Notulen ALV Januari 2015 - Tennisverening PAF Zwolle

1
NOTULEN ALGEMENE LEDENVERGADERING
15 JANUARI 2015
Aanwezig: 40 leden
Afwezig: A. Spikman, T. Datema, fam. Evers, R. Sonsma, H. Smook, J. Slegten, G.
Vliegenthart, fam. Van Dongen, D. van der Linden, P. Kreule, M. van der Velden, J.
Roelofs, D. von der Heide, G. Hultink, R. Coopman, M. Welten, M. van de Kamp, F.
Liebregt, J. Morsink, W. Hakvoort
Notulist: Martijn Kerkdijk
1.
Opening
De voorzitter opent de vergadering om 20.01 uur en heet iedereen van
harte welkom bij deze extra algemene ledenvergadering. Aangezien er
onvoldoende leden aanwezig zijn om geldige besluiten te nemen, wordt
zoals vermeld op de agenda en overeenkomstig artikel 16 lid 3 van de
statuten de vergadering gesloten en een nieuwe en extra algemene
ledenvergadering geopend met dezelfde agendapunten.
Er zijn geen aanvullingen op de agenda.
2.
Mededelingen, ingezonden stukken, vragen
Er zijn geen mededelingen, ingezonden stukken of vragen. Diverse leden
hebben zich voor deze algemene ledenvergadering afgemeld.
3.
Notulen algemene ledenvergadering 10 januari 2014 en 4 juli 2014
De notulen worden onveranderd vastgesteld.
4.
Terugblik 2014 en vooruitblik 2015
Namens het bestuur blikt Martijn Kerkdijk terug op het jaar 2014 en kijkt
hij vooruit naar het voorliggende jaar. Voor meer informatie wordt
verwezen naar de jaarverslagen.
De vraag wordt gesteld of het mogelijk is dat Luc ook lid is van de
technische commissie. Dat is het geval. Ook bij de andere
tennisverenigingen in Zwolle is dit aan de orde.
5.
Tennisbanen
Cor-Jan Bruggeman licht de actuele stand van zaken m.b.t. de aanleg van
zes nieuwe tennisbanen toe. Kort samengevat is het volgende besproken:
- banen 3,4 en 5 en 7,8 en 9 zijn vervangen met een verwachte
levensduur van 15 jaar;
- het onderhoudscontract is ondergebracht bij Grontmij;
1
2
-
Grontmij kan het invulzand machinaal reinigen wat het behoud en de
kwaliteit van de banen ten goede moet komen;
de conditie van baan 1 en 2 is slecht. Mogelijk volgt vervanging dit
najaar. Grontmij zal een inspectie en technische keuring uitvoeren in
maart 2015;
er zijn nieuwe netpalen en netten en machinepoort voor baan 6 en 7
besteld.
De vraag wordt gesteld of baan 1 en 2 niet tegelijkertijd zijn gekeurd met
de overige banen. Dat is wel het geval. De keuring is gebaseerd geweest op
vezellengte. Tijdens de laatste keuring was de vezellengte nog voldoende.
De vraag wordt gesteld of de drainage van baan 1 en 2 nog voldoende is.
Die verwachting is er wel, mede omdat de drainage van baan 1 en 2 een
ander systeem is dan de overige banen. De kwaliteit van de drainage wordt
wel meegenomen bij de inspectie van baan 1 en 2.
De vraag wordt gesteld wanneer baan 1 en 2 eventueel worden vervangen.
Dat is na het PAF Open en voor het 40+ toernooi.
De vraag wordt gesteld of er een verzekering is afgesloten voor de banen.
Dat is het geval. De banen zijn nu verzekerd tegen onder andere
vandalisme. De penningmeester licht nog toe dat ook de gehele
verzekeringsportefeuille is geactualiseerd (zoals bijv. een
milieuaansprakelijkheidsverzekering).
Gezien de toestand van baan 1 en 2 wordt aan de leden het besluit
voorgelegd om – indien nodig en op basis van inspectie en technische
keuring door Grontmij – baan 1 en 2 te vervangen en te voorzien van
dezelfde toplaag als baan 3, 4, 5, 8, 9 en 10. Bij de investering is rekening
gehouden met het vervangen van de drainage. De leden stemmen met dit
besluit in.
6.
Verbouw clubhuis
Martijn Kerkdijk licht de stand van zaken toe. Naar aanleiding van de
laatste ALV, waarin is besloten dat er een maximaal budget van € 55.000,beschikbaar is voor verbouw van het clubhuis, heeft de werkgroep de
plannen/tekeningen aangepast en diverse malen bezuinigingen
doorgevoerd. Ook is nog een derde partij (een zzp’er) benaderd om de
offertes van de andere aannemers te beoordelen (Bovenhuis en Beverwijk).
Het is gebleken dat deze zzp’er de werkzaamheden niet goedkoper kon
uitvoeren (maar zelfs duurder was).
2
3
Uiteindelijk is de verbouwing (fase 1) op basis van het totale
verbouwingsplan teruggebracht tot een minimaal pakket. De laagste offerte
was € 58.000,- zonder post voorzien en waarbij het schilder- en sauswerk
in eigen beheer moest worden uitgevoerd.
In de tussentijd werd ook bekend dat baan 1 en 2 mogelijkerwijs aan
vervanging toe zijn. Op grond van een bespreking met een deel van de
werkgroep heeft het bestuur uiteindelijk besloten vooralsnog geen
invulling te geven aan fase 1 van het verbouwplan maar op dit moment
slechts de noodzakelijke werkzaamheden uit te voeren (denk bijv. aan de
toiletten). Het bestuur zal voor de komende jaren (in welke periode in
beginsel geen banen vervangen hoeven te worden) een masterplan
opstellen. Dit masterplan moet leiden o.a. tot een gefaseerde aanpak van
het clubhuis met als resultaat een vitaal, duurzaam en comfortabel
clubhuis. Ook zaken zoals LED-verlichting, beheer park, speelplek
kinderen, etc worden hierbij meegenomen.
Er wordt verwezen naar de offerte van Beverwijk van 2 jaar geleden voor
het opknappen van het natte gedeelte. Het bestuur zal dit bij de
besluitvorming betrekken.
Er wordt gevraagd of het erg is om voor een investering een schuld aan te
gaan. Er wordt geantwoord dat het uitgangspunt is dat er een financiële
buffer is van € 50.000,- en investeringen niet met vreemd vermogen
worden gefinancierd. Verder is nu van belang eerst een masterplan op te
stellen, waarin alle noodzakelijke en wenselijke investeringen financieel
worden vertaald. Op basis daarvan zal een investeringsbegroting worden
opgesteld en worden bepaald welke investeringen verantwoord zijn.
Ook dient rekening te worden gehouden met de terugloop van het aantal
leden. In dat kader is een financiële buffer ook noodzakelijk.
Er wordt gewaarschuwd voor het voldoen aan de eisen van de KNLTB
m.b.t. de kleedkamers, omdat anders afkeuring zou kunnen volgen. Het
bestuur neemt deze waarschuwing ter harte.
Er wordt een bijzonder woord van dank gericht aan de werkgroep, in het
bijzonder aan René Westerik en Jan Roelofs, die veel tijd en energie hebben
gestoken in dit project.
7.
Financiële rapportage
De penningmeester licht de financiële rapportage toe. Voor meer
informatie wordt verwezen naar de rapportage.
De kascommissie licht hun verklaring toe en adviseren tot decharge van
het bestuur. De leden volgen dit advies en verlenen decharge aan het
bestuur.
3
4
De penningmeester licht de begroting toe, in het bijzonder het verloop van
het ledenaantal. Er wordt gevraagd of ook rekening wordt gehouden met
de uitkomsten van het tevredenheidsonderzoek. Dat is het geval.
Overigens wordt ook bij de andere tennisverenigingen in Zwolle een
(sterke) daling van de ledenaantallen waargenomen. Twee leden van het
bestuur zullen naar een bijeenkomst van de KNLTB gaan over
ledenwerving en ledenbehoud.
De penningmeester licht de voorgestelde contributieverhoging, de
begroting en de liquiditeitsprognose toe. De leden stemmen hiermee in.
Er wordt nog opgemerkt dat er tussen de tennisverenigingen in Zwolle niet
veel concurrentie zal zijn op basis van de hoogte van de contributie omdat
deze op een vergelijkbaar niveau liggen. De praktijk laat ook zien dat dit
niet het geval is. In dat kader wordt nog geantwoord dat het ook van belang
is wat een vereniging te bieden heeft. Het blijkt dat leden best bereid zijn
een hogere contributie te betalen indien daar ook iets tegenover staat.
Er wordt gevraagd of er inzicht is in het aantal jeugdleden per vereniging.
Dat is niet bekend (inzicht kan wel worden verkregen), maar het is bekend
dat ook andere tennisverenigingen problemen hebben met het aantrekken
of behouden van jeugdleden. Probleem is ook om per vereniging
jeugdleden te vinden van hetzelfde niveau. Samenwerking met andere
verenigingen lijkt een mogelijke oplossing.
Er wordt gevraagd of er ook contact is met het onderwijs. Dat is het geval.
Er wordt gevraagd of PAF bereid is met de andere verenigingen op het
sportpark samen te werken. Dat is zeker het geval. PAF heeft de hoogste
financiële bijdrage en maakt het minst gebruik van de diensten van
stichting Sportpark Marslanden. In dat kader heeft het bestuur aangegeven
dat zij de jaarlijkse bijdrage wil beperken tot een maximaal bedrag. Er
wordt echter wel nadrukkelijk gezocht naar samenwerking, bijvoorbeeld
op het gebied van beveiliging. Het bestuur onderkent ook het belang van
een goede samenwerking.
8.
Benoeming kascommissie
De volgende leden vormen dit jaar de kascommissie:
-
Thea Goedvriend;
Lody Jenezon.
De leden stemmen met deze benoeming in.
4
5
9.
Benoeming bestuursleden
De leden stemmen in met benoeming van Carlijn van Renselaar als
bestuurslid Commerciële Zaken en bedanken Arlana van Ommen voor haar
enorme inzet voor deze bestuurssectie in de afgelopen jaren.
10.
Huishoudelijk reglement
Cor-Jan Bruggeman licht de wijzigingen kort toe. Er wordt opgemerkt dat
de nummering niet klopt. Dit wordt aangepast.
Er wordt gevraagd wat er wordt bedoeld met het artikel waarin staat dat
het bestuurslid technische zaken verantwoordelijk is voor de tennisschool.
Dit betreft geen wijziging. Het bestuurslid technische zaken onderhoudt de
contacten met de tennisschool. Besluiten worden in het bestuur genomen.
De leden stemmen in met het gewijzigde Huishoudelijke reglement.
11.
Vrienden van PAF en verenigingstenue
Arlana van Ommen licht een nieuwe sponsormogelijkheid toe, te weten de
‘Vrienden van PAF’. Zowel leden als bedrijven kunnen vriend van PAF
worden voor € 50,- per jaar. De namen van alle vrienden van PAF worden
op een bord in het clubhuis vermeld.
Samen met Reuvers worden de mogelijkheden van een verenigingstenue
bekeken. Tenniskleding wordt aangeboden in de huisstijl van PAF.
Doelgroep zijn in eerste instantie de competitieteams maar uiteraard
kunnen alle leden de kleding kopen. Een voorbeeld wordt getoond. Het
exacte tenue moet nog worden ontwikkeld. Diverse leden hebben al
gemeld dat zij het een leuk idee vinden. Er wordt nog opgemerkt dat de
kleur (met name voor dames) van belang is. Het is de bedoeling dat het
tenue voor de competitie gereed is.
12.
Rondvraag
Leden van 70 en ouder hoeven geen kantinedienst te draaien. Het wordt in
overweging gegeven om deze regel op te heffen of de leeftijd aan te passen,
mede gezien de vergrijzing en het teruglopende aantal leden. Vooral
overdag kunnen deze oudere leden wellicht ondersteuning bieden voor
bijvoorbeeld het draaien van een kantinedienst aangezien de kantine in de
periode april/september nu overdag gesloten is. Het bestuur neemt dit
voorstel in overweging.
Er wordt gevraagd of het verstandig is het gebroken boekjaar aan te
passen. Dit onderwerp staat inmiddels op de agenda van het bestuur.
5
6
Er wordt gevraagd of er nog iets wordt gedaan met het jubileum in 2016,
bijvoorbeeld door het instellen van een commissie. Het bestuur vindt dit
een goed idee en zal dit als actiepunt meenemen.
Er wordt opgemerkt dat het verstandig is contactgegevens van betrokken
personen en partijen, waaronder aannemers, beschikbaar te houden in het
clubhuis. Het bestuur vindt dit een goed idee en zal dit als actiepunt
meenemen.
De leden bedanken het bestuur voor hun inzet in het afgelopen jaar.
13.
Sluiting
De voorzitter sluit de vergadering om 21.43 uur
6