Profielschets coördinatiegroep

Profielen leden coördinatiegroep WVT
concept april 2017
PROFIELSCHETSEN LEDEN
COORDINATIEGROEP WVT
Inhoudsopgave:
1. Organisatie van de coördinatiegroep
1
2. Samenstelling coördinatiegroep
2
3. Profiel algemeen profiel lid coördinatiegroep
3
4. Profiel voorzitter
3
5. Profiel secretaris
4
6. Profiel penningmeester
4
0
Profielen leden coördinatiegroep WVT
concept april 2017
Coördinatiegroep Vereniging Voor Samenlevingsopbouw WVT
1. Organisatie van de coördinatiegroep
De coördinatiegroep heeft bij voorkeur 5 tot 7 leden, met een minimum van 3 en
een maximum van 9 leden.
De leden worden benoemd en ontslagen door de Algemene Leden
Vergadering en lid zijn van de vereniging.
Benoeming van de leden van de coördinatiegroep geschiedt op voordracht
van tenminste 10 leden en / of op voordracht van de coördinatiegroep.
Er is een rooster van aftreden.
De coördinatiegroep vergadert minimaal acht maal per jaar.
De coördinatiegroep voert activiteiten uit, al dan niet in samenwerking met
derden, daarbij ondersteund door vrijwilligers van de vereniging.
De leden van de coördinatiegroep voldoen aan een algemeen profiel.
Binnen de coördinatiegroep zijn specifieke rollen nodig. Deze rollen worden
vervuld door leden van de coördinatiegroep dan wel zijn binnen de vereniging
adequaat georganiseerd. Aan deze rollen (voorzitter, secretaris,
penningmeester) zijn specifieke eisen gesteld en in een profiel beschreven. Dat
betekent dat, bij organisatie buiten de coördinatiegroep, de uitvoerder aan het
profiel moet voldoen.
De voorzitter van de coördinatiegroep wordt gekozen uit het midden van de
zittende coördinatiegroep.
Minimaal gevraagde tijdsinzet van coördinatiegroep leden:

Minimaal acht vergaderingen per jaar (ongeveer 3,5 uur per vergadering)

Bijwonen algemene ledenvergadering

Bijwonen medewerkers avond


Bezoeken / bijdrage leveren aan activiteiten of bijeenkomsten
Incidenteel kan extra tijd worden gevraagd
Voordelen van lid coördinatiegroep WVT:
• Mogelijkheid mee te denken over en bij te dragen aan het welzijn van de
inwoners van de gemeente.
• Krijgt een boeiende kijk in de keuken van het welzijnswerk van WVT
Een lid van de coördinatiegroep beschikt over een recente VOG
Het coördinatiegroep lidmaatschap van WVT is een onbezoldigde functie
1
Profielen leden coördinatiegroep WVT
concept april 2017
2. Samenstelling coördinatiegroep
De coördinatiegroep bestaat uit een voorzitter en leden. De coördinatiegroep
wordt zodanig samengesteld dat de leden samen beschikken over de vereiste
kennis en kunde om het doel van de vereniging te kunnen realiseren.
Hierbij gaat het specifiek om secretariële en financiële deskundigheid. Deze
rollen zijn, naast die van de voorzitter, specifiek omschreven vanwege het belang
voor de organisatie van de vereniging. Deze rollen moeten vervuld worden. Dit
kan door een deskundig coördinatiegroep lid dan wel door het binnen de
vereniging door een deskundige te laten vervullen met terugkoppeling naar de
coördinatiegroep.
Naast voornoemde rollen is er in de coördinatiegroep bij voorkeur kennis op het
gebied van bouwkunde, welzijnssector, gemeentelijke instanties, communicatie /
PR / marketing, personele aangelegenheden aanwezig.
2. Algemeen profiel lid coördinatiegroep
De leden van de coördinatiegroep zijn voldoende beschikbaar om hun taken uit
te voeren.
Coördinatiegroep leden zorgen voor een breed draagvlak van de vereniging.
De coördinatiegroep draagt de verantwoordelijkheid belangenverstrengeling
naar de vereniging en naar derden te voorkomen.
Taken:

Voorstellen doen en beleidsontwikkelingen bewaken en bijsturen

Optreden als vertegenwoordiging van de coördinatiegroep in commissies of

bijeenkomsten buiten de vereniging
Periodiek overleg met werkgroepen
Functie-eisen

Kennis van, affiniteit met en een daadwerkelijke betrokkenheid bij de
vereniging

Integriteit, verantwoordelijkheidsgevoel en een onafhankelijke opstelling

Flexibele en dienstverlenende opstelling

Organisatievermogen

een zakelijke instelling gecombineerd met het bewaken van de doelstelling

van de vereniging
Bestuurlijke ervaring hebben of willen opbouwen
Vaardigheden

Vermogen om in teamverband te werken

Het vermogen om zich een oordeel te vormen over de activiteiten, de
plannen en de projecten van de vereniging

Kritische blik en in staat een positieve oplossingsgerichte bijdrage te leveren
aan het beleid van de vereniging
2
Profielen leden coördinatiegroep WVT
concept april 2017

Goede sociale eigenschappen, goede omgang met vrijwilligers en

werknemers
Goede mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
En coördinatiegroep lid voldoet aan bovenstaand profiel. Daarnaast kunnen de
hieronder genoemde kwaliteiten een belangrijke meerwaarde hebben
• Specifieke bestuurlijke taken op het gebied van personeel, PR & publiciteit en
gebouwbeheer
• Bestuurlijke ervaring
• Hoge betrokkenheid bij wat er gebeurd in de vereniging
• Betrokkenheid en interesse bij wat er gebeurd in de gemeente
• Contacten met relevante personen binnen het welzijnswerk / gemeentelijke
instanties
4. Profiel Voorzitter
Voor deze functie zijn, naast het algemene profiel, de volgende aanvullende
selectiecriteria vastgesteld:
Taken:

Coördinatiegroep vergaderingen inhoudelijk voorbereiden

Externe contacten onderhouden en daarin activiteiten van de organisatie
verantwoorden

De organisatie vertegenwoordigen

Op de hoogte blijven van maatschappelijke ontwikkelingen en
ontwikkelingen op het gebied van accommodatie beheer, beleid en
bestuur, de coördinatiegroep hiervan op de hoogte stellen

Zich laten adviseren door deskundigen over bijvoorbeeld het gemeentelijk
beleid
Functie-eisen

affiniteit met het hebben van een bestuurlijke functie in de welzijnssector

Bestuurlijke ervaring

Natuurlijk gezag, leidinggevende capaciteiten

Heeft een collegiale, bindende en structurerende stijl van leidinggeven

Inzicht in sociaal-maatschappelijke en culturele vraagstukken

Kennis van en affiniteit met de vereniging
Vaardigheden

Goede mondelingen en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid; Kunnen
spreken in het openbaar

Heeft het vermogen om een groep bestuurders te stimuleren tot een
werkcultuur op basis van teamwerk

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Heeft het vermogen om in complexe situaties, met tegengestelde
meningen, op basis van consensus besluitvorming te bewerkstelligen

Is een goede onderhandelaar en vaardig in het hanteren van conflicten
3
Profielen leden coördinatiegroep WVT
concept april 2017
5. Profiel Secretaris
De secretaris is het geheugen van de vereniging. De secretaris draagt zorg voor
een goed informatiesysteem waarin het makkelijk zoeken is naar documenten,
verslagen en contacten.
Taken

Optreden als informatiepunt voor bestuur en buitenstaanders

Zorgen dat post op tijd beantwoordt wordt

Beoordelen of ontvangen stukken onder de aandacht van de
coördinatiegroep moeten worden gebracht

Zorgen dat coördinatiegroep leden en betrokkenen op tijd beschikken over
relevante informatie

Relevante informatie verzamelen, ordenen en beheren in een toegankelijk
archief

Samen met de voorzitter en de directeur de agenda beheren

Verslaglegging van de vergaderingen

Vergaderstukken, verslagen en agenda naar bestuursleden sturen

Overige correspondentie verrichten

Samen met de voorzitter, de directeur en de financiële deskundige de

jaarstukken opstellen
De inschrijving bij de Kamer van Koophandel bewaken
Specifieke functie eisen


Kennis van geautomatiseerde systemen
Aanleg voor en affiniteit met administratieve processen
Specifieke vaardigheden

Goede mondelingen en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid

Kunnen spreken in het openbaar

accuratesse
6. Profiel penningmeester
De penningmeester bereidt de beslissing die over het geld gemaakt worden
voor. Hij-zij vertaalt het inhoudelijk beleid naar een financieel overzicht. De
penningmeester moet over een goed financieel inzicht beschikken. Hij-zij kan de
boekhouding aan anderen uitbesteden waarbij het van belang is dat hij of zij
voldoende inzicht heeft om het werk van een boekhouder op kwaliteit te
kunnen beoordelen.
Taken:

Een begroting opstellen

Een financieel jaarverslag opstellen

Een financiële planning voor meerdere jaren opstellen

Financiële gegevens controleren en beoordelen

De coördinatiegroep en belanghebbenden informeren over de financiële
stand van zaken
Specifieke functie eisen
4
Profielen leden coördinatiegroep WVT

Organisatievermogen


Kennis van financieel verkeer en boekhouding
Bekend met het toepassen van geautomatiseerde systemen
concept april 2017
Vaardigheden van een penningmeester bestaan uit:


Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
Onderhandelingsvaardigheden
5