bronnenboek 1.4 – 1.6 - Geuzencollege Laptop
advertisement
1.4 het grootboek Om steeds na iedere verandering een nieuwe balans te maken zou wel heel veel werk voor een boekhouder worden. Bij de supermarkten zouden de rijen tot aan een dorp verder staan en na het kopen van een bosje bloemen bij de bloemist zou de eigenaar de balans moeten aanpassen, want na die verkoop klopt de balans niet meer natuurlijk. Werken is niet erg, maar het moet wel nuttig zijn. We hebben tot nu toe na iedere verandering binnen de voorbeelden die je hebt gezien de balans meteen laten veranderen. Op deze manier kon je goed zien wat er eigenlijk binnen de balans gebeurt als er een financieel feit plaats vindt. Hebben we je nu iets geleerd wat je nu dan weer af moet leren? Nee, zeker niet. Dat wat je tot nu toe hebt geleerd moet je ook in het nieuwe systeem zo doen alleen op een iets andere manier die sneller werkt. Sneller betekent minder tijd, tijd is geld, en minder geld in de boekhouding stoppen betekent dat je het ergens anders aan kunt uitgeven, bijvoorbeeld aan nog leukere dingen. Wat gaat er veranderen? Als je de oefeningen met de balans zelf hebt gedaan en ook de voorbeelden goed hebt bekeken dan valt het je waarschijnlijk op dat na een financieel feit er maar 2 of 3 balansposten veranderden. De rest van de balansposten bleef gelijk, deze moest je in de nieuwe balans alleen maar overschrijven. Dat gaat nu veranderen. In het nieuwe systeem ga je alleen die balansposten veranderen waar iets mee gebeurt. Met de andere balansposten die niet veranderen, doe je nu niets meer. We gaan werken met het grootboek. Het grootboek is een verzameling van kaarten met op iedere kaart een aantal onderdelen: De naam van de kaart (een balanspost, bijvoorbeeld hypotheek) Een kolom waar de datum van de verandering wordt opgeschreven Een kolom waar het bewijsstuk kan worden opgeschreven (omschrijving) Een kolom debet Een kolom credit Zo’n kaart kan er als volgt uit zien: datum grootboekrekening: Hypotheek omschrijving debet credit Iedere balanspost krijgt zo’n kaart. Op die kaart (grootboekrekening) worden alleen de veranderingen van die balanspost bijgehouden. Het voorbeeld wat je net hebt gezien is de kaart van grootboekrekening hypotheek. Deze kaart zal niet zoveel gebruikt worden per maand. Hoe vaak verandert je hypotheek? Bijna nooit. Een hypotheek sluit je meestal af voor 20 of 30 jaar. Er zijn hypotheken waar je maandelijks een stukje schuld aflost. Op het moment dat die aflossing plaatsvindt gebruik je dus de kaart van de grootboekrekening hypotheek. Voordat we de veranderingen laten zien in het nieuwe systeem moet iedere kaart van iedere balanspost nog worden ingevuld met de gegevens van de balans. Dat invullen van de gegevens van de balans in het ‘grootboek’ noemen we het openen van het grootboek. Dat openen is nodig omdat aan het einde van een periode vanuit het grootboek de nieuwe balans weer wordt gemaakt. Daar moeten natuurlijk ook de gegevens van het begin bij. In een schema komt het misschien iets duidelijker over: ➀ beginbalans ➁ grootboek ➃ eindbalans ➂ alle financiële feiten In het schema zie je dat zowel de beginbalans ➀ als ook de financiële feiten ➂ in het grootboek ➁ (al die kaartjes van de balansposten) terechtkomen en dat vanuit het grootboek weer een nieuwe balans wordt gemaakt, de eindbalans ➃. Deze eindbalans zal weer de beginbalans worden voor de volgende periode. 1.5 openen van het grootboek vanuit de balans Voordat je de financiële feiten in het grootboek kan gaan verwerken zal eerst de beginsituatie van een periode in het grootboek moeten komen. Dit overboeken van de balansposten vanuit de balans naar de verschillende grootboekkaarten noemen we het openen van het grootboek. We laten het openen zien aan de hand van de beginbalans van een scooterdealer in Naaldwijk. De balans van deze zaak Motohome ziet er per 1 januari 2008 als volgt uit: DEBET gebouw inventaris bestelauto voorraad scooters voorraad onderdelen bank kas totaal 01-01-08 MOTOHOME 210.000 eigen vermogen 18.000 hypotheek Rabobank 19.000 lening Fortis bank 85.000 33.000 8.000 5.000 378.000 totaal CREDIT 153.000 180.000 45.000 378.000 Je ziet dat Motohome op de balans 10 balansposten heeft staan. Dat betekent dat het grootboek van Motohome ook 10 grootboekkaarten zal krijgen. Voor iedere balanspost een kaart. Het openen gaat vrij eenvoudig. In de kolom datum komt nu 1 januari te staan, in de kolom omschrijving staat waar het getal vandaan komt: in dit geval: Van de balans. In de kolom debet of credit vul je het bedrag in van de balans wat bij die balanspost staat en aan welke kant deze op de balans staat. Hier volgen de openingen van een aantal kaarten. Bovenaan de grootboekkaart zie je staan om welke balansposten het gaat. datum 01/01 datum 01/01 grootboekrekening: voorraad scooters omschrijving debet Van de balans 85.000 grootboekrekening: inventaris omschrijving debet Van de balans credit 18.000 credit datum 01/01 datum 01/01 datum 01/01 grootboekrekening: bestelauto omschrijving debet Van de balans grootboekrekening: eigen vermogen omschrijving debet Van de balans grootboekrekening: hypotheek Rabobank omschrijving debet Van de balans credit 19.000 credit 153.000 credit 180.000 We hebben nu drie rekeningen van bezit geopend (aan de debetkant) en twee rekeningen van vermogen (aan de creditkant. Onthoud het volgende: Als een balanspost aan de debetkant staat op de balans wordt deze ook debet geopend op de grootboekrekening van die post Als een balanspost aan de creditkant staat op de balans wordt deze ook credit geopend op de grootboekrekening van die post 1.6 het boeken van financiële feiten in het grootboek De rest van de grootboekrekeningen worden op dezelfde manier geopend. Nu staat de balans in het grootboek en kunnen de financiële feiten er worden bijgeboekt. We zullen dat met een aantal voorbeelden laten zien. Ook hier zit weer een systeem achter dat lijkt op het systeem dat je al hebt toegepast bij de vorige financiële feiten. Ieder financieel feit heeft een bewijsstuk die in een ordner wordt bewaard. Dit is nodig omdat de belastingdienst altijd kan vragen naar deze bewijsstukken. De bewijsstukken die we nu gaan laten zien zijn kasstukken en bankstukken. De bewijsstukken worden altijd voorzien van een letter met een nummer erachter. Dit is handig om ze goed geordend op te bergen en ze later weer makkelijk terug te kunnen vinden. Zo kun je boekingsstuk k 23 tegenkomen. Dat betekent dat het een kasstuk is (k) en dat dit bewijsstuk het 23e kasstuk is van een bepaalde periode. Een bankafschrift wordt aangegeven met een b en een nummer, bijvoorbeeld b45. Zoals je gezien hebt heeft elke grootboekrekening een debetkant en een creditkant. Aan welke kant moet je nu een verandering boeken? Dat doe je in een aantal ‘denk’ stappen: 1. je kijkt of de rekening op de balans debet of credit staat 2. je kijkt of door het financiële feit de grootboekrekening meer of minder wordt. Nu kies je 3 of 4 3. Mogelijkheid a: Als de grootboekrekening meer wordt boek je het bedrag aan dezelfde kant als dat het op de balans staat. 4. Mogelijkheid b: Als de grootboekrekening minder wordt dan boek je het aan de andere kant dan het op de balans staat. Financieel feit 1: Op 6 januari 2008 wordt een nieuwe computer met een grotere harddisk en ingebouwde dvd brander gekocht en per bank betaald. Het boekingsstuk is een bankstuk en krijgt code b3 mee. De computer kost € 1.200 en wordt direct geleverd. Hoe ga je dit aanpakken? Stap 1: Lees de opdracht goed door en haal de overbodige tekst weg. (computer gekocht en per bank betaald op 06-01 via boekingsstuk b3) Stap 2: Welke grootboekrekeningen veranderen door dit feit? (De rekeningen bank en inventaris) Stap 3: worden deze rekeningen debet of credit geboekt? (de rekening inventaris wordt meer, staat debet op de balans, wordt dus aan de debetkant geboekt, de rekening bank wordt minder, staat debet op de balans en wordt dus aan de creditkant geboekt) Op de volgende manier: datum 01/01 06/01 datum 01/01 06/01 grootboekrekening: inventaris omschrijving debet Van de balans B3 grootboekrekening: bank omschrijving debet Van de balans B3 credit 18.000 1.200 credit 8.000 1.200 Als je op een bepaald moment wil weten hoeveel geld je inventaris waard is en hoeveel geld er op je bank staat, dan doe je dat als volgt. Je telt de getallen aan de debetkant op en haal de getallen aan de creditkant er vanaf. In dit geval is de rekening inventaris dus 18.000 + 1.200 = 19.200 waard en de rekening bank 8.000 – 1.200 = 6.800. Dit hoef je alleen maar te doen op het moment dat je dat echt wil weten of dat je weer een nieuwe balans gaat maken. Onthouden: Bij iedere boeking moet debet net zoveel veranderen als credit. Het totaal van de debetkant en de creditkant mag nooit uit balans raken Je ziet dat je normaal alleen maar het bedrag van de verandering boekt, en niet steeds het nieuwe totaalbedrag hoeft uit te rekenen. De rest van de grootboekrekeningen gebruik je niet, logisch, want daar is door dit financiële feit niets mee gebeurd. Financieel feit 2: Op 12 januari, een echte winterdag, worden drie scooters ingekocht en per bank betaald. De scooters kosten € 750 per stuk en komen in de showroom te staan. Van dit financiële feit wordt boekingsstuk b4 gemaakt. Aanpak: Stap 1: Lees de opdracht goed door en haal de overbodige tekst weg. (op 12/01 3 scooters gekocht en per bank betaald volgens boekingsstuk b4) Stap 2: Welke grootboekrekeningen veranderen door dit feit? (De rekeningen voorraad scooters en bank) Stap 3: worden deze rekeningen debet of credit geboekt? (de rekening voorraad scooters wordt meer, staat debet op de balans, wordt dus aan de debetkant geboekt, de rekening bank wordt minder, staat debet op de balans en wordt dus aan de creditkant geboekt) De grootboekrekeningen worden dan als volgt bijgewerkt: datum 01/01 12/01 datum 01/01 06/01 12/01 grootboekrekening: voorraad scooters omschrijving debet Van de balans B4 85.000 2.250 grootboekrekening: bank omschrijving debet Van de balans B3 B4 credit credit 8.000 1.200 2.250 Financieel feit 3: Op 13 januari wordt door de eigenaar van Motohome € 2.000 uit de kas gehaald en op de bankrekening gestort. Van dit feit wordt boekingsstuk K 2 (kasstuk) gemaakt. De eigenaar doet dit regelmatig omdat het voor criminelen te aantrekkelijk is om eens in de zaak langs te komen als daar altijd veel geld in de kas zit. Aanpak: Stap 1: Lees de opdracht goed door en haal de overbodige tekst weg. (op 13/01 € 2.000 uit de kas op de bankrekening gestort, boekingsstuk k2) Stap 2: Welke grootboekrekeningen veranderen door dit feit? (De rekeningen kas en bank) Stap 3: worden deze rekeningen debet of credit geboekt? (de rekening bank wordt meer, staat debet op de balans, wordt dus aan de debetkant geboekt, de rekening kas wordt minder, staat debet op de balans en wordt dus aan de creditkant geboekt) datum 01/01 06/01 12/01 13/01 datum 01/01 13/01 grootboekrekening: bank omschrijving debet Van de balans B3 B4 K2 1.200 2.250 2.000 grootboekrekening: kas omschrijving debet Van de balans K2 credit 8.000 credit 5.000 2.000 Financieel feit 4: Op 13 januari wordt door een koerier van TPG een pakket afgeleverd met daarin 4 sloten voor scooters die Motohome had besteld bij LIPS. De kettingen kosten per stuk € 30 en moeten cash worden afgerekend. Van dit financiële feit wordt boekingsstuk k 3 gemaakt. Aanpak: Stap 1: Lees de opdracht goed door en haal de overbodige tekst weg. (op 13/01 voor € 120 scooterkettingen gekocht, per kas betaald, boekingsstuk k3) Stap 2: Welke grootboekrekeningen veranderen door dit feit? (De rekeningen kas en voorraad onderdelen) Stap 3: worden deze rekeningen debet of credit geboekt? (de rekening voorraad onderdelen wordt meer, staat debet op de balans, wordt dus aan de debetkant geboekt, de rekening kas wordt minder, staat debet op de balans en wordt dus aan de creditkant geboekt) datum 01/01 13/01 datum 01/01 13/01 13/01 grootboekrekening: voorraad onderdelen omschrijving debet Van de balans K3 grootboekrekening: kas omschrijving debet Van de balans K2 K3 credit 33.000 120 credit 5.000 2.000 120 Stel dat de eigenaar op 13 januari aan het einde van de dag een nieuwe balans zou gaan maken van zijn bedrijf (natuurlijk niet logisch, het jaar is nog maar net begonnen, maar om even te laten zien hoe dat nu gaat) Dan moet per grootboekrekening uitgerekend worden wat het echte bezit of de echte schuld op dat moment is. Van de grootboekrekeningen waar niets mee gebeurd is, kun je het bedrag gewoon overschrijven van de grootboekkaarten zoals deze geopend zijn. De grootboekrekeningen waarmee wel wat gebeurd is moet je gaan salderen (debettotaal – credittotaal) of (credittotaal – debettotaal). Salderen betekent dus dat je uitrekent wat de echte waarde op een bepaald moment is. Het bedrag wat die echte waarde is noem je dan ook het saldo van die rekening. De volgende rekeningen moeten worden gesaldeerd: 1. kas 5.000 (debettotaal) – 2.120 (credittotaal) = 2.880 debet grootboekrekening: kas omschrijving debet datum 01/01 13/01 13/01 Van de balans K2 K3 5.000 totaal 5.000 credit 2.000 120 2.120 2. bank 10.000 (debettotaal) – 3.450 (credittotaal) = 6.550 debet grootboekrekening: bank omschrijving debet datum 01/01 06/01 12/01 13/01 Van de balans B3 B4 K2 totaal credit 8.000 1.200 2.250 2.000 10.000 3.450 3. voorraad scooters 87.250 (totaal debet) grootboekrekening: voorraad scooters omschrijving debet datum 01/01 12/01 Van de balans B4 85.000 2.250 totaal 87.250 credit 4. voorraad onderdelen 33.120 (totaal debet) datum 01/01 13/01 grootboekrekening: voorraad onderdelen omschrijving debet Van de balans K3 33.000 120 totaal 33.120 credit 5. inventaris 19.200 (debettotaal) grootboekrekening: inventaris omschrijving debet datum 01/01 06/01 Van de balans B3 18.000 1.200 totaal 19.200 credit Bij de laatste drie grootboekrekeningen hoefde je alleen maar de getallen aan de debetkant op te tellen, aan de creditkant was niets geboekt. De waarde was dus alleen maar toegenomen. De balans van Motohome zal er op 13 januari aan het einde van de dag als volgt uitzien: DEBET gebouw inventaris bestelauto voorraad scooters voorraad onderdelen bank kas totaal 13-01-08 MOTOHOME 210.000 eigen vermogen 19.200 hypotheek Rabobank 19.000 lening Fortis bank 87.250 33.120 6.550 2.880 378.000 totaal CREDIT 153.000 180.000 45.000 378.000 Kort samengevat nog even het nut van het grootboek: - Als je met grootboekrekeningen werkt hoef je niet na elke verandering een totaal nieuwe balans te maken, je verandert alleen de kaarten van de rekeningen die veranderen. - Per rekening kun je zien wat er allemaal op geboekt is. De bedragen blijven met de boekingsstukken staan en je kunt altijd terugvinden wanneer wat is veranderd. Je wilt als eigenaar informatie hebben uit je boekhouding. Die informatie per balanspost vind je dus in je grootboek. Eigenlijk hebben we een aantal boekingsregels geleerd die we kort even in een schema laten zien. Regels van Bezit: Een rekening van bezit staat debet op de balans Als een bezit groter wordt boek je dat debet op een rekening van bezit Als een bezit kleiner wordt boek je dat credit op een rekening van bezit Regels van Schuld Een rekening van schuld staat credit op de balans Als een schuld groter wordt boek je dat credit op een rekening van schuld Als een schuld kleiner wordt boek je dat debet op een rekening van schuld
