Maak e-mail mobiel met de juiste beveiliging voor grote

Whitepaper
Maak e-mail mobiel met
de juiste beveiliging voor
grote ondernemingen en
een geweldige
gebruikerservaring
Gegevensbescherming voor uw organisatie. Flexibiliteit voor
de IT. Naadloze productiviteit voor uw medewerkers.
Mensen moeten hun e-mail productief kunnen gebruiken, waar ze ook zijn.
De IT moet de data van de organisatie kunnen beschermen. Citrix helpt u bij allebei.
citrix.nl
Whitepaper
Beveiligde e-mail
Mobility kent een snelle groei bij grote ondernemingen. Gewoon
mobiele toegang tot e-mail is niet genoeg meer. Mensen gebruiken
hun e-mail op de meest uiteenlopende manieren en momenten. Dit
betekent dat grote ondernemingen hun data goed moeten beschermen.
De medewerkers moeten daarom de juiste tools krijgen om dit mogelijk
te maken en productiever te kunnen werken. Citrix helpt bedrijven die
e-mail mobiel willen aanbieden met de juiste beveiliging en een
geweldige gebruikerservaring. Dankzij allerlei vormen van applicatie- en
workflowintegratie kunnen mensen meer doen, op een gemakkelijkere
manier. Betrouwbaar fijnmazig toegangsbeheer, versleuteling en
containerisatie houden bedrijfsdata veilig en bieden de IT-afdeling
de flexibiliteit om toch de meest uiteenlopende gebruikssituaties
en soorten gegevens te ondersteunen.
In deze whitepaper wordt beschreven hoe e-mail op een veilige manier kan worden aangeboden op
mobiele devices met behulp van Citrix® XenMobile® Enterprise, dat als mobiele app het speciaal op grote
ondernemingen gerichte Citrix WorxMail™ voor iOS-, Android- en Windows Phone-devices gebruikt.
Hoe secure mobile email er vandaag moet uitzien
Mobiele toegang tot e-mail is een vanzelfsprekende aspect van zakelijke mobility. Helaas gebeurt het
maar al te vaak dat bedrijven dit invullen op een manier die gaten schiet in de beveiliging en die mensen
niet echt productief laat zijn. Vaak wordt de native e-mailapp van de mobiele devices gebruikt. Voor de
IT-afdeling is dat de eenvoudigste manier om medewerkers toegang te bieden tot hun e-mail. Met
behulp van Microsoft Exchange ActiveSync, dat in de meeste omgevingen toch al wordt gebruikt, kunnen
gebruikers de native e-mailapp op hun mobiele device gemakkelijk synchroniseren met het Microsoft
Outlook- of IBM Lotus Notes-systeem van de organisatie. Speciale hulp van de IT is daarvoor niet nodig.
ActiveSync kan gratis worden gebruikt. Het hoeft dan ook geen verbazing te wekken dat veel
ondernemingen voor deze route kiezen. Er zijn echter twee belangrijke problemen verbonden aan het
gebruik van native apps en ActiveSync: gebruikerservaring en beveiliging.
Minder goede gebruikerservaring schaadt de productiviteit
E-mail is meer dan berichten lezen en beantwoorden. Om echt productief te zijn moeten mensen hun
e-mail maximaal kunnen integreren in hun dagelijkse werkzaamheden, dus tijdens de samenwerking met
collega's. In dit opzicht blijft de functionaliteit van native e-mailapps sterk achter op wat mensen kennen
van Outlook en Notes, zoals het toevoegen van bijlagen aan een uitnodiging voor een vergadering,
de grafische weergave van de agenda en het maken van nieuwe e-mails met meerdere bijlagen. Zonder
dit soort functies is native e-mail maar beperkt inzetbaar. Het is zeker geen echte tool voor volwaardig
zakelijk gebruik.
citrix.nl
2
Whitepaper
Beveiligde e-mail
Gaten in de beveiliging zijn een groot risico voor de organisatie
Native e-mailapps hebben de gebruikers niet veel te bieden, en niet alleen dat, ook de IT heeft er weinig
aan. Integendeel, ze geven alleen maar problemen. Denk aan het grote aantal verschillende native apps
en de besturingssystemen (iOS en Android) die de IT moet bijhouden en beveiligen, en die steeds de
nieuwste versies en beveiligingspatches moeten krijgen. Bovendien is de IT, om de zakelijke apps goed
te kunnen beveiligen, steeds veel tijd kwijt aan het analyseren van de manier waarop native e-mailapps
omgaan met bestandsbijlagen en opslagdiensten in de cloud, zoals Dropbox. Native e-mailclients staan
vaak open voor het delen van informatie met andere applicaties en functies op het device. Dat maakt het
risico van schadelijke apps die toegang krijgen tot zakelijke contacten, e-mail en agenda-items alleen
maar groter. De meeste native clients laten gebruikers bijlagen openen en bewerken in onbeveiligde of
ronduit schadelijke mobiele applicaties. Informatie met een virus erin kan zo maar worden gekopieerd en
geplakt in een ander bestand. Vertrouwelijke informatie kan zomaar worden doorgestuurd naar een
persoonlijke e-mailaccount of naar gebruikers die die informatie helemaal niet mogen zien.
Zelfs zonder malware kunnen native e-mailapps een gevaar betekenen voor zakelijke data. E-mails,
agenda-items, contacten of bijlagen worden vaak onversleuteld opgeslagen op een mobiel device.
Als het device dan wordt gestolen of kwijtraakt, of als de medewerker het bedrijf verlaat, is al die
vertrouwelijke informatie zomaar open en bloot te bekijken. Grote ondernemingen kunnen de risico's
van native e-mailapps enigszins inperken met functies die het besturingssysteem daarvoor biedt, met
name voor devices met iOS 7. Daarmee is het dan toch mogelijk om e-mail, bijlagen, applicaties en
data te versleutelen. Als het device wordt versleuteld, blijven bepaalde gegevens echter nog steeds
erg kwetsbaar, zoals contactpersonen en agenda's, op het moment dat een device wordt gejailbreakt.
WorxMail voor veilige e-mail met een optimale gebruikerservaring
Bedrijven die zich bewust zijn van de problemen met de beveiliging van native e-mailapps zijn hun
BlackBerry's blijven gebruiken of hebben een veilige mobiele e-mailapp voor zakelijke omgevingen
geïmplementeerd, zoals de oplossing van Good Technology. Veel van deze e-mailclients, ook die van
Good, schieten tekort wanneer het gaat om gebruikerservaring en optimalisatie voor zakelijk gebruik.
WorxMail, een mobiele app voor e-mail, agenda's en contacten, combineert de goede gebruikerservaring
van native consumentenapps met de beveiligings- en productiviteitsfuncties voor grote ondernemingen.
En zo wordt voldaan aan de behoeften van de gebruikers én die van de IT. Met WorxMail hebben mobiele
gebruikers de Outlook- en Notes-functionaliteit die ze gewend zijn, met functies die specifiek zijn
toegespitst op mobiel gebruik.
Een rijke gebruikerservaring speciaal voor zakelijke productiviteit
WorxMail werkt geïntegreerd samen met meer apps en workflows dan welke andere mobiele
e-mailclient ook en laat de gebruiker altijd en overal productief werken. De manier van werken lijkt wel
op een consumentenapp. Het aantal stappen blijft beperkt en mensen kunnen naadloos omschakelen
tussen e-mail, agenda, notities en andere apps. Het dagelijks werk verloopt op deze manier een stuk
vlotter. Mensen kunnen nu:
• Gemakkelijk werken met documenten en bijlagen: WorxMail-integratie met Citrix ShareFile®,
een veilige zakelijke oplossing voor het synchroniseren en delen van bestanden, maakt het gemakkelijk
voor gebruikers van een mobiel device om documenten als bijlage toe te voegen aan een e-mail en
om bijlagen op te slaan. Mensen kunnen heel eenvoudig grote bestanden delen en met meerdere
bestanden werken. De restricties qua bestandsgrootte zoals andere e-mailclients die hebben, bestaan
hier niet. En toch is het nooit nodig om het volledige bestand te downloaden op het mobiele device.
Documenten op gedeelde netwerkstations of in Microsoft SharePoint zijn net zo eenvoudig
te benaderen en te delen als andere bestanden.
citrix.nl
3
Whitepaper
Beveiligde e-mail
WorxMail + WorxNotes
WorxMail + ShareFile
Our apps work together
Our apps work together
Create Note or
Add to Existing Note
Tag
Attach from ShareFile
Attach existing Photo
Take a Photo
Delete
• Documenten bewerken op mobiele devices: ShareFile maakt het mogelijk om data op een mobiel
device te bekijken, te bewerken en te delen in een veilige container. Met de geïntegreerde editor
kunnen wijzigingen worden bijgehouden en opmerkingen worden toegevoegd zonder de
e-mailomgeving te verlaten.
• Uitnodigingen voor een vergadering met bijlagen doorsturen: deze erg handige functie ontbreekt
in de meeste mobiele e-mailapps. In WorxMail is het een fluitje van een cent.
• De agenda bekijken in grafische vorm: WorxMail stroomlijnt het plannen van vergaderingen. Mensen
kunnen grafisch zien wanneer collega's al dan niet vrij zijn, dankzij de integratie met Citrix WorxWeb™,
de veilige mobiele browser die deel uitmaakt van het platform.
• Notities maken en snel toevoegen aan een e-mail: Citrix WorxNotes™ is een veilige applicatie
voor het maken van notities in een zakelijke omgeving en deze applicatie integreert met WorxMail.
Gebruikers kunnen, geheel veilig, notities maken en deze vervolgens synchroniseren en delen
met specifieke gebruikersgroepen en de notities in één klik distribueren via WorxMail.
WorxMail + ShareFile
WorxMail + GoToMeet
Our apps work together
Our apps work together
ShareFile
e
1
Tag
Join Meeting
Dail In
Running late
https://citrixdesign.sharefile.com/f/foa
73b89-ad89-4bee-b24e-70586cbdc82cv
Attach from ShareFile
Attach existing Photo
Take a Photo
Delete
• Snel e-mail sorteren: gebruikers kunnen heel gemakkelijk hun e-mail sorteren en een voorbeeld
bekijken van hun ongelezen berichten. Die berichten kunnen gemakkelijk worden verplaatst,
gemarkeerd als gelezen of gevlagd. De belangrijkste zaken zijn dus altijd meteen duidelijk.
• Meer doen in één handeling: medewerkers die altijd onderweg zijn, kunnen gemakkelijk laten
weten dat ze wat later komen, deelnemen aan online-vergaderingen en audioconferenties,
notulen doorsturen naar de deelnemers, en meer, in één handeling.
citrix.nl
4
Whitepaper
Beveiligde e-mail
WorxMail + GoToMeeting™
Our apps work together
Running late: Meet...
1(877) 309-2073,,,993899197,,,1
Join Meeting
Dail In
Running late
https://citrixdesign.sharefile.com/f/foa
73b89-ad89-4bee-b24e-70586cbdc82cv
I am running late for this meeting
Vergelijking XenMobile en native e-mail
Kenmerken
Apple iOS
Android
Citrix
E-mail verzenden, ontvangen, beantwoorden, allen beantwoorden,
doorsturen
•
•
•
Concepten opstellen, bewerken, verwijderen (incl. synchronisatie
met server)
•
•
•
E-mail vlaggen
•
•
•
Markeren als ongelezen
•
•
•
Mapondersteuning (alle mappen op server weergeven)
•
•
•
Berichten in thread of chronologisch weergegeven
•
•
•
E-mail zoeken
•
•
•
Uitnodigingen voor vergaderingen accepteren, markeren als
voorlopig, afwijzen
•
•
•
Veilige geïntegreerde weergave van bijlagen
•
•
•
Nieuwe e-mail maken met meerdere bijlagen
•
E-mail beantwoorden of doorsturen en bijlage(n) toevoegen
•
Multiplatform secure containerized native e-mailclient
•
•
Tekst met opmaak bewerken
•
•
•
Meldingen voor e-mail met onderwerp/voorbeeld op vergrendeld
scherm (alle platforms)
•
•
•
E-mail pushen (alle platforms)
•
•
Gedetailleerde agendaherinneringen op vergrendeld scherm
•
•
•
In-/extern afwezigheidsbericht instellen
•
In één handeling deelnemen aan een online-vergadering
•
In één handeling deelnemen aan een audioconferentie
•
Gedetailleerde contactgegevens (GAL zoeken)
•
Agenda met weekweergave
•
•
•
Online-vergadering/audioconferentie plannen in nieuwe uitnodiging
voor vergadering
•
Bijlage(n) toevoegen aan uitnodiging voor nieuwe vergadering
•
Uitnodiging voor vergadering doorsturen naar andere mensen
met bijlage(n)
•
citrix.nl
5
Whitepaper
Beveiligde e-mail
In één handeling een e-mail verzenden dat je wat later komt
•
In één handeling een antwoord naar de organisator van de
vergadering sturen met bijlage(n) erbij
•
In één handeling een antwoord naar alle uitgenodigde personen
sturen met bijlage(n) erbij
•
Foto toevoegen of maken in nieuw, beantwoord of doorgestuurd
e-mailbericht
•
•
•
Beveiliging voor grote ondernemingen
WorxMail houdt de gegevens van de organisatie veilig, dankzij beveiligingsfuncties als containerisatie,
veilige toegang en versleuteling voor e-mail, bijlagen en contacten.
• Containerisatie: geïntegreerde MDX-appcontainertechnologie houdt alle e-mail en bijlagen
gescheiden van persoonlijke data op het mobiele device, met beveiligingsfuncties als passwordverificatie, veilig blokkeren en wissen, en policy's voor wat er mag gebeuren tussen apps onderling.
Werkgerelateerde applicaties en gegevens zijn niet beschikbaar voor persoonlijke applicaties. Door
zakelijke applicaties en gegevens gescheiden te houden maakt WorxMail het ook gemakkelijker om
zakelijke applicaties en gegevens selectief te wissen wanneer de gebruiker een andere functie krijgt,
de organisatie verlaat of het device kwijtraakt.
• Versleuteling: data worden beveiligd met 256-bits AES-versleuteling. Bestanden worden via ShareFile
verzonden via een veilige SSL/TLS-verbinding.
• Fijnmazig toegangsbeheer: de IT kan policy's voor de hele onderneming en voor de afzonderlijke
rollen definiëren om het openen, doorsturen, bewerken en opslaan van bestanden in te perken. Zo kan
precies worden bepaald welke gebruiker wat mag doen. Verder kan de IT voor verschillende soorten
gebruikers verschillende e-mailoplossingen implementeren, afhankelijk van het risicoprofiel van die
gebruikers. Gebruikers die content creëren, administratief personeel en andere mensen met een laag
risicoprofiel kunnen via WorxMail toch Exchange-toegang krijgen vanuit een native e-mailclient. Voor
directie en bestuur en andere mensen met toegang tot gevoelige data heeft WorxMail uitgebreidere
beveiligingsfuncties onder meer met de mogelijkheid om policy's te creëren én af te dwingen.
Veilige e-mail in een veilig netwerk
WorxMail en Citrix NetScaler®, een oplossing die maximale performance en maximale beschikbaarheid
mogelijk maakt voor alle applicaties en data, staan in voor een betere beveiliging van alle documenten
die mobiele gebruikers nodig hebben. NetScaler ondersteunt meer dan 65.000 devices en zorgt voor een
betere beveiliging van de onderneming, met onder meer bescherming tegen Denial-of-Service-aanvallen,
SSL-offloading, applicatiespecifieke micro-VPN's en authenticatie van gebruikers aan de rand van
het netwerk.
Besluit
Mobiele e-mail is een centraal element van een productieve organisatie. Hiervoor is dan ook een
oplossing nodig die rekening houdt met de behoeften van zowel de gebruikers als de IT. Citrix WorxMail,
dat deel uitmaakt van Citrix XenMobile Enterprise, is een mobiele app die mensen productief maakt met
zakelijk georiënteerde functies en workflowintegraties die veel verder gaan dan wat native apps bieden.
Voor de IT biedt WorxMail hoogwaardige beveiliging door middel van containerisatie, versleuteling en
fijnmazig toegangsbeheer, evenals functionaliteit voor het veilig synchroniseren en delen van bestanden
via Citrix ShareFile, als alternatief voor de ongecontroleerde filesharing voor consumentengebruik. Citrix
NetScaler zorgt voor extra beveiliging voor organisaties die op zoek zijn naar de hoogste beveiliging en
tegelijk willen instaan voor optimale performance en beschikbaarheid. WorxMail combineert de goede
beveiliging die de IT wil met de goede gebruikerservaring die de medewerkers willen. Daarmee biedt
WorxMail productief e-mailgebruik overal waar mensen aan het werk zijn.
citrix.nl
6
Whitepaper
Beveiligde e-mail
Hoofdkantoor
Fort Lauderdale, FL, Verenigde Staten
India Development Center
Bangalore, India
Hoofdkantoor Latijns-Amerika
Coral Gables, FL, Verenigde Staten
Hoofdkantoor Silicon Valley
Santa Clara, CA, Verenigde Staten
Hoofdkantoor Online Division
Santa Barbara, CA, Verenigde Staten
UK Development Center
Chalfont, Verenigd Koninkrijk
Hoofdkantoor EMEA
Schaffhausen, Zwitserland
Hoofdkantoor Pacifisch gebied
Hongkong, China
Over Citrix
Citrix (NASDAQ:CTXS) geeft de toon aan in softwaregedefinieerde werkplekken op basis van geavanceerde virtualisatie-, mobility-,
netwerk- en SaaS-oplossingen, die nieuwe manieren creëren om organisaties en mensen beter te laten werken. Citrix-oplossingen maken
zakelijke mobility mogelijk in de vorm van beveiligde, mobiele werkplekken die mensen directe toegang bieden tot apps, desktops, data
en communicatievoorzieningen op elk device, over elk netwerk en in elke cloud. Citrix boekte in 2014 een jaaromzet van 3,14 miljard dollar.
Citrix-oplossingen worden gebruikt in meer dan 330.000 organisaties en door meer dan 100 miljoen mensen wereldwijd. Lees meer op
www.citrix.nl
Copyright © 2015 Citrix Systems, Inc. Alle rechten voorbehouden. Citrix, GoToMeeting, XenMobile, WorxMail, ShareFile, WorxWeb,
WorxNotes en NetScaler zijn handelsmerken van Citrix Systems, Inc. en/of een van meer van zijn dochterondernemingen. Ze kunnen
geregistreerd zijn in de Verenigde Staten en in andere landen. Andere product- en bedrijfsnamen die hierin worden genoemd, kunnen
handelsmerken zijn van hun respectievelijke bedrijven.
0415/PDF
citrix.nl
7