12. Hoofd Administratie A, Huisartsenorganisatie algemeen

33
HANDLEIDING FWHZ - FUNCTIEWAARDERING HUISARTSENZORG
12. Hoofd Administratie A, Huisartsenorganisatie algemeen Schaal 8 1. Doel van de functie
Levert een bijdrage aan het formuleren en ontwikkelen
van het financiële beleid van de organisatie en draagt
mede zorg voor de optimale uitvoering en beheersing van
de financieel-administratieve processen van de afdeling,
teneinde de financiële positie te allen tijde inzichtelijk te
kunnen maken en te kunnen beheersen.
2. Plaats in de organisatie
Het Hoofd Administratie ressorteert zowel hiërarchisch
als functioneel onder de Directeur en geeft (voor zover
aanwezig) leiding aan de administratief medewerker(s).
3. Resultaatgebieden
3.1 Management
Geeft hiërarchisch leiding aan administratief medewerkers,
opdat zij in staat worden gesteld zichzelf te ontplooien,
alsmede de eigen functie zo optimaal mogelijk conform
de overeengekomen verwachtingen te vervullen:
• Geeft leiding aan administratief medewerkers;
• Bewaakt de kwaliteit van de uitgevoerde
werkzaamheden van administratief medewerkers;
• Voert het personeelsbeleid uit, waaronder
beoordelings- en functioneringsgesprekken met de
administratief medewerkers;
• Stimuleert de deskundigheidsbevordering door
middel van bijvoorbeeld scholing en cursussen;
• Voert werkoverleg;
• Voert overleg met de Directeur over de werkwijze
binnen de huisartsenorganisatie;
• Beheert het budget van de afdeling.
3.2 Financieel beleid
•
•
•
•
•
•
Signaleert ontwikkelingen en levert een bijdrage aan
het financieel beleid;
Draagt informatie aan ten behoeve van de
ontwikkeling van beleidsinstrumenten (budgettering
e.d.) en ondersteunt bij de (operationele)
implementatie van deze instrumenten;
Stelt procedures op omtrent de administratieve
organisatie en interne controle, draagt zorg voor
de implementatie en stimuleert en controleert de
naleving;
Levert een bijdrage aan de begrotingen en budgetten
en bewaakt deze;
Verstrekt adviezen aan de Directeur ten aanzien
van financieel-economische aspecten van de
bedrijfsvoering en doet verbetervoorstellen;
Rekent mogelijke investeringen door.
3.3 Coördinatie financiële administratie
Beheert en coördineert op zodanige wijze de financiële
administratie, dat de financiële positie te allen tijde
inzichtelijk en up-to-date is:
• Coördineert de werkzaamheden van de financiële
medewerkers bij de uitvoering van hun taken. Het
betreft hierbij werkzaamheden op het gebied van:
a. debiteuren/crediteurenadministratie;
b. grootboekadministratie;
c. salarisadministratie.
• Verzorgt het cash-management en bewaakt de
liquiditeitspositie.
3.4 Rapporteren
Verzorgt periodiek de financiële rapportage en
verslaglegging, met het oog op de aansturing van de
organisatie door Directie en Management:
• Inventariseert de informatiebehoefte;
• Analyseert de financiële resultaten en verzorgt
periodieke financiële verslaglegging en
managementinformatie naar de Directie;
• Levert een bijdrage aan de voorbereiding van de
jaarrekening.
4.Toelichting bij functievereisten
4.1 Kennis
•
•
•
•
•
•
Hbo-opleiding op bedrijfseconomisch gebied,
bijvoorbeeld HEAO;
Enkele jaren financieel-administratieve werkervaring;
Kennis van fiscale wet- en regelgeving, belastingen en
sociale wetgeving;
Kennis van administratieve organisatie en geauto­
matiseerde processen;
Kennis van werkwijzen, processen en beleids­ontwik­
kelingen binnen de gehele organisatie;
Houdt zich op de hoogte van actuele ontwikkelingen
op financieel en fiscaal gebied.
4.2 Zelfstandigheid
•
•
•
Aansturing van de financiële administratie en priori­
teits­stelling geschiedt naar eigen inzicht, binnen de
afgesproken organisatiekaders en -processen;
Levert een bijdrage aan het financieel-economische
beleid van de organisatie door advies aan de directie;
Stelt mede de begroting en de jaarrekening op.
4.3 Sociale vaardigheden
•
•
•
In het kader van leidinggeven aan een afdeling zijn
sociale vaardigheden zoals tact, motiveren, con­tro­
leren, corrigeren en coachen nodig;
Het adviseren van de Directeur en het management
over het financieel beleid vraagt om overtuigings­
kracht en het kunnen adviseren in een situatie met
soms tegenstrijdige belangen;
De controlerende en signalerende taak vraagt tact en
het bepalen van een eigen houding.
HANDLEIDING FWHZ - FUNCTIEWAARDERING HUISARTSENZORG
4.4 Risico’s, verantwoordelijkheden en invloed
•
•
•
•
•
Verantwoordelijkheid wordt gedragen voor het tijdig
leveren van betrouwbare en relevante financiële
managementinformatie;
Tevens wordt verantwoordelijkheid gedragen voor het
functioneren van de afdeling en het budget van de
afdeling;
Er wordt een bijdrage geleverd aan tactisch
beleid door het mede opstellen van budgetten en
begrotingen en het doen van beleidsvoorstellen;
Wanneer onjuiste informatie wordt aangeleverd,
onjuist wordt geadviseerd en op basis hiervan foute
beslissingen worden genomen ofwel onjuist wordt
gerapporteerd aan derden, kan dit financiële en
immateriële schade tot gevolg hebben;
Invloed wordt uitgeoefend op het financieel beleid en
beheer van de instelling.
4.5 Uitdrukkingsvaardigheid
•
Mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid
zijn nodig om financiële informatie inzichtelijk te
kunnen overdragen aan diverse doelgroepen, voor het
geven van adviezen en voor het opstellen van beleids­
notities en financiële rapportages.
4.6 Bewegingsvaardigheid
•
•
Regelmatig gebruik van toetsenbord en muis ten
behoeve van tekst- en spreadsheetbewerking
vraagt meer dan basale bewegingsvaardigheid.
4.7 Oplettendheid
•
•
Het functioneren van de afdelingen en het bewaken
van de financiële situatie van de organisatie, waarbij
een veelheid van gegevens in samenhang moet
worden bezien, vragen een alerte houding;
Er is sprake van regelmatige interrupties in het werk.
4.8 Overige functie-eisen
•
•
•
Doorzettingsvermogen is vereist bij het doorvoeren
van het financieel beleid en het bewaken van de
naleving van procedures;
Eisen worden gesteld aan systematiek en ordelijkheid
bij het ontwikkelen en bewaken van administratieve
systemen;
Integriteit en betrouwbaarheid zijn nodig, vanwege
het beheren van middelen en het op de hoogte zijn
van financiële informatie over de organisatie.
4.9 Inconveniënten
•
Er is sprake van psychische belasting in verband
met het, soms op zeer korte termijn, gereed moeten
hebben van informatie of adviezen.
34