BESTEK onderhandelingsprocedure zonder - e
advertisement
BESTEK VOOR DE OVERHEIDSOPDRACHT: Diensten voor de vertegenwoordiging van VISITFLANDERS in Rusland GUNNINGSPROCEDURE: Open offerteaanvraag voor aanneming van diensten BESTEK NUMMER: TVL/2014/1119/IMK INDIENING OFFERTES: woensdag 25 februari – 14:00 uur BIJKOMENDE INLICHTINGEN: VISITFLANDERS Afdeling Internationale markten t.a.v. Pedro Waeghe Grasmarkt 61 – 1000 Brussel T + 32 (0)2 504 03 37 M [email protected] Pagina 1 van 30 INHOUDSOPGAVE I. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN ........................................................................................................ 4 I.1. AANBESTEDENDE OVERHEID ............................................................................................................................. 4 I.2. VOORWERP EN AARD VAN DE OPDRACHT ............................................................................................................ 4 I.2.1. Algemeen......................................................................................................................................... 4 I.2.2. Classificatie ...................................................................................................................................... 4 I.2.3. Raamovereenkomst ........................................................................................................................ 5 I.2.4. Geraamde waarde ........................................................................................................................... 5 I.2.5. Duur van de opdracht ...................................................................................................................... 5 I.3. GUNNINGSWIJZE............................................................................................................................................ 5 I.4. MOGELIJKHEID TOT VRAAGSTELLING .................................................................................................................. 5 I.5. TOEGANGSRECHT INSCHRIJVERS UIT DERDE LANDEN BUITEN DE EU .......................................................................... 6 I.6. TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN ............................................................................................................. 6 I.6.1. Algemeen .............................................................................................................................................. 6 I.6.2. Naleving van de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie ........................................ 6 I.7. AANBESTEDINGSBERICHTEN EN RECHTZETTINGEN ................................................................................................. 7 I.8. LIJST AFWIJKINGEN KB UITVOERING .................................................................................................................. 7 I.9. BIJLAGEN ..................................................................................................................................................... 7 II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN ........................................................................................... 7 II.1. UITSLUITING, SOCIALE ZEKERHEIDS- EN FISCALE BIJDRAGEN (ART. 60 T.E.M. 63).................................................... 7 II.1.1. Uitsluiting ........................................................................................................................................ 7 II.1.2. Sociale zekerheidsbijdragen ............................................................................................................ 8 II.1.3. Fiscale bijdragen .............................................................................................................................. 8 II.2. TOEGANGSVERBOD (ART. 64)...................................................................................................................... 8 II.3. KWALITATIEVE SELECTIECRITERIA (ART. 67, 68 EN 72) ..................................................................................... 8 II.3.1 Financiële en economische draagkracht ......................................................................................... 9 II.3.2 Technische bekwaamheid ............................................................................................................... 9 II.4. ONDERAANNEMERS (ART. 12) ................................................................................................................... 10 II.5. BEROEP OP DE DRAAGKRACHT VAN ANDERE ENTITEITEN (ART. 74) .................................................................... 10 II.6. VRIJE VARIANTEN (ART. 9) ........................................................................................................................ 10 II.7. OPTIES (ART. 10) .................................................................................................................................... 11 II.8. PRIJS (ART. 13 T.E.M. 21 EN 89) ............................................................................................................... 11 II.8.1. Prijsvaststelling.............................................................................................................................. 11 II.8.2. Prijsopgave .................................................................................................................................... 11 II.8.3. Inbegrepen prijselementen ............................................................................................................ 11 II.8.4. Prijsherziening ............................................................................................................................... 11 II.8.5. Prijsonderzoek ............................................................................................................................... 12 II.9. VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE (ART. 54, §1, ART. 80 EN 82, §1) ............................................................. 12 II.10. INDIENING VAN DE OFFERTES (ART. 51, 90 EN 92) ........................................................................................ 14 II.10.1. Indieningstermijn ...................................................................................................................... 14 II.10.2. Indieningswijze ......................................................................................................................... 14 II.10.3. Opening van de offertes ........................................................................................................... 15 II.11. INVENTARIS (ART. 84).............................................................................................................................. 16 II.12. GUNNINGSCRITERIA (ART. 107) ................................................................................................................. 16 II.13. VERBINTENISTERMIJN (ART. 57)................................................................................................................. 17 II.14. SLUITING (ART. 110) ............................................................................................................................... 17 III. CONTRACTUELE BEPALINGEN .................................................................................................... 17 III.1. LEIDING EN TOEZICHT (ART. 11) ................................................................................................................. 17 III.2. ONDERAANNEMERS (ART.12) ................................................................................................................... 18 III.3. VERTROUWELIJKHEID (ART.18) .................................................................................................................. 18 III.4. INTELLECTUELE RECHTEN .......................................................................................................................... 18 III.4.1. Intellectuele rechten en know how (art. 19 en 20) ................................................................... 18 III.4.2. Bestaande intellectuele eigendomsrechten (art. 17 KB Plaatsing) ........................................... 19 Pagina 2 van 30 III.5. BORGTOCHT (ART. 25 T.E.M. 33) .............................................................................................................. 19 III.5.1. Bedrag van de borgtocht .......................................................................................................... 19 III.5.2. Aard van de borgtocht .............................................................................................................. 19 III.5.3. Bewijs van de borgstelling ........................................................................................................ 19 III.5.4. Termijn voor de borgstelling ..................................................................................................... 20 III.5.5. Vrijgave van de borgtocht ........................................................................................................ 20 III.6. ALGEMENE BETALINGSVOORWAARDEN (ART. 66) .......................................................................................... 20 III.6.1. Betalingswijze ........................................................................................................................... 20 III.6.2. Facturatie ................................................................................................................................. 20 III.6.3. Procedure.................................................................................................................................. 20 III.6.4. Betaaltermijn ............................................................................................................................ 21 III.6.5. Artikel 1254 Burgerlijk Wetboek ............................................................................................... 21 III.7. KEURING EN OPLEVERING (ART. 41 T.E.M. 43 EN ART. 156) ........................................................................... 21 III.7.1. Evaluatie tijdens de uitvoering van de opdracht ...................................................................... 21 III.7.2. Evaluatie bij het einde van de opdracht ................................................................................... 21 III.7.3. Oplevering ................................................................................................................................ 22 III.7.4. Kosten van de oplevering.......................................................................................................... 22 III.8. TAALGEBRUIK (ART. 53) ........................................................................................................................... 22 III.9. UITVOERINGSTERMIJN (ART. 147).............................................................................................................. 22 III.9.1. Duur en opzegging .................................................................................................................... 22 III.9.2. Uitvoeringstermijn bepaald in de opdrachtbrief ...................................................................... 22 III.10. OVERIGE UITVOERINGSMODALITEITEN (ART. 146 E.V.) ................................................................................... 23 III.10.1. Algemeen .................................................................................................................................. 23 III.10.2. Toevoegingen, weglatingen en wijzigingen .............................................................................. 23 III.10.3. Geen exclusiviteit ...................................................................................................................... 23 III.10.4. Team van de opdrachtnemer.................................................................................................... 23 III.10.5. Plaats van de dienstverlening ................................................................................................... 23 III.10.6. Plaatsing van afzonderlijke opdrachten ................................................................................... 23 III.10.7. Elke geplaatste opdracht is een afzonderlijke opdracht ........................................................... 23 III.10.8. Bijhouden van geplaatste opdrachten ...................................................................................... 23 III.10.9. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer ................................................................................ 24 III.10.10. Non-discriminatieverbintenis van de opdrachtnemer ............................................................... 24 III.11. SANCTIES EN RECHTSVORDERINGEN ............................................................................................................ 25 III.11.1. Straffen (art. 45) ....................................................................................................................... 25 III.11.2. Vertragingsboetes (art. 46) ...................................................................................................... 25 III.11.3. Bevoegdheids- en rechtskeuzebeding (art. 73) ......................................................................... 25 III.11.4. Ontbinding van de raamovereenkomst .................................................................................... 25 IV. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN ................................................................................................... 25 IV.1. ALGEMENE INFORMATIE VISITFLANDERS.................................................................................................. 25 IV.2. RUSLAND............................................................................................................................................... 26 IV.2.1. Algemene doelstellingen .......................................................................................................... 26 IV.2.2. Geografische afbakening .......................................................................................................... 27 IV.2.3. Exclusiviteitsbepaling voor Belgische toeristische promotie in Rusland ................................... 27 IV.2.4. Marketingacties ........................................................................................................................ 27 IV.2.5. Het beheer van het contract ..................................................................................................... 29 Pagina 3 van 30 I. ALGEMENE VOORSCHRIFTEN I.1. Aanbestedende overheid Deze opdracht wordt uitgeschreven door Toerisme Vlaanderen (hierna ‘VISITFLANDERS’ genoemd), intern verzelfstandigd agentschap met rechtspersoonlijkheid van de Vlaamse Gemeenschap, met kantoren te 1000 Brussel, Grasmarkt 61. De administratieve entiteit die met de uitvoering van deze opdracht belast wordt, is: VISITFLANDERS Internationale markten T.a.v. Pedro Waeghe Grasmarkt 61 1000 Brussel Alle briefwisseling m.b.t. deze opdracht moet aan deze entiteit verstuurd worden, behoudens in geval van onderstaande bepaling. Ieder deurwaardersexploot bestemd voor VISITFLANDERS moet worden betekend aan Peter De Wilde, administrateur-generaal, VISITFLANDERS, Grasmarkt 61, 1000 Brussel. Het is daarbij onverschillig of het gaat om de betekening van een dagvaarding, gerechtelijke uitspraak, overdracht van schuldvordering of een ander exploot. Hetzelfde adres geldt ook voor de aangetekende brief waarbij een schuldvordering wordt overgedragen of inpandgegeven. I.2. Voorwerp en aard van de opdracht I.2.1. Algemeen Deze opdracht heeft betrekking VISITFLANDERS in Rusland. op diensten voor de vertegenwoordiging van De opdrachtnemer voert de internationale marketingstrategie van VISITFLANDERS uit voor de reisbestemmingen Vlaanderen en Brussel in Rusland. De opdrachtnemer zal de vraag naar reizen naar Vlaanderen en Brussel stimuleren door de reisbestemmingen Vlaanderen en Brussel te promoten bij de lokale travel trade en bij de pers en in mindere mate bij de consument. De opdrachtnemer zal het aanbod van reizen naar Vlaanderen en Brussel stimuleren door een plaats te verwerven voor Vlaanderen en Brussel in de reisaanbiedingen van touroperators. Dat doet de opdrachtnemer onder andere via informatieverstrekking, co-promoties en beurzen. De opdrachtnemer onderhoudt relaties met belangrijke stakeholders als touroperators, reisbureaus en de pers. De opdracht wordt nader toegelicht in Deel IV. “Technische voorschriften” van dit bestek. I.2.2. Classificatie Deze opdracht is een opdracht voor aanneming van diensten in de zin van artikel 3, 4° van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006 (hierna: “Wet Overheidsopdrachten”). De diensten hebben betrekking op de CPV-code 79340000 ‘Reclame- en marketingdiensten’ (hoofdcategorie). Pagina 4 van 30 I.2.3. Raamovereenkomst De opdracht is een raamovereenkomst overeenkomstig artikel 3, 15° van de Wet Overheidsopdrachten en de artikelen 136 en 138 van het Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren van 15 juli 2011 (hierna: “KB Plaatsing”) tussen VISITFLANDERS en de gekozen dienstverlener, waarvan de uitvoering slechts invulling krijgt via het plaatsen van afzonderlijke opdrachten van VISITFLANDERS volgens en naarmate de behoeften. In deze raamovereenkomst worden de voorwaarden inzake de te plaatsen opdrachten vastgelegd. De opdrachtnemer wordt aangeduid in functie van het voldoen aan deze voorwaarden en overeenkomstig de bepalingen van dit bestek. I.2.4. Geraamde waarde VISITFLANDERS raamt de waarde van het contract, voor de volledige uitvoering over de volledige looptijd van 4 jaar, op 1.100.000 euro exclusief BTW. De opgave van deze waarde is indicatief en louter ter informatie van de kandidaat-inschrijver die er bij de opmaak van zijn offerte rekening mee kan houden. Het totaalbedrag van de geplaatste bestellingen stemt niet noodzakelijk overeen met deze opgegeven waarde. Het aantal bestellingen die geplaatst zullen worden door VISITFLANDERS, worden bepaald op basis van marketingkeuzes en marktevoluties. . I.2.5. Duur van de opdracht De opdracht loopt vanaf de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de betekening van de goedkeuring van de offerte aan de gekozen opdrachtnemer wordt verzonden en loopt tot 31 december 2015. De looptijd van de opdracht dekt de periode tijdens welke de afzonderlijke opdrachten zullen worden geplaatst. De opdracht kan tot drie (3) keer met een periode van één (1) jaar worden verlengd. I.3. Gunningswijze De gunning van deze opdracht gebeurt via een open offerteaanvraag bij toepassing van artikel 25 van de Wet Overheidsopdrachten. Er wordt hierbij de aandacht op gevestigd dat deze procedure geen ruimte laat voor onderhandelingen. De offerte zal worden beoordeeld naar inhoud en samenstelling op het ogenblik van de opening van de offertes zoals verder bepaald in dit bestek. I.4. Mogelijkheid tot vraagstelling De kandidaat-inschrijvers wordt de mogelijkheid geboden om schriftelijke vragen te stellen over het bestek en zijn bijlagen. Zij moeten die vragen stellen per e-mail (aan [email protected]) uiterlijk op 5 februari. Elke vraag moet de relevante bestekbepaling of bijlage vermelden waarover de kandidaat-inschrijver zich informeert. Toerisme Vlaanderen tracht zo spoedig mogelijk de vraag te beantwoorden. VISITFLANDERS is evenwel niet verplicht om op alle vragen of opmerkingen te antwoorden. Ze behoudt zich tevens het recht voor om niet te antwoorden op niet-pertinente vragen of opmerkingen. Voor zover noodzakelijk worden de vragen of opmerkingen en de antwoorden hierop gelijktijdig en anoniem aan alle overige kandidaat-inschrijvers via het online publicatieplatform e-Notification bekendgemaakt. Deze antwoorden dienen te worden beschouwd als een integraal onderdeel van het bestek. Indien de vragen of opmerkingen van de kandidaat-inschrijvers van dien aard zijn dat een aanpassing van het bestek zich Pagina 5 van 30 opdringt of een addendum dient te worden toegevoegd, wordt elke aanpassing gelijktijdig en anoniem via het online publicatieplatform e-Notification bekendgemaakt. I.5. Toegangsrecht inschrijvers uit derde landen buiten de EU Gelet op het voorwerp en de plaats van de uitvoering van de opdracht, verleent VISITFLANDERS Vlaanderen ook aan inschrijvers uit Rusland toegang tot de procedure. Die inschrijvers niet toelaten, zou volgens VISITFLANDERS immers onvermijdelijk impliceren dat een belangrijk aantal goed gekwalificeerde kandidaten niet in aanmerking komt voor het uitvoeren van de opdracht. Voor een kwalitatief goede offerte zijn grondige kennis van de taal en de markt in Rusland en een uitgebreide ervaring in het presteren van gelijkaardige diensten in Rusland onontbeerlijk. Vanzelfsprekend zijn die eigenschappen niet in het minst aanwezig in hoofde van de kandidaten die afkomstig zijn uit Rusland. I.6. Toepasselijke wettelijke bepalingen I.6.1. Algemeen Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: - - Wet Overheidsopdrachten; Koninklijk besluit plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren 15 juli 2011; Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna: “KB Uitvoering”); Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. gewijzigd door en aangevuld met de bepalingen van dit bestek en de eventuele andere documenten waarnaar dit bestek verwijst. In het geval van tegenstrijdigheden in de hierboven vermelde documenten, primeert steeds het bestek en zijn bijlagen op de bepalingen van het KB Uitvoering, die op hun beurt primeren op alle andere documenten. Elke inschrijver wordt geacht de bepalingen, opgenomen in de bovenstaande wetten en reglementen, onder meer terug te vinden op http://www.bestuurszaken.be/regelgevingoverheidsopdrachten, te kennen en te aanvaarden. I.6.2. Naleving van de basisconventies van de Internationale Arbeidsorganisatie Door in te schrijven op deze opdracht, verbindt de inschrijver zich er toe dat hij en zijn eventuele onderaannemers gedurende de volledige uitvoering van de opdracht, de basisconventies van de IAO (Internationale Arbeidsorganisatie) naleven: - het verbod op dwangarbeid (conventies nr.° 29 betreffende de gedwongen of verplichte arbeid, 1930, en nr.° 105 betreffende de afschaffing van de gedwongen arbeid, 1957); - het recht op vakbondsvrijheid (conventie nr.° 87 betreffende de vrijheid tot het oprichten van vakverenigingen en de bescherming van het vakverenigingsrecht, 1948); - het recht van organisatie en collectief overleg (conventie nr.° 96 betreffende het recht van organisatie en collectief overleg, 1949); Pagina 6 van 30 - het verbod op discriminatie inzake tewerkstelling en verloning (conventies nr.° 100 betreffende de gelijke beloning, 1951 en nr.° 111 betreffende discriminatie (beroep en beroepsuitoefening), 1958); - de minimumleeftijd voor kinderarbeid (conventie nr.° 138 betreffende de minimumleeftijd, 1973), alsook betreffende het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (conventie nr.° 182 over de ergste vormen van kinderarbeid, 1999). Het niet in acht nemen van deze verbintenis kan, overeenkomstig artikel 44, §1, 1° KB Uitvoering, aanleiding geven tot de toepassing van ambtshalve maatregelen bepaald in artikel 47, §2 KB Uitvoering, zoals o.m. de eenzijdige verbreking van de opdracht. I.7. Aanbestedingsberichten en rechtzettingen De in het Bulletin der Aanbestedingen (e-Notification, raadpleegbaar op de internetsite https://enot-publicprocurement.be) en het Supplement op het Publicatieblad van de Europese Unie (Tenders Electronic Daily (TED), raadpleegbaar op de internetsite http://www.ted.europa.eu) aangekondigde of gepubliceerde berichten en rechtzettingen die betrekking hebben op de aannemingen in het algemeen, evenals de berichten en rechtzettingen betreffende deze aanneming maken integraal deel uit van huidig bestek. De inschrijver wordt geacht er kennis van genomen te hebben en er bij het opmaken van zijn offerte rekening mee gehouden te hebben. I.8. Lijst afwijkingen KB Uitvoering Dit bestek wijkt af van artikel 45 (‘Straffen’) en 46 (‘Boete wegens laattijdige uitvoering’) van het KB Uitvoering. Deze afwijking wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende opdrachtnemer mogelijk is. I.9. Bijlagen Bij dit bestek gaan volgende bijlagen, waarvan de inschrijver wordt verplicht gebruik te maken: - Bijlage 1: offerteformulier; Bijlage 2: inventaris; Bijlage 3: internationale marketingstrategie Vlaanderen-Brussel 2012-2015; Bijlage 4: cijfers aankomsten en overnachtingen 2013 Rusland; II. ADMINISTRATIEVE VOORSCHRIFTEN (De nummers van de artikelen waarnaar in dit deel wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers van de artikelen van het KB Plaatsing.) II.1. Uitsluiting, sociale zekerheids- en fiscale bijdragen (art. 60 t.e.m. 63) II.1.1. Uitsluiting Door het enkele feit van de inschrijving op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing. Overeenkomstig de Belgische overheidsopdrachtenreglementering heeft Toerisme Vlaanderen, in elke fase van de gunningsprocedure, de mogelijkheid om de inschrijver uit te Pagina 7 van 30 sluiten die, bij wijze van een in kracht van gewijsde gegane strafrechtelijke uitspraak veroordeeld werd voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast De niet-naleving van strafrechtelijk sanctioneerbare milieu- en sociale wetgeving kan worden geacht een misdrijf te zijn dat de professionele integriteit aantast. Van zodra deze wordt vastgelegd in een in kracht van gewijsde gegaan vonnis of arrest kan deze worden aangewend als uitsluitingsgrond, ongeacht de stand van de procedure. Onder sociale wetgeving wordt onder meer verstaan: ‐ ‐ het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid; de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van bepaalde vormen van discriminatie, de wet van 10 mei 2007 tot wijziging van de wet van 30 juli 1981 tot bestraffing van bepaalde, door racisme of xenofobie ingegeven daden en de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van discriminatie tussen vrouwen en mannen; de wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk, meer bepaald hoofdstuk Vbis. Bijzondere bepalingen betreffende geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. II.1.2. Sociale zekerheidsbijdragen Om na te gaan of de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan het Belgisch sociale zekerheidsstelsel en aan de vereisten inzake de betaling van zijn bijdragen voor de sociale zekerheid voldoet, vraagt Toerisme Vlaanderen overeenkomstig artikel 60, §1, tweede lid KB Plaatsing het attest van de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid via elektronische weg op. De buitenlandse inschrijver, alsook de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie dan België, voegt bij zijn offerte een attest of een verklaring volgens de bepalingen van art. 62, §2 KB Plaatsing. II.1.3. Fiscale bijdragen Om na te gaan of de Belgische inschrijver aan zijn fiscale verplichtingen heeft voldaan, vraagt Toerisme Vlaanderen overeenkomstig artikel 63, §1, eerste lid KB Plaatsing het fiscaal schuldenattest van de Federale Overheidsdienst Financiën via elektronische weg op. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een attest waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn beroepsmatige fiscale verplichtingen overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Het attest heeft betrekking op de laatste afgelopen fiscale periode vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes zoals verder bepaald in dit bestek. II.2. Toegangsverbod (art. 64) Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een van de in artikel 64 KB Plaatsing opgegeven situaties van belangenvermenging te bevinden. II.3. Kwalitatieve selectiecriteria (art. 67, 68 en 72) Vooraleer tot de vergelijking van de offertes over te gaan, zal VISITFLANDERS de geschiktheid van de inschrijvers om deze opdracht uit te voeren, onderzoeken. Enkel de ontvankelijk en regelmatige aangenomen offertes van de inschrijvers die voldoen aan onderstaande vereisten inzake financiële en economische draagkracht en technische bekwaamheid komen voor de toetsing aan de gunningscriteria verder vermeld in dit bestek in aanmerking: Pagina 8 van 30 II.3.1 Financiële en economische draagkracht Solvabiliteit De inschrijver moet aantonen dat hij voldoende solvabel is voor de uitvoering van onderhavige opdracht. Hij moet daarvoor zijn jaarrekening voorleggen van de afgelopen drie (3) boekjaren. De Belgische inschrijver moet deze jaarrekeningen niet voorleggen, voor zover deze op de website van de Balanscentrale Nationale Bank van België vrij kunnen worden geraadpleegd. Omzet: De inschrijver moet tijdens het laatste afgesloten boekjaar, hetzij individueel hetzij gecombineerd, ingeval van een combinatie van vennootschappen, een totale omzet, die rechtstreeks verband houdt met de diensten die in dit bestek beschreven worden, gerealiseerd hebben van minstens EUR 1.000.000. De inschrijver toont dit aan door bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens het laatste afgesloten boekjaar te voegen, tenzij deze omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen geraadpleegd worden (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet ingevuld werd), in welk geval de inschrijver dit in zijn offerte vermeldt. De buitenlandse inschrijver voegt bij zijn offerte een kopie van de jaarrekening van het laatst afgesloten boekjaar, indien de wetgeving van het land waar de inschrijver is gevestigd, de publicatie ervan voorschrijft. II.3.2 Technische bekwaamheid Studie- of beroepskwalificaties De inschrijver doet opgave van de studie- of beroepskwalificaties van het personeel van de onderneming en in het bijzonder van degenen die met de dienstverlening kunnen worden belast. De inschrijver geeft daarbij het curriculum vitae (CV) van de betrokken personeelsleden, met vermelding van diploma’s en bijkomende opleidingen, de lijst van de voornaamste en voor onderhavige opdracht relevante ervaring en/of projecten van de betrokken personeelsleden, alsook een verantwoording waarom die personeelsleden door de inschrijver voor de uitvoering van onderhavige opdracht als geschikt worden beschouwd. De inschrijver moet zich beperken tot maximaal vier (4) referenties per kalenderjaar per personeelslid dat hij opgeeft voor het team dat zal worden belast met de uitvoering van de opdracht. Bij opgave van meerdere referenties zal VISITFLANDERS zich voor de beoordeling van de offerte beperken tot vier (4) referenties. Minimaal wordt één (1) relevante referentie per lid van dat team vereist. Minstens vijfenzeventig percent (75%) van het team van de inschrijver dat met de uitvoering van de opdracht zal worden belast, moet een hoogstaand niveau hebben van het Engels en het Russisch. Pagina 9 van 30 Referenties De inschrijver doet opgave van een lijst van de voornaamste diensten die gedurende de afgelopen drie (3) jaar (2012, 2013, 2014) werden verricht, met vermelding van het bedrag en de datum en van de publiek- of privaatrechtelijke instanties waarvoor zij bestemd waren. De diensten worden aangetoond door attesten die de bevoegde autoriteit afgeeft of medeondertekent of in het geval van diensten voor een particuliere afnemer, door attesten van de afnemer of, bij ontstentenis, eenvoudigweg door een verklaring van de dienstverlener. VISITFLANDERS houdt zich het recht voor op ieder moment deze referenties te contacteren. Elke referentie moet worden vergezeld van een beknopte omschrijving van de opdracht, de doelstellingen, de opdrachtgever, de duur, de totale kostprijs, het bereik en de belangrijkste resultaten (inclusief voorbeeldmateriaal). Indien mogelijk wordt voor iedere referentie een attest van goede uitvoering van de opdrachtgever toegevoegd. In elk geval moet bij elke referentie een contactpersoon (inclusief telefonische en/of elektronische contactgegevens) bij de opdrachtgever worden vermeld, waarbij inlichtingen betreffende de uitvoering van de referentieopdracht kunnen worden ingewonnen. De inschrijver moet minstens drie referenties voorleggen waarvan minstens één referentie van een representatieopdracht voor een buitenlandse National Tourist Office of Regional Tourist Office in Rusland. De inschrijver moet zich beperken tot maximaal zes (6) referenties. Bij opgave van meerdere referenties zal VISITFLANDERS zich voor de beoordeling van de offerte beperken tot zes (6) referenties naar keuze. II.4. Onderaannemers (art. 12) De inschrijver vermeldt welk gedeelte van de opdracht hij voornemens is in onderaanneming te geven en de identiteit van de onderaannemers die hij voorstelt. De opdrachtnemer is verplicht deze voorgedragen onderaannemers in te zetten bij de uitvoering van de opdracht. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van VISITFLANDERS. II.5. Beroep op de draagkracht van andere entiteiten (art. 74) De inschrijver kan zich beroepen op de draagkracht van onderaannemers of andere entiteiten. In dat geval voegt de inschrijver de nodige documenten toe aan zijn offerte, waaruit de verbintenis van deze onderaannemers of van andere entiteiten blijkt om de voor de opdracht noodzakelijke middelen ter beschikking te stellen van de inschrijver. De opdrachtnemer is verplicht de onderaannemers in te zetten waarop hij zich heeft beroepen in het kader van de kwalitatieve selectie. Het gebruik van andere onderaannemers is onderworpen aan de toestemming van VISITFLANDERS. Deze onderaannemers of entiteiten mogen zich niet in een toestand van uitsluiting bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 KB Plaatsing. II.6. Vrije varianten (art. 9) Pagina 10 van 30 Het indienen van vrije varianten is verboden. II.7. Opties (art. 10) Het indienen van opties is verboden. II.8. Prijs (art. 13 t.e.m. 21 en 89) II.8.1. Prijsvaststelling Deze opdracht is een gemengde opdracht. Dit houdt in dat de opdracht een combinatie is van een prijsvaststelling tegen prijslijst (deze omvat enkel posten tegen vermoedelijke hoeveelheid waarvoor forfaitaire eenheidsprijzen gelden, waarbij de werkelijk uitgevoerde hoeveelheden het verschuldigd bedrag bepalen) en tegen terugbetaling (terugbetaling van de reële kostprijs verhoogd met een winstpercentage). Naargelang de geplaatste bestelling zal de prijsvaststelling volgens prijslijst of op basis van terugbetaling zijn, waarbij wordt voorzien dat: - een bestelling tegen prijslijst zal uitgevoerd worden indien de bestelling diensten betreft waarvoor de inschrijver in de inventaris (bijlage 2) een eenheidsprijs opgeeft; - een bestelling tegen terugbetaling zal uitgevoerd worden indien de bestelling diensten betreft waarvoor de inschrijver in de inventaris (bijlage 2) een winstpercentage op de reële kostprijs opgeeft; in dit geval wordt de bestelling uitgevoerd tegen de reële kostprijs voor de opdrachtnemer, verhoogd met het percentage winst op die specifieke dienst zoals in de offerte opgegeven. De opgegeven forfaitaire eenheidsprijzen en winstmarges bevatten alle elementen van de prijs, met inbegrip van de belasting over de toegevoegde waarde, die bovendien afzonderlijk vermeld wordt. Er kunnen geen andere kosten naast deze prijzen aangerekend worden. II.8.2. Prijsopgave De inschrijver preciseert zijn eenheidsprijzen tot op tot twee (2) decimalen. De inschrijver vermeldt de belasting over de toegevoegde waarde (BTW) afzonderlijk en voegt ze bij de prijs van de offerte. II.8.3. Inbegrepen prijselementen De offerteprijs bevat alle elementen van de prijs, met uitzondering van de BTW, die afzonderlijk opgegeven wordt. Er is geen vaste maandelijkse fee. De prijsopgave gebeurt op basis van eenheidsprijzen per activiteit of de reële kostprijs voor de opdrachtnemer verhoogd met een winstmarge. Er kunnen noch verplaatsingskosten, noch maaltijdvergoedingen, noch andere kosten apart worden aangerekend. Alle prijzen worden in euro opgegeven. II.8.4. Prijsherziening De opgegeven eenheidsprijzen worden aangepast aan de schommelingen van de wisselkoers (referentie: Europese Centrale Bank) en aan de inflatie van de consumentenprijzen van het land waarin de opdrachtnemer is gevestigd (referentie: IMF). Pagina 11 van 30 Wat de wisselkoers betreft, geldt als basis de wisselkoers op de datum van de sluiting van het contract. Wat de inflatie betreft, geldt de inflatiewaarde op de datum van de sluiting van het contract als basis. De prijsherziening gebeurt als de wisselkoers of de inflatie van de consumptieprijzen in het land waar de opdrachtnemer is gevestigd een stijging of een daling met vijf percent (5%) of meer vertoont, volgens de formule: NEP = [ [ (EP x NWK) / WK ] x 1/2 ] + [ [ (EP x NIC) / IC] x 1/2 ] Waarbij: NEP = nieuwe eenheidsprijs EP = geldende eenheidsprijs WK = geldende wisselkoers NWK = nieuwe wisselkoers IC = geldend inflatiecijfer NIC = nieuw inflatiecijfer De aangepaste eenheidsprijzen worden afgerond tot op twee (2) cijfers na de komma. De aanpassing heeft uitwerking op de eerste dag van de maand volgend op de maand waarin de wisselkoers en/of de inflatie een verschil van ten minste vijf (5) percent bereikt en wordt enkel toegepast op de prestaties die op dat ogenblik opeisbaar zijn. II.8.5. Prijsonderzoek Op verzoek van VISITFLANDERS verstrekt de inschrijver alle nodige inlichtingen om het prijsonderzoek van zijn offerte mogelijk te maken. VISITFLANDERS kan ofwel zelf overgaan tot ofwel een persoon aanduiden voor het uitvoeren van alle verificaties van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die de inschrijver in het raam van het prijsonderzoek heeft verstrekt. II.9. Vorm en inhoud van de offerte (art. 54, §1, art. 80 en 82, §1) De aandacht van de inschrijver wordt erop gevestigd dat hij zijn offerte moet invullen op het bij dit bestek behorende formulier. Hierna volgt een niet-limitatief overzicht van alle documenten die, naast het offerteformulier en de inventaris, bij de offerte gevoegd moeten worden: - Het offerteformulier en inventaris (bijlage 1 en 2): ingevuld, gedateerd en ondertekend door de fysieke persoon of personen die in overeenstemming met de vigerende wetgeving en de statuten bevoegd zijn om de inschrijver te vertegenwoordigen en die tegenover derden te verbinden. Ingeval de offerte wordt ingediend door een combinatie van vennootschappen dient het offerte- en de inventaris ondertekend door de daartoe bevoegde personen van elk der deelgenoten. De aandacht van de inschrijvers wordt erop gevestigd dat VISITFLANDERS veel belang hecht aan een correcte ondertekening van de offertes en dus zal nagaan op basis van onder meer de statuten en benoemingsbesluiten of de fysieke personen die de offerte hebben ondertekend, de bevoegdheid hadden een klantencontract van deze omvang af te sluiten. Het ondertekenen van de offerte kan enkel als daad van dagelijks bestuur worden beschouwd indien dit ook uit de statuten blijkt. Pagina 12 van 30 Indien een gevolmachtigde (voor een natuurlijk persoon) ondertekent, wordt op het offerte- en de inventaris duidelijk de volmachtgever(s) vermeld voor wie wordt gehandeld. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen in het offerteformulier en de inventaris of de bijlagen die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gemachtigde worden ondertekend. Een parafering volstaat niet. - Alle inlichtingen en documenten die gevraagd worden in het raam van de uitsluitingsgronden (zie punt II.1. van dit bestek); - Alle inlichtingen en documenten die gevraagd worden in het raam van de kwalitatieve selectiecriteria (zie punt II.3. van dit bestek); - Alle inlichtingen en documenten die gevraagd worden in het raam van de gunningscriteria (zie punt II.12. van dit bestek); - De statuten en alle andere nuttige documenten die de bevoegdheid van de ondertekenaar(s) van de offerte bewijzen. Wanneer een offerte voor een rechtspersoon wordt ondertekend: de stukken waaruit de bevoegdheid van de ondertekenaars (fysieke personen) blijkt, zoals een voor eensluidend verklaard afschrift van de statuten, benoemingsbesluiten of volmachten; er kan ook worden verwezen naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de stukken zouden zijn gepubliceerd; Als de inschrijver een tijdelijke vereniging betreft: ‐ voor elk van de deelgenoten van die tijdelijke vereniging afzonderlijk een attest of een verklaring waaruit blijkt dat de inschrijver zich niet in een geval van uitsluiting van artikel 61 KB Plaatsing bevindt; ‐ een verklaring waarbij de deelgenoten van de tijdelijke vereniging zich hoofdelijk verbinden tegenover VISITFLANDERS (verklaring in te vullen op het offerteformulier, bijlage 1); ‐ wanneer de inschrijver een vereniging is, opgericht door verscheidene natuurlijke personen of rechtspersonen, wordt de offerte (het offerteformulier) ondertekend door ieder van die personen, die verplicht zijn zich hoofdelijk te verbinden en aan te wijzen wie van hen ermede belast zal zijn de vereniging ten overstaan van de aanbestedende overheid te vertegenwoordigen. Wanneer een offerte door een gevolmachtigde wordt ondertekend: de authentieke of onderhandse akte, waaruit zijn bevoegdheid blijkt of een voor eensluidend verklaard afschrift van het oorspronkelijke stuk; er kan ook worden verwezen naar het nummer van de bijlage bij het Belgisch Staatsblad waarin de bevoegdheden van de gevolmachtigde zouden zijn gepubliceerd) - Een lijst van de onderaannemers, daarbij inbegrepen hun adresgegevens en een verklaring van de onderaannemers dat de inschrijver over hun diensten beschikt; Pagina 13 van 30 Alle documenten en nota’s die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedateerd en ondertekend onder de vermelding “Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden” of dienen minstens te worden geïnventariseerd. De inschrijver stelt zijn offerte op in het Nederlands of in het Engels. VISITFLANDERS heeft het recht om binnen de termijnen die zij stelt, een beëdigde vertaling te eisen van de inschrijver van alle documenten die niet in één van voornoemde talen worden ingediend. De inschrijver wordt verzocht de offerte van paginanummers en een inhoudsopgave te voorzien. Per inschrijver mag slechts één offerte ingediend worden. De inschrijver duidt in zijn offerte duidelijk aan welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen en dus niet mogen bekendgemaakt worden door VISITFLANDERS. Bij tegenspraak tussen het bestek en de offerte, heeft het bestek altijd voorrang. Door het indienen van een offerte ziet de inschrijver automatisch af van zijn eigen algemene of bijzondere contract- en factuurvoorwaarden, zelfs indien deze vermeld worden op één of ander document van de offerte. De inschrijvers die een offerte hebben ingediend, maar aan wie de opdracht niet werd gegund, kunnen geen aanspraak maken op een vergoeding. II.10. Indiening van de offertes (art. 51, 90 en 92) II.10.1. Indieningstermijn De uiterste indieningsdatum van de offertes is woensdag 25 februari om 14:00 uur. II.10.2. Indieningswijze De offertes worden ofwel elektronisch overgelegd via de e-Tendering applicatie, ofwel via een postdienst verzonden of door een drager afgegeven (om technische en organisatorische redenen verkiest VISITFLANDERS dat de offertes via elektronische middelen overgelegd worden): 1) Offertes die via elektronische middelen overgelegd worden: De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-Tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be/ die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52, §1 KB Plaatsing. Het versturen van een offerte per e-mail voldoet niet aan deze voorwaarden. Daarom wordt het niet toegestaan op deze wijze een offerte in te dienen. De inschrijver wordt er op gewezen dat zijn offerte, overgelegd via e-Tendering, elektronisch ondertekend moet worden met een gekwalificeerde elektronische handtekening. Deze elektronische handtekening moet uitgaan van een bevoegd persoon. De inschrijver voegt tevens de nodige documenten toe waaruit de bevoegdheid blijkt om de onderneming te binden (uittreksels van de statuten, volmacht,…). Een gescande handtekening is onvoldoende. Pagina 14 van 30 Voor hulp bij het indienen van uw offerte kunt u gebruik maken van de handleiding etendering. Opgelet: sinds 1 januari 2013 zijn gekwalificeerde certificaten niet langer beschikbaar via Certipost. Voor meer informatie: [email protected] of +32 (0)2 553 76 57. De maximale grootte per document is 80MB. Een te groot document kan u opsplitsen in meerdere deeldocumenten. Het geheel van alle documenten mag evenwel niet groter zijn dan 350MB. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. 2) Offertes die NIET via elektronische middelen overgelegd worden: Die offertes die niet via elektronische middelen overgelegd worden, mogen naar keuze van de inschrijver met de post verstuurd worden of op de openingszitting overhandigd worden. of De offerte wordt in beide gevallen geschoven in een definitief gesloten omslag waarop duidelijk staat vermeld: “OFFERTE ‘Diensten voor de vertegenwoordiging van VISITFLANDERS in Rusland’ – BESTEK NUMMER TVL/2014/1119/IMK” en “Openingszitting woensdag 25 februari om 14:00 uur”. Bij verzending over de post wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met de vermelding van onderstaand adres en met de vermelding “OFFERTE” in de linkerbovenhoek. De offerte moet gestuurd worden naar: VISITFLANDERS T.a.v. Pedro Waeghe Grasmarkt 61 1000 Brussel België De inschrijver voegt bij zijn offerte één kopie op papier en een elektronische kopie van zijn offerte op USB-stick in een algemeen gangbaar bestandsformaat (bij voorkeur PDF). De inschrijver aanvaardt de volledige verantwoordelijkheid voor de wijze van verzending en de ontvangst van zijn offerte binnen de gestelde termijn. II.10.3. Opening van de offertes Op woensdag 25 februari om 14:00 uur in de burelen van de juridische dienst van VISITFLANDERS, Grasmarkt 61 te 1000 Brussel, België, zal overgegaan worden tot de opening in openbare zitting van de offertes die voor deze opdracht ingediend werden. Inschrijvers die bij de opening aanwezig wensen te zijn, dienen zich tijdig aan te melden bij de onthaalbalie op het gelijkvloers. Pagina 15 van 30 II.11. Inventaris (art. 84) Het aantal uren/dagen dat in de inventaris (bijlage 2) wordt opgegeven, geldt als vermoedelijke hoeveelheid. Deze vermoedelijke hoeveelheid is indicatief en is dus geen garantie voor de reëel te bestellen aantal uren/dagen. Het reëel aantal uren/dagen zal bij elke afzonderlijke opdracht door VISITFLANDERS worden bepaald. De opdrachtnemer kan op geen enkel moment ook maar enige schadevergoeding eisen uit hoofde van het feit dat de opgegeven vermoedelijke hoeveelheden slechts ter indicatieve titel zijn. VISITFLANDERS is niet verplicht tot afname van diensten. Aan de opdrachtnemer wordt dan ook geen minimumafname gewaarborgd. II.12. Gunningscriteria (art. 107) De offertes van de inschrijvers die voldoen aan de kwalitatieve selectiecriteria en die een regelmatige offerte hebben ingediend, worden geëvalueerd op basis van de onderstaande gunningscriteria, volgens de opgegeven wegingscoëfficiënten. De uiteindelijke score voor iedere offerte wordt bepaald door de punten voor kwaliteit en prijs bij elkaar op te tellen. 1. De prijs ( /50): Het prijscriterium wordt beoordeeld aan de hand van onderstaande subcriteria: ‐ ‐ de eenheidsprijzen ( /40); de winstmarges op de reële kostprijzen ( /10); Van de inschrijver wordt hiertoe verwacht dat hij: ‐ ‐ ‐ de inventaris (bijlage 2) volledig invult; een duidelijke en volledige prijsopgave verschaft; alle eventuele extra kosten in detail op een afzonderlijke, geldig ondertekende pagina in zijn offerte opgeeft. De inschrijver wordt geacht in al zijn prijzen alle kosten die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de BTW, waarvan de aanslagvoet(en) afzonderlijk opgegeven moet(en) worden, en met uitzondering van reiskosten. De manier waarop reiskosten kunnen worden teruggevorderd en de wijze van transport worden door VISITFLANDERS en de opdrachtnemer onderling afgesproken. 2. De kwaliteit van de visie op de opdracht ( /25): De inschrijver stelt zijn visie op de uitvoering van de opdracht voor en beschrijft en motiveert zijn visie uitvoerig. Daarbij houdt de inschrijver rekening met de beschrijving van de opdracht uit het bestek, de internationale marketingstrategie van VISITFLANDERS en alle andere achtergrondinformatie over de uitvoering van de opdracht. Mocht de inschrijver willen afwijken van de internationale marketingstrategie of bepaalde marktspecifieke bestemmingsbelevings marktcombinaties (B²MC’s) willen voorstellen, wordt er verzocht deze uitvoerig te argumenteren. 3. De kwaliteit van het ingediende actieplan ( /25): Als testcase werkt de inschrijver zijn visie op de opdracht uit in een volledig uitgewerkt actieplan voor drie (3) maanden:maart, april en mei 2015. De inschrijver stelt het actieplan op voor een budget, exclusief BTW, van 65.000 euro. Pagina 16 van 30 Uit de actieplannen moet blijken op welke manier de inschrijver het vermelde budget zou gebruiken voor de uitvoering van de opdracht tijdens de vermelde periode. Het budget van de actieplannen moet alle kosten voor de uitvoering van de voorziene acties omvatten. Het ingediende actieplan dient louter ter beoordeling van de offerte en vormt geen deel van de feitelijke uitvoering van de opdracht. VISITFLANDERS heeft geen enkele rechten op de ingediende actieplannen. De inschrijver moet bij zijn offerte alle inlichtingen verstrekken die relevant zijn voor de toetsing van zijn offerte aan de gunningscriteria. Alle elementen die deel uitmaken van de offerte worden contractueel vanaf de betekening van de goedkeuring van de opdracht conform punt II.14. van dit bestek. II.13. Verbintenistermijn (art. 57) De inschrijvers blijven gebonden door hun offerte gedurende een termijn van honderdtachtig (180) kalenderdagen, ingaand de dag na de uiterste indieningsdatum van de offertes. II.14. Sluiting (art. 110) De opdracht komt tot stand door de betekening per aangetekende brief van de goedkeuring van de offerte aan de gekozen opdrachtnemer. III. CONTRACTUELE BEPALINGEN (De nummers van de artikelen waarnaar in dit deel wordt verwezen, stemmen overeen met de nummers van de artikelen van het KB Uitvoering.) III.1. Leiding en toezicht (art. 11) De leiding en het toezicht op de uitvoering van deze overeenkomst wordt uitgeoefend door Pedro Waeghe, country manager Rusland van VISITFLANDERS, die optreedt als leidend ambtenaar. De leidend ambtenaar is bevoegd voor de toepassing van de uitvoeringsregels op het geheel van de opdracht en op de bestellingen van VISITFLANDERS. Zijn mandaat bestaat enkel uit: ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ ‐ de technische en administratieve opvolging van de leveringen tot en met de oplevering; de keuring van de prestaties, zowel de a priori als de a posteriori keuring; het nazicht van de facturen en bijhorende documenten; het opstellen van de processen-verbaal; de opleveringen; het bestendig toezicht op de geleverde prestaties. Dit toezicht omvat ook het geven van onderrichtingen, telkens wanneer het bestek of de gunningsdocumenten onvolledig of onduidelijk zijn; het eventueel bijsturen van de opdracht in functie van de opgedane ervaringen en eventuele evoluties op het veld. Pagina 17 van 30 III.2. Onderaannemers (art.12) VISITFLANDERS zal in geen geval de uitgaven die voortvloeien uit een niet toegestane onderaanneming aanvaarden of vergoeden. De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het geheel van de opdracht en als dusdanig ook voor de prestaties van zijn onderaannemers. De opdrachtnemer kan VISITFLANDERS niet binden ten opzichte van derden. III.3. Vertrouwelijkheid (art.18) Alle informatie opgenomen in dit bestek is eigendom van VISITFLANDERS en dient als vertrouwelijk behandeld te worden. De informatie die VISITFLANDERS in het raam van de gunning van deze opdracht ter beschikking stelt, mag niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch aan derden worden meegedeeld. Eenieder die toegang heeft tot deze informatie dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter ervan te doen bewaren. De opdrachtnemer mag over deze opdracht geen publiciteit maken zonder de voorafgaande, schriftelijke toestemming van VISITFLANDERS. Deze opdracht mag wel als referentie gebruikt worden. De opdrachtnemer dient alle maatregelen te treffen om het confidentiële karakter van de beschikbaar gestelde informatie, de gegevens en de onderzoeksresultaten te doen bewaren door hemzelf en door eenieder die er toegang toe heeft. De opdrachtnemer dient in zijn contracten met de onderaannemers eveneens deze verplichtingen inzake vertrouwelijkheid over te nemen. III.4. Intellectuele rechten III.4.1. Intellectuele rechten en know how (art. 19 en 20) Alle resultaten, waaronder maar niet beperkt tot rapporten, teksten, beelden en creatieve uitwerking van de communicatie, voortvloeiend uit deze opdracht zijn eigendom van VISITFLANDERS en kunnen slechts met schriftelijke toestemming van VISITFLANDERS bekendgemaakt of aan derden meegedeeld worden. VISITFLANDERS kan steeds alle gegevens opvragen, in overleg met de opdrachtnemer, die tot deze resultaten hebben geleid, zowel onder de geschreven vorm als bij middel van elektronische dragers. De opdrachtnemer kan geenszins aanspraak maken op een bijzondere bezoldiging, vergoeding of schadevergoeding door het gebruik van octrooien, licenties, copyrights, enz. bij de uitvoering van onderhavige opdracht aangezien wordt verondersteld dat hij bij het opmaken van zijn offerte rekening gehouden heeft met de lasten die uit het gebruik ervan voortvloeien. Er wordt daarenboven gepreciseerd dat VISITFLANDERS in geen geval zal kunnen worden gedwongen wat dan ook te betalen aan een of andere derde die houder (en/of exploitant) is van een octrooi, van een licentie, enz. aangewend voor de uitvoering van onderhavige opdracht, aangezien in alle gevallen de uitvoeringsprocédés van de opdrachtnemer uitsluitend ten laste van deze laatste vallen en zulks zelfs indien uit de voorschriften toepasselijk op onderhavige opdracht slechts onrechtstreeks blijkt dat er een octrooi, een licentie, enz. vereist is voor een conforme uitvoering van de prestaties die door onderhavig bestek worden geregeld. Kortom, alle octrooirechten, licentierechten, auteursrechten enz. vallen ten laste van de opdrachtnemer die aansprakelijk blijft voor alle eisen die hieromtrent zouden kunnen ontstaan. Het aanvaarden van deze opdracht impliceert dat de opdrachtnemer alle rechten, zowel intellectuele als materiële rechten, op de producten die worden aangemaakt in het kader van deze opdracht, zonder enige beperking afstaat aan VISITFLANDERS dat er eigenaar van Pagina 18 van 30 wordt. De vergoeding voor de overdracht van deze rechten is inbegrepen in het totaalbedrag van de offerte. De opdrachtnemer garandeert dat hij zich voor de uitvoering van de opdracht in orde stelt met alle regels inzake intellectuele eigendom met het oog op de overdracht zoals hierboven beschreven. Indien ten aanzien van VISITFLANDERS een vordering zou worden gesteld die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking heeft op de opdracht van de opdrachtnemer, zal de opdrachtnemer VISITFLANDERS vrijwaren en, indien de vordering een rechtsvordering zou zijn, vrijwillig tussenkomen. III.4.2. Bestaande intellectuele eigendomsrechten (art. 17 KB Plaatsing) De inschrijver is verplicht in zijn offerte aan te geven welke intellectuele eigendomsrechten waarvan hij titularis is of waarvoor hij van een derde een gebruikslicentie moet verkrijgen nodig zijn voor het geheel of een deel van de uit te voeren prestaties. De aankoopprijs en de verschuldigde vergoedingen voor de gebruikslicenties van deze intellectuele eigendomsrechten moeten inbegrepen zijn in de geboden prijzen. III.5. Borgtocht (art. 25 t.e.m. 33) III.5.1. Bedrag van de borgtocht De borgtocht dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de opdrachtnemer tot de opdracht volledig is uitgevoerd. Er wordt een borgtocht gevraagd van 10.000 euro als onderpand voor de volledige uitvoering van de verplichtingen van de opdrachtnemer. III.5.2. Aard van de borgtocht De borgtocht kan op één van de volgende wijzen worden gesteld: - in speciën; in publieke fondsen; in de vorm van een gezamenlijke borgtocht; via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan voorschriften van de wetgeving op het statuut van en de controle op kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan voorschriften van de wetgeving betreffende de controle verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht). de de de der Voor wat de borgtocht in speciën of via een waarborg (eerste en derde streepje) kan voor bijkomende toelichting verwezen worden naar de website van de Deposito- en Consignatiekas: http://www.depositokas.be. III.5.3. Bewijs van de borgstelling De opdrachtnemer of een derde stelt de borgtocht op één van de volgende wijzen: - - wanneer de borgtocht in speciën wordt gesteld, door storting van het bedrag op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van genoemde Kas, hierna genoemd openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht uit publieke fondsen bestaat, door neerlegging van deze voor rekening van de Deposito- en Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij een van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; Pagina 19 van 30 - - wanneer de borgtocht gedekt wordt door een gezamenlijke borgtochtmaatschappij, door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; wanneer de borgtocht gesteld wordt door middel van een waarborg, door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. Het bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van, naargelang het geval : - hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; hetzij het deposito-attest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. Deze documenten, ondertekend door de deponent, vermelden waarvoor de borgtocht werd gesteld en de precieze bestemming, bestaande uit de beknopte gegevens betreffende de opdracht en verwijzing naar de opdrachtdocumenten, alsmede de naam, de voornamen en het volledige adres van de opdrachtnemer en eventueel deze van de derde die voor rekening van de opdrachtnemer het deposito heeft verricht, met de vermelding "geldschieter" of "gemachtigde", naargelang het geval. III.5.4. Termijn voor de borgstelling De borgtocht wordt gesteld binnen dertig (30) dagen volgend op de dag waarop de opdracht wordt gesloten. Deze termijn wordt opgeschort tijdens de sluitingsperiode van de onderneming van de opdrachtnemer voor de betaalde jaarlijkse vakantiedagen en de inhaalrustdagen die op reglementaire wijze of in een algemeen bindende collectieve arbeidsovereenkomst werden bepaald. Deze periodes worden in de offerte vermeld en bewezen of worden zij, van zodra zij bekend zijn, onmiddellijk aan VISITFLANDERS medegedeeld. III.5.5. Vrijgave van de borgtocht De borgtocht zal in één keer vrijgegeven worden na de definitieve oplevering. III.6. Algemene betalingsvoorwaarden (art. 66) III.6.1. Betalingswijze De diensten worden betaald door periodieke betalingen in mindering. III.6.2. Facturatie Facturen kunnen pas worden betaald na verstrekte en aanvaarde diensten. Tussentijdse facturatie kan enkel voor afgewerkte en aanvaarde deelprestaties. De betalingen kunnen pas worden uitgevoerd na ontvangst van een regelmatig opgestelde factuur. De factuur geldt als schuldvordering. III.6.3. Procedure De aanbestedende overheid beschikt over een verificatietermijn van 30 dagen. Pagina 20 van 30 Diensten kunnen pas worden gefactureerd na ontvangst van een inhoudelijk rapport over (bv. Sales calls) of het doorsturen van bewijs van de geleverde prestaties (bv. Nieuwsbrieven), met het verzoek de geleverde diensten goed te keuren voor facturatie, waarna de leidend ambtenaar een proces verbaal opstelt. Na ontvangst van dit proces verbaal, mag de opdrachtnemer zijn factuur per koerier opsturen. De opdrachtnemer is verplicht een gedagtekende factuur te bezorgen, met als bijlage de nodige bijhorende financiële bewijsstukken indien van toepassing. De opdrachtnemer beschikt over een termijn van vijf dagen om de factuur in te dienen voor het goedgekeurde bedrag. De facturen moeten nog volgende gegevens bevatten: - naam en adres van de opdrachtnemer; het factuurnummer; de factuurdatum; het BTW-nummer van VISITFLANDERS: BE 0225.944.375; de bankgegevens van de opdrachtnemer: IBAN en BIC de referentie van de opdracht: ‘TVL/2014/1119/IMK’ Alle facturatiebedragen worden uitgedrukt in euro. Facturen moeten verstuurd worden naar: VISITFLANDERS Contact: Pedro Waeghe T.a.v. team Financiën MOD DAR-iV Boudewijnlaan 30 bus 21 1000 Brussel België BTW BE22 5944 375 III.6.4. Betaaltermijn De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 dagen vanaf de beëindiging van de bovenvermelde verificatie. III.6.5. Artikel 1254 Burgerlijk Wetboek Dit bestek wijkt uitdrukkelijk af van de bepalingen van artikel 1254 van het Burgerlijk Wetboek inzake de toerekening van de betalingen. Elke betaling zal dan ook bij voorrang toegerekend worden op de hoofdsommen en pas daarna op de interesten. III.7. Keuring en oplevering (art. 41 t.e.m. 43 en art. 156) III.7.1. Evaluatie tijdens de uitvoering van de opdracht De diensten zullen tijdens hun uitvoering nauwlettend worden opgevolgd door VISITFLANDERS Vlaanderen. Indien tijdens de uitvoering ervan abnormaliteiten worden vastgesteld, zal dit onmiddellijk aan de opdrachtnemer worden gemeld door middel van een fax of een e-mailbericht, dat nadien zal worden bevestigd door middel van een aangetekend schrijven. III.7.2. Evaluatie bij het einde van de opdracht Op het ogenblik dat de diensten zullen uitgevoerd zijn, zal een evaluatie worden gemaakt van de kwaliteit en conformiteit van de uitgevoerde diensten. Van deze evaluatie zal een proces-verbaal van oplevering of van weigering van oplevering worden opgemaakt, waarvan Pagina 21 van 30 het origineel exemplaar zal worden overgemaakt aan de opdrachtnemer. Niet behoorlijk of niet conform uitgevoerde diensten zullen moeten worden herbegonnen of kunnen aanleiding geven tot een korting in minderwaarde, dit onverminderd eventuele overige sancties die VISITFLANDERS op grond van de toepasselijke wet- en regelgeving kan treffen. III.7.3. Oplevering Er is een definitieve oplevering voorzien per afzonderlijk geplaatste opdracht. III.7.4. Kosten van de oplevering VISITFLANDERS zal de kostprijs van prestaties door derden voor de oplevering aanrekenen aan de opdrachtnemer. Kosten die de opdrachtnemer zelf maakt voor de oplevering blijven te zijner laste. III.8. Taalgebruik (art. 53) De opdrachtnemer gebruikt uitsluitend het Nederlands of het Engels in zijn mondelinge en schriftelijke relatie met VISITFLANDERS. Van documenten die enkel in een andere taal beschikbaar zijn, kan VISITFLANDERS een, desgevallend beëdigde, vertaling eisen. III.9. Uitvoeringstermijn (art. 147) III.9.1. Duur en opzegging Zoals hoger in dit bestek bepaald, loopt de opdracht initieel tot 31 december 2015, maar de looptijd kan mogelijks tot drie (3) keer met een periode van één (1) jaar worden verlengd. De looptijd van de opdracht dekt de periode waarin de afzonderlijke opdrachten zullen worden geplaatst. De opdracht start op de eerste kalenderdag die volgt op de dag waarop de betekening van de goedkeuring van de offerte aan de gekozen opdrachtnemer werd verzonden. De opdracht kan op elk moment door VISITFLANDERS aangetekend of via verzending tegen ontvangstbewijs en mits het respecteren van een opzegtermijn van negentig (90) kalenderdagen opgezegd worden. De opdrachtnemer maakt hierdoor geen aanspraak op enige (schade)vergoeding. III.9.2. Uitvoeringstermijn bepaald in de opdrachtbrief De diensten moeten worden uitgevoerd binnen de termijn zoals bepaald in de opdrachtbrief. Na ontvangst van de opdrachtbrief kan de termijn enkel op vraag van en mits verantwoording door de opdrachtnemer worden verlengd door VISITFLANDERS, conform de behoeften van de opdrachtnemer. De overeengekomen uitvoeringstermijn zijn dwingend voor de opdrachtnemer. Pagina 22 van 30 III.10. Overige uitvoeringsmodaliteiten (art. 146 e.v.) III.10.1. Algemeen Na de gunning van de opdracht correspondeert enkel de opdrachtnemer met VISITFLANDERS en dus niet de eventueel ingeschakelde onderaannemers. III.10.2. Toevoegingen, weglatingen en wijzigingen De opdrachtnemer is verplicht om gevolg te geven aan alle toevoegingen, weglatingen en wijzigingen van de opdracht, die VISITFLANDERS in de loop van de uitvoering van een geplaatste bestelling beveelt en die samenhangen met het voorwerp van de opdracht en binnen de perken ervan blijven. VISITFLANDERS heeft op ieder ogenblik het recht om eenzijdig te beslissen af te zien van de gehele of gedeeltelijke toewijzing of uitvoering van een geplaatste bestelling, zonder dat opdrachtnemer hierdoor recht op enige (schade)vergoeding van VISITFLANDERS heeft. III.10.3. Geen exclusiviteit De opdrachtnemer bezit geen enkel exclusiviteitrecht. VISITFLANDERS kan bijgevolg gelijkaardige diensten laten uitvoeren door anderen dan de opdrachtnemer of door zijn eigen diensten. De opdrachtnemer kan hierdoor geen aanspraak maken op enige vergoeding. III.10.4. Team van de opdrachtnemer De diensten worden gepresteerd door de personen die vermeld worden in de offerte van de opdrachtnemer. Iedere wijziging van de samenstelling van het team moet schriftelijk worden aangevraagd door de opdrachtnemer bij de aanbestedende overheid dat het recht heeft om een andere persoon te eisen indien het van mening is dat het voorstel van de opdrachtnemer niet geschikt is. III.10.5. Plaats van de dienstverlening De diensten worden hoofdzakelijk gepresteerd in Rusland. III.10.6. Plaatsing van afzonderlijke opdrachten Elke opdracht wordt door VISITFLANDERS via een opdrachtbrief geplaatst. De opdrachtbrief wordt per E-mail of op iedere andere manier die onomstotelijk toelaat de datum van versturing te bepalen, naar de opdrachtnemer verstuurd. In geval van duidelijk onjuiste of onvolledige inhoud van de opdracht, welke elke uitvoering van de opdracht verhindert, verwittigt de opdrachtnemer onmiddellijk VISITFLANDERS opdat een oplossing voor een normale afhandeling van de opdracht gevonden kan worden. Indien nodig, vraagt de opdrachtnemer een verlenging van de uitvoeringstermijn aan. III.10.7. Elke geplaatste opdracht is een afzonderlijke opdracht Zoals hoger in dit bestek bepaald wordt elke geplaatste opdracht als een afzonderlijke opdracht beschouwd voor de toepassing van de uitvoeringsregels, doch enkel daarvoor. Het betreft onder meer de handelingen in verband met de leiding en toezicht, het maken van afspraken over methoden, technieken en instrumenten voor het bereiken van de objectieven beoogd met een bestelling, keuring en oplevering, betaling en facturatie, klachten en verzoeken, straffen en boeten, maatregelen van ambtswege en rechtsvorderingen. III.10.8. Bijhouden van geplaatste opdrachten De opdrachtnemer houdt een lijst of register bij waarin elke opdracht die door VISITFLANDERS geplaatst wordt, opgenomen wordt en waaruit minstens de volgende gegevens kunnen afgeleid worden: het aantal geplaatste opdrachten, per opdracht de opgave van het bedrag van de opdracht, alsook het totaal bedrag aan geplaatste Pagina 23 van 30 opdrachten. Deze lijst of dit register moet op elk moment voor VISITFLANDERS beschikbaar zijn en kan door VISITFLANDERS op elk moment tijdens de looptijd van de opdracht opgevraagd worden. De opdrachtnemer moet deze lijst of dit register binnen de zeven (7) kalenderdagen na de ontvangst van een verzoek daartoe aan VISITFLANDERS bezorgen. III.10.9. Aansprakelijkheid van de opdrachtnemer De opdrachtnemer draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en nalatigheden die in de verleende diensten voorkomen. VISITFLANDERS is in geen geval aansprakelijk voor de schade aan personen of goederen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de activiteiten die nodig zijn voor de uitvoering van deze opdracht. De opdrachtnemer vrijwaart VISITFLANDERS bovendien tegen elke schadevergoeding die deze aan derden verschuldigd is op grond van de vertraging bij de uitvoering van de diensten of op grond van het in gebreke blijven van de opdrachtnemer. III.10.10 Non-discriminatieverbintenis van de opdrachtnemer De opdrachtnemer verbindt zich er toe bij het uitvoeren van deze opdracht niemand te discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, seksuele geaardheid, burgerlijke staat, geboorte, vermogen, geloof of levensbeschouwing, politieke overtuiging, taal, gezondheidstoestand, handicap, fysieke of genetische eigenschappen, sociale positie, nationaliteit, zogenaamd ras, huidskleur, afkomst, nationale of etnische afstamming of syndicale overtuiging. Hij waarborgt dit zowel ten aanzien van zijn personeelsleden onderling als ten aanzien van derden, zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… De opdrachtnemer verbindt zich er toe, voor zo ver redelijk, aanpassingen door te voeren, op vraag van personen met een handicap, die de beperkende invloed van een onaangepaste omgeving op de participatie van een persoon met een handicap neutraliseren. (zie artikel 19 van het decreet van 10 juli 2008 houdende een kader voor het Vlaamse gelijkekansen- en gelijkebehandelingsbeleid). De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de werknemers en derden zoals deelnemers, bezoekers, externe medewerkers,… mee te delen dat hij geen rekening zal houden met vragen of wensen van discriminerende aard. Indien een personeelslid van de opdrachtnemer zich tijdens de uitvoering van de opdracht schuldig maakt aan discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, zal de opdrachtnemer de nodige maatregelen treffen om een eind te maken aan dit gedrag en waar nodig het slachtoffer in eer herstellen. De werknemers met hiërarchische verantwoordelijkheden zullen toezien op het naleven van dit engagement. Bij elke mogelijke klacht in dit verband tegen de opdrachtnemer, zal deze zijn volledige medewerking verlenen aan eventueel onderzoek dat in dit verband verricht wordt door een meldpunt discriminatie of een andere organisatie, in dit verband aangesteld door de Vlaamse overheid. De opdrachtnemer vraagt tevens al zijn personeelsleden alert te zijn voor discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag, in die zin dat ze de gevallen waar ze getuige van zijn, onmiddellijk dienen te melden aan een werknemer met hiërarchische verantwoordelijkheid. Pagina 24 van 30 De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen druk uit te oefenen op eigen personeelsleden, die slachtoffer worden van discriminatie, pestgedrag, geweld of ongewenst seksueel gedrag door een klant of een derde, om af te zien van eventuele indiening van een klacht of inleiding van een vordering voor de rechtbank in dit verband. De opdrachtnemer ziet er op toe dat ook de onderaannemers, die hij eventueel inschakelt voor de opdracht, zich houden aan deze uitvoeringsvoorwaarden. III.11. Sancties en rechtsvorderingen III.11.1. Straffen (art. 45) Elke gebrekkige uitvoering van een geplaatste opdracht geeft aanleiding tot een algemene straf (behoudens de toepassing van bijzondere straffen). De laattijdige uitvoering van de opdracht wordt ook als een gebrekkige uitvoering beschouwd. VISITFLANDERS is gerechtigd de straffen zoveel malen toe te passen als de inbreuk is gepleegd en er werknemers zijn op wie de inbreuk is gepleegd. VISITFLANDERS is gerechtigd dit aantal malen ambtshalve vast te stellen, wanneer het door de schuld van de opdrachtnemer niet juist kan worden bepaald. Bij herhaling van een bepaalde inbreuk, eventueel op een andere plaats, wordt een straf toegepast gelijk aan de betreffende straf, zoals hierboven bepaald, vermenigvuldigd met het aantal malen dat deze inbreuk werd vastgesteld. Deze afwijking van artikel 45 KB Uitvoering wordt gemotiveerd doordat anders geen adequate bestraffing van een recidiverende dienstverlener mogelijk is. III.11.2. Vertragingsboetes (art. 46) De laattijdige uitvoering van de opdracht geeft aanleiding tot de toepassing van een vertragingsboete. Het bedrag van deze boete wordt berekend overeenkomstig art. 154, eerste alinea van het KB Uitvoering. III.11.3. Bevoegdheids- en rechtskeuzebeding (art. 73) Alle betwistingen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden, bij gebrek aan een minnelijke schikking, uitsluitend beslecht voor de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Brussel. De voertaal is het Nederlands. Alle geschillen met betrekking tot de uitvoering van deze opdracht worden beheerst door het Belgisch recht. III.11.4. Ontbinding van de raamovereenkomst VISITFLANDERS kan in geval van ernstige wanprestatie door de opdrachtnemer en na voorafgaande aangetekende ingebrekestelling de raamovereenkomst zonder vergoeding of kosten te allen tijde en met onmiddellijke ingang buitengerechtelijk ontbinden. IV. TECHNISCHE VOORSCHRIFTEN IV.1. Algemene informatie VISITFLANDERS VISITFLANDERS is een Intern Verzelfstandigd Agentschap van de Vlaamse overheid. Het agentschap staat in voor de bevordering van het toerisme naar en in Vlaanderen (inclusief Pagina 25 van 30 Brussel). Dit gebeurt binnen het beleid van Vlaams minister voor Toerisme, in samenwerking met de hele Vlaamse toeristische sector. Meer informatie over VISITFLANDERS op www.toerismevlaanderen.be. In algemene termen gesteld, beoogt VISITFLANDERS voor de bestemmingen Vlaanderen en Brussel een groei in aankomsten, overnachtingen en bestedingen (economisch kapitaal), een groei in reputatie en aandacht (symbolisch kapitaal) en een verhoogde zichtbaarheid als een hoogwaardige samenleving met een grote zorg voor toegankelijkheid en participatie (sociaal kapitaal). VISITFLANDERS heeft zijn hoofdkantoor in Brussel. VISITFLANDERS beschikt in het buitenland over een netwerk van lokale vertegenwoordigingen in Nederland, Verenigd Koninkrijk en Ierland, Duitsland, Frankrijk, Italië, Spanje, Oostenrijk, Noord-Amerika, Rusland, Japan, China en Indië, Brazilië en Australië en Nieuw-Zeeland. Daarnaast heeft VISITFLANDERS een regiomanager Scandinavië die vanuit Brussel de Zweedse, Deense en Noorse markt bewerkt, een regiomanager Centraal-Europa die vanuit Wenen werkt op Oostenrijk, Zwitserland en Slovakije en een regiomanager Azië die vanuit Johor Bahru in Maleisië bij Singapore de Aziatische markten coördineert (Japan, China, India, Singapore, Taiwan, Zuid-Korea, Thailand, Indonesië, Maleisië, Hong Kong, Vietnam, Dubai, Qatar). De Russische markt wordt vanuit Brussel bewerkt door een country manager. VISITFLANDERS verleent ook ondersteuning aan de productontwikkeling door binnenlandse partners. De vertegenwoordigers per markt of regio onderhouden relaties met de pers, de professionele reissector en vervoersmaatschappijen en consumenten. Promotie is toegespitst op de markt van de korte vakanties. Zie ook www.visitflanders.com. De strategie die VISITFLANDERS volgt, is te raadplegen in het document ‘Internationale marketingstrategie Vlaanderen-Brussel 2012-2015’ (bijlage 3). IV.2. Rusland IV.2.1. Algemene doelstellingen De opdracht bestaat erin, bij te dragen tot de uitvoering van de internationale marketingstrategie door het voeren van acties in Rusland. Daarbij moeten volgende globale doelstellingen nagestreefd worden: Economisch kapitaal opbouwen We wensen in de periode van de vertegenwoordiging een stijging van het aantal bezoeken te realiseren naar Vlaanderen en Brussel. De besteding van deze bezoekers moet daarbij het huidige peil evenaren. Symbolisch kapitaal opbouwen We bouwen aan een sterke bekendheid van de bestemmingen Vlaanderen en Brussel. Sociaal kapitaal opbouwen We streven naar de toegankelijkheid van de volledige vakantieketen in Vlaanderen en Brussel en spelen dit ook uit in onze communicatie. Voor de activiteiten in Rusland worden volgende subdoelstellingen vooropgesteld: de bekendheid van Vlaanderen en Brussel in het algemeen verhogen bij de doelgroep; Pagina 26 van 30 leads creëren voor pers en trade; de verkoop van reizen naar Vlaanderen en Brussel ondersteunen via joint promotion acties met partners in de reisindustrie, de media en andere private partners; het aantal toeristische aankomsten, het aantal toeristische overnachtingen en de toeristische bestedingen vanuit Rusland doen toenemen. IV.2.2. Geografische afbakening De opdracht beoogt marketingactiviteiten in Rusland. Prioritair zijn de steden Moskou en Sint-Petersburg. In tweede instantie wordt er ingezoomd op andere miljoenensteden in de Russische regio’s op basis van economische, consulaire en logistieke opportuniteiten. IV.2.3. Exclusiviteitsbepaling voor Belgische toeristische promotie in Rusland Voor de uitvoering van marketing- en vertegenwoordigingsopdrachten voor andere toeristische entiteiten uit België moet de opdrachtnemer expliciet toestemming vragen aan VISITFLANDERS. IV.2.4. Marketingacties IV.2.4.1. Trademarketing Om de marktpositie van Vlaanderen en Brussel in Rusland uit te bouwen, zal de opdrachtnemer informatie verstrekken aan en samenwerkingsverbanden aangaan met betrouwbare tradepartners. De werking naar de trade vormt het zwaartepunt van zijn opdracht. De tradewerking bestaat uit het informeren, opleiden, overtuigen van en het samenwerken met de reisindustrie. Volgende types van partners in de reisindustrie worden vooropgesteld, steeds met de doelstellingen van de opdracht voor ogen: ‐ ‐ ‐ ‐ de grote en middelgrote touroperators die zich specialiseren in individuele pakketten en groepsreizen naar Europa en Benelux in het bijzonder; leisure tour operators en reisagenten in Rusland; de grotere travel management companies, die gespecialiseerd zijn in MICE en corporate travel de luchtvaartmaatschappijen die verbindingen verzorgen naar Brussel en nabijgelegen luchthavens in buurlanden. Daarnaast zal de opdrachtnemer ook samenwerking nastreven met partners buiten de reisindustrie, steeds met het oog op de gestelde doelstellingen. Het gaat dan bijvoorbeeld over: ‐ andere Vlaamse partners of Belgische organisaties uit overheidskringen; ‐ producenten en importeurs van Vlaamse producten; ‐ netwerken die Vlaamse producten aanbieden of die kunnen dienen om een toeristisch relevant verhaal te brengen naar consumenten (bv. restaurants,…) ‐ de toeristische vertegenwoordigers van landen zoals Nederland, Duitsland, Frankrijk, het Verenigd Koninkrijk voor zover een gezamenlijk belang kan worden afgebakend of een gezamenlijk benadering zinvol blijkt uit de vermarkting van het toeristische aanbod; ‐ … Pagina 27 van 30 Door sales calls (coördinatie, planning, prospectie, training, presentaties, workshops en andere mogelijke schriftelijke en mondelinge communicatie) houdt de opdrachtnemer contact met de tradesector en probeert hij die te overtuigen. De opdrachtnemer zal contact houden met de organisaties in de reisindustrie via een periodieke elektronische nieuwsbrief. Binnen het kader van joint promotions zal de opdrachtnemer advertenties en advertorials plaatsen in zorgvuldig geselecteerde media. De opdrachtnemer stelt een trade databank op, werkt de gegevens ervan bij op regelmatige basis en bezorgt VISITFLANDERS minstens twee keer per jaar de gegevens van de databank. Deze databank is eigendom van VISITFLANDERS en dus altijd vrij door VISITFLANDERS te consulteren. De opdrachtnemer organiseert trade reizen (fam trips) naar Vlaanderen en Brussel al dan niet in samenwerking met een trade partner. Reiskosten m.b.t. deze tradereizen zijn in het budget ingecalculeerd. De opdrachtnemer organiseert indien opportuun B2B workshops en sales calls voor aanbieders uit Vlaanderen en Brussel in voor de opdracht relevante steden in Rusland. IV.2.4.2. Persmarketing In samenwerking met partners uit de media, zowel online als offline, zal de opdrachtnemer het imago van Vlaanderen als bestemming zoveel mogelijk weerklank geven. De persmarketing moet in verhouding staan tot de trademarketing. Dit dient zich te weerspiegelen in de aanwending van het budget. De opdrachtnemer maakt een selectie van voor het onderwerp relevante media, zowel online als offline, TV en radio, houdt op regelmatige basis contact met deze media via persberichten, media pitching, persconferenties of andere voor de markt relevante methodes, en streeft zo veel mogelijk free publicity na in deze media. De opdrachtnemer stelt een persdatabank op, werkt de gegevens ervan bij op regelmatige basis en bezorgt VISITFLANDERS minstens twee keer per jaar de gegevens van de databank. Deze databank is eigendom van VISITFLANDERS en dus altijd vrij door VISITFLANDERS te consulteren. De opdrachtnemer organiseert persreizen naar Vlaanderen en Brussel. Reiskosten voor deze journalisten zijn in het budget ingecalculeerd. De opdrachtnemer monitort de resultaten van de perswerking en verzamelt de resultaten uit de Russische pers over de bestemmingen België, Vlaanderen en Brussel. De perswaarde wordt bijgehouden in een door VISITFLANDERS voorziene format. Halfjaarlijks dient de opdrachtnemer de aangevulde resultatentabel in, met vermelding van de bron, de oplage en de publicitaire waarde van de persresultaten. Alleen de resultaten van eigen perswerking zijn van belang voor VISITFLANDERS. IV.2.4.3. Consumentenmarketing Gezien de omvang van de markt en het beperkt beschikbare budget, kan consumentenmarketing slechts beperkt gebeuren. Desondanks zal de opdrachtnemer weldegelijk inspanningen leveren om de consument te benaderen, en wel als volgt: Pagina 28 van 30 ‐ ‐ Via de samenwerkingen met partners uit de trade en de pers benadert de opdrachtnemer mee de consument; De opdrachtnemer investeert in public relations acties die kaderen in een brede beeldvorming over de bestemmingen Vlaanderen en Brussel en in samenwerking met partners uit de overheidssector, culturele sector, gastronomische vakdomeinen, vertegenwoordigingen van Vlaamse producten, en andere interessante netwerken. Deze netwerken zet hij in voor de bekendmaking van het aanbod in Vlaanderen en Brussel, al dan niet in samenwerking met een partner van trade of pers. IV.2.4.4. Achtergrondinformatie Naast de algemene bijlagen over VISITFLANDERS, zijn specifiek voor deze opdracht als bijlage toegevoegd: cijfers van de aankomsten en overnachtingen 2013 van Rusland (bijlage 4). IV.2.5. Het beheer van het contract 1. Contact met VISITFLANDERS Per jaar worden meermaals vergaderingen gehouden met VISITFLANDERS in Brussel (1) of in Moskou (3-4). Tijdens deze vergaderingen geeft de opdrachtnemer een overzicht van het uitvoeringsplan, en een evaluatie van de reeds uitgevoerde opdrachten. en een planning voor de volgende bestellingen of opdrachten. De reiskosten m.b.t. deze verplaatsingen zijn in het budget ingecalculeerd (maar zijn niet inbegrepen in de offerteprijs). 2. Budgetplanning De opdrachtnemer dient jaarlijks een gedetailleerd budgetplan in voor het komende kalenderjaar, uiterlijk op de deadline die VISITFLANDERS vooropstelt, en brengt het budget maandelijks in overeenstemming met de werkelijk gemaakte kosten. Daarnaast legt de opdrachtnemer tijdens de ingeplande vergaderingen een up to date budget voor en wordt er bepaald of er herzieningen/verschuivingen nodig zijn. 3. Actieplan voor één jaar De opdrachtnemer dient een gedetailleerd actieplan voor het komende kalenderjaar in met een tijdsindeling voor het volledige actieplan en voor de tussentijdse stappen, uiterlijk op de deadline die VISITFLANDERS vooropstelt. De opdrachtnemer volgt daartoe strikt de instructies en procedures op van VISITFLANDERS en werkt deze stukken uit op basis van de door VISITFLANDERS aangeleverde templates. 4. Maandelijkse rapportering aan VISITFLANDERS De opdrachtnemer stuurt VISITFLANDERS een maandelijks rapport met een overzicht van de activiteiten. 5. Facturering Alle facturen moeten naar het hoofdkantoor van VISITFLANDERS in Brussel worden gestuurd (zie punt III.6.3. “Algemene betalingsvoorwaarden” van het bestek). 6. Joint promotions Pagina 29 van 30 De opdrachtnemer kan samen met derde partijen joint promotions ondernemen. Indien van toepassing factureert het vertegenwoordigingskantoor die derde partijen afzonderlijk voor hun aandeel in de kosten. 7. Productkennis over marketingstrategie Vlaanderen en Brussel kennis van de internationale De opdrachtnemer eigent zich op korte termijn de kennis van Vlaanderen en Brussel als bestemming voor korte vakanties toe, onder andere door, in nauw overleg met VISITFLANDERS, een grondige studiereis naar Vlaanderen te ondernemen. Reiskosten hiervoor zijn in het budget ingecalculeerd. De opdrachtnemer maakt zich vertrouwd met de internationale marketing strategie van VISITFLANDERS en draagt deze op elk moment van zijn werking uit. Pagina 30 van 30
