Voor: Informatieavond TC Altis (9 februari 2016) Van: Werkgroep

Voor:
Van:
Betreft:
Datum:
Informatieavond TC Altis (9 februari 2016)
Werkgroep Technisch Coördinator
Advies aanstelling Technisch Coördinator bij Altis
30 januari 2016
Inleiding
De ledenvergadering van 19 mei 2015 heeft ingestemd met de aanstelling van een
Trainingscoördinator en hiervoor budget vrij gemaakt. Dit op basis van voorstellen uit de
‘Discussienotitie betreffende aanstelling trainingscoördinator Altis’ die voorjaar 2015 door
een commissie is opgesteld.
Daarop heeft het Algemeen Bestuur een werkgroep ingesteld bestaande uit: Hans
Marinus (voorzitter), Marja Schuurman - van der Harst, Werner Andrea, Kees Blokland en
Gert Koudijs.
De opdracht van de werkgroep was om op basis van genoemde discussienotitie een
nadere - en zo concreet mogelijke - uitwerking te maken van die notitie, die zal leiden tot
de aanstelling van een verenigingsmanager.
Op basis van de genoemde discussienotitie, verworven eigen inzichten en gesprekken
met de atletiek-, jeugd- en recreantencommissie, komt de werkgroep tot dit advies.
De functiebenaming trainingscoördinator is aangepast. Enerzijds omdat deze titel niet
volledig de lading dekt, anderzijds omdat een dergelijke functiebenaming al voorkomt
binnen de vereniging.
Enige tijd heeft de benaming ‘verenigingsmanager’ gecirculeerd. De werkgroep heeft
deze niet overgenomen omdat hiermee in de sportwereld veelal een functionaris wordt
aangeduid die zich bezighoudt met algemene, bestuurlijke en organisatorische zaken.
De werkgroep stelt voor te spreken over een Technisch Coördinator (TC). Het betreft
duidelijk een sporttechnische functionaris.
Overal waar in dit advies over ‘zij’ wordt gesproken kan ook ‘hij’ worden gelezen.
In dit advies komen achtereenvolgens aan de orde:
1. taken en verantwoordelijkheid van de TC
2. randvoorwaarden en haalbaarheid
3. het profiel van de TC
1
1.
Taken en verantwoordelijkheden
De TC vervult een integrale en verbindende functie over en tussen de RC, de AC, de JC
en (minder prominent) de andere commissies. De focus van de TC ligt op het primaire
‘product’ van Altis, het trainen en begeleiden van sporters.
De TC bevordert de samenwerking tussen de AC, RC en JC en bevordert de doorstroming
tussen trainingsgroepen.
De TC draagt bij aan verhoging van het sporttechnisch aanbod (m.n. trainingen) van de
vereniging en daarmee aan verhoging van het niveau van de atletieksport.
Niveau moet breed worden opgevat: zowel de recreatief ingestelde loper als de
topsporter is gebaat bij goede training en begeleiding en dient van het werk van de TC te
profiteren. Op termijn kan dit resulteren in een andere opzet van de AC, RC en JC
waarmee dit niveau beter kan worden ondersteunt.
Training en begeleiding wordt verzorgd door de trainers, hulptrainers en andere
begeleiders die onder de verantwoordelijkheid van de AC, JC of de RC vallen. De TC
neemt die verantwoordelijkheid niet over, maar vervult een ondersteunende rol, waarbij
het borgen van de kwaliteit en continuïteit eerste uitgangspunten zijn. De TC monitort en
ondersteunt het uitvoeren van vastgesteld beleid.
Het pakket van taken en verantwoordelijkheden van de TC ziet er als volgt uit.
1. De TC monitort en ondersteunt vereniging breed de uitvoering van het sporttechnisch
beleid. Met name op het gebied van training en begeleiding van sporters.
(Hieronder valt onder meer: toepassing leerlijnen, opvang/instroom nieuwe leden en
trainers, bewaking trainingsprogramma/-niveaus).
2. De TC organiseert en structureert overleg tussen de JC, AC en RC waarin wordt
uitgewisseld en afgestemd over inhoudelijke onderwerpen.
(Zoals trainingsaanpak/opbouw, doorstroming, groepsgrootte, faciliteren trainers,
samenstelling competitieploegen, individuele talenten, samenwerking trainers,
(bij)scholing, aankomende vacatures en de invulling daarvan).
3. De TC is aanspreekpunt voor trainers, bestuur, commissieleden, (ouders van) leden
m.b.t. het sporttechnisch beleid en –aanbod van de vereniging.
(Vanuit een doorverwijzende, coördinerende functie. Genoemde gremia zijn en blijven
zelf verantwoordelijk voor beleid en aanbod).
4. De TC houdt het vereniging brede opleidingsprogramma bij en bewaakt dit.
(ter ondersteuning van de opleidingscoördinatoren in de commissies).
5. De TC motiveert en faciliteert trainers bij het realiseren van verenigingsambities en
hun eigen ambities.
6. De TC ondersteunt - en houdt overzicht over - afstemming met andere verenigingen
(in de regio) over trainingsaanbod.
7. De TC ondersteunt en houdt overzicht over afspraken tussen de JC, AC en RC
enerzijds en de WOC, Beheercommissie en medische commissie anderzijds. (Bijv.
wedstrijdaanbod, materiaal, (para)medische ondersteuning, clubhuis).
8. De TC ziet toe op consistente en complete informatievoorziening, op sporttechnisch
gebied vanuit de JC, AC en RC, binnen de vereniging.
9. De TC geeft gevraagd en ongevraagd advies aan commissies en bestuur.
Het werk van de TC moet er toe leiden dat:
a.
het sporttechnisch beleid van bestuur en commissies op elkaar is afgestemd;
b.
dit integrale beleid bekend is bij leden en trainers;
b.
in de praktijk dit beleid eenduidig wordt toegepast en uitgevoerd, en;
c.
het beleid stelselmatig wordt geëvalueerd en aangepast aan de hand van nieuwe
inzichten en doelstellingen.
2
2.
Randvoorwaarden en haalbaarheid
Randvoorwaarden
Om de TC succesvol te kunnen laten functioneren, zal Altis aan een aantal
randvoorwaarden moeten voldoen. Deze zijn:







creëren draagvlak;
passen in totaalbeleid, meerjarenplan;
bevoegdheden, mandaat, kaders;
prioriteiten;
continuïteit;
faciliteiten;
aansturing door bestuur.

Creëren draagvlak en begeleiding
Najaar 2015 heeft de werkgroep enkele bijeenkomsten georganiseerd met onder meer
als doel om draagvlak voor de aanstelling van de TC te creëren.
T.z.t. zal de TC een gericht inwerkprogramma aangeboden moeten krijgen. Zowel
creëren van draagvlak als inwerken vergt een extra inspanning van het bestuur.
 Passen in totaalbeleid, meerjarenplan
Het meerjarenbeleid van Altis voor de jaren 2016 – 2020 is nog in ontwikkeling. De
aanstelling van de TC moet blijvend passen in dat meerjarenbeleid.
In dit kader moet ook stilgestaan worden bij de gevolgen van de aanstelling van een TC
voor het trainerscorps. Enerzijds zullen zij meer faciliteiten en begeleiding gaan krijgen.
Anderzijds kunnen er ook meer eisen aan het trainerscorps gesteld gaan worden. Op
termijn past daarbij, binnen de financiële mogelijkheden van de vereniging, ook een
aanpassing van de trainersvergoedingen.
 Bevoegdheden, mandaat, kaders
Voor het succesvol functioneren van de TC zal het bestuur de bevoegdheden, het
mandaat en de kaders waarbinnen de TC kan bewegen duidelijk aan moeten geven.
 Prioriteiten
Zowel de taken en verantwoordelijkheden als de te bereiken doelen zijn ambitieus. Om
de TC niet te laten verdrinken is het noodzakelijk dat het bestuur prioriteiten stelt. Ons
voorstel is om de prioriteit bij samenwerking en doorstroming te leggen.
 Continuïteit
Eén van de te bereiken doelen is borgen van continuïteit. Dat doel is alleen te bereiken
als de TC continuïteit door Altis geboden wordt. Een budget om de TC voor minimaal
twee jaar in dienst te kunnen nemen, is daarvoor een voorwaarde.
 Faciliteiten
In praktische zin zal een aantal zaken ter beschikking gesteld moeten worden. Wij
denken daarbij onder meer aan: werkruimte, laptop, smartphone e.d.
 Aansturing door bestuur
Voor het functioneren van de TC is het nodig dat er eenduidige aansturing door het
bestuur is. Ons voorstel is om één bestuurslid daarvoor verantwoordelijk te maken.
3
Haalbaarheid
Een belangrijk onderdeel van de opdracht van het bestuur aan de werkgroep is een toets
op de haalbaarheid van het aanstellen van een TC. De werkgroep heeft daaraan invulling
gegeven door aandacht te schenken aan de volgende aspecten:
 omvang pakket van taken en verantwoordelijkheden;
 combinatie van gewenste kennis en vaardigheden;
 financiële aspecten.
 Omvang pakket van taken en verantwoordelijkheden
Bij het tot stand komen van dit advies constateert de werkgroep dat het pakket van
taken en verantwoordelijkheden omvangrijk is. Het zal een grote uitdaging worden om
binnen de hoeveelheid beschikbare uren per week (20) de gewenste taken uit te voeren.
 Combinatie van gewenste kennis en vaardigheden
Om de gewenste taken uit te kunnen voeren en de verantwoordelijkheid daarvoor te
nemen is een combinatie van kennis en vaardigheden nodig (zie profielschets). Om de
slagingskans te doen vergroten is een zorgvuldige selectie op basis van het profiel
vereist.
Daarnaast heeft de gevraagde combinatie van kennis en vaardigheden consequenties
voor de financiële haalbaarheid, zie onder.
 Financiële aspecten
Het bestuur (bekrachtigd door de Algemene Ledenvergadering) heeft een budget van
€ 12.500,- per jaar beschikbaar gesteld waaruit de TC bekostigd moet worden. Het
beschikbare budget dient ter bekostiging van het ‘salaris’ van de TC en de kosten van
faciliteiten.
Op basis van wat Altis van de TC verwacht komt de werkgroep op het in het volgende
hoofdstuk beschreven profiel. De werkgroep constateert dat het beschikbare budget niet
toereikend is om een TC die voldoet aan dat profiel te bekostigen.
Een TC die voldoet aan het geschetste profiel zal substantieel hogere werkgeverslasten
met zich meebrengen. Daarbovenop komen dan nog de kosten van diverse faciliteiten.
Een eerste schatting van de werkgroep wijst uit dat het beschikbare budget alleen al
vanwege de salariskosten verdubbeld zou moeten worden tot een maximaal bedrag op
jaarbasis van € 25.000,-. Daarbij bepleit de werkgroep een bestuurlijk commitment om
dat benodigde budget voor twee jaar te beschikbaar te stellen.
Conclusie haalbaarheid
Indien aan bovenstaande randvoorwaarden invulling wordt gegeven acht de werkgroep
de aanstelling van een Technisch Coördinator haalbaar en wenselijk om de geschetste
doelstellingen te realiseren.
4
3.
Profiel van de TC
Op basis van het voorgaande kan onderstaand profiel van de aan te stellen TC worden
geschetst:
1. Een enthousiaste vrouw of man van 25 jaar of ouder.
2. Kan functioneren op MBO+/HBO-niveau op basis van opleiding, en/of
werk/levenservaring.
3. Kent het curriculum van (Atletiekunie) loop/baantrainer niveau 3 en kan op dit
niveau functioneren.
4. Heeft ervaring met het functioneren in sportverenigingen.
5. Kan plannen en organiseren.
6. Beschikt over inlevingsvermogen en kan mensen begeleiden en stimuleren.
7. Beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden.
8. Heeft oog voor maatschappelijke ontwikkelingen en –kansen voor de
georganiseerde (atletiek)sport.
9. Beschikbaar voor (gemiddeld) 20 uren per week.
5