Voorbeeld uitvoeringsovereenkomst

UITVOERINGSOVEREENKOMST
Subsidieregeling Sectorplan AMBOR bedrijven
Ondergetekenden:
De Stichting Opleidings- en Ontwikkelingsfonds Afval - en Milieubedrijven, gevestigd te Arnhem,
krachtens volmacht vertegenwoordigd door de heer Marc Donckers, hierna te noemen ‘O&O
AMb’,
en
de …………..………. gevestigd te ……….…….…, hierna te noemen ‘het bedrijf’,
nemen het volgende in aanmerking:
-
-
-
-
O&O AMb heeft met inachtneming van de voorschriften van de subsidieregeling ‘Regeling
Cofinanciering Sectorplannen’ (hierna: de Subsidieregeling) subsidie aangevraagd bij de
Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Agentschap SZW) (hierna: de Minister
SZW) voor de cofinanciering van de maatregelen genoemd in het Sectorplan AMBOR
bedrijven (hierna: het Sectorplan);
Bij besluit van 12 december 2014 (hierna: de Subsidiebeschikking) heeft de Minister van
Sociale Zaken en Werkgelegenheid de aangevraagde subsidie tot een bedrag van [PM]
verleend (hierna: de Subsidie);
In verband met de uitvoering van de in het Sectorplan genoemde maatregelen is O&O
AMb voornemens een gedeelte van de Subsidie, na definitieve vaststelling ervan door de
Minister SZW, aan het bedrijf ter beschikking te stellen, en het bedrijf daarmee in staat te
stellen de activiteiten genoemd in Bijlage 1 (hierna: de Activiteiten zoals aangevraagd
middels het intekenformulier) te verrichten;
Met de onderhavige overeenkomst beogen partijen de verplichtingen die zij in dit kader
over en weer op zich nemen vast te leggen;
verklaren met betrekking tot het hierboven genoemde project als volgt te zijn overeengekomen:
Artikel 1: Administratieve voorschriften
1 De Subsidie is voorwaardelijk, in die zin dat eerst na de vaststelling op basis van een
einddeclaratie, een definitieve financiële aanspraak voor O&O AMb ontstaat. Het bedrijf is
verantwoordelijk voor het, op eerste verzoek van O&O AMb, tijdig aanleveren aan O&O AMb
van de volledige en juiste gegevens benodigd voor deze einddeclaratie. O&O AMb zullen zo
spoedig mogelijk na de vaststelling van de Subsidie het bedrijf daarvan in kennis stellen.
2 Als er verschil van mening bestaat over het al dan niet subsidiabel zijn van de Activiteiten en
in het verlengde daarvan over het opnemen van (een gedeelte van) de Activiteiten in de
einddeclaratie, ligt de bevoegdheid hieromtrent te beslissen het O&O AMb. Zij zal alvorens
een beslissing nemen, nadrukkelijk kennis nemen van de mening van het bedrijf. Als O&O
AMb besluit activiteiten niet op te nemen, zal zij dit beargumenteerd meedelen aan het
bedrijf.
3
4
5
Het bedrijf is bij de uitvoering van de Activiteiten gehouden tot naleving van alle
voorwaarden, voorschriften, procedures, publicaties, etc. zoals verwoord in de
Subsidieregeling, de Subsidiebeschikking en de daaruit voortvloeiende rapportages en
eventueel nadere voorschriften neergelegd in additionele correspondentie vanuit en/of
vanwege de Minister SZW.
O&O AMb draagt er zorg voor dat van de Minister SZW, respectievelijk het Agentschap SZW
ontvangen correspondentie aangaande (de uitvoering van) het Sectorplan, voor zover naar
het oordeel van O&O AMb relevant voor het bedrijf, onverwijld wordt doorgezonden aan het
bedrijf.
Het bedrijf verplicht zich voorts tot naleving van alle voorschriften die in het kader van de
Subsidieregeling aan O&O AMb worden gesteld. Met name, doch niet uitsluitend beperkt tot
het hierna genoemde, zal het bedrijf aan de volgende administratievoorschriften voldoen:
a. in het kader van de Activiteiten zal door het bedrijf een projectadministratie worden
gevoerd conform de AO-IB Sectorplan AMBOR, waarin alle gegevens zijn te verifiëren die
het bedrijf in het kader van haar verplichting ex artikel 1 lid 1 van deze overeenkomst aan
O&O AMb ter beschikking dient te stellen. Voorts zullen de door het bedrijf, met het oog
op de Activiteiten met derden afgesloten overeenkomsten voor inzage beschikbaar zijn;
b. deze administratie zal door het bedrijf worden ingericht conform de voorwaarden, zoals
verwoord in de Subsidieregeling, de subsidiebeschikking en de voorschriften vervat in
eventuele nadere correspondentie vanuit en vanwege de Minister SZW;
c. het bedrijf zal de administratieve verantwoordingsdocumenten aan O&O AMb ter
beschikking stellen zodat deze bij O&O AMb kunnen worden verwerkt in een centrale
projectadministratie welke wordt gecontroleerd door de projectaccountant en kan
worden voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring. Indien voor de
administratieve verantwoording van het project additionele controlewerkzaamheden bij
het bedrijf noodzakelijk zijn, komen de kosten hiervan voor rekening van het bedrijf;
d. het bedrijf zal alle benodigde medewerking verlenen aan O&O AMb en/of de door hen
aangewezen begeleider/adviseur teneinde deze in de gelegenheid te stellen tijdig en op
een juiste wijze aan haar verplichtingen als subsidieontvanger jegens de Minister SZW te
kunnen voldoen. Dit betekent dat op eerste verzoek van O&O AMb en/of
begeleider/adviseur gegevens worden opgeleverd;
e. het bedrijf zal volledig meewerken aan gegevensverstrekking en alle controles die
worden uitgevoerd door O&O AMb, het Agentschap SZW, of door O&O AMb of
Agentschap SZW ingehuurde derden;
f. het bedrijf verstrekt voor zover nodig inzage in alle administratieve gegevensdragers die
redelijkerwijs informatie kunnen bevatten die voor de vaststelling van de Subsidie van
belang is.
Artikel 2: Uitvoering
1. Het bedrijf verplicht zich de Activiteiten uit te voeren.
2. O&O AMb zal gedurende de uitvoering van de activiteiten periodiek de voortgang daarvan
bespreken met het bedrijf op initiatief van één van beide partijen.
3. O&O AMb stelt naar aanleiding van de verrichte activiteiten rapportages en declaraties op
ten behoeve van de vaststelling van de Subsidie. Zij maakt daarbij gebruik van de gegevens
die afkomstig zijn uit de projectadministratie van het bedrijf.
4. De directe kosten die O&O AMb maakt, dan wel die door derden in opdracht van O&O AMb
worden gemaakt in verband met de in het vorige lid genoemde werkzaamheden en waarvoor
geen subsidie is verkregen, zullen naar rato in mindering worden gebracht op de aan het
Bedrijf uit te keren subsidiebedrag. Onder directe kosten worden tevens begrepen (a) de
kosten voor het aanwenden van rechtsmiddelen tegen de subsidieverlening en -of
subsidievaststelling, voor zover deze kosten boven een bedrag van € 10.000,00 uitstijgen en
(b) de kosten die gemoeid zijn met het instellen en faciliteren van de in artikel 6 van deze
overeenkomst genoemde geschillencommissie
5. Het bedrijf zal zorgdragen voor de vereiste cofinanciering van haar aandeel in de subsidiabele
kosten van de Activiteiten. Door het bedrijf wordt in dit verband een zachte
cofinancieringverklaring overlegd, waaruit blijkt dat de vereiste cofinanciering beschikbaar is,
gefinancierd door de eigen organisatie of door derden, tot maximaal 80% van de door het
Agentschap SZW vastgestelde subsidiabele kosten.
6. Voor de voor de Activiteiten te declareren kosten ontvangt het bedrijf geen andere subsidies
of bijdragen, of vraagt het bedrijf geen andere subsidies of bijdragen aan.
Artikel 3: Financiële afwikkeling
1. Binnen vier weken na afronding van de activiteiten dienen alle volledige en juiste
verantwoordingsdocumenten bij O&O AMb binnen te zijn.
2. O&O AMb verwerkt alle administratieve verantwoordingsdocumenten, stelt de
eindrapportage en einddeclaratie op en draagt zorg voor een tijdige indiening van de
eindrapportage bij het Agentschap SZW.
3. O&O AMb stelt het uit te keren subsidiebedrag aan het bedrijf vast binnen vier weken nadat
het besluit tot vaststelling van de Subsidie rechtens onaantastbaar is geworden.
4. De hoogte van het uit te keren subsidiebedrag is gelijk aan het door de Minister SZW ten
behoeve van het desbetreffende bedrijf vastgestelde subsidie minus de in artikel 2 lid 4 van
deze overeenkomst bedoelde kosten.
5. Het door het bedrijf te ontvangen subsidiebedrag is niet eerder opeisbaar dan twee weken
nadat het bedrijf schriftelijk op de hoogte is gebracht van het door O&O AMb op de voet van
de vorige twee leden vastgestelde bedrag.
6. Indien het bedrijf één of meer verplichtingen uit deze overeenkomst niet, of niet volledig
nakomt, is O&O AMb bevoegd het door het bedrijf te ontvangen subsidiebedrag op nihil vast
te stellen. Deze bevoegdheid geldt ongeacht de aard en omvang van de tekortkoming.
Eventuele uitbetaalde voorschotten worden vanaf dat moment teruggevorderd.
7. Nihilstelling laat onverlet dat het bedrijf verplicht is de kosten die ingevolge de voorgaande
leden op het uit te keren subsidiebedrag in mindering zouden kunnen worden gebracht, aan
O&O AMb te voldoen. Dit bedrag is opeisbaar twee weken nadat het bedrijf schriftelijk van de
nihilstelling, alsmede de omvang van deze kosten, door O&O AMb op de hoogte is gebracht.
Nihilstelling laat eventuele aansprakelijkheid van het bedrijf jegens O&O AMb op andere
contractuele of wettelijke grondslag, onverlet.
8. Indien de vaststelling van de Subsidie op enig moment door of namens de Minister SZW
wordt ingetrokken of gewijzigd, O&O AMb bevoegd om met toepassing van de voorgaande
leden, het door het bedrijf te ontvangen subsidiebedrag gewijzigd vast te stellen. Het door
het bedrijf aanvullend te ontvangen of terug te betalen bedrag is opeisbaar twee weken
nadat het bedrijf schriftelijke van de gewijzigde vaststelling door O&O AMb op de hoogte is
gebracht.
Artikel 4: Aansprakelijkheid en vrijwaring
1 O&O AMb, en eventueel door haar in het kader van de uitvoering van deze overeenkomst in
te schakelen derden, zijn niet aansprakelijk voor schade als gevolg van eventuele
2
3
4
tekortkomingen in de nakoming van de uit deze overeenkomst voorvloeiende verplichtingen
behoudens opzet of grove schuld. Door O&O AMb ingeschakelde derden kunnen zich
rechtstreeks op deze exoneratie beroepen.
Het bedrijf is aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit het door het bedrijf niet
nakomen van haar verplichtingen zoals opgenomen in onderhavige overeenkomst evenwel
ten hoogste tot het door het bedrijf aangevraagde subsidiebedrag.
O&O AMb is noch ten opzichte van het bedrijf noch ten opzichte van derden aansprakelijk
voor schade indien – om welke reden dan ook – de hoogte van de Subsidie na vaststelling
afwijkt van het bedrag dat bij verlening van de subsidie is toegekend.
Het bedrijf vrijwaart O&O AMb voor alle aanspraken door wie dan ook ter zake van de
Activiteiten.
Artikel 5: Vervallenverklaring en wijzigingen in de overeenkomst
1 Deze overeenkomst laat de geldigheid van eerdere (contractuele) afspraken tussen O&O AMb
en het bedrijf onverlet. Bij eventuele strijdigheid prevaleert het in deze overeenkomst
bepaalde.
2 Deze overeenkomst kan slechts schriftelijk worden gewijzigd.
3 O&O AMb zijn bevoegd deze overeenkomst met onmiddellijke ingang eenzijdig te wijzigen
dan wel op te zeggen, zodra blijkt dat deze naar inhoud of strekking in strijd is met relevante
wet- en/of regelgeving, en/of onverkorte nakoming ervan door O&O AMb, met inachtneming
van de hen als subsidieontvanger geldende verplichtingen, niet (langer) mogelijk is. Een
dergelijke wijziging of opzegging geschiedt schriftelijk, en leidt niet tot enige
schadeplichtigheid.
Artikel 6: Toepasselijk recht en forum
1 Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
2 Indien zich bij de uitvoering van deze overeenkomst geschillen voordoen, waaronder mede
worden begrepen geschillen ten aanzien van de interpretatie van deze overeenkomst, zullen
deze voor een bindend advies worden voorgelegd aan een geschillencommissie bestaande
uit:
a. een persoon namens O&O AMb;
b. een persoon aangesteld door het bedrijf;
c. een, door de onder a en b genoemde leden, geselecteerde onafhankelijke derde die
tevens optreedt als voorzitter van de geschillencommissie.
Artikel 7: Geheimhouding en Wet Bescherming Persoonsgegevens
1. O&O AMb zal door het bedrijf verstrekte gegevens enkel gebruiken ten behoeve van de door
hen in het kader van deze overeenkomst te verrichten werkzaamheden, één en ander met
inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens. Behoudens een hiertoe
strekkende wettelijke verplichting of gerechtelijke veroordeling, zal O&O AMb de aan haar
verstrekte gegevens niet aan derden beschikbaar stellen, met uitzondering van door O&O
AMb aangestelde adviseurs en accountants en het Agentschap SZW. Zij zal bij deze personen
en instanties vertrouwelijkheid bedingen.
2. Voor het overige verplichten partijen zich ertoe alle informatie die hen door de andere partij
in het kader van deze overeenkomst ter beschikking wordt gesteld of waartoe zij toegang
hebben, geheim te houden.
Artikel 8: Looptijd
Deze overeenkomst treedt in werking vanaf 10 mei 2015 en blijft van kracht tot het moment dat
de vaststelling van de Subsidie rechtens niet meer kan worden herzien.
Artikel 10: Slotbepalingen
1 Aan de opschriften bij de artikelen in deze overeenkomst komt geen zelfstandige betekenis
toe.
2 Indien een bepaling van deze overeenkomst nietig is of door een rechterlijke uitspraak wordt
vernietigd, zullen de overige bepalingen van deze overeenkomst van kracht blijven. Partijen
zullen over de bepalingen van deze overeenkomst welke nietig zijn of vernietigd worden,
overleg plegen, teneinde een vervangende regeling te treffen in de geest van deze
overeenkomst.
Aldus in tweevoud opgemaakt en ondertekend te _________________ d.d. _________________
2015.
O&O AMb
AMBOR bedrijf
voor deze:
voor deze:
________________
________________