2. Inhoudelijke vragen bij de activiteit

Handleiding voor indienen van een aanvraag
Onderstaand document kan worden gebruikt als invulformat voor het indienen van een aanvraag.
Lees ook de voorwaarden voor het in behandeling nemen van een afrekening goed door. Indien er
niet wordt voldaan aan deze voorwaarden wordt uw aanvraag niet in behandeling genomen.
Als dit format compleet ingevuld is kan het lokaal worden opgeslagen en vervolgens als bijlage
meegestuurd worden naar [email protected].
Spelregels
1. Alle subsidies zijn garantiesubsidies. Dit houdt in dat de subsidie wordt uitgekeerd als er na
afronding van de activiteit een financieel tekort blijkt te zijn ter grootte van of groter dan het
bedrag van de subsidie. Tevens dient de activiteit afgerond te zijn zoals dit financieel en
organisatorisch is begroot. Tussentijdse wijzigingen dienen altijd doorgegeven te worden aan
de studentencommissie. Een toegekende subsidie wordt alleen uitgekeerd wanneer de
omstandigheden waaronder die is toegekend gelijk zijn gebleven of de studentencommissie
schriftelijk (email) akkoord is gegaan met wijziging ervan.
2. Alleen Vrienden komen in aanmerking voor subsidie. Op de website kun je een machtiging
invullen voor het lidmaatschapsgeld. Dit bedraagt 10 euro voor studenten en 30 euro voor
studentenorganisaties.
3. Alleen studenten van de Universiteit Utrecht of studentenorganisaties die aan de Universiteit
Utrecht verbonden zijn, mogen aanvragen indienen bij het Universiteitsfonds. Wil je zeker
weten of jouw organisatie in aanmerking kan komen voor een subsidie? Kijk dan op de
website.
4. De aanvraag dient opgesteld te zijn conform de aanvraagprocedure.
5. Activiteiten waarvoor de student ECTS ontvangt komen niet in aanmerking voor subsidie.
6. De aanvraag dient minimaal 8 weken voor aanvang van de activiteit te worden ingediend.
7. De afrekening voor de activiteit moet binnen 1 jaar na afloop van de activiteit bij de
studentencommissie binnen zijn. Daarna vervalt het recht op uitkering van de subsidie.
8. Er kan geen bezwaar worden gemaakt tegen de beslissing om een aanvraag af te wijzen.
VOORBLAD SUBSIDIEAANVRAAG 2015
In te vullen door het Utrechts Universiteitsfonds
Dossiernummer
: 2015 -
Datum van ontvangst
:
-
- 2014
Datum ontvangstbevestiging :
-
- 2014
Organisatie*:
Contactspersoon:
Adres:
Postcode & Stad:
Telefoonnummer:
E-mail adres:
IBAN:
Activiteit:
Datum activiteit:
Begroting:
€
Tekort
€
Gevraagd bedrag
€
2. Inhoudelijke vragen bij de activiteit
Wat voor activiteit is het en waar vindt deze plaats?
Binnen welke categorie van de subsidievoorwaarden valt de georganiseerde activiteit?
Hoeveel deelnemers worden verwacht en hoeveel van hen zijn naar verwachting student aan de
Universiteit Utrecht?
Is de activiteit vrij toegankelijk voor (alle) leden van de Utrechtse universitaire gemeenschap?
Geef een richtbedrag aan voor je subsidieaanvraag en motiveer kort waarom je dat nodig hebt.
Beschrijf het programma van de activiteit (maximaal 1 A4).
(Voorbeeld) Bijdrage deelnemers: De deelnemersbijdrage was lager omdat er minder
deelnemers meegingen
3. Promotie
Het Utrechts Universiteitsfonds (U-fonds) wil graag dat alle Utrechtse Studenten en
studentenorganisaties weten dat we subsidies verstrekken en activiteiten zoals de jouwe mogelijk
maken. We vragen jullie daarom om het U-fonds onder de aandacht te brengen van jullie leden,
medestudenten en andere bezoekers. Op onze website kun je ons logo en onze advertentie
downloaden.
Je kunt het U-fonds via een of meerdere van onderstaande manieren promoten. Bij de afrekening
dien je hiervan bewijs mee te sturen. Vermeld je het U-fonds niet als sponsor van je activiteit dan
wordt de subsidie gekort.
- Mail naar leden: stuur onze advertentie door naar je leden. Je kunt de advertentie
downloaden op onze website.
- Poster/ flyer: Vermeld het logo van het universiteitsfonds. Deze is terug te vinden op onze
site.
- Toegangskaartjes: Vermeld het logo van de het universiteitsfonds. Deze is terug te vinden op
onze site.
- Programmaboekje: plaats onze advertentie in je programmaboekje. Deze is er in
verschillende formaten en kun je downloaden op onze website.
Houd er ook rekening meer dat je na afloop van de activiteit of project ons minimaal twee foto’s in
hoge resolutie stuurt. Zoals je ongetwijfeld weet worden de subsidies mogelijk gemaakt door
donaties van studenten, medewerkers en alumni van de Universiteit Utrecht. De foto’s van jullie
activiteit worden gebuikt in nieuwsbrieven naar onze donateurs.
Vermeld hieronder welke promotiemiddelen jij gaat gebruiken;
4. Financiële afrekening
Onderstaand vind je een invulbaar voorbeeld van begroting.
Alle grijze velden zijn aan te passen. Zo kun je je eigen begroting en afrekening hier invullen.
Klik na het invoeren met de rechtermuisknop op het bedrag bij totaal en kies vervolgens de optie
“Veld Bijwerken” (Engels: “Update field”) . Hierdoor worden de totaalbedragen opnieuw uitgerekend.
Het resultaatbedrag werkt op dezelfde manier.
Als jouw begroting meer posten kent dan rijen in onderstaande tabel, kun je op de website van het
U-fonds een Excel document vinden met onderstaande opmaak en deze als bijlage meesturen.
4.1 Begroting
Voorbeeldbegroting Symposium
Inkomsten
Post
Bijdrage deelnemers
Subsidie vereniging
Bedrijfssponsor
U-fonds
Totaal
Resultaat
Uitgaven
Begroot
€ 1475
€ 910
€ 700
€ 800
Post
Zaalhuur
Reiskosten sprekers
Overnachting sprekers
Catering
Cadeau sprekers
Promotie
Onvoorzien (5% van de
begroting)
€ 3.885,00 Totaal
€ 0,00
Begroot
€ 1000
€ 500
€ 300
€ 1.500
€ 200
€ 200
185
€ 3.885,00
5. Bijlagen
Vergeet niet een aanbevelingsbrief mee te sturen wanneer dit vereist is. Bekijk hiervoor de
voorwaarden op de website.