intranet ontwikkeling

INTRANET ONTWIKKELING
Als uw organisatie op het punt staat Intranet binnen de organisatie te implementeren of u
beschikt al over Intranet maar bent er niet tevreden over, biedt dit artikel u inzicht in de
processen die zich afspelen bij de inrichting van een Intranet. Tevens wordt er een voorbeeld
gegeven van een aanpak en worden er enkele tips & valkuilen uit de praktijk behandeld.
Uit recent onderzoek van het Platform Topmanagement & IT en OTR Group komt naar voren
dat 50% van de organisaties in Nederland het komende jaar Intranet als thema op de
projectagenda heeft staan. Het blijft daarmee onverminderd hoog scoren. Opvallend is dat
Intranet tot op heden het meest gebruikt wordt voor het intern verspreiden van
handleidingen, publicaties en rapporten.
Hoog op de lijst van toepassingen staan tevens de telefoonlijsten, afspraken en agenda’s.
Het nut van een Intranet neemt echter toe naarmate het meer de vorm van een ‘organisatie
portal’ aanneemt die gebruikers toegang geeft tot zowel relevante informatie als belangrijke
informatiesystemen. Die ontwikkeling blijkt in de praktijk langzaam te verlopen. Maar waarom
eigenlijk?
1. DOELSTELLINGEN
Organisaties beginnen aan een Intranet vanuit de behoefte die enerzijds ligt in externe
ontwikkelingen. Met name de opkomst van e-business doet veel organisaties vragen om
Intranet om ervaring op te doen en intern de boel op orde te krijgen.
Daarnaast wordt Intranet met name toegepast voor het verbeteren van de interne
communicatie en met name de versnelling in decentrale organisaties. Intranet zal tevens
kunnen bijdragen aan teamwork.
Maar wat wil uw organisatie nu eigenlijk bereiken met investeringen in een Intranet?
Algemeen herkend worden er twee doelstellingen, het versnellen van de
informatievoorziening en het toegankelijk maken van al dan niet decentraal geplaatste
informatiebronnen. Ook heel concreet wordt er door de organisaties aangegeven dat het
verbeteren van de administratieve processen, al of niet in combinatie met het verminderen
van de ‘overload’ aan informatie, als doelstelling wordt genomen. Doelstellingen als deze
worden haalbaar geacht maar vergen wel een grote inzet van de totale organisatie.
Het is overduidelijk gebleken dat het ontbreken van concreet gestelde doelstellingen en een
‘overall’ visie één van de valkuilen zijn waarom een Intranet project moeizaam kan verlopen.
2. HET MANAGEN VAN KENNIS
Kennis en ervaringen van de organisatie zitten in de hoofden van de medewerkers. Het
mobiliseren van de kennis is de uitdaging die op lange termijn veel kosten kan besparen.
Deze visie wordt al enige tijd geroepen en de organisaties die Intranet hebben of willen
toepassen zien dit nog steeds als de belangrijkste reden tot investeren.
Wat dan wel helder moet zijn is de verschuiving van de aandacht van technologie naar
cultuur.
De introductie van een e-mailsysteem is veelal een technologische ingreep, evenals ook de
eerste bouw van een Intranet. Maar al snel komt de stap van de procesinrichting, ‘hoe gaan
we al die informatie beheren’.
Er ontstaan nieuwe processen, nieuwe functies en als men in het stadium van kennisbeheer
en kennisdeling komt vraagt dat ook om een cultuurverandering in de organisatie.
De ontwikkeling stopt niet bij het creëren van een ‘voorziening Intranet’. Als medewerkers
actief gebruik moeten gaan maken van het Intranet, zullen er maatregelen genomen moeten
worden om hen het Intranet te laten gebruiken. Besparing zit hem juist in het hergebruiken
van de kennis om niet steeds opnieuw ‘het wiel uit te vinden’. Maar juist daar zit hem dan
ook de uitdaging, hoe kunnen werknemers gestimuleerd worden om hun kennis en kunde via
het internet beschikbaar te stellen aan anderen?
3. HET MANAGEN VAN CONTENT
Kennis/content ontstaat ergens doordat iemand een idee heeft of iets heeft uitgewerkt. De
tweede stap is het vastleggen van die kennis op een medium waarmee het ook toegankelijk
is voor anderen, in het voorbeeld veelal een Intranet. Hiermee is eigenlijk direct de distributie
al geregeld mits de technische voorwaarden zijn geïmplementeerd. Maar nu komt nog de
vraag; ‘hoe is het allemaal weer terug te vinden en hoe kan op een eenvoudige wijze de
relevante informatie op het Intranet geplaatst worden?’
Zoekmechanismen, navigatiestructuren en content management systemen (CMS) zijn dan
belangrijk.
3.1 Content management systemen
CMS is de applicatie die faciliteiten biedt om content te managen en daarbij sterk gericht op
gestructureerd beheer. Bij het eenvoudig vinden van de relevante informatie kan men het
gaan hergebruiken. En dat is immers de doelstelling!
Of dit ook daadwerkelijk gedaan wordt, is een kwestie van cultuur en attitude. In veel
organisaties moet er flink aan de cultuur geschud worden om te zorgen dat het allemaal gaat
gebeuren.
Duidelijk is geworden dat de inzet van CMS veelal maatwerk met zich meebrengt, zeker als
het op zich weer gekoppeld dient te worden aan bestaande informatiesystemen. Een zeer
goede projectmatige aanpak is daarbij vereist. De applicatie ‘valt en staat’ met een helder
functioneel ontwerp. Antwoord op ‘wat wilt u’ en ‘wat kunt u als organisatie’ zijn een vereiste
om helderheid te krijgen.
4. UITVOERING & AANPAK
Uit bovenstaande is gebleken dat het realiseren van een succesvol Intranet geen ‘ICTproject er even tussendoor’ is. Een aan te stellen projectleider-Intranet zou zijn of haar
carrière er wel op af kunnen stemmen!
Vooraf maar ook voortdurende oriëntatie op zowel strategisch, inhoudelijk en technologisch
vlak is noodzakelijk. Omdat deze iteratieve aanpak veel energie vraagt van de organisatie, is
ondersteuning van het management een ‘must’.
De praktijk wijst uit dat dit weer een valkuil blijkt te zijn als dat niet juist wordt aangepakt.
Het resultaat dient zo te zijn dat de organisatie:
- Weet wat zij met intranet wil;
- Weet welke informatie via het intranet wordt verspreid;
- Zelf prioriteiten aangeeft;
- Direct vanaf de start de beheerorganisatie inricht;
- Weet welke technische aanpassingen verricht moeten worden;
- Weet welke organisatorische maatregelen er genomen moet worden.
- Uiteindelijk ligt er een plan van aanpak voor de (deel)realisatie klaar.
5. TIPS UIT DE PRAKTIJK
Er blijkt veel fout te kunnen gaan bij het invoeren van een Intranet. Gelukkig is er al veel
ervaring opgedaan met het realiseren van een Intranet en het halen van de doelstellingen.
Gebruikers die een Intranet hebben geïmplementeerd hebben veel praktijkervaring.
Deze informatie en ervaringen zijn gebundeld en worden overgebracht op organisaties
middels korte trainingen en op te stellen plannen van aanpak. De praktijkervaring van
gebruikers wijst onder andere het volgende uit:
- Stimuleer continue het produceren op, en gebruik van Intranet.
- Implementeer geen Intranet gelijktijdig met andere grote veranderingen in de organisatie.
- Wek niet te hoge verwachtingen.
- Zorg voor ‘actieve’ ondersteuning van het management.
- Benader een Intranet-project niet te veel vanuit de IT.
- Bespaar niet op kosten van opleiding & voorlichting en ondersteuning aan de organisatie.
6. CONCLUSIE
Als de leerpunten uit ervaringen ter harte worden genomen en in het implementatieproject
geïncorporeerd worden, is er meer grip en sturing op een goede afloop. Hierbij moet niet te
groot begonnen worden, maar de doelstelling moet op lange termijn ook niet te laag gesteld
worden. Er dient draagvlak te zijn voor het intranet, welke meteen toegevoegde waarde op
kan leveren. Cultuurveranderingen moeten niet onderschat worden waarbij voor goede
voorbeelden, voorbeeldgedrag van managers en training en ondersteuning van (bijna)
iedereen gezorgd dient worden.
‘Kennis is macht, kennisdeling is kracht’.
Auteur: Jan C. Smit
Bron: www.btc-online.nu