1. identificatiegegevens - Knokke

Functiebeschrijving
Personeel – nietleidinggevend
Administratief medewerker
niet-publieksgericht
1. IDENTIFICATIEGEGEVENS
AFDELING
BELEIDS- EN PROJECTMANAGEMENT
DIENST
SECRETARIE
SUBDIENST
FUNCTIE
GENERIEKE FUNCTIETITEL
Administratief medewerker
SPECIFIEKE WERKTITEL
Administratief medewerker secretarie
GRAAD
C1-C3
CATEGORIE
Administratief personeel
STATUUT
Statutair/contractueel
2. POSITIONERING EN ORGANOGRAM
Hiërarchisch directe chef
Coördinator Secretarie
(eerste beoordelaar)
Hiërarchisch één na hogere chef
Diensthoofd Secretarie – Communicatie - Burgerzaken
(tweede beoordelaar)
Andere, operationeel
leidinggevende
(beoordelaar met adviserende
bevoegdheid)
De organogrammen van de dienst worden via het intranet ter beschikking gesteld.
GEMEENTEBESTUUR KNOKKE-HEIST - VERWEEPLEIN 1 - 8300 KNOKKE-HEIST (België) website : www.knokke-heis
1
3. DOEL VAN DE FUNCTIE
Doorverwijzen, registreren en administratief verwerken van alle nodige gegevens, ten einde bij
te dragen tot een optimaal functioneren van de gemeentelijke diensten en de noodzakelijke
administratieve ondersteuning te verlenen aan de werking van de politieke organen.
4. KERNRESULTAATSGEBIEDEN
1.
Uitvoeren van het onthaalbeleid, ten einde bij te dragen tot het zo efficiënt en snel
mogelijk bedienen van deze klanten.
Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
- mondeling en telefonisch doorverwijzen van klanten
- afstempelen en laten ondertekenen dag- en kasboeken op vraag van de burger
- uithangen van bekendmakingen
- uitstallen van informatiefolders
- opmaken van gemeentelijke informatiebrochures en deze informatie publiceren op
de gemeentelijke website
2.
Verdelen, registreren en administratief verwerken van klachten en briefwisseling (gewone
briefwisseling, aangetekende zendingen, faxen, e-mails), ten einde bij te dragen tot het
continue streven naar een verbetering van de dienstverlening.
Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
- Registreren van klachten die via fax, e-mail, briefwisseling en die mondeling
binnenkomen.
- Opvolgen en afwerken van de eigen klachten.
- Bij afwezigheid van de klachtencoördinator, overnemen van zijn taken.
3.
Registreren en administratief verwerken van politieverordeningen, burgemeesterbesluiten,
collegezittingen en gemeenteraadszittingen, ten einde de noodzakelijke administratieve
ondersteuning te verlenen aan de werking van de politieke organen.
4.
Verlenen van administratieve ondersteuning aan de gemeentelijke diensten en
mandatarissen, ten einde bij te dragen tot een efficiënte werking van de diensten en een
snelle en correcte betaling van de facturen.
Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
- administratief verwerken van abonnementen
- bestelling papier
- bestelling omslagen
- beheer machinepark reprografie en kopieerapparaten andere diensten
- bestelling kantoormateriaal voor de eigen dienst en de mandatarissen
- controleren facturen schoolzwemmen
GEMEENTEBESTUUR KNOKKE-HEIST - VERWEEPLEIN 1 - 8300 KNOKKE-HEIST (België) website : www.knokke-heis
2
5.
Toepassen van de besluiten van de hogere overheid en gemeenteraad, die als taak
toebedeeld zijn aan de dienst secretarie, ten einde de noodzakelijke administratieve
ondersteuning te verlenen aan de voorbereiding en de uitvoering van de
beleidsbeslissingen.
Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
- taxidecreet
- decreet intergemeentelijke samenwerking
- wetgeving i.v.m. gemeentelijk onderwijs, behalve personeel
- controle op de samenstelling van de kerkfabrieken
- vergunningen tombola’s
- opmaken van verslagen en bijeenroepen van de vergadering van de raad van
lokale economie
- verdeling van de rampenplannen onder de gemeentelijke diensten
- administratie rond landbouwschade
- wetgeving op de kansspelinrichtingen klasse II
- opmaken attesten gemachtigd opzichters
- bijhouden attesten i.v.m. objectieve aansprakelijkheid bij brand en ontploffing
6.
Opmaken en bijhouden van draaiboeken van de eigen taken, ten einde bij te dragen tot
een efficiënte werking van de dienst.
7.
Verlenen van administratieve ondersteuning aan de lokale ondernemers en aan de
voorzitter van de raad voor lokale economie.
8.
9.
Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
- opvolgen van de wetgeving en reglementering rond lokale economie.
- kennis van de procedures en bevoegde instanties.
- fungeren als aanspreekpunt voor lokale ondernemers en de Raad voor Lokale
Economie (RLE).
- opmaken van de agenda en de verslagen van de vergaderingen van de RLE.
- voorbereiden, opmaken van de agenda en de verslagen van de vergaderingen van
de RLE en opvolgen van de gemaakte afspraken.
- uitbouwen en bijhouden van een webpagina rond lokale economie.
- opmaken en onderhouden van een informatiebrochure over lokale economie.
Ondersteunen van de gemeentelijke diensten bij het projectmatig en procesmatig werken.
Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
- Verzamelen en ter beschikking stellen van kennis over projectmatig en
procesmatig werken (uitleg geven aan collega’s, bijhouden van de info op het
intranet, … ).
- Bieden van coaching en ondersteuning aan de gemeentelijke diensten bij
projectmatig en procesmatig werken.
- Bijhouden van de projectmethodiek en van de procesmethodiek.
- Organiseren van intervisievergaderingen.
Ondersteunen van en actief deelnemen aan het project harmonisering van de
politieverordeningen.
Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
- deel uitmaken van de projectgroep van het project harmonisering
politieverordeningen.
- grondig onderzoek van alle bestaande politieverordeningen.
- herschrijven van de bestaande verordeningen om de administratieve lasten die aan
de burger en aan bedrijven worden opgelegd te verlichten en te vereenvoudigen.
- opstellen van een methodiek voor het opmaken, wijzigen, beheren en handhaven
van de politieverordening om tot een geharmoniseerde politieverordening te
komen voor de politiezone Damme/Knokke-Heist.
- onderhouden, toepassen, communiceren van en opleiding geven over de
methodiek en ervoor zorgen dat de diensten op de hoogte zijn van de aangepaste
GEMEENTEBESTUUR KNOKKE-HEIST - VERWEEPLEIN 1 - 8300 KNOKKE-HEIST (België) website : www.knokke-heis
3
10.
verordening.
- de politieverordening op een burgervriendelijke manier aanbieden op de website.
Uitvoeren van reprografische taken, ten einde mee te helpen aan de opmaak van stijlvolle
documenten voor de gemeentelijke diensten.
Dit omhelst ondermeer de volgende concrete taken:
- stijlvolle kopies maken
- correct inbinden van documenten
- correct plastificeren van documenten
- op maat snijden van documenten
- zorgen voor stijlvolle belettering
- zorgen voor stijlvolle signalisatie
5. COMPETENTIEPROFIEL
NIET-LEIDINGGEVEND PERSONEEL (=Administratief medewerker niet-publieksgericht)
KERNCOMPETENTIES
AANVULLENDE COMPETENTIES
Taakgerelateerde competenties
Taakgerelateerde competenties
1/
2/
3/
4/
Oplossingsgericht werken
Ordevol en net werken
Planmatig werken
Veilig werken
Kwaliteitsvol werken
Zelfstandig werken
Correct en nauwkeurig werken
Resultaatgericht werken
x
Interactiegerelateerde competenties
Interactiegerelateerde competenties
5/ Samenwerken
6/ Klantvriendelijk handelen
7/ Schriftelijk communiceren
Leidinggeven
Mondeling communiceren
Persoonsgerelateerde competenties
Persoonsgerelateerde competenties
8/ Leervermogen en zichzelf ontwikkelen
9/ Integer zijn
Besluitvaardig zijn
Creatief zijn
Flexibel zijn
Inzet en motivatie tonen
Loyaal zijn
Stressbestendig zijn
Zich inleven
x
GEMEENTEBESTUUR KNOKKE-HEIST - VERWEEPLEIN 1 - 8300 KNOKKE-HEIST (België) website : www.knokke-heis
4