Nota - VAPH

Nota
PGB-experiment
2 februari 2010
Gericht aan de licentiehouders
PGB-experiment: Administratieve richtlijnen licentiehouders
1 Kosten i.h.k.v. het PGB-experiment
Vanuit het PGB kan enkel ondersteuning/ zorg worden betaald, dit wil zeggen de kost van het
personeel dat de licentiehouder bijkomend inzet om in de extra ondersteuning van de PGBbudgethouders te voorzien. Aan het VAPH dient de licentiehouder te bewijzen dat de middelen
betaald vanuit het PGB, hieraan werden besteed.
1.1 Zorggebonden personeelskosten
De licentiehouder moet aantonen dat met het PGB extra personeel werd aangeworven. Het kan dus
gaan om de personeelskost van één of meerdere mensen, die bijkomend binnen de voorziening in het
algemeen werden aangeworven ter ondersteuning van de zorg, naar de prioriteiten die de voorziening
zelf stelt. Het dient wel te gaan om zorggebonden personeel.
Indien blijkt dat de licentiehouder deze bijkomende middelen niet heeft besteed aan de aanwerving
van bijkomend personeel, zal het VAPH het niet-bestede bedrag in mindering brengen van de
algemene subsidiëring of desgevallend terugvorderen.
1.2 Organisatiegebonden kosten
Naast de personeelsgebonden kosten kan de licentiehouder organisatiegebonden kosten in rekening
brengen, maar deze kunnen maximaal 15 % van de zorggebonden personeelskost bedragen. De
licentiehouder dient eveneens een overzicht voor te leggen aangaande de inzet van deze
organisatiegebonden middelen, zowel aan de gebruiker als aan het VAPH. Dit kan voor een deel via
extra organisatiegebonden personeel, maar ook via een versleuteling van onderhoudskosten van
burelen, telefoonkosten, ICT-kosten,… .
1.3 Persoonlijk aandeel van de budgethouder
De budgethouder dient zelf in te staan voor de eigen woon- en leefkosten. Indien deze kosten door de
licentiehouder worden voorgefinancierd of via de licentiehouder worden geleverd (bijvoorbeeld
voeding of huur van een kamer) mag de licentiehouder deze kosten aan de budgethouder aanrekenen.
De budgethouder kan deze kosten echter niet betalen met zijn PGB, maar betaalt deze uit zijn
persoonlijk inkomen.
Administratieve richtlijnen licentiehouders
1
2 Voorschotten (trekkingsrecht of cash)
Per kwartaal kan de budgethouder een voorschot aanvragen. Via een voorschottenformulier geeft hij
aan hoeveel hij het volgende kwartaal nodig heeft voor o.a. de licentiehouder en of het VAPH dit
rechtstreeks aan de licentiehouder moet betalen of dat de budgethouder de facturen zelf betaalt.
3 Bewijslast bij afrekening
In de loop van het jaar worden voorschotten uitbetaald, pas na afloop van het jaar wordt een
afrekening gemaakt op basis van de facturen, de bewezen zorggebonden personeelskosten en
organisatiegebonden kosten. Hierbij wordt eveneens nagegaan of de bedragen op de facturen
overeenkomen met de overeenkomst tussen de licentiehouder en de budgethouder.
De bewijslast voor de zorggebonden personeelskosten en de organisatiegebonden kosten is
onafhankelijk van de wijze waarop de betaling gebeurt (trekkingsrecht of rechtstreeks door de
budgethouder).
Het aan de budgethouder toegekende PGB dient op jaarbasis te worden bekeken en wordt jaarlijks
afgerekend. Er kunnen echter geen kosten van het ene kalenderjaar worden overgedragen naar het
andere.
De licentiehouder geeft deze gegevens door aan de PGB-cel via het excelbestand ‘PGB-experiment
personeelskosten’.
3.1 Zorggebonden personeelskosten
Zoals reeds vermeld dient de licentiehouder aan te tonen dat het PGB werd besteed aan extra
zorggebonden personeel. De voorziening kiest zelf waar en wie ze hierin onderbrengt. Er moet geen
uitsplitsing worden gemaakt van alle personeelsleden die betrokken zijn bij de zorg voor de bewuste
budgethouder.
Voor het zorggebonden personeel geldt dezelfde bewijsvoering als momenteel van toepassing voor
het onderdeel personeel voor de ambulante diensten van het VAPH. Alle personeelselementen die
daar in aanmerking worden genomen (totale bruto-personeelskost) worden ook in aanmerking
genomen als bewijs voor de besteding van het onderdeel zorggebonden personeel binnen PGB. Ook
het forfait van 3,2 % voor direct personeelsgebonden kosten mag worden ingebracht.
3.2 Organisatiegebonden kosten
Voor de bewijsvoering van de organisatiegebonden kosten dient de voorziening aan te tonen welke
kosten hier tegenover staan. Enerzijds kan dit gaan om extra inzet van organisatiegebonden
personeel. Daarvoor kunnen dezelfde bewijzen worden voorgelegd als voor het zorggebonden
personeel. Anderzijds kunnen dit niet personeelsgebonden kosten voor de zorg betreffen, zoals ICTkosten, administratieve kosten zoals telefoon, briefwisseling, … . In vele gevallen zal het gaan om
een versleuteling van kostenrubrieken voor de gehele voorziening.
Administratieve richtlijnen licentiehouders
2
4 Facturen
Op de facturen dient een duidelijke opsplitsing gemaakt van zorggebonden personeelskosten,
organisatiegebonden kosten en het eigen aandeel van de budgethouder dat niet met PGB kan worden
betaald.
Er kan niet meer worden gefactureerd dan het bedrag vermeld op de overeenkomst tussen de
licentiehouder en budgethouder. Indien er organisatiegebonden kosten worden aangerekend moet dit
ook in de overeenkomst worden aangegeven.
Naast de gedetailleerde bewijsvoering naar het VAPH dient de licentiehouder ook in de facturatie aan
de budgethouder aan te geven hoe de aangerekende kost is samengesteld en welke uitgaven hier
tegenover staan. Ook indien de betaling rechtstreeks van het VAPH aan de licentiehouder gebeurt,
dient de budgethouder op de hoogte gesteld te worden van de kosten die werden aangerekend.
Gelieve na te gaan of alle facturen van 2009 aan de PGB-cel werden bezorgd.
5 Verhouding tot de reguliere subsidiëring
De ondersteuning van PGB-budgethouders mag niet nog eens in rekening worden gebracht binnen de
lopende VAPH-erkenning. De betrokken kosten mogen dus niet vermeld worden op kostenstaten en
kwartaalstaten binnen de huidige reguliere subsidiëring.
Administratieve richtlijnen licentiehouders
3