Hoe plan ik in mijn organisatie? 1. Inleiding Beter plannen

Hoe plan ik in mijn organisatie?
1. Inleiding
Beter plannen. Dat wordt vaak gezegd als werkzaamheden niet op tijd gereed zijn.
Ook wordt het gezien als oplossing voor organisaties om efficiënter te gaan werken
of om een betere service te verlenen. Het is allemaal waar en er kan op deze
manier veel geld worden bespaard. Als dit geld voor het oprapen ligt, waarom
hebben wij dat dan nog niet gedaan?
De daadwerkelijke planning in de praktijk is niet zo eenvoudig. Een goed begrip van de verschillende
soorten planning is een eerste stap. Als bekend is welke planning in een organisatie gewenst is, kan
vervolgens een stappenplan worden gemaakt om tot een dergelijke planning te komen.
2. Aspecten van planning
Planning staat volop in de belangstelling. Er wordt al mee gewerkt sinds er organisaties zijn. Toch is
planning niet een terrein waarop organisaties altijd even succesvol zijn.
De omstandigheden veranderen continu, denk aan veranderde beschikbaarheid van medewerkers.
De standaard 40 uur voor iedereen is al lang verleden tijd. Er doen zich onverwachte gebeurtenissen
voor. Plotseling is er extra vraag in de markt, et cetera. Ondanks de continu wijzigende
omstandigheden is het noodzakelijk om efficiënt te werken. De concurrentie staat niet meer toe dat
er extra ruimte (bijvoorbeeld in de vorm van extra mensen) in een organisatie is om de
veranderingen glad te strijken.
Ook is er nog altijd discussie of er nu zo veel mogelijk centraal of decentraal moet worden gepland.
Centraal plannen maakt het veel gemakkelijker om alle resources zo efficiënt mogelijk in te zetten.
Decentraal plannen levert als voordeel op dat gemakkelijker op de decentrale veranderingen kan
worden ingespeeld, onder andere doordat de planner de mensen kent, die worden ingepland en er
dus relatief gemakkelijk rekening mee houdt als bijvoorbeeld iemand eenmalig een uur niet
beschikbaar is.
De actualiteit van planning wordt onder meer geïllustreerd door een recent artikel in een
automatiseringsvakblad, waar door KPMG het invoeren van een centrale planning als één van de
oplossingen wordt aangedragen om gedwongen ontslagen bij ICT detacheerders te voorkomen.
Waar weinig over wordt geschreven is over de medewerkers die de planning moeten uitvoeren.
Zelden wordt er in de stukken de vraag gesteld of de medewerker het wel zo leuk vindt om het
project te doen waaraan hij wordt toegewezen. Natuurlijk zal een planner daar in de praktijk wel
rekening mee houden. Als dit niet expliciet gebeurt dan toch vast wel onbewust. Dit kan wel eens de
belangrijkste reden zijn waarom er in de praktijk veel decentraal wordt gepland.
3. Soorten van planning
Om inzichtelijk te maken hoe een organisatie de planning beter kan oppakken, onderscheiden we
allereerst de volgende planningbegrippen.
1. agendaplanning
2. taken planning
3. projectplanning
Agendaplanning
Zoals de naam al zegt, is agendaplanning enkel bedoeld om tot een
planning van de agenda van de verschillende resources te komen. Dit
kan bijvoorbeeld betekenen dat er per uur, per dagdeel of per dag een
vast tijdstip in de agenda wordt gepland. Deze situatie doet zich vaak
voor bij servicemonteurs of bij een detacheringorganisatie die resources
voor een aantal dagen of weken aan haar klanten ter beschikking stelt.
Ook bij de planning in een callcenter is er veelal sprake van agendaplanning.
Takenplanning
Bij takenplanning worden taken bij de verschillende resources ingepland. Een taak is een activiteit die
na een bepaalde datum dient te beginnen en voor een bepaalde datum gereed dient te zijn. Van de
taak is bekend hoeveel tijd er aan moet worden besteed om deze uit te voeren.
Accountantskantoren en reclamebureaus werken veel met takenplanning. De professional weet dat
hij in een bepaalde week aan 5 taken 6 uur per taak moet besteden, maar hij kan zelf invullen in
welke volgorde hij de taken afhandelt. De professional wil ook niet voorgeschreven krijgen wanneer
hij precies waar aan moet werken. Als maar bekend is wanneer het af moet zijn dan stelt hij het op
prijs zelf de week in te vullen.
Projectplanning
Veelal wordt aan projectplanning gedacht als er wordt gesproken over planning. Bij het plannen van
een project gaat het om het plannen van verschillende van elkaar afhankelijke taken. Bouwprojecten
zijn hiervan een goed voorbeeld. Bij een gebouw moet de fundering gereed zijn voordat er kan
worden begonnen met het metselen van de muren. Ook de ontwikkeling van software is een goed
voorbeeld van een project dat vraagt om projectplanning.
4. Aanpak
Als planning een aandachtspunt is in de organisatie, is het verstandig om eerst vast te stellen om
welk soort planning het gaat. Is er sprake van agendaplanning, takenplanning of projectplanning?
Soms zullen er zich verschillende planningssoorten in één organisatie voordoen. Het is dan aan te
bevelen om eerst naar die planningsvraagstukken te kijken, die het meest voorkomen in de
organisatie.
Bestaande planningsregels
Er moet expliciet worden gemaakt op basis van welke regels de planning tot stand komt. Dit heeft
twee voordelen. Het wordt duidelijk wat de planningsregels zijn en er kan worden beoordeeld welke
regels noodzakelijk zijn en welke in het verleden waarschijnlijk nuttig waren maar nu niet meer, of
hoe bepaalde regels anders kunnen worden ingevuld. Juist door kritisch naar de gehanteerde
planningsregels te kijken en niet te snel te accepteren dat een regel nog steeds actueel is, kan
mogelijk meer flexibiliteit bij het tot stand komen van de planning worden bereikt. Deze grotere
flexibiliteit leidt meestal tot kostenbesparing. In een serviceomgeving kan bijvoorbeeld de regel zijn
dat er in 95% van de meldingen binnen 3 uur na de melding van de storing een servicemonteur
aanwezig moet zijn. Indien deze regel wordt vervangen doordat in 95% van de meldingen de storing
binnen 8 uur na de melding moet zijn opgelost, geef je de organisatie meer flexibiliteit en krijgt de
klant dat wat voor haar echt belangrijk is.
Centraal of decentraal plannen
Verder dient er te worden nagedacht of er centraal of decentraal gaat worden gepland. Als er
handmatig wordt gepland, is er vaak veel voor te zeggen om een decentrale planning te maken. Bij
een beetje omvang is het dan centraal niet meer te overzien. Indien er geautomatiseerd kan worden
gepland is het eenvoudiger om centraal te plannen. Wel is het dan belangrijk dat de verschillende
afdelingen invloed uit kunnen oefenen op hoe de planning tot stand komt.
Bijzonderheden
Ook de verschillende bijzonderheden moeten goed in kaart worden gebracht.
De gewenste capaciteit is elke eerste maandag van de maand 30% hoger en op 1 januari zijn er 60
resources nodig. Ook de bijzonderheden van de verschillende resources moeten bekend zijn. De een
werkt 36 uur, de ander elke 2de vrijdag van de maand alleen ’s morgens tot 11 uur et cetera.
Medewerkers houden er in het algemeen niet van als er over hen wordt beslist terwijl zij daar geen
invloed op hebben. Verder kan het ook zo zijn dat er op een afdeling bijzondere omstandigheden aan
de orde zijn. Deze moeten dan wel worden meegewogen in de planning.
Inventarisatie
Wat zijn de onverwachte omstandigheden die zich kunnen voordoen? Waaraan wordt de prioriteit
gegeven als het er op aan komt? Wie beslist dit? Hoe kunnen wij al vast op basis van de ervaringen,
opgedaan in het verleden, rekening houden met onverwachte omstandigheden in de toekomst? Ad
hoc oplossingen moeten altijd mogelijk zijn, maar door juist een goede inventarisatie van de te
verwachten “onverwachte situaties” kan het aantal ad hoc oplossingen worden beperkt. Dit is een
belangrijk aspect, want de praktijk leert dat veel ontworpen planningssystemen mislukt zijn, juist
omdat bij onverwachte omstandigheden te vaak ad hoc oplossingen worden gekozen waardoor het
lijkt of deze meer regel dan uitzondering zijn.
Cultuur
Rondom het planningsproces heerst vaak een eigen cultuur. Door de macht der gewoonte gebeurt
het plannen al op een bepaalde manier. De manier waarop de planningen gemaakt worden is vaak
een evaluatie proces van jaren geweest. Het vereist moed van de betrokken medewerkers om hier
open, volledig onbevangen en kritisch naar te kijken. Daarom is het belangrijk dat dit gebeurt in een
opbouwende en open sfeer.
Als alle hierboven genoemde aspecten onderzocht zijn, kan er gekeken worden of en hoe het
planningsproces geautomatiseerd kan worden ondersteund. Veelal kan er al snel hulp worden
geboden aan de planner. Dit kan door bijvoorbeeld de inzet van Excel of een uitgebreid
planningspakket. De voorgestelde planning zal altijd door de planner worden beoordeeld en nog
eventueel aangepast voordat het de definitieve planning is.
5. De rol van het management
De regels die voor de verschillende planningen worden gehanteerd, bepalen in sterke mate de
uiteindelijke planning. Deze bepaalt weer in sterke mate de kosten die er in de organisatie worden
gemaakt en de kwaliteit van de geleverde diensten. Overweeg hierbij of er in alle omstandigheden
op basis van minimale kosten moet worden gepland zolang aan de minimale kwaliteitseisen is
voldaan of dat er ook strategische projecten te benoemen zijn, waar juist op basis van maximale
kwaliteit moet worden gepland. Hoewel planning in de uiteindelijke vorm een sterk operationeel
proces is, is toch regelmatige betrokkenheid van management vereist, omdat de voor de planning
gehanteerde regels aan continue verandering onderhevig zijn.
6. Conclusie
Plannen is belangrijk in organisaties, maar is vaak een moeizaam proces. Een proces dat veel tijd
kost, met niet altijd afdoende resultaat. Door te onderkennen welk type planningssituaties er zijn,
ontstaat beter inzicht in de mogelijkheden. Door vervolgens helder en kritisch het proces te
inventariseren, ontstaat een beeld van wat er in de organisatie speelt. Juist door bestaande regels ter
discussie te stellen kan mogelijk veel worden gewonnen. Als de regels bekend zijn waarop gepland
gaat worden, kan worden gekeken hoe het proces geautomatiseerd kan worden ondersteund. Dit
kan tijdswinst voor de planner opleveren en in complexe situaties zorgen voor een betere planning,
omdat in een korte tijd de verschillende alternatieven kunnen worden doorberekend.