Procedure `One stop shop`

Aanmelding voor palliatieve radiotherapie volgens ‘One stop shop’ procedure op afdeling
Radiotherapie UMCG
Groningen, 11 april 2013
Betreft: Verbetering procedure ‘one stop shop’ behandellocaties UMCG en Emmen
Geachte collega,
De afdeling Radiotherapie van het UMCG hanteert voor patiënten die worden verwezen voor
palliatieve
bestraling sinds enkele jaren een ‘one stop shop’ procedure. Deze procedure houdt in dat bij
patiënten die eenmalig worden bestraald, de intake, de voorbereiding (plannings-CT scan en
planning van bestralingsvelden) en de bestraling op één dag plaatsvinden. Het gaat hier vooral om
patiënten die verwezen zijn in verband met een pijnlijke botmetastase.
De evaluatie van het palliatief effect van de bestraling vindt plaats na 4 weken door middel van een
telefonisch consult. De ‘one stop shop’ procedure heeft vooral voor de patiënt grote voordelen,
omdat deze maar één keer naar het ziekenhuis hoeft te komen.
Recent hebben wij de ‘one stop shop’ procedure geëvalueerd. De evaluatie laat zien dat patiënten
deze procedure in het algemeen positief waarderen, vooral vanwege het feit dat intake,
voorbereiding en bestraling in één keer plaatsvinden.
Er zijn echter ook een aantal verbeterpunten aan het licht gekomen, die hebben geleid tot een aantal
aanpassingen in de procedure op de afdeling Radiotherapie zelf. Zo is de ‘one stop
shop’ procedure ongeschikt gebleken voor patiënten die op twee of meer locaties bestraald moeten
worden, omdat dan de wachttijd tussen voorbereiding en bestraling te lang duurt.
Ook wordt in de komende maanden een aantal maatregelen genomen, deze moeten gaan leiden tot
een verdere verkorting van de wachttijd op de afdeling Radiotherapie.
Naast de maatregelen die wij zelf nemen, vragen wij ook uw medewerking om de procedure voor
palliatieve patiënten verder te verbeteren.
Ervaring heeft ons geleerd, dat patiënten soms lang moeten wachten tussen de verschillende stappen
in het voorbereidingsproces. Dit, omdat de noodzakelijke medische gegevens (inclusief relevante
beeldvorming) onvolledig zijn of omdat de situatie tijdens de intake anders wordt beoordeeld dan
aanvankelijk, op basis van de gegevens die voorhanden waren bij aanmelding (meerdere
doelgebieden, andere doelgebieden, indicatie voor > 1 fractie etc.), was ingeschat.
Door de langere wachttijd moesten wij soms afgezien van behandeling, omdat op basis van de
beschikbare gegevens van dat moment geen radiotherapie meer op een verantwoorde wijze kon
worden gegeven, of omdat de aanvankelijke indicatiestelling moest worden gewijzigd op basis van
nieuwe informatie.
Voor patiënten was deze gang van zaken vaak uitermate teleurstellend.
Daarom vragen wij u om in geval van verwijzing in verband met een indicatie voor palliatieve
radiotherapie (zie ook bijlage 1) tenminste de volgende gegevens c.q. diagnostiek aan te leveren.
U kunt hiervoor het standaardformulier gebruiken (desgewenst per email via de digitale versie) om
palliatieve patiënten te verwijzen. Uiteraard staat het u vrij uw eigen brief met de genoemde items
per post te sturen/te faxen.
De digitale versie met verzendknop (Aanmelding-OneStop Shop, zie apart document) is ook
beschikbaar
op onze website (minimaal Adobe Reader 9 noodzakelijk).
(http://www.radiotherapiegroningen.nl). (http://www.radiotherapiegroningen.nl/informatievoorverwijzers/aanmelden-palliatie).
Externe verwijzers kunnen ook gebruik maken van het document Aanmelding-OneStop Shop, maar
dienen dit te printen en te faxen/per post te verzenden in afwachting van de mogelijkheid om
digitaal aan te melden via ZorgDomein.
Verder dient naast beeldvorming van de status localis (cd-rom en verslag) en, als de patiënt nog niet
bekend is op onze afdeling, ook het PA-verslag (van primaire tumor en indien beschikbaar van
metastasen) meegezonden te worden.
Bij aanwezigheid van neurologische klachten (bijvoorbeeld radiculaire pijn, neurologische uitval) is
een consult neurologie voorafgaand aan de verwijzing aan te bevelen, vooral om het verband tussen
de te bestralen metastase en de neurologie te verifiëren en vast te leggen.
Optimale effect en acute bijwerkingen
Voor pijnlijke botmetastasen geldt dat optimale respons gemiddeld pas na 4-6 weken te beoordelen
is.
Adequate pijnstilling is noodzakelijk om de voorbereiding en de bestraling(en) (liggen op harde
tafel) te kunnen doen en de periode tot respons te overbruggen. Afhankelijk van het doelgebied,
kunnen patiënten tijdelijk (een toename van) klachten ervaren. De afdeling Radiotherapie is
medebehandelaar. Als het nodig is dat wij de patiënt poliklinisch medicatie voorschrijven, dan kan de
patiënt met ons contact opnemen als nader overleg hieromtrent noodzakelijk is.
Vanaf 1 mei 2013 gaan wij aanmeldingen voor palliatieve radiotherapie vooraf screenen op
compleetheid van gegevens volgens de eerder genoemde itemlijst.
Als de gegevens en/of benodigde diagnostiek niet geheel compleet is, wordt met u contact
opgenomen met het verzoek de ontbrekende gegevens alsnog aan te leveren. Patiënten zullen pas
worden opgeroepen voor de ‘one stop shop’ procedure als alle daarvoor benodigde gegevens
compleet zijn.
Op deze wijze hopen wij de tijd tussen verwijzing en behandeling en de verblijftijd voor patiënten op
de afdeling Radiotherapie tijdens de ‘one stop shop’ procedure zoveel mogelijk te beperken en te
voorkomen dat zij onverrichter zake naar huis moeten worden gestuurd.
Als u nog vragen heeft, kunt u contact opnemen met drs. Véronique Mul, coördinator van de
procedure. Uw eventuele suggesties ter verdere verbetering van de procedure stellen wij zeer op
prijs.
Véronique E.M. Mul, Radiotherapeut-oncoloog (coördinator Palliatieve Radiotherapie).
[email protected]
Hanzeplein 1 Postbus 30.001 9700 RB Groningen.
tel: (050) 361 4554; mobiel intern: 45633.
FAX: (050) 361 3672.
Met vriendelijke groet,
Véronique E.M. Mul, Radiotherapeut-oncoloog (coördinator Palliatieve Radiotherapie).
A.H.D. van der Leest, Radiotherapeut-oncoloog (Palliatieve Radiotherapie).
O. Chouvalova, Radiotherapeut-oncoloog (Palliatieve Radiotherapie).
J.F. Ubbels en H.A.M. Vanhauten, Radiotherapeut-oncoloog /Medisch teamleiders.
Mede namens Prof. dr. J.A. Langendijk
Afdelingshoofd.
Bijlage 1
De indicaties die in aanmerking kunnen komen voor een ‘one stop shop’ procedure zijn:
1) één pijnlijke botmetastase.
2) Myelumcompressie (spoed-indicatie, wel gefractioneerd bestraald). *
3) Snel progressieve neurologie (wel gefractioneerd bestraald). *
4) Bloedende tumoren in bijvoorbeeld tractus digestivus of urogenitalis.
 Bij (semi-) spoedindicatie tevens bellen met sein 77736.
Buiten kantoortijden overleg met dienstdoende voorwacht (bereikbaar via portier
UMCG).
De meest voorkomende andere indicaties voor (gefractioneerde) palliatieve RT:
De intake en plannings-CT scan vinden plaats op dezelfde dag. De bestraling start meestal binnen
enkele dagen na intake.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
Pijnlijke botmetastasen op 2 of meer locaties.
Plexopathie/radiculopathie door tumorprogressie.
Dreigende fractuur bij botmetastase indien geen mogelijkheid tot osteosynthese.
Status na osteosynthese in verband met botmetastase.
Ulcererende huidtumoren.
Hersenmetastasen waarvoor radiotherapie van het gehele brein (NOOT: bij beperkte
hersenmetastasen kan er een indicatie zijn voor stereotactische radiotherapie).