Nota PGB-experiment 2 februari 2010 Gericht aan de licentiehouders PGB-experiment: Administratieve richtlijnen licentiehouders 1 Kosten i.h.k.v. het PGB-experiment Vanuit het PGB kan enkel ondersteuning/ zorg worden betaald, dit wil zeggen de kost van het personeel dat de licentiehouder bijkomend inzet om in de extra ondersteuning van de PGBbudgethouders te voorzien. Aan het VAPH dient de licentiehouder te bewijzen dat de middelen betaald vanuit het PGB, hieraan werden besteed. 1.1 Zorggebonden personeelskosten De licentiehouder moet aantonen dat met het PGB extra personeel werd aangeworven. Het kan dus gaan om de personeelskost van één of meerdere mensen, die bijkomend binnen de voorziening in het algemeen werden aangeworven ter ondersteuning van de zorg, naar de prioriteiten die de voorziening zelf stelt. Het dient wel te gaan om zorggebonden personeel. Indien blijkt dat de licentiehouder deze bijkomende middelen niet heeft besteed aan de aanwerving van bijkomend personeel, zal het VAPH het niet-bestede bedrag in mindering brengen van de algemene subsidiëring of desgevallend terugvorderen. 1.2 Organisatiegebonden kosten Naast de personeelsgebonden kosten kan de licentiehouder organisatiegebonden kosten in rekening brengen, maar deze kunnen maximaal 15 % van de zorggebonden personeelskost bedragen. De licentiehouder dient eveneens een overzicht voor te leggen aangaande de inzet van deze organisatiegebonden middelen, zowel aan de gebruiker als aan het VAPH. Dit kan voor een deel via extra organisatiegebonden personeel, maar ook via een versleuteling van onderhoudskosten van burelen, telefoonkosten, ICT-kosten,… . 1.3 Persoonlijk aandeel van de budgethouder De budgethouder dient zelf in te staan voor de eigen woon- en leefkosten. Indien deze kosten door de licentiehouder worden voorgefinancierd of via de licentiehouder worden geleverd (bijvoorbeeld voeding of huur van een kamer) mag de licentiehouder deze kosten aan de budgethouder aanrekenen. De budgethouder kan deze kosten echter niet betalen met zijn PGB, maar betaalt deze uit zijn persoonlijk inkomen. Administratieve richtlijnen licentiehouders 1 2 Voorschotten (trekkingsrecht of cash) Per kwartaal kan de budgethouder een voorschot aanvragen. Via een voorschottenformulier geeft hij aan hoeveel hij het volgende kwartaal nodig heeft voor o.a. de licentiehouder en of het VAPH dit rechtstreeks aan de licentiehouder moet betalen of dat de budgethouder de facturen zelf betaalt. 3 Bewijslast bij afrekening In de loop van het jaar worden voorschotten uitbetaald, pas na afloop van het jaar wordt een afrekening gemaakt op basis van de facturen, de bewezen zorggebonden personeelskosten en organisatiegebonden kosten. Hierbij wordt eveneens nagegaan of de bedragen op de facturen overeenkomen met de overeenkomst tussen de licentiehouder en de budgethouder. De bewijslast voor de zorggebonden personeelskosten en de organisatiegebonden kosten is onafhankelijk van de wijze waarop de betaling gebeurt (trekkingsrecht of rechtstreeks door de budgethouder). Het aan de budgethouder toegekende PGB dient op jaarbasis te worden bekeken en wordt jaarlijks afgerekend. Er kunnen echter geen kosten van het ene kalenderjaar worden overgedragen naar het andere. De licentiehouder geeft deze gegevens door aan de PGB-cel via het excelbestand ‘PGB-experiment personeelskosten’. 3.1 Zorggebonden personeelskosten Zoals reeds vermeld dient de licentiehouder aan te tonen dat het PGB werd besteed aan extra zorggebonden personeel. De voorziening kiest zelf waar en wie ze hierin onderbrengt. Er moet geen uitsplitsing worden gemaakt van alle personeelsleden die betrokken zijn bij de zorg voor de bewuste budgethouder. Voor het zorggebonden personeel geldt dezelfde bewijsvoering als momenteel van toepassing voor het onderdeel personeel voor de ambulante diensten van het VAPH. Alle personeelselementen die daar in aanmerking worden genomen (totale bruto-personeelskost) worden ook in aanmerking genomen als bewijs voor de besteding van het onderdeel zorggebonden personeel binnen PGB. Ook het forfait van 3,2 % voor direct personeelsgebonden kosten mag worden ingebracht. 3.2 Organisatiegebonden kosten Voor de bewijsvoering van de organisatiegebonden kosten dient de voorziening aan te tonen welke kosten hier tegenover staan. Enerzijds kan dit gaan om extra inzet van organisatiegebonden personeel. Daarvoor kunnen dezelfde bewijzen worden voorgelegd als voor het zorggebonden personeel. Anderzijds kunnen dit niet personeelsgebonden kosten voor de zorg betreffen, zoals ICTkosten, administratieve kosten zoals telefoon, briefwisseling, … . In vele gevallen zal het gaan om een versleuteling van kostenrubrieken voor de gehele voorziening. Administratieve richtlijnen licentiehouders 2 4 Facturen Op de facturen dient een duidelijke opsplitsing gemaakt van zorggebonden personeelskosten, organisatiegebonden kosten en het eigen aandeel van de budgethouder dat niet met PGB kan worden betaald. Er kan niet meer worden gefactureerd dan het bedrag vermeld op de overeenkomst tussen de licentiehouder en budgethouder. Indien er organisatiegebonden kosten worden aangerekend moet dit ook in de overeenkomst worden aangegeven. Naast de gedetailleerde bewijsvoering naar het VAPH dient de licentiehouder ook in de facturatie aan de budgethouder aan te geven hoe de aangerekende kost is samengesteld en welke uitgaven hier tegenover staan. Ook indien de betaling rechtstreeks van het VAPH aan de licentiehouder gebeurt, dient de budgethouder op de hoogte gesteld te worden van de kosten die werden aangerekend. Gelieve na te gaan of alle facturen van 2009 aan de PGB-cel werden bezorgd. 5 Verhouding tot de reguliere subsidiëring De ondersteuning van PGB-budgethouders mag niet nog eens in rekening worden gebracht binnen de lopende VAPH-erkenning. De betrokken kosten mogen dus niet vermeld worden op kostenstaten en kwartaalstaten binnen de huidige reguliere subsidiëring. Administratieve richtlijnen licentiehouders 3