PowerPoint-presentatie

Een
kwaliteitsvol
selectieproces
HR-deelnetwerk
www.bestuurszaken.be
Programma
• 09u15: Toelichting omzendbrief
‘Kwaliteitscriteria
selecties en
selectoren’ (Marjan Spiessens)
Toelichting transitietraject Jobpunt
(Linda Wouters)
Toelichting werkgroepen
• 10u00: Werkgroep 1
• 10u50: Wissel werkgroepen
• 11u00: Werkgroep 2
• 11u50: Terugkoppeling werkgroepen, slotwoord
• 12u15: Lunch
Toelichting richtlijnen
omzendbrief ‘Kwaliteitscriteria
selecties en selectoren’
Marjan Spiessens
Omzendbrief ‘kwaliteitscriteria
selecties en selectoren’
• In werking vanaf 1 juni 2014
• In het kader van verdere
professionalisering van de HR-functie
• Doelstelling:
– richtlijnen om tot een kwaliteitsvol
selectieproces te komen en kandidaten niet
nodeloos te hertesten
– = leidraad voor een kwaliteitsvol
selectieproces
Richtlijnen omzendbrief
•
•
•
•
•
Minimale stappen selectieproces
Professionele methodologie
Wetenschappelijk onderbouwde instrumenten
Criteria voor selectiespecialisten
Omgang met kandidaten en opdrachtgever
Toepassingsgebied:
• DVO
• Vacatures met betrekking op instroom en doorstroom
• Statutaire en contractuele betrekkingen
Minimale stappen selectieproces
• Zorgvuldige beschrijving van de vacature
• Bekendmaking van de vacature
– VDAB (minimaal maar andere
communicatiekanalen ook aangewezen cfr.
mailinglijst diversiteit)
– termijnen
– vakorganisaties
• Een kwaliteitsvolle selectie of
competentiebeoordeling
• Motivering en rapportage over de selectie of
competentiebeoordeling
• Eindbeslissing door de opdrachtgever
• VDAB:
– ontwikkeling deelwebsite met alle vacatures
Vlaamse overheid op 1 plaats
– interne vacatures gescheiden van externe
– release voorlopige versie eind maart 2015,
definitieve versie juni
– invoer vergelijkbaar met huidige maar met
een paar extra zoekfunctionaliteiten
aangepast aan VO-vacature
– VPS: VDAB ipv Belgisch staatsblad
Professionele methodologie
Minimaal 3 stappen:
• CV-screening
• Screening van de afgesproken
competenties
• Inhoudelijk of functiegericht eindgesprek
Er is geen verplichte volgorde en stappen
mogen eventueel gelijktijdig genomen
worden.
Wetenschappelijk onderbouwde
instrumenten
• Validiteit: testen relevant voor functie en voor
de te meten competenties
• Betrouwbaarheid:
– gestructureerde verwerking en rapportage
– competenties op 2 verschillende manieren testen
– enkel testen en rapporteren over op voorhand
afgesproken competenties
– afname test door selectiespecialist met
voldoende kennis en ervaring
• Gebruikte testen wetenschappelijk
onderbouwd
Criteria voor selectiespecialisten
• Algemeen: voldoende kennis en opleiding en
voldoende ervaring (min. 50% tijdsbesteding)
• Meer specifiek: ook afname en interpretatie testen
en assessments enkel met juiste gespecialiseerde
opleiding en voldoende ervaring
• Beoordeling inhoudelijke kennis: vakmensen met
aantoonbare ervaring in kennisdomein
• Professionele ervaring en kennis in verhouding
met zwaarte en complexiteit procedure en functie
• Regelmatig bijscholen
Criteria selectiespecialisten
• Geen sprake van één of meerdere
verplichte opleidingen voor
selectiespecialisten
• Criteria = richtlijnen
• Garantie kwaliteit van selecties prioritair
• Inschatting juiste ervaring en kennis
selectiespecialist = verantwoordelijkheid
van de selector en HR-verantwoordelijke
Omgang met kandidaten
Voor, tijdens en na de selectieprocedure bijzondere
aandacht voor:
• Correct, transparant, volledig en begrijpelijk
informeren en rapporteren
• Privacy
• Tijdige respons
• Non-discriminatie bij alle aspecten van de
selectieprocedure
• Snelle, juiste en eerlijke feedback over elke fase
van de selectie
• Informeren over klachtenprocedure
Omgang met de opdrachtgever
Selectoren streven naar een:
• Kwaliteitsvolle en professionele
tussentijdse en eindrapportering
• Levering van alle info zodat opdrachtgever
aan de motiveringsplicht kan voldoen
• Waarborging vertrouwelijkheid gegevens
• Zorgvuldige bewaring van de
testresultaten
• Transparante en duidelijke facturering
Wat met principe ‘niet nodeloos
hertesten’?
• Treedt in werking op 1 december 2014
• Toepassing:
– enkel op selecties afgenomen volgens het
competentiemodel van de VO
– enkel voor het geheel van gedragscompetenties,
vaktechnische competenties of allebei
– enkel met toestemming kandidaat
• Vraagt een gestandaardiseerde aanpak, verwerking en
bewaring testresultaten over alle beleidsdomeinen heen
Wat met principe ‘niet nodeloos
hertesten’?
• MAAR: momenteel systematische aanpak nog niet
mogelijk. Wordt meegenomen in projectplan
transitietraject Jobpunt.
• Advies: aanpak binnen huidige mogelijkheden op
individueel niveau als kandidaat er naar vraagt.
Lijnmanager neemt eindbeslissing.
• Aanpassing VPS: ook voor gedeelte geteste
competenties (timing 9 à 12 maanden)
Toelichting transitietraject Jobpunt
Toelichting werkgroepen
Marjan Spiessens
Werkgroepen
Doel:
• Dieper ingaan op een aantal aspecten van het
selectieproces
• Delen van kennis en praktijkervaring
• Samen zoeken naar oplossingen voor ervaren
struikelblokken
• Iedereen hier aanwezig is expert
• Een moment van reflectie over bestaande aanpak
• Mogelijkheden bekijken voor toekomstige
samenwerking
• Aanbevelingen rond opleidingen, beheer
Thema’s werkgroepen
•
Methodologie: hoe test u competenties? Test u buiten competenties nog andere zaken?
Welke methode gebruikt u en wat wordt gemeten? Hoe vult u de minimale stappen van het
selectieproces in ? Bv. is CV-screening enkel een check van de vacaturevoorwaarden of ook een
eliminerende stap? Hoe zorgt u ervoor dat er niet nodeloos getest wordt? Hoe zou u met
vrijstellingen voor bepaalde testen of fasen werken? Hoe evalueert u de kwaliteit van uw aanpak?
(Kaat Bilsen)
•
Van testing naar scoring: Hoe brengt u structuur aan in een selectieproces? Welke
sjablonen gebruikt u daarvoor (bv. interviewleidraden, matrix, ...)? Maakt u gebruik van ranking
van de kandidaten? Waarom wel of niet? Scoort u op afzonderlijke delen, competenties of het
geheel van de selectie? Hoe verhoudt scoring zich tot het principe van niet nodeloos hertesten?
(Elisa Verstraete)
•
Wat zou u willen bereiken met gegevensbeheer?
•
Feedback en motivering: hoe geeft u feedback aan een kandidaat? Wat kunt u zeggen
Hoe houdt u een overzicht
van vacatures, testresultaten en sollicitanten? Wat kan beter? Wat hebt u daarvoor nodig? Hoe
zou u met andere selectoren willen samenwerken en wat zou u daarmee willen bereiken? Welke
functionaliteiten zou een beheerapplicatie moeten hebben? Kan dit ook handig zijn om te
rapporteren over bepaalde indicatoren? (Ilse Snelders)
en wat niet? Wat doet u wanneer een kandidaat niet akkoord is met het resultaat binnen het
selectieproces? Hoe behandelt u klachten? Hoe houdt u rekening met het opstellen van het
rapport met de mogelijke vraag om feedback? Wanneer geeft u feedback? Enkel wanneer er naar
gevraagd wordt of altijd? (Martine Van den Abeele)
Thema’s werkgroepen
•
De ideale selectiespecialist: Wat is het profiel van een ideale selectiespecialist?
Welke competenties, opleidingen zijn nodig? Is dit voor elke selectiespecialist hetzelfde?
Hoe deelt u uw kennis? Welke interessante opleidingen of bijscholingen heeft u gevolgd?
Welke opleiding zou u in de toekomst graag volgen? Wat mist u in het aanbod van
opleidingen (intern/extern)? Welke opleidingen vindt u essentieel? Hoe deelt u uw kennis?
(Elien Gillaerts)
•
Diversiteit: Moet de overheid een weerspiegeling zijn van de maatschappij? Waarom?
Wie bewaakt de ingangspoort tot de Vlaamse overheid? Wat is de link tussen diversiteit en
rekrutering- en selectieproces? Wat is jouw rol erin? Wat is Adverse Impact? Wat is
discriminatie? Bestaat er een positieve discriminatie? Hoe geef je kansen en hoe ontneem
je kansen? Welke rode lichten moet je kennen? Hoe kan je voor een groenlicht zorgen?
(diversiteitsambtenaar Alona Lyubayeva)
Verloop werkgroepen
•
•
•
•
•
•
•
Keuze uit 2 thema’s
Uur en lokaal op kaartje thema
Beperkt aantal deelnemers per werkgroep
10u00-10u50: werkgroep thema 1
10u50-11u00: wissel
11u00-11u50: werkgroep thema 2
Mogelijkheid om een aanbeveling naar voor
te brengen voor projectgroep transitie
Jobpunt-AgO
Terugkoppeling werkgroepen en
slotwoord
Terugkoppeling werkgroepen
• Aanbevelingen aan projectgroep
Slotwoord
• Permanent netwerk voor
selectiespecialisten
– getrokken door Sofie Lekens en Elisa
Verstraete
– Start januarie 2015
• Muur met verbetersuggesties, tips
• Startpunt naar een groter verhaal rond
rekrutering en selectie