de duurtijd van de werkrestrictie in aantal dagen met automatische
berekening van begin- en einddatum
 waardenlijst voor de oorzaak van de werkaanpassing
 waardenlijst voor de aard van de werkaanpassing (code en omschrijving)
 waardenlijst voor het gevolg (toegelaten, niet toegelaten, verboden,…)
 veld vrije tekst voor opmerkingen.
De omschrijving van het soort, gevolg en opmerkingen, en de begin- en
einddata worden automatisch gelinkt met het veld F van het
gezondheidsformulier van de huidige consultatie.
Zichtbaar in de eerste tab persoon: onmiddellijk zichtbaar dat er aanbevelingen
zijn, raadpleegbaar door de werkgever.
3.2.5.2.19 Aanvullende onderzoeken
De module laat toe om bijkomende onderzoeken, resultaten en adviezen in te
voeren, de aangevraagde documenten en onderzoeken te noteren en op te volgen.
De module laat toe om de ontvangen en verstuurde documenten alsook de
47
resultaten eenvoudig te bewaren en te consulteren. Het is mogelijk om de arts of
dienst in te voeren die de documenten heeft opgemaakt.
3.2.5.2.20 Aangiften beroepsziekte
De module laat toe om aangifte van beroepsziekten in te voeren. Ze beschikt over
een waardenlijst met de lijst van erkende beroepsziekten. De documenten voor
aangifte worden opgemaakt en afgedrukt. De beslissingen van Medex kunnen
worden ingevoerd.
3.2.5.2.21 Arbeidsongevallen – link met andere toepassing.
De module laat toe de geregistreerde arbeidsongevallen weer te geven voor die
werknemer en toegang te krijgen tot de ongevallensteekkaart (link met andere
toepassing of bijgevoegde kaart). We verwijzen hier naar het ministerieel besluit
van 21 november 2013 betreffende Publiato, het platform voor elektronische
aangifte van arbeidsongevallen van de overheidssector (wet van 3 juli 1967)
gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad op 3 december 2013.
3.2.5.2.22 Beroepsprocedure
Deze module laat toe om bij een beroeps- of overlegprocedure de beslissingen te
registreren.
Mogelijkheid om documenten aan te hechten. Mogelijkheid tot opvolging
voorzien.
3.2.5.2.23 Familiale antecedenten
Op eenvoudige wijze kunnen de familiale antecedenten worden genoteerd per
familielid.
Waardenlijst voor mogelijke aandoeningen.
3.2.5.2.24 Vorige werkgevers
Invoeren van de beroepsantecedenten van de werknemer. Begin- en einddatum
of ‘sinds X jaar’, naam werkgever, veld voor opmerkingen (vrije tekst) met de
mogelijkheid om de gezondheidsrisico’s per werkgever toe te kennen.
De toepassing voorziet dat bij de invoering van een einddatum in de persoonlijke
activiteiten bij een dienst binnen dezelfde organisatie en/of bij verandering van
organisatie deze automatisch hierin worden opgenomen. Overzicht loopbaan van
de werknemer.
3.2.5.2.25 Diversen
48
Deze module laat toe aan het medisch secretariaat om gegevens van
administratieve aard, opvolging papieren dossier, documenten van de
werknemer in te voeren en bij te houden in het dossier van de werknemer. Deze
module is niet verbonden met een bepaald consult en is toegankelijk voor de
gebruikers van het medisch secretariaat. Documenten (scans, PDF) kunnen
worden vastgehecht.
3.2.5.2.26 Afwezigheden op het werk
De module laat toe om het ziekteverzuim van de werknemer te registreren.
Interface met eHR, Medex of een ander systeem voor personeelsbeheer moet
mogelijk zijn (systeem SAP of People Soft waarbij een standaard interfacetaal
wordt gebruikt).
3.2.5.2.27 EHBO
De module laat toe om de toegediende zorgen bij eerste hulp te registreren.
3.2.5.2.28 PBM (Persoonlijke beschermingsmiddelen)
Zie hoofdstuk Risico-evaluatie
49
3.2.6 Risicoprofielen
3.2.6.1 Algemene profielen
Het is mogelijk om een risicoprofiel per activiteit/werkpost aan te maken. Dat
profiel bevat de gezondheidsrisico’s die na de risicoanalyse aan een bepaalde
werkpost worden toegekend. Het profiel krijgt een naam en een code en bevat
naast de gezondheidsrisico’s een korte beschrijving van de uitgevoerde
activiteiten, de mogelijke gevaren, de maatregelen in het kader van de
moederschapsbescherming, het merk of het soort vaccin dat toegediend zal
worden bij de verplichte vaccinatie, en de andere preventiemaatregelen. De invoer
van de activiteiten met de toegekende risico’s kan door de werkgever via een
geformatteerde Excellijst gebeuren. De toepassing biedt de preventieadviseur ook
de mogelijkheid om per klant een risicoprofiel aan te maken.
De preventieadviseur-arbeidsgeneesheer kan vanuit het medisch dossier snel het
risicoprofiel met beschrijving van de preventiemaatregelen opvragen.
3.2.6.2 Specifieke profielen
Mogelijkheid tot het toekennen van enkele persoonlijke risico’s al dan niet
gebonden aan de werkpost zoals bv. een interimaris of een persoon met een
handicap.
3.2.6.3 Mogelijkheid tot het importeren van de profielen vanuit andere
databases of Excelbestanden
Het importeren van de profielen per organisatie uit gevalideerde lijsten in formaat
MS Excel.
3.2.6.4 Web interface
Het moet mogelijk zijn om de profielen van een organisatie via een webinterface
in te geven of aan te passen (enkel voor de risicoprofielen). De module Risicoevaluatie zal toegankelijk moeten zijn voor de preventieadviseur van de klant.
3.2.6.5 Vooraf gedefinieerde lijsten van risico’s
De mogelijkheid moet bestaan om te werken met een vooraf gedefinieerde lijst
van risico’s waaruit één of meerdere risico’s kunnen worden gekozen bij de
samenstelling van het dossier. De mogelijke referentielijsten zijn: Codex, een zelf
aangemaakte lijst of een wettelijke lijst.
50
3.2.6.6 PBM (persoonlijke beschermingsmiddelen)
De toepassing voorziet in een scherm om de persoonlijke beschermingsmiddelen
in te vullen met begin- en einddatum.
De volgende velden zijn beschikbaar:



waardenlijst met PBM-codes
veld uur/dag
veld opmerkingen voor vrije tekst.
De ingevoerde gegevens kunnen door het aanvinken van het vakje “Aan de
synthese van het dossier toevoegen” in het tabblad “Samenvatting” worden
geraadpleegd.
3.2.6.7 Werkpostfiches
De toepassing moet toelaten om werkpostfiches op te stellen en af te printen. Deze
werkpostfiches zijn toegankelijk voor de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer en
voor de preventieadviseur arbeidsveiligheid.
De werkpostfiches bevatten:
-
een beknopte beschrijving van de activiteiten
de samenvatting van de resultaten van de risico-evaluatie voor de
functie
de te nemen preventie- en preventiemaatregelen voor de functie
een overzicht van de aanwezige veiligheidstechnische risico’s
een overzicht van de blootstelling aan chemische agentia
een overzicht van de blootstelling aan kankerverwekkende stoffen
een overzicht van de blootstelling aan fysische agentia
een overzicht van de blootstelling aan biologische agentia
Het door Empreva voorgestelde model is het modelformulier van de FOD
Werkgelegenheid.
De werkpostfiche mag uiteindelijk enkel de nuttige informatie tonen.
51
3.2.6.8 Werkpostanalyse
Mogelijkheid tot registratie van de resultaten van een werkpostanalyse door een
PA (resultaten van een ergonomische studie; registratie van allerhande
meetwaarden
van
omgevingsfactoren
–
lichtsterkte,
geluidsniveau,
klimaatmetingen; geadviseerde preventiemaatregelen …).
De preventieadviseur-arbeidsgeneesheer kan vanuit het medisch dossier snel het
resultaat van deze analyse opvragen.
3.2.6.9 Arbeidsongevallen
Registratie en raadpleging van de arbeidsongevallen van de werknemer.
Mogelijkheid om de formulieren “Aangifte arbeidsongeval” (model A en B) per
werknemer af te printen en in te voeren.
De P&O-verantwoordelijke belast met de organisatie van het gezondheidstoezicht
of de centrale personeelsdienst van de aangesloten dienst heeft, voor zijn eigen
organisatie, via de toepassing toegang tot het formulier:
o
o
“MODEL A - AANGIFTE VAN ARBEIDSONGEVAL”
“MODEL B – DOKTERSATTEST - KB 24/01/1969” (te overhandigen
aan de getroffen werknemer)
Mogelijkheid tot het importeren van de aangiften.
Mogelijkheid tot het registreren van de resultaten van de analyse van de
arbeidsongevallen (oorzaken, preventiemaatregelen op verschillende niveaus…)
De preventieadviseur-arbeidsgeneesheer kan vanuit het medisch dossier snel het
resultaat van deze analyse opvragen.
Mogelijkheid voor de PAAG om het overzicht van de arbeidsongevallen te
raadplegen en om door middel van een knop of dubbelklik naar de formulieren van
de aangifte te gaan.
De aangiften dienen in een gemeenschappelijk ruimte bewaard en beheerd te
worden zodat ze voor de betrokken partners (PAAG, preventieadviseur,
werkgever (P&O)) toegankelijk blijven. De mogelijkheid voorzien dat, nadat de
aangifte is geregistreerd, automatisch een mail wordt verstuurd naar de PAAG.
52
3.2.7 Ergonomie
De software moet het mogelijk maken om een rapport toe te voegen van de
preventieadviseur ergonomie door het te koppelen aan een werkpost, een
agent en een gebouw.
Zoals hierboven aangegeven, moet de PA ergonoom zijn activiteiten kunnen
invoeren in de agenda zodat ze worden opgenomen in het jaarrapport van de
organisatie in kwestie en in de tussentijdse boordtabellen.
3.2.8 Psychosociale aspecten
De software moet de mogelijkheid bieden aan de preventieadviseur
psychosociale aspecten om zijn werkzaamheden te plannen in de agenda,
waarbij de vertrouwelijkheid van deze informatie gegarandeerd wordt zoals
voorzien in de welzijnscode.
53
3.2.9 Vragenlijst
Mogelijkheid om vragenlijsten of wizard op te stellen die kunnen worden gelinkt
aan de verschillende modules voor het verzamelen van informatie met
gestructureerde antwoorden die achteraf verwerkt kunnen worden in statistieken
(per activiteit, dienst,…)
De vragenlijsten kunnen ofwel door de gebruiker zelf worden aangemaakt ofwel
bestaan uit gevalideerde vragenlijsten.
Mogelijkheid tot invullen van de vragenlijst tijdens en buiten het medisch
onderzoek of het bezoek aan werkposten en -plaatsen.
Vragenlijsten opgesteld door het EMPREVA-personeel maar niet allemaal. De
vragenlijsten zullen gevalideerd moeten worden bij de aanmaak.
Voorbeelden (tevredenheidsenquête, checklist voor het registreren van de
jaarlijkse actieplannen, modellen van opvolgingstabellen).
Die tools zouden dan ter beschikking gesteld worden van de gebruikers van de
aangesloten diensten voor het registreren van hun informatie. EMPREVA zou dan
toegang hebben tot alle antwoorden van elke klant en zou ze kunnen consolideren.
Gebruik: de gevalideerde medische vragenlijsten kunnen ingevuld worden tijdens
een consultatie door het medisch personeel, ofwel door de werknemer zelf. In dat
geval zullen de resultaten van deze vragenlijst automatisch bewaard worden in het
medisch dossier van de werknemer. Bij voorbeeld, de vragenlijst voor
beeldschermwerknemer.
54
3.2.10 Functionele vereisten
Uit de voorgaande beschrijving is het duidelijk geworden dat de dienst Empreva
een oplossing wenst die vertrekt vanuit het principe van een levenscyclus van de
verschillende objecten die behandeld moeten worden door middel van de
toepassing. Zo moet het mogelijk zijn om een dossier op te maken voor iemand
die nog geen contractuele band heeft met een overheidsdienst. Anderzijds moet
het mogelijk zijn om een dossier te consulteren van personen die niet langer
werkzaam zijn bij een overheidsdienst. Ook meer complexe situaties moeten
behandeld kunnen worden, bv. iemand die in vast dienstverband is bij een
overheidsdienst, maar die toch op consultatie moet komen in het kader van een
aanwervingsprocedure bij een andere overheidsdienst.
Daarnaast moet de oplossing voldoende flexibel en gebruiksvriendelijk zijn. Hierbij
is het niet alleen van belang dat de interface voor de gebruikers op een logische
en intuïtieve manier is opgebouwd. Onder gebruiksvriendelijkheid wordt ook
verstaan dat er vanuit de toepassing bv. uitnodigingen op een snelle en vlotte
manier opgemaakt moeten kunnen worden, en dit op basis van templates. Men
moet bijvoorbeeld kunnen kiezen voor welke functie en welk risicoprofiel een
nieuwe afspraak gecreëerd wordt en het zijn die functie en dat risicoprofiel die
opgenomen moeten worden in de formulieren uit de toepassing (voorbeeld:
gezondheidsbeoordelingsformulier) en de consultatie moet gelinkt worden aan de
risico’s eigen aan dat risicoprofiel.
Een bijzondere aandacht zal ook besteed moeten worden aan het bewaren van de
gegevens. Aangezien het hier medische gegevens betreft, zal de inschrijver op een
duidelijke manier moeten aangeven op welke manier de toegang tot de gegevens
beschermd zal worden. Daarnaast is ook de beschikbaarheid van de gegevens over
langere termijn van groot belang.
Aangezien deze toepassing niet op zichzelf kan staan, wordt aan de inschrijver
gevraagd te verzekeren dat het mogelijk is om op een vlotte manier rapporten te
genereren. Uit de voorgaande hoofdstukken is ook duidelijk geworden dat er een
(gestandaardiseerde) interface voorhanden moet zijn om enerzijds gegevens uit
te wisselen met externe toepassingen of instrumenten, en om anderzijds gegevens
vanuit de toepassing op een vlotte manier te exporteren.
Hieronder worden de belangrijkste functionele vereisten nog iets verder
verduidelijkt.
3.2.10.1 Levenscyclus
3.2.10.1.1 Administratieve status dienstverband voorafgaande aan de
tewerkstelling - tijdelijke status aanwerving versus actief dienstverband
55
Mogelijkheid om een dossier aan te maken en te beheren van nieuwe kandidaten
zonder dat ze effectief gelinkt zijn aan een dienst in de structuur van de
organisatie. Dit voor:


Kandidaten die in de toepassing over geen dossier beschikken
Kandidaten die onder een andere organisatie dan die waarvoor ze
solliciteren al in de toepassing over een dossier beschikken.
Zowel de tijdelijke aanwervingsprocedure als het huidige actieve dienstverband
dienen gelijktijdig beheerd te kunnen worden.
De inschrijver zal aangeven op welke manier de levensloop van het dossier (begin,
loopbaan kandidaat, einde loopbaan) binnen de toepassing georganiseerd moet
worden.
De voorafgaande gezondheidsbeoordeling bij verandering van werkpost moet
gekoppeld kunnen worden aan de toekomstige functie en dus de activiteit, de
werkpostfiche en de daarmee verbonden risico’s zonder dat de huidige functie
moet worden afgesloten. Het is pas wanneer de kandidaat zijn nieuwe functie
effectief inneemt (indiensttreding) dat de nieuwe functie actief wordt en dat de
oude wordt afgesloten. De oplossing mag in geen geval het simultaan beheer van
2 medische dossiers zijn voor eenzelfde persoon.
3.2.10.1.2 Stopzetten van een dossier wanneer een persoon de organisatie
verlaat
Het dossier wordt afgesloten zodra een datum ‘uit dienst’ in de identificatiefiche
van de werknemer wordt ingevoerd. Dit gebeurt automatisch door de werkgever
via de updates van de nominatieve lijsten. De persoonsgegevens van de
werknemer dienen in een andere kleur op het scherm te verschijnen (bv. in het
rood).
Wanneer een datum ‘uit dienst’ wordt toegekend in de toekomst, dan moet het
scherm van de werknemer in een andere kleur verschijnen dan dat van de actieve
werknemer en wordt het dossier automatisch afgesloten wanneer de datum ‘uit
dienst’ wordt bereikt.
Er bestaan drie kleurcodes bij het openen van een dossier. De kleur is afhankelijk
van zijn activiteit bij de werkgever:
1. Actief (groen?)
2. In de toekomst uit dienst (oranje?)
3. Uit dienst (rood?)
56
3.2.10.2 Gebruiksvriendelijkheid
3.2.10.2.1 Invoeren van gegevens
Het invoeren van de gegevens zal zoveel mogelijk gebeuren aan de hand van dropdown-lijsten en gestructureerde gegevens. Indien het gaat om lange lijsten zal er
voorzien worden in “voorspelling” van het woord of van de gezochte term (bv. voor
medicatie zullen alle medicamenten verschijnen die beginnen met “P” indien de
eerst ingevulde letter in het blok een “P” is). Daarnaast moet voorzien worden in
het manueel invoeren van gegevens waarbij er een controle voorzien moet zijn
voor sommige waarden (bv. enkel cijfers mogen worden ingevoerd voor numerieke
gegevens en de data worden gevalideerd).
De gegevens in het medisch dossier worden bij voorkeur via drop-down-lijsten of
waardenlijsten ingevoerd. In de verschillende blokken/modules/tabbladen blijft de
mogelijkheid om vrije tekst in de vorm van een veld Opmerking in te voeren.
Verder moet de mogelijkheid bestaan om zelf waardenlijsten op te stellen en bij
te werken die dan binnen de toepassing door de eindgebruikers gebruikt kunnen
worden. Deze laatste functionaliteit moet voorbehouden zijn aan de administrator
van de toepassing en aan de administrator Empreva.
3.2.10.2.2 Bewaren van documenten
De mogelijkheid moet bestaan om documenten aan te maken (PDF’s, scans,…) en
toe te voegen (PDF’s, JPEG,…), en deze op te roepen in het dossier. Het moet
mogelijk zijn om het gedigitaliseerde oude papieren medisch dossier te linken aan
het dossier van de agent, of bij voorbeeld de PDF van een rapport van een
specialist.
Het moet mogelijk zijn om, door de nodige gegevens in te voeren, vanuit de
verschillende modules aanvraagformulieren, verwijsbrieven en andere attesten
aan te maken op naam van de werknemer, en deze tijdens het onderzoek te
printen. De betrokken gegevens moeten automatisch ingevuld worden in het
formulier, op basis van de gegevens die zich in het dossier van de betrokkene
bevinden. Het is mogelijk om deze specifieke documenten te bewaren en op elk
ogenblik vanuit het dossier te raadplegen.
3.2.10.2.3 Beheer en werken met templates opgemaakt in Officepakketten
Templates van documenten, brieven en tabellen (MS Word, MS Excel) worden aan
de toepassing gelinkt en kunnen ofwel individueel per dossier uit specifieke
blokken/tabbladen worden gehaald, ofwel in groep per instelling via de
boomstructuur of via een exportfunctie (bv. naar MS Access) worden opgevraagd.
57
De templates worden bewaard op een veilige en overzichtelijke wijze. Wijzigingen
kunnen enkel aangebracht worden door de administrator van de toepassing en/of
de administrator van Empreva. De gebruikers kunnen geen wijzigingen invoeren
noch onbewust foutieve bestanden bewaren.
De administrator van de toepassing zorgt ervoor dat de hele reeks van bestaande
templates van de huidige toepassing correct overgenomen wordt. Het betreft hier
een honderdtal documenten.
3.2.10.2.4 Afleveren van attesten, brieven, documenten, bewijzen, rapporten
Aan het personeelslid of voor intern gebruik (klassement) op het ogenblik van de
consultatie of voor extern gebruik na de consultatie.
Attesten, brieven en documenten ten behoeve van de werknemer in het kader van
het gezondheidstoezicht kunnen via de toepassing worden aangemaakt en
afgeprint.
De attesten voor de werkgever (bv. inentingskaarten) kunnen zowel per
individueel dossier als per instelling worden aangemaakt.
De toepassing voorziet in het scherm van de historiek van de medische
consultaties een aantal velden voor de P&O-verantwoordelijke belast met de
organisatie van het gezondheidstoezicht waarbij hij toegang heeft tot de
wettelijke documenten.
In de velden wordt aangegeven dat:


Het formulier gezondheidsbeoordeling door de PAAG is ingevuld en
ondertekend. De consultatie heeft een evaluatie en de status is afgesloten.
De inentingskaart werd ingevuld en ondertekend door de PAAG. Dit wordt
automatisch aangeduid bij het opvragen van het document.
De P&O-verantwoordelijke belast met de organisatie van het gezondheidstoezicht
kan het ondertekende formulier gezondheidsbeoordeling en de ondertekende
inentingskaart via de toepassing voor de eigen werknemers oproepen en afprinten.
In de toepassing wordt een veld voorzien dat de datum registreert wanneer de
P&O-verantwoordelijke deze formulieren heeft opgevraagd.
De volgende rapporten worden voorzien:

Rapport van de verstuurde correspondentie per werknemer.
Er moet minstens voorzien worden in:




een
een
een
een
veld
veld
veld
veld
met opmaakdatum document en code medewerker
met naam van het document
met verzendingsdatum
voor de code medewerker Empreva
58
De mogelijkheid om d.m.v. de elektronische handtekening van de PAAG de
volgende formulieren te laten valideren:



Het formulier voor gezondheidsbeoordeling
De inentingskaart
Aanvraagformulieren, brieven naar specialisten en andere attesten
Na te kijken wat de specificaties zijn voor de elektronische handtekening;
eventueel alternatief systeem van de inschrijver.
3.2.10.2.5 Aanvragen consultatie of vaccinatie voor niet-periodieke onderzoeken
door de administratie P&O van de werkgever
De P&O-verantwoordelijke belast met de organisatie van het
gezondheidstoezicht en de centrale personeelsdienst van de aangesloten
diensten hebben voor hun eigen diensten via de toepassing toegang tot het
formulier:
o “Verzoek om gezondheidstoezicht over de werknemers”
o “Verzoek om inenting of tuberculinetest” in overeenstemming met art.
49 Codex over het welzijn op het werk (werknemers blootgesteld aan
biologische agentia)
De formulieren, nadat deze door de werkgever werden ingevuld en
ondertekend, worden aan het dossier van de werknemer toegevoegd en
geregistreerd.
Bij het registreren van de formulieren in de toepassing ontvangen de PAAG en
het medisch secretariaat een automatisch bericht per mail. Deze mail moet
worden gestuurd naar de administratieve medewerker die verantwoordelijk is
voor het betrokken dossier met cc naar [email protected]. Een medisch
onderzoek kan dan gepland worden.
3.2.10.3 Historiek en beschikbaarheid van de gegevens
De gegevens blijven voor altijd bewaard en zijn steeds raadpleegbaar. De
toepassing biedt de mogelijkheid om enkel de actieve werknemers, diensten,
risicoprofielen,… weer te geven ofwel alle (actieve + niet-actieve) werknemers,
diensten, risicoprofielen,… Er zullen dus de nodige filters ingebouwd moeten
worden om op een gebruiksvriendelijke manier die gegevens te consulteren die
relevant zijn voor de eindgebruikers. Er mag van de veronderstelling uitgegaan
worden dat er standaard in eerste instantie met de dossiers van de actieve
werknemers gewerkt zal worden.
Overdracht en bewegingen van het elektronische dossier: de toepassing laat een
overdracht toe overeenkomstig het KB 28 mei 2003 betreffende het
gezondheidstoezicht op de werknemers (B.S. 16.6.2003), paragraaf 4., Art. 88.Art. 90. De overdracht wordt geregistreerd en is zichtbaar in de historiek.
59
3.2.10.4 Archivering van gegevens
Een medisch dossier dient 30 jaar te worden bewaard. Om daaraan te voldoen,
garandeert de inschrijver dat alle onderdelen van een medisch dossier toegankelijk
en leesbaar zullen blijven gedurende de hele periode. Indien hij dossiers moet
archiveren van agenten die met pensioen zijn gegaan of de organisatie hebben
verlaten, zorgt hij ervoor dat die gegevens beveiligd worden en op elk ogenblik
opnieuw gebruikt kunnen worden, ongeacht de evoluties van de software en van
de technieken.
3.2.10.5 Interfaces met de toepassing
De toepassing zal op verschillende manieren moeten interageren met externe
systemen. In eerste instantie moet er voorzien worden in een interface voor het
importeren van gestructureerde gegevens. Het gaat hier om lijsten die door
externe partijen ter beschikking gesteld worden (bv. personeelslijsten). Daarnaast
moet het mogelijk zijn om gegevens (metingen) binnen te halen hetzij
rechtstreeks van een meettoestel, hetzij via een specifiek kanaal (bv.
Medibridge/MediMail of eHealthBox). Verder wordt ook gedacht aan een interface
of een link tussen de dossiers binnen de toepassing en elektronische documenten
(gescande documenten) die zich op een andere fysieke plaats bevinden.
Verder zal het mogelijk moeten zijn om gegevens te exporteren die in de
toepassing zitten of die door de toepassing gebruikt worden. Dit houdt in dat er
een specifieke interface zal moeten bestaan, die tevens toelaat om het formaat te
specificeren en om eventueel een selectie te maken uit de verschillende
beschikbare gegevens (per logische groep of binnen een logische groep – bv.
enkele specifieke gegevens (oogmeting) voor werknemers die tussen 20 en 50
jaar zijn, of ouder zijn dan 50 jaar).
De inschrijver zal ook aangeven of en op welke manier het mogelijk is om bv.
gegevens uit te wisselen met het vaccinatieplatform Vaccinnet.
Integratie van de nieuwe web-service Vaccinnet in de toepassing (cookbook met
technische vereisten is beschikbaar). Indien nodig is het aan de inschrijver om zich
bij Vaccinnet te informeren over de technische aspecten van hun toepassing.
Ten slotte wordt de aandacht gevestigd op het feit dat de interface naar het eHealth-platform en de standaarden die daar gebruikt worden verplicht
ondersteund moeten worden binnen de oplossing die aangeboden wordt door de
leverancier. Indien nodig is het aan de inschrijver om zich bij eHealth te informeren
over de technische aspecten van hun toepassing.
60
3.2.10.6 Rapporten en statistieken
De mogelijkheid moet bestaan om rapporten en statistieken op te maken aan de
hand van gestructureerde data binnen de toepassing.
Rapporten en statistische gegevens worden ofwel uit de toepassing gehaald ofwel
geïmporteerd via een database gelinkt aan de toepassing (bv. MS Access of Excel).
Dit betekent dat een aantal standaardformaten voorzien moeten worden als
exportformaat. De inschrijver zal aangeven welke formaten standaard
ondersteund worden.
De opleiding van 5 personen van de gebruikende dienst tot het kunnen maken van
query’s, overzichten, rapporten en gegevenstabellen (meer bepaald de extracties
van MS-Excel-gegevens) is opgenomen in de offerte.
Van bij de voorlopige oplevering genereert de software op aanvraag de volgende
rapporten en boordtabellen :
3.2.10.6.7
Jaarrapporten
De toepassing voorziet bij opvraging in een rapport in de vorm van een jaarrapport
zoals wettelijk opgelegd aan de externe diensten voor preventie en bescherming
op het werk voor een bepaalde klant en een bepaalde periode. Hetzelfde rapport
kan ook worden opgemaakt voor EMPREVA (consolidatie van alle klanten).
3.2.10.6.7
Boordtabel management
De toepassing voorziet bij opvraging in een rapport in MS-Excel met, voor een
gekozen periode, voor elke aangesloten dienst het aantal periodieke consultaties,
het aantal andere consultaties, het aantal werkplaatsbezoeken, … (zie lijst van de
activiteiten vermeld onder punt 3.2.3.1.14) die werden uitgevoerd. Het is mogelijk
om deze boordtabel op te vragen per arts, per preventieadviseur of in totaal. Het
is ook mogelijk om de theoretische aantallen op te nemen die voorzien zijn voor
het jaar in kwestie ten opzichte van het gerealiseerde aantal.
Voorbeeld van algemeen overzicht:
61
Nombre d'agents employés du ……. Au ……….
Affilié
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Client
Soumis
3 ans
(peuvent
avoir
d'autres
risques)
Seulement
soumis
3 ans
Soumis
1 an
TOTAUX
Non soumis
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
TOTAUX
0
0
0
0
%tage
soumis
Total
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
0
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
#DIV/0!
0
#DIV/0!
Services assurés en 2015
Nombre de
consultations
périodiques
programmées
(convocations)
Nombre de
consultations
périodiques
proposées
0
3.2.10.6.7
Nombre de
consultations
périodiques
réalisées
0
Nombre de
Nombre de
Nombre de
Nombre d'avis
Nombre de
Nombre de
Nombre de
consultations hors consultations hors consultations hors
Nombre de visites remis (notament
consultations
consultations
participations aux
périodique
périodique
périodique
des lieux de travail
analyses de
biométrie-vaccins Biométrie-vaccin
TOC-BOC-CCB
proposées
programmées
programmées
risques)
proposées
programmées
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Nombre de
consultations
biométrie-vaccin
programmées
0
Nombre de
consultations
intradermo
proposées
Nombre de
consultations
intradermo
programmées
0
Nombre de
consultations
intradermo
programmées
0
0
Boordtabel van de consultaties
De toepassing voorziet bij opvraging in een rapport in MS-Excel met, voor een
geselecteerde dienst en periode, het aantal periodieke consultaties dat voorzien
moet worden voor de periode, het aantal consultaties dat werd uitgevoerd, het
aantal consultaties dat nog moet worden uitgevoerd, en het aantal geplande
consultaties.
Voorbeeld van een overzicht, per FOD per gewest
Dit type boordtabel kan ook worden uitgevoerd voor EMPREVA waarbij die informatie wordt
weergegeven per klant (één lijn per klant).
3.2.10.6.7
Rapport statistieken TBC
De toepassing voorziet bij opvraging in een rapport in MS-Excel met, voor een
geselecteerde dienst en periode, een overzicht van de opsporing van tuberculose
met de velden die overeenstemmen met het volgende model :
Voorbeelden van overzicht
62
Dit type boordtabel kan ook worden uitgevoerd voor EMPREVA waarbij die informatie wordt
weergegeven per klant (één lijn per klant).
De volgende gegevens moeten voorzien worden per opsporingssessie:














Code
Beschrijving instelling, dienst of FOD
De sessie (1 en 2) en het jaar of de periode van ….. tot ……
Totaal werknemers
Aantal werknemers te testen THT
Aantal gekende positieven
Aantal uitgevoerde THT
Aantal geen lezing THT
Totaal afwezigen THT
Aantal virages
Aantal nieuwe positieven na THT
Aantal uitgevoerde RX
Aantal abnormale RX
Percentage aanwezigen THT sessie
3.2.10.6.5 Consultatierapport per arts
De toepassing voorziet bij opvraging in een rapport in MS-Excel, met voor een
arts, een dienst en een gekozen periode de consultaties door de arts uitgevoerd
met aanduiding van het aantal nog uit te voeren consultaties met de velden
overeenkomstig het model hierna:
63
Dit type boordtabel kan ook worden uitgevoerd voor EMPREVA waarbij die informatie wordt
weergegeven per klant (één lijn per klant).
3.2.10.6.6 Rapport statistieken vaccins
De toepassing voorziet bij opvraging per gekozen dienst en periode in een
rapport in MS Excel i.v.m. de vaccinatieplanning; minimaal worden de volgende
velden voorzien:
Code en naam dienst
Totaal aantal werknemers per biologisch risico:
Hepatitis A:
Hepatitis B:
Hepatitis A en B:
Tetanus:
Periode van ……. tot ……..
Aantal vaccins toegediend per type vaccin (code)
Aantal vaccins nog toe te dienen per type vaccin (code)
Aantal bloedafnames uitgevoerd na vaccinatie
Aantal bloedafnames nog uit te voeren na vaccinatie
Aantal werknemers met immuniteit Hepatitis A en Hepatitis B.
Dit type boordtabel kan ook worden uitgevoerd voor EMPREVA waarbij die informatie wordt
weergegeven per klant (één lijn per klant).
64
3.2.10.6.7
Boordtabel aanwezigheden
De toepassing voorziet bij opvraging in de aanmaak van een rapport in Excel met
daarin voor een bepaalde periode het percentage aanwezigheden van de
werknemers, door het aantal opgeroepen werknemers te vergelijken met het
aantal aanwezige werknemers voor die periode en dit voor elke dienst en
subdienst van de klanten.
3.2.10.7 Beheer van tabellen, codes, mapping van codes uit
verschillende systemen
Lijsten en tabellen die uit de toepassing via een standaard exportfunctie (bv. via
MS Access) worden opgevraagd, worden via de toekenning van de codes uit de
boomstructuur of van een datum of van een type onderzoek enz. gestructureerd
weergegeven.
De lijst van de uit te nodigen werknemers voor een periodiek onderzoek, vaccinatie
of bloedafname na vaccinatie, kan via de toepassing worden opgevraagd per
dienst, per periode, …
Er moet in de toepassing voorzien worden in de volgende rapporten:









Lijst uitgenodigde werknemers per PAAG en instelling.
Dagelijkse uitnodigingen per arts. De PAAG heeft door dubbelklik rechtstreeks
toegang tot het dossier van de werknemer. Enkel de werknemers met een
bevestigde afspraak worden weergegeven.
Lijst van de consultaties tussen 2 data per arts of instelling met een
overzichtsrapport.
Tool om per dossier of per consultatie onafhankelijk van de status (lopend,
gesloten) een etiket per dossier of consultatie aan te maken.
Lijst van de Uit te nodigen werknemers (planning) per instelling. D.m.v. het
invoeren van een begin- en einddatum wordt de periode van herziening
bepaald (zie ook scherm Consultatie en Agenda)
Lijst (met overzicht), per dienst van de stand van zaken van de vaccinatie
van de werknemers.
Lijst (met overzicht), per dienst van de werknemers die volgens de
vaccinatieplanning nog gevaccineerd dienen te worden.
Lijst, per jaar en per werkgever (FOD) met de werknemers die gevaccineerd
werden met de aanduiding van het merk van het vaccin.
Lijst ten behoeve van de PAAG, per dienst van:



het totaal aantal werknemers
het aantal voor een periodiek onderzoek geziene werknemers
het aantal voor een periodiek onderzoek nog op te roepen werknemers.
65
3.2.10.8 Beveiliging
De faciliteiten voor het beveiligen van de (medische) gegevens en de manier
waarop de regels op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer
gerespecteerd kunnen worden zouden “built in” moeten zijn. Er wordt vertrokken
van een principe van “privacy by design”. De inschrijver zal in zijn offerte duidelijk
moeten aangeven op welke manier de gegevensbeveiliging verzekerd zal worden.
De geneesheer die de leiding heeft over het departement belast met het
Gezondheidstoezicht ontvangt op regelmatige basis, per kwartaal en/of bij
wijzigingen van de gebruikers van de toepassing of van de gebruikersprofielen,
een lijst met de parameters van toegang tot de toepassing.
Daartoe zal de software het mogelijk maken om bij opvraging de lijst op te stellen
van de gebruikers van de software, met hun toegang en hun gebruiksfrequentie.
66
3.2.11 Risico-evaluatie
De toepassing moet minimaal toelaten om, voor een bepaalde werkpost of een
geheel van werkposten, vragenlijsten op te stellen die het mogelijk maken om de
risico’s te identificeren en een evaluatie te maken van die risico’s. Deze
vragenlijsten moeten aangepast kunnen worden aan de eigenheid van de
werkpost door de preventieadviseur EMPREVA.
De toepassing moet in staat zijn om acties te koppelen aan elk vastgesteld groot
risico en het mogelijk maken om een nieuwe evaluatie te voorzien van het
eventueel residueel risico na de gevoerde actie.
De toepassing moet standaard checklists bevatten voor identificatie en evaluatie
van welbepaalde risico’s (brand, explosie, chemische agentia, fysische agentia en
omgevingsfactoren…) en moet de preventieadviseurs EMPREVA in staat stellen
om ze aan te passen of indien nodig bijkomende checklists te creëren.
De toepassing moet de resultaten van deze checklists kunnen verwerken.
De toepassing moet schermen creëren die een overzicht geven van de
geanalyseerde werkposten en die een indicatie geven van het gevaar, het risico,
bestaande preventiemaatregelen, de risicobeoordeling (kwantitatief en
kwalitatief) en de voorgestelde corrigerende maatregelen. Hiervoor kan het
model van werkpostfiche van de FOD WASO als voorbeeld dienen.
De toepassing moet toelaten om te zoeken in de lijst van reeds geanalyseerde
werkposten en om nieuwe analyses te creëren.
De toepassing moet een module bevatten voor de evaluatie van chemische
risico’s. Die moet het mogelijk maken om de informatie bevat in msds-fiches,
productveiligheidskaarten, veiligheidsinformatiebladen (R- & S- zinnen, H- & Pzinnen, etikettering, gevarenklassen, gevaarsymbolen) overzichtelijk te beheren.
De toepassing moet minimaal een module bevatten voor de evaluatie van de
biologische risico’s.
De toepassing moet een module bevatten voor de evaluatie van fysische risico’s
en ergonomische risico’s.
De toepassing moet een module bevatten voor evaluatie van psychosociale
risico’s en voor de opvolging van psychosociale klachten.
De toepassing moet een module bevatten voor verwerking van
arbeidsongevallen: aangifte, analyse (foutenboom, gebeurtenissenboom,
Checklist MUOPO, …)…
De toepassing moet een module bevatten voor ingebruikname van
arbeidsmiddelen en machines.
De toepassing moet een module bevatten voor aanschaf en gebruik van PBM’s.
67
De toepassing moet een module bevatten voor administratief beheer:
opmaak van wettelijk verplichte verslagen interne preventiedienst
(maandverslag, jaarverslag …)
De toepassing moet de registratie en archivering van verplichte
controleverslagen mogelijk maken
De toepassing moet een module noodplanning bevatten (brandveiligheid,
evacuatie…)
De toepassing moet een module bevatten voor de uitvoering van een
risicoanalyse brand (van het type tool PREBES)
De software beschikt over een uitwisselingsplatform waarop de verschillende
aangesloten diensten, via een login, de preventieacties kunnen delen van hun
jaarlijkse actieplannen op basis van vooraf bepaalde rubrieken (minimum 25) en
subrubrieken (20 per rubriek) en een reeks gegevens verbonden aan de acties
(een twintigtal velden zoals « klant »,« verantwoordelijke voor de actie », datum
van uitgave, termijn, risiconiveau vóór de actie, risiconiveau na de actie,…). De
exacte titel van de verschillende velden en hun mogelijke « waarden » zullen
gedefinieerd worden bij de uitrol van de oplossing zodat het systeem
operationeel is vóór de definitieve oplevering.
3.2.12
Opleiding en documentatie
De inschrijver zal voorzien in een opleiding voor de verschillende gebruikers. Gelet
op de verscheidenheid in profielen van gebruikers wordt van de inschrijver
verwacht dat hij verschillende types van opleidingen zal geven, in functie van het
profiel en de taal (Nederlands en Frans) van de gebruiker. Daarnaast wordt
verwacht dat er “vervolgtrainingen” gegeven zullen worden. De gebruikers krijgen
een basisopleiding, maar voor sommige (key) gebruikers wordt verwacht dat er
een bijkomende opleiding voorzien wordt om meer geavanceerde functionaliteiten
te leren gebruiken. Idealiter zal deze vervolgtraining gebeuren nadat de
basisopleiding gevolgd werd en de gebruikers de kans gehad hebben om de
basisfunctionaliteiten ook effectief te gebruiken.
De inschrijver zal tevens aangeven op welke manier de gebruikers nieuwe
functionaliteiten zullen leren gebruiken naar aanleiding bv. van een nieuwe release
of naar aanleiding van een wijziging in de toepassing.
De inschrijver zal in zijn offerte minimum 8 dagen opleiding voorzien voor de
gebruikers EMPREVA (40 à 50 personen opgedeeld in groepen van 6 à 10
personen) en 4 dagen (5 personen) voor de administrators EMPREVA.
Het is duidelijk dat de inschrijver zal moeten zorgen voor een duidelijke en
gedetailleerde documentatie in het Nederlands en in het Frans. De inschrijver zal
68
tevens aangeven of – en zo ja welke - documentatie als een “help”-functie binnen
de toepassing geïntegreerd zal worden.
69
3.3 Technische vereisten - hosting
3.3.1 Technische omgeving:
De toepassing zal geïnstalleerd moeten worden op een infrastructuur die ter
beschikking wordt gesteld door de inschrijver. Voor deze dienst zal jaarlijks een
factuur opgemaakt worden, die na elke periode stilzwijgend hernieuwd kan
worden. De opdrachtgever moet op elk moment de keuze kunnen maken om de
hosting te doen op zijn eigen servers, via een vooropzeg van 6 maanden. De
inschrijver zal een gedetailleerde technische beschrijving geven van de
voorgestelde oplossing.
De inschrijver zal ook een beschrijving geven van de technische vereisten (zowel
voor de hardware als voor bv. besturingssystemen en browserversies) die gesteld
worden aan de werkposten van waarop de toepassing toegankelijk is. Er wordt
verwacht dat de toepassing niet alleen via een traditionele PC toegankelijk is, maar
dat bv. ook via laptops en tablets gewerkt kan worden. Er dient te worden
opgemerkt dat de inschrijver de vereiste prestaties moet garanderen (meer
bepaald die uit 3.3.4.) met PC’s van het type DELL Latitude E5540, in hun
standaardconfiguratie, die momenteel gebruik worden in de dienst EMPREVA.
3.3.2 Technische architectuur
De technische architectuurbeschrijving zal de verschillende lagen beschrijven die
gebruikt worden op niveau van de globale omgeving (toegangslaag, webserver,
applicatieserver, datalaag) en hun onderlinge wisselwerkingen. De inschrijver zal
zich dus niet mogen beperken tot het aanleveren van een standaard technisch
architectuurschema van de toepassing alleen. Er zal bijzondere aandacht
geschonken moeten worden aan de beschrijving van de beveiliging van de
toepassing en van de omgeving waarop de toepassing geplaatst wordt.
3.3.3 Interfaces
De inschrijver zal een gedetailleerd overzicht geven van de verschillende interfaces
die al aanwezig zijn in de toepassing. Hierbij wordt gedacht aan de typische
interfaces voor het uitwisselen en het bijwerken van de basisgegevens. Daarnaast
wordt ook gedacht aan de interfaces en aan de manier van werken bij bv. remote
bijstand. Standaard zullen minstens de volgende interfaces ondersteund moeten
worden: CSV, XML.
70
3.3.4 Performantie
De responstijd voor wat betreft de gebruikersinterface zal minder dan 1 seconde
bedragen in 90% van de gevallen en minder dan 2 seconden in 95% van de
gevallen. Het is duidelijk dat deze responstijden gemeten zullen worden, rekening
houdend met de eventuele vertragingen op niveau van het netwerk. De inschrijver
zal hier echter moeten aangeven welke bandbreedte hij minstens nodig heeft per
gebruiker om deze cijfers te halen, en dit rekening houdend met het feit dat de
maximale capaciteit van de interne bekabeling binnen de gebouwen van Empreva
100Mb/s bedraagt (to the desk).
Belangrijk hierbij is ook het feit dat hij minstens 20 simultane connecties moet
kunnen garanderen op niveau van de toepassingslaag.
3.3.5 Exploitatie
De « klant »-infrastructuur (PC-desktop, laptops, tablets en lokale server) voor de
gebruikers is toevertrouwd aan de helpdesk van de respectievelijke diensten van
de aanbestedende overheid en van de instellingen die deelnemen aan de processen
gedekt door deze opdracht.
Het technical management waarvoor de inschrijver instaat omvat dus:
-
Technical APPLICATION management (het technische beheer van de
verschillende applicatieve componenten alsook het samenhangende
geheel van de oplossing).
- Technical OS management (het technische beheer van het operating
system. De backup / restore van het OS, de applicaties en de data. Het
capacity management van gebruikte resources).
- Technical HARDWARE management (het technische beheer van de
verschillende individuele componenten die het hosten van de
toepassing mogelijk maken).
De leverancier zal zich er op elk moment van verzekeren dat de materiële en
logistieke configuraties up-to-date zijn wat betreft de bescherming tegen de
gekende bedreigingen.
3.3.6 Bijzondere specificaties in verband met de operationele omgeving
3.3.6.1 Niet-functionele vereisten voor de server
De voorgestelde oplossing moet compatibel zijn met volgende nietfunctionele vereisten:
71
De servercomponenten van de voorgestelde oplossing moeten kunnen
worden gemonteerd op de servers Dell PowerEdge R720.
- De servercomponenten van de voorgestelde oplossing moeten kunnen
worden gebruikt met de standaard besturingssystemen: Windows 2012 of
Linux Red Hat Enterprise 6 en de hogere versies.
- De voorgestelde oplossing moet ook kunnen functioneren op de virtuele
servers VMWare 5.0 en OVM v3.2 en de hogere versies.
- Voor de databases moet de voorgestelde oplossing compatibel zijn met één
van de volgende DBMS:
-
o
o
o
Oracle versie 11gR2 in RAC-model (en hogere versies)
MS SQL 2008R2 (en hogere versies)
MySQL 5.6 (en hogere versies).
- De voorgestelde oplossing moet compatibel zijn met één van de volgende
applicatieservers:
o
o
Weblogic Server 12 of de hogere versies
Jboss 6 of de hogere versies.
- De voorgestelde oplossing moet in een mechanisme voorzien (of het
ondersteunen) dat de werklast verspreidt.
3.3.6.2 Externe monitoring
De voorgestelde oplossing moet toestaan dat er waarschuwingen worden
gestuurd naar een ander systeem (Servicedesk/gecentraliseerde monitoring)
met de gewenste informatie over de waarschuwing en via minstens één van
de onderstaande mogelijkheden:



Trap SNMP
Via Webservice
Via versturen XML
Voorbeeld: De voorgestelde oplossing laat toe dat het creëren van tickets
getriggerd wordt via een systeem Servicedesk en bevat de noodzakelijke
informatie tot oplossing.
3.3.6.3 Monitoring van de voorgestelde oplossing
Ieder element van de oplossing moet ook gemonitord kunnen worden door
een extern systeem.
Voorbeeld: Het is mogelijk de kwaliteit van de werking van de geïnstalleerde
oplossing na te gaan via externe monitoring (call webservice, via een
webpagina http, SNMP trap…).
72
3.3.6.4 Veerkracht
De architectuur van de voorgestelde oplossing moet kunnen garanderen dat
er geen berichten/gegevens verloren gaan bij een fout in de applicatie of bij
updates (de behandeling van de gegevens mag vertraagd worden maar het
verlies van gegevens is niet toelaatbaar).
Voorbeeld: bij een update van de applicatie behoudt de toepassing het geheel
van de gegevens in een wachtrij voor een latere behandeling.
3.3.6.5 De schaalbaarheid van de infrastructuur (Scalability)
De
voorgestelde
oplossing
capaciteitsuitbreiding.
moet
voorzien
in
een
horizontale
Voorbeeld: bij een overmatige belasting moet het mogelijk zijn een server
toe te voegen om de capaciteit te verhogen.
3.3.6.6 Fail-over
De voorgestelde oplossing moet zorgen voor een fail-over door de inzet van
meerdere datacenters of door te draaien op VMWARE virtuele machines.
Voorbeeld: wanneer een datacenter uitvalt, moet de toepassing verder blijven
functioneren.
De recovery time zal lager moeten zijn dan 8 uur en het recovery point zal lager
moeten zijn dan 30 minuten tijdens de werkuren.
Behalve overmacht garandeert de inschrijver ook een maandelijkse
beschikbaarheid van de dienst van 99% tijdens de kantooruren.
3.3.6.7 De configuratie van de systemen
De configuratie wordt bepaald door:

de installatie conform de richtlijnen van de leverancier van de
programmatuur

de leverancier van de toepassing met betrekking tot de benodigde
schijfruimte en geheugencapaciteit

de installatie van een monitoringagent.
73
3.3.6.8 Exploitatie
Ter informatie wordt hieronder een niet-limitatieve lijst van taken opgesomd
die de huidige exploitant uitvoert.
3.3.6.8.1 Hardware

Het opzetten en configureren van de server

De installatie van het OS en de nodige utilitaire applicaties (utilities) op
de server

De installatie van de administratieve tools voor het betreffende OS

De installatie van de monitoring agents

Het beheer van het OS, filesystem en hun configuratie en tuning

Het regelmatig backuppen van de systeemomgeving van elke server

De continue monitoring en logging met betrekking tot de performantie
van de servers inclusief CPU, RAM, DISK, I/O, …

Het uitvoeren van een regelmatige analyse van de events en logs met
rapportering hieromtrent

Het beheren van de beschikbaarheid, de performantie en de goede
werking volgens de SLA’s

Het beheren van de vervaldata, van het onderhoud en van de support
van de hardwareleveranciers.
3.3.6.8.2 Virtualisatie
De exploitant voert minimaal dezelfde taken uit als opgesomd in Hardware
hierboven.
3.3.6.8.3 Systeemprogrammatuur (toevertrouwd aan de inschrijver)

Het end-to-end beheren van de systeemprogrammatuur om een vlotte
werking te garanderen

De
installatie
en
configuratie
van
de
betreffende
systeemprogrammatuur alsook van de nodige patches en updates

De installatie van de nodige updates voor de toepassingen aan de hand
van de richtlijnen van de toepassingen

Het uitvoeren van herstarts en shutdowns, rekening houdend met de
SLA’s

Het optimaliseren van de systeemprogrammatuur

De proactieve review van de logs en rapportering hieromtrent, alsook
het uitvoeren van de nodige optimalisatieacties

Het voorzien in de nodige backupacties
74
3.3.6.8.4 Monitoring

End-to-end beheer van de monitoring om een vlotte werking te
garanderen

Installatie, configuratie van de monitoringprogrammatuur alsook van
de nodige patches en updates

Installatie van de nodige updates voor de monitoringagents aan de
hand van de richtlijnen van de toepassingen

Het optimaliseren van de monitoringprogrammatuur

Proactieve review van de logs en rapportering hieromtrent alsook het
uitvoeren van de nodige optimalisatieacties
Verder zullen naar aanleiding van de effectieve implementatie ook de volgende
elementen gedefinieerd en afgesproken moeten worden:

Helpdesk: procedure en afspraken bij bugs

Change management: procedure en afspraken bij aanpassingen

Release management.
75
3.4 Maintenance - SLA
Om de beschikbaarheid van de toepassing te garanderen en haar
overeenstemming met de wetgeving die constant evolueert, wenst EMPREVA een
onderhoudscontract te ondertekenen. Dat contract heeft de vorm van een Service
Level Agreement (SLA) die de rechten en plichten vastlegt van elke partij
gedurende de duur van het contract. Op elk ogenblik moet de aanbestedende
overheid een einde kunnen stellen aan dit contract om zelf in te staan voor de
elementen waaruit het bestaat, aan de hand van een vooropzeg van 6 maanden.
Dat jaarcontract wordt de eerste keer betaald bij de definitieve oplevering van de
implementatie van de software en kan jaarlijks stilzwijgend worden verlengd.
Wanneer dit contract wordt opgezegd, blijft de inschrijver verplicht om het gebruik
van de software en de hosting ervan te garanderen, maar staat hij niet meer in
voor de updates en het onderhoud beschreven in deze SLA.
Van bij de ingang van het contract, zal EMPREVA een beheerder van het contract
aanstellen, die de contactpersoon zal zijn voor alle vragen in verband met de
toepassing ervan.
Op dezelfde manier zal de inschrijver een verantwoordelijke van het contract
aanduiden die verantwoordelijk zal zijn voor de goede toepassing ervan en de
contactpersoon voor alle vragen omtrent dit contract.
3.4.1.
Bijstand online
3.4.1.1. 1ste-lijns helpdesk
De taken van de 1ste-lijns helpdesk worden gewaarborgd door de administrators
van EMPREVA die werden opgeleid door de inschrijver. Het takenpakket van deze
aanbestedende overheid bestaat uit:
 De gebruikers helpen om de informaticamiddelen waarover ze
beschikken doeltreffend te gebruiken. Dit gebeurt door:
o
hen alle nodige informatie te verstrekken om deze middelen zo
optimaal mogelijk te gebruiken
o
hen te ondersteunen in het gebruik ervan
 Werkposten-installatie

Gebruikmakend van de infrastructuur

Alle personen die belast zijn met de 1ste-lijns helpdesk zullen
een opleiding krijgen om deze infrastructuur efficiënt te
gebruiken
 Werkposten-support:
76
o
toevoegen en veranderen van softwarepakketten, aan de hand
van de noden van de gebruiker
o
aansluiten van al geïnstalleerde werkposten op het netwerk;
o
verhuizen van werkposten binnen de FOD
o
inventarisatie,
installatie,
softwarepakketten
o
opvolgen en beheren van herstellingen
verhuis
en
migratie
van
Het zijn zij die de vastgestelde dysfuncties optekenen en de vragen van de
gebruikers.
3.4.1.2. 2de-lijns helpdesk :
De taken van de 2de-lijns helpdesk worden gewaarborgd door de inschrijver.
De administrator EMPREVA die wordt geïnformeerd over een dysfunctie of die
een functionele vraag wenst te stellen, neemt telefonisch contact op met een
helpdesk/ondersteunende dienst van de inschrijver.
Het takenpakket van de 2de-lijns helpdesk bestaat minimaal uit:
 ondersteuning van de 1ste-lijns helpdesk
 beheer en bewaking van netwerkcomponenten, servers
 oplossen van problemen aangaande netwerkcomponenten, servers
 beheer en opvolging van nieuwe releases
 de 2de-lijns helpdesk is bereikbaar per telefoon, alle werkdagen van
8 tot 18u.
 de datum en het uur van de oproep, evenals de aard van het incident
zullen door de 1ste-lijns helpdesk of de aanbestedende overheid
ingeschreven worden in een speciaal daarvoor bestemd elektronisch
register (ticketing-systeem ter beschikking gesteld door de
inschrijver)
 de datum en het uur van antwoord zullen ook in bovenvermeld
register opgetekend worden
 interventietijd: kortst mogelijke termijn
 de aanbestedende overheid en de exploitant aanvaarden
uitdrukkelijk dat, in geval van betwisting betreffende een aanvraag
tot tussenkomst, enkel de inhoud van het elektronisch register
rechtsgeldig is.
De inschrijver waarborgt dat de dysfunctie hersteld wordt, of dat de vraag
beantwoord wordt.
77
Voor een eenvoudig probleem dat vanop afstand kan worden opgelost,
onmiddellijk telefonisch antwoord of via overname vanop afstand (goed te
keuren door de opdrachtgever),
Voor een blokkerend probleem: organisatie van de tussenkomst binnen de 2
werkuren
Voor niet-blokkerende zaken: antwoord of organisatie van de tussenkomst
binnen de 8 uren tijdens werkdagen en 2 dagen tijdens het weekend.
Voor complexe of technische problemen moet de administrator van de toepassing
een behandeltermijn voorstellen (timing).
3.4.1.3. Beheer online van de vragen van de gebruikers
Er is een online formulier beschikbaar, 24u per dag en 7 dagen/7 om dysfuncties
en problemen te melden, en om updates, verbeteringen en nieuwe tools aan te
vragen.
De administrator van de toepassing doet een voorstel van afhandelingstijd
(timing).
3.4.2.
Evolutief onderhoud
Er wordt gezorgd voor een correctief onderhoud, telefonische ondersteuning voor
het gebruik van de software (voor de opgeleide gebruikers of voor de opleiders
opgeleid door de softwareleverancier), alsook voor het evolutief onderhoud met
betrekking tot de uit de wetgeving voortvloeiende wijzigingen, en de
verbeteringen aan de bestaande functionaliteiten door de softwareleverancier
voorgesteld.
Dit evolutief onderhoud omvat het behoud van de compatibiliteit van de
geleverde software met de evoluties van de courante informaticaoplossingen
zoals Windows, Oracle, Excel, Access of andere software geïnstalleerd op de PC’s
van de opdrachtgever die nodig zijn voor het gebruik van de geleverde software.
Bij wijze van voorbeeld, bij de uitrol van een nieuwe versie van Windows op de
computers van de opdrachtgever, moet de inschrijver de goede werking
garanderen van zijn software onder deze nieuwe versie.
Alle aanvragen binnen de normale evolutie van de toepassing dienen binnen 1
week beantwoord te worden. De update moet effectief zijn binnen een termijn
van 2 weken.
78
Alle aanvragen om nieuwe functionaliteiten in te voeren waarvoor de
administrator van de toepassing een offerte dient op te stellen, worden binnen
de 2 weken beantwoord (offerte ingediend). De implementatie ervan moet
gebeuren binnen een termijn van één maand na de ontvangst van de bestelling.
De verantwoordelijke voor de ondersteuning van de toepassing komt ter plaatse
bij Empreva indien de wijzigingen/updates erg complex of talrijk zijn.
Wat betreft de installatie van de software zal de dienstenleverancier indien nodig
samenwerken met de leverancier van de infrastructuur. In dit verband wordt
meegegeven dat de inschrijver de volgende elementen zelf zal moeten voorzien.
3.4.2.1 Op afstand
De interventies van de dienstverlener kunnen vanop afstand gebeuren. De indiener
van een offerte zal aangeven op welke manier dergelijke interventies kunnen
gebeuren en welke beveiliging hij voorziet om dit type van interventies te kunnen
uitvoeren.
3.4.2.2 On site
Naast de interventies vanop afstand zal de dienstverlener ook interventies “on site”
moeten voorzien. Hij zal in zijn offerte duidelijk aangeven voor welk type
interventies hij on site moet komen samen met de interventietermijnen, de te
volgen procedures, toegangen tot systemen en lokalen, …
3.4.2.3 Monitoring
De aanbieder zal moeten instaan voor de monitoring van de eigen toepassing en
dat in termen van beschikbaarheid en performantie. Hij zal KPI’s voorstellen aan
de opdrachtgever die, zodra ze gevalideerd zijn, voorgesteld zullen worden tijdens
de beheersvergaderingen van dit contract.
3.4.2.4 Operationele procedures
De exploitant zal de operationele procedures documenteren en alle operatoren die
ingeschakeld worden, zullen deze procedures kennen. De volgende aspecten zullen
gedocumenteerd worden:
79
 procedures bij normale werking, inclusief starten en stoppen en
afhankelijkheid van andere systemen en processen
 wat te doen bij behandelen van fouten en uitzonderlijke gevallen
 support contacten in geval van problemen
 systeem restart en recovery procedures in geval van nietbeschikbaarheid.
80
3.4.3.
Vertrek-toetreding van een aangesloten dienst
Het is mogelijk dat een aangesloten dienst in de loop van het contract van
dienstverlener verandert om het gezondheidstoezicht van zijn werknemers te
garanderen. In dat geval is het noodzakelijk om in te staan voor de overdracht
van de gegevens van elk van de betrokken werknemers. Het formaat van die
overdracht zal het formaat COP-REV zijn of het standaardformaat voor transfer
tussen EDPBW dat van toepassing zal zijn op het ogenblik van de transfer
gekoppeld aan een completere export in formaat MS-Word of PDF.
In het geval van het vertrek van een aangesloten dienst, verbindt de inschrijver
zich ertoe de hierboven beschreven transfer uit te voeren voor alle werknemers
van de aangesloten dienst in kwestie, door te zorgen voor de beveiliging van de
gegevens in elke fase van de transfer.
Op dezelfde manier zal in het geval van de toetreding van een nieuwe aangesloten
dienst, de inschrijver zich ertoe verbinden de transfer uit te voeren zoals hierboven
beschreven voor alle werknemers van de betrokken aangesloten dienst door in te
staan voor de beveiliging van de gegevens in alle fases van de transfer.
De inschrijver waarborgt dat hij elke transfer zal uitvoeren binnen een termijn van
één maand na de aanvraag.
3.4.4.
Beheer van het contract
In de context van het service management zal de dienstverlener zorgen voor het
organiseren van service management meetings. Op deze meetings zal de
dienstverlener een stand van zaken geven in verband met de verschillende
openstaande issues (aanvragen tot aanpassingen, problemen, enz.). Hij zal ook
voorzien in tussentijdse rapporten en statistieken. De dienstverlener zal in zijn
offerte een overzicht geven van de standaard rapporten en statistieken die
beschikbaar zijn en de periodiciteit waarmee deze zullen worden afgeleverd. In de
praktijk
-
Een vergadering i.v.m. de follow-up van het contract zal minstens 2 keer
per jaar gehouden worden met tussenpozen van 6 maanden op initiatief
van de dienstverlener. Tijdens deze bijeenkomsten zal de dienstverlener
zijn boordtabellen presenteren met betrekking tot het contract en met
inbegrip van de uitgevoerde onderhoudswerkzaamheden van de huidige
periode, alsook van de geregistreerde aanvragen om bijkomende
functionaliteiten.
-
Tijdens deze vergaderingen wordt besloten welke taken in het volgende
semester zullen worden uitgevoerd, het betalend of niet-betalend
karakter ervan, het bedrag indien betalend en de deadline tot voltooiing.
81
3.4.5.
Beheer van veranderingen en incidenten
Zie ook punt 3.1.3.2 «Veiligheid van de gegevens tijdens de opdracht».
De inschrijver moet zijn capaciteit bewijzen om de veranderingen van
de infrastructuur te beheren, en de nodige communicatiepunten te
voorzien om een goede coördinatie te verzekeren tussen zijn technische
diensten en die van de opdrachtgever.
De inschrijver moet, met het oog op transparantie, elk belangrijk incident
signaleren aan de opdrachtgever. De waarschuwingsniveaus en de
termijnen voor communicatie zullen in onderling overleg bepaald
worden. In het geval van lekken van medische gegevens, zijn de
bepalingen van de GDPR (verordening 2016/679/EC, art. 33) van
toepassing. In dat geval zal de termijn voor het melden aan de
opdrachtgever van de elementen van het dossier die ingediend moeten
worden bij de controlerende overheid (GDPR art. 33, §3) in geen geval
de 48 uren mogen overschrijden.
82
3.5 Lijst van afkortingen
PA = Preventieadviseur
EDPBW = Externe Dienst voor Preventie en Bescherming op het Werk
GIDPBW = Gemeenschappelijke Interne Dienst voor Preventie en Bescherming
op het Werk
PAAG = Preventieadviseur-arbeidsgeneesheer
FOD: Federale Overheidsdienst, verwijst doorgaans naar een klant van
Empreva
EMD : Electronic Medical Dossier
EU : Europese Unie
RBAC : Rol Based Access Control : systeem voor toegangsbeheer dat gebruik
maakt van standaardprofielen van gebruikers
FAS : Federal Authentication Service
P&O : Personeel en Organisatie, doorgaans de dienst die instaat voor het
beheer van de human resources van de klant.
FGB : Formulier GezondheidsBeoordeling
MUOPO : methode voor de evaluatie van de belangrijke factoren voor
ongevallen (Mens, Uitrusting, Omgeving, Product, Organisatie).
CoPrev : de vereniging van externe diensten voor preventie en bescherming op
het werk, die ten grondslag ligt aan een bestandformaat voor de uitwisseling
van medische gegevens.
PREBES : vereniging zonder winstoogmerk, actief in het welzijn, de preventie
en bescherming (PREventie, BEScherming), op basis van een tool voor het
bepalen van de brandrisico’s
83
Bijlage 1: functionele componenten
Functionele componenten Kitry-EHS-MS - Functionaliteiten medische module Kitry EHS-MS_Modules HR Sante &
Medical EHS-MS
Wat
Input
Interface
Hoe
Formaat
Output
1.1. Integratie van Export van de
de administratieve gegevens in systeem
gegevens HR
HR
Lezen van
het bestand
via het
Interface
programma
Import van
gegevens in
database Kitry
EHS-MS door het
downloaden van
de bestanden in
een werktabel
Excel bestanden
(per mail of CD) via
het menu Gegevens
in “Admin” opladen.
Weergave van de
niet weerhouden
gegevens.
 Administratief
dossier
1.2. Integratie van Het model uit
het Organogram
systeem HR: FOD,
DG, diensten,
werkplaatsen,
functies, activiteiten,
enz.
Lezen van
het bestand
via het
Interface
programma
Import van
gegevens in
database Kitry
EHS-MS door het
downloaden van
de bestanden in
een werktabel
Excel bestanden
(per mail of CD) via
het menu Gegevens
in “Admin” opladen.
Weergave van de
niet weerhouden
gegevens.
Boomstructuur:
niet beperkt tot het
aantal mogelijke
niveaus. Toekennen
van pictogrammen per
niveau
Lezen van
het bestand
via het
Interfaceprogramma
Import van
gegevens in
database Kitry
EHS-MS door het
downloaden van
Excel bestanden
(per mail of CD) via
het menu Gegevens
in “Admin” opladen.
Tabellen,
documenten,
formulieren in Word
MS
Lijsten uit Access MS
omzetten in Excel MS
1. Module HR Sante
2. Medische module
2.1. Administratief dossier
Persoonsgegevens,
coördinaten en
activiteiten in de
maatschappij
Export van de
gegevens in systeem
HR
84
Wat
Opleidingen/Diploma
’s en Professionele
ervaringen
Input
Vragenlijsten door de
werknemer ingevuld.
Interface
Hoe
Formaat
de bestanden in
een werktabel
Weergave van
afgekeurde
gegevens.
Manueel
invoeren tijdens
het medisch
onderzoek
Papierversie van
gevalideerde lijsten
in Word MS
Output
Niet van toepassing
2.2 Medisch dossier
Structuur: Het is opgebouwd vanuit één hoofdscherm dat het opzoeken en de opvolging van het hele dossier waarborgt.
Bewerken: Het doorlopen van een dossier in de verschillende specifieke rubrieken wordt via tabbladen uitgevoerd.
Het gebruiken van knoppen voor overzichten en uitvoeren van handelingen.
Opbouw:
Het is opgebouwd uit 33 tabbladen
 Tabbladen gelinkt aan het medisch onderzoek
 Tabbladen niet aan een consultatie gelinkt
Toegankelijkheid:
 Klikken tab per tab.
 Klikken op de knop “Alle tabs”, in het hoofdscherm wordt het overzicht van alle tabs met pictogrammen
weergegeven.
 Dubbelklik op de gekozen tab, deze wordt automatisch geopend.
Tabbladen gelinkt
Manueel invoeren
Document MS Word
aan het medisch
tijdens het medisch
werknemer en/of
onderzoek:
onderzoek
behandelende arts
 Biometrie, Oog- Oortest, Klinisch onderzoek, Vaccins.
Tabbladen niet aan Manueel invoeren
een consultatie
tijdens het medisch
gelinkt:
onderzoek
 Gewoonten, Medicatie, Antecedenten.
De overzichten of samenvattingen
85
Wat
Input
Knop Overzicht
Uitgevoerde en
afgesloten
consultaties.
Tabblad
Samenvatting
Opmerkingen bij
uitgevoerde en
afgesloten
consultaties.
Tabblad Risico
Interface
Hoe
Formaat
Output
 Per
onderzoeksdatum,
het overzicht, de
vergelijking en de
opvolging van het
medisch dossier
Per datum, het
overzicht van de
opmerkingen bij de
uitgevoerde
onderzoeken.
 Door dubbelklik
rechtstreeks toegang
tot het onderzoek
Planning van het
gezondheidstoezich
t
Export van de
Lezen van
Import van
Excel bestanden
gegevens
het bestand
gegevens in
(per mail of CD) via
Lijst Activiteitenvia het
database Kitry
het menu Gegevens
Risico in Excel MS: op Interface
EHS-MS door het in “Admin” opladen.
basis van de
programma
downloaden van
Weergave van de
risicoanalyse en
de bestanden in
niet weerhouden
goedgekeurd door het
een werktabel
gegevens.
comité.
 Weergave van de gezondheidsrisico’s van de werknemer.
 De gezondheidsrisico’s definiëren het uit te voeren gezondheidstoezicht, de uit te voeren testen of bijkomende
onderzoeken tijdens het medisch onderzoek.
Tabblad Personeel
 Personeel
 Weergave persoonsgegevens (naam, voornaam, rijksregisternummer, geboortedatum, taal)
 Persoonlijke activiteiten
 Overzicht met begin- en einddatum van de activiteiten. Dubbelklik op pictogram = weergave boomstructuur
waarin werknemer zich bevindt
 Medische consultaties
86
Wat
Input
Interface
Hoe
Formaat
Output
 Overzicht van alle uitgevoerde en geplande medische onderzoeken, per type consultatie en per status.
Tabbladen Biometrie, Urine, Audio, Ogen, Spirometrie:
 Invoeren en registratie van biologische / vitale parameters, oog- en oortesten, longfunctiemetingen.
Tabblad Biometrie
Tabblad Ogen
Registratie van de
lengte, gewicht, BMI,
bloeddruk,
hartfrequentie
De resultaten van de
oogtest invoeren
Tabblad
Vaccinaties
Registratie van de
toegediende vaccins.
Tabblad Labo
Registratie van
resultaten van de
uitgevoerde bloeden urine analyses.
De resultaten worden
opgeladen.
Aanpassingen i.v.m.
formaat eHealth zijn
lopende
Tabblad TBC
Import van de
gegevens van VRGT/
Manueel
invoeren tijdens
de consultatie
Documenten Word MS
werknemer en/of
behandelende arts
Invoering d.m.v.
het kiezen van
de invulmodellen
van de
beschikbare
toestellen.
Manueel
invoeren tijdens
de consultatie
Documenten Word MS
werknemer en/of
behandelende arts
Lezen van
het bestand
via het
Interface
programma
(Medibridge/
MediMail)
Import van
gegevens in
database Kitry
EHS-MS door het
downloaden van
de protocollen.
Downloaden door
MediSuite/MediM
ail via het
hoofdmenu Labo.
Weergave van de
niet weerhouden
gegevens.
Lezen van
het bestand
Import van
gegevens in
Excel bestanden
(per mail of CD) in
De planning, op
basis van de
gevalideerde
vaccinatiecyclus,
aanmaken voor het
consultatietype
vaccinatie en
bloedafname na
vaccinatie.
Document en tabellen
Word MS werknemer,
werkgever en/of
behandelende arts
Lijsten uit Access MS
omzetten in Excel MS
Export van de
gegevens naar:
87
Wat
Input
Interface
Hoe
Formaat
Output
Registratie van de
resultaten van de
tuberculoseopsporin
g.
FARES in database
Kitry EHS-MS
 Gevalideerd Model
werktabel in Excel
formaat
(Empreva/VRGT/ARES
).
via het
programma
specifiek
voor
Empreva
opgemaakt.
database Kitry
EHS-MS door het
downloaden van
de bestanden in
een werktabel
database via het
menu Gegevens in
“Admin” opladen.
Weergave van de
niet weerhouden
gegevens
VRGT/FARES via
queries Access 2013
naar Excel 2013
Model tabel
Werkgever via queries
Access 2013 naar
formaat Excel 2013.
Documenten Word
MS werknemer,
werkgever en/of
behandelende arts
Tabblad klinisch
onderzoek
 Registratie huidige
klachten + 3
tabbladen in het
venster: invoeren
van ziektes,
operaties en
allergieën.
Tabblad
Gewoonten
 Registratie
rookgedrag,
alcoholgebruik en
fysieke activiteiten
Manueel invoeren
tijdens het medisch
onderzoek
Tabblad
Dosimetrie
 Registratie van de
resultaten
Ontvangst tabellen
(papierversie)
De resultaten
worden via
formaat Excel
2013 opgeladen.
Overzichten en
samenvattingen
Manueel invoeren
tijdens het medisch
onderzoek
Manueel
invoeren
88
Wat
Input
blootstellingsabel
(ioniserende stralen)
Tabblad Klachten
 Registratie van
klachten over de
werkpost.
Interface
Hoe
Formaat
Manueel
invoeren via
keuzelijst
Mogelijkheid om de
klachten aan een
dienst, in de
boomstructuur, te
linken.
Weergave in punt F.
van het formulier voor
gezondheidsbeoordeli
ng
(Word MS)
Tabblad
Werkrestricties
De adviezen van de
Manueel
arbeidsgeneesheer
invoeren tijdens
tijdens het medisch
het medisch
onderzoek t.a.v. de
onderzoek via
werkgever
keuzelijst
geformuleerd.
2.3. Planning van de afspraken en medische activiteiten
Agenda
Het beheren van de
activiteiten per
medewerker.
 Planning van de
consultaties.
 Registratie van de
activiteiten.
(vergaderingen,
werkplaatsbezoeken)
 Het aanmaken
van de
uitnodigingen
wordt via de
database
gegenereerd.
 Manueel
invoeren per
medewerker van
de activiteiten
Output
Word MS
Tabellen Word MS.
Lijsten Access MS.
Jaarlijks rapport.
Beheer van de oproepingen
Uitnodigingen per
dag per arts
Overzicht van de
werknemers voor wie
een afspraak werd
gepland
Uitnodigingen via
lijst werknemers
Via de boomstructuur,
weergave per
Door een
dubbelklik
rechtstreeks
toegang tot het
medisch dossier
Door een
dubbelklik
De consultatie wordt
afgesloten.
Jaarlijks rapport.
De consultatie wordt
afgesloten.
89
Wat
Input
Interface
werknemer van de
status van het laatste
onderzoek (Uit te
nodigen, Afspraak,
Gesloten, Lopend)
Uitnodigingen via
het openen van
het individueel
medisch dossier
2.4. Documenten, formulieren en rapporten
Documenten
 Modeldocumenten
opmaken en linken
aan database Kitry.
 Standaardtabellen in
database.
Jaarlijks rapport
Alle medische
activiteiten tot op de
gekozen afdeling in
de boomstructuur
(per FOD, per
dienst) binnen een
bepaalde periode
uitgevoerd
 Alle gesloten
consultaties
Alle uitgevoerde
testen en analyses
 Alle toegediende
vaccins.
 Alle geregistreerde
deelnames aan
werkplaatsbezoek,
vergaderingen,
studiedagen.
Via transfer
Hoe
Formaat
rechtstreeks
toegang via het
persoonlijk
dossier naar het
laatste
onderzoek
Opzoeken en
openen van het
medisch dossier
Specifieke
documenten of
formulieren
worden aan
specifieke
tabbladen
toegekend.
Het wordt via de
database
gegenereerd.
Output
Jaarlijks rapport.
De consultatie wordt
afgesloten.
Jaarlijks rapport.
In Microsoft Word,
Kunnen op het scherm
in het Nederlands en getoond, opgeslagen
het Frans
of afgedrukt worden.
Excel MS bestand.
Het verslag van de
medische
activiteiten.
90
Wat
Input
Interface
Hoe
3. Module Risicoevaluatie
Formaat
In opbouw:
Lezen van
Import van
Excel bestanden
Export van de
het bestand
gegevens in
(per mail of CD) via
gegevens
via het
database Kitry
het menu Gegevens
Lijst ActiviteitenInterface
EHS-MS door het opladen in “Admin”.
Risico in Excel MS: op programma
downloaden van
Weergave van de
basis van de
de bestanden in
niet weerhouden
risicoanalyse en
een werktabel
gegevens.
goedgekeurd door het
comité.
Opbouw:
 Tabbladen die de werkpost fiche weergeven
 Gezondheidsrisico’s
 Omschrijving van de activiteit
 Maatregelen bij moederschapsbescherming
Toegankelijkheid:
 rechtstreeks via het startscherm/openingsscherm
 via het hoofdmenu Analyses
 gebruikersprofielen: arbeidsgeneesheren en preventieadviseurs
Bewerken:
 Opgeladen risicoprofielen manueel wijzigen of een nieuw risicoprofiel invoeren
4. Interface medische toestellen - De medische toestellen waarvoor Kitry een interface opgemaakt
Test Spirometrie
(RDSM)
Test Audiometrie
(LAPERRE)
Registratie van de
resultaten van de test
Registratie van de
resultaten van de test
Software
OceanSpiro
(WinSpiro)
Van toepassing
voor toestel
Spirobank USB
Rechtstreeks
e verwerving
via port RS
232
Niet van
toepassing.
Soort toestellen
AS216, AS208,
A608e
Manueel
registeren van de
resultaten tijdens
het medisch
Output
Planning van het
gezondheidstoezich
t
heeft
De resultaten van de
test worden in
elektronisch formaat
bewaard.
Documenten MS Word
Het document van de
uitgevoerde test
wordt in het medisch
dossier (papieren
versie) bewaard.
De testresultaten
worden elektronisch
bewaard.
91
Wat
Oogtest (ESSILOR &
FIM)
Input
Interface
Software
Essiconnect
Software
Visiolite
Hoe
onderzoek in
invulbladen.
Toepasbaar
voor het toestel
Visiolite (FIM)
Manueel
registeren van de
resultaten tijdens
het medisch
onderzoek in
invulbladen per
type toestel
(beschikbaar:
Visiophy/Visiotes
t/
Visiolite)
Formaat
Output
Documenten Word MS
De testresultaten
worden elektronisch
bewaard.
Documenten Word MS
92