intranet implementatie

INTRANET IMPLEMENTATIE
Op basis van een plan van aanpak, waarin onder andere de organisatorische, technische en
financiële consequenties van intranet realisatie behandelt worden, kunnen concrete
vervolgstappen gezet worden richting de intranet site. Het zijn echter niet enkel technische
aspecten die de aandacht verdienen. Wat te denken van team samenstellingen, contentcreatie, selectie en voorlichting. Dit zijn slechts enkele stappen richting realisatie van een
intranet site.
In dit artikel worden op beknopte en concrete wijze de vervolgstappen beschreven die een
leidraad vormen voor het succesvol introduceren van intranet binnen een organisatie.
STAPPENPLAN
Stap 1: Goedkeuring plan van aanpak
Als eerste stap wordt het plan van aanpak goedgekeurd. Hiermee wordt de voorfase
afgesloten en kan een start worden gemaakt met de daadwerkelijke implementatie.
Stap 2: Offerte aanvraag
De offerte aanvraag is de bouwschets van de intranet applicatie (Content Management
Systeem). Potentiële leveranciers kunnen aan de hand van dit document een offerte
opstellen. Vooraf dient de aanbestedingsprocedure bepaald te worden (welke leveranciers,
welke voorwaarden welke gunningscriteria etc). Vervolgens worden de geselecteerde
leveranciers uitgenodigd een offerte te maken.
Stap 3: Oprichting projectteam
Om een succesvolle implementatie te realiseren dient in een vroeg stadium een intranet
projectteam op te worden gericht. Hierin hebben in ieder geval zitting de content
beheerder(s) en de functionele beheerder(s). Het is dan ook noodzakelijk om deze functies
in te vullen.
Stap 4: Content creatie
In het functionele ontwerp is de sitemap met de content beschreven. Een eerste taak van het
projectteam is deze content te verzamelen en gereed te maken voor publishing.
Stap 5: Leverancierselectie
Conform de opgestelde aanbestedingsprocedure worden de offertes beoordeeld en een
leverancier gekozen. Na de contractonderhandeling kan aan deze opdracht verstrekt
worden.
Stap 6: Implementatie
Aan de hand van het implementatie plan zal de implementatie plaatsvinden. Het intranet
projectteam stelt in deze stap de acceptatieprocedure op, terwijl de leverancier, conform plan
van aanpak, de applicatie ontwikkeld.
Stap 7: Voorlichting
Tijdens de implementatie moet een breed draagvlak gecreëerd worden voor het Intranet als
ondersteunend ICT middel van het primaire proces, maar ook als verfraaiing van de
communicatie en informatisering binnen de organisatie.
De tijdslijnen zijn in deze fase redelijk vast. Er kan dan ook gestart worden met promotie en
voorlichting naar de medewerkers. Daarnaast kunnen eventuele opleidingen gepland
worden.
Stap 8: Testen
De testversie van de site dient opgeleverd te worden. Samen met de leverancier, het
projectteam en eventuele afvaardiging van de gebruikers worden alle mogelijkheden van de
site uitgeprobeerd. De test en acceptatieprocedures worden als leidraad gebruikt. Alle zaken
die misgaan worden genoteerd.
Stap 9: Aanpassing
De testresultaten worden met de leverancier besproken en mogelijke oplossingen worden
bepaald. De leverancier zal deze vervolgens uitvoeren.
Stap 10:Installatie
De ICT afdeling start in deze stap met het installeren van de benodigde software op de cliënt
PC’s.
Stap 11: Oplevering
De definitieve versie van de site wordt opgeleverd. De beheerorganisatie is vanaf dit moment
eigenaar van de applicatie en dus verantwoordelijk voor verdere onderhoud en ontwikkeling
van de site.
Stap 12: Evaluatie
Na een periode van 1 á 2 maanden vindt er een evaluatie van de site plaats, waar alle
partijen bij betrokken zijn.
Auteur: Hub Martinussen
Bron: www.btc-online.nu