XBRL voor eigen gebruik

automatisering
XBRL voor
eigen gebruik
De komende jaren moeten via het Standard Business Reporting (SBR) programma van de Nederlandse rijksoverheid en ook vanuit de EU, steeds meer
periodieke rapportages digitaal aangeleverd worden. De daarvoor te gebruiken
standaard is XBRL (zie onder meer ControllersMagazine 5, mei 2013). In dit artikel ligt de focus op de ‘interne’ kant van XBRL. Centraal staat de organisatie
die meerdere informatiesystemen gebruikt, en vaak ook uit diverse onderdelen
bestaat en/of op meerdere locaties werkt, ook internationaal.
Door Willem Geijtenbeek
Meestal gaat het bij XBRL over
de ‘externe’ kant, dus het aanleveren van data aan derden.
Organisaties plukken daar zelf maar
beperkt de vruchten van. XBRL levert
(als onderdeel van SBR) een bijdrage
aan de reductie van administratieve
lasten en is daarmee in een land als Nederland met veel externe rapportages
een welkome innovatie. Het reduceert
daarbij slechts de kosten van een activiteit die voor de organisatie zelf geen
of nauwelijks opbrengsten levert. Het
gebeurt alleen maar omdat het door de
overheid verplicht gesteld is.
De interne toepassing van XBRL kun je
op vele verschillende manieren belichten. In dit artikel is gekozen voor een
pragmatische indeling op basis van drie
in de praktijk herkenbare uitdagingen,
te weten: de integratie van informatiesystemen, het verbeteren van de kwaliteit van gegevens en het beheersen van
(de wildgroei aan) spreadsheets. Er zijn
zeker nog meer te bedenken, maar de
toepassingen in deze bijdrage komen
uit de praktijk.
A. Integratie van
systemen
De behoefte aan integratie van een
toenemend aantal interne en externe
informatiesystemen blijft voor veel
ondernemingen een belangrijk aandachtsgebied. De technische integratie,
het fysiek koppelen van de data(bases),
is doorgaans nog wel te overzien. Er
zijn diverse tools en methodieken waarmee deze goed beheersbaar te maken
is. Maar dat geldt nog niet voor de
inhoudelijke integratie, deze blijft een
voortdurende uitdaging.
Die inhoudelijke integratie bestaat uit
het aansluiten van de definities van de
data (en logica) in de diverse informatiesystemen. Zo is het handig als
de definitie van ‘Omzet’ in de managementrapportages exact dezelfde is
als die van de mutaties die uit het verkoopsysteem in het grootboek terecht
komen. Uit de eigen praktijk kan de
lezer(es) waarschijnlijk ook een paar
van dergelijke voorbeelden noemen.
Van ERP…
Deze inhoudelijke integratie van
informatiesystemen is al langere tijd
onderwerp van studie en publicaties. Er
is een aantal concepten en methodieken ontwikkeld dat veelal aangeduid
wordt als master data management,
corporate data management of enterprise data management. In de praktijk is dit
vaak lastig, omdat informatiesystemen
dikwijls afzonderlijk geïmplementeerd
en beheerd worden. Daarnaast bieden
veel informatiesystemen niet de nodige
functionaliteit om zowel het beheer van
de data zelf als het beheer van de definities van die data te ondersteunen.
De afgelopen twee decennia is door
ondernemingen vaak gekozen voor de
implementatie van enterprise resource
planning (ERP)-software, mede als
oplossing voor dit probleem. Dikwijls
›
maart - april 2014 | ControllersMagazine
35
automatisering
ken in plaats van in een keer. Voordeel
is dat de organisatie daardoor meer
keuzes heeft om problemen aan te
pakken, qua zowel kosten, scope en
impact als timing.
B. Kwaliteit van gegevens
werkt dit redelijk, maar even vaak
werd het probleem van de inhoudelijke
integratie niet (goed) opgelost. De
implementatie van ERP-software is
echter in bijna alle gevallen een kostbaar project dat met behoorlijke risico’s
gepaard gaat.
… Naar XBRL
XBRL is gebaseerd op eXtensible Markup Language (XML), een standaard
waarvoor de meeste databases een
interface hebben. Daardoor kan XBRL
systeemonafhankelijk worden toegepast, en biedt het een alternatief voor
het integreren van informatiesystemen.
Wat XBRL aan XML toevoegt is de
mogelijkheid om de definities van data
en verbanden daartussen gestandaardiseerd te beschrijven, zodanig dat
dit door software geïnterpreteerd kan
worden.
Daarmee wordt het in principe mogelijk om één integrale set aan gegevensdefinities voor een organisatie te
36
ControllersMagazine | maart - april 2014
creëren, onafhankelijk van maar wel
te gebruiken door alle interne informatiesystemen. Dat geeft de organisatie meer opties met betrekking tot
zowel gegevens- als applicatiebeheer.
Er zijn projecten waarin de vervanging
van diverse bestaande informatiesystemen door een enkel nieuw ERP-systeem kon worden uitgesteld of zelfs
afgeblazen door de toepassing van
XBRL. Er werd een gestandaardiseerde
koppeling tussen de diverse bestaande
informatiesystemen aangebracht om
de problemen in de onderliggende
systemen te adresseren. Feitelijk werd
daarmee een soort gestandaardiseerd
‘gezicht’ voor de diverse informatiesystemen gecreëerd. Voordeel was
ook dat de werking van de individuele
systemen niet of nauwelijks hoefde
te worden beïnvloed. Als die aanpak
niet de volledige of blijvende oplossing
zou kunnen bieden, biedt hij vaak wel
de mogelijkheid om de problemen te
isoleren en stuk voor stuk aan te pak-
XBRL kan goed worden gebruikt om de
kwaliteit en eenduidigheid van administraties te verbeteren en die verbeteringen blijvend te borgen. Dit geldt niet
alleen voor financiële administraties.
In principe lenen alle bedrijfsgegevens
zich hiervoor. Maar de business case is
wel sterk afhankelijk van de hoeveelheid gegevens, de dynamiek daarvan
en de onderlinge samenhang.
Een minder bekende functionaliteit
van de XBRL-standaard is namelijk de
mogelijkheid om ook rekenkundige,
wiskundige en logische verbanden
tussen gegevens te definiëren. Deze
verbanden kunnen op verschillende
manieren worden gebruikt om de
kwaliteit van informatie in rapportages niet alleen geautomatiseerd
te beoordelen maar ook blijvend te
waarborgen. Met XBRL kun je dus
niet alleen de definitie van gegevens
standaardiseren, maar ook die van de
bijbehorende logica.
Ze kunnen de vorm hebben van een
toets (A moet gelijk zijn aan B), een
filter (alle waarden tussen C en D), of
een formule die een verband handhaaft
(E plus F moet altijd gelijk zijn aan G)
of een berekende waarde (vermenigvuldig H met I).
Business rules
We kennen dergelijke verbanden al
langer onder termen als business rules
en validaties. Die vinden meestal
handmatig plaats en worden pas tijdens
of soms zelfs na het opstellen van een
rapportage gedaan. Natuurlijk worden
dergelijke rekenregels en validaties ook
veel toegepast als integraal onderdeel
van financiële of ERP-software, maar
de werking ervan is dan beperkt tot een
individueel systeem. Op het moment
dat gegevens worden gerapporteerd of
automatisering
geëxporteerd, valt de werking ervan
weg. Met XBRL echter kunnen rekenregels en validaties systeemonafhankelijk
worden beschreven èn uitgewisseld
tussen systemen.
Een voorbeeld hiervan is de set van
fiscale rekenregels van de belastingdienst. Momenteel wordt gewerkt aan
het openbaar maken daarvan door
middel van XBRL. Het zou zowel de
belastingdienst als belastingplichtigen
veel tijd schelen als deze rekenregels
gebruikt zouden kunnen worden voordat er aangifte wordt gedaan. Fouten
worden er dan al uitgehaald voordat de
rapportage verstuurd wordt.
Extensie
Het ligt voor de hand dat wat grotere
en/of complexere organisaties zelf
ook een dergelijke aanpak gaan hanteren om grip te houden op de interne
informatie- en rapportagestromen.
Ze kunnen daarbij gebruik maken
van dezelfde basis als de belastingdienst, namelijk de eerder genoemde
Nederlandse taxonomie. Of, indien
ze de IFRS hanteren, kunnen ze de
taxonomie van de IASB gebruiken.
Een organisatie kan dan centraal een
aantal generieke of specifieke eisen
aan gegevens in XBRL-vorm vastleggen en toevoegen aan een bestaande
taxonomie. Die aanvullende eisen heet
een extensie. Vervolgens wordt de
rapporterende onderdelen gevraagd
deze taxonomie te gebruiken bij het
opstellen van rapportages. Dat doen ze
nu ook al, maar dan gebruiken ze een
rapportage- of spreadsheet-template in
plaats van een taxonomie. Het voordeel
is dat de organisatie alleen de organisatiespecifieke rapportage-eisen (de
extensie) hoeft te onderhouden. Immers, de taxonomie zelf wordt door de
Nederlandse overheid of de IASB onderhouden. Voordeel voor de rapporterende onderdelen van de organisatie is
dat ze niets aan de rapportagedefinities
zelf hoeven te onderhouden en worden
geholpen om de juiste gegevens op de
juiste manier te rapporten.
Vooral indien een groter aantal dochterondernemingen binnen een groep
rapporteert aan een holding biedt
XBRL de mogelijkheid om de kwaliteit
van de gegevens te handhaven. In die
situatie is ook de volgende toepassing
interessant.
C. Beheersing van
spreadsheets
De voortschrijdende ontwikkeling
en implementatie van bedrijfsbrede
informatiesystemen heeft niet altijd
geleid tot een afname van het gebruik
van spreadsheets binnen bedrijven. Op
veel plekken binnen bedrijven worden
spreadsheets gebruikt voor uiteenlopende doeleinden. Het gebruik
Fouten
Veel fouten in zowel interne als externe
rapportages zijn in de praktijk terug te
voeren op het gebruik van spreadsheets
in het rapportageproces. Daarnaast zijn
spreadsheets doorgaans inefficiënt in
gebruik. Dat is een direct gevolg van
de zo gewaardeerde flexibiliteit van
spreadsheets. Ze bieden de gebruiker
meestal weinig structuur bij het opstellen van rapportages en al helemaal
geen waarborgen voor de kwaliteit
daarvan. Dat wordt aan de gebruiker
overgelaten.
En als het om een of twee gebruikers
per bedrijf zou gaan, is dat te overzien.
Door onderling afspraken te maken en
regelmatig even af te stemmen en bij
Met XBRL kun je en de definitie van
gegevens standaardiseren, en die
van de bijbehorende logica
daarvan is veelal een indicatie dat
bedrijfsbrede informatiesystemen niet
voldoende flexibel en gebruiksvriendelijk of zelfs niet goed geconfigureerd
en geïmplementeerd zijn. Spreadsheets fungeren dus vaak als een soort
smeermiddel binnen en tussen de
diverse processen van een bedrijf.
Wat minder handig is aan spreadsheets, is dat het gebruikers de bijna
volledige vrijheid geeft over de data
en de formules binnen de spreadsheet. Afspraken binnen een bedrijf
over (bijvoorbeeld de definitie van)
data en hoe op basis van die data
rapportages en berekeningen gemaakt
worden, zijn binnen een spreadsheet
in principe niet af te dwingen. Dus
daar waar binnen een boekhoudpakket debet altijd gelijk is aan credit,
moet de gebruiker van een spreadsheet dat zelf in de gaten houden. En
dat doet die gebruiker natuurlijk altijd
consequent, toch?
elkaars spreadsheets mee te kijken, kun
je de meeste problemen voorkomen
of tijdig signaleren en oplossen. Maar
als de organisatie wat groter is, en de
gebruikers op meerdere locaties zitten,
wordt dat veel lastiger. Dan zou het
handig zijn dergelijke centrale afspraken op een eenduidige manier zodanig
digitaal vast te leggen dat ze door
iedere spreadsheetgebruiker kunnen
worden (her)gebruikt.
Dat is mogelijk door gebruik van XBRL.
Door spreadsheets te koppelen aan een
of meer taxonomieën kunnen veel problemen in zowel het rapportageproces
als de uiteindelijke rapportages worden
voorkomen. De gekoppelde taxonomieën kunnen door de organisatie zelf
gemaakt worden, maar kunnen ook
vaak van overheden of derden afkomstig zijn. Het hangt ervan af om wat
voor soort rapportages het gaat. Voor
externe rapportages kan in Nederland
doorgaans de NT worden gebruikt.
›
maart - april 2014 | ControllersMagazine
37
automatisering
Voor interne rapportages ligt het voor
de hand om een mix van de NT en/
of IFRS-taxonomie aan te vullen met
een specifiek, voor interne doeleinden
ontwikkelde taxonomie-extensie.
Beheersbaarheid
De gebruikte taxonomie is dan bepalend voor de inhoud van de rapporta-
XBRL bekijken of de gegevens in dat
systeem ook daadwerkelijk betrekking
hadden op omzettransacties.
Het gaat te ver om in dit artikel alle
mogelijkheden van XBRL voor de beheersing van de risico’s van het gebruik
van spreadsheets in het rapportageproces in detail te beschrijven. Maar in het
algemeen kan XBRL de beheersbaar-
rapportages biedt XBRL een interessante mogelijkheid om van de lusten van
spreadsheets te blijven genieten, terwijl
de lasten kunnen worden beperkt. Er
zijn inmiddels diverse ‘XBRL add-in’
tools voor spreadsheets beschikbaar,
sommige specifiek voor de Nederlandse markt. De moeite van het bekijken
waard.
Conclusie
Door spreadsheets te koppelen
aan taxonomieën kunnen veel
problemen worden voorkomen
ges, dus wat er gerapporteerd wordt.
Ook biedt ze de gebruiker bijvoorbeeld
de mogelijkheid die inhoud te valideren
aan bepaalde afspraken, en te bekijken wat de originele definitie van die
inhoud is. Dus als in de kolom ‘Omzet’
getallen staan, en die gegevens zijn afkomstig uit een transactie verwerkend
systeem (bijvoorbeeld een export uit
SAP), dan kun je door het gebruik van
heid, de kwaliteit, de transparantie en
de efficiëntie van rapportageprocessen
waarin spreadsheets gebruikt worden,
verbeteren.
Natuurlijk zijn er andere mogelijkheden
om rapportageprocessen te verbeteren,
en de keuze voor een bepaalde manier
is afhankelijk van de specifieke situatie
in een bedrijf, maar gezien het grootschalige gebruik van spreadsheets voor
achtergrond
eXtensible Business Reporting Language (XBRL) is een methode om zowel financiële als niet-financiële gegevens te structureren, te standaardiseren en digitaal vast te
leggen. XBRL is bedoeld is om de informatieoverdracht van computer naar computer te optimaliseren, niet die van computer naar de mens. Je kunt XBRL vergelijken
met de barcodes op fysieke producten in een supermarkt en XBRL labels op kleine
stukjes data in een database of spreadsheet. Beide zijn wel leesbaar maar onbegrijpelijk voor de mens, en verwijzen naar gestandaardiseerde digitale definities.
Een belangrijk begrip binnen XBRL is de zogenaamde taxonomie. Daarin worden op
een gestructureerde manier de definities van alle gegevens uit een bepaald rapportagedomein vastgelegd. Ook onderlinge verbanden, berekeningen, weergave- en
rapportagedefinities en nog veel meer andere relevante eigenschappen van gegevens kunnen daarin gestandaardiseerd en gestructureerd worden opgeslagen. Zo
worden in Nederland alle definities uit het jaarrekening-, belasting- en statistiekdomein opgenomen in de Nederlandse Taxonomie (de NT). Als dat af is, zou je de NT
kunnen zien als een soort digitaal super woordenboek voor rapportages van bedrijven aan de overheid in Nederland.
38
ControllersMagazine | maart - april 2014
Zoals gezegd is de toepassing van XBRL
voor interne doeleinden tot op heden
onderbelicht in Nederland. De focus lag
tot voor kort vooral op het reduceren
van de administratieve lastendruk door
middel van het SBR programma.
Zeker binnen organisaties die gebruik
maken van verschillende software, en/
of organisaties die op meerdere locaties
een administratie moeten of willen voeren, is de interne toepassing van XBRL
de moeite van het overwegen waard. In
eerste instantie lijkt dat nogal een klus,
maar dat valt mee, zo leert de praktijk
in een aantal projecten in Japan en de
Verenigde Staten. Zeker op de langere
termijn lijkt dit een zinvolle investering,
nog los van de kwaliteitsverbeteringen.
Nu het SBR programma het gebruik
van XBRL in Nederland een sterke
stimulans heeft gegeven, biedt het ook
in ons land een solide basis om goed
over het intern gebruik van XBRL na te
denken.
Willem Geijtenbeek werkt bij het
vaktechnisch bureau van PwC
Accountants (National Office)
››