bedragen vanaf 1 januari 2014

Verblijfskosten voor opdrachten in België: eenvormige bedragen voor de fiscus
Een werkgever die zijn werknemer een opdracht buiten de zetel geeft, mag hem tegen bepaalde
voorwaarden een dagelijkse vaste vergoeding toekennen.
Tot vandaag bestond er een belastingvrijstelling voor forfaitaire vergoedingen die door de werkgever
toegekend worden als terugbetaling van verblijfskosten gemaakt door een werknemer ter gelegenheid
van zijn verplaatsingen in België, voor zover het bedrag ervan niet hoger was dan de gelijkaardige
vergoedingen die de Staat toekent aan zijn ambtenaren. Het bedrag dat de Staat toekent aan een
ambtenaar is afhankelijk van het ambtsniveau van de ambtenaar (A, B, C en D). In de privésector
volgde die vergoeding de functie van de werknemer.
De fiscus heeft nu beslist dat alle werknemers vanaf 1 januari 2014 de hoogste vergoedingen zullen
krijgen ongeacht hun categorie.
Dat betekent dat de forfaitaire vergoedingen die ondernemingen toekennen aan hun werknemers voor
verplaatsingen in België ten titel van terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever niet belastbaar
zullen zijn indien:

het bedrag van de vergoeding vastgesteld wordt rekening houdend met het werkelijk aantal
verplaatsingen en met de vereiste minimumduur van de gemaakte verplaatsingen;

dat bedrag niet groter is dan de vergoedingen die de Staat toekent aan zijn personeel van de
klassen A4 en A5.
1. Toe te passen regels
De vergoeding voor verblijfkosten dekt de maaltijden en drank wanneer de prestaties geleverd worden
buiten de onderneming en voor haar rekening.
Een dienstverplaatsing van minimum 5 uur in opdracht van de werkgever is vereist om recht te
hebben op de forfaitaire vergoeding. Zoals bekend geven de verplaatsingen van meer dan 5 uur en
minder dan 8 uur met daarin inbegrepen de periode tussen middag en 14 uur, recht op de toekenning
van de vergoeding die voorzien is voor verplaatsingen van minstens 8 uur.
2. Bedragen geldig sedert 1 januari 2013
Alle
werknemers
Verplaatsing per kalenderdag
Nachtsupplement (1)
Langer dan 5 tot
8 uur en
Huisvesting op kosten van
Gratis
korter dan 8 uur
langer
de werknemer (2)
huisvesting (3)
3,82
19,22
43,78
23,04
(1) De terugbetaling van de huisvestingkosten omvat de kosten van het avondmaal, deovernachting
en van het ontbijt.
(2) Dit is de huisvesting die niet wordt terugbetaald door de werkgever.
(3) Als de werknemer logeert bij familie, vrienden, kennissen of collega’s waarvoor geen betaling
wordt gevraagd. Het is dus geen nacht die doorgebracht wordt op hotel en die volledig door de
werkgever wordt terugbetaald.
3. Overschrijding van de bedragen
Als de toegekende vergoeding groter is dan de genoemde bedragen en/of als de dienstverplaatsingen
niet voldoen aan de voorwaarden inzake minimumduur, dan moet zij in principe beschouwd worden
als een belastbare bezoldiging.
De toekenning van een hogere belastingsvrije verblijfsvergoeding is mogelijk voor zover de werkgever
het volgende bewijs levert:

de vergoeding moet kosten eigen aan de werkgever dekken; én

de vergoeding wordt werkelijk aan dergelijke uitgaven besteed.
Hetzelfde geldt voor de vergoedingen die worden toegekend als terugbetaling van kosten eigen aan de
werkgever gemaakt voor dienstverplaatsingen van vijf uur of korter.
4. Wettelijke bevestiging
Het bovenstaande is het gevolg van een parlementair antwoord van de minister van financiën. Het
bestuur zal een omzendbrief opmaken met opgave van de bovenstaande principes voor de
vergoedingen betaald of toegekend vanaf 1 januari 2014.
5. En sociaal?
De RSZ heeft zijn standpunt niet veranderd. De verblijfsvergoedingen die worden toegekend aan de
werknemers die reizen (reizend personeel) kunnen tegen bepaalde voorwaardenbeschouwd worden
als kosten ten laste van de werkgever en zijn dan ook vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen.
De RSZ aanvaardt momenteel een bedrag van 35 EUR voor een overnachting. Dit bedrag is beperkt
tot de dagen waarop de werknemer moet blijven logeren in de buurt van een werf of een bepaalde
werkplaats wanneer het omwille van de afstand niet redelijk lijkt om naar zijn thuis terug te keren. Dit
bedrag wordt geacht de kosten van avondmaal, huisvesting en ontbijt te dekken.
Als de werknemer niet blijft logeren, dan aanvaardt de RSZ dat het volgende wordt toegekend:

een wegvergoeding van 10 EUR;

een vergoeding van 6 EUR voor een maaltijd als de werknemer geen eten kan meenemen. Deze
maaltijdvergoeding mag niet worden toegekend als de werknemer reeds maaltijdcheques met
patronale tussenkomst krijgt. Die tussenkomst zal dan moeten afgetrokken worden van het
forfaitaire
bedrag
(voorbeeld
:
een
forfaitaire
maaltijdvergoeding
van
6
EUR
maar
maaltijdcheques met patronale tussenkomst van 4,91 EUR : er kan nog slechts een
maaltijdvergoeding van 1,09 EUR worden toegekend).
Verder legt de RSZ de volgende bijkomende verduidelijkingen en voorwaarden op:

vergoedingen voor verblijfskosten betreffen slechts rondreizend personeel (het is hierbij
irrelevant of het rondreizen op permanente wijze gebeurt zoals bij handelsvertegenwoordigers
en technici of enkel bij gelegenheid zoals bij adviseurs). Met reizend personeel bedoelt de RSZ
de werknemer die zich overdag moet verplaatsen en dus geen gebruik kan maken van de
sanitaire voorzieningen van zijn werkgever of van een bijkantoor van hem (bv. WC, stortbaden,
eetzaal). De werknemer moet met andere woorden gebruik maken van privévoorzieningen;

de reizende werknemer moet overdag meer dan 4 uur onderweg zijn;

er mag geen onderscheid gemaakt worden tussen hiërarchische niveaus;

de werknemer die één of meer dagen na elkaar op dezelfde plaats (bv. werf) of bij dezelfde
opdrachtgever werkt, is geen reizende werknemer. De RSZ stelt dat die plaats dan de plaats
van tewerkstelling wordt en dat de werknemer er de sanitaire installaties kan gebruiken (tenzij
het tegendeel
kan
worden
maaltijdcheques denkbaar.
aangetoond). In
zo’n geval is
enkel de toekenning van