Informatica

Functiebeschrijving
Administratief medewerker SEC
1. SITUERING VAN DE FUNCTIE
FUNCTIETITEL
Administratief medewerker
AFDELING - DIENST
Afdeling Interne zaken - Secretariaat
NIVEAU & GRAAD
C1-C3
2. POSITIONERING IN HET ORGANOGRAM
Plaats in het organogram
Secretariaat
Leiding krijgen van
Beleidsmedewerker interne zaken
Leidinggeven aan
/
3. DOEL VAN DE FUNCTIE
De administratief medewerker op het secretariaat voert administratieve taken uit om een efficiënte en correcte
werking van de gemeentelijke administratie en van de besluitvorming van de gemeentelijke organen te ondersteunen.
4. KERNRESULTAATSGEBIEDEN
1.
Administratief beheren van documenten, dossiers en contacten in het Document Management Systeem
(DMS) met het oog op een vlotte en correcte ondersteuning van het informatiebeheer van de
organisatie
Dit omvat ondermeer volgende taken:
o Registreren en toewijzen van inkomende analoge en digitale documenten via het DMS
o Frankeren en wegbrengen van de uitgaande briefwisseling
o Beheren en up-to-date houden van het adressenbeheerssysteem (CRM)
o Administratief ondersteunen van de goede werking van het DMS
2.
Instaan voor het algemeen onthaal van de gemeentediensten met het oog op een professionele,
discrete en klantvriendelijke behandeling van bezoekers en klanten
Dit omvat ondermeer volgende taken:
o Instaan voor het telefonisch onthaal van de gemeente
o Ontvangen van briefwisseling voor het gemeentebestuur en leveringen voor het gemeentehuis
o Onthaal van bezoekers voor de burgemeester, schepenen, de voorzitter van de gemeenteraad en de
gemeentesecretaris
3.
Voorbereiden, opmaken en verwerken van beslissingen van de organen van de gemeente met als doel
het besluitvormingsproces op een correcte en kwalitatieve wijze te ondersteunen
Dit omvat ondermeer volgende taken:
o Nakijken van de vormelijke en inhoudelijke aspecten van de ontwerpbesluiten voor de organen van de
gemeente
o Bewaken van de wettelijke en interne procedures en termijnen i.v.m. de besluitvorming van de organen
van de gemeente
o Samenstellen, afwerken en verzenden van alle documenten die deel uitmaken van het
besluitvormingsproces van de beleidsorganen (uitnodiging, agenda, ontwerpnotulen, overzichtslijst…)
gemeente Bertem – functiebeschrijving administratief medewerker SEC
1
4.
Verlenen van administratieve ondersteuning aan de administratieve diensten zodat een efficiënte
werking van de organisatie gegarandeerd wordt
Dit omvat ondermeer volgende taken:
o Opvolgen van de werking van kopieertoestellen
o Bestelling van diverse kantoorbenodigdheden
o Instaan voor taken inzake klassement en archiefbeheer
5.
Instaan voor allerlei administratieve taken zodat de werking van het secretariaat en van de
personeelsdienst optimaal ondersteund wordt
Dit omvat ondermeer volgende taken:
o Administratieve ondersteuning van onderwijsdossiers
o Administratieve ondersteuning van personeelsdossiers
o Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie
o Administratief opvolgen en up-to-date houden van abonnementen en losbladige uitgaven
o Administratief ondersteunen van vieringen en recepties voor (bv. pensioneringen, personeelsfeest)
6.
Informeren, helpen en begeleiden van de klant met het oog op een correcte en klantvriendelijke
dienstverlening
Dit omvat ondermeer volgende taken:
o Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier
o Geven van inlichtingen
o Doorverwijzen van de klant indien nodig
o Uitleg geven omtrent procedures
o Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures
o Afleveren van de vereiste documenten
o Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt
7.
Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking en
klantgerichte dienstverlening
Dit omvat ondermeer volgende taken:
o Constructief deelnemen aan het werkoverleg
o Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken inzake
uitvoering van een project of evenement…
o Formuleren van suggesties of aanbrengen van verbeterinitiatieven die kunnen bijdragen tot een betere,
klantgerichte dienstverlening
o Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten… die al dan niet direct met de eigen taakuitvoering
te maken hebben
o Informeren en/of begeleiden van collega’s van de eigen dienst of andere diensten
8.
Polyvalent meewerken aan eenvoudige opdrachten binnen andere diensten
gemeente Bertem – functiebeschrijving administratief medewerker SEC
2
5. COMPETENTIEPROFIEL
5.1. GEDRAGSCOMPETENTIES
GENERIEKE COMPETENTIES OP ORGANISATIENIVEAU
Competentie
Omschrijving
1.
Inzet





werkt met enthousiasme en gedrevenheid
stelt zich positief op
staat open voor vragen en taken die op zich afkomen
gaat ervoor om de taken uit te voeren
durft verantwoordelijkheid te nemen
2.
Klantgerichtheid





leeft zich in de situatie van klanten (burgers, kinderen, ouders, collega’s…) in
stelt zich dienstverlenend op voor iedereen
speelt in op wensen van klanten (burgers, kinderen, ouders, collega’s,…)
neemt verantwoordelijkheid op bij klachten
streeft naar klanttevredenheid
3.
Samenwerken
 overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen
 leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na
 blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van
persoonlijk belang
 helpt anderen
 stelt het gezamenlijk belang boven het eigenbelang
 stelt zich positief op, brengt energie en dynamiek in de groep
 zoekt mee naar oplossingen bij conflicten
 gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid
4.
Betrokkenheid




geeft een eerlijke en correcte weergave van de feiten
handelt volgens de deontologie van de organisatie
gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke of delicate informatie
vertegenwoordigt de organisatie op een positieve wijze bij anderen en externe
contacten
 bouwt mee aan een positief imago van de organisatie
GENERIEKE COMPETENTIES FUNCTIEFAMILIE
Competentie
Omschrijving
1.
Mondeling
communiceren







formuleert helder en duidelijk
sluit de boodschap aan op de behoeften van anderen
kan boeiend vertellen
vraagt door op gegeven informatie
toetst of de boodschap goed, correct en volledig is overgekomen
brengt structuur
gaat doordacht om met argumenten
2.
Schriftelijk
communiceren




schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw
past taalgebruik aan de doelgroep aan
hanteert een correct taalgebruik
schrijft helder, beknopt en foutloos
3.
Probleemoplossend
werken







signaleert problemen op tijd
onderzoekt het probleem
kan tot beoordeling komen
geeft informatie door correct te argumenteren
betrekt de juiste mensen of instanties bij het probleem
formuleert praktische en haalbare oplossingen
bedenkt alternatieven en overweegt voor- en nadelen
4.
Zelfstandig werken





kan met de nodige instructies aan de slag
is stipt in het nakomen van afspraken
kan werken zonder externe controle
stuurt bij indien er fouten optreden
werkt taken volledig en tijdig af
gemeente Bertem – functiebeschrijving administratief medewerker SEC
3
5.
Flexibiliteit
 verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te
kunnen bereiken
 kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen
 herkent weerstand en gaat hier gepast mee om
 werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af
 toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen
6.
Kwaliteitsvol werken




stelt hoge eisen aan de kwaliteit
evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen
stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is
voorkomt dat er fouten worden gemaakt
FUNCTIESPECIFIEKE COMPETENTIES
Competentie
1.
Informaticavaardigheid
Omschrijving
 heeft een goede praktijkkennis van hard- en software
 kan vlot en zelfstandig werken met Windows toepassingen, in het bijzonder met het
Office pakket en met Outlook
2.
3.
gemeente Bertem – functiebeschrijving administratief medewerker SEC
4