SECTOR : BURGERZAKEN, ONDERWIJS, CULTUUR EN VRIJE

SECTOR : BURGERZAKEN, ONDERWIJS, CULTUUR EN VRIJE TIJD
DIENST: BEVOLKING, BURGERLIJKE STAND EN INBURGERING
FUNCTIE: BESTUURSSECRETARIS
NIVEAU: A1A-A3a
1. Functiebeschrijving
De bestuurssecretaris is het hoofd van de dienst bevolking, burgerlijke stand en inburgering en heeft
de algemene leiding van deze dienst. Hij geeft rechtstreeks leiding aan de medewerkers van de
afdeling burgerlijke stand en inburgering.
Hij ressorteert rechtstreeks onder de directeur burgerzaken, onderwijs, cultuur en vrije tijd.
Hij is als ambtenaar verantwoording verschuldigd aan de directeur burgerzaken, onderwijs, cultuur en
vrije tijd.
Het diensthoofd van de dienst “Bevolking, Burgerlijke Stand en Inburgering” heeft een organiserende,
leidinggevende en adviserende functie.
Hij organiseert samen met het personeel de werking van de dienst.
Hij doet voorstellen tot verbetering van de administratieve procedures en richtlijnen, die een ordelijke
en efficiënte interne en externe werking van de dienst moeten mogelijk maken.
Hierbij zal tevens aandacht zijn voor interne communicatie met en informatiedoorstroming naar
andere diensten, waardoor een efficiënt, effectief en gestructureerd overleg gecreëerd wordt tussen de
diensten.
Hij stuurt de dienst, delegeert de activiteiten en controleert de uitvoering ervan. Hij moet het
personeel van de dienst motiveren en de ruimte bieden voor creatieve initiatieven.
Hij moet tevens een permanente feedback geven aan het personeel over de werking binnen de dienst
en dit aangepast aan het niveau van de personeelsleden.
Op verzoek van de directeur burgerzaken, onderwijs, cultuur en vrije tijd rapporteert hij over de
werking van zijn personeel.
In de adviserende functie adviseert hij de directeur burgerzaken, onderwijs, cultuur en vrije tijd, de
stadssecretaris en het bestuur over alle aspecten van zijn werkdomein.
Hij zorgt voor de voorbereiding van de dossiers van gemeenteraad en schepencollege en zorgt dat de
volledige dossiers tijdig worden bezorgd aan de directeur burgerzaken, onderwijs, cultuur en vrije tijd.
Als diensthoofd is hij ook verantwoordelijk voor :
* de uitvoering van de beleidsnota
* de aan zijn dienst toegekende werkingsbudgetten:
- dient gefundeerde voorstellen in inzake budget
- is verantwoordelijk voor budgetbeheer en budgetcontrole
* de opvolging en coördinatie van de interne controleprocedures binnen zijn dienst.
In opdracht van de stadssecretaris dient hij bepaalde stukken (mede) te ondertekenen.
Naast deze algemeen organiserende, leidinggevende en adviserende functie kunnen de eigen
activiteiten als volgt worden samengevat :
 burgerlijke stand
- behandelen en opvolgen complexe dossiers
- contacten met de griffie Rechtbank Eerste Aanleg
- betekening vonnissen
- op drukke momenten inspringen voor loketwerk
- assisteren bij huwelijken
- vergaderingen VLAVABBS
- opvolgen en uitvoeren regelgeving en onderrichtingen betreffende schijnhuwelijken.
- controle euthanasieverklaringen, dossiers wettelijke samenwonen, laatste wil, enz.

begraafplaatsen
- opvolgen begravingen
- controle op begraafplaatsen
- nazicht concessiecontracten
- contacten en vergaderingen met grafmakers, technische dienst, politie
- ontgravingen (aanvragen, toelatingen, organisatie)
- beheer vervallen, verwaarloosde graven, houten kruisen, afstand graven
- opstellen en aanpassen van betreffende reglementen
- controle op vooruitgang inventarisatie begraafplaatsen
- uitwerken beheersplannen begraafplaatsen
- opmaak patrimoniumlijst

nationaliteit
- verstrekken van inlichtingen vreemdelingen, advocaten,...
- opnemen van verklaring
- opvolging negatieve adviezen parket

vreemdelingen
- akten en vonnissen beoordelen naar geldigheid in België
- behandelen complexe dossiers
- procedures voor Raad van Vreemdelingenbetwistingen opvolgen. Dossier doorsturen naar
advocaat en contacten met advocaat.
- algemene juridische ondersteuning

kieszaken
- meewerken aan de voorbereidingen van de verkiezingen
- bijstand en ondersteuning op dag verkiezingen

opvolgen en doorgeven van wetgeving met het oog op een correcte toepassing binnen de
dienst, de vorming binnen de eigen dienst

- kasverantwoordelijkheid en beheer kasverrichtingen
- toezicht op het beheer van de kasverrichtingen binnen de dienst
Veiligheid en gezondheid
De bestuurssecretaris voert de maatregelen uit die door de werkgever genomen worden voor de
bescherming van de veiligheid en de gezondheid :
- onderzoeken van alle ongevallen en incidenten die zich op de arbeidsplaats hebben voorgedaan en
het nemen van maatregelen om ieder risico te voorkomen
- tijdig advies inwinnen bij de diensten voor preventie en bescherming op het werk
- controleren of de verschillende taken worden uitgevoerd door werknemers met de vereiste opleiding,
vakbekwaamheid en instructies
- waken over de naleving van de instructies en nazien of de werknemers deze goed begrepen hebben
en in de praktijk brengen
- de werknemers inlichten over de risico’s en gevaren
- een effectieve controle uitoefenen op de gebruikte uitrusting en opstellen van vastgestelde
onregelmatigheden en hiervoor maatregelen nemen
- het onthaal van elke beginnende werknemer organiseren en een ervaren werknemer aanduiden die
ermee belast is deze te begeleiden. Het diensthoofd tekent onder zijn naam een document waaruit
blijkt dat hij in het kader van zijn taken de nodige inlichtingen en instructies met betrekking tot het
welzijn op het werk heeft verstrekt.
In het kader van de bescherming van de veiligheid en de gezondheid zal hij als werknemer tevens :
- op de juiste wijze gebruik maken van machines, toestellen, gevaarlijke producten, vervoermiddelen,
persoonlijke beschermingsmiddelen en andere middelen
- de specifieke veiligheidsvoorzieningen niet willekeurig uitschakelen, veranderen of verplaatsen en
deze op de juiste wijze gebruiken
- de werkgever en de interne dienst voor preventie en bescherming op het werk onmiddellijk op de
hoogte stellen van iedere werksituatie die onmiddellijk gevaar voor de veiligheid met zich meebrengt
- bijstand verlenen aan de werkgever om hem in staat te stellen ervoor te zorgen dat het arbeidsmilieu
en de arbeidsomstandigheden veilig zijn en geen risico’s opleveren voor de veiligheid en gezondheid
binnen hun werkterrein.
- op positieve wijze bijdragen tot het preventiebeleid dat wordt tot stand gebracht in het kader van de
bescherming van de werknemers tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk,
zich onthouden van iedere daad van geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk en
zich onthouden van elk wederrechtelijk gebruik van de klachtenprocedure.
2. Functie-eisen
2.1. algemeen functieprofiel
- een positieve ingesteldheid hebben ten aanzien van de organisatie in het geheel en ten aanzien van
elk onderdeel
- zich verbonden tonen met de organisatie, taak en beroep
- kennis hebben van werking en instellingen binnen de gemeente
- kunnen uitbouwen van een constructieve relatie met bestuur, leidinggevenden, collega’s en
medewerkers
- gevoel hebben voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en processen
- over de nodige leidinggevende kwaliteiten beschikken
- in staat zijn de medewerkers te stimuleren en te motiveren
- over goede organisatorische eigenschappen beschikken
- initiatief kunnen nemen en zelfstandig kunnen werken, ondernemend en dynamisch zijn
- verantwoordelijkheidsgevoel hebben
- consequent en correct handelen
- discreet en loyaal zijn
- over een goede communicatieve uitdrukkingsvaardigheid beschikken eigen aan een leidinggevende
en representatieve functie
- correct werken
- aandacht hebben voor een veilige en ordelijke werking
- een basiskennis informatica hebben
- een goede taalbeheersing (Nederlands) hebben
- voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking van de dienst/afdeling, door de
bereidheid om te leren en mee te groeien met veranderingen.
2.2. specifieke eisen
- kennis hebben van wetgeving en reglementering met betrekking tot de dienst of over voldoende
basisinzicht en aanleg beschikken om op korte termijn de nodige kennis te verwerven
- kunnen omgaan met verschillende opvattingen, waarden,...gebonden aan verschillen in
ideologische/politieke overtuiging, aan verschillen in leeftijd en sociale achtergrond
- werk zien en kunnen organiseren
- in teamverband kunnen werken
- oplossingsgericht kunnen werken
- luisterbereid en luistervaardig zijn
- kunnen relativeren
- bemiddelende eigenschappen bezitten
- zelfvertrouwen en discipline hebben
- tactvol kunnen handelen
- klantvriendelijk en klantgericht zijn
- stressbestendig zijn
- fexibel zijn in werk en tijd
- voldoen aan het profiel van de functiebeschrijving.