Klik hier voor het gebruiksreglement

Vergaderzalen Velt vzw
Gebruiksreglement
De gebruiker verklaart zich akkoord met dit reglement door ondertekening van de
bestelbon.
Zaal :
 Het klaarzetten van de zaal gebeurt door de medewerkers van Velt
 Ook de dranken worden op voorhand klaar gezet: plat water, bruiswater,
biologische koffie, thee, fruitsap.
 Opruimen gebeurt door de gebruiker: na afloop de tassen, borden, bestek op
een tafel of rolkar zetten.
 Het is niet toegelaten warme maaltijden te bereiden, noch te serveren in het
gebouw van Velt
 De gebruiker is verplicht drank af te nemen van Velt en mag geen eigen dranken
meenemen (behoudens een persoonlijke drinkbus).
Techniek :
 Wifi is aanwezig in alle vergaderzalen behalve de herfst.
 In de lokalen is er een aanduiding om internetverbinding te maken.
 Op aanvraag kan een beamer/flipover-houder klaargezet worden.
Intrastructuur :
 Alle zalen zijn toegankelijk voor rolstoelgebruikers
 Praktische vragen ivm verlichting en verwarming kunnen aan een medewerker
van het onthaal gesteld worden.
Beschikbaarheid :
 Tijdens kantooruren, di tot vrijdag, 9u-17u
 Er kunnen geen avondvergaderingen geboekt worden.
Orde, netheid en afval :




Het gebruik van duimspijkers of plakband op de muren is niet toegestaan.
Afval : sorteren in de daarvoor voorziene afvalbakken ‘Papier’ en ‘Restafval’
Glas mag op een tafel verzameld worden
Het sanitair zal worden achtergelaten in een reine staat, zoals u deze vond voor
het gebruik van de zaal.
 Tafels en stoelen mogen verschoven worden, maar moeten nadien in de
oorspronkelijke opstelling teruggezet worden.
Verantwoordelijkheden :
 De gebruiker is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn organisatie
(inhoud/organisatie/participanten)
 De gebruiker is verantwoordelijk voor alle door hem en/of zijn publiek
veroorzaakte schade (zowel jegens derden als jegens Velt)
 De gebruiker dient in het bezit te zijn van een verzekering burgerlijke
aansprakelijkheid.
 De gebruiker is verantwoordelijk voor alle materialen die hij meebrengt en is
verplicht die na de beëindiging van de activiteit te verwijderen.
Veiligheid :
 De vrije toegang tot de lokalen mag op geen enkele wijze belemmerd worden
door meubilair, linten of andere hindernissen.
 De vergebruiker kan niet aansprakelijk gesteld worden voor ongevallen en om het
even welke schade van lichamelijke, stoffelijke of morele aard naar aanleiding
van de toegestane activiteit of het gebruik van de lokalen.
 Velt kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade, ongeval, verlies of
diefstal, overkomen aan deelnemers aan de activiteit van de gebruiker.
 Het evacuatieplan ivm brandveiligheid moet nageleefd worden.
Financiële afspraken :
 Na reservering stuurt Velt een bestelbon naar de gebruiker. Door deze binnen de
3 werkdagen ondertekend terug te sturen, wordt de reservering definitief.
 De afrekening gebeurt met een factuur. Voor termijnen van betaling en andere
voorwaarden: zie algemene verkoopsvoorwaarden van Velt.
 Indien de gebruiker de reservatie moet annuleren brengt hij Velt hiervan ten
minste 3 werkdagen voor de boekingsdatum op de hoogte. Voor annulaties na
deze termijn wordt een administratieve kost aangerekend van 75 euro excl. Btw.
 Eventuele schade wordt bepaald door de directeur. De gebruiker verbindt zich
ertoe de vastgestelde schade onmiddellijk en volledig te vergoeden en dit na
voorlegging van de afrekening. Elke verandering of bijkomende toezegging na
het opstellen van de overeenkomst wordt geparafeerd door beide partijen. Deze
wordt indien nodig aangerekend bij de eindafrekening.
 Alle andere schikkingen, niet voorzien in deze gebruikersovereenkomst worden
getroffen door de directeur of de coördinator algemene Zaken, Financiën en
personeel, in overleg met de gebruiker.