Functiebeschrijving

Functiebeschrijving
Medewerker Administratie A
De Baalderborg Groep gaat uit van eigen regie. We doen een beroep op de eigen mogelijkheden
en verantwoordelijkheden (plichten) van onze cliënten. We houden niet alleen rekening met hun
mogelijkheden, maar ook met hun beperkingen. We zetten ons in om alle vormen van
ondersteuning aan te laten sluiten op de vragen en de wensen van de cliënten die aan onze zorg
zijn toevertrouwd. Dat doen we in goed overleg met de cliënt, familieleden en vertegenwoordigers.
Doel van de functie:
Het verzamelen, verwerken en controleren van diverse gegevens op het gebied van één of meerdere
deeladministratie(s), betreffende een administratief deelgebied en het verrichten van diverse
ondersteunende werkzaamheden voor de afdeling.
Een administratief deelgebied kan onder andere een financiële-, grootboek-, cliënten-, personeelen/of salarisadministratie en/of de klantenservice zijn.
Plaats in de organisatie:
Ontvangt hiërarchisch leiding van het hoofd stafafdeling of de manager adviesgroep. Kan operationeel
leiding ontvangen van de coördinator stafafdeling.
Resultaatgebieden:


Administratie;
Informatieverstrekking en ondersteuning afdeling.
Uitwerking resultaatgebieden:
Administratie:


verzamelt en registreert gegevens ten behoeve van een administratief deelgebied;
voert voorgeschreven controles op de deeladministraties uit en bewaakt termijnen;

stelt standaard gegevensoverzichten, standaard overeenkomsten en rapportages op en verspreidt
deze;

neemt bij afwijkingen en het ontbreken van gegevens contact op met intern betrokkenen en/of
externe instanties/organisaties;

lost (mede) problemen betreffende het administratief deelgebied op, kan hierbij terugvallen op

collega’s;
verricht diverse administratieve ondersteunende werkzaamheden waaronder het archiveren en
digitaliseren van documenten/gegevens.
Resultaat:
Administratieve gegevens zijn tijdig, accuraat en volgens afspraken ingevoerd en verwerkt waarbij
ontbrekende gegevens zijn opgezocht of nagevraagd. Er is zorg gedragen voor een dusdanige
controle van gegevens dat deze een betrouwbare bron van informatie vormen.
Medewerker administratie A
FWG 30
1
Datum vaststelling: 07-01-2014
Functiecode: 11552441_8300693
Informatieverstrekking en ondersteuning afdeling:

verstrekt vanuit het administratief deelgebied informatie aan en beantwoordt veelvoorkomende
vragen van in- en externe betrokkenen, geeft toelichtingen en/of bepaalt of doorverwijzing
plaatsvindt;

verricht diverse afdelingsondersteunende en/of secretariële werkzaamheden waaronder
postverwerking, zorgdragen voor de (telefonische) bereikbaarheid van de afdeling en organiseren

en notuleren van overleggen en bijeenkomsten;
stelt veelvoorkomende correspondentie op, werkt verslagen en memo’s uit, actualiseert en

corrigeert documenten op grammaticale fouten en lay-out;
houdt voor de afdeling voorraden van kantoorartikelen bij, zorgt voor bestellingen en onderhoudt
contacten met leveranciers;

draagt, na goedkeuring leidinggevende, zorg voor de bevoorrading van standaard drukwerk
binnen de organisatie;

levert een bijdrage aan de optimalisatie van werkprocessen binnen de afdeling door middel van
het informeren van de leidinggevende aangaande ontwikkelingen en knelpunten;
 neemt deel aan projecten op A en B niveau en kan deelprojecten op A niveau leiden.
Resultaat:
De werkzaamheden zijn conform de afspraken en naar tevredenheid uitgevoerd. Er is relevante
informatie geboden die past bij de behoefte van de betrokkenen. Er is een constructieve bijdrage
geleverd aan de optimalisatie van de werkprocessen binnen de afdeling.
Functie-eisen:
Kennis:
De functie vereist vakkennis op mbo niveau 4 toegespitst op de functie en kennis van relevante weten regelgeving. Heeft daarnaast kennis van de organisatie, administratieve procedures en richtlijnen
en ervaring met voor de functie relevante applicaties. Inzicht in werkprocessen van andere afdelingen
is vereist vanwege de samenhang in werkzaamheden.
Zelfstandigheid:
De werkzaamheden worden zelfstandig verricht binnen gestelde richtlijnen, afspraken en
administratieve procedures. Werkwijzen en prioriteiten worden zelfstandig gesteld. Niet-alledaagse
problemen en verstoringen in de werkuitvoering worden zelfstandig opgelost waarbij er een
terugvalmogelijkheid is op collega’s en/of de leidinggevende.
Sociale vaardigheden:
Sociale vaardigheden als klantgerichtheid, hulpvaardigheid, luisteren, tact en het bewaren van de
eigen houding zijn nodig bij het werken in een teamverband, bij het opvragen en verstrekken van
gegevens en informatie en bij het beantwoorden van veelvoorkomende vragen vanuit het
administratief deelgebied.
Risico's, verantwoordelijkheden en invloed:
Er is kans op het veroorzaken van materiële schade bij het verwerken en controleren van gegevens
en bij het opstellen van standaard gegevensoverzichten, standaard overeenkomsten en rapportages.
Dit kan leiden tot financiële schade voor zowel de betrokkene als voor de organisatie. Er bestaat kans
op immateriële (imago) schade bij het hebben van contacten met externen.
Medewerker administratie A
FWG 30
2
Datum vaststelling: 07-01-2014
Functiecode: 11552441_8300693
Uitdrukkingsvaardigheid:
Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid is vereist in de contacten met medewerkers, leidinggevenden en
externen voor het opvragen en verstrekken van gegevens en informatie en het geven van
toelichtingen. Schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid is vereist voor het verrichten van de administratieve
taken en voor het opstellen van veelvoorkomende correspondentie, gegevensoverzichten, standaard
overeenkomsten en rapportages.
Bewegingsvaardigheid:
Bewegingsvaardigheid is nodig voor het werken met een personal computer waarbij eisen worden
gesteld aan snelheid, automatisme en nauwkeurigheid en bij het gebruik van kantoorapparatuur.
Oplettendheid:
Oplettendheid is vereist bij het opstellen van veelvoorkomende correspondentie, het verwerken en
controleren van gegevens en het hierbij tijdig signaleren van afwijkingen.
Overige functie-eisen:
 Geduld en doorzettingsvermogen zijn nodig bij het opvragen en verstrekken van informatie en
gegevens.

Systematisch en nauwkeurig werken zijn van belang voor het verwerken, controleren en
archiveren van gegevens.


Integriteit en betrouwbaarheid zijn van belang bij het omgaan met vertrouwelijke gegevens.
Representatief voorkomen en gedrag is van belang bij het hebben van in- en externe contacten.
Inconveniënten:

Fysieke belasting kan optreden door het verrichten van langdurig beeldschermwerk met beperkte

afwisselingsmogelijkheden.
Psychische belasting kan optreden door piekbelasting en tijdsdruk in de werkzaamheden.
Medewerker administratie A
FWG 30
3
Datum vaststelling: 07-01-2014
Functiecode: 11552441_8300693