notulen-algemene-ledenvergadering-09112015

Notulen Algemene Ledenvergadering
Voetbalvereniging Monnickendam d.d. 9 november 2015
Locatie
Aanwezig
Afwezig met kennisgeving
Verslag
: Kantine Voetbalvereniging Monnickendam
: 30 leden
: Cees Zonneveld, Cees Lust en Paul Tang
: Nicolette Combee
1. Opening
Voorzitter Nico Lammers jr. opent de vergadering en heet een ieder hartelijk welkom
In 2010 is er afgesproken dat op de Algemene Ledenvergadering een minuut stilte t.b.v. de leden
en/of oud leden die ons afgelopen seizoen zijn ontvallen wordt gehouden. Aangezien er op de
nieuwjaarsreceptie al 1 minuut stilte is gehouden voor Jaap Klok wordt dit niet nogmaals gedaan.
Aan de agenda wordt nog 1 punt toegevoegd: punt 8A automatische incasso.
2. Ingekomen stukken
Er zijn ingekomen stukken.
3. Bespreking verslag Algemene Ledenvergadering d.d. 25 november 2014
Het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 25 november 2014 wordt vastgesteld.
Bespreking verslag Buitengewone Ledenvergadering d.d. 2 juni 2015
Het verslag van de Buitengewone Ledenvergadering van 2 juni 2015 wordt vastgesteld.
4. Voorstel tot wijziging Huishoudelijk Reglement Arikelen 23 & 25
Het Huishoudelijk Reglement artikel 23 wordt gewijzigd in:
Website VVMonnickendam (http://www.vvmonnickendam.nl)
De inhoud en de strekking van de opgenomen artikelen van de vereniging in het algemeen niet
schaden. In de redactie zal een daartoe aangewezen bestuurslid plaatsnemen. De redactiecommissie is verantwoordelijk voor het samenstellen van de website.
Het huishoudelijk reglement artikel 25 wordt gewijzigd in:
Wijzigen van het Huishoudelijk Reglement:
1. Het Huishoudelijk Reglement kan slechts gewijzigd worden door een besluit van de Algemene
Ledenvergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het
Huishoudelijk Reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige
vergadering moet tenminste 14 dagen bedragen.
2. Tenminste 14 dagen voor de vergadering wordt gehouden, moet een afschrift van het voorstel,
waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats
voor de leden ter inzage gelegd worden tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt
gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging van het Huishoudelijk Reglement
tenminste 14 dagen voor de vergadering op de website http://ww.w.vvmonnickendam.nl
gepubliceerd.
1
3. Een besluit tot wijziging van het Huishoudelijk Reglement wordt genomen, mits met
meerderheid van 2/3 van het uitgebrachte geldige stemmen, ongeacht het aantal aanwezige
leden.
De vergadering stemt in met het wijzigen van de artikelen 23 en 25 van het Huishoudelijk Reglement.
De statuten blijven ongewijzigd.
5.Vaststelling van het jaarverslag secretaris seizoen 2014-2015
Het jaarverslag van de secretaris wordt vastgesteld.
6. Vaststelling van het financiële jaarverslag van het seizoen 2014-2015
Jan Schilder doet verslag en loop het financiële verslag post voor post door.
Balans
De schuld op lange termijn is de schuld aan de gemeente (lichtmasten).
De schulden op korte termijn:
- overlappende schulden van juni die in juli betaald zijn
- persoonlijke voorschotten om de rekeningen te kunnen betalen.
Nog te ontvangen:
- KNVB boetes seizoen 2014-2015
- Contributie seizoen 2014-2015 (€ 500,00/€ 600,00)
- Sponsorgelden. Facturen zijn vrij laat verzonden in verband met onduidelijkheid over de
adressen.
Resultatenrekening 2013-2014:
Van het seizoen 2013-2014 staat er geen contributie meer open.
De kantine: in het seizoen 2013-2014 zijn er minder derby’s geweest en tijdens de
trainingsavonden komen minder mensen in de kantine. Hierdoor zijn de kantine opbrengsten
minder.
Sponsors: de sponsorbijdrage blijft bij VV Monnickendam achter ten opzichte van ander clubs. Dit
komt omdat er in Monnickendam weinig bedrijven gevestigd zijn.
Diversen: deze post is hoger uitgevallen, omdat de boetes niet meer bij de contributie worden
geboekt maar als boete worden geboekt.
Kosten
Kantine: de kosten zijn hoger uitgevallen, omdat er een nieuwe kassa is gekocht.
Personeelskosten: deze kosten betreffen de onkostenvergoeding voor de trainers en de sociale
lasten. Als er in de 2e klasse gevoetbald wordt dan moet een trainer voldoen aan bepaalde eisen en
licenties. Onder de € 10.000,00 komt er geen trainer. Dit is een kwestie van vraag en aanbod.
Er zijn trainers en medewerkster die een onkostenvergoeding krijgen. Er wordt gevraagd of er een
overzicht gemaakt kan worden naar vergoedingen per functie. De penningmeester geeft aan dat er
geen vaste bedragen per functie zijn. Jan geeft aan dat er geen lijstje met namen en bedragen
komen. De club gaat hier discreet mee om. Als iemand geïnteresseerd is in wat er vergoed wordt
dan kan degene een afspraak met Jan maken.
Onderhoud: De onderhoudskosten zijn ook hoger uitgevallen dan begroot. Het verschil komt
doordat de dakgoten gerepareerd moesten worden.
2
Wedstrijdkosten: Deze post is flink hoger omdat de kosten voor een toernooi op de Jeugdpost
werd geboekt. Nu worden de toernooikosten op toernooien geboekt.
Diverse activiteiten: Dit betreffen kosten voor de medewerkstersavond, nieuwjaarsreceptie en de
materialen voor de verzorger.
Jan geeft aan dat er geen tussentijdse controle van de kascommissie is geweest. Jan is in december
2014 begonnen met het boekhoudprogramma. Frank Oudhuis is gestopt en er was niemand die
deze taak heeft overgenomen.
Het resultaat is € 7.598,00 negatief.
De voorzitter bedankt Jan Schilder voor zijn werkzaamheden.
Het financiële jaarverslag van het seizoen 2014-2015 wordt vastgesteld.
7. Verslag kascontrolecommissie
De heer Marcel de Jong doet verslag namens de kascommissie.
De kascommissie bestaande uit Rob Schiedon, Alwin van Elven en Marcel de Jong zijn tijdens de
vorige ledenvergadering aangesteld. Lid zijn van een kascommissie was voor ons alle 3 nieuw. Wij
hebben dan ook gegoogled op internet en zijn hierdoor wat wijzer geworden. De wet spreekt dan
ook simpelweg van “de commissie” en vervolgt met “de commissie onderzoekt de balans en
resultatenrekening met toelichting en brengt aan de algemene ledenvergadering verslag van haar
bevindingen.
Verder vermeldt de wet “het bestuur is verplicht de commissie ten behoeve van haar onderzoek
alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen en de boeken, bescheiden en andere
gegevensdragers van de verenging voor raadpleging beschikbaar te stellen.
Hierover kan ik al het volgende meedelen. Vorige week zijn Alwin en ik bij Jan in het mooie
Volendam langs geweest. Wij hebben de jaarcijfers beoordeeld en alle gevraagde inlichtingen zijn
door Jan gegeven en alle boeken en bescheiden stonden tot onze beschikking. Wellicht hoor ik al
iemand denken, waar was Rob, het derde lid van de commissie. Rob was door omstandigheden
afwezig. De wet stelt voor de (kas)commissie een minimum van 2 leden, waarmee ons onderzoek
van de jaarcijfers aan de gestelde eisen voldoet.
Taken kascommissie:
1. De commissie moet vaststellen dat de informatie in het financieel verslag (balans, winst- en
verliesrekening en toelichting) toereikend en correct is. Toereikend houdt zoveel in als niet te
veel – niet te weinig en toegankelijk. Correct wil zeggen: juist, volledig en actueel. Het
financieel verslag moet een zodanige vorm en inhoud hebben dat de leden adequaat
geïnformeerd worden over het in het afgelopen boekjaar gevoerde financiële beleid.
2. Oordeel geven en naleven wettelijke en andere bepalingen. Hierbij moeten we voornamelijk
denken aan het naleven van de belastingverplichtingen, voornamelijk omzetbelasting,
loonbelasting en sociale lasten.
3. Oordeel geven over de risico’s voor de vereniging. Dus neemt de vereniging geen onnodige
risico’s. Zijn we voldoende verzekerd? Zijn er op bepaalde momenten geen (te) grote
hoeveelheden contant geld aanwezig?
Beginnend met het laatste punt van ons onderzoek. De verenging neemt geen onnodige risico’s,
we zijn voldoende verzekerd (ook niet over verzekerd) en er is nooit te veel contant geld
aanwezig. Jan stort het overtollige geld, meer dan nodig zelfs, af bij de bank.
3
Wat betreft onze 2e taak, de naleving van de wettelijke en andere bepalingen. De diverse
belastingen zijn volgens ons correct berekend en afgedragen of teruggevraagd.
Dan komen we bij volgens mij de hoofdtaak van de commissie. Ons onderzoek van het financiële
verslag zelf en zoals al eerder aangegeven het financieel moet toereikend en correct zijn. Wat was
ook alweer toereikend? “Niet te veel, niet te weinig en toegankelijk”. Het financieel verslag
voldoet hieraan. Wij geven de vergadering het advies dat het hieraan voldoet. Daarnaast correct,
dat was juist, volledig en actueel. Daar kan ik heel kort over zijn. De cijfers zijn volkomen correct.
Toelichting op de verschillende posten op balans en resultatenrekening is door Jan, of kan door
Jan gegeven, worden.
Wij als kascommissie hebben de jaarcijfers onderzocht en beoordeeld. Namens de gehele
commissie wil ik hierbij de Algemene Ledenvergadering het advies geven décharge te verlenen
aan het bestuur van VV Monnickendam en in het bijzonder onze penningmeester Jan Schilder
voor het in het afgelopen boekjaar gevoerde financiële beleid.
8A Voorstel automatische incasso 2016-2017
Jan Schilder geeft aan dat het versturen van nota’s en het innen van de contributie/KNVB boetes
tijdrovend is. Daarnaast zijn de kosten voor de acceptgiro’s en de postzegels hoog. Er is een bedrijf
dat heeft aangeboden om alle werkzaamheden omtrent het versturen van nota’s en innen van de
contributie/boetes voor de vereniging te willen doen. Het voordeel hiervan is dat de vereniging
begin augustus beschikt over de volledige contributie. Er kan op 2 manieren betaald worden. Of
via een nota/factuur of via automatische incasso. De incasso van 2 termijnen (juli en oktober) blijft
bestaan. De vereniging betaalt per incasso per lid € 1,00. Dat betekent dat de vereniging € 2,00
per lid betaald. De leden mogen in meer dan 2 termijnen betalen, maar dan betaalt het lid € 1,00
per incasso.
De KNVB boetes worden ook door het bedrijf via een nota geïnd. De leden moeten dan wel zelf
€ 1,00 betalen.
Als de leden niet betalen dan neemt het bedrijf contact op met de penningmeester. Indien er niet
betaald wordt dan neemt het bestuur de maatregel om de spelerspas in te nemen, zodat het
betreffende lid niet meer kan voetballen. Mocht er dan nog niet betaald worden dan wordt er, op
kosten van het betreffende lid, een incassobureau ingeschakeld.
De vergadering gaat akkoord met het voorstel en geeft mandaat op voorwaarde dat:
1. De leden goed geïnformeerd worden over de achtergrond en consequenties van het
uitbesteden van de contributie inning;
2. Het niet mag leiden tot een contributieverhoging.
8B Bespreking van ingekomen voorstellen van leden, commissies en bestuur, zoals voorstel leden
van verdienste, royement etc.
De vergadering gaat akkoord met het benoemen van 3 leden tot lid van verdiensten:
- Jos Lucas
- Willem van Kerkoerle
- Cees Lust
4
9. Bespreking begroting voor het seizoen 2015-2016
Opbrengsten:
Contributie: de contributie is voor komend seizoen hoger begroot in verband met de verhoging van
de contributie.
Acties/loterijen: Het bedrag is lager begroot omdat VV Monnickendam dit jaar niet heeft
deelgenomen aan de Deen actie.
Kosten:
Huisvesting/Afschrijving: Dit jaar is er een nieuw koelmeubel en alarminstallatie aangeschaft
waardoor de afschrijving hoger begroot is.
Energie: Martin Cevat vraagt of het niet mogelijk is om zonnepanelen neer te leggen. Jan geeft aan
dat de basisinvestering erg duur is en dat het dak van de kantine ook niet sterk genoeg is om er
zonnepanelen op te leggen.
Voetbalmaterialen: Deze kosten zijn ook hoger begroot omdat er 5 nieuwe doeltjes zijn
aangeschaft.
Onkosten sponsoring: Er zijn minder sponsorborden gemaakt.
KNVB kosten: dit zijn kosten die de vereniging afdraagt zodat de leden ook bij de KNVB verzekerd
zijn. De vraag wordt gesteld of het mogelijk is om de f-pupillen niet bij de KNVB aan te melden.
Dat scheelt kosten. De penningmeester gaat onderzoeken of het een mogelijkheid is.
Barry Ubbels geeft aan dat de Club van 100 kan bijdragen aan bijvoorbeeld het kopen van doeltjes.
De begroting 2015-2016 wordt vastgesteld.
10. Verkiezing kascontrolecommissie
De huidige kascommissie, de heren De Jong, Schiedon en Van Elven zijn in 2014 gekozen voor 3
jaar.
11. Verkiezingen bestuursleden
Het bestuur ziet er nu als volgt uit:
Voorzitter
Secretaris
Penningmeester
Lid senioren B-voetbal
Lid sponsoring
Lid onderhoud
Lid TJC
de heer Nico Lammers jr.
vacature
de heer Jan Schilder
de heer Ramon Out
de heer Rob Knemeijer
de heer Jan Slaats
vacature
Nico Lammers jr. zal na de Algemene Ledenvergadering met zijn functie als voorzitter stoppen. Hij
blijft wel aan als bestuurslid wedstrijdzaken, voetbalmaterialen en veldaccommodaties. Het bestuur
stelt Dennis de Kruijff voor als nieuwe voorzitter.
De vergadering gaat akkoord met het benoemen van Dennis de Kruijff als nieuwe voorzitter van VV
Monnickendam.
5
Jan Schilder bedankt Nico Lammers jr. voor zijn 6 jaar voorzitterschap en voor het motiveren en
leiding geven aan de vereniging. Nico ging voortvarend en enthousiast te werk.
Nico neemt nog plaats in het bestuur en zal Dennis ondersteunen in zijn taken.
Nico Lammers jr. bedankt alle vrijwilligers voor de samenwerking, steun en support.
12. Rondvraag
Geen vragen.
13. Sluiting
De voorzitter bedankt iedereen voor zijn/haar aanwezigheid, draagt de voorzittershamer over aan
de nieuwe voorzitter Dennis de Kruijjff en sluit de vergadering.
6