Infofiche kostenvergoedingen.indd

INFOFICHE

KOSTENVERGOEDING VAN VRIJWILLIGERS
Vrijwilligerswerk is per definitie onbezoldigd. Toch is het mogelijk dat vrijwilligers van een zelfhulpgroep of patiëntenvereniging een vergoeding kunnen ontvangen voor de kosten die ze tijdens het verrichten van vrijwilligerswerk maken.
De investering van hun tijd en energie kan echter nooit vergoed worden.
De kostenvergoeding van vrijwilligers is geen verplichting. Vrijwilligers hebben er geen recht op. Het is de vereniging die
beslist of ze terugbetaalt, hoeveel ze terugbetaalt en hoe ze terugbetaalt. Ze moet zich daarvoor houden aan de wet op het
­vrijwilligerswerk. Die laat toe te kiezen tussen 3 systemen.
1. De forfaitaire kostenvergoeding
De vereniging betaalt voor de gemaakte kosten een vast bedrag uit. Dat bedrag mag de wettelijk bepaalde maxima
niet ­overschrijden. In 2015 zijn die maxima 32,71 euro per dag en 1.308,38 euro per jaar. Ze worden jaarlijks geïndexeerd. De kosten moeten niet bewezen worden.
Bij de betaling van de forfaitaire vergoeding wordt er van uitgegaan dat de vrijwilliger voor de uitvoering van zijn
­ rijwilligerswerk bepaalde uitgaven heeft gedaan. Om het voor alle partijen gemakkelijk te maken, moeten die uit­
v
gaven niet bewezen worden. Er zijn met andere woorden geen stavingsstukken nodig.
Aandachtspunten
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Het dag- en jaarmaximum geldt voor de periode van een kalenderjaar.
De vereniging is niet verplicht om de maxima toe te kennen.
Zowel vzw’s als feitelijke verenigingen kunnen de forfaitaire kostenvergoeding uitbetalen.
De maxima mogen nooit overschreden worden. Zowel het dagmaximum als het jaarmaximum moet gerespecteerd
worden. Het kan bijvoorbeeld niet dat de vereniging een hoger dagmaximum toekent omdat men vermoedt dat de
vrijwilliger in kwestie het jaarmaximum toch niet zal overschrijden.
De maxima tellen per vrijwilliger ongeacht in hoeveel organisaties hij actief is. De vrijwilliger zelf is verant­
woordelijk voor de bewaking van zijn maxima.
De vereniging waakt erover dat zij haar vrijwilligers niet meer dan de maxima uitbetaalt.
De vrijwilliger houdt in de gaten dat hij gedurende een kalenderjaar in hetzelfde kostenvergoedingssysteem zit,
ook al is hij in verschillende organisaties actief.
De forfaitaire vergoedingen zijn terug te vinden in de verenigingsboekhouding.
De vereniging houdt een nominatieve lijst van de uitbetaalde forfaitaire vergoedingen bij. Op die lijst staan de
namen van de vrijwilligers, het bedrag dat aan hen werd uitbetaald en de datum waarop dit werd toegekend.
Er worden geen andere voorwaarden aan de lijst gesteld. Ze kan in een schriftje worden bijgehouden, op de
­computer, handgeschreven, getypt enz. Ze moet wel raadpleegbaar zijn.
Op de forfaitaire kostenvergoeding moet geen belasting worden betaald en ook geen sociale zekerheidsbijdragen.
Ontvangt een vrijwilliger gedurende een kalenderjaar meer forfaitaire kostenvergoedingen dan toegelaten,
dan kan die vergoeding gezien worden als een inkomen waarop sociale zekerheidsbijdragen en belastingen
­verschuldigd zijn.
Betaalt een vereniging meer kostenvergoedingen aan een vrijwilliger dan toegelaten, dan kan die vergoeding
beschouwd worden als ‘loon’ waarop sociale zekerheidsbijdragen en werkgeversbijdragen verschuldigd zijn. Die
kunnen met een boete aangevuld worden.
Enkel organisaties of verenigingen kunnen de forfaitaire onkostenvergoeding uitbetalen, individuele personen
niet.
Het maakt niet uit hoe de forfaitaire kostenvergoeding betaald wordt: cash of via overschrijving, per dag of voor
een periode. Uit de nominatieve lijst moet blijken dat de maxima niet overschreden werden en de uitbetaling
gebeurt in het kalenderjaar waarop ze betrekking heeft.
Trefpunt Zelfhulp vzw - www.zelfhulp.be
tel. e-mail 016 23 65 07
[email protected]
1
INFOFICHE

KOSTENVERGOEDING VAN VRIJWILLIGERS
2. De reële kostenvergoeding
In dit systeem worden de kosten die de vrijwilliger maakt voor de uitvoering van zijn opdracht terugbetaald op
­voorwaarde dat er een geldig bewijsstuk wordt voorgelegd.
Voorbeelden van reële kosten zijn:
• vervoersbewijzen van tram, trein of bus
• een gedetailleerde onkostenstaat voor eigen vervoer
• restaurantbonnetjes
• verblijfskosten
• telefoon- en internetkosten
• toegangs- of inschrijvingsbewijzen
• enzovoort.
Het spreekt voor zich dat enkel kosten die met het vrijwilligerswerk verband houden, terugbetaald kunnen worden.
Over uitzonderlijk hoge terugbetaalde kosten of kosten die op basis van dubieuze bewijsstukken werden terugbetaald,
kan de fiscus twijfelen. Het is dus zaak om een reële kostenvergoeding steeds te kunnen staven met een bewijsstuk
en ze te kunnen kaderen in de vrijwillige opdracht.
Aandachtspunten
• Om zijn reële kosten terugbetaald te krijgen, moet de vrijwilliger voldoende bewijsstukken aanleveren.
• De vereniging verzamelt de bewijsstukken en houdt ze bij. De terugbetaling is te vinden in de boekhouding met
een verwijzing naar de desbetreffende bewijsstukken.
• De reële kostenvergoedingen zijn niet belastbaar. Buiten de inschrijving in de boekhouding en het bewaren van de
bewijsstukken, hoeft er niets te gebeuren: geen fiches, geen lijsten…
• Voor de kilometervergoeding kan er een bedrag per kilometer worden uitbetaald. Dat mag echter niet hoger zijn
dan het bedrag dat aan het federaal personeel van de overheidsdiensten wordt toegekend.
• De vrijwilliger kan zijn vervoers- of andere kosten niet fiscaal aftrekken.
3. De beperkte cumul
Deze regeling houdt in dat vrijwilligers die al een forfaitaire kostenvergoeding krijgen van de organisatie(s) waarin
ze actief zijn, daar bovenop nog een reële kostenvergoeding voor vervoer kunnen ontvangen. Het maximale aantal
­kilometers gereden met eigen vervoer dat in dit systeem kan vergoed worden is 2.000.
Tot 30 juni 2016 bedraagt de vergoeding per kilometer voor vervoer met de eigen wagen 0,3412 euro. De maximale
reële kostenvergoeding voor vervoer met de eigen wagen die een vrijwilliger in combinatie met een forfaitaire kostenvergoeding kan ontvangen is dus 682,40 euro.
Voor verplaatsingen per fiets of met het openbaar vervoer geldt eveneens een maximale reële kosten­vergoeding van
682,40 euro bovenop de forfaitaire kostenvergoeding.
In het systeem van de beperkte cumul moeten de kosten die via het forfaitaire systeem worden vergoed, niet worden
bewezen. De reële kostenvergoeding voor vervoer moet wel gestaafd worden. Voor de auto en de fiets gebeurt dat
met een gedetailleerde onkostenstaat en berekening.
De vergoeding per kilometer per fiets kan niet meer dan 0,20 euro bedragen. De reële kostenvergoeding voor vervoer
met openbaar transport gebeurt op basis van betalings­bewijsjes. De vereniging houdt nauwgezet de bewijsstukken en
de terugbetaling van de kosten in haar boekhouding bij.
Trefpunt Zelfhulp vzw - www.zelfhulp.be
tel. e-mail 016 23 65 07
[email protected]
2
INFOFICHE

KOSTENVERGOEDING VAN VRIJWILLIGERS
Goed om te weten
Keuzevrijheid?
Het staat de vereniging vrij te kiezen tussen de drie systemen, maar ook om geen kosten te vergoeden. Die keuze
hangt vaak af van de financiële middelen of het gevoerde vrijwilligersbeleid. In de verplichte informatienota ­worden de
vrijwilligers hierover geïnformeerd.
1 vrijwilliger, 1 systeem
• Voor een bepaalde vrijwilliger kan de vereniging slechts één systeem toepassen, ongeacht het aantal organisaties
waarin de vrijwilliger actief is. Hoe dan ook: voor welke regeling men ook kiest, ze moet per vrijwilliger gedurende
een gans kalenderjaar volgehouden worden. Wenst men bijvoorbeeld een vrijwilliger te vergoeden die door een
andere organisatie al op basis van de forfaitaire regeling vergoed wordt, dan zal men die regeling moeten volgen.
• Per groep van vrijwilligers kan de vereniging ervoor kiezen om de systemen gemengd toe te passen: voor de
ene groep de forfaitaire kostenvergoeding, voor een andere de reële en voor nog een andere groep de beperkte
­cumul. Soms wordt ze verplicht om voor het ene of andere te kiezen.
• Het is verstandig om bijvoorbeeld in een huishoudelijk reglement te specifiëren, welke groep vrijwilligers via het
forfaitaire, het reële of het cumulsysteem wordt vergoed en om bij de reële kostenvergoeding te omschrijven om
welke kosten het dan gaat.
Vergoeding in natura
• Een vereniging zou ervoor kunnen kiezen om de kosten van haar vrijwilligers te vergoeden met voordelen in
­natura (een boeken- of Bongobon, cultuur- of maaltijdcheques, geschenken…) Dat kan, maar voor de waarde van
die voordelen in natura gelden de maxima van de forfaitaire kostenvergoeding: 32,71 euro per dag en 1.308,38
euro per jaar.
• De ‘vergoeding in natura’ kan niet gecombineerd worden met de forfaitaire of de reële kosten­vergoeding. Ze kan
voor het gedeelte van de vervoerskosten, wel gecombineerd worden met de beperkte cumul.
• Vrijwilligers die een kostenvergoeding ontvangen via eender welk van de drie systemen, kunnen vast en ­zeker
af en toe nog eens beloond worden met een geschenkje of een verrassing. Dat moet wel occasioneel en niet
­overdreven zijn.
Fiscaal belastbare prestatievergoedingen
• Prestaties van vrijwilligers kunnen nooit vergoed worden. Zitpenningen of andere vergoedingen die sommige
instanties, bestuurs- of overlegorganen aan vrijwilligers van zelfhulpgroepen en patiëntenverenigingen toekennen,
zijn prestatievergoedingen die fiscaal belastbaar zijn.
• De opdrachtgever zal steeds een belastingsfiche voor de prestatievergoedingen moeten opmaken.
• De vrijwilliger zelf moet de prestatievergoedingen bij zijn inkomensaangifte voegen.
• Let op wanneer de vrijwilliger een werkloosheids- of ziekteuitkering krijgt. Die zou wel eens met een evenredig
bedrag verminderd kunnen worden of in het slechtste geval geschrapt. Het is daarom beter om zit­penningen of
andere vergoedingen aan de vereniging waarvoor men zich als vrijwilliger inzet, te laten toekennen.
• De gemaakte kosten rekent de vrijwilliger af bij zijn vereniging die hem daarvoor via het van toepassing zijnde
systeem vergoedt. Die is tenslotte ook de opdrachtgever. De belastingsfiche die moet worden opgemaakt, staat in
dat geval op naam van de vereniging. Die zal er in de meeste gevallen echter nooit belastingen op moeten betalen.
Trefpunt Zelfhulp vzw - www.zelfhulp.be
tel. e-mail 016 23 65 07
[email protected]
3
INFOFICHE

KOSTENVERGOEDING VAN VRIJWILLIGERS
Vergoedingen via een andere instantie
Vergoedt een andere instantie de kosten van een vrijwilliger van een vereniging, dan is het ook steeds aan­geraden
om die eerst via de eigen vereniging te innen. Die zal op haar beurt en volgens haar systeem de ­vrijwilliger ­vergoeden.
Dat leidt inderdaad tot wat meer administratie, maar biedt wel meer duidelijkheid over wie de ­opdrachtgever is, wie
­desgevallend aansprakelijk is, wie de maxima bewaakt enzovoort.
Graag meer informatie?
Neem vrijblijvend contact op met Peter Gielen, medewerker ‘Beleid & bestuur - Begeleiding &
­ondersteuning van groepen’. Surf naar www.zelfhulp.be/over-ons/medewerkers
Trefpunt Zelfhulp vzw - www.zelfhulp.be
tel. e-mail 016 23 65 07
[email protected]
4