I. Blijft kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die eigen is aan

ARCHIEFMEDEWERKER
Functiebenaming/graad en functionele loopbaan
Administratief medewerker, C1-C3.
Doel van de functie
Ondersteuning bieden en/of meehelpen bij de bewaring,
toegankelijkheid en permanente raadpleegbaarheid van de
archiefstukken ten behoeve van eigen mandatarissen,
ambtenaren en diensten alsook burgers (in het kader
openbaarheid van bestuur) en onderzoekers.
Plaats in de organisatie
Rapporteert aan de archivaris.
Resultaatsgebieden
1. Instaan voor het archiefbeer (bewaren en toegankelijk
maken) van de diensten in de dynamische en semidynamische fase, met onder meer de overdracht, de
selectie, de inventarisatie, de vernietiging en de
raadpleging, conform de wetgeving en het eigen
beheersplan. Deze taken worden uitgevoerd in de
afdeling Documentbeheer. Dit houdt onder meer in:
a) archiefbeheer
 Implementeren van maatregelen en richtlijnen voor een
optimale bewaring van de verschillende dossiers,
documenten,…

Samenstellen van de bewaar- en vernietigingslijsten,
in samenwerking met de respectievelijke diensten en
m.b.t. de te bewaren dossiers, documenten,…
 Historische bewaartermijnen bepalen (in samenspraak
met de archivaris) van de verschillende dossiers,
documenten,…

Ter goedkeuring voorleggen aan de desbetreffende
dienst, de stadsarchivaris, de rijksarchivaris en het cbs
van deze lijsten,

Begeleiden van de overdrachten van de diverse dossiers,
documenten,… vanuit de verschillende diensten:
o Contact leggen met de verschillende diensten
en de respectievelijke medewerkers die
verantwoordelijk zijn voor de archivering op
hun dienst,
o Opmaken en/of aanpassen van de
overdrachtslijst,
o Realiseren van de effectieve overdracht naar
het archief,
o Controle/nazicht van de overgedragen dossiers,

Opstellen/aanvullen van de inventaris.

Het opvolgen van de vernietigingsprocedure

(Mede)beheren en organiseren van de
archiefbewaarplaatsen,
b) organiseren van de raadpleging

Zoeken en ter beschikking stellen van dossiers,
documenten (of kopies ervan) aan interne of externe
bruikleners, en inschrijven en opvolgen van de
uitgeleende dossiers, documenten,…
c) andere beheersopdrachten
 Inventariseren van dossiers die in het archief werden
gedeponeerd zonder overdracht,

De archivaris en de consulent documentbeheer
ondersteunen bij de opmaak van
archiefbeheersplannen en de invoering van het
archiefbeheersysteem.
2. (Administratief) ondersteunen en hulp bieden aan
collega’s van de afdeling Documentbeheer en de afdeling
Statisch archief, om bij te dragen tot een efficiënte werking
van het archief, door bvb.:

Klaarmaken, versturen en opvolgen van allerhande
briefwisseling,

Aanmaken van etiketten,

Verslag werkoverleg opmaken,

Bij afwezigheid van collega’s of op vraag van collega’s
ondersteunen van de vrijwilligers die meehelpen in
het archief (bvb. het verbeteren van de input van
hun werk).

Uitzonderlijk de leeszaalbeheerder vervangen

Meewerken aan projecten die buiten het gewone
takenpakket liggen, zoals tentoonstellingen,
educatieve projecten, erfgoedprojecten, e.d.
Functiedoelstellingen
Vaktechnische doelstellingen
▪ Professionele toepassing van:

Archiefreglement binnen de eigen organisatie,

Archieforganisatie, de algemene vakproblematiek en de
deontologische code,

Office-toepassingen (Word, Excel, Access,…) en
informaticatoepassingen tot archief- en
documentbeheer,

Wettelijke en bestuurlijke aspecten van de eigen
organisatie.
▪ Kennis van de organisatie en de huisstijl.
WAARDEGEBONDEN COMPETENTIES
▪ VOORTDUREND VERBETEREN (niveau 2)
Voortdurend verbeteren van het eigen functioneren en van de werking
van het departement, door de bereidheid om te leren en mee te groeien
met veranderingen.
II. Ontwikkelt zich binnen de eigen functie en werkt actief
mee aan het verbeteren van de uitvoering van taken.
-
Maakt zich vertrouwd met nieuwe materies die relevant
zijn voor de eigen taak (bv. nieuwe regelgeving,
informaticatoepassingen, werkmethoden …).
-
Informeert zich over nieuwe ontwikkelingen met
betrekking tot de eigen functie (cursussen, collega’s van
andere openbare besturen,…).
-
Past nieuwe richtlijnen, kennis, informatie en inzichten
toe in de praktijk.
-
Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen
in de eigen functie kunnen worden ingezet.
-
Zoekt actief naar mogelijkheden om de uitvoering van het
takenpakket te verbeteren en werkt die mogelijkheden
verder uit tot concrete voorstellen.
▪ KLANTGERICHTHEID (niveau 2)
Met het oog op het dienen van het algemeen belang, de rechtmatige
behoeften van verschillende soorten (interne en externe) klanten
onderkennen en er adequaat op reageren.
II. Onderneemt acties om voor de klant de meest geschikte
oplossing te bieden bij vragen en problemen die minder voor
de hand liggen.
- Past binnen de bestaande procedures en planning de
dienstverlening of het product aan om de klant verder te
helpen.
- Geeft de klant waar hij recht op heeft op de best mogelijke
wijze.
- Anticipeert op de vraag, rekening houdend met
gewoontes/procedures.
- Gaat expliciet na of de klant tevreden is met de
aangeboden oplossing en dienstverlening.
- Probeert zelf een antwoord te geven op een vraag of
klacht. Verwijst zo nodig door of zoekt hulp.
- Biedt een zo optimaal mogelijke oplossing voor de klant.
▪ SAMENWERKEN (niveau 2)
Met het oog op het algemeen belang een bijdrage leveren aan een
gezamenlijk resultaat op het niveau van de
ploeg/dienst/sectie/organisatie, ook als dat niet onmiddellijk van
persoonlijk belang is.
II. Helpt anderen en pleegt overleg
- Steunt de voorstellen van anderen en bouwt daarop voort
om tot een gezamenlijk resultaat te komen.
- Stemt de eigen inbreng/prioriteiten/aanpak af op de
behoeften van de groep.
- Houdt rekening met de gevoeligheden en met de
verscheidenheid van mensen.
- Verwijst door indien nodig en/of mogelijk.
- Vraagt spontaan (en proactief) raad aan anderen.
▪ BETROUWBAARHEID (niveau 1)
Handelen vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit,
gelijke behandeling, correctheid en transparantie uitgaande van de
basisregels en van sociale en ethische normen (diversiteit, milieuzorg,…).
Afspraken nakomen en zijn verantwoordelijkheid opnemen.
I. Handelt correct en respectvol ten aanzien van zijn
omgeving en van de bestaande regels en afspraken
- Respecteert formele regels en afspraken.
- Gaat op respectvolle wijze om met anderen (collega’s,
klanten, medewerkers,…).
- Geeft volledige en juiste informatie door.
- Respecteert vertrouwelijke en persoonlijke informatie.
- Doet wat hij zegt, komt beloften en afspraken na (in de
mate van het mogelijke).
- Komt open uit voor eigen fouten, vergissingen en
nalatigheden.
PERSOONSGERELATEERD GEDRAG
▪ OMGAAN MET STRESSFACTOREN (niveau 1)
Efficiënt gedrag vertonen in situaties met hoge complexiteit, tijds- of
werkdruk of bij tegenslag, teleurstelling of kritiek.
I. Blijft kalm en rustig bij incidenteel verhoogde druk die
eigen is aan de functie.
- Reageert kalm bij wijzigingen in de planning, bij
wijzigende prioriteiten, bij nieuwe gegevens e.d.. (na
overleg!)
- Blijft doelmatig en effectief handelen in situaties van
verhoogde tijdsdruk of sociale druk, mits een oplossing
wordt gezocht (oorzaak).
- Reageert rustig.
- Roept de hulp in van een collega (of diensthoofd) bij te
hoge druk.
▪ OPTREDEN (niveau 1)
In verschillende situaties een geloofwaardige eerste indruk maken en
handhaven.
I. Heeft een verzorgd voorkomen en een gepaste gedragsstijl.
- Draagt zorg voor zijn voorkomen (netjes en verzorgd,
aandacht voor persoonlijke hygiëne).
- Past zijn kleding en voorkomen aan naar gelang van de
gedragscode die in de situatie van toepassing is.
- Gebruikt correcte omgangsvormen naar gelang van de
omstandigheden (bv. spreekt anderen niet aan met de
voornaam in bepaalde situaties, verontschuldigt zich bij
te laat komen,…).
- Gaat gepast om met de verscheidenheid van mensen.
INTERPERSOONLIJK GEDRAG
▪ MONDELINGE UITDRUKKINGSVAARDIGHEID (niveau 2)
Spreken in een taal zodat het publiek tot wie u zich richt u begrijpt.
II. Zorgt voor een heldere communicatie in twee richtingen.
- Richt zich tot zijn gesprekspartner.
- Gaat regelmatig na of de boodschap voor de andere
duidelijk is.
- Biedt zijn gesprekspartner(s) de mogelijkheid om vragen te
stellen.
- Geeft de gesprekspartner de ruimte om zich te uiten en
onderbreekt hem niet.
- Past de communicatiewijze aan aan de mogelijkheden of
eigenheden van de gesprekspartner.
▪ LUISTEREN (niveau 2)
Tonen dat je (non-)verbale boodschappen opneemt en begrijpt, en
doorvragen bij onduidelijkheden
II. Is luistervaardig: zorgt ervoor dat de boodschap volledig
werd gegeven en begrepen.
- Schept een situatie die uitnodigt tot een gesprek (bv. stiltes
laten).
- Geeft tussendoor een correcte samenvatting van wat is
gezegd.
- Vraagt opheldering, een reden of oorzaak als hij niet
begrijpt wat de andere zegt.
- Vraagt door bij boodschappen die onafgewerkt lijken (bv.
halve zinnen, aarzelingen).
- Reageert (verbaal) op non-verbale signalen van zijn
gesprekspartner.
PROBLEEMOPLOSSEND GEDRAG
▪ NAUWGEZETHEID (niveau 2)
Taken nauwgezet en met zin voor detail volbrengen. Gepast omgaan met
materialen.
II. Levert met oog voor detail correct werk af.
-
Voert repetitieve administratieve of technische taken (zo
goed als) foutloos uit.
-
Vult documenten en formulieren correct en zorgvuldig in.
- Blijft aandachtig bij routineuze taken.
- Controleert het eigen werk.
-
Merkt fouten en onnauwkeurigheden in de beschikbare
informatie op, met het oog op het aanbrengen van
correcties.
OPTIONEEL
▪ CREATIVITEIT (niveau 1)
Komt met originele of nieuwe ideeën en oplossingen. Vindt invalshoeken
die afwijken van de gevestigde denkpatronen.
I. Staat open voor nieuwigheden en is bereid daarover mee te
denken.
- Stelt bestaande procedures, afspraken, situaties op een
gezonde kritische wijze in vraag.
- Staat open voor nieuwe ideeën, oplossingen, procedures en
methodes.
- Kijkt over de grenzen van de eigen
functie/job/takenpakket of ploeg/dienst/sectie/organisatie
(is nieuwsgierig, informeert zich).
- Ziet in het eigen domein toepassingsmogelijkheden voor
werkwijzen of instrumenten uit andere vakgebieden.