Functiebeschrijving Organisatie : Algemene Onderwijsbond Functie
advertisement
Functiebeschrijving Organisatie Functie Afdeling Datum Code : : : : : Algemene Onderwijsbond Secretaresse/medewerker secretariaat Centraal Secretariaat Februari 2006 FB AOb secretaresse 1. Organisatie Ressorteert onder het hoofd Centraal Secretariaat. 2. Doel van de functie Het verrichten van secretariële en administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van alle verenigings- en werkorganisatieonderdelen (behalve AJD), die zijn gevestigd in het hoofdkantoor waaronder leden van het dagelijks bestuur, medewerkers BKO en Scholing, de adviseur directie/bestuur, de ambtelijk secretaris en de werkgroep Internationale Zaken. 3. Werkomschrijving - verleent secretariële en administratieve ondersteuning ook bij acties en projecten - selecteert, stelt prioriteiten en distribueert in- en externe (elektronische) post en bereidt deze voor ten behoeve van verdere afhandeling - beoordeelt brief, mail en telefoon op basis van urgentie en inhoud of direct contact nodig is en zorgt in voorkomend geval dat vragen door anderen beantwoord worden - verzorgt en plant de gehele organisatie rond cursussen en congressen - geeft informatie over producten van de AOb (AOb Diensten bv) verzorgt intake, stelt offertes op en verzorgt de facturatie - is belast met de administratieve uitvoering van de regeling vakbondsfaciliteiten en geeft desgevraagd informatie over verenigingsactiviteiten - organiseert en bereidt vergaderingen voor, stelt agenda's op en zorgt voor verspreiding van de stukken, notuleert vergaderingen en bewaakt gemaakte afspraken en verzorgt het afdelingsarchief - beheert voorraad jubileumspelden en verzorgt de administratie - verzorgt internationale reizen en ontvangt internationale gasten - regelt accommodaties in overleg met de helpdesk (inclusief voorzieningen) - overlegt dagelijks met directe opdrachtgevers over afspraken, de organisatie en afhandeling van werkzaamheden - geeft als key-user instructies en advies over gebruik software (MS Office pakket **) - beheert en bewaakt de agenda's en regelt afspraken van directe opdrachtgevers - voert gegevens in administratieve systemen en maakt overzichten, zorgt voor in- en output van het CRM systeem - verzorgt vertrouwelijke en (standaard) correspondentie, concipieert eenvoudige brieven - houdt zich aan de huisstijl en zorgt samen met de collega’s voor nakomen SLA’s *) - verzorgt gegevens van rubrieken in het Onderwijsblad - Houdt zich op de hoogte van ontwikkelingen binnen de AOb en het werkterrein van de AOb - regelt desgevraagd personele aangelegenheden - verricht zonodig secretariële ondersteuning bij andere onderdelen van de organisatie - onderhoudt intern contact met de medewerkers over de voortgang van het werk en met collega’s van andere afdelingen - onderhoudt extern contact met (internationale) relaties, ministeries en instanties, collega bonden, werkgeversorganisaties, (kader)leden, kamerleden voor het maken van afspraken en het inwinnen en verstrekken van gegevens *) sla= service level agreement (beantwoording brieven, terugbelafspraken) **) MS Office pakket: OUTLOOK, Word, EXCEL, Powerpoint etc.
