Brief - Gemeente Leiden - Leiden Stad van Ontdekkingen

B en W-nummer 15.0761;
Onderwerp
besluit d.d. 1-9-2015
Participatieproces Toekomstvisie BplusC
Besluiten:
1. Het Startdocument Participatieproces Toekomstvisie BplusC vast te stellen, met daarin op
hoofdlijnen uitgewerkt hoe participatie in het project wordt vormgegeven, waarbij onder
andere aan de orde komen:
a. Omschrijving onderwerp participatieproces
b. Doel van de participatie
c.
Niveau van participatie
d. Inhoudelijke, financiële, procedurele en overige kaders voor de participatie
e. Schaal van het participatieproces
f.
De deelnemers van het participatieproces
g. De wijze en het tijdstip waarop deelnemers hun inbreng kunnen leveren
h. Begroting van de kosten van de participatie
Perssamenvatting:
Het college van Burgemeester en Wethouders (B&W) heeft het Startdocument Participatieproces
Toekomstvisie BplusC vastgesteld. Hierin is op hoofdlijnen weergegeven hoe participatie in het
project Modernisering BplusC/bibliotheek wordt ingevuld en op welke momenten de stad
geraadpleegd wordt. Zowel gebruikers als niet-gebruikers van BplusC worden bij het
participatieproces betrokken. Daarnaast zullen er verschillende bijeenkomsten worden
georganiseerd voor betrokken organisaties. De uitkomsten van alles participatiemomenten
worden samengebracht in een eindverslag waarvan de vorm nog nader wordt bepaald.
Bijlage collegevoorstel Participatieproces Toekomstvisie BplusC
Startdocument participatieproces toekomstvisie BplusC
Dit document is een uitwerking van de op 18 december 2012 door de gemeenteraad van Leiden
vastgestelde Participatie- en inspraakverordening 2012.
In voorliggende startdocument beschrijven wij de participatie informatie conform artikel 4 van de
verordening. Graag leggen wij de startnotitie ter vaststelling aan het college van B&W voor.
A. Omschrijving onderwerp participatieproces
 Het college heeft bij haar aantreden in het bestuursakkoord aangegeven modernisering van
de bibliotheek te willen. O.m. om de bijdrage van BplusC aan Leiden Kennisstad te versterken;
om een bruisend plek te hebben voor kunst, kennis & cultuur die bijdraagt aan een levendige
binnenstad; om met een moderne bibliotheekdienst nog beter in te kunnen spelen op trends
als digitalisering en ontlezing.
 In Leiden is de bibliotheek sinds 2008 een integraal onderdeel van BplusC. Deze organisatie
herbergt ook de muziek, theater- en dansschool, alsmede de educatieve activiteiten van de
voormalige volksuniversiteiten K&O en Het Leids Volkshuis. Verder maken het Muziekhuis en
het Centrum Amateurkunst deel uit van BplusC.
 Als we praten over modernisering van de bibliotheek, dan hebben we het automatisch ook
over vernieuwing van BplusC.
 In den lande zijn bibliotheken dan ook volop in ontwikkeling om vanuit hun kernwaarden
nieuwe wegen te vinden om de burgers van dienst te zijn. De stand-alone bibliotheek, ooit
begonnen als ‘de boekenuitleen’, maakt steeds meer plaats voor een plek waar van alles
gebeurt op het gebied van kennis, cultuur en contact (uit: Rapport De Bibliotheek van de
Toekomst, knooppunt voor kennis, contact en cultuur, J. Cohen e.a., SIOB, Den Haag 2014).
 De combinatie van diensten en producten die BplusC al in huis heeft, biedt uitgelezen
mogelijkheden bij de modernisering van de bibliotheek. Deze modernisering plaatsen we dan
ook in breder perspectief: de vernieuwing van BplusC: Bibliotheek en Centrum voor kunst en
cultuur.
 Het college heeft in de Kaderbrief aan de raad gemeld dat zij de activiteiten van BplusC wil
gaan concentreren in de Nieuwstraat en het Volkshuis. Behoud en versterking van BplusC op
deze plekken draagt bij aan versterking van de Binnenstad.
BplusC en de gemeente gaan samen met de stad op zoek naar hoe de modernisering van de
Bibliotheek plus het Centrum voor kunst en cultuur eruit zou moeten zien. Dit resulteert eind
2015 in een eindverslag (vorm nog te bepalen) van de discussie met de stad.
De Centrale Vraag aan de stad, burgers en organisaties, zal zijn: Hoe zien uw ideale droombibliotheek en centrum voor kunst en cultuur eruit als u in 2020 het pand aan de Nieuwstraat
binnenloopt?
Verder zullen vragen aan de orde komen als: welke functies, expertise, producten en activiteiten
wil je behouden? Welke zouden weg kunnen? En welke zou je toe willen voegen?
B. Doel van de participatie
Het doel van de participatie is:
1. Inventariseren : welke functies, expertise en producten de stad, de burgers en de organisaties
graag in de bibliotheek van de toekomst zouden willen zien?
2. Versterken netwerk: stakeholders (in ruime zin: van klanten tot partners, van organisaties tot
burgers) mee laten denken bij invulling vernieuwing BplusC;
3. Inhoudelijk resultaat: een eindverslag (vorm nog te bepalen) van de discussie met de stad, dat
de basis vormt voor de geactualiseerde visie van de gemeente op BplusC.
C. Niveau van participatie
Tijdens het proces passen we de participatie toe op het niveau van raadplegen. De stad wordt
in een vroeg stadium geraadpleegd om mee te denken.
Fase 1
Fase 2
Fase 3
•Aftrap d.m.v. een Open Atelier van het Stadslab tijdens de Nacht van Kunst en Kennis (19
september 2015). Iedereen kan meedoen!
•Raadplegen van organisaties uit de stad en regio: als klant, als partner, als inspirator,etc.
• Gedurende drie weken (sept/okt)
• een startbijeenkomst voor alle stakeholder
• ca. 4 expertmeetings (met onderwijs, cultuursector, welzijnsorganisaties, lokale omroep, Erfgoed
Leiden etc.)
• Week van BplusC: een week lang een programma waarin burgers (jong en oud, gebruikers en nietgebruikers) iedere dag gevraagd worden naar hun gedroomde bibliotheek/Bplus in 2020.
Eindresultaat: een eindverslag (vorm nader te bepalen) waarin voor iedereen is terug te lezen wat de
raadpleging van de stad heeft opgeleverd. Desgewenst kan het aangevuld worden door organisaties of
burgers uit de stad.
Gedurende deze drie fases zullen wij de stad informeren over het participatieproces via de
volgende kanalen:
-
websites BplusC en gemeente Leiden; hierop wordt alle informatie over de inhoud en
het proces gepubliceerd, bijvoorbeeld de verslagen van de geplande bijeenkomsten.
uitzending (verslag, reportages, evt. talkshow) bij Unity FM
nieuwsbrief BplusC;
sociale media;
stadskrant.
Participatie vooraf, in principe geen inspraak achteraf
De resultaten van de raadpleging van de stad zijn terug te vinden in een eindverslag dat voor
iedereen te lezen/terug te zien is. En desgewenst aangevuld kan worden.
Daarna vormt dit eindverslag de basis voor de gemeente om – in nauwe samenwerking met
BplusC - haar inhoudelijke visie BplusC 2020 op te stellen. Gezien de meerdere mogelijkheden tot
participatie van de stad aan de voorkant van dit proces, stellen wij voor geen inspraak te verlenen
op de inhoudelijke visie BplusC 2020. Behalve als deze inhoudelijke visie zeer sterk afwijkt van de
eerder door de stad geleverde input. Dit gelet op artikel 2, derde lid, onder f van de Participatieen inspraakverordening 2012 ‘f. indien in een eerder stadium reeds participatie of inspraak op het
beleidsvoornemen is verleend, tenzij de afwijking naar aard en omvang in een later stadium ten
opzichte van voornoemd beleidsvoornemen zodanig zijn dat een geheel ander beleidsvoornemen
is ontstaan;’.
D. inhoudelijke, financiële, procedurele en overige kaders voor de participatie
De belangrijkste kaders waarbinnen dit participatieproces zich afspeelt zijn:
- de Ontwikkelingsvisie Leiden, Stad van ontdekkingen, met de pijlers kennis en cultuur;
- het programma Leiden (Internationale) Kennisstad;
- het programma Leiden Binnenstad;
- de Cultuurnota 2012-2018 (De kracht van cultuur is de toekomst van de stad);
- het huidige budget dat de gemeente Leiden beschikbaar stelt voor BplusC.
E. Schaal van het participatieproces.
Het participatieproces heeft betrekking op de gehele stad. Wij willen zowel gebruikers/leden
van BplusC als niet-gebruikers/-leden bereiken. Ook is ook vanuit de regio deelname mogelijk.
F. Deelnemers van het participatieproces
1. Gebruikers/leden BplusC
2. Niet gebruikers/-leden
3. Organisaties (partner, klant etc.):
- Culturele organisaties
- MBO/HBO/Universiteit
- Primair O & Voortgezet Onderwijs
- Welzijn, buitenschoolse opvang, kinderopvang,
peuterspeelzalen
BplusC
(niet)
leden
PO/VO
onderwijs
Culturele
organisati
es
MBO - HBOUniversiteit
Gemeente
De
Stad
Welzijn
G. Wijze en tijdstip waarop deelnemers hun inbreng kunnen leveren
Planning
Juni ‘15
19 september ‘15
Okt ‘15
11-15 Nov 15
23 Nov ‘15
Nov/december ‘15
Voorjaar ‘16
Stap
Projectdefinitie
Resultaat
Rotik &
procesontwerp
Brainstorm
Beelden van de
tijdens Nacht van bibliotheek van
Kunst & Kennis
de toekomst
(vorm en
inhoud)
Startbijeenkomst Informeren,
organisaties
betrekken,
meedenken
Diverse
Meedenken,
expertmeetings
samenwerking
zoeken,
gewenste
diensten BplusC
inventariseren
Week van BplusC Meedenken,
gewenste
diensten BplusC
inventariseren
Afsluiting
Eindverslag
Participatie
Participatie
stad
Uitwerken visie
Nota
gemeente
Besluitvorming
College en raad
Wie
Projectteam
Participatie
Geen
Projectteam,
BplusC &
Stadslab
Raadplegen
belangstellenden
Projectteam
& BplusC
Raadplegen
betrokkenen
Projectteam
& BplusC
Raadplegen
organisaties
(klant, partner,
etc)
Projectteam
& BplusC
Raadplegen
(niet)
gebruikers/leden
Projectteam
& BplusC
Mogelijkheid
voor stad evt.
aan te vullen
Geen
Projectteam
(i.s.m. BplusC)
Projectteam
Geen
H. Wijze en het tijdstip waarop het college van B&W reageert op de uitkomsten van het
participatieproces
De planning is erop gericht dat het college in februari/maart 2016 de Visie BplusC in 2020
voorgelegd krijgt.
I.
Begroting van de kosten van de participatie
Facilitaire kosten bijeenkomsten (inhuur apparatuur, catering etc)
4000
Vergoeding sprekers, bijeenkomstbegeleiding
1000
Productie communicatiemiddelen (drukwerk, filmpjes, moodboard, etc)
4000
Diversen
1000
Totaal
10.000