Verwerking persoonsgegevens - Raad voor de Kinderbescherming

Landelijke Staforganisatie
PRIVACYBELEID RAAD VOOR DE KINDERBESCHERMING
Turfmarkt 147
2511 DP Den Haag
Postbus 20301
2500 EH Den Haag
www.kinderbescherming.nl
Contactpersoon
Juridische zaken
LSO.juridische.zaken@
rvdk.minvenj.nl
Datum
20 mei 2015
Verwerking persoonsgegevens; doelen, op welke wijze
1. De Raad voor de Kinderbescherming (hierna: de Raad) verwerkt
persoonsgegevens voor de uitvoering van de volgende vier kerntaken:
beschermingstaken, straftaken, adviestaken in gezag- en
omgangszaken en adviestaken in adoptiezaken. Dan zijn er nog
overige taken in het kader van afstammingsvraagstukken en
internationale kinderontvoering, waarvoor de Raad persoonsgegevens
verwerkt. De Raad verwerkt ook bijzondere persoonsgegevens, zoals
bijvoorbeeld strafrechtelijke gegevens. Hiervoor bestaat een wettelijke
grondslag.
Uitgangspunt voor het onderzoek en de rapportage door de Raad is
dat deze gericht zijn op het beschrijven, analyseren en beoordelen
van de aangetroffen problematiek in relatie tot het
toekomstperspectief van de minderjarige.
De raadsmedewerker is doelgericht en integer en realiseert zich dat
hij namens de overheid optreedt en daarbij zijn bevoegdheden alleen
mag gebruiken voor het doel waarvoor die bevoegdheid is gegeven.
Dit geldt in de situatie dat zijn werk zich intern afspeelt, maar
vanzelfsprekend ook in overleg met ketenpartners van de Raad.
Vaste ketenpartners zijn: de rechtbank, het Openbaar Ministerie (OM),
de politie, de gecertificeerde instelling (GI), de gemeente, het Advies
en Meldpunt Huiselijk Geweld en Kindermishandeling (AMHK), de
Centrale Autoriteit (CA), ambtenaar leerplichtzaken,
(jeugd)reclassering, advocaten, Slachtofferhulp, beklaginstanties zoals
Externe Klachtencommissies en de Nationale Ombudsman (NO), de
inspectie Jeugdzorg en de inspectie VenJ.
Voor een klachtzaak wordt een apart dossier aangemaakt ten behoeve
van de klager.
Verstrekking persoonsgegevens
2. De Raad verstrekt gegevens aan de rechtbank, het Openbaar
Ministerie, de gecertificeerde instelling en in sommige gevallen de
gemeente op basis van de wet of op basis van
samenwerkingsprotocollen en convenanten waarbij wederzijdse
rechten en plichten zijn vastgelegd. De Raad deelt ook gegevens met
Pagina 1 van 3
ketenpartners in zogenaamde casusoverleggen. De status van een
kind kan worden besproken in zo’n casusoverleg.
Om de gegevensverwerking te faciliteren kan gebruik gemaakt
worden van een digitaal systeem zodat de gegevensverwerking zo
effectief en actueel mogelijk is.
Landelijke Staforganisatie
Datum
20 mei 2015
Bijzondere persoonsgegevens worden door de Raad niet verstrekt
tenzij daarvoor een rechtmatige grondslag is aan te wijzen en een
uitzondering op het verbod tot verwerking van bijzondere
persoonsgegevens aan de orde is.
Informatieplicht
3.
Volgens art. 33-34 Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP)
heeft de Raad een informatieplicht om cliënten mee te delen dat
persoonsgegevens worden verwerkt, tenzij bescherming van de
veiligheid van de betrokken minderjarige anders vereist. In de eerste
brief die aan cliënten wordt verzonden, vermeldt de Raad dat er
persoonsgegevens worden verwerkt. Daarnaast wordt aan iedere
cliënt de algemene brochure verstrekt waarin ook wordt beschreven
hoe de Raad met persoonsgegevens omgaat. Cliënten kunnen altijd
vragen om inzage in hun gegevens en kunnen ook een verzoek doen
tot wijziging, aanvulling of verwijdering van de hen betreffende
persoonsgegevens. De Raad neemt hierover een gemotiveerd besluit.
Bij de nieuwe werkwijze in beschermingsonderzoeken registreert de
Raad vanaf
1 januari 2015 de cliënt vanaf het eerste moment dat de cliënt bij de
Raad bekend is. Cliënten worden hierover schriftelijk geïnformeerd.
Als een zaak vervolgens niet in onderzoek wordt genomen, wordt de
informatie slechts twaalf maanden bewaard.
Beveiliging
4. De verwerking van persoonsgegevens (cliënten en
raadsmedewerkers) bij de Raad moet voldoen aan de Baseline
Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR) en de richtsnoeren van het
College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Met ketenpartners
worden volgens een beveiligd digitaal systeem gegevens uitgewisseld
(CORV). Voor de Raad betekent dit dat KBPS (Kinderbescherming
Bedrijfs Processen Systeem; het programma dat de Raad gebruikt
voor de ondersteuning van het primaire proces) en archiefruimten
met maatregelen zijn beschermd zodat de persoonsgegevens exclusief
beschikbaar zijn voor de Raad. Medewerkers van de Raad hebben een
geheimhoudingsverklaring getekend.
Inzage
5. Een cliënt kan een verzoek doen om inzage. De teamleider van de
Raad behandelt dit verzoek. De cliënt heeft het recht van bezwaar en
beroep bij een afwijzende beslissing. Een afwijzing kan samenhangen
Pagina 2 van 3
met het belang van de privacy van een andere bij het dossier
betrokken derde.
Bezwaar
Landelijke Staforganisatie
Datum
20 mei 2015
6. Een cliënt kan een beroep doen op bijzondere persoonlijke
omstandigheden om verwerking van zijn persoonsgegevens te
voorkomen. De Raad moet dan afwegen of er sprake is van een
gerechtvaardigd belang van de cliënt op bescherming van zijn
persoonlijke levenssfeer.
Bewaarperiode
7. In het Kwaliteitskader (zie www.kinderbescherming.nl) is geregeld
hoelang de Raad de gegevens bewaart, afhankelijk van de
zaakscategorie waar het dossier onder valt (bijvoorbeeld een
adoptiedossier wordt langer bewaard dan een beschermingsdossier).
Pagina 3 van 3