Aanmaken NVGA diskette Anva5

Aanmaken NVGA afrekening
ANVA5
Windows
Inhoudsopgave
1
2
Inleiding .......................................................................................................................................................... 3
NVGA afrekening ........................................................................................................................................... 3
2.1
NVGA instructie aanlevering .................................................................................................................. 3
2.2
RECORDINDELING ............................................................................................................................. 4
2.3
Toelichting recordindeling ...................................................................................................................... 6
3
NVGA afrekening in ANVA5 ........................................................................................................................ 8
3.1
Afrekenmethoden .................................................................................................................................... 8
3.2
Menukeuzen ............................................................................................................................................ 8
3.3
Opgeven parameters voor aanmaken diskette ....................................................................................... 10
4
Opgeven vertaaltabel..................................................................................................................................... 13
5
Schadereserve................................................................................................................................................ 15
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
2 van 15
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
1
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
3 van 15
Inleiding
Periodiek moet de afrekening van de volmacht aangeleverd worden aan de maatschappijen. NVGA heeft
hiervoor in overleg met de maatschappijen de NVGA-afrekening ontwikkeld. In dit document staat hoe de
NVGA afrekening vervaardigd moet worden vanuit ANVA5.
Dit document is gebaseerd op ANVA5 voor Windows. De werking voor ANVA5 karakterversie is identiek,
alleen wijkt de lay-out van de schermen af.
2
NVGA afrekening
NVGA heeft een recordindeling samengesteld waaraan de aangeleverde data moet voldoen. De periodiciteit van
aanlevering bepaalt een gevolmachtigde zelf met zijn maatschappij(s).
2.1
NVGA instructie aanlevering
Boekingsinformatie
Elke diskette begint met een algemeen record als voorlooprecord. Vervolgens wordt per
maatschappij eerst het partij identificatierecord geschreven gevolgd door alle records
PRL, MUT, SCB, SCR van de betreffende maatschappij. De gegevens van de
maatschappij worden afgesloten met het PIE-record met de totalen. Deze indeling kan
Over meerdere diskettes plaats vinden. Zodra alle maatschappijen zijn afgehandeld
Wordt als laatste het sluitrecord weggeschreven met de totaal generaal van de volledige run.
Welke gegevens dienen te worden gerapporteerd
Prolongatie (PRL) en Mutatie (MUT) records worden aangeleverd op subbranche totalen (zie toelichting),
terwijl Schadebetaling (SCB) en Schadereservering (SCR) records per schadenummer aangeleverd dienen te
worden.
De gevolmachtigden leveren de gegevens aan met eigen subbranche code, zodat vertaling naar de subbranche
code van de maatschappij bij de maatschappijen plaatsvinden. Het is voor maatschappijen raadzaam de
subbranche codelijsten bij de gevolmachtigden tijdig op te vragen, waarbij voor gecombineerde subbranche
code, bijvoorbeeld WA+casco, de instructie van toelichting 1 en 2 gevolgd dient te worden.
Dit geldt eveneens voor de door de gevolmachtigden te hanteren nummers voor maatschappijen en pools.
In ANVA5 is het ook mogelijk aan te leveren met de branchecodes van de maatschappij. In dat geval moet in
AN VA5 door de gevolmachtigde een tabel worden gevuld met zijn eigen branche/dekking en de bijbehorende
code van de maatschappij.
Welke methode bij welke maatschappij hoort kunt u opvragen bij uw maatschappij of raadplegen op
www.volmachtbeheer.nl bij de keuze NVGA.
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
2.2
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
4 van 15
RECORDINDELING
De gegevens worden aangeleverd op diskette. In overleg met de maatschappij behoort e-mail ook tot de
mogelijkheden.
De aangemaakte afrekening vanuit ANVA5 bevat records die binairy sequential zijn opgebouwd.
Algemeen record
Record-id
Datum vanaf
Datum t/m
Volmacht/Agentennummer
Naam afzender
Telefoonnummer afzender
Diskettenummer
Laatste diskette
Partij identificerend record
Record-id
Maatschappijnummer
Prolongatie record
Record-id
Subbranchecode volmacht
Provisiebedrag
Teken provisie
Tekencommissiebedrag
Teken tekencommissie
Geboekt premiebedrag
Teken geboekt premiebedrag
Mutaties record
Record-id
Subbranchecode volmacht
Provisiebedrag
Teken provisie
Tekencommissiebedrag
Teken tekencommissie
Geboekt premiebedrag
Teken geboekt premiebedrag
Schadebetaling record
Record-id
Subbranchecode volmacht
Schadedatum
Schadenummer volmacht
Schadenummer maatschappij
Polisnummer volmacht
Schadebedrag
Teken schadebedrag
Verhaald schadebedrag
Teken verhaald
Schadereserveringen
Record-id
Subbranchecode volmacht
Alfanumeriek 3 (waarde “ALG”)
Numeriek 8 (JJJJMMDD)
Numeriek 8 (JJJJMMDD)
Alfanumeriek 17
Alfanumeriek 35
Alfanumeriek 25
Numeriek 15
Alfanumeriek 1 (waarde “ “)
Alfanumeriek 3 (waarde “PID”)
Alfanumeriek 17
Alfanumeriek 3 (waarde “PRL”)
Alfanumeriek 10
Numeriek 14 (2 decimalen)
Numeriek 1 (0=positief 1=negatief bedrag)
Numeriek 14 (2 decimalen)
Numeriek 1 (0=positief 1=negatief bedrag)
Numeriek 14 (2 decimalen)
Numeriek 1 (0=positief 1=negatief bedrag)
Alfanumeriek 3 (waarde “MUT”)
Alfanumeriek 10
Numeriek 14 (2 decimalen)
Numeriek 1 (0=positief 1=negatief bedrag)
Numeriek 14 (2 decimalen)
Numeriek 1 (0=positief 1=negatief bedrag)
Numeriek 14 (2 decimalen)
Numeriek 1 (0=positief 1=negatief bedrag)
Alfanumeriek 3 (waarde “SCB”)
Alfanumeriek 10
Numeriek 8 (JJJJMMDD)
Alfanumeriek 35
Alfanumeriek 35
Alfanumeriek 20
Numeriek 14 (2 decimalen)
Numeriek 1 (0=positief 1=negatief bedrag)
Numeriek 14 (2 decimalen)
Numeriek 1 (0=positief 1=negatief bedrag)
Alfanumeriek 3 (waarde “SCR”)
Alfanumeriek 10
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
5 van 15
Schadedatum
Schadenummer volmacht
Schadenummer maatschappij
Polisnummer volmacht
Reservebedrag
Teken reservebedrag
Sluitrecord per maatschappij
Record-id
Aantal prolongatieboekingen
Aantal mutatieboekingen
Aantal schadeboekingen
Aantal schadereserveboekingen
Afsluitrecord maatschappij totalen
Record-id
Aantal prolongatieboekingen
Aantal mutatieboekingen
Aantal schadeboekingen
Aantal schadereserveboekingen
Numeriek 8 (JJJJMMDD)
Alfanumeriek 35
Alfanumeriek 35
Alfanumeriek 20
Numeriek 14 (2 decimalen)
Numeriek 1 (0=positief 1=negatief bedrag)
Alfanumeriek 3 (waarde “PIE”)
Numeriek 15
Numeriek 15
Numeriek 15
Numeriek 15
Alfanumeriek 3 (waarde “END”)
Numeriek 15
Numeriek 15
Numeriek 15
Numeriek 15
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
2.3
1.
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
6 van 15
Toelichting recordindeling
De subbranche kan worden gezien als een combinatie van product en dekking. Dit houdt in dat bij een
motorrijtuigenverzekering met een WA en cascodekking twee subbranche-regels worden aangeleverd. Als
bij deze verzekering ook een rechtsbijstanddekking is opgenomen, dan worden drie subbranche-regels
opgenomen.
Wanneer systemen slechts één subbranche code hebben voor een WA+cascodekking en de premie is wel
opgesplitst in een premie 1 voor WA en premie 2 voor casco, dan de subbranchecode aanvullen met 1 voor
WA en 2.
Voorbeeld 1:
een WA+casco personenautoverzekering heeft als subbranchecode 126 en de premie 1 is WA en premie 2
casco, dan aanleveren:
1261 voor de WA boeking personenauto en 1262 voor de casco boeking personenauto.
Voorbeeld 2:
Een WA+casco werkmaterieelverzekering heeft subbranchecode 602 en premie 1 is WA en premie 2 casco,
dan aanleveren:
6021 voor de WA boeking werkmaterieel en 6022 voor de casco boeking werkmaterieel.
2.
De subbranche codering is maatschappij afhankelijk. Hierin komt de voor de maatschappij noodzakelijke
detaillering tot uitdrukking, d.w.z. als een splitsing aangebracht moet worden tussen particuliere- en
bedrijfsvoertuigen, dan kan dit middels de maatschappij branchecodering gerealiseerd worden. Dit houdt in
dat de systemen van de maatschappijen gebruik moeten maken van een conversietabel om de subbranche
codering van de volmachten te vertalen. De volmachten kunnen hun eigen branche codering hanteren, het is
echter van belang dat zij hierbij het juiste niveau (productdekking) aanhouden. Wanneer de volmacht
vertaald, moet de splitsing naar subbranche plaatsvinden in hun pakket.
3.
Als gevolmachtigden gebruik maken van pooling, dan worden de cijfers per pool apart aangeleverd en
komen in de bedragen alleen het aandeel van de maatschappij tot uitdrukking. Dus los van de normale
100% tekening. Dit geldt voor alle boekingen, zoals polismutatie-, prolongatie-, schade- en
schadereservebedragen.
De meeste gevolmachtigden geven de pools een apart maatschappij nummer, waar de vaste poolverdeling
achter hangt van de risicodragers. Geadviseerd wordt achter het maatschappijnummer dan dit poolnummer
op te nemen, zie onderstaand voorbeeld.
Voorbeeld 3:
De pool heeft maatschappijnummer: 390 en de deelnemende maatschappijen zijn:
AAA
maatschappijnummer 310 40 %
BBB
maatschappijnummer 320 30 %
CCC
maatschappijnummer 330 30 %
Aanlevering aan maatschappij AAA (mij 310) van het aandeel in de pool 390 vindt plaats door het
maatschappijnummer 310390 te vermelden. Aandeel van maatschappij BBB (320) wordt 320390 en
maatschappij CCC 330390.
4.
Het geboekt premiebedrag is het brutopremiebedrag verminderd/vermeerderd met bonus/malus, noclaim
of ander premiegerelateerde kortingen/toeslagen.
5.
De schadebetalingen en schadereserveringen moeten op schadenummer volmacht (dus post voor post)
en subbranche aangeleverd worden. De WA - en cascoboekingen dienen herkenbaar te zijn aan de vermelde
subbranche code. Per schadenummer kunnen dus meerdere boekingen ontstaan.
Overige schadekosten, zoals bijvoorbeeld expertisekosten of VHD-kosten, dienen geboekt te worden op de
juiste subbranche code. Heeft de geboekte schadekosten betrekking op de WA dekking, dan dienen die ook
op de WA-subbranchecode geboekt te worden.
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
7 van 15
Voorbeeld 4:
Op een schadenummer volmacht (met subbranche WA+casco personenauto code 126) wordt een WA en
een cascobetaling verricht. De WA schadeboekingsregel krijgt als subbranche code mee 1261 en casco
subbranche code 1262.
De WA expertise kosten moeten geboekt worden in dit voorbeeld met subbranche code 1261, terwijl casco
expertisekosten geboekt worden op 1262.
Bovendien is het schadenummer maatschappij opgenomen om de bij de maatschappij in behandeling
zijnde dossiers beter te kunnen volgen. Wellicht kunnen maatschappijen in de toekomst de bij hen in
behandeling zijnde schadedossiers eveneens elektronisch op dezelfde wijze aanleveren aan de
gevolmachtigden ter controle.
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
3
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
8 van 15
NVGA afrekening in ANVA5
ANVA5 registreert per maatschappij (zowel 100% als onderdeel van de pool) de data die nodig is voor het
aanmaken van de diskette. Zorg bij het aanmaken van de diskette ervoor dat de financiële verwerking is
uitgevoerd zodat ook de meest actuele gegevens beschikbaar zijn voor het vervaardigen van de afrekening.
De afrekening kan meerdere keren worden vervaardigd aangezien de gegevens die gebruikt worden voor de
afrekening na gebruik niet verloren gaan.
3.1
Afrekenmethoden
In Anva5 zijn er twee afrekenmethoden, namelijk:
- Afrekening waarbij de eigen branche/dekking wordt gehanteerd.
- Afrekening waarbij de branche/dekking gehanteerd wordt van de maatschappij. Dit dat geval moet de
gevolmachtigde zijn code vertalen naar de code van de maatschappij.
Bij het aanmaken van het afrekenbestand wordt automatisch gesplitst in 100% maatschappij en deelname in
pool. Dit geldt alleen voor gevolmachtigden die gebruik maken hetzelfde maatschappijnummer voro zowel
100% als voor de pool(s). Bij de aanmaak van het NVGA bestand wordt zelfs per pool een apart bestand
aangemaakt, wanneer hetzelfde maatschappijnummer in meerdere pools wordt gebruikt.
3.2
Menukeuzen
De keuze aanmaken NVGA afrekening is achtereenvolgens te bereiken via de menukeuzen:
- Diversen ->
- Bestanden voor externen ->
- Aanleveren volmachtgegevens naar maatschappij ->
- NVGA-methode of NVGA-methode met vertaaltabel
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
9 van 15
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
3.3
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
10 van 15
Opgeven parameters voor aanmaken diskette
Wanneer gekozen is voor NVGA-methode wordt diskette/e-mail aangemaakt met de branche/dekkings-code van
de gevolmachtigde. Dit betekent dat de maatschappij zelf de vertaling uitvoert naar zijn eigen branchecode.
Belangrijk hierbij is dus dat als een gevolmachtigde een nieuwe branche e/o dekking aanmaakt, hij deze
doorgeeft aan de maatschappij.
Wanneer aangeleverd wordt volgens de menukeuze NVGA-methode met vertaaltabel dan wordt de vertaaltabel
gebruikt die is opgegeven bij de desbetreffende maatschappij. Het invullen van de tabel staat beschreven in
hoofdstuk 4.
Om de afrekening aan te maken moeten een aantal parameters worden ingevuld (zie ook schermafdruk).
Maatschappij
De gegevens worden aangeleverd van de maatschappijen waarop daadwerkelijk geboekt is. Dit betekent dat
alleen de maatschappijen met maatschappijsoort 2 (volmacht) worden aangeleverd. De poolmaatschappijen
(soort 3) en de verdeelmaatschappijen (soort 4 of 5) zelf worden niet aangeleverd. Wel de maatschappijen die
tekenen in de pool of verdeling.
Bijvoorbeeld de poolverdeling P200 is verdeeld over 50% A200 en 50% B200. Tevens komen polissen voor die
op maatschappij A200 (100%) lopen. Wanneer nu de afrekening voor A200 wordt vervaardigd wordt zowel het
poolpercentage 50% als de 100% aangeleverd. De gegevens zijn wel gescheiden in het bestand. Het is niet
mogelijk een afrekening aan te maken voor P200. Immers P200 is niets anders dan een verzamelnummer waarop
daadwerkelijke maatschappijen worden geregistreerd.
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
11 van 15
Wanneer een maatschappij meerdere volmachtcodes heeft, kunnen bij opgave maatschappij deze meerdere codes
tegelijk worden geselecteerd. Hierdoor hoeft voor deze maatschappij dus maar 1 afrekening aangemaakt worden
in plaats van een afrekening per code. Dit laatste geldt natuurlijk alleen wanneer de maatschappij hier ook mee
instemt.
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
12 van 15
Datum
De datum is de boekdatum voor:
- prolongatie
- eenmalige boekingen
- schade
De datum bij schadereservering is gekoppeld aan de reserveringsdatum t/m. Dit betekent dat alle schaden met
reserve op het moment van de datum t/m worden aangeleverd en niet alleen de schaden met een
reserveringsdatum vanaf!
Aanmaken incl.
Deze keuze spreekt voor zich. Middels het aan/uitvinken van een optie wordt doorgegeven wat moet worden
aangeleverd.
Adressering
Deze wordt automatisch opgehaald aan de hand van de geselecteerde maatschappij. Indien er meerdere
maatschappijen worden geselecteerd, wordt de adressering van de eerste genomen. Deze kan nog worden
aangepast.
Afdrukgegevens
Indien voor afdrukgegevens Ja wordt gekozen, wordt de aangeleverde afrekening ook afgedrukt op schijf of
printer.
Verzendwijze
Bij verzendwijze kan aangegeven worden of de afrekening aangemaakt moet worden op diskette of dat het
rechtstreeks via e-mail verstuurd kan worden. Voor e-mail geldt wel dat ANVA5 ingesteld moet zijn op mailen
vanuit ANVA5. Dit kan aangegeven worden via de algemene basisgegevens.
Diskettestation en formaat
Deze twee spreken voor zich.
Afzender
Deze gegevens worden opgehaald uit de algemene kantoorgegevens. Bij referentie wordt de referentie van de
medewerker getoond.
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
4
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
13 van 15
Opgeven vertaaltabel
Bij ‘Beheer – Maatschappij’ kan onder de menukeuze ‘Acties – Basis aanl.volmacht’ de vertaaltabel opgegeven
worden.
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
14 van 15
Middels de menukeuze ‘Opbouwen tabel’ wordt het polisbestand onderzocht op de gebruikte branches en
dekkingen bij die maatschappij. De voorkomende waarden worden in de linkerkant van de tabel geplaatst.
Vervolgens moet per aanwezige combinatie de bijbehorende code van de maatschappij worden ingevoerd. De
tabel kunt u opvragen bij de maatschappij of raadplegen op www.volmachtbeheer.nl.
Middels ‘Kopie tabel’ kan van een andere maatschappij een reeds gevuld tabel gekopieerd worden.
Bij de menukeuze ‘E-mail adres’ kan het adres opgegeven worden waarnaar de aangemaakte afrekening gemaild
moet worden.
Betreft
Opgesteld door
Datum
Pagina
5
Aanmaken NVGA afrekening
Grijpma AsG
30-1-2002
15 van 15
Schadereserve
Het verwerken van de schadereserve in Anva werkt correct wanneer in het pad BYSS (stuurcodes) zowel de
negatieve schadereserve als automatische R op J worden gezet.
Negatieve schadereserve signaleren
Anva controleert bij het afsluiten van een schade of de schade ook daadwerkelijk op ‘Gereed melden’is gezet.
Wanneer dat het geval is (schade is afgehandeld) dan wordt het saldo van de reserve niet meer gecontroleerd.
Echter wanneer de schade actief blijft en het totaal van de boekingen (betalingen) is groter dan de reserve, geeft
Anva een signaal dat de schadereserve negatief is. De reserve dient dan aangepast te worden.
Automatisch reserve R in schadeboekingen
Boekingen in Anva kunnen automatisch in mindering worden gebracht op de reserve. Dit betekent dat boekingen
(betalingen) de reserve verminderen. Wanneer de resterende reserve onvoldoende is moet bijgereserveerd
worden. Voor een juiste werking van de NVGA-afrekening wordt aanbevolen de code R niet te verwijderen uit
een boeking.