Functie

Functie- en competentieprofiel
1. Identificatiegegevens
Functiefamilie: Strategisch leidinggevenden
Functietitel: Bibliothecaris
Afdeling: Cultuur en Vrije Tijd
Dienst: Bibliotheek
2. Positionering in het organogram
Rapporteert aan/ krijgt leiding van:
Afdelingshoofd Cultuur en Vrije Tijd
Geeft leiding aan:
Deskundigen bibliotheek
3. Doel van de functie
De bibliothecaris geeft leiding aan het personeel van de bibliotheek zodat het beleid inzake
bibliotheek zo efficiënt en effectief mogelijk wordt voorbereid, uitgevoerd en geëvalueerd.
4. Resultaatsgebieden
Generieke resultaatgebieden
 Voorbereiden, bijsturen en evalueren van de strategische en operationele planning zodat de
beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden
Dit omvat onder meer volgende taken :
-
Op basis van indicatoren, onderzoek en maatschappelijke evoluties, beleidsvoorstellen
voorbereiden voor de beleidsorganen
-
Bepalen van indicatoren, kwantitatieve en kwalitatieve criteria, die de opvolging van de
dienstverlening mogelijk maken
-
Rapporteren over de werking op basis van nota’s, verslagen, … met zowel kwantitatieve als
kwalitatieve gegevens
-
Regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig
-
Analyseren van relevante signalen uit het werkveld
-
Beleidsvoorbereidende dossiers en nota’s opmaken voor de beleidsverantwoordelijken
-
Spontaan beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota’s
-
Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties…
-
Op regelmatige tijdstippen een evaluatie opstellen met het oog op vernieuwing/optimalisering
van de werking en het gevoerde beleid
 Leiding geven aan en coördineren van de werking van de afdeling/dienst met het oog op een
efficiënte, effectieve en kwaliteitsvolle dienstverlening
Dit omvat onder meer volgende taken :
-
Dagdagelijkse leiding van de afdeling/dienst (werkverdeling, verlofregeling,
functioneringsgesprekken, evaluatie…)
-
Ondersteuning bieden aan de medewerkers van de afdeling/dienst bij hun specifieke noden
-
Zorgen voor de competentieontwikkeling en detecteren van vormingsbehoeften van de
medewerkers van de afdeling/dienst
-
Waken over een effectieve en efficiënte dienstverlening van de (sub)dienst/afdeling
-
Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten… en indien nodig acties
nemen om bij te sturen
-
Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen
-
Instaan voor budgetbeheer en –controle van de afdeling/dienst in functie van een financieel
gezond beleid binnen de organisatie
-
Toezicht uitvoeren op het beleid inzake preventie en bescherming op het werk, gaande van
communicatie en preventieve maatregelen tot het rapporteren van onveilige situaties of
inbreuken
 Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het
beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn
Dit omvat onder meer volgende taken :
-
Instaan voor constructief overleg en samenwerking met de beleidsverantwoordelijken
-
Voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de beleidsorganen
-
Organiseren van een dienstoverschrijdend overleg
-
Bewaken van een optimale interne communicatie binnen de diverse (sub)diensten van de
afdeling of dienst
-
Verzorgen van een optimale top-down en bottom-up communicatie: rapporteren, aftoetsen
van voorstellen,…
Specifieke resultaatgebieden

Initiëren en organiseren van inspraakmomenten om het draagvlak van het uit te voeren beleid
te verruimen bij de belanghebbenden
Dit omvat onder meer volgende taken:
-
Opvolgen cultuurraad
-
Opvolgen beheerraad bibliotheek

-
Gebruikersvergaderingen organiseren en begeleiden
-
Inspraakgroepen oprichten in het kader van grote projecten
-
Voorleggen van adviezen aan andere gemeentelijke adviesraden bij grensoverschrijdende
thema’s
Opvolgen van relevante ontwikkelingen en wetgevingen binnen het gemeentelijk en cultureel
landschap met betrekking tot bibliotheken met het oog op de uitbouw van een correct
hedendaags cultuurbeleid binnen de bibliotheek
Dit omvat onder meer volgende taken:
-
Op de hoogte zijn van wetgeving in verband met lokaal cultuurbeleid
-
Opvolgen van relevante nieuwe ontwikkelingen binnen de digitale wereld
5. Competenties

Inlevingsvermogen
-

Loyaal zijn
-

leeft zich in de situatie van anderen (klanten, collega’s, …) in
Toont aandacht en interesse voor gevoelens en behoeften van andere(n)
stelt zich dienstverlenend op voor interne en externe klanten
Gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid
speelt in op de wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen
neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten
streeft naar klanttevredenheid
voelt zich betrokken bij de opdracht van de organisatie en de eigen taken hierin
gaat ervoor om deze taken uit te voeren
gaat gepast en discreet om met vertrouwelijke informatie
vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en externe contacten
toont maatschappelijke dienstbaarheid of ‘public service’ gezindheid
bouwt mee aan een positief imago van de organisatie
Kwaliteitsvol werken
-
Komt gemaakte afspraken na
stelt hoge eisen aan kwaliteit
evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen
stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is
voorkomt dat er fouten worden gemaakt

Leidinggeven
-

Visie ontwikkelen
-

verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota,…
vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen
houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier
onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten
betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier
Netwerken
-

neemt afstand van de dagelijkse problemen
neemt tijd om vooruit de denken
overziet grote gehelen en vereenvoudigt complexe situaties
ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties
richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn
kan strategieën op een heldere manier voorstellen
Adviseren
-

formuleert de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers duidelijk
volgt medewerkers op en stuur bij indien nodig
staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers
leeft
komt op voor behoeften en verwachtingen van medewerkers
voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen
versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team
leidt het team naar een gezamenlijk resultaat
past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie
kan de rust bij zichzelf behouden en bij de groep
legt en onderhoudt relaties met mensen in en buiten de organisatie
neemt initiatief tot samenwerking met andere diensten, ook buiten de organisatie
kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus
zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie,
steun, medewerking
houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen bij andere diensten
doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan
Zelfontwikkeling
-
neemt verantwoordelijkheid voor de eigen professionele ontwikkeling
vraagt naar feedback bij eigen prestaties en trekt hieruit conclusies
staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen sterktes en zwaktes
werkt met een duidelijk aan verbetering van de eigen prestaties; zet leerpunten om in acties
kan nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen

Besluitvaardigheid
-

Onafhankelijk denken
-

is duidelijk omtrent eigen positie of standpunten
schat adviezen in op hun waarde en bruikbaarheid
is in staat autonoom te denken
streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling
blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening
is weerbaar bij tegenstand
Ondernemen:
-

kan snel en doordacht standpunt innemen
neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit
kan beslissingen nemen zonder overleg met anderen
informeert alle betrokkenen
verdedigt een beslissing
ziet en signaleert kansen of opportuniteiten
onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren
weet bestaande diensten kenbaar te maken aan het brede publiek
ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten
kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden
betrekt personen die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering
toetst voorstellen aan de realiteit
Onderhandelen:
-
geeft eigen standpunten en argumenten aan
vraagt en luistert naar andermans standpunten en argumenten
brengt uiteenlopende visies behoeften en standpunten samen
zoekt naar oplossingen die voor alle partijen aanvaardbaar zijn
hanteert een passende onderhandelingsstijl in lijn met de aard van het probleem, de
gesprekspartner en de gestelde termijnen
Vaktechnische competenties
Kennisniveau
Grondig
Goed
Vakkennis
Administratieve regels en procedures van toepassing
binnen de dienst en organisatie
Computerkennis
MS Windows/Office(Word, Excel, Internet Explorer,
Outlook, …)
Wetgeving
Wet op de Overheidsopdrachten
Wetgeving m.b.t. cultuursector
Basis
x
x
x
x