management control en ethiek

&
FINANCE
CONTROL
Corporate governance
Naar e e n g rote r z elf st ure n d v e r mo g e n
MANAGEMENT CONTROL EN ETHIEK
In een bedrijf of organisatie vindt een voortdurende belangenafweging plaats. Soms staat het belang van
het bedrijf, de eigenaren of de aandeelhouders voorop. Soms moeten andere belangen zwaarder wegen dan
het financiële belang. Maar hoe is vast te stellen welk belang op welk moment het zwaarst moet wegen? De
auteur bespreekt een aantal centrale vragen over hoe managers kunnen omgaan met ethische dilemma,s.
Kennis van en vaardigheden op het gebied van ethiek vergroten het zelfsturend vermogen van een organisatie en vormen essentiële elementen van het managementcontrolsysteem. Dit leidt uiteindelijk tot verbetering van de bedrijfsresultaten.
DOOR MENNO L. HOEKSEMA
V
roeg of laat komen alle managers in ondernemingen en
andere organisaties in aanraking met morele vraagstellingen
en dilemma’s. Daarom is een zekere basiskennis van ethiek
onmisbaar. Wij onderscheiden het begrip ethiek van het begrip moraal.
De moraal is het geheel aan opvattingen, denkbeelden en inzichten binnen een bepaalde gemeenschap of groep over wat
aanvaardbaar gedrag en handelen is. In ons geval gaat het om
de moraal binnen bedrijven en organisaties.
Ethiek is redelijk denken over de moraal. Over de vraag hoe
wij redelijk kunnen weten wat goed is bij morele vraagstukken en dilemma’s die zich in bepaalde situaties of op bepaalde
momenten voordoen. In dit geval dus vraagstukken en dilemma’s die zich binnen bedrijven en in beslissingssituaties voordoen. Welke uitkomst van het proces of van de beslissing of
welk proces zelf voldoet of voldoet het beste of voldoet zo
goed mogelijk aan de geldende morele beginselen? Welke be-
Bij dit artikel hoort de online cursus ‘Management control en ethiek’
Met deze cursus kunt u punten behalen in het kader van uw permanente educatie (PE). Ter kennismaking kunt u de cursus ‘Best in finance’ gratis volgen en uw eerste studiepunten behalen.
Kijk voor meer informatie en een overzicht van
alle cursussen op www.finance-control.nl.
22
|
slissing is zo veel mogelijk in overeenstemming met de geldende normen en waarden?
Belang en doel
In en om bedrijven doen zich veel vragen en problemen
voor met een hoog ethisch/moreel gehalte. Dikwijls gaat het
om complexe beslissingsvraagstukken met ingrijpende ge-
Bij ethiek gaat het over de kwaliteit
van handelen en beslissen
volgen en effecten. Soms voor zeer velen, bijvoorbeeld het
verplaatsen van productiefaciliteiten naar zogenoemde lagelonenlanden.
Het kunnen omgaan met ethische vragen en dilemma’s is van
groot belang voor een goed functionerende management control. Het kan zelfs een essentieel onderdeel van het managementcontrolsysteem zijn.
Bij ethiek gaat het over de kwaliteit van handelen en beslissen.
Over de mate waarin bij handelingen (daden) en beslissingen
alles wat van belang is in voldoende mate in aanmerking
wordt genomen. Wij passen dit toe op het handelen en beslissen van managers in bedrijven.
APRIL 2012
Het aantal constituenten (stakeholders) dat betrokken kan zijn
bij een bedrijf is groot. Denk aan aandeelhouders en banken,
commissarissen, management op de verschillende niveaus,
werknemers en vakbonden, afnemers (debiteuren), leveranciers (crediteuren), de fiscus, overheden en overheidsorganisaties, toezichthouders, de lokale en regionale gemeenschap
en daar aanwezige groeperingen, andere gebruikers van gemeenschappelijke hulpbronnen, mensen en dieren die de gevolgen kunnen ondervinden van gebruik of vervuiling van
bodem, water en lucht door de bedrijfsactiviteiten.
Deze opsomming maakt duidelijk dat ethische kwesties en dilemma’s in veel gevallen de vorm aannemen van belangentegenstellingen. Dit geldt niet alleen voor ondernemingen (for
profits). Ook non-profits en not-for-profits hebben te maken met
ethische vraagstukken en dilemma’s, veelal ook in de vorm van
belangentegenstellingen. Denk hier als voorbeeld aan studenten
en hun onderwijsinstellingen enerzijds en het overheidsdepartement (OC&W) met bezuinigingstaakstellingen anderzijds. Bij
non-profits en not-for-profits spelen ook vaak niet-eenduidige
of tegenstrijdige doelen een rol, evenals de complexiteit van
prioriteitsstellingen en belangenafwegingen.
Algemene principes
Iedereen binnen het bedrijf heeft te maken met de heersende
APRIL 2012
moraal. Zij is een essentieel onderdeel van de cultuur. Dit
geldt altijd. Ook en misschien zelfs juist in die bedrijfssituaties
waarin morele zaken en standpunten niet expliciet aan de
orde zijn. Voor de moraal geldt hetzelfde als voor de cultuur
Ethische kwesties en dilemma’s
nemen in veel gevallen de vorm aan
van belangentegenstellingen
in het algemeen: niet bewust en niet expliciet geformuleerd is
zij toch altijd aanwezig. Een welbewuste en goed onderhouden cultuur is een belangrijke voorwaarde voor succes. Ditzelfde geldt voor de moraal. Een goed ontwikkelde moraal bestaat uit (wellicht slechts enige maar wel essentieel geachte)
opvattingen en richtlijnen. Deze gelden voor alle leden van de
organisatie en zijn gemakkelijk toegankelijk. Ze worden duidelijk en regelmatig gecommuniceerd en worden met voorbeeldgedrag en andere voorhanden middelen ondersteund,
bijvoorbeeld het inspringen voor afwezige of te zwaar belaste
collega’s, omgaan met eigendommen van het bedrijf, gebruik
|
23
W W W. F I N A N C E - C O N T R O L . N L
&
FINANCE
van internet en communicatiemiddelen van het bedrijf voor
privédoeleinden of de balans tussen werk en privé.
Iedereen die iets te maken heeft met management control
krijgt vroeg of laat te maken met ethische vraagstukken, vaak
in de vorm van belangentegenstellingen. Bijvoorbeeld kostenreductie tegenover werkgelegenheid of doorgroeimogelijkheden, efficiencyverbetering tegenover taakinhoud, bedrijfsverplaatsing tegenover de woonomgeving enzovoort.
De ethiek omvat de kennis en vaardigheden om hier redelijk
denkend mee om te gaan. Hiermee behoort de ethiek tot het
managementcontrolinstrumentarium en tot het management-
Iedereen die iets te maken heeft met
management control krijgt vroeg of
laat te maken met ethische vraagstukken
controlsysteem. Zij maakt deel uit van het vermogen de eigen
activiteiten te beheersen en sturen en de eigen vakkennis en
vaardigheden te onderhouden en verder te ontwikkelen.
Daarnaast van het vermogen elkaars gedrag en handelen te
beïnvloeden. Daarmee versterkt de ethiek het professioneel
gehalte en het zelfsturend vermogen. Daarmee ook maakt zij
mogelijk dat er minder regels en procedures (directe gedragsbeïnvloeding) nodig zijn. In zekere zin geldt dit ook voor het
sturen op resultaten (indirecte gedragsbeïnvloeding). Die dingen waar managers en medewerkers uit zichzelf en onder invloed van elkaar goed mee omgaan, hebben geen doelstellingen, meetsystemen en beloningen nodig.
Intussen is het bij de ethiek niet voldoende om de nadruk
uitsluitend te leggen op het redelijk denkend omgaan met
vraagstukken en dilemma’s. Deze vaardigheid bewijst haar
nut alleen als ze is gevuld met morele opvattingen en beginselen. Moraal en ethiek horen onlosmakelijk bij elkaar. Zonder moraal is de ethiek hersengymnastiek zonder inhoud.
Zonder ethiek is de moraal een holle klank zonder betekenis
voor de praktijk.
In professionele beroepen, zoals accountants, advocaten, notarissen en managementconsultants is het omgaan met ethiek
min of meer eigen aan het vak. Vanouds dient hier grote zorgvuldigheid te worden betracht in de uitoefening van het vak
zelf en de daarvoor geldende standaarden en in het omgaan
met de verschillende belangen. Dit met het oog op het waarborgen van onafhankelijkheid en kwaliteit, en daarmee op het
algemeen belang. De ethiek is dikwijls vastgelegd in gedragscodes (protocollen). Toch zijn er situaties waarin deze ontoe-
24
|
CONTROL
reikend bleken. Dit heeft onder andere te maken met schaalvergroting van bedrijven en zaken. Denk bijvoorbeeld aan de
financiële belangen die op het spel komen te staan als een accountant zou weigeren een goedkeurende verklaring te verstrekken aan een grote cliënt.
In het licht van actuele maatschappelijke vraagstukken gaan
steeds meer grotere ondernemingen ertoe over om gebruik
te maken van bedrijfs- en gedragscodes voor de eigen organisatie. Dikwijls publiceren zij deze ook. Het gaat om maatschappelijk ondernemerschap, duurzaamheid, verantwoord
omgaan met het milieu en de natuurlijke omgeving, non-discriminatie, vermijden van kinderarbeid en onrechtvaardige
arbeidsverhoudingen enzovoort. Deze gedragscodes zijn gewoonlijk sterk verbaal en weinig concreet. Bedrijven en hun
medewerkers met dergelijke gedragscodes gedragen zich
meestal niet merkbaar anders en nemen geen merkbaar andere beslissingen dan bedrijven en hun medewerkers zonder.
Ethische concepten/modellen
Er bestaat niet één methode, standaardbenadering of checklist
om ethische dilemma’s te definiëren, analyseren en op te lossen. Wel bestaan er benaderingen, lijnen van denken – we
spreken ook wel van concepten of modellen – waarmee wij de
Daarmee versterkt de ethiek het
professioneel gehalte en het
zelfsturend vermogen
verschillende elementen van ethische dilemma’s kunnen benoemen. Met behulp hiervan kunnen wij afwegingen maken.
Hierna bespreken wij in het kort:
~ utilitarisme;
~ rechten en plichten;
~ rechtvaardigheid/billijkheid;
~ deugden.
Utilitarisme (consequentionalisme)
Letterlijk betekent utilitarisme denken en beslissen op basis van
nut. Of op basis van de gevolgen (consequenties) voor elk van
de betrokken partijen. Het komt erop neer dat de morele aanvaardbaarheid van de uitkomst van een beslissing of activiteit
afhankelijk is van de gevolgen daarvan in termen van nut of
schade voor de betrokken partijen. Deze gevolgen worden
daarom zo volledig mogelijk bepaald, gewaardeerd en bij elkaar
opgeteld. Is het saldo positief, dan is het oordeel over de (morele) aanvaardbaarheid van de beslissing of activiteit dat ook.
Hetzelfde geldt in tegengestelde zin bij een negatief saldo.
APRIL 2012
Hoewel wij ons hiervan vaak niet bewust zijn, is utilitaristisch
denken en beslissen diep geworteld in onze cultuur en in het
dagelijks leven. Ons economisch denken, beslissen en handelen op elk niveau van het doen van boodschappen door een
individuele persoon tot en met besluitvorming aan de top van
multinationale ondernemingen en in supranationale organen
berust op ditzelfde principe van afweging van nut en offers,
baten en lasten, opbrengsten en kosten. Denk als voorbeelden
aan kosten-batenanalyses.
Vaak is het min of meer vanzelfsprekend om vraagstukken,
ook wanneer deze een zware morele lading hebben, in ieder
geval in eerste instantie zo te benaderen. Dit kan leiden tot
discussies die sommigen gedurfd en anderen onvruchtbaar
of zelfs onaanvaardbaar vinden. Zoals bij vragen op het terrein van de kosten van zorg en de kwaliteit van leven. Daarom is het belangrijk om u bewust te zijn van het ethische
principe waarmee u een bepaald vraagstuk benadert. In bepaalde situaties kan of moet dat een andere zijn dan het utilitaire denken.
Rechtvaardigheid/billijkheid
Dit houdt in dat zij die in gelijke positie verkeren, gelijk worden behandeld. En zij die niet in deze gelijke positie verkeren
dus niet. In het algemeen vatten wij dit procesmatig op. Het
proces moet dus voor alle gelijken gelijk zijn, maar de uitkomst ervan kan ongelijk zijn. Zo zal er over het algemeen
geen moreel bezwaar tegen zijn dat een multimiljonair de
jackpot wint in de Staatsloterij. Zolang er geen tijfel bestaat
aan de voor iedere deelnemer geldende algemene voorwaarden en over de eerlijkheid van de trekking.
Het model van rechtvaardigheid/billijkheid kan worden uitgewerkt in een viertal deelmodellen:
~ Distributieve billijkheid: de verdeling van voor- en nadelen
over verschillende groepen stakeholders of betrokken partijen bij utilitaire afwegingen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan
de verdeling van voor- en nadelen bij de aanleg van wegen
en tunnels.
~ Retributieve billijkheid: evenredigheid tussen gebeurtenis en
Rechten en plichten
Dit model berust op het uitgangspunt dat ieder mens drager is
van bepaalde rechten die te allen tijde geëerbiedigd moeten
worden. Dit geldt in alle situaties waarin ethische vraagstukken
en dilemma’s aan de orde zijn, dus ook in bedrijfssituaties.
Het feit dat mensen rechten hebben, brengt noodzakelijk mee
dat (andere) mensen plichten hebben tot het eerbiedigen of
handhaven van deze rechten. Bijvoorbeeld wanneer het hogere management in een organisatie uit hoofde van zijn functie
Professionaliteit en moraal
Utilitaristisch denken en beslissen is
diep geworteld in onze cultuur en in
het dagelijks leven
het recht heeft tijdig en volledig geïnformeerd te zijn, betekent
dit voor lagere managers en hun medewerkers de plicht om
hiervoor zorg te dragen. Zo leiden universele rechten, rechten
berustend op het mens-zijn, tot universele plichten. Alle mensen dragen bepaalde rechten en alle mensen hebben de plicht
deze te eerbiedigen en zo nodig te handhaven. Universele
rechten en plichten zijn geformuleerd in de Algemene Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties.
Het zijn de fundamentele mensenrechten als vrijheid van meningsuiting, van vereniging en vergadering enzovoort.
Ook in de bedrijfspraktijk en beslissingssituaties bestaan dus
plichten tot eerbiedigen van bepaalde universele of specifieke rechten.
APRIL 2012
grenzen aan elkaar en overlappen
elkaar ten dele
gevolg. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op evenredigheid tussen prestatie en beloning. Of tussen overtreding
en straf. Zoals geen ontslag op staande voet voor de eerste
keer te laat komen op het werk, maar wel voor werkweigering of diefstal van de werkgever. De maatschappelijke discussie rondom de betaling van dikwijls hoge bonussen aan
managers appelleert eveneens aan dit beginsel.
~ Compensatorische billijkheid: degene die schade of nadeel
aan een ander veroorzaakt, heeft de plicht deze schade te
vergoeden of dit nadeel te compenseren.
~ Procedurele billijkheid: voor alle deelnemers aan een proces
moeten dezelfde regels gelden. Dit beginsel wordt bijvoorbeeld geconcretiseerd in reglementen voor sportbeoefening
en sportwedstrijden en in sollicitatieprocedures.
Deugden
Een deugd is een goed persoonlijkheidskenmerk; een goede
karaktereigenschap. Naarmate de moraal een meer universeel
(algemeen menselijk) karakter heeft, is er sprake van meer algemene of hogere deugden, zoals wijsheid, vredelievendheid,
rechtvaardigheid, eerlijkheid enzovoort. Specifieke deugden
sluiten aan bij de moraal van bepaalde volken, gemeenschappen of groepen. De deugd heeft dan een betekenis tegen de
achtergrond van de betreffende morele opvattingen en over|
25
W W W. F I N A N C E - C O N T R O L . N L
&
FINANCE
tuigingen. Dit geldt bijvoorbeeld voor een deugd als loyaliteit,
maar tot op zekere hoogte ook voor integriteit.
Naarmate de groep waarop de goede karaktereigenschap betrekking heeft specifieker wordt en bijvoorbeeld vakgenoten
binnen een bepaalde professie gaat omvatten, krijgt de term
‘goed’ steeds meer de betekenis van passend of professioneel.
Professionaliteit en moraal grenzen aan elkaar en overlappen
elkaar ten dele. De aanwezigheid van bepaalde deugden bij
personen en binnen gemeenschappen of groepen verhoogt
het zelfsturend vermogen. Als bij alle betrokken personen
sprake zou zijn van bepaalde deugden, zou er ook sprake zijn
van honderd procent zelfsturing. Omdat dit in de praktijk gewoonlijk niet het geval is, zijn ook andere instrumenten nodig
voor het bereiken van voldoende ‘control’.
Toepassingen
Utilitarisme
Veel toepassingen liggen bij complexe beslissingsvraagstukken,
zoals grote investeringen, waarbij veel stakeholders zijn betrokken met veel verschillende en tegenstrijdige belangen. Het gaat
om bedrijfsinvesteringen, maar ook om maatschappelijke programma’s, zoals investeringen in weg- en spoorweginfrastructuur, grote bouwprojecten, aanleg en uitbreiding van luchthavens
en behoud of aanleg van natuurgebieden.
Rechten en plichten
Als voorbeelden valt te denken aan:
~ samenstelling van een personeelsbestand om te voldoen
aan wetten of richtlijnen, zoals voor het aantal of percentage vrouwen en mannen;
~ toegang tot voorzieningen, of grenzen die daaraan zijn te
stellen, zoals onderwijs en gezondheidszorg;
~ afvloeiingsregelingen, ontslagen, sociale plannen enzovoort.
Rechtvaardigheid/billijkheid
~ Distributief: discussie over de lastenverdeling bij bezuinigingen. Solidariteit tussen inkomensgroepen, generaties,
bevolkingen en bevolkingsgroepen enzovoort.
~ Retributief: evenredigheidsbeginsel in allerlei vormen. Een
werknemer kan niet om een klein vergrijp, zoals de eerste
keer te laat komen, ontslagen worden.
Extra’s in basisartikel in Finance&Control-base:
CONTROL
~ Compensatorisch: het in het Burgerlijk Wetboek vastgelegde
rechtsbeginsel dat het veroorzaken van schade leidt tot de
plicht tot vergoeden of compenseren. Allerlei vormen van
aansprakelijkheid.
~ Procedureel: aanbestedingen, sollicitatieprocedures, allerlei
vormen van protocollen en procedureel handelen.
Deugden
De juiste persoon op de juiste plaats. Wat voor een persoon,
welke persoonlijkheid is passend voor respectievelijk nodig in
een bepaalde functie?
Samenvatting
Ethische vraagstellingen en dilemma’s doen zich dikwijls voor
in de vorm van belangentegenstellingen tussen (groepen) stakeholders (constituenten). Daarvan heeft elke onderneming
of organisatie er vele. De ethiek omvat de kennis en vaardigheden om hier redelijk denkend mee om te gaan. Hiermee behoort de ethiek tot het managementcontrolinstrumentarium
en tot het managementcontrolsysteem. Zij maakt deel uit van
het vermogen de eigen activiteiten te beheersen en sturen en
de eigen vakkennis en vaardigheden te onderhouden en verder te ontwikkelen. Daarnaast van het vermogen elkaars gedrag en handelen te beïnvloeden. Daarmee versterkt de ethiek
het professioneel gehalte en het zelfsturend vermogen.
Onethisch (immoreel) gedrag binnen bedrijven en andere
organisaties is vaak symptoom of voorbode van erger, zoals
fraude.
Managers met onvoldoende vaardigheden om ethische dilemma’s te herkennen of ermee om te gaan, stellen regelmatig moreel verantwoord en legaal aan elkaar gelijk. Ook nemen zij dikwijls hun toevlucht tot te eenvoudige uitspraken
en gedragsregels.
In de ethiek bestaat niet één enkele lijn van denken, concept
of model. In dit artikel hebben we de vier bekendste besproken en toegelicht met voorbeelden. Ze zijn ten dele complementair.
Literatuur
~ J.C. Gaa en R.G. Ruland (eds.) (1997) Ethical Issues in Accounting, Sarasota,
American Accounting Association.
~ Kenneth A. Merchant en Wim A. Van der Stede (2007) Management Control
Systems, Harlow, Pearson Education, p. 553-568.
Drs. Menno L. Hoeksema is Partner Maatschap Iris Adviesgroep, Praktijk voor Strategie, Control en Managementontwikkeling.
~ uitwerking van functie van ethiek bij verschillende modellen van
corporate governance;
~ uitwerking en beoordeling van de werking van ethiek als element
van het managementcontrolsysteem;
~ meer gedetailleerde behandeling van ethische concepten/modellen en hun toepassing, met voorbeelden.
26
|
APRIL 2012