Het begrip intermediaire kosten omschreven

www.kluwersalarisadministratie.nl
WERKKOSTENREGELING
Het begrip intermediaire kosten
omschreven
Kijk kritisch naar vaste kostenvergoedingen
Intermediaire kosten en vaste kostenvergoedingen zijn van groot belang voor de praktijk van
alle dag. In dit artikel kunt u lezen welke kosten onder de intermediaire kosten vallen en wat de
invloed van de werkkostenregeling is op de praktijk van de vrije vaste kostenvergoedingen.
mr. Badegul Davarci
De Belastingdienst
op persoonlijke titel
Intermediaire kosten zijn kosten van de werkgever die
door de werknemer worden voorgeschoten en vervolgens
door de werkgever al dan niet via declaratie van de
werknemer aan de werknemer worden terugbetaald.
Deze kosten vormen dus een werkgeverslast en de betaling daarvan valt buiten het huidige regime van kostenvergoedingen in de loonsfeer en ook buiten de nieuwe
werkkostenregeling.
In de praktijk geeft de werkgever voor kosten die de
werknemer regelmatig maakt een vaste vergoeding. Dergelijke vaste kostenvergoedingen blijven ook onder de
nieuwe werkkostenregeling mogelijk.
1. Intermediaire kosten
Loon is alles wat de werkgever aan een werknemer geeft
op grond van zijn dienstbetrekking. Met de invoering
Voorbeeld intermediaire uitgave
Een voorbeeld van een intermediaire uitgave is de aanschaf van een werknemer van
markeerstiften die hij nodig heeft voor een externe presentatie. Na afloop declareert hij de kosten bij zijn werkgever. De vergoeding die de werknemer ontvangt
valt buiten de relatie werkgever-werknemer.
van de werkkostenregeling wordt duidelijk gemaakt dat
vergoedingen en verstrekkingen ook tot het loon behoren. Vergoedingen of verstrekkingen die buiten de relatie werkgever-werknemer vallen, zijn echter geen loon.
Dat geldt ook voor de vergoeding van zogeheten intermediaire kosten. Intermediaire kosten zijn uitgaven die
een werknemer doet in opdracht en voor rekening van
zijn werkgever. De wetgever gaat ervan uit dat het initiatief tot het maken van de intermediaire kosten bij de
werkgever ligt en dat sprake moet zijn van een opdracht
van de werkgever aan de werknemer tot het maken van
de kosten. Dit is wellicht in veel situaties zo, maar naar
mijn mening is dit geen strikte voorwaarde. Wat bijvoorbeeld als de werknemer bij het printen van een verkoopofferte bemerkt dat de printer op kantoor kapot is
en hij onmiddellijk bij een computerdiscounter een
nieuwe koopt, de rekening contant betaalt en deze bij
zijn werkgever declareert? Ondanks het ontbreken van
het initiatief en de opdracht van de werkgever lijkt mij
hier toch sprake van een situatie waarin de werknemer
als intermediair van zijn werkgever optreedt. Doorgaans
zal voor alle betrokken partijen duidelijk zijn dat de
werknemer niet namens zichzelf maar namens de werkgever optreedt. Als de werknemer de kosten die hij
heeft voorgeschoten terugbetaald krijgt, valt deze terugbetaling niet onder het ruime loonbegrip van de
werkkostenregeling.
Relatie debiteur-crediteur
Bij zuivere intermediaire kosten speelt het element van
arbeidsbeloning geen enkele rol; de terugbetaling van
intermediaire kosten ziet op de relatie debiteur-crediteur.
Op het moment dat de werknemer de kosten maakt krijgt
hij een vordering op de werkgever tot een even hoog bedrag zodat hij niet verarmt. Als de werkgever de vorde-
22
022-024_PSA14_ART03 22
07-10-2010 11:23:02
PRAKTIJKBLAD SALARISADMINISTRATIE
nr 14 / 22 oktober 2010
WERKKOSTENREGELING
ring voldoet is de werknemer niet gebaat. De werkgever
betaalt immers zijn eigen kosten. De werknemer geniet
geen voordeel en er is daarom geen sprake van loon.
Geen definitie / wel omschrijving
In de memorie van toelichting worden de volgende vormen van intermediaire kosten genoemd:
1. de aanschafkosten van zaken die tot het vermogen
van de werkgever gaan behoren;
2. kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren
tot het vermogen van de werkgever (en die aan de
werknemer ter beschikking zijn gesteld);
3. kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en dus niet specifiek met het functioneren
van de werknemer).
Het kabinet heeft niet een verdergaande definitie gegeven. Dat heeft te maken met het feit dat het een nauwkeurige afbakening met het loonbegrip niet mogelijk
achtte. De wet kent immers een ruim loonbegrip. Als de
werknemer als tussenpersoon kosten maakt waarin ook
een element van arbeidsbeloning zit wordt de ‘poort van
het loonbegrip’ betreden en komt de toepasselijkheid
van de Wet op de loonbelasting en de werkkostenregeling aan de orde. In de parlementaire geschiedenis is
daarom volstaan met het geven van een aantal voorbeelden (zie oranje kader).
Etentje met cliënten
Een veel besproken voorbeeld van intermediaire kosten
vormt het etentje met cliënten. Moeten in dat geval de
kosten van de maaltijd van de werknemer als verblijfskosten of als externe representatiekosten worden aangemerkt?
Voor wat betreft het gedeelte van de rekening dat toerekenbaar is aan de cliënten is volgens de staatssecretaris
sprake van intermediaire kosten. Voor wat betreft het
gedeelte van de rekening dat toerekenbaar is aan de
werknemer, kan in het midden blijven of het gaat om
een kostenvergoeding of een vergoeding van intermediaire kosten voor een maaltijdverstrekking aan de werknemer. Er is immers sprake van verblijfskosten, en daarvoor is een ‘gerichte vrijstelling’ opgenomen. Per saldo
heeft een etentje met cliënten dus geen invloed op de
forfaitaire ruimte.
Dat is – net als nu - anders als de zakelijkheid van het
etentje in het geheel niet aangetoond kan worden. Als
de werknemer een rekening bij een wegrestaurant op
zaterdagavond met vier kindermenu’s laat zien en geen
zakelijke afspraak in zijn agenda heeft, is er geen sprake
van intermediaire kosten of van een gerichte vrijstelling
voor tijdelijke verblijfskosten, omdat het niet om een
zakelijk etentje gaat. De werkgever kan in dit geval kiezen om de vergoeding te belasten als loon of deze onder
te brengen in de vrije ruimte.
Bij een etentje met cliënten staan zakelijke
aspecten voorop en niet het vermaak
Wel of geen externe representatiekosten
De staatssecretaris heeft nog wat opgemerkt over het
voorbeeld van een etentje met cliënten. Een etentje met
cliënten valt niet aan te merken als externe representatiekosten, omdat in dit geval vermaak, in het algemeen
gesproken, een bijkomend karakter heeft en de zakelijke
aspecten vooropstaan. Bij een bezoek aan een voetbalwedstrijd met cliënten daarentegen overheerst het element van vermaak, en daarmee valt een dergelijk bezoek
wel als externe representatiekosten aan te merken.
Vergoedingen voor kosten die werknemers maken voor
externe representatie of voor relatiegeschenken voor externe relaties en klanten van de werkgever, zijn intermediaire vergoedingen. Een voorbeeld hiervan is de fles
wijn die een werknemer koopt voor een klant. De vergoeding voor de fles wijn is een intermediaire vergoeding.
Drie voorbeelden intermediaire kosten
1. Een voorbeeld van aanschafkosten van zaken die tot het vermogen van de werkgever gaan behoren, is de aanschaf van een werknemer van nietjes voor de
nietmachines of pennen die hij en collega’s op kantoor zullen gebruiken. Na afloop declareert hij de kosten bij zijn werkgever.
2. Een voorbeeld van kosten die gemaakt worden voor zaken die behoren tot het
vermogen van de werkgever (en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld), zijn de kosten die de werknemer maakt ten behoeve van de auto van de
zaak, zoals de kosten voor een wasbeurt van deze auto.
3. Een voorbeeld van kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering (en
dus niet specifiek met het functioneren van de werknemer), is het etentje met
cliënten voor wat betreft het deel dat toerekenbaar is aan de cliënten.
23
022-024_PSA14_ART03 23
07-10-2010 11:23:24
www.kluwersalarisadministratie.nl
WERKKOSTENREGELING
Vastleggen in arbeidsvoorwaarden
Intermediaire kosten, zoals kosten die een werknemer
maakt ten behoeve van de auto van de zaak, kan de
werkgever onbelast aan de werknemer vergoeden, of beter gezegd, terugbetalen. Voorwaarde is wel dat de kosten in opdracht van de werkgever worden gemaakt. Het
initiatief voor het maken van de kosten moet bij de
werkgever liggen. Het is daarom belangrijk om in de arbeidsvoorwaarden op een juiste wijze vast te leggen
welke kosten voor rekening van de werkgever blijven. In
de arbeidsovereenkomst of het autoreglement zou de
werkgever bijvoorbeeld kunnen omschrijven dat alle kosten voor rekening van de werkgever komen en dat, als
een van de werknemers de kosten voorschiet, deze als
intermediaire kosten worden beschouwd.
Leg vast in arbeidsvoorwaarden welke kosten
voor rekening van werkgever blijven
Vaste voorschotten en nacalculatie
De terugbetaling van intermediaire kosten is geen kostenvergoeding in de fiscale betekenis en is dus evenmin
een vrije vergoeding. Uitgangspunt bij intermediaire
kosten is dat deze niet in een vaste kostenvergoeding
horen. Onder het nieuwe regime van de werkkostenregeling mag de werkgever wel op basis van ervaringscijfers
periodieke vaste voorschotten geven, maar aan het eind
van het jaar moet nacalculatie plaatsvinden.
In de praktijk komt het voor dat intermediaire kosten
zoals parkeerkosten, wassen van de auto van de zaak,
representatiekosten, relatiegeschenken en dergelijke
toch onderdeel uitmaken van de vaste kostenvergoeding.
De minister zal nog bezien in hoeverre in de sfeer van
het uitvoeringsbeleid aanvullende mogelijkheden worden gecreëerd om deze praktijk voort te kunnen zetten.
Samenvatting
len van een intermediaire kosten; het betreft een terugbetaling van door de werknemer ten behoeve van de
werkgever voorgeschoten uitgaven. Het wordt echter
ingewikkelder als een werknemer een goed aanschaft en
vervolgens ook zelf gebruikt of verbruikt, dan wel als
een werkgever dat goed mede aan de werknemer verstrekt of ter beschikking stelt. Dan zit er mogelijk een
loonelement in.
Nu bij intermediaire kosten sprake is van een niet specifiek omschreven open norm zou via rechterlijke beslissingen mogelijk meer duidelijkheid bereikt kunnen worden.
2. Vaste kostenvergoeding
Het tweede onderwerp dat in dit artikel aan de orde
komt is de vaste kostenvergoeding. Veel werkgevers hebben met de Belastingdienst een afspraak gemaakt om
hun personeel een vrijgestelde vaste kostenvergoeding
te geven. Het gaat om een tegemoetkoming voor kosten
zoals lunchkosten, telefoonkosten, parkeergelden, representatiekosten et cetera. Als de inspecteur daarom verzoekt moet onder de huidige wetgeving een onderzoek
worden verricht naar aard en omvang van de kosten.
Onderzoek naar werkelijk gemaakte kosten
Onzekere toekomst? / Open norm
Nieuw is dat onder de werkkostenregeling vergoedingen die onder de gerichte vrijstellingen vallen alleen
verstrekt kunnen worden in de vorm van een vaste vergoeding voor zover daaraan een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten ten grondslag ligt. Onderbouwing aan de hand van een steekproef blijft mogelijk.
Zonder onderzoek is de gerichte vrijstelling niet van
toepassing en valt de verstrekte vaste vergoeding in het
algemeen forfait.
Dat betekent dat deze vaste vergoeding slechts is vrijgesteld voor zover de totale vergoedingen en verstrekkingen, verminderd met de gerichte vrijstellingen, niet
hoger zijn dan 1,4 procent van de relevante loonsom.
Zo op het eerste gezicht lijkt het toch niet zo moeilijk
om vast te stellen wanneer sprake is van het terugbeta-
Voortzetting bestaande afspraken
De wet kent geen definitie van het begrip intermediaire kosten. De criteria die genoemd zijn bij intermediaire kosten kunnen in de toekomst leiden tot discussies als
de Belastingdienst in voorkomend geval het standpunt inneemt dat toch sprake is
van een loonvoordeel. Rechtspraak kan dan verduidelijking brengen.
Bij de toepassing van de werkkostenregeling moet iedere werkgever zijn vaste kostenvergoedingen (opnieuw) kritisch beoordelen. Er zal als de werkgever gebruik wil
maken van de gerichte vrijstellingen, vooraf een kostenonderzoek moeten worden
gehouden. Ontbreekt een onderzoek naar de werkelijk gemaakte kosten dan valt de
vaste kostenvergoeding voor gericht vrijgestelde kostensoorten toch in het
1,4%-werkkostenbudget of moet deze worden gebruteerd of tot het loon van de
werknemer worden gerekend.
Door de invoering van de werkkostenregeling moeten
bestaande afspraken met de Belastingdienst over vergoedingen en verstrekkingen opnieuw worden bezien.
Bij vaste vergoedingen die zien op meerdere kostenposten moet voldoende duidelijk zijn in hoeverre de vergoeding betrekking heeft op kostenposten die gericht
zijn vrijgesteld. Uit de site van de Belastingdienst blijkt
dat de bestaande afspraken zoals die liggen over vaste
kostenvergoedingen voor gerichte vrijstellingen voortgezet kunnen worden, ook al ligt er geen onderzoek naar
de werkelijke kosten ten grondslag. Bij nieuwe afspraken
is dat dus anders. Kennelijk is hier sprake van een versoepeling voor bestaande afspraken voor gerichte vrijstellingen. Zolang werkgevers hebben gekozen voor toepassing van de huidige regeling, blijven bestaande
afspraken uiteraard wel gelden.
24
022-024_PSA14_ART03 24
07-10-2010 11:23:27