Voorbeeld Ketensamenwerkingsovereenkomst
advertisement
Voorbeeld Ketensamenwerkingsovereenkomst Gebaseerd op de samenwerkingsovereenkomst ‘Kwetsbare mensen met zorgmijdend gedrag in Zuid-Kennemerland’ Onderstaande ketenpartners stemmen in met de volgende afspraken over ketensamenwerking voor kwetsbare mensen met zorgmijdend gedrag in [regio/plaats]: Artikel 1 Doelstelling Het doel van de ketensamenwerking is de kwaliteit van leven van sociaal kwetsbare mensen met zorgmijdend gedrag én hun omgeving te verbeteren. Inzet op het verminderen van de overlast voor de samenleving en de cliënt zelf is daarmee ook een samenwerkingsdoel. Deze doelstellingen realiseren de ketenpartners door samenhang te creëren tussen de verschillende activiteiten voor deze mensen in [regio /plaats]. De ketenpartners willen in dialoog met de sociaal kwetsbare en zorgmijdende cliënt de regie voeren over zijn of haar hulp- en dienstverleningstraject. Deze missie realiseren de ketenpartners door meer dan voorheen op assertieve wijze te blijven zoeken naar een passend aanbod: durven doen. Door daadwerkelijk vorm te geven aan het integrale karakter van het aanbod: samen werken en door alleen afspraken te maken die nagekomen kunnen worden en deze uitvoeren: doen wat je zegt. Artikel 2 OGGZ-convenant In het OGGZ-convenant, dat door de ketenpartners op [datum] ondertekend is, is afgesproken om een aantal OGGZ-ketens te beschrijven en per keten verantwoordelijkheden en regie vast te leggen. Deze ketensamenwerkingsovereenkomst is een uitwerking van het OGGZ-convenant. Alle afspraken uit het OGGZ-convenant gelden ook voor deze overeenkomst, tenzij anders is vermeld. De bijgaande werkdocumenten maken onlosmakelijk onderdeel uit van de ketensamenwerkingsovereenkomst. Het is mogelijk dat de overeenkomst wordt ondertekend door partners die niet het OGGZ-convenant hebben ondertekend. In dat geval kan er van uitgegaan worden dat de partner met het ondertekenen van de ketensamenwerkingsovereenkomst ook het OGGZ-convenant onderschrijft. Artikel 3 Ketenbeschrijving De keten bestaat uit de volgende schakels: - signaleren - aanmelden - screening - mentor toewijzen - traject afspreken en uitvoeren - continue zorg Door samenwerking in de keten ontstaat meerwaarde in de OGGZ. Deze meerwaarde komt tot uitdrukking in vier prestaties. 1. Ten eerste wordt er regie en ondersteuning van de hulp- en dienstverlening voor de cliënt gerealiseerd, waarbij integraliteit en continuïteit van zorg voorop staan. 2. Ten tweede wordt een centraal meld- en coördinatiepunt voor cliënten en instellingen ingericht. 3. De derde prestatie is het signaleren en oplossen van ondervonden knelpunten in de hulp- en dienstverlening. 4. En tot slot krijgen we door het cliëntvolgsysteem inzicht in de problematiek in [regio/plaats] in aantallen personen en aard van de problematiek. Deze gegevens vormen de input voor het beleidsproces dat gericht is op kwaliteitsverbetering van de OGGZ. Artikel 4 Ketenregie De ketenpartners spreken af dat [de HDK/GGD] de processturing oftewel de ketenregie op zich neemt. Dit houdt onder andere in dat [de HDK/GGD] een centraal meldpunt inricht om gesignaleerde cliënten uit de doelgroep te kunnen melden. [De HDK/GGD] inventariseert de problematiek en vult deze inventarisatie aan via een quick-scan. Zonodig lenigt zij de eerste nood. De bevindingen worden vastgelegd in een elektronisch patiëntendossier. [De HDK/GGD] organiseert werkoverleg om de cliënt aan een mentor te koppelen en de problematiek te bespreken. De ketenafspraken worden vastgelegd in een digitaal cliëntvolgsysteem en [de HDK/GGD] ziet toe op het actueel houden van dit systeem. Knelpunten in de samenwerking legt [de HDK/GGD] voor aan het Platform OGGZ [regio/ plaats] en/of het Bestuurlijk Overleg OGGZ [regio/plaats]. Artikel 5 Aansluiting op andere ketens Soms vallen sociaal kwetsbare en zorgmijdende cliënten ook onder de definities van andere (toekomstige) ketens, zoals die voor veelplegers, jeugd of mensen in crisis. Deze cliënten worden door [de HDK/GGD] wel opgenomen en gevolgd via het cliëntvolgsysteem, maar de feitelijke zorgcoördinatie komt bij de regisseur van de andere keten te liggen. Hierdoor blijft er zicht op de gehele OGGZproblematiek in de regio. [De HDK/GGD] draagt zorg voor een goede schakeling met de andere ketens. Artikel 6 Inspanningsverplichting alle ketenpartners De ketenpartners dragen zorg voor een juiste melding van nieuw gesignaleerde cliënten of problematiek bij [de HDK/GGD]. In overleg met de mentor dragen zij er zorg voor dat hun hulp- of dienstverleningsaanbod beschikbaar komt voor de OGGZ-cliënt. De ketenpartners spannen zich er naar vermogen toe in om een oplossing te vinden voor de knelpunten die uit de ketensamenwerking naar voren komen. Artikel 7 Inspanningsverplichting ketenpartners die mentoren leveren De mentorfunctie wordt bekleed door de volgende organisaties: [verslavingszorg, jeugdzorg, maatschappelijke opvang, GGZ, gemeentelijke dienst werk en inkomen, reclassering, maatschappelijk werk] Deze ketenpartners vervullen de mentorfunctie voor die cliënten die in overeenstemming in het daartoe ingerichte werkoverleg aan hun zorgen worden toevertrouwd. Artikel 8 Naleving en wijziging van de overeenkomst De ketenpartners onderschrijven de doelstelling van deze overeenkomst en verplichten zich ieder voor zover het zijn verantwoordelijkheid betreft de in dit convenant vastgelegde afspraken na te komen. Indien er sprake is van omstandigheden die naar het oordeel van één van de ketenpartners zouden moeten leiden tot herziening van deze overeenkomst wordt hierover overleg gevoerd binnen het Bestuurlijk Overleg OGGZ [regio/plaats]. Wijzigingen van of aanvullingen op deze overeenkomst zijn slechts geldig voor zover zij schriftelijk tussen alle ketenpartners zijn overeengekomen. Deze overeenkomst is niet in rechte afdwingbaar. Artikel 9 Werking Deze overeenkomst bevat acht bijlagen: I Missie en visie II Doelgroep III Primair proces IV Privacyaspecten V Protocol Aanmelding VI Rollen en overleggen VII Handreiking VIII Startplan De ketensamenwerkingsovereenkomst treedt in werking te [plaats] op [datum] en wordt jaarlijks geëvalueerd. HVD / GGD Dagelijks bestuur, Voorzitter waarin o.a. verenigd de zes gemeenten in [naam] Wethouder van de gemeente Bestuurlijk Overleg OGGZ Voorzitter Verslavingszorg Raad van Bestuur / Directeur Bureau Jeugdzorg Raad van Bestuur / Directeur Centrum voor Wonen, Zorg en Welzijn Raad van Bestuur / Directeur GGZ Raad van Bestuur / Directeur RIBW Raad van Bestuur / Directeur Informatiesteunpunt GGZ Raad van Bestuur / Directeur Cliëntenbond Voorzitter Thuislozenverbond Voorzitter RPCF Voorzitter MEE Raad van Bestuur / Directeur Penitentiaire Inrichtingen Raad van Bestuur / Directeur Reclassering Nederland Raad van Bestuur / Directeur Regiopolitie Stadsbank Raad van Bestuur / Directeur Maatschappelijk Werk Raad van Bestuur / Directeur Thuiszorg Raad van Bestuur / Directeur Welzijnswerk Raad van Bestuur / Directeur Zorgkantoor Raad van Bestuur / Directeur Bijlage I Missie en Visie ‘Kwetsbare mensen met zorgmijdend gedrag [regio / plaats]’ De Missie. De ketenpartners willen in dialoog met de sociaal kwetsbare en zorgmijdende cliënt de regie voeren over zijn/haar hulp- en dienstverleningstraject. De Waarden Deze missie realiseren de ketenpartners door meer dan voorheen op assertieve wijze te blijven zoeken naar een passend aanbod: durven doen. Door daadwerkelijk vorm te geven aan het integrale karakter van het aanbod: samen werken en door alleen afspraken te maken die nagekomen kunnen worden en deze uitvoeren: doen wat je zegt. De Visie. Wij voelen ons verantwoordelijk voor sociaal kwetsbare mensen (doelgroepdefinitie OGGZ Trimbos) die voor ondersteuning bij hun problemen een beroep willen of zouden moeten doen op de reguliere hulp- en dienstverlening en daar niet in slagen. Uitgaande van gecombineerde problematiek enerzijds en de altijd aanwezige wens tot verbetering anderzijds, vereist het van de aanstaande cliënt veel organisatievermogen om zijn weg te leren vinden. Voor elk deelprobleem is wel een loket met eigen regels, werkwijze en taal. Een aan het verkeerde adres gerichte vraag roept onbegrip en afwijzing op, zodat al snel het volgende loket wordt bezocht. Ten onrechte wordt dit de cliënt als shopgedrag verweten. Op hoe meer leefgebieden de problemen betrekking hebben des te meer van het organisatievermogen en doorzettingsvermogen gevergd wordt, terwijl juist die combinatie van problemen dit vermogen vaak vermindert. Niet zelden geeft de aanstaande cliënt het op, wordt een zogenaamde zorgmijder en probeert te leven met de onvervulde zorgbehoefte. Hier zijn de grenzen van de eigen verantwoordelijkheid en die van de samenleving bereikt. Zorgmijderschap is echter niet een eigenschap die alleen bij de cliënt ligt. Ook de instelling en ook de samenleving kennen zorgmijdend gedrag. Zij onthouden door hun specialisatie, verkokerde opstelling en afwijzing van de vreemde ander goede zorg aan de burger die er niet in bedreven is er op de juiste manier om te vragen. Het resultaat is een verwijdering tussen individu en samenleving en daaruit voortvloeiend veel onbehandelde problematiek, die in de openbare ruimte of achter de geraniums zeer zichtbaar wordt (overlast) of juist niet (verkommering). De ketenpartners willen werken aan de kloof die hier beschreven is en de cliënt ondersteunen om zijn plaats in de samenleving weer in te leren nemen, waarbij zowel individu als samenleving beïnvloed worden. We streven naar gelijke kansen en toegankelijkheid van de zorg voor het individu en het destilleren van de vraag voor de samenleving. We doen dit door het organiseren van een integraal aanbod op geleide van gesignaleerde knelpunten in de basale levensvoorwaarden: onderdak, inkomen, gezondheid en sociale integratie. We zorgen ervoor dat de cliënten de plaats in de samenleving hebben waar zij recht op hebben door een aanbod op het gebied van arbeid, arbeidsintegratie en sociale activering. Daar waar onvoldoende regie over het leven door de burger zelf gevoerd kan worden gaan wij de regie voeren over het aanbod dat de burger gedaan moet worden. Bij het bieden van adequate ondersteuning bij de regie van het leven van de cliënt zoeken we samenwerking met alle hulp- en dienstverleners en sociale omgeving van de cliënt. Bij het organiseren van begrip en plaats voor de cliënt bij de instellingen en de samenleving (en daarmee bij onszelf) zoeken we de samenwerking met de cliënt om de vraag op tafel te krijgen. We doen dit door cliënt en cliëntvertegenwoordigende organisaties een plaats te geven in de keten. Bijlage II Doelgroep van de Keten Kwetsbare Mensen De doelgroep van de keten is te omschrijven als sociaal kwetsbare mensen met zorgmijdend gedrag (Staat van de Volksgezondheid, Trimbosinstituut 2003) in [regio/plaats]. Het gaat dan om mensen die: - - niet of niet voldoende in staat zijn om in de eigen basale bestaansvoorwaarden te voorzien (onderdak, voedsel, inkomen, gezondheidszorg, sociale contacten); meerdere problemen tegelijkertijd ondervinden, waaronder bijvoorbeeld tekortschietende zelfverzorging, sociaal isolement, vervuiling van woonruimte en/of woonomgeving, gebrek aan vaste of stabiele woonruimte, psychische en verslavingsproblemen; vanuit de optiek van professionele hulpverleners niet de zorg krijgen die zij nodig hebben om zich in de samenleving te handhaven; geen stabiel contact hebben met geestelijke gezondheidszorg en/of de verslavingszorg. Geen op de reguliere hulpverlening passende hulpvraag hebben -familie, buren en omstanders vragen meestal om hulp - waardoor vaak sprake is van ongevraagde bemoeienis of hulpverlening. Alle vier aspecten moeten aanwezig zijn wil er sprake zijn van sociale kwetsbaarheid. Hierop wordt een uitzondering gemaakt voor meldingen van daken thuislozen en meldingen van overlast en vervuiling, ook al wordt niet op alle vier aspecten van de definitie problemen gesignaleerd. Deze mensen worden op grond van openbare gezondheidszorg en eigen verantwoordelijkheid van de GGD geïncludeerd. We willen speciale aandacht en regie bij de contacten met deze doelgroep. Wel opname in de Keten, geen mentor. Opname in de Keten ‘Kwetsbare Mensen’ betekent niet automatisch ook deelname aan het mentorsysteem en cliëntvolgsysteem. Veel meldingen zullen aanleiding geven tot een quickscan en een interventie, wellicht overdracht aan de hulpverlening zonder dat dit leidt tot de behoefte de continuïteit van zorg te bewaken. Dit zal dan gelegen zijn in de ingeschatte benodigde zorgzwaarte en chroniciteit van de problemen van de cliënt Die is dan niet zodanig dat een koppeling aan een mentor nodig is. Een halfjaarlijks bezoek of een afspraak met een steunsysteem kan toereikend zijn. De geschiedenis zal hier medebepalend zijn. Resultaat van de doelgroepformulering. De criteria voor sociaal kwetsbare mensen te samen met de specifieke categorieën en de weging van de benodigde zorgzwaarte staan de insluiting van een heterogene groep toe: mensen in een vervuilde woonsituatie; daklozen met psychische problemen; chronisch verslaafden met veel justitiële contacten; overlastgevers in de thuissituatie en in de openbare ruimte. Het staat ook de gewenste integratie met de Sociale Teams toe; gebruik van het Cliëntvolgsysteem met behoud van de lokale overleggen, zonodig een mentortoewijzing, zo mogelijk een lichtere vorm van monitoring. Bijlage III Primair Proces: De gang van de cliënt door de keten [Vanaf juni 2007 kunt u hierbij ook gebruik maken van het HKZ-schema OGGZ. Dit zal na publicatie op deze site worden bijgeplaatst.] Signaleren en aanmelden - Signalering melden bij het meldpunt - Zorgcoördinator van het meldpunt zoekt dossier in Cliënt Volg Systeem op of maakt nieuw dossier aan. Screening - De zorgcoördinator van het meldpunt voert een quickscan uit om problematiek in kaart te brengen en te prioriteren. - Hiertoe in gesprek gaan/komen met cliënt, steun verlenen. - De zorgcoördinator legt verslag vast in Elektronisch Patiënten Dossier en in het cliëntvolgsysteem op aantal leefgebieden. - Zonodig lenigt de zorgcoördinator de eerste nood. Mentor toewijzen - In overleg wordt cliënt gekoppeld aan één van de mentoren van de ketenpartners. Hierbij is de prioritaire problematiek leidend. - Of bij een bekende cliënt: er wordt contact opgenomen met de mentor. Traject afspreken en uitvoeren - Mentor bouwt voort op de quickscan en doet alles om in contact te komen met de cliënt en het vertrouwen te winnen. - Mentor stelt behandelbaarheid vast en eventuele noodzaak tot dwang- of drangmaatregel - Mentor leidt cliënt naar zorg of begeleiding voor de noodzakelijke leefgebieden. - De zorg en begeleiding en de volgorde daarin wordt door de mentor in dialoog met de cliënt in een begeleidings- of trajectplan vastgelegd. - Vaak is het nodig dat anderen de zorg/begeleiding op een bepaald terrein oppakken en afspraken in een deelbehandel/begeleidingsplan neerleggen. - Mentor houdt vinger aan de pols: voert begeleidings- of trajectplan uit en checkt of deelbehandel/begeleidingsplannen worden uitgevoerd. Continue zorg - Mentor zoekt zonodig verder noodzakelijke zorg en begeleiding en past begeleidings- of trajectplan aan. - Evt. lotgenotencontact Bijlage IV Privacyaspecten Keten Kwetsbare Mensen Inleiding Gegevensuitwisseling over cliënten door hulpverleners is een actueel onderwerp. Landelijk is hiertoe een handreiking uitgegeven “Handreiking gegevensuitwisseling in de bemoeizorg” (april 2007). In het hoofdstuk ‘Uitwerking’ wordt aangegeven welke gedragslijn gevolgd moet worden om maximaal te trachten aan het gestelde in de Wet Bescherming Persoonsgegevens te voldoen. Om ons handelen zoveel mogelijk te onderbouwen is hierna een opsomming gegeven van de meest relevante wet- en regelgeving en aanzet tot jurisprudentie. Uitwerking voor de praktijk van de Keten Kwetsbare Mensen Uitgangspunt is dat bij aanmeldingen bij de Keten een aanmeldformulier gebruikt wordt. In dit aanmeldformulier wordt ruimte gemaakt om de betrokkene door middel van een handtekening toestemming te laten verlenen tot het verwerken van de persoonsgegevens door [organisatie die meldpunt herbergt] en die gegevens uit te wisselen met de deelnemers aan het OGGZ-convenant. De aanmelder informeert de betrokkene over de reden hiervan. De aanmelder informeert de betrokkene over inzage- en correctierecht en verzoekt hem/haar de aanmelding mede te ondertekenen. Indien de benodigde toestemming niet van de betrokkene kan worden verkregen, wordt in het dossier aangetekend door wie, wanneer en hoe hiertoe een poging is ondernomen en waardoor de poging is gestrand. Indien het de aanmelder niet lukt de toestemming van de betrokkene te verkrijgen zal tijdens de quick-scan door de zorgcoördinator nogmaals gepoogd worden tot het gewenste resultaat te komen. Ook op het quickscanformulier zal hiertoe ruimte zijn. Bij geen resultaat zal de zorgcoördinator op het formulier aangeven waardoor de toestemming niet tot stand is gekomen en of er sprake kan zijn van een van de andere grondslagen voor het verwerken van de persoonsgegevens. Indien de betrokkene niet open staat voor contacten met de hulpverlening terwijl daar wel aanleiding toe is zoals beschreven in de doelgroep Keten Kwetsbare Mensen en daardoor de toestemming niet gevraagd kan worden of dat het toestemming vragen of informeren hierin averechts kan werken wordt hiervan afgezien. Dit wordt geregistreerd in het dossier. De zorgcoördinator of de mentor zal in elk later stadium beoordelen of er dan wel sprake is van een goede gelegenheid tot het informeren en toestemming vragen en hiervan verslag doen in het dossier. Voor het overige wordt dossier gevoerd zoals in de instelling gebruikelijk is. Mits zorgvuldig uitgevoerd wordt op deze wijze voldaan aan het gestelde in de Wet Bescherming Persoonsgegevens (zie toelichting). Toelichting: wet- en regelgeving 1. Wet Bescherming Persoonsgegevens Van toepassing is de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). De wet schrijft het aanmelden van persoonsgegevensverwerking bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) voor. De aanmelding neemt de plaats in van het vroegere Privacyreglement. De aanmelding beschrijft uitvoerig de doeleinden van de gegevensverwerking, de rechtmatigheid ervan en de rechten en plichten van de verantwoordelijke (de registreerder) en de betrokkene (de geregistreerde). Onder persoonsgegevensverwerking wordt verstaan onder andere: verzamelen, opvragen, raadplegen, verstrekken, verspreiden en samenbrengen. Uitgangspunt is dat de aan de Keten deelnemende instellingen (voor zo ver zij aan persoonsgegevensverwerking doen) aan deze wettelijke verplichting hebben voldaan. Er is dan sprake van vele separate persoonsgegevensverwerkingen die aan de wettelijke eisen (onder andere van rechtmatigheid) voldoen. De grondslagen voor het verwerken van persoonsgegevens zijn beschreven in de diverse aanmeldingen. 1.1 Het Reglement voor de bescherming van Persoonsgegevens van [de organisatie die het meldpunt herbergt]. Het reglement voor de bescherming van persoonsgegevens van [de organisatie die het meldpunt herbergt] is in werking getreden op [datum]. Als een van de taken is in de aanmelding opgenomen: ‘Hygiënische woonproblemen en Zorgcoordinatie’. Aangezien de taken van de Keten voor wat betreft de Zorgcoördinatie met deze werksoort een eenheid vormen zijn de desbetreffende bepalingen van toepassing. 1.2 De grondslag van het verwerken van persoonsgegevens Uitgangspunt is de toestemming van de betrokkene tot het opnemen van zijn/haar gegevens. De toestemming wordt bij voorkeur schriftelijk verkregen. Andere grondslagen voor het verzamelen van gegevens zijn met betrekking tot de Keten achtereenvolgens [bijvoorbeeld]: ‘Noodzakelijkheid voor de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst of Noodzakelijkheid ter vrijwaring van vitale belangen (zoals een ernstig gevaar voor de gezondheid) of Noodzakelijk in verband met een gerechtvaardigd belang van de verantwoordelijke.’ 1.3 Doelbinding Het verwerken van persoonsgegevens is gebonden aan het doel waarvoor zij worden verzameld. Het aanwenden voor andere doelen is niet toegestaan. Het doel is het Ketendoel: ‘in dialoog met de kwetsbare en zormijdende cliënt de regie voeren over zijn/haar hulpverleningstraject.’ 1.4 De verstrekking van gegevens aan derden. De wet WBP kent geen onderscheid tussen verstrekking van persoonsgegevens en verwerking van persoonsgegevens. De algemene regels zijn van toepassing. Gegevensuitwisseling (verstrekking, verzameling en vastlegging) in het kader van een Cliëntvolgsysteem of een Meldpuntoverleg wordt beschouwd als een verwerking van persoonsgegevens. Verwerking van gegevens zonder toestemming van de betrokkene kan alleen als een van de andere grondslagen voor de verwerking van toepassing is. (zie hierboven bij ‘de grondslag van het verwerken van persoonsgegevens’) Uitgangspunt van het Reglement is: ‘Voor het verstrekken van persoonsgegevens aan derden is de uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van de betrokkene vereist.’ Aan ‘degene, die rechtstreeks betrokken is bij de actuele zorg of hulpverlening aan de betrokkene en tijdelijk of permanent de zorg overneemt’ kunnen buiten [de organisatie die het meldpunt herbergt] persoonsgegevens worden verstrekt. 2. Verplichtingen en rechten die voortvloeien uit de WBP 2.1 De informatieplicht Indien de persoonsregistratie naar behoren is aangemeld en de rechtmatigheid is vastgesteld, dient de verantwoordelijke toe te zien op het voldoen aan de eisen van kwaliteit en op eisen aan de informatie aan de geregistreerde. Informeren van de geregistreerde is aan de orde bij het verzamelen van persoonsgegevens als onderdeel van de verwerking ervan. De wet schrijft voor dat de betrokkene wordt geïnformeerd over de identiteit van de registreerder en met welk doel de gegevens worden verwerkt. De betrokkene dient te worden geïnformeerd voorafgaand aan de verzameling van de persoonsgegevens of, indien de gegevens van derden afkomstig zijn, voorafgaand aan de verwerking. 2.2 Het recht van inzage, correctie en verzet. De geregistreerde heeft recht van inzage in de geregistreerde gegevens. Tevens heeft de geregistreerde het recht van correctie van de gegevens, indien deze onjuist zijn of niet ter zake dienend voor het doel waarvoor ze zijn verwerkt. Ook kan de geregistreerde zich verzetten tegen de registratie. Om de geregistreerde toe te laten komen aan deze rechten zal het duidelijk zijn dat hij/zij wel geïnformeerd zal moeten zijn over de registratie. Er wordt daarom veel gewicht gehecht aan het geïnformeerd zijn van de geregistreerde. 3. Privacy en Bemoeizorg Door de aard van de doelgroep van de Keten (zorgmijdend gedrag) en de aard van de werkzaamheden (bemoeizorg) zijn in verband met de verplichtingen uit de WBP de volgende opmerkingen te maken. 3.1 Registratie (verwerking van persoonsgegevens) zonder toestemming van de geregistreerde Indien door de problematiek van de betrokkene de gevraagde toestemming niet kan worden verkregen kan de verzameling ven de persoonsgegevens toch plaatsvinden indien een van de overige grondslagen van toepassing is. De toepasselijkheid van de grondslag van de verwerking zal van geval tot geval moeten worden beoordeeld. 3.2 Het niet informeren van de geregistreerde over de gegevensverwerking Op verzoek van Streekgewest Westelijke Mijnstreek heeft het College Bescherming Persoonsgegevens zowel een vooronderzoek als een nader onderzoek gepleegd naar de aanmelding van de gegevensverwerking persoonsgegevens. In de aanmelding waren alle aspecten van bemoeizorg in het kader van registratie vangnet openbare geestelijke gezondheidszorg verwerkt. Uit correspondentie tussen het College Bescherming Persoonsgegevens en Streekgewest Westelijke Mijnstreek ter zake blijkt dat de informatieplicht niet geldt bij ‘het voorkomen van strafbare feiten en in casu met name de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen, zoals bedoeld in artikel 43 onder b en e.’ Zodra een beroep op dit artikel niet langer noodzakelijk is moet de betrokkene alsnog op de hoogte gesteld worden. De toepasselijkheid van dit artikel zal ook van geval tot geval moeten worden beoordeeld. 4. Gegevensuitwisseling zonder toestemming van de geregistreerde Voor een begrip van gegevensuitwisseling bij bemoeizorg, kan worden verwezen naar de ‘Handreiking gegevensuitwisseling in de bemoeizorg’ die op initiatief van de Inspectie voor de Gezondheid, in samenspraak met het College Bescherming Persoonsgegevens door GGD Nederland, GGZ Nederland en de KNMG is opgesteld. Het OGGZ-convenant in [regio/plaats] geeft bij de verplichtingen van ketenpartners (Artikel 8 lid 6): ‘Ketenpartners wisselen persoonsgegevens uit binnen de hiervoor geldende wettelijke kaders.’ Bijlage V Protocol Aanmelding Keten Kwetsbare Mensen Aanmeldingen worden verwacht vanuit vele bronnen. Achtereenvolgens komen aan bod; samenhang Sociaal Team en Meldpunt, aanmelding en quickscan bij het Meldpunt, aanmeldingen bij en door Sociale Teams, aanmeldingen door de politie, aanmeldingen door de burgerij, aanmeldingen door hulpverlenende of dienstverlenende instellingen plus enkele bijzonder situaties. Algemeen: Er zijn twee adressen voor aanmeldingen: het Sociaal Team en het Schakelstation. Rechtstreekse aanmeldingen bij de organisatie die het meldpunt herbergt] worden door de zorgcoördinatie naar de juiste bestemming geleid. Samenhang Meldpunt en Sociaal Team: De verbreding van de doelgroep van de keten naar kwetsbare personen zoals in de doelgroepdefinitie biedt de mogelijkheid tot aanmelding van personen ongeacht de woonsituatie. - Aanmelding van zorg en overlast die buurtbewoners betreffen worden in eerste instantie gelegd bij de lokale Sociale Teams. Burgers kunnen meldingen doen via hun verhuurder of de politie. Aanmeldingen van dak- en thuislozen kunnen rechtstreeks bij het Meldpunt gedaan worden. Er is hier geen restrictie voor wat betreft aanmelders. Als de zorg die geboden wordt door of vanuit het Sociaal Team tekort schiet en dus de koppeling aan een mentor gerechtvaardigd lijkt, kan de cliënt doorgemeld worden aan het Meldpunt. (zie hieronder) Administratief worden alle, dus ook nieuwe aanmeldingen die zich bij Sociale Teams voordoen door de desbetreffende medewerker van [de organisatie die het meldpunt herbergt] ingevoerd in het elektronisch patiëntendossier (EPD) van de keten kwetsbare mensen. Verslaglegging van activiteiten en afspraken met de diverse partijen worden in het EPD gepleegd ter ondersteuning van de zorgcoördinator. Aanmelding en quickscan bij het Meldpunt: Onder aanmelding wordt verstaan een A4-formaat formulier met minimaal datum, personalia van de aangemelde en vermelding van de aanmelder. Onder quickscan wordt verstaan een snelle eerste schriftelijke indruk van de persoon en de omstandigheden van een aangemelde cliënt. Op grond van de quickscan en de aanmelding moet in het werkoverleg besloten kunnen worden of een cliënt geïncludeerd moet worden en bij welke instelling het mentorschap het best kan worden ondergebracht. De volgende informatie wordt verzameld; - personalia van de aangemelde persoon korte verblijfshistorie en verblijfstitel de omstandigheden waaronder de aanmelding tot stand kwam bekendheid bij deelnemende instellingen, actueel contact. - verslag van gesprek met de aangemelde persoon mate waarin in de basale levensvoorwaarden is voldaan (sociaal, benodigde zorg, onderdak) een akkoordverklaring opname in persoonsregister. In het Werkoverleg Meldpunt worden de aanmeldingen getoetst aan de Doelgroep Kwetsbare Mensen. Bij akkoord wordt de cliënt een cliënt van het meldpunt, krijgt een mentor toegewezen en wordt op leefgebieden gevolgd. Administratief worden deze aanmeldingen verwerkt in het Cliëntvolgsysteem (CVS) dat bij het Meldpunt hoort. Aanmeldingen door SocialeTeams: Het besluit tot in behandeling nemen van een overlastklacht of zorgmelding wordt genomen in en door het periodiek overleg van het Sociale Team. Ook voortgang en afsluiting van behandeling van de meldingen worden afgehandeld in het overleg dat bij het Sociale Team hoort. Criteria hiervoor zijn beschreven in de diverse convenanten. Het geldende privacyreglement is van toepassing. Indien blijkt dat een cliënt langduriger en intensiever zorg nodig heeft dan in het kader van de sociale teams mogelijk is te bieden en dus in aanmerking zou kunnen komen voor koppeling aan een mentor dan volgt een aanmelding bij het Meldpunt (de naam van het zorgcoordinatie/mentorensysteem) De cliënt zal gevraagd worden schriftelijk akkoord te gaan met opname in het persoonsregister en toestemming te verlenen tot gegevensuitwisseling met de deelnemende partijen. Deze aanmelding loopt via de zorgcoördinator. In het Werkoverleg Meldpunt (zie bijlage VI) dat bij dit systeem hoort, wordt al dan niet besloten tot aanname van de cliënt in het systeem en de toewijzing aan een instelling/mentor. Dit besluit is gestoeld op toetsing aan de omschrijving van de Doelgroep Kwetsbare Mensen. (zie bijlage II) De cliënt wordt vanaf dit moment een cliënt van het Meldpunt en wordt in het Cliëntvolgsysteem (CVS) gevolgd op verscheidene leefgebieden op informatie van de mentor en andere meldingen. Aanmeldingen door de Politie: Aanmeldingen door de politie zullen in het algemeen gedaan worden vanuit een politiebureau. Aan de politie kan gevraagd worden personalia te vermelden en een omschrijving van het waargenomen probleem. Ook kan de politie de cliënt vragen schriftelijk akkoord te gaan met opname in het persoonsregister en toestemming te verlenen tot gegevensuitwisseling met de deelnemende partijen. De aanmelding wordt bij voorkeur per fax gedaan. Aan de politie kan niet gevraagd worden zich langdurig te bekommeren om het verblijf van de aangemelde cliënt. Het is van belang dat de zorgcoördinatie de aanmelding snel laat volgen door een quickscan (telefonisch en in eigen informatiebron), zo nodig ook middels een bezoek ter plaatse of een afspraak op een andere locatie, afhankelijk van de mogelijkheden van de cliënt. Zo nodig wordt de eerste nood gelenigd en/of de politie geïnstrueerd hoe te handelen. Bij voldoende indicatie wordt de aanmelding besproken in het eerstvolgende Werkoverleg Meldpunt (zie bijlage VI) en volgt al dan niet aanname en toedeling aan een mentorinstelling. Is de aangemelde cliënt ingesloten op verdenking van een strafbaar feit dan kan de quickscan in principe plaatsvinden in de cel of dagverblijf onder verantwoordelijkheid van de politie. Aanmeldingen door burgers: Meldingen van burgers (waaronder wordt begrepen familie, winkeliers, andere niet-professionals), worden in behandeling genomen door een bezoek ter plaatse, al dan niet in gezamenlijkheid met de politie of een afspraak op een andere locatie. Het vervolg bestaat uit quickscan, toestemming cliënt, indicatie, voordracht Werkoverleg, aanname en toedeling. Aanmeldingen door hulp- en dienstverlenende instellingen: In overleg met de zorgcoördinator kan aan hulp- en dienstverlenende instanties gevraagd worden zelf voldoende informatie aan te dragen om tot een afweging in het Werkoverleg te komen. Niet alle instellingen zullen hier in gelijke mate toe in staat zijn. De zorgcoördinator zal dan zelf de quickscan doen. Met name zal duidelijk moeten worden dat de cliënt behalve aan de overige criteria ook voldoet aan het criterium; ’geen op de reguliere hulpverlening passende hulpvraag hebben’ dan wel ‘geen stabiel contact hebben met geestelijke gezondheidszorg en/of verslavingszorg.’ Aanmeldingen uit de Penitentiaire Inrichting: Aanmeldingen vanuit de penitentiaire inrichting worden behandeld als aanmeldingen door hulp- en dienstverlenende instellingen. (zie aldaar) Een quickscan op locatie zal in de regel niet nodig zijn, afhankelijk van te maken afspraken. Aanmeldingen vanuit andere penitentiaire inrichtingen kunnen voorbereid worden door de medewerker Maatschappelijke Dienstverlening op locatie. Een quickscan beperkt zich dan tot de binding aan de regio en bekendheid bij instellingen. Aanmeldingen bij geen geldige verblijfstitel: Aanmeldingen van personen die niet beschikken over een geldige verblijfstitel voor Nederland worden niet in behandeling genomen, omdat aan deze personen geen hulp- en dienstverlening geboden kan worden. In de quickscan kan wel de verblijfsgeschiedenis worden betrokken en de mogelijkheid een verblijfstitel te verkrijgen. Dit onderzoek zal mede door de politie gedaan moeten worden. Bij een gunstige prognose wordt de aanmelding wel in behandeling genomen. In een apart werkdocument wordt nog nader aangegeven hoe en waar zich deze en overige bijzondere gevallen kunnen voordoen. Aanmeldingen van cliënten buiten de regio: Deze worden niet in behandeling genomen. In de quickscan wordt wel de verblijfsgeschiedenis betrokken. Is een binding aan de regio wel aannemelijk te maken dan wordt de aanmelding in behandeling genomen. Te raadplegen bronnen zijn de bevolkingsadministratie en de politieadministratie. Aanmelding zonder toestemming opname in persoonsregister en/of uitwisseling informatie: Van iedere aangemelde persoon zal schriftelijk toestemming gevraagd worden tot opname van zijn/haar gegevens in het persoonsregister en tot het uitwisselen van informatie met convenantpartners. In principe worden bij het ontbreken van deze toestemming geen acties ondernomen. Een uitzondering hierop vormen situaties waar het niet ondernemen van actie botst met goed hulpverlenerschap. Zie het gestelde in het Privacyreglement. Het resultaat van de aanmelding/quickscan: Na aanmelding/quickscan wordt eventuele eerste nood gelenigd, voorzover in de macht van de zorgcoördinator gelegen. Te denken valt aan (nood)onderdak, bezoek aan een arts en andere dringende behoeftes die ook het contact maken en houden vergemakkelijken. Acute zaken worden overgelaten aan desbetreffende diensten. Resultaat van aanmelding en quickscan is bespreking en besluitvorming over inclusie en mentortoedeling in het werkoverleg van het Meldpunt. Dit wordt verder beschreven in het protocol Werkoverleg. Terugkoppeling aanmelders: Aanmelders worden op de hoogte gehouden van verloop en resultaat van de aanmelding voor zo ver de aanmelder een medeondertekenaar van het convenant vertegenwoordigt. Bij een aanmelding door burgers zijn de mogelijkheden hiertoe beperkt. Toch kan, met inachtneming van de privacy van de aangemelde, van een en ander mededeling gedaan worden conform gebruikelijk is bij de Sociale Teams. Bijlage VI Rollen en overleggen in de keten kwetsbare mensen In de keten kwetsbare mensen komen de deelnemers elkaar in verschillende rollen tegen. In dit werkdocument worden de rollen beschreven van de aanmelders, de zorgcoördinatoren, de mentoren en de managers. Ook wordt beschreven in welke overleggen deze deelnemers elkaar treffen en met welke functie. Rol Aanmelders Voor een overzicht van mogelijke aanmelders van kwetsbare personen zie het werkdocument ‘Aanmelding’. Van institutionele aanmelders (woningverhuurders, politie) zal gevraagd worden te werken met gestandaardiseerde aanmeldformulieren. Van burgers zal dit niet gevraagd kunnen worden. Een deel van de aanmelding zal dan gedaan worden in de vorm van de quickscan door de zorgcoördinatie Een afzonderlijk overleg met aanmelders (politie, penitentiaire inrichting, woningverhuurders, veldwerkers) geeft gelegenheid tot evaluatie van aanmelden en terugkoppelen. Rol Zorgcoördinatoren Zorgcoördinatoren ontvangen en screenen de aanmeldingen, voeren de quickscan uit op leefgebieden en bekend/onbekend bij instellingen. Zij nemen hiertoe zonodig contact op met de cliënt, lenigen de eerste nood, zorgen dat de cliënt bereikbaar blijft, maken hiertoe een afspraak en voeren de cliëntgegevens in het patiëntendossier in. Is de cliënt reeds bekend met een mentor dan wordt de mentor van de melding op de hoogte gesteld. Op de wekelijkse cliëntbespreking in het Schakelstation worden nieuwe cliënten op basis van de quickscan voorgedragen voor deelname en/of mentorschap bij een deelnemende instelling. Ook werkt zorgcoördinatie als helpdesk/vraagbaak voor situaties waar de mentor geen weg of oplossing ziet. Zorgcoördinatie produceert periodiek een overzicht van de stand van zaken qua contact en leefgebieden per groep, per instelling en per mentor naar wens. Knelpunten in de hulp- en dienstverlening worden door zorgcoördinatie geïnventariseerd en ter oplossing overgedragen aan het managersoverleg (het platvorm) dat op dit doel zal worden toegesneden. Rol Mentoren De mentor is verantwoordelijk voor het onderhouden van het contact met de cliënt en stelt de zorgcoördinatie periodiek in kennis van de contactfrequentie. Tevens zorgt de mentor voor een adequaat aanbod op meerdere leefgebieden van de cliënt. Voor zo ver daar toe in staat verzorgt de mentor het aanbod zelf; voor het overige schakelt de mentor extern hulp- en dienstverlening in. De mentor informeert de zorgcoördinatie periodiek over de stand van zaken, plannen en vorderingen op de leefgebieden via een ‘stand van zaken’ formulier. De koppeling cliënt-mentor is in principe vast; deze kan echter in voorkomende gevallen worden overgedragen aan een nieuwe cliënt-mentor relatie binnen de instelling. De rol van mentoren is uitgebreid beschreven in de Handreiking Casemanagement, onderdeel van deze serie werkdocumenten. Rol Managers De managers van de deelnemende partijen overleggen in het Platform OGGZ. De rol van de managers die aan het Platform deelnemen is als volgt beschreven in het OGGZ-Convenant: ‘…in het Platform wordt informatie uitgewisseld over de doelgroep, de behoefte van de cliënt en zijn of haar omgeving en de ervaren knelpunten in de uitvoering van de activiteiten. Doel van het Platform is samenwerking vorm te geven door ketens tot ontwikkeling te brengen: het vaststellen van het ketendoel, de deelprocessen in de keten en de wijze van aansturing; het maken van afspraken tussen partijen in de keten, het structureel verankeren van deze afspraken in de eigen organisatie en het signaleren van leemten en knelpunten in de keten. Tevens stelt het Platform prioriteiten voor het werkplan vast en faciliteert de samenwerking op uitvoerend niveau; het Platvorm heeft ook als doel de gesignaleerde leemten en knelpunten in de keten op te lossen.’ Werkoverleg Meldpunt Deelnemers: -Vertegenwoordigers van instellingen die met hun cliënten een mentorverhouding onderhouden. De vertegenwoordigers treden op namens alle afdelingen van de instelling die zij vertegenwoordigen. Zij zijn in staat gesteld een nieuwe voordracht voor mentorschap in behandeling te nemen. Er wordt gewerkt met een vaste vervanger. -Mentoren kunnen problemen bij de uitoefening van hun mentorschap op het Werkoverleg bespreken. -Zorgcoördinatoren brengen nieuwe aanmeldingen ter besluitvorming in. -Voorzitter. Doel: Besluiten tot inclusie van nieuw aangemelde personen; besluiten tot koppeling aan een mentor; besluiten tot mentorinstelling, bespreken knelpunten in de hulp- en dienstverlening. Frequentie: eenmaal per week tot eenmaal per twee weken. Aanmeldersoverleg (zo mogelijk bilateraal) Deelnemers: -Woningverhuurders, politie, penitentiaire inrichting, veldwerk, cliëntorganisaties. -Voorzitter Werkoverleg Meldpunt. -Zorgcoördinatoren Doel: Evaluatie van aanmeldingen en terugkoppelingen, gebruik cliëntvolgsysteem. Frequentie: Nader te bepalen. Platform OGGZ Deelnemers: Managers van relevante Convenantpartijen; zie bijgaand overzicht. Uitgangspunt is dat de partij een rechtstreekse bijdrage kan leveren aan de oplossing van gesignaleerde leemten en knelpunten in de keten. Doel: In het Platform wordt informatie uitgewisseld over de doelgroep, de behoefte van de cliënt en zijn of haar omgeving en de ervaren knelpunten in de uitvoering van de activiteiten. Doel van het Platform is samenwerking vorm te geven door ketens tot ontwikkeling te brengen: het vaststellen van het ketendoel, de deelprocessen in de keten en de wijze van aansturing; het maken van afspraken tussen partijen in de keten, het structureel verankeren van deze afspraken in de eigen organisatie en het signaleren en waar mogelijk oplossen van leemten en knelpunten in de keten. Tevens stelt het Platform prioriteiten voor het werkplan vast en faciliteert de samenwerking op uitvoerend niveau. Frequentie: Eenmaal per twee maanden. Werkoverleg bij het Meldpunt bestaat uit: Mentorleverende partijen: Zorgcoördinatie Mentoren met casus Platform bestaat uit dienst- en hulpverlenende instellingen al dan niet mentorleverend, namelijk [namen deelnemende instellingen] Meldersoverleg: Bestaat uit vertegenwoordigers van instellingen die melden, bijvoorbeeld: regiopolitie, woningbouwverenigingen, veldwerkers, medewerkers justitiële inrichting. Bijlage VII Handreiking voor casemanagers in de sociale verslavingszorg Bijlage VIII Startplan Cliëntvolgsysteem Keten Kwetsbare Mensen Doel Cliëntvolgsysteem Het doel is te komen tot een cliëntvolgsysteem waarin opgenomen worden in eerste instantie alle dak- en thuisloze burgers en tevens alle wonende burgers die dreigen te verkommeren en verloederen. (zie verder bij het document Doelgroep) Het cliëntvolgsysteem moet langs elektronische weg een mogelijkheid bieden tot inzage in (een deel van) het patiëntendossier door geselecteerde convenantpartijen. Minimaal moet dan te zien zijn of een persoon reeds bekend is in het systeem en of er een mentorkoppeling heeft plaatsgevonden. Tevens moet het mogelijk zijn de scores op enkele leefgebieden te zien. Het cliëntvolgsysteem van de keten kwetsbare mensen wordt gebouwd op het nieuwe elektronische patiëntendossier van [organisatie]. In dit patiëntendossier zijn alle bij de zorgcoördinator bekende persoonsgegevens opgenomen. Toegang tot deze gegevens is afhankelijk van autorisatiegraad. Conversie persoonsgegevens Begonnen wordt met de conversie van reeds bij de GGD [het meldpunt] bekende cliënten die in behandeling zijn inclusief de complete gegevens. De werkzaamheden kunnen dan ongehinderd voortgaan. Ook de NAW-gegevens van cliënten die ooit in behandeling zijn geweest bij Vangnet en Advies en de Sociale Teams of de Hygiënische Woninginspecteurs worden direct ingevoerd als verwijsindex naar de oude dossiers. In een later stadium kunnen ook de bijbehorende gegevens van deze oude gevallen worden overgezet. De status voor wat betreft toestemming en informeren van de cliënt is afleesbaar in het dossier. Groepsgewijze aanmeldingen Het is inmiddels door enkele partijen aangekondigd dat reeds verzamelde cliëntbestanden ineens aan de keten aangeboden zouden kunnen worden. Het verwerken van deze verzamelingen gegevens zou tegemoetkomen aan de wens om door middel van het systeem snel inzicht te krijgen in de OGGZ-problematiek in de regio. Een belangrijk bezwaar is echter dat bij het verwerken van verzamelingen persoonsgegevens (bijvoorbeeld een lijst van alle bij de politie bekende dak- en thuislozen) niet automatisch is voldaan aan de eis dat cliënt geïnformeerd is over die verwerking en dat gepoogd is hiervoor zijn/haar toestemming te verwerven. Dit bezwaar wordt ondervangen door eventuele lijsten met persoonsgegevens uit te splitsen tot individuele aanmeldingen en door het gebruik van aanmeldformulieren waarin het voor de aanmelder mogelijk is de status voor wat betreft toestemming en informeren te beschrijven. We komen zo ook toe aan inhoud en handelen; ‘waar is de persoon nu’ en ‘wat moet gebeuren’ en we voorkomen het opnemen van mogelijk oude en niet te verifiëren gegevens. Individuele aanmeldingen Zie hiervoor het werkdocument aanmeldingen. Muteren van persoonsgegevens door mentoren Niet alle systemen laten toe dat van buitenaf het systeem is te benaderen. Daar waar dat wel mogelijk is geven niet alle systemen de mogelijkheid aan derden om te muteren. Het muteren van persoonsgegevens door derden van buitenaf is soms niet dan tegen hoge kosten mogelijk. In eerste instantie kiezen we niet voor de mogelijkheid van muteren van buitenaf, maar vinden een oplossing in de aanlevering van gegevens per E-mail of post of fax. De voorgestelde frequentie van gegevensaanlevering is eenmaal per maand. Deze frequentie is bedoeld om de contactfrequentie met de cliënt te kunnen monitoren. (een halfjaarlijkse opgave zou hiervan geen beeld meer geven) Ook indien er leemten en knelpunten uit de cliëntadministratie komen moeten die op basis van recente gegevens worden geconstateerd. Indien het Werkoverleg Meldpunt besluit dat deze overwegingen geen of een mindere rol spelen (bijvoorbeeld in een stabiele fase) kan de rapportagefrequentie dalen.
