Notulen ALV 170619 - Volleybalclub Grashoek

Volleybalclub “GRASHOEK”
Notulen algemene ledenvergadering van 19 juni 2017
1.
Opening
Eddie heet iedereen welkom op deze ledenvergadering bij de Leanzo. Er mogen 2
consumpties van de vereniging genuttigd worden. Daarna zijn de drankjes voor
eigen rekening.
Speciaal welkom aan onze erevoorzitter Grad Drissen. De presentielijst gaat rond.
Verzoek om je naam en handtekening erop te zetten. Financiële stukken liggen op
tafel om te bekijken.
2.
Notulen vorige algemene ledenvergadering 27 juni 2016
Geen op- of aanmerkingen op de notulen van de vorige vergadering. Elise bedankt
voor het maken van deze notulen.
3.
Financieel verslag 2016-2017
Ria krijgt het woord en geeft verder een duidelijke uitleg omtrent de cijfers. Verder
was de uitleg duidelijk, waardoor er geen vragen waren vanuit de zaal.
4.
Kascommissie
Jan Meulendijks heeft een mail vanuit de kascommissie gestuurd. Dit omdat hij zelf
helaas niet aanwezig kon zijn op de algemene ledenvergadering om de mening van
de kascommissie omtrent de financiële stukken toe te lichten. De mail van Jan
wordt door Eddie voorgelezen voor de leden. In de mail verteld Jan dat de
kascommissie zeer tevreden is over de financiële stukken van VC Grashoek. De
kascommissie stelt voor aan de leden om het bestuur decharge te verlenen voor
het gevoerde beleid seizoen 2016-2017. Wilke geeft nog een korte toelichting, die
overeenkomt met wat hierboven beschreven staat. Wilke en Jan hebben de
financiële stukken getekend.
We zoeken nog een extra lid om deel te nemen aan de kascommissie. Jan
Meulendijks zal stoppen binnen de kascommissie. Martien Sonnemans biedt
zichzelf aan en zal komend seizoen met Wilke Verbaarschot en Anita Sijben de kas
controleren voor VC Grashoek.
5.
Begroting 2017-2018
Ria krijgt het woord en ligt de financiële stukken toe. Verder waren er geen
opmerkingen en/of vragen rondom de begroting.
Pagina 1 van 3
6.
Bestuursverkiezing
Aftredend en herkiesbaar: Heidi Theeuwen, Eefje van Oijen, Ria Gommans en
Remco Tielen. Dit werd voor alle vier de bestuursleden toegezegd met een applaus
vanuit de zaal.
7.
Mededelingen
 De gymzaal is gesloten van 15 juli t/m 27 augustus.
 De competitie zal weer starten vanaf 23 september 2017.
 De contributie van de eerste helft zal in oktober betaald worden. De
contributie van de tweede helft zal in maart betaald worden.
 Scheidsrechters leveren plichten.
 Er zal een commissie opgericht moeten worden voor het jubileum van VC
Grashoek. Het jubileum van VC Grashoek zal zijn in 2019. We willen vroegtijdig
beginnen met het regelen van het een en ander voor het jubileum.
 Het aanmelden en afmelden binnen VC Grashoek zal via het secretariaat
verlopen. Alle wijzigingen zullen via het secretariaat moeten verlopen. Dit
hebben we binnen het bestuur afgesproken om verder miscommunicatie te
voorkomen en om één duidelijk punt te hebben voor wijzigingen en informatie.
 Leden vanaf 16 jaar, zullen een licentie moeten behalen om te mogen fluiten.
Voor degene die nog géén licentie hebben gehaald, wordt nog een avond voor
georganiseerd.
 Lizette Cuijpers, Rosalie van Mullekom, Sandra Cuijpers en Hetty Janssen
stoppen binnen de activiteitencommissie. Bedankje!
 Nellie Meijer zal helaas stoppen binnen het jeugdbestuur. Bedankje!
 Van 21 augustus t/m 22 oktober 2017 zal de spek de kas actie bij Jumbo
Panningen weer plaatsvinden. Spek de kas van VC Grashoek!
 Het DWF (digitale wedstrijdformulier) zal vanaf aankomend seizoen verplicht
worden. Er zal op deze jaarvergadering een demo getoond worden en er zal
een avond gepland worden waarin het DWF verder wordt uitgelegd.
 Vanuit de Ankerplaats is de vraag gekomen of de leden van VC Grashoek, maar
ook trainers/coaches willen opletten met het achterlaten van de gymzaal en de
kleedlokalen. Deze worden vaker niet nagekeken en daardoor slordig en vies
achtergelaten. Wanneer we hier met z’n allen op letten, zullen we zorgen voor
een schonere volleybalomgeving. Bij wedstrijden wil het zeggen dat je niet
alleen je eigen kleedlokaal moet controleren, maar ook het kleedlokaal waar
de tegenstanders hebben gezeten.
 Er is een groepsapp gekomen met de contactpersonen van ieder team en de
Ankerplaats. Voor dit jaar moet ieder team opnieuw een contactpersoon
aanwijzen. Wanneer deze bekend zijn, graag doorgeven aan het secretariaat.
We zijn benieuwd hoe deze groepsapp bevalt?
De groepsapp bevalt goed en wordt voor de goede redenen gebruikt. Wanneer
een team niet kan trainen kan een ander team de tijd innemen van dat
desbetreffende team. Zo maken we als vereniging optimaal gebruik van de
zalen. Er kan vanuit de Ankerplaats op deze manier ook duidelijk
gecommuniceerd worden naar de bardienst die ingezet wordt vanuit de
Ankerplaats.
Pagina 2 van 3




Mike is de nieuwe beheerder van de website van VC Grashoek. Hoe wordt
hiernaar gekeken? Zijn er enige tips en tops voor hem?
Uit de zaal kwam als reactie dat de recreanten gebruik maken van de website
i.v.m. het wedstrijdprogramma van de competitie. Verder wordt er niet veel
gekeken op de site.
De Ankerplaats is nog op zoek naar bestuursleden. Wanneer het bestuur niet
volledig kan worden gemaakt, zal de sleutel van de Ankerplaats naar de
Gemeente gaan.
Bernadette Maessen vraagt zich af of het wedstrijdprogramma in het halletje
van de kleedlokalen wel gelezen wordt. Aan de leden de vraag of deze er moet
blijven hangen of dat dit weg kan?
Het wedstrijdprogramma kan ook in de klapper bij de Ankerplaats achter de
bar. Tevens kan het wedstrijdprogramma op de site geplaatst worden, zodat
dit voor iedereen zichtbaar en toegankelijk is. Dit gaan we komend seizoen dan
ook doen. Elise doet de terugkoppeling naar Bernadette.
We hebben géén vacatures binnen de club dit seizoen.
We hebben de demo van het DWF laten zien. Eddie heeft dit verder toegelicht aan
de hand van het filmpje. Er zal een link komen die we zullen plaatsen op de
website en op Facebook. Verder wordt er nog meerdere informatie gegeven en
eventuele vragen beantwoordt worden rondom het DWF op de avond dat we voor
de licenties gaan zitten.
8.
Rondvraag
 Ellen Meulendijks vraagt of er al trainingstijden en -dagen bekend zijn. Er is wel
al een concept, maar er is nog geen officieel schema bekend. Vóór 1 juli zal dit
zeker bekend moeten zijn i.v.m. de recreantencompetitie en de inschrijving
hiervan.
9.
Sluiting
Iedereen bedankt voor zijn aanwezigheid en inzet tijdens de ledenvergadering.
Bedankt voor de grote opkomst voornamelijk! Tot volgend seizoen.
Pagina 3 van 3