Administratief medewerker dienst Burgerzaken C1

Administratief medewerker dienst Burgerzaken C1-C3
A. Algemene toelatingsvoorwaarden




een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie
waarvoor men solliciteert
de burgerlijke en politieke rechten genieten
medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie, in overeenstemming met de
wetgeving betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk
bij een statutaire aanwerving: burger zijn van een lidstaat van de Europese
Economische Ruimte of van de Zwitserse Bondsstaat
B. Algemene aanwervingsvoorwaarden




houder zijn van een diploma dat minstens toegang geeft tot een functie van niveau C
(een diploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs)
in het bezit zijn van een geldig rijbewijs van minstens categorie B
voldoen aan de vereiste over de taalkennis, opgelegd door de wetten op het gebruik
der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966
slagen voor de selectieprocedure
C. Kandidatuurstelling
Stuur je kandidatuur aangetekend naar het college van burgemeester en schepenen,
Harelbekestraat 27, 8540 Deerlijk of mail ze naar [email protected]. Je kan jouw
kandidatuur ook persoonlijk komen afgeven tegen ontvangstbewijs bij de personeelsdienst.
Naast een sollicitatiebrief met motivatie verwachten we een cv, kopie van je rijbewijs en
identiteitskaart, kopie van je diploma en een recent (max. 3 maanden oud) uittreksel uit het
strafregister. Solliciteren kan uiterlijk tot 9 oktober 2015.
D. Selectieprocedure (selectietechnieken en -verloop)
1. schriftelijk gedeelte : 60 punten
a) 40 punten :
 gevalstudie die verband houdt met de functie en waarover de gegevens tijdens het
examen aan de kandidaat worden bezorgd
 proef waarbij de kandidaat wordt geconfronteerd met een of meerdere sta(a)l(en)
van het uitvoerend werk dat in de beoogde functie aan bod komt
b) 20 punten : kennis van de werking van een gemeentebestuur
2. assessment center (competentiegerichte tests en persoonlijkheidsonderzoek): gunstig
scoren
3. mondeling gedeelte : 40 punten
Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat met de specifieke
vereisten van de functie evenals van zijn motivatie en interesse voor het werkterrein.
E. Beoordeling
Bij elk selectiegedeelte is het behalen van minstens 50% of gunstig scoren, in het geval de
resultaten van een selectietechniek niet weergegeven worden in punten, een voorwaarde om
door te gaan naar het volgende gedeelte.
Om als geslaagd te worden beschouwd moet de kandidaat 60% van de totaliteit van de
punten behalen op het schriftelijk en mondeling gedeelte samen en gunstig scoren voor het
assessment center.
De selectieprocedure resulteert in een lijst van de geslaagde of geschikt bevonden
kandidaten.
F. Selectiecommissie


2 ervaringsdeskundigen met een kwalificatie minstens gelijkgesteld aan niveau C
(schriftelijk en mondeling gedeelte)
1 selectiedeskundige van een selectiebureau met een kwalificatie van niveau A
(assessment center en mondeling gedeelte)
G. Selectiecriteria
Vereiste Vaardigheden
 Goed kunnen omgaan met informatica (zowel Office als dienstgebonden
software)
 Beschikken over goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als
schriftelijk)
 Zelfstandig/autonoom kunnen organiseren van de verschillende taken
 Prioriteiten kunnen leggen
 Vlot kunnen samenwerken
Kennis



Attitude












Inzicht in werking met Informatica
Inzicht en kennis van de structuur van de gemeentelijke organisatie en
dienstverlening
Grondige kennis van de wetgeving en de reglementering toepasselijk op de dienst
Orde en nauwkeurigheid met aandacht voor details
Klantvriendelijke opstelling en hulpvaardig zijn
Professionaliteit met zin voor verantwoordelijkheid
Flexibel zijn
Zelfstandig kunnen werken
Discreet
Analytisch/Probleemoplossend denken
Ondernemend zijn/Initiatief nemen
Voortdurend meedenken/werken aan het optimaliseren
burgerzaken
Creatief zijn
Leergierig zijn
Kwaliteit nastreven
van
de
dienst
H. Functiebeschrijving
1. Functienaam
Administratief medewerker dienst burgerzaken C1 – 3
2. Relaties
Intern (o.m.):





Diensthoofd interne werking
Secretaris
Financiële Dienst
Alle andere administratieve diensten van de gemeente
Ambtenaar van de Burgerlijke Stand
Extern (o.m.):








Politie
Burgers (loket)
Andere gemeentebesturen
Ministerie van Binnenlandse Zaken
Dienst Vreemdelingenzaken
Hogere Overheid
Rijksdienst voor Pensioenen – Rijksinstituut voor de Sociale Verzekeringen der
Zelfstandigen
OCMW
3. Basisdoelstelling
De administratief medewerker voor de dienst burgerzaken staat in voor een correcte
uitvoering van het wettelijk voorziene takenpakket Bevolking (incl. Vreemdelingenzaken),
Burgerlijke Stand en voor het onthaal. De medewerker verzorgt een goed en klantvriendelijk
contact met de burger aan de balie en verwerkt de aanvragen en dossiers correct en efficiënt
in de backoffice.
4. Verantwoordelijkheden en taken
4.1. Verantwoordelijkheid: algemeen onthaal
Taken (o.m.):


Klantvriendelijk onthaal
Doorverwijzen bezoekers naar de verschillende diensten
4.2. Verantwoordelijkheid: dienstverlening aan het loket (baliewerking)
Taken (o.m.):





Klantvriendelijk onthaal
Ontvangst van de vraag en de afhandeling (invullen formulieren, …)
Afleveren van diverse getuigschriften
Informeren van burgers
Verkoop vuilniszakken
4.3. Verantwoordelijkheid: takenpakket Bevolking
Taken (o.m.):
4.3.1. Bevolking
 Geboorten (in andere gemeenten)
 Adreswijzigingen
- Inwijkelingen
- Interne mutaties
- Vertrekkers
 Identiteitsdocumenten
- Belgische identiteitskaarten
- Kinderidentiteitskaarten
- Reispassen
 Bijhouden eigen bevolkingsbestand
- Polio
- Laatste wilsbeschikking
- Transplantatie van organen
- Dagelijks bijwerken Rijksregister
- Toekennen huisnummers
- Woningenbestand en RN1-kaarten
- Opmaken van allerlei attesten op basis van bevolkingsbestand
- Elektronische postbus
- Nazicht adressen voor andere administratieve diensten
- Briefwisseling
 Opzoekingen voor intern en extern gebruik
 Aanreiken informatie
- Informatiebrochures: maken en aanpassen
- Gemeentelijk informatieblad: teksten i.v.m. bevolking en burgerlijke stand
 Query’s
 Inning dagontvangsten
 College
van burgemeester & schepenen en gemeenteraad: (voorbereiden)
ontwerpbeslissingen
 Volkstelling (tienjaarlijks)
 Opmaken wettelijk verplichte statistieken (jaarlijkse)
 Lijst gezworenen (vierjaarlijks)
4.3.2. Vreemdelingen en seizoenarbeiders
4.3.3. Sociale zaken
 Pensioenen
4.3.4. Verkiezingen
4.3.5. Rijbewijzen
4.4. Verantwoordelijkheid: takenpakket Burgerlijke Stand
Taken (o.m.):
4.4.1. Akten
 Geboortes
 Huwelijksaangiften
 Huwelijken (incl. plechtigheden)
 Overlijden
 Echtscheidingen
 Adopties
 Erkenningen
 Nationaliteitsakten
 Overige wettelijk verplichte akten
4.4.2. Opmaak wettelijk verplichte statistieken
 Geboortes, sterfgevallen, huwelijken, echtscheidingen (Nationaal Instituut voor Statistiek)
 Sterfgevallen
 Registratie
4.4.3. Eindejaarswerk burgerlijke stand
4.4.4. Begraafplaats
 Administratieve verwerking concessies
4.5. Verantwoordelijkheid: integrale kwaliteitszorg (IKZ)
Taken (o.m.)

Responsabilisering bij het uitvoeren van de eigen taak en taakinhoud waarbij IKZ zowel
middel als doel is
4.6. Verantwoordelijkheid: vorming
Taken (o.m.):



Continue bijscholing door o.m. bijhouden van de actuele wetgeving
Opvolgen vakliteratuur
Bijwonen studiedagen en initiatief nemen voor het volgen ervan
De functiebeschrijving is niet limitatief in die zin dat bepaalde nieuwe taken kunnen worden
toevertrouwd nadat de nodige vorming is aangereikt.
5. Takenpakketten die het personeelslid kan overnemen
Bij afwezigheid van collega, het takenpakket onthaal, burgerlijke stand en bevolking
overnemen.
6. Verruimende vermelding
Kan op vraag van het diensthoofd interne werking in samenspraak met de secretaris in een
andere dienst ingeschakeld worden
7. Profiel
7.1. Vaardigheden





Goed kunnen omgaan met informatica (zowel Office als dienstgebonden software)
Beschikken over goede communicatieve vaardigheden (zowel mondeling als schriftelijk)
Zelfstandig/autonoom kunnen organiseren van de verschillende taken
Prioriteiten kunnen leggen
Vlot kunnen samenwerken
7.2. Kennis



Inzicht in werking met Informatica
Inzicht en kennis van de structuur van de gemeentelijke organisatie en dienstverlening
Grondige kennis van de wetgeving en de reglementering toepasselijk op de dienst
7.3. Attitude












Orde en nauwkeurigheid met aandacht voor details
Klantvriendelijke opstelling en hulpvaardig zijn
Professionaliteit met zin voor verantwoordelijkheid
Flexibel zijn
Zelfstandig kunnen werken
Discreet
Analytisch/Probleemoplossend denken
Ondernemend zijn/Initiatief nemen
Voortdurend meedenken/werken aan het optimaliseren van de dienst burgerzaken
Creatief zijn
Leergierig zijn
Kwaliteit nastreven