Functie- en competentieprofiel

Functie- en competentieprofiel
1. Identificatiegegevens
Functiefamilie: Administratief personeel
Functietitel: bibliotheekmedewerker Bus
Afdeling: Cultuur en vrijetijd
Dienst: Bibliotheek
2. Positionering in het organogram
Rapporteert aan/ krijgt leiding van: deskundige bibliotheek
Geeft leiding aan: /
3. Doel van de functie
De bibliotheekmedewerker Bus werkt mee aan de uitbouw van een kwalitatief bibliotheekaanbod
zodat elke inwoner gestimuleerd wordt om gebruik te maken van de dienstverlening van de
bibliotheek.
4. Resultaatsgebieden
Generieke resultaatgebieden

Instaan voor het autonoom afhandelen van dossiers in het kader van een efficiënte en
effectieve werking van de dienst
Dit omvat onder meer volgende taken :

-
Onderzoek uitvoeren op basis van de reglementering
-
Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier
-
Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling
-
Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten
-
Bewaking van de voortgang van dossiers
-
Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk)
-
Controleren en klasseren van afgewerkte dossiers
Instaan voor allerlei administratieve, praktische of logistieke taken zodat de werking van de
dienst optimaal ondersteund wordt
Dit omvat onder meer volgende taken :
-
Verzorgen van allerlei schriftelijke communicatie (brieven, mailing,…) en mondelinge
communicatie (telefonie)

-
Reserveren van zalen, zorgen voor catering
-
Bestellen van materiaal
-
Nazien, bvb. van documenten, formulieren, facturen,…
-
Werken met de meest courante softwarepakketten
Informeren, helpen en begeleiden van de (interne/externe) klant met het oog op een correcte
en klantvriendelijke dienstverlening
Dit omvat onder meer volgende taken :

-
Onthalen van de klant op een vriendelijke en gepaste manier
-
Geven van inlichtingen
-
Doorverwijzen van de klant indien nodig
-
Uitleg geven omtrent de procedure
-
Meedenken naar klantgerichte oplossingen binnen de geldende regels en procedures
-
Afleveren van de vereiste documenten
-
Opvolgen van de informatie die de klant opvraagt
Instaan voor een optimale informatiedoorstroming met het oog op een optimale samenwerking
en klantgerichte dienstverlening
Dit omvat onder meer volgende taken :
-
Constructief deelnemen aan het werkoverleg
-
Rapporteren aan de leidinggevende in verband met de taakuitvoering, de stand van zaken
inzake uitvoering van een project of evenement,…
-
Formuleren van suggesties of verbeter initiatieven die kunnen bijdragen tot een betere,
klantgerichte dienstverlening
-
Signaleren van onregelmatigheden, defecten, klachten,… die al dan niet direct met de eigen
taakuitvoering te maken hebben
Specifieke resultaatgebieden

Instaan voor een vlotte ontsluiting en verzorgde, correcte plaatsing van de materialen in de
bibliotheek met het oog op een maximale vindbaarheid en toegankelijkheid voor de
gebruiker.
Dit omvat onder meer volgende taken :
-
Verzorgen van de toegankelijkheid en doorzoekbaarheid van de collectie (o.a. tijdschriften,
jaarverslagen, informatiebrochures, …)
-
Invullen van de benodigde gegevens in een bibliografisch bestand op correcte wijze
-
Gebruik maken van de softwarepaketten eigen aan de bibliotheek
-
Rekening houden met de richtlijnen bij het opmaken van beschrijvingen

-
Overnemen van beschrijvingen uit andere bibliografische bestanden en past ze aan indien
nodig
-
Controleren of de gegevens in de geselecteerde bibliografische bestanden correct ingevuld
zijn
-
Onderhouden van de eigen documentaire bestanden
Achterhalen van de informatiebehoefte van de klant zodat op een kwaliteitsvolle manier een
antwoord voorzien kan worden op de vraag van de klant en deze laatste een eigen expertise
kan opbouwen met als doel zijn informatiegeletterdheid te vergroten
Dit omvat onder meer volgende taken :

-
Anticiperen en reageren op (on)uitgesproken vragen en behoeften van de huidige en
potentiële gebruikers
-
Actief op zoek gaan naar materialen om het aanbod aan te vullen, te screenen en te evalueren
op basis van kennis van de klant
-
Kennis nemen van de vraag en actief doorvragen om de (achterliggende) informatiebehoefte
te kunnen analyseren en formuleren
-
Doorverwijzen indien er niet onmiddellijk een antwoord kan gegeven worden en in overleg
met de klant het tijdstip, de wijze en de vorm waarop de vraag wordt beantwoord afspreken
-
Controleren van de herkomst en betrouwbaarheid van de informatie
-
Controleren of het antwoord voldoende is
-
Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie van de klant en de organisatie
-
Gebruiken van de meest aangewezen zoekstrategie en bronnen en deelt kennis over
zoekstrategie en geformuleerde antwoorden met collega’s binnen en buiten de organisatie
-
Geven van instructies aan klanten over de zoekwijze en het gebruik van databanken zodat de
klant zelfstandig leert zoeken
Instaan voor de voorbereiding, ontwikkeling en opvolging van activiteiten en projecten met
het oog op het bekendmaken en promoten van het bibliotheekgebruik bij verschillende
doelgroepen.
Dit omvat onder meer de volgende taken:
-
Ondersteunen van de uitwerking en het geven van rondleidingen voor verschillende
doelgroepen
-
Het ondersteunen van de uitwerking en het participeren aan schooluitleningen
-
Promoten van de acties en het bibliotheekgebruik bij de deelnemers
-
Participeren aan het opvolgen en bijsturen van lopende projecten

Instaan voor het dichter bij de klant brengen van het aanbod van de bibliotheek en andere
gemeentelijke diensten met De Bus met het oog op een kwalitatieve decentrale
dienstverlening van de gemeente uit te bouwen
o

Dit omvat onder meer de volgende taken:
 Veilig vervoeren van De Bus, rekening houdende met verkeersreglementering en
defensief rijgedrag
 Instaan voor de dagelijkse technische controle van De Bus
 Ontlenen van boeken
 Verzorgen van gemeentelijke dienstverlening
Verzorgen van de publieke dienstverlening in avond- en weekenddienst zodat de inwoners
optimaal gebruik kunnen maken van de bibliotheekdiensten.
5. Competenties

Inlevingsvermogen
-

Loyaal zijn
-

Voelt zich betrokken bij de opdracht van de organisatie en de eigen taken hierin
Gaat ervoor om deze taken uit te voeren
Gaat gepast en discreet om met vertrouwelijke informatie
Vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten
Toont maatschappelijke dienstbaarheid of ‘public service’ gezindheid
Bouwt mee aan een positief imago van de organisatie
Kwaliteitsvol werken
-

Leeft zich in de situatie van anderen (klanten, collega’s, …) in
Toont aandacht en interesse voor gevoelens en behoeften van andere(n)
Stelt zich dienstverlenend op voor interne en externe klanten
Gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid
Speelt in op de wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen
Neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten
Streeft naar klanttevredenheid
Komt gemaakte afspraken na
Stelt hoge eisen aan kwaliteit
Evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen
Stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is
Voorkomt dat er fouten worden gemaakt
Samenwerken
-
Overlegt en maakt afspraken om tot een gezamenlijk resultaat te komen
Leeft afspraken met leidinggevenden en collega’s na

Zelfstandig werken
-

-
Kan overweg met diverse opdrachten, wisselende prioriteiten en plotse veranderingen
Verandert op praktische wijze plan of aanpak om het beoogde resultaat efficiënter te kunnen
bereiken
Herkent weerstand en gaat hier gepast mee om
Werkt in crisissituaties prioritaire opdrachten goed af
Toont bereidheid te leren en mee te groeien met veranderingen
Schriftelijk en mondeling communiceren
-

Kan met de nodige instructies aan de slag
Is stipt in het nakomen van afspraken
Kan werken zonder externe controle
Stuurt bij indien er fouten optreden
Werkt taken volledig en tijdig af
Flexibiliteit
-

Blijft meedenken en bijdragen tot een groepsopdracht, ook al is dit niet van persoonlijk
belang
Helpt anderen
Stelt het gezamenlijk belang voor het eigenbelang
Stelt zich positief en dynamisch op
Zoekt mee naar oplossingen bij conflicten
Gaat respectvol om met andere(n) en toont waardering voor ieders eigenheid
Schrijft foutloos, helder en beknopt
Schrijft teksten in een duidelijke structuur en logische opbouw
Hanteert een correct taalgebruik, zowel mondeling als schriftelijk
Communiceert mondeling op een duidelijke, rustige en zekere manier
Gebruikt een communicatiestijl die aangepast is aan de situatie(zakelijk, informatief,…) en de
doelgroep
Sluit de boodschap aan op de behoeften van toehoorders en gaat in op reacties
Nauwgezetheid
-
Komt gemaakte afspraken na
Controleert het eigen werk op fouten en stuurt bij indien nodig
Houdt zich aan de afgesproken norm qua detail en afwerking
Vaktechnische competenties
Kennisniveau
Grondig
Goed
Vakkennis
Administratieve regels en procedures van toepassing
binnen de dienst en organisatie
Theoretische kennis van het rijbewijs C
Op de hoogte van de verschillende gemeentelijke
dienstverlening
Verkeersreglementering, in het bijzonder voor
vrachtvervoer
Computerkennis
MS Windows/Office(Word, Excel, Internet Explorer,
Outlook, …)
Vubis
-
x
x
x
x
x
x
Basis