2005-23016-WCO Financiele positie Openbare Bibliotheek Deventer

NOTA voor burgemeester en wethouders
Onderwerp: Financiële positie Openbare Bibliotheek Deventer
Notanr.:
Sector:
Datum:
Portefeuillehouder:
2005.23016
WCO/MB
28-11-2005
Berkelder
Agenda B&W
29-11-2005
Besluit:
1. de door het bestuur van de Openbare Bibliotheek in de brief van 18 november 2005 voorgestelde
maatregelen tot de verbetering van de financiële positie en reorganisatie van de bibliotheek op
hoofdlijnen te onderschrijven;
2. met het bestuur van de bibliotheek nadere afspraken te maken over de decentrale vestigingen in
Deventer Noord-Oost: Schalkhaar, Diepenveen en Keizerslanden zoals beschreven in variant 5 uit de
notitie Reorganisatie en verbetering financiële positie Openbare Bibliotheek Deventer van 30 november
2005
3. in te stemmen met de gevolgen van deze maatregelen voor de dienstverlening van de openbare
bibliotheek.
4. aan de openbare bibliotheek een eenmalige bijdrage toe te kennen om het negatief vermogen aan te
zuiveren,als bijdrage in de het exploitatietekort 2005 en in de reorganisatiekosten.
5. deze eenmalige bedragen bij wijze van voorschot beschikbaar te stellen en te besluiten over de
definitieve toekenning op basis van een door de accountant goedgekeurde verantwoording van de
gemaakte kosten.
6. het subsidie aan de openbare bibliotheek met ingang van 2006 te verhogen met een nader af te spreken
bedrag.
7. een besluit te nemen over de verhoging van de subsidie in verband met meerkosten als gevolg van de
ingebruikneming van de nieuwe huisvesting in 2010 nadat er afspraken zijn gemaakt over een nader
uitgewerkt voorstel voor de investering en de gebruikskosten
8. De stukken aan te bieden aan het raadspresidium;
9. Op basis van de financiële consequenties zoals aangegeven in de vertrouwelijke bijlage in overleg te
treden met het bestuur van de bibliotheek
10. Definitieve besluiten te nemen nadat overleg met het bestuur van de openbare bibliotheek heeft
plaatsgevonden.
11. Dit besluit openbaar te maken, maar niet de financiële bijlage gelet op artikel 10, lid 1 en 2 onder b van
de Wet openbaarheid van bestuur.
OPENBAARMAKING:
Dit besluit openbaar maken, maar niet de financiële bijlage gelet op artikel 10.2 onder b van de Wet
Openbaarheid van Bestuur.
COMMUNICATIE:
Extern:
Persbericht
Persconferentie
ADVIESRADEN:
…
FINANCIËLE ASPECTEN:
Financiële gevolgen voor de gemeente:
Ja:
Concern
TOELICHTING/OVERWEGINGEN:
Inleiding
Naar aanleiding van het in het voorjaar geconstateerde tekort van € 286.000 op de exploitatie van de
openbare bibliotheek in 2004 heeft het bestuur, na overleg met de portefeuillehouder, een extern adviseur
ingeschakeld voor nader onderzoek naar de aard en omvang van de financiële problemen en voor een
Vervolg 2
Notanr: 05.23016
Onderwerp: Financiële positie Openbare Bibliotheek
advies m.b.t mogelijke oplossingsscenario’s. Begin november heeft het bestuur het reorganisatieplan
vastgesteld.
De maatregelen van het bestuur moeten leiden tot een structurele kostenbesparing van +/- € 500.000 in
2009.
Naast een aantal maatregelen in de bedrijfsvoering, heeft de reorganisatie ook gevolgen voor de
dienstverlening. Meest in het oog springende onderdeel in het bestuursvoorstel is de mogelijke sluiting van
het filiaal in Schalkhaar. Het bestuur vraagt aan de gemeente instemming met de voorgenomen
reorganisatie en financiële steun.
Beoogd resultaat
Een bibliotheekorganisatie met een gezonde bedrijfsvoering en goede en bereikbare dienstverlening.
Kader
Het bestuur is primair verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering van de instelling. Met de maatregelen zoals
opgenomen in het reorganisatieplan neemt het bestuur duidelijk haar eigen verantwoordelijkheid.
Argumenten
Gezien het negatief vermogen van €232.000 en de hoge eenmalige kosten in verband met de reorganisatie
is een eenmalige impuls nodig om de continuïteit van de instelling te waarborgen en het bestuur in staat te
stellen de reorganisatie door te voeren. Daarnaast is een structurele bijdrage nodig om het gewenste
dienstverleningsniveau te kunnen continueren.
Draagvlak
Bij de besluitvorming over de voorjaarsnota 2003 is afgesproken nader onderzoek te doen naar de
mogelijkheden om de voorzieningen in de dorpen te behouden. De taakgroep behoud voorzieningen Dorp
Schalkhaar die naar aanleiding hiervan is opgericht en gesprekspartner is voor de gemeente over dit
onderwerp, geeft aan dat het voornemen van het bestuur om het filiaal in Schalkhaar te sluiten enorme
onrust in het dorp heeft veroorzaakt. het platform is vergevorderd met plannen om in samenwerking met
een aantal instellingen een plan te maken voor behoud van de bibliotheekvoorziening.
Financiële consequenties
Een structurele verhoging van de subsidie en een eenmalige bijdrage
ter leniging van het negatief vermogen en als bijdrage in de kosten van de reorganisatie.
Aanpak/uitvoering
1. Voorlopige standpuntbepaling door het college
29 november
2. bespreking voorlopige standpunt college in politieke markt
14 december
3. overleg met bestuur bibliotheek
4. definitieve besluitvorming college en raad
januari 2006
5. opstellen meerjaren bedrijfsplan 2006 – 2009 waarin de inhoudelijke en bedrijfsmatige ontwikkeling
planmatig wordt uitgewerkt. Dit bedrijfsplan is de basis voor prestatieafspraken in deze jaren
2