Richtlijn onkostenvergoeding, representatie, diners en ontvangsten

Overwegende dat,
-
Er in het College van B&W behoefte bestaat aan een eenduidige toepassing van de
onkostenvergoeding, representatie, diners en ontvangsten;
-
Bestuurders een maandelijkse (gebruteerde) onkostenvergoeding ontvangen, die ervoor is
bedoeld om gemaakte onkosten in de uitoefening van hun ambt, volgens een vastgestelde
verdeelsleutel te dekken;
Besluit vast te stellen:
Richtlijn onkostenvergoeding, representatie, diners en ontvangsten College
van B&W Gemeente Schiedam 2012
Onkostenvergoeding:
Naast het salaris ontvangen de leden van het college maandelijks een gebruteerde
onkostenvergoeding. Het bedrag is gelijk aan het bedrag, vermeld in artikel 25, eerst lid, van het
Rechtspositiebesluit wethouders, zoals dit bedrag jaarlijks door de minister van Binnenlandse Zaken
wordt herzien.
De vergoeding is opgebouwd uit de volgende kostencomponenten:
Dt wethouder
-
Representatie
Vakliteratuur
Contributies, lidmaatschappen
Telefoonkosten
Bureaukosten, porti
Zakelijke giften
Bijdrage aan fractiekosten
Ontvangsten thuis
Excursies
Vt wethouder
burgemeester
35%
6%
12%
12%
5%
10%
10%
7%
3%
26%
5%
16%
9%
4%
10%
16%
11%
3%
40%
4%
13%
100%
100%
100%
4%
13%
25%
1%
Voor zover van belang volgt hieronder een specificatie van de componenten:
Representatie:
Hieronder vallen de kosten voor koffie, thee, hapjes, drankjes, etentjes met zakelijke relaties,
attenties e.d. Ook behoren onder deze categorie de noodzakelijke kosten voor de representatie die
de partner maakt in verband met de functie-uitoefening van de politieke ambtsdrager. Voorbeelden
zijn uitgaven en (reis)kosten verbonden aan bezoeken van zieken, bejaarden en 100-jarigen en het
bijwonen van georganiseerde activiteiten, bijeenkomsten en recepties. Werklunches en diners die
worden georganiseerd op verzoek van een lid van het college dan wel het college behoren tot de
bedrijfsvoering en de factuur komt rechtstreeks naar de gemeente.
Vakliteratuur:
Uitgaven voor (abonnementen voor) vakliteratuur, losbladige uitgaven, naslagwerken. Dagbladen
vallen daar niet onder.
Contributies, lidmaatschappen:
Lidmaatschap vakbond, belangenvereniging, beroepsvereniging, bestuurdersvereniging e.d.
Telefoonkosten:
Aan de burgemeester en de wethouder wordt een PDA en een I-PAD voor zakelijk gebruik ter
beschikking gesteld.
NB: Dit aspect wordt nader geregeld bij verordening rechtspositie.
Bureaukosten, portie:
Pennen, potloden, papier, zakelijke agenda e.d. Tevens de kosten voor het verzenden van post en het
kopiëren van stukken.
Zakelijke giften:
Hieronder vallen giften die de politieke ambtsdrager louter als zodanig doet, en die men als
privépersoon niet gedaan zou hebben, aan inzamelingsacties, collectes e.d. (in de regel voor
plaatselijke en/of regionale doeleinden). Giften aan een politieke partij of verkiezingscampagne
vallen hier niet onder.
Ontvangsten:
Dit betreft de kosten (consumptieve verstrekkingen) verbonden aan kleine ontvangsten in eigen
woning die direct verband houden met de uitoefening van het ambt.
Excursies:
Excursies waaraan wordt deelgenomen ten behoeve van de uitoefening van het politiek ambt
(eventueel inclusief reis- en verblijfkosten)
Aanvaarden uitnodigingen
Het op uitnodiging bijwonen van feestelijke bijeenkomsten, bedrijfsopeningen, jubilea,
(afscheids)recepties, slaan van eerste palen, enz. wordt besproken in de collegevergadering bij
agendapunt Uitnodigingen.
Afdeling Kabinet draagt zorg voor het voorraadbeheer van cadeaus voor bijzondere gelegenheden in
het kader van representatie. Een medewerker Kabinet zal zorg dragen voor het aanleggen van een
voorraadadministratie en financiële huishouding.i (zie voetnoot)
In geval van bijzondere giften wordt daarover in het college een besluit genomen.
Diners / ontvangsten:
Het op kosten van de gemeente Schiedam lunchen of dineren met grotere gezelschappen of het
organiseren van ontvangsten dient vooraf gemeld in en goedgekeurd te worden door het college.
Daarbij dienen, waar er een directe relatie is met een project, de kosten ervan ten laste van dat
project te worden gebracht.
Creditcard:
Aan burgemeester en wethouders kan onder voorwaarden een creditcard beschikbaar worden
gesteld voor functionele uitgaven tijdens buitenlandse reizen ten laste van de gemeente, voor zover
deze niet gedekt zijn in de maandelijkse onkostenvergoeding. Het gebruik van een creditcard dient
zoveel mogelijk te worden beperkt.
Met de creditcard worden geen privé-uitgaven betaald en er wordt met de creditcard geen contant
geld opgenomen.
De creditcard wordt op aanvraag door de gemeentesecretaris in bruikleen aan de burgemeester of
wethouder verstrekt.
De creditcard wordt uitsluitend voor buitenlandse reizen meegegeven aan de burgemeester of
wethouder.
Van alle met de creditcard gedane betalingen dienen de vouchers te worden bewaard en samen met
een onderbouwing gevoegd bij het overzicht van creditcardbetalingen. Deze overzichten worden
gecontroleerd door de burgemeester c.q. wethouder Financiën en de gemeentesecretaris.
Indien blijkt dat de uitgaven ten onrechte ten laste van de gemeente worden gebracht, worden deze
alsnog ingehouden op het salaris van de burgemeester of wethouder gefactureerd.
NB: Het beschikbaar stellen van een creditcard en het aspect van de buitenlandse dienstreizen wordt
nader geregeld in de verordening rechtspositie.
Declaraties:
Vooruitbetaalde kosten die niet vallen onder de onkostenvergoeding, dienen uiterlijk op de laatste
dag van de eerstvolgende kalendermaand gedeclareerd te worden met gebruikmaking van de
daarvoor bestemde formulieren. Het is niet toegestaan om op rekening te bestellen. Het is niet
toegestaan dat visitekaartjes worden afgegeven aan instellingen of via een factuur de kosten in
rekening worden gebracht.
Een declaratie, ingediend door een wethouder, wordt betaalbaar gesteld nadat de burgemeester en
de gemeentesecretaris de declaratie voor akkoord hebben geparafeerd. Een declaratie, ingediend
door de burgemeester, wordt betaalbaar gesteld nadat de locoburgemeester en de
gemeentesecretaris de declaratie voor akkoord hebben geparafeerd.
Uitsluitend functionele kosten komen voor vergoeding in aanmerking. Voorts geldt voor declaraties
en rekeningen dat deze uitsluitend in aanmerking komen voor betaling voor zover de uitgavenpost
niet geacht wordt reeds bestreken te worden door een (vaste) vergoeding.
Declaraties worden ingediend via het daarvoor bestemde formulier onder bijvoeging van de
betalingsbewijzen (bonnetjes). Aangegeven dient te worden waarvoor de uitgaven zijn gedaan. De
declaratie wordt administratief verwerkt door de salarisadministratie P&O. Bij vragen of
onduidelijkheden wordt door P&O contact gelegd met de gemeentesecretaris.
i
Over het feit wanneer welk cadeau (en in welke omvang) zal worden verstrekt, zal een nadere aanwijzing
worden opgenomen in het Handboek Bestuurders.