notulen extra ALV 4 juli 2014

NOTULEN EXTRA ALGEMENE LEDENVERGADERING
4 JULI 2014
Aanwezig: 39 leden
Afwezig: A. van Keulen, G. Vliegenthart, M. Welten, M. vd Kamp, G. Scholten, C.
Hultink, R. de Pruyssenaere, P. Klaren, P. Huijser van Reenen, H. vd Klooster, T.
Datema, T. Goedvriend, D. Hornman, A. Spikman, N. Portiek, S. Reumer, W.
Bijkerk, M. Kleinsma, C. Van Renselaar, J. Augustus, S. Liebregt, H. Euverman, R.
den Ouden, M. Rooij
Notulist: Martijn Kerkdijk
1.
Opening
De voorzitter opent de vergadering om 19.35 uur en heet iedereen van
harte welkom bij deze extra algemene ledenvergadering. Aangezien er
onvoldoende leden aanwezig zijn om geldige besluiten te nemen, wordt
zoals vermeld op de agenda en overeenkomstig artikel 16 lid 3 van de
statuten de vergadering gesloten en een nieuwe en extra algemene
ledenvergadering geopend.
Er zijn geen aanvullingen op de agenda. Agendapunt 6 wordt voor
agendapunt 5 behandeld.
2.
Mededelingen, ingezonden stukken, vragen
Er zijn geen mededelingen, ingezonden stukken of vragen. Diverse leden
hebben zich voor deze algemene ledenvergadering afgemeld.
3.
Benoeming bestuursleden
Dick Egberts (voorzitter), Henk van der Klooster (facilitaire zaken) en CorJan Bruggeman (technische zaken) treden af en zijn niet herkiesbaar. Zij
worden hartelijk bedankt voor hun inzet. Huub Claessen (facilitaire zaken)
en Bart Denef (technische zaken) hebben zich bereid verklaard in het
bestuur plaats te nemen. De leden stemmen met deze benoemingen in.
4.
Benoeming voorzitter
Cor-Jan Bruggeman heeft zich als enige kandidaat gemeld voor de functie
van voorzitter. De leden stemmen met zijn benoeming in.
5.
Advies werkgroep verbouw clubhuis
Naar aanleiding van de laatste algemene ledenvergadering (januari 2014)
is een werkgroep ingesteld met betrekking tot de verbouw van het
clubhuis. Het doel van de werkgroep was het uitvoeren van onderzoek
naar alternatieven voor de gepresenteerde verbouwplannen.
1
Martijn Kerkdijk licht namens de werkgroep de uitkomsten van het
onderzoek toe. De conclusie van de werkgroep is dat verbouw van het
clubhuis de enige reële optie is. Op basis van de beperkte beschikbare
middelen (in verband met noodzakelijke vervanging van zes tennisbanen)
luidt het voorstel van het bestuur om op dit moment alleen de meest
noodzakelijke investeringen uit te voeren. Dat zijn investeringen met
betrekking tot de verbouw van de kleedkamers en toiletten, hal en keuken.
Voor het overige wordt er vooralsnog geen uitvoering gegeven aan de in
januari 2014 gepresenteerde verbouwplannen. Kort voor deze vergadering
is een tweetal offertes ontvangen met betrekking tot de verbouwplannen.
Het bedrag van deze offertes gaat het budget ver te boven. De werkgroep
heeft nog onvoldoende tijd gehad om de offertes te bestuderen en met de
betreffende aannemers te overleggen. Duidelijk is in ieder geval dat de
investeringen verder moeten worden beperkt.
Het bestuur stelt dan ook voor om de hoogst nodige investeringen
(kleedkamer, douches en toiletten) uit te voeren en het budget voor deze
investeringen vast te stellen op € 55.000,-. Nadat de verbouw is uitgevoerd,
zal een evaluatie plaatsvinden. Tevens zal dan worden bezien welke
investeringen met betrekking tot het clubhuis in de toekomst nog
noodzakelijk zijn. Voor zover nodig zal dit te zijner tijd aan de leden ter
besluitvorming worden voorgelegd.
Door een van de leden wordt gevraagd hoe het kan dat er een groot
verschil aanwezig is tussen de offertes van de aannemers en het gevraagde
budget. Voor de werkgroep is dat op dit moment nog onvoldoende
inzichtelijk. Vanzelfsprekend zal dit nader worden onderzocht. Verder
wordt nog de vraag gesteld of een minder valide toilet noodzakelijk is. De
werkgroep zal dit meenemen in haar besluitvorming. Voorts wordt
gevraagd waardoor het verschil wordt veroorzaakt tussen het bedrag van
€ 30.000,- (dit is in eerste instantie genoemd als kostenpost voor
aanpassing van de kleedkamer en douches) en het huidige bedrag van
€ 55.000,-. Het verschil wordt onder meer veroorzaakt doordat de huidige
investeringen uitgebreider zijn dan in eerste instantie de bedoeling was.
Tot slot wordt gevraagd of de uitbreiding naar 4 of 5 douches noodzakelijk
is en of er klachten zijn ontvangen met betrekking tot het huidige aantal
douches. Dat is het geval. De werkgroep zal dit meenemen.
De werkgroep heeft verder nog besloten het speeltoestel uit
veiligheidsoverwegingen te verwijderen.
De leden stemmen in met het uitvoeren van de meest noodzakelijke
investeringen voor een maximaal bedrag van € 55.000,- en het vooralsnog
niet uitvoeren van de overige verbouwplannen.
2
6.
Advies werkgroep banen
Cor-Jan Bruggeman licht namens de werkgroep banen het advies toe. Er
heeft uitgebreid onderzoek plaatsgevonden naar de toestand van de banen
en de drainage. De uiteindelijke conclusie is dat toplaag van de banen 3, 4,
5, 8, 9 en 10 alsmede de drainage moeten worden vervangen. Overigens
zijn de huidige banen gezien hun leeftijd nog in erg goede conditie, maar
technisch niet meer voldoende goed met een verhoogde kans op blessures.
Dit dankzij het goede werk van de park- en beheercommissie die daarvoor
een welverdiend applaus ontvangt.
Bij Grontmij en Antea zijn offertes opgevraagd. Het advies van de
werkgroep is om voor Grontmij te kiezen vanwege onder meer de prijs, het
feit dat uitvoering in de zomerperiode kan plaatsvinden, het soort
kunstgras en de positieve ervaring hiermee. De totale investering bedraagt
maximaal € 145.000,-.
De werkgroep adviseert voorlopig niet te investeren in LED-verlichting
(ondanks de positieve ervaring) vanwege de kosten en de ontwikkeling van
LED-verlichting.
Door een van de leden wordt een vraag gesteld over de huidige drainage,
die nog maar 18 jaar oud is, in relatie tot de door Grontmij verstrekte
garantie van 30 jaar. De huidige situatie (zeer verstoorde drainage) is de
reden dat het huidige systeem al na 18 jaar moet worden vervangen. In de
toekomst is het dus van groot belang dat verstoring van de drainage wordt
voorkomen. In dat kader zal ook het onderhoud onder de loep worden
genomen.
Er wordt gevraagd wanneer baan 1 en 2 moeten worden vervangen. Dat is
over drie jaar.
Jan Koetsier licht de financiële situatie van PAF toe op basis van een
liquiditeitsprognose. Deze prognose laat zien dat de financiële situatie van
PAF meer dan voldoende blijft wanneer de noodzakelijke investeringen in
het clubhuis en de banen worden uitgevoerd. Er resteert een minimaal
eigen vermogen van € 50.000,-.
Een van de leden vraagt op basis van welk aantal leden de prognose is
opgesteld. Dat is op basis van het daadwerkelijk aantal leden (720).
De vraag wordt gesteld waardoor het verschil wordt veroorzaakt tussen
het bedrag van de huidige investering in de banen (€ 145.000,-) en
dezelfde investering in 2028/2029 (€ 155.000,-). Dat verschil wordt
veroorzaakt door 2% inflatie en het niet vervangen van het
drainagesysteem (ervan uitgaande dat deze 30 jaar meegaat).
3
De leden stemmen in met de volgende voorstellen van het bestuur:
- vervangen toplaag banen 3, 4, 5, 8, 9 en 10 door kunstgrastype Domo
Tiebreak 22 PE voor een bedrag van € 113.498 (incl. BTW), uitvoering
door Grontmij;
- het aanleggen van nieuwe drainage op voornoemde zes banen voor een
bedrag van € 23.474,- (incl. BTW);
- afschrijven van baan 1 en 2 in 10 jaar en de overige banen in 12 jaar
conform besluit ALV 10 januari 2014 en conform garantie Grontmij;
- vervanging tennisbanen na maximaal 15 jaar in verband met voldoende
kwaliteit kunstgras, spelplezier en ter voorkoming van blessures;
- opstellen vervangingsschema tennisbanen, rekening houdend met
vervangen tennisbanen 1 en 2 na 10 jaar en overige banen na 15 jaar en
rekening houdend met 2% inflatie;
- investeringen in LED-verlichting uitstelling tot in ieder geval 2018 in
verband met verwachte ontwikkelingen en daling kosten en geen
aanschaf extra lichtmasten huidige verlichting;
- onderzoeken samenwerking andere Zwolse tennisverenigingen m.b.t.
gezamenlijke aanschaf LED-verlichting.
7.
Rondvraag
Er wordt gevraagd of het bestuur op gepaste wijze afscheid heeft genomen
van de vertrekkende bestuursleden. Dat is het geval. Onlangs zijn een
aantal bestuursleden met de vertrekkende bestuursleden uit eten geweest.
Dit betrof ook de bestuursleden die eerder afscheid hebben genomen.
Er wordt gevraagd of de huidige hoogte van de ondergrond (zand en lava)
40 cm blijft. Zolang er sprake is van renovatie is dat het geval. Als het zand
en lava moet worden vervangen, dan zal de hoogte eventueel naar 48 cm
moeten worden aangepast.
8.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 20.45 uur.
4