SUBSIDIEMAL 2016 Overzicht regels en procedure Lidorganisaties

SUBSIDIEMAL 2016
Overzicht regels en procedure
1.
Lidorganisaties
kunnen
subsidie
aanvragen.
Voor
studieverenigingen
geldt
een
lidmaatschapstarief van 45 euro voor alle diensten van VIDIUS (incl. subsidies). Voor nietstudieverenigingen geldt een contributie voor het lidmaatschap van 22,50 euro (excl.
subsidies). Voor niet-studieverenigingen die willen gebruik maken van de subsidies geldt een
extra bijdrage van 22,50 euro.
2.
Een lidorganisatie heeft recht op maximaal twee uitkeringen per kalenderjaar.
3.
Er zijn vier subsidieperiodes per jaar. Na afloop van een subsidieperiode worden alle
subsidieaanvragen tegelijk beoordeeld. Binnen een termijn van vijf werkdagen (behalve na 31
december, dan binnen 14 dagen) na afloop van een subsidieperiode worden de lidorganisaties
geïnformeerd over de beslissing die is genomen n.a.v. de subsidieaanvraag. Er is geen maximum
aan het aantal aanvragen dat een lidorganisatie mag doen binnen één subsidieperiode.
4.
Perioden: februari (laatste maandag van de maand) 40%, mei (eerste maandag) 30%,
november 20% (eerste maandag van de maand) en 31 december 25% (Let op: 2 weken
beoordelingstijd). Het totaal is 115%, omdat er altijd subsidies zijn die komen te vervallen door
afrekeningen die niet worden toegestuurd/niet meer nodig zijn.
5.
De subsidie is een garantiesubsidie. Een toegekende aanvraag kan alleen worden uitgekeerd
als er sprake is van:
1. Een tekort bij de afrekening. Het bedrag dat wordt uitgekeerd door VIDIUS is
het nooit hoger dan het tekort op de begroting en het toegekende bedrag;
2. Er een duidelijke afrekening is ingediend is waarin duidelijk staat vermeld hoe
het evenement is verlopen. De afrekening wordt ingediend via een
afrekenformulier dat te vinden is op de website van VIDIUS. Als blijkt dat de
activiteit niet of grotendeels niet heeft plaatsgevonden zoals in de aanvraag
omschreven dan zal niet worden uitgekeerd.
6.
Afrekening: VIDIUS kan bij de toekenning meteen aangeven wanneer de afrekening binnen dient
te zijn. Dit is uiterlijk tien weken na de activiteit. Acht weken na de activiteit stuurt de VIDIUS een
herinnering voor de afrekening. Alle activiteiten worden bijgehouden via de Subsidieagenda
(Google Calendar), waarin staat: datum van activiteit, datum van herinnering (na 8 weken) en
1
verloop (na 10 weken). Lidorganisaties die na 10 weken nog steeds geen afrekening
ingediend hebben, verliezen hun recht op de subsidietoekenning1.
7.
Per subsidieperiode valt een percentage van het totale bedrag te verdelen. Als het totale
toegekende bedrag groter is dan het te verdelen bedrag, wordt het bedrag naar rato verdeeld.
8.
Als het bedrag niet volledig wordt toegekend schuift het restant door naar de volgende
subsidieperiode. Het geld dat in december overblijft komt in een voorziening. Deze voorziening is
bestemd voor het betalen van afrekening die in het volgende kalenderjaar worden ingediend. Al
het geld uit deze voorziening dient besteed te worden aan (het uitkeren van) subsidies.
9.
Als een afrekening niet voldoet aan de voorwaarden, vloeit het toegekende bedrag terug naar
de subsidiepot.
10.
Het is verplicht voor subsidieontvangers om een kleine tegenprestatie te leveren in de vorm
van het vermelden van het logo van VIDIUS op promotiemateriaal voor de activiteit waar
subsidie aan is toegekend. Bewijs hiervan dient te worden geleverd bij de afrekening.
11.
Als er grote veranderingen zijn in het programma ten opzichte van het programma zoals deze
is omschreven in de subsidieaanvraag, moet de betreffende lidorganisatie dit zo snel mogelijk
melden aan VIDIUS. Als dit niet (tijdig) gebeurt, zal het toegekende bedrag niet worden
uitbetaald.
1
In 2016 gaat VIDIUS werken met het administratieprogramma Codex. Het streven is om ook de
subsidieaanvragen en -afrekeningen te verwerken met Codex. Wat nu met Google wordt bijgehouden zal
dan via Codex worden bijgehouden.
Stappenschema
Aanvraag
Toekenning
Activiteit
Afrekening
Goedkeuring
Besluit tot
uitkering
1) Aanvraag;
2a) Toekenning aanvraag, in periode na sluiting aanvraagperiode;
2b) Afwijzing aanvraag;
3) Activiteit;
4a) Afrekening;
4b) Geen afrekening;
5a) Goedkeuring afrekening;
5b) Onvolledige afrekening (terug naar 4, termijn voor nieuwe afrekening afspreken);
5c) Afgekeurde afrekening (geen tekort op begroting/geen activiteit, te laat ingediende
afrekening)
6) Als gevolg van toekenning en afrekening, wordt er een besluit tot uitkering genomen
over het bedrag X van de aanvrager2.
7) Betaling van bedrag X aan aanvrager op basis van factuur.
2
VIDIUS stelt een factuur op zoals afgesproken tijdens de Raad van Toezicht vergadering in september 2015.
Betaling