Plan van aanpak inrichten en implementeren OTIB‐ skillsmanager U

Plan van aanpak inrichten en implementeren
OTIB‐ skillsmanager
U hebt kennis gemaakt met OTIB-skillsmanager (hierna: skillsmanager). Om te komen tot
inrichten en implementeren van de skillsmanager binnen uw organisatie, worden hieronder
de te nemen stappen geschetst. Op de website www.otibskillsmanager.nl kunt u bij
‘Ondersteuning’ de benodigde handleidingen downloaden.
Stap 1: Inzicht in activiteiten van het bedrijf
Voordat u start met het werken met skillsmanager, is het van belang goed inzicht te hebben
in de activiteiten van uw bedrijf. Waar richt uw organisatie zich op. Welke diensten /
vakgebieden worden aangeboden Welke werkzaamheden moeten worden uitgevoerd om
opdrachten tot een goed einde te brengen. Welke concrete taken vloeien hieruit voort
Stap 2: Bepalen van de functies binnen het bedrijf.
De volgende stap is het bepalen van de functies die binnen uw bedrijf worden uitgevoerd.
Hierbij kunt u uitgaan van de situatie zoals die nu is (welke functies zijn er). Ook kunt u kijken
naar de situatie die u graag in de toekomst zou willen hebben: welke functies zouden er dan
moeten zijn. Maak een lijst van functies (functienamen) die binnen uw organisatie actueel
zijn. Maak een schets van de onderlinge samenhang tussen de functies (in afdelingen,
vakgebieden, hiërarchie etc).
Stap 3: Vertalen van huidige functies naar skillsmanager‐functies
Wanneer er een goed inzicht is in de (bestaande en/of gewenste) functies voor de
organisatie, zullen deze functies in skillsmanager ingevoerd / opgebouwd moeten worden.
Binnen de database zijn bijna 100 voorbeeldfuncties beschikbaar. Deze voorbeeldfuncties
zijn samengesteld met taken, vaardigheden en kenmerken, op basis van het
functiehandboek Metaal en Techniek en vele voorbeelden van collega bedrijven die u
voorgingen. Kies uit de database de voorbeeldfuncties die het beste passen bij de functies
zoals ze binnen uw bedrijf zijn. U zult uw functies herkennen in de voorbeeldprofielen.
Echter, de voorbeeldfuncties zijn niet geheel uw eigen functies. Vandaar dat u deze
voorbeeldfuncties kunt aanpassen. U kunt taken verwijderen en toevoegen, gewenste
niveaus van vaardigheden aanpassen en de kenmerken beschrijven, zodat u er een geheel
eigen bedrijfsfunctie van kunt maken.
Skillsmanager werkt met een vaste database van taken. In deze database zijn ca 900 taken
beschikbaar. Voor het toevoegen van taken aan de voorbeeldfuncties kunt u putten uit deze
database. Mocht u een taak missen in de database, neem dan contact op met de
supportdesk ([email protected] / 0800 - 7554557).
Plan van Aanpak inrichten en implementeren OTIB skillsmanager
31-01-2014
1
Stap 4: Voorbeeldfuncties bewerken tot bedrijfsfuncties
Nadat u voorbeeldfuncties hebt gekozen binnen uw skillsmanager account, kunt u deze
bewerken tot bedrijfsfuncties.
Functiekenmerken
De teksten die zijn opgenomen bij Functiekenmerken komen uit het functiehandboek Metaal
en Techniek. Bij functiekenmerk 'functiegroep' is aangegeven binnen welke functiefamilie
deze voorbeeldfunctie wordt geplaatst conform dit handboek. Wanneer u de functie
aanpast, zult u ook moeten kijken of de indeling van de functie gehandhaafd blijft of
misschien aangepast moet worden. U kunt de teksten van de functiekenmerken geheel
aanpassen aan uw bedrijfssituatie.
Taken toevoegen
Bij stap 2 kunt u op taakniveau bepalen of de voorbeeldfunctie aansluit bij de werkelijkheid
binnen uw bedrijf. U kunt taken verwijderen uit de voorbeeldfunctie, of hier taken aan
toevoegen. In de handleiding leest u hoe dit in zijn werk gaat. Wanneer u de functies aan
het samenstellen bent en u mist binnen onze bestaande database van taken een bepaalde
taak die voor uw functies wel relevant is, kunt u deze aanvragen bij onze helpdesk.
Taken - vaardigheden
Binnen skillsmanager is een koppeling gelegd tussen taken (wat moet je doen) en
vaardigheden (wat moet je hiervoor kunnen/kennen). Dit betekent dat aan elke taak een
aantal vaardigheden zijn gekoppeld. Skillsmanager heeft dit als verzamelbegrip
‘vaardigheden’ genoemd, maar ook de vakkennis, de NEN‐normen of verplichte certificaten
worden hieronder geschaard.
Vakspecifieke taken versus algemene taken
Wanneer u binnen uw organisatie zeer specifiek actief bent binnen 1 of 2 vakgebieden kunt
u dit ook zo specifiek in skillsmanager benoemen. Uw monteurs hebben bijvoorbeeld als
taak 'installeren van beveiligingsinstallaties' en de tekenaar heeft de taak 'het tekenen van
beveiligingsinstallaties'. Maar wanneer u in de volle breedte van de elektro of van de
werktuigbouw werkt, kunt u gebruik maken van de algemene taken:
- 'installeren van elektrotechnische installaties (algemeen).
- 'installeren van werktuigbouwkundige installaties (algemeen)
Nadat u deze algemene taak gekozen heeft, kunt u bij het inschalen (normeren) van de
vaardigheden de gewenste vakgebieden inhoud geven. Bij de vaardigheden komen dan alle
kennisgebieden in beeld en kunt u per kennisgebied aangeven of dat voor u organisatie wel
of niet relevant is. Is het wel relevant, dan geeft u een gewenst normniveau aan (basisgevorderde-expert). Is het niet relevant, dan geeft u als norm 'niet van toepassing' aan en zal
deze vaardigheid verwijderd worden uit uw bedrijfsfunctie.
Plan van Aanpak inrichten en implementeren OTIB skillsmanager
31-01-2014
2
Toepassen Vakkennis en Toepassen NEN‐normen
Wanneer er bij een functie geen gebruik wordt gemaakt van vakspecifieke uitvoerende
taken (het installeren van, het ontwerpen van etc) dan komt de vakkennis niet aan de orde.
Maar bij diverse functies (bijvoorbeeld projectleider, bedrijfsleider) is het wel wenselijk om
de vakkennis te hebben en te kunnen meten bij een bepaalde functie. Voor deze functies zijn
de taken ‘toepassen vakkennis’ ontwikkeld. De vakkennis wordt dan wel specifiek benoemd.
Tevens zijn de taken ‘toepassen kennis van NEN Normen’ ontwikkeld. Deze taken
beschrijven de NEN normen die relevant kunnen zijn voor het vakgebied. Of iemand
specifieke kennis van die betreffende NEN norm dient te hebben, is de beslissing aan het
bedrijf. U kunt dat bij het normeren van de vaardigheden aangeven (zie hieronder).
Wees kritisch
Wees kritisch bij het bepalen van de taken. Wanneer u door skillsmanager klikt komt u vele
taken tegen die zeker gedaan moeten worden. Wanneer u ongebreideld gaat zitten klikken
en toevoegen zult u eindigen met functies van tientallen taken, tot soms wel 80 of 100 taken
in een functie. Dit is zowel voor de medewerker als voor de leidinggevende niet meer
werkzaam. Door zo’n enorme takenlijst te genereren schiet u uw doel voorbij. Wees dus
bewust en kritisch welke taken toegevoegd moeten worden. Denk ook aan de doelstelling
van skillsmanager: het gesprek over de ontwikkeling. Waar sta je nu en waar zou je naar toe
willen. Wat heb je daarvoor nodig. Welke taken dienen dus onderwerp van gesprek te zijn.
Vaardigheden normeren
De volgende stap is het ‘normeren’ van de vaardigheden. Er moet worden bepaald op welk
niveau de vaardigheden, die behoren tot de taken binnen een functie, beheerst moeten
worden. Voorbeeld:
 Een chef monteur geeft leiding aan de montageploeg
 Een projectleider geeft leiding aan diverse montageploegen op meerdere bouwen
 Een directeur geeft leiding aan de gehele organisatie
De taak ‘leidinggeven’ is voor alle functies dezelfde taak. Maar de impact van het
leidinggeven voor de diverse functies wel anders. Het normeren dient te gebeuren door de
vaardigheden van een taak een ‘waardering (norm)’ te geven. De volgende normering wordt
daarbij gebruikt:

Basis: je bent een beginner, je weet wat er gedaan moet worden, je kent de basis
begrippen de bij deze vaardigheid horen, maar er is leiding / begeleiding beschikbaar.
Je kunt je vragen stellen. je kijkt je eigen werk na, maar er is een leidinggevende die
(over je schouder) met je meekijkt. De eindverantwoordelijkheid voor de taak ligt
meestal bij een leidinggevende.

Gevorderd: je bent taakvolwassen. Je bent verantwoordelijk voor je eigen werk, je
kijkt je eigen werk na en levert je eigen werk zelf op. Je bent zelfstandig werkend, er
is geen (directe) leiding aanwezig.
Plan van Aanpak inrichten en implementeren OTIB skillsmanager
31-01-2014
3

Expert: je bent leidinggevend voor deze taak / vaardigheid. Je bent verantwoordelijk
voor werk dat door anderen wordt uitgevoerd. Je werkt volledig zelfstandig. Je neemt
initiatief en controleert niet alleen je eigen werk, maar ook het werk van anderen.
In het Competentiewoordenboek staan alle vaardigheden / vakkennis / competenties
opgenomen die in skillsmanager worden gebruikt. Per vaardigheid is een definitie
vastgesteld met daaronder een uitleg van desbetreffende vaardigheid op het niveau basis –
gevorderde – expert. Dit competentiewoordenboek is te downloaden via de website. Op de
homepagina bij ‘ondersteuning’ en tijdens het werken bij ‘downloads’.
Bij het normeren krijgt u de vaardigheden in beeld. Per vaardigheid wordt aangegeven bij
welke taak/taken deze vaardigheid voorkomt. U dient per taak het gewenste niveau van de
desbetreffende vaardigheid aan te geven. Mocht een vaardigheid voor uw bedrijf nu geheel
niet relevant of van toepassing zijn, dan kunt u een vaardigheid ‘uitzetten’ door te kiezen
voor ‘niet van toepassing’. Deze vaardigheid zal daarna binnen skillsmanager niet meer
voorkomen in de functieprofielen, in de beoordelingen of bij het berekenen van het
opleidingsadvies.
Stap 5: Gegevens van medewerkers
Nadat de functies zijn gemaakt, kunnen de gegevens van de medewerkers worden
ingevoerd. Wanneer u de medewerkers‐gegevens kunt aanleveren in een excelbestand,
kunnen deze door de supportdesk worden ingelezen. Dit scheelt u veel invoerwerk.
U kunt daarna per medewerker nadere informatie toevoegen. Informatie over
opleidingsgegevens en werkervaring. Hiermee kan een volledig CV van een medewerker
worden gebouwd. Deze informatie wordt beheerd door de beheerder. Een medewerker en
een leidinggevende hebben inzicht in deze informatie. Zij kunnen het echter niet wijzigen.
Stap 6: Autorisatie en teams indelen
Binnen Skillsmanager kunnen gebruikers 3 rollen vervullen:
 Beheerder
o Functies toevoegen, wijzigen en verwijderen
o Medewerkersgegevens toevoegen, wijzigen en verwijderen
o Gedane beoordelingen inzien en printen
o Gebruikersnamen en wachtwoorden van medewerkers wijzigen
 Leidinggevende
o Gegevens van zijn teamleden inzien
o Uitnodigen en voorbereiden van een gesprek
o Beoordeling doen van de medewerkers in zijn team
o Actieve bedrijfsfuncties inzien
 Medewerker
o Zijn eigen gegevens inzien
o Beoordeling van zijn eigen functioneren maken
o Gedane beoordelingen vergelijken
Plan van Aanpak inrichten en implementeren OTIB skillsmanager
31-01-2014
4
o Kijken naar opleidingsadvies, functiesadvies, innovaties’
o Eigen wachtwoord wijzigen
Alle medewerkers krijgen altijd de status ‘Medewerker’.
Een medewerker kan ook een ‘Leidinggevende’ zijn. Alle aan hem toegewezen medewerkers
komen in zijn ‘team’ te zitten.
Een of enkele personen zullen de rol van ‘Beheerder’ uitvoeren.
Teams Indelen
Wanneer de medewerkers zijn ingevoerd, moeten ze worden toegewezen aan een
leidinggevende: het indelen van de teams binnen de organisatie. De leidinggevende is
degene die verantwoordelijk is voor het gesprek met de medewerker. Dit kan zijn het
voortgangs / ontwikkelings / functionerings / beoordelingsgesprek (verschillende bedrijven
hanteren verschillende benamingen en kiezen soms een andere insteek voor de jaarlijkse
gesprekken).
Een medewerker heeft maar 1 leidinggevende.
Er zit geen limiet aan het aantal medewerkers dat in het team van een leidinggevende wordt
geplaatst.
Het toewijzen van een rol en het indelen in teams wordt gedaan door de beheerder. Zie
hiervoor de ‘Verkorte handleiding Beheerder’.
Stap 7: Diverse aandachtspunten
Rapportages
Wanneer het bedrijf reeds werkt met skillsmanager en er zijn beoordelingen gedaan, kunnen
er rapportages gemaakt worden. Deze rapportages genereren algemene informatie voor de
organisatie. De volgende rapportages kunnen worden gegenereerd:
 Overzicht van opleidingen en certificaten binnen de organisatie
 Overzicht van openstaande en gedane beoordelingsoverzicht
 Analyse van de beoordelingsscore (per afdeling of organisatie als geheel)
 Risico analyse: welke kennis en kunde verdwijnt bij eventueel vertrek van bepaalde
medewerkers (bij bijv. ontslag of pensioen)
 Overzicht van geadviseerde opleidingen
 Zwaarwegende taken
De beheerder kan aan elke medewerker, ongeacht zijn rol, het recht toewijzen om
rapportages te maken. Dit kan op 2 niveaus:
 Teamanalyse: het maken van rapportages van de gegevens van alle medewerkers die
in hetzelfde team zitten als jijzelf (ongeacht je rol in dat team)
 Bedrijfsanalyse: het maken van rapportages van alle gegevens van het gehele bedrijf.
Plan van Aanpak inrichten en implementeren OTIB skillsmanager
31-01-2014
5
Extra Vragen
In het beoordelingsproces wordt gekeken naar de taken en vaardigheden die binnen de
functies moeten worden uitgevoerd en beheerst. Doet de medewerker dit, kan de
medewerker dit.
Als aanvulling hierop is het mogelijk om ‘extra vragen’ op te nemen in het proces. Vragen die
door het bedrijf worden bepaald. Onderwerpen die je als bedrijf ook besproken wilt hebben
tijdens het jaarlijkse gesprek, maar die niet 1-op-1 volgen uit de functie.
Deze vragen kunnen worden aangeleverd bij de supportdesk. Zij zullen deze uploaden naar
het skillsmanager account van de klant.
Wilt u een voorbeeld van mogelijke extra vragen, kijk dan eens op www.otibskillsmanager.nl
bij ‘Ondersteuning’.
Stap 8: Het implementatie proces
Als bovenstaande stappen zijn uitgevoerd, is het systeem ingericht en klaar voor gebruik. Om
er daadwerkelijk mee te kunnen werken, zal ook de implementatie aandacht en zorg moeten
krijgen. Niet alleen (de werking van) het instrument moet gecommuniceerd worden, maar
vooral de reden van de gesprekken, doelstelling die het bedrijf ermee wenst te bereiken.
Skillsmanager is bedoeld om het gesprek tussen leidinggevende en medewerker te
stimuleren. Het gesprek over vakmanschap en de ontwikkeling van dit vakmanschap. Zowel
de wensen en mogelijkheden van de medewerker als ook de wensen en mogelijkheden van
het bedrijf moet hierbij in oog gehouden worden.
Uitgangspunt van skillsmanager is dat zowel de leidinggevende als ook de medewerker ter
voorbereiding op het gesprek, een beoordeling over functioneren van de medewerker invult.
Deze 2 beoordelingen worden over elkaar heen gelegd, zodat beide meningen (van
leidinggevende en van de medewerker zelf) naast elkaar liggen. Met dat als uitgangspunt
kan het gesprek gevoerd worden.
Denk ook eens na over de volgende vragen:
 Welke benaming geven wij als organisatie aan het gesprek. Denk aan
functioneringsgesprek, voortgangsgesprek, ontwikkelingsgesprek
 Hoe vaak willen we met de individuele medewerker in gesprek.
o Dit kan per functie (niveau / groep) of leeftijdsgroep verschillend zijn.
 Op welk moment willen we met medewerker in gesprek
o Elk jaar in bepaalde maand voor hele bedrijf, ook mogelijk per medewerker in
de maand van zijn verjaardag, na afronding van een groot project
 Wie is verantwoordelijk voor de organisatie van de gesprekken (inplannen,
faciliteren, controle houden op uitvoering etc)
 Welke onderwerpen willen we in het gesprek ook nog besproken hebben. Er kunnen
(bedrijfsspecifieke) onderwerpen zijn die wel besproken moeten worden, maar die in
skillsmanager niet aan bod komen. Gebruik hiervoor de ‘extra vragen’
Plan van Aanpak inrichten en implementeren OTIB skillsmanager
31-01-2014
6


Hoe willen we de verslaglegging uitvoeren. Verslaglegging kan via skillsmanager,
maar denk ook aan een ondertekend exemplaar van het verslag in het
personeelsdossier.
Wie is verantwoordelijk voor de follow up van de output van het gesprek: in de
gesprekken worden afspraken gemaakt. Wie is er voor verantwoordelijk dat deze
afspraken nagekomen / uitgevoerd worden. En wie dient controle hierop te houden.
Informatie verstrekking.
Bij het informeren van de medewerkers dienen de volgende onderwerpen in gedachte te
worden gehouden:
 Wat is het belang van ontwikkeling voor medewerker, leidinggevende en organisatie
 Waarom een gesprek over ontwikkeling tussen leidinggevende en medewerker
 Wat is de doelstelling van het gesprek
 Hoe kan het gesprek voorbereid, gevoerd en vastgelegd worden
 Hoe dient skillsmanager in dit proces gebruikt te worden
 Hoe kan de output uit skillsmanager gelezen worden
Daarnaast zal een praktische uitleg (hoe werkt skillsmanager) uiteraard ook onderdeel van
de informatie verstrekking zijn. Voor het informeren van de medewerkers heeft OTIB een
voorbeeld brief gemaakt. Zie hiervoor www.otibskillsmanager.nl, kopje ‘ondersteuning’.
Succes !!
De OTIB‐skillsmanager adviseur kan in het gehele proces advies en ondersteuning bieden. In
overleg met de organisatie zal besproken en bepaald worden of en hoe deze
ondersteuning gewenst is. Indien er vragen zijn, aarzel niet contact op te nemen met de
OTIB-skillsmanager adviseur !!
Plan van Aanpak inrichten en implementeren OTIB skillsmanager
31-01-2014
7