De functie: Administratief medewerker 2

De functie: Administratief medewerker 2
referentiefunctie: administratief medewerker 2 CAO-Welzijn; schaal 5
Algemene kenmerken
De administratief medewerker verricht (financiële) administratieve taken, faciliteert de werkprocessen van de
organisatie, verricht taken op organisatorisch gebied, en geeft in voorkomende gevallen functionele
aanwijzingen aan één of enkele medewerkers. De zwaarte van de functie is afhankelijk van de administratieve
stromen en de mate van zelfstandigheid die benodigd is om de werkzaamheden te verrichten.
VW WOBB kent 2 varianten van de functie Administratief Medewerker 2, welke in de resultaatgebieden apart
beschreven worden.
Doel van de functie
Het verzamelen, vastleggen en verwerken van gegevens van administratieve en/of secretariële aard, zodanig
dat tijdig informatie aan belanghebbenden kan worden verstrekt ter ondersteuning van de organisatie.
Organisatorische positie
De administratief medewerker ressorteert hiërarchisch onder een lid van het MT. De administratief medewerker
ressorteert operationeel en functioneel onder de locatie-coördinator of projectleider. De administratief
medewerker geeft zelf geen leiding aan anderen, maar kan in voorkomende gevallen functionele aanwijzingen
geven aan vrijwilligers en/of stagiaires.
Kennis
HAVO/MBO 4-niveau werk- en denkniveau. Kennis van administratieve procedures binnen het werkgebied.
Kennis van geautomatiseerde gegevensverwerking en bestandsbeheer. Kennis van de toepassing van
relevante (financiële) applicaties & automatiseringspakketten
Competenties
Kwaliteitsgerichtheid
Kwaliteit nastreven in eigen werk; stelt hoge eisen aan zichzelf en probeert
daar steeds aan te voldoen; levert verzorgd werk af. Signaleert wanneer data,
gegevens en/of procedures onjuist of incompleet zijn en onderneemt actie.
Gaat door tot het echt goed is, is niet tevreden met "goed genoeg".
Voortgang bewaken
Voortgang van eigen werk bewaken; houdt de vorderingen in diverse taken bij
volgens een vast patroon; is proactief en anticipeert op verstoringen en
oponthoud, informeert betrokkenen over de gevolgen.
Klantgerichtheid
Gerichtheid op de wensen van de klant; toont begrip voor klachten (ook
interne afnemers) en zorgt voor correcte afhandeling.
Mondelinge/schriftelijke
communicatie
Een boodschap duidelijk overbrengen; Spreekt vloeiend, komt makkelijk uit
zijn/haar woorden; schrijft in makkelijk leesbare zinnen
Stresstolerantie
Tolerantie van tijdsdruk; handelt een onverwacht grote hoeveelheid werk
effectief af; kan gedurende enige tijd extra snel werken om pieken weg te
werken.
Betrouwbaarheid
Betrouwbaarheid in beheersbare afspraken; voorziet zelf de gevolgen van het
niet kunnen nakomen van een afspraak, en komt met een voorstel; geeft
informatie (stukken, berichten) altijd door als dat is afgesproken.
Resultaatgebieden Financieel Administratief medewerker
Resultaatgebied 1
Resultaat
Financiële gegevens verwerken
Dagelijkse financiële gegevens, zoals declaraties, facturen en boekingen, zijn
verwerkt, ingevoerd en gecontroleerd. Zodanig dat de aansluiting tussen de
boekhouding en subadministraties kloppend is.
Resultaatgebied 2
Informatie beschikbaar stellen
Resultaat
Informatie beschikbaar gesteld, zodanig dat het management en
belanghebbenden op tijd volledig en correct geïnformeerd kunnen worden en
benodigde overzichten uit de financiële- en salarisadministratie en archief
beschikbaar zijn voor het nemen van actie.
Resultaatgebied 3
Werkprocessen faciliteren
Resultaat
Werkprocessen gefaciliteerd, zodanig dat de werkzaamheden efficiënter en
effectiever en met een zo hoog mogelijke kwaliteit uitgevoerd kunnen worden.