intranet checklist

INTRANET CHECKLIST
Het bekende Cola product is herkenbaar door steeds weer de aandacht die door de fabrikant
voor het product wordt gevraagd. Maar we kennen het product toch al lang! Het gebruik van
intranet heeft ook een zekere mate van continue aandacht nodig. Het maakt niet uit in welke
ontwikkeling uw organisatie is en in welke mate er al gebruik wordt gemaakt van
Intranet(ten), steeds sluipen de alom bekende valkuilen er weer in.
De Intranetchecklist is voor u ontwikkeld om zowel bij de oriëntatie als tijdens de
doorontwikkeling van uw Intranet een handig hulpmiddel bij de hand te hebben. Doordat de
checklist is samengesteld op basis van vele ervaringen uit het verleden, biedt het een
gedegen houvast voor zowel Intranetbeheer als implementatie.
1. CHECKLIST
Valkuilen bij invoering:
o Het in productie nemen van het intranet voordat het inhoudbeheer goed geregeld is.
o Het implementeren van intranet gelijktijdig met andere grote veranderingen in de
organisatie.
o Het intranet introduceren voordat de techniek volledig “werkt”.
o Te vaak nieuwe mogelijkheden van software uitproberen.
o Te weinig of onvolledige communicatie.
o Geen gebruikeropleidingen of handleidingen gebruiken om kosten te drukken.
o Alleen een helpdesk voor technische problemen hebben.
o Belangrijke informatieleveranciers werken niet mee.
o De fase van invoering wordt te snel afgesloten.
o De infrastructuur is niet goed georganiseerd, waardoor delen van de organisatie
worden uitgesloten.
o (Top)management doet niet mee in het gebruik van het intranet.
o De afdeling interne communicatie ziet het intranet als bedreiging voor haar positie.
Continue aandacht voor het gebruik
o Stimuleren intranet consumptie
o Voorbeeld gedrag van ambassadeurs en management
o Uitdragen toegevoegde waarde intranet
o Het intranet werkelijk gebruiken voor publicaties (scheppen van behoefte gebruik)
o Overhevelen informatievoorziening van traditionele media naar intranet (verplichten
tot gebruik)
Continue aandacht voor productie
o Stimuleren intranet productie
o Beleggen productie bij de afdeling
o Stimuleren openheid op het intranet
o Stimuleren ‘het zelf vergaren’ van informatie
o Durf de volgende stap (vernieuwend)
- E-commerce
- E-publishing
- Informatie integratie externe site
Tips voor de content creatie
o De mogelijkheid geven voor feedback:
- Reactie-buttons
- Doorsluizen naar nieuwsgroepen
o
o
o
o
o
o
- Direct mailen vanaf pagina
- Naam eigenaar/beheerder op iedere pagina
maar ook:
- Reactie meten bij helpdesk
- Geregelde enquêtes
Zorg voor een heldere structuur:
- Waarde hoger als structuur helder is
- Informatie goed scheiden
- Sites toepassen op specifieke doelgroepen of afdelingen
Bepaal niet vóór de medewerkers wat ze nodig hebben en in welke vorm
- denk aan uitgangspunt: ontvangergericht
- raadpleeg gebruikers over vorm en inhoud
Geef medewerkers ruimte voor eigen initiatief (sites/nieuwsgroepen)
Blijf niet eeuwig discussiëren over vorm en inhoud
- iedereen heeft een mening
- iedereen heeft er verstand van (denkt hij/zij)
- maak keuzen, na drie maanden vormgeving veranderen is geen schande
Maak optimaal gebruik van snelheid van het medium, denk aan:
- dagelijks nieuws/jaarcijfers/persberichten
- directe reactie van management op vragen
2. LEERPUNTEN
o
Uit de hier gepresenteerde checklist kan alsnog een samenvatting van de leerpunten
worden gedistilleerd. Onderstaand de leerpunten op een rijtje:
o
In de realisatie fase van een intranet worden vaak veel te complexe stappen
genomen, focus eerst op de basis functionaliteiten en doe dit goed. Definiëren van
Quick-wins kunnen helpen om deze stappen overzichtelijk te houden.
o
Vergeet niet de relevantie van de omschrijving van een visie en de communicatie
naar de organisatie, vertel de organisatie waarvoor hun inzet noodzakelijk is, wat de
returns of investments voor hun persoonlijk inhoud (What’s in it for me).
o
Omarm de kritische gebruikersgroep, betrek ze bij de ontwikkelingen. Het is veel
erger als je helemaal niets hoort uit de organisatie.
o
Denk bij beheer niet alleen aan de technische invalshoek, ook het beheer van de
content (wie doet wat) dient vooraf georganiseerd te worden.
o
Onderdeel van de beheer structuur is dat er duidelijk verantwoordelijkheden belegd
en bekent zijn.
o
Denk aan de helpdesk inrichting voor de content vragen.
o
Doe regelmatig een evaluatie en maak een keuze in de evaluatiecriteria.
o
Last but most important: neem de tijd voor gedragsverandering!
Auteur: Jan C. Smit
Bron: www.btc-online.nu