VRAGEN INSCHRIJVERS BESTEK POSTDIGITALISERING

VRAGEN INSCHRIJVERS BESTEK
POSTDIGITALISERING
1. Pagina 10, 12 en 13: De vereisten voor de scanner zijn typische vereisten voor een scanner
die op usb aangesloten wordt aan een scanstation. In het lastenboek spreken jullie van
een netwerkscanner. Is dit correct of mogen we ook indienen met een scansysteem dat
een scanner op usb aansluit op scanstation dat op het netwerk staat.
• Een usb-scanner is voldoende. De scanner mag fysiek worden aangesloten aan één
werkstation.
2. Pagina 12: Jullie spreken in de doelstellingen over een digitaal archief. Moet dit mee
aangeboden worden? Indien niet, welk digitaal archief gaan jullie gebruiken of
implementeren?
Indien wel, hoeveel gebruikers moeten dan toegang hebben tot dit archief? Moet dit een
on premisses installatie zijn of mag dit een cloud oplossing zijn? Wat is de opslagruimte
die jullie willen voorzien voor dit digitaal archief?
•
Wij hebben een oplossing voor een digitaal archief voorzien. Dat is op dit moment
opslag op een netwerkschijf. Wij voegen via een tool bij de dossiers extra XMLmetadata toe, voornamelijk naar bewaartermijn toe. De tool genereert een htmlinventaris, zodat collega’s de dossiers kunnen terugvinden. Dossiers waar iedereen
van de VMSW leesrechten op heeft, wordt in één folder opgeslagen. Dossiers met
beperkte leestoegang, worden in aparte folders opgeslagen.
3. Pagina 13: in 8.1 Meldingen bij nieuwe poststukken: Wat is voor jullie een postbus? Een
mailbox of een shared folder? Indien een poststuk in een postbus terechtkomt (mailbox)
krijgen de mensen die toegang hebben tot deze mailbox reeds een melding van een
binnenkomende mail. Is deze melding voldoende of welke notificatie verwachten jullie?
•
•
•
We zien deze postbus als een shared folder. We willen niet dat de gebruikers voor
elk apart poststuk een aparte e-mail toekrijgen. Qua melding is toegang hebben
tot een shared folder voldoende. Vanuit de dienst die de post scant, komt het
signaal dat de post is gescand en in de postbussen terug te vinden is.
Het moet wel mogelijk zijn om de post naar verschillende folders te sturen, zodat
enkel de gebruikers die een actie moeten doen met de poststukken deze
poststukken ontvangen.
De melding is vooral belangrijk als de poststukken meteen op de juiste locatie
worden opgeslagen. We moeten immers weten dat er een nieuw poststuk is
toegekomen in een bepaald dossier.
4. Pagina 13 en 14: Als metadata wordt enkel scandatum en gebruiker gevraagd. Is dat ook
het geval voor de documenten die naar een bepaalde procesapplicatie moeten gestuurd
worden? Hoe moeten deze documenten aangeleverd worden zodat ze door deze
applicaties kunnen opgenomen worden?
• We vragen bijkomend als metadata scandatum en gebruiker. Ook de gegevens die
momenteel in het postregister worden geregistreerd, willen we meenemen in de
metadata: plaats, afzender, onderwerp, dossiernummer. Deze metadata willen we
•
ook registreren voor documenten die naar bepaalde procesapplicaties gestuurd
worden.
Op termijn willen we via bepaalde metadata, bijvoorbeeld het dossiernummer, de
poststukken automatisch routeren naar de juiste procesapplicatie op de juiste
locatie. De aangeboden scansoftware moet in staat zijn om dit proces te
ondersteunen. In dat geval onderzoeken we de mogelijkheden met de leveranciers
van de procesapplicaties.
5. Er zijn 3 concurrente scanoperatoren: dit is voor zowel het scannen als het indexeren?
• Ja, dat klopt.
6. Hoeveel gebruikers zijn er
Postregister (wij beschouwen het postregister als output, dat gedeeld kan
worden binnen de organisatie)
Bestemmelingen (in de applicatie die de poststukken verdeelt): dit gaat om
het aantal gebruikers die poststukken krijgen toegewezen in de applicatie
en ze daar kan oppikken, doorsturen of afsluiten. (We gaan per type
poststuk bekijken wie de poststukken krijgt toegewezen: dat kunnen
secretariaatsmedewerkers of dossierbeheerders zijn. We hebben bijlage 2 –
prijslijst aangepast waarbij we een onderscheid maken tussen huur van de
scansoftware met licentiekosten afhankelijk van het aantal gebruikers en
huur van de scansoftware met licentiekosten niet afhankelijk van het
aantal gebruikers. Het aantal gebruikers van de scansoftware wordt
uitgedrukt in vermoedelijke hoeveelheid, in de prijslijst die via erratum
opnieuw gepubliceerd is. Indien het werkelijke aantal gebruikers tijdens de
uitvoering groter of kleiner is dan 10, dan zal van deze post (“huur van de
scansoftware met licentiekosten afhankelijk van het aantal gebruikers”) een
aparte afrekening gemaakt worden.
Indexatoren (max. 3 gebruikers)
7. Volume, er wordt gesproken van minimaal 20.000 pagina’s per dag gescand, is dit het
effectieve volume waarmee rekening moet worden gehouden voor de opzet?
Hoeveel postdocumenten ontvangt VMSW per dag/week/maand/jaar (graag ook een
indicatie van aantal pagina’s)
• We hebben dit volume gekozen, omdat we vooral geïnteresseerd zijn in de snelheid
van het inscannen (ppm).
• Voorbeeld van september – december 2015: gemiddeld 150 poststukken per dag. We
registreren het aantal pagina’s niet.
8. Welke zijn de opslaglocaties die bestaan en hoe zijn deze aanspreekbaar?
Netwerkschijf: welke is de structuur om de documenten op te slaan (De structuur
is opgebouwd aan de hand van de onderverdeling interne organisatie, ondersteunende
taken en inhoudelijke taken. Voor een aantal dossiers is de opslag gestandaardiseerd,
bijvoorbeeld bouwdossiers: G:\10_DIGITALE_OPVOLGING\Verrichting\[dossiernummer])
Procesapplicatie: hoe deze aansturen (zie ook antwoord op vraag 4 hierboven)
SAP: ook documenten opslaan in SAP? (Ja, bepaalde
documenten worden opgeslagen op de server van SAP)
CBLoans: integratiemogelijkheden? Gebruikers koppelen nu
manueel documenten aan een dossier in CBL. Er bestaat een
pakket die de koppeling automatisch kan maken, maar dat
hebben wij momenteel niet aangeschaft
9. Hoeveel omgevingen dienen voorzien te worden: ontwikkeling, test, productie?
• We willen geen test- en ontwikkelingsomgevingen voorzien.
10. Is het eveneens mogelijk om ervan uit te gaan dat de installatie van de software
gebeurt door de inschrijver ipv de IT-dienst?
• Ja, als eventuele bijkomende kosten verrekend worden in de offerte.
11. Indexatie dient volledig manueel te gebeuren?
• Zoveel mogelijk gegevens, zoals de datum en wie de documenten heeft gescand (op
basis van de login-gegevens), mogen automatisch geïndexeerd worden.
12. De metadatavelden vermeld in 8.3 zijn exhaustief?
• Dit zijn minimum-metadatavelden. De velden kunnen we uitbreiden als er vraag
naar is.
13. “Er moet ook onderzocht worden of de fysieke stukken daarna vernietigd mogen
worden”. Wij hebben hier een oplossing voor, bieden we dit aan in optie of op welke
manier zien jullie dit?
• Dat zien wij vooral als de analyse of de papieren documenten na het inscannen
weg mogen. Dit mag in optie aangeboden worden.