Toon gehele stuk - Gemeente Heemstede

Collegebesluit
Collegevergadering: 8 februari 2011
ONDERWERP
Vernieuwen Website en vervangen ContentManagementSysteem
SAMENVATTING
Voorgesteld wordt om de website van de gemeente te vernieuwen. Een belangrijke reden is dat de
website moet voldoen aan de landelijke "Webrichtlijnen" voor gebruiksvriendelijke websites. Deze
richtlijnen schrijven voor dat overheidswebsites voor álle burgers en dus ook voor visueel gehandicapten
goed toegankelijk moeten zijn. Een andere reden is dat de bestaande website is ontwikkeld op basis van
inmiddels verouderde techniek en niet meer voldoet aan moderne eisen voor gebruiksgemak en
interactieve functionaliteit. Het bouwen van een nieuwe website heeft de voorkeur, omdat de kosten
hiervoor praktisch gelijk zijn aan de kosten om de bestaande website om te bouwen om aan de
Webrichtlijnen te voldoen.
Voorgesteld wordt om de nieuwe website te ontwikkelen op basis van open source software. Dit heeft als
voordeel dat de gemeente niet langer afhankelijk is van één leverancier en niet langer licentiekosten hoeft
te betalen. Omdat de broncode van deze software vrij beschikbaar is, zijn er vele partijen die
functionaliteit ontwikkelen waardoor dit veel sneller gaat en tegen lagere kosten. De kosten worden
gefinancierd uit de voor 2010 en 2011 gereserveerde budgetten. Hiermee beschikt de gemeente dan
over een nieuwe en moderne website, gebaseerd op open technologie, die aansluit bij de technologie van
buurgemeenten en goedkoper is dan het oude systeem.
BESLUIT B&W
1. De website te vernieuwen;
2. Voor het beheersysteem achter de website (het content management systeem CMS) gebruik te maken
van een open source systeem;
3. Hiervoor uit de investeringsbudgetten voor 2010 en 2011 voor "Aanpassen website aan webrichtlijnen",
"Revisie website", "Vervangen CMS" en "Uitbreiden intranet" voor totaal € 139.000 een bedrag van €
106.000 beschikbaar stellen;
4. Het resterende investeringsbedrag ad € 33.000 laten vrijvallen;
5. Het exploitatiebudget voor onderhoud website met ingang van de begroting 2012 laten vervallen.
INLEIDING
Alle overheidswebsites moeten in 2011 voldoen aan de landelijke "Webrichtlijnen" voor
gebruiksvriendelijke websites zoals afgesproken in het Nationaal Uitvoeringsprogramma Dienstverlening
en e-Overheid (NUP). Daarnaast is de huidige website, die in april 2006 van start is gegaan, ontwikkeld
op basis van inmiddels verouderde techniek, en voldoet deze niet meer aan moderne eisen op het gebied
van gebruiksgemak en (interactieve) functionaliteit. Daarom wordt voorgesteld om een nieuwe website te
ontwikkelen.
MOTIVERING
Waarom een nieuwe website?
Webrichtlijnen
Overheidswebsites moeten voldoen aan de landelijke Webrichtlijnen zoals afgesproken in het Nationaal
Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-Overheid (NUP).
Het volgen van deze Webrichtlijnen moet leiden tot:
 Websites die gebruiksvriendelijk zijn voor álle burgers en dus ook voor slechtzienden, doven, blinden,
kleurenblinden of dyslectische mensen. Hiervoor zijn specifieke regels en voorwaarden gesteld bij het
bouwen van websites en het schrijven van webteksten.
 Websites die snel zijn en goed werken met allerlei verschillende soorten browsers en op verschillende
soorten computers, laptops, iPads en smartphone's.
 Websites met een logische indeling en rubricering van informatie die aansluit bij de belevingswereld van
de burger.
502706
1/4
Collegebesluit
Collegevergadering: 8 februari 2011
Op dit moment zijn er slechts enkele overheidswebsites die voldoen aan de Webrichtlijnen.
Verbeteren en moderniseren functionaliteit website
 Web 2.0. functionaliteit
De bestaande website is ontwikkeld op basis van verouderde techniek en maakt vrijwel geen gebruik van
web 2.0. functionaliteit. Web 2.0. is een verzamelnaam voor alle toepassingen op internet waarmee het
mogelijk is om snel met elkaar te communiceren en informatie te delen, zoals interactieve tools om te
chatten, weblogs en sociale media (Twitter, LinkedIn, Facebook, Youtube e.d.). De nieuwe website zal
een opzet kennen waarbij op flexibele wijze (modulair) eenvoudig dit soort functionaliteit kan worden
toegevoegd.
 Besloten gedeelte voor de Raad
Voor de vergaderstukken en besluiten is inmiddels een vernieuwde versie van het RIS in gebruik
genomen. Deze is nu alleen gericht op de openbare informatie die voor iedereen beschikbaar is. Voor de
raad is het wenselijk dat er een besloten gedeelte bijkomt, waar de vertrouwelijke en niet-openbare
stukken ook op gepubliceerd kunnen worden. Hiermee krijgt de raad dan toegang tot alle relevante
stukken die bij de verschillende vergaderingen horen. De raad zal betrokken worden bij de functionele
inrichting.
 Zoeken over alle onderdelen
Een website ziet er voor een gebruiker uit als één geheel, maar de achterkant bestaat vaak uit veel
verschillende onderdelen (subsites). De huidige website is een portal naar websites van aan de
gemeente gerelateerde organisaties/samenwerkingsverbanden.
De opbouw is als volgt:
Corporate website - (www.heemstede.nl)
 Digitaal loket - www.digiloket.heemstede.nl)
 Werken bij Heemstede /vacaturesite - (www.werkenbijheemstede.nl)
 Intergemeentelijke Afdeling Sociale Zaken - (www.iasz.nl)
 Gemeentebelastingen Kennemerland Zuid - (www.gbkz.nl/heemstede)
 Centrum voor Jeugd en Gezin - (www.cjgheemstede.nl)
 Vergaderstukken en besluiten / RIS - (vergaderstukken.heemstede.nl)
Voor de burger is het echter een groot nadeel dat bij het opzoeken van informatie (via de zoekfunctie op
de homepage), er alléén informatie gevonden wordt die is opgenomen op de corporate website. Om dit
op te lossen moet er een professionele zoekmachine ingericht worden die over al die verschillende
websites kan zoeken en in één scherm de gewenste resultaten presenteert aan de burger.
 Vormgeving die aansluit bij gewenste uitstraling
Voor de nieuwe website wordt er een vormgeving (look and feel) ontwikkeld die goed aansluit bij het
open, transparante, dienstverlenende en moderne karakter dat de gemeente wil uitstralen.
Open source gewenst
De bestaande website is ontwikkeld op basis van een "gesloten" content management systeem (soort
opmaak- en redactiesysteem). Dit heeft als nadeel dat de gemeente afhankelijk is van een beperkte
groep leveranciers die dit systeem aanbieden.
Als er één terrein is waar open source goed tot zijn recht komt dan is dat op het terrein van websites en
de integratie met sociale media. Omdat de broncode van deze software vrij beschikbaar is, zijn er vele
partijen die functionaliteit ontwikkelen waardoor dit veel sneller gaat en tegen lagere kosten.
Er zijn een aantal zeer stabiele open source systemen voor websites beschikbaar die al vele jaren door
"de gemeenschap" worden bijgehouden. Veel ontwikkelde functionaliteit wordt gratis voor hergebruik
502706
2/4
Collegebesluit
Collegevergadering: 8 februari 2011
aangeboden. Omdat de systemen open source zijn, zijn er vele bedrijven die expertise kunnen leveren en
is er geen afhankelijkheid van één bedrijf.
Bovendien is er een financieel voordeel omdat er geen licentierechten betaald hoeven te worden.
Door gebruik te maken van open source software sluiten we bovendien aan op het CMS-platform dat in
omliggende gemeenten gebruikt (Bloemendaal, Haarlem) of gebruikt gaat worden (Zandvoort). Zodat
kennisuitwisseling en het samen ontwikkelen van nieuwe functionaliteit kan plaatsvinden.
Intranet migreren naar open source
Het huidige intranet is gebouwd op het CMS-platform van de bestaande website. Omdat de nieuwe
website ontwikkeld gaat worden op basis van open source, moet ook het intranet naar deze omgeving
"gemigreerd" worden. Dit vergt een geringe investering. Gelijktijdig wordt de functionaliteit uitgebreid ter
ondersteuning van Het Nieuwe Werken om samen online aan projecten te werken en projectinformatie te
raadplegen.
Conclusie
Gezien het bovenstaande is het efficiënter om de website te vernieuwen. Niet alleen wordt er hierdoor
voldaan aan de webrichtlijnen, maar kan tevens een moderniseringsslag gemaakt worden met betrekking
tot onze digitale en interactieve informatievoorziening. Daarnaast is het vernieuwen van de website een
logisch moment om over te stappen van het huidige gesloten systeem naar een open source systeem.
Aangezien voor 2011 in de investeringsvoorstellen rekening was gehouden met het vernieuwen van de
website en het vervangen van het content management systeem, is dit hele project doorgeschoven naar
2011.
FINANCIËN
In 2010 en 2011 zijn investeringsbudgetten gereserveerd voor de verschillende onderdelen:
Beschikbare investeringsbudgetten
2010 website aanpassen webrichtlijnen
€
23.000
2011revisie website
€
60.000
2011 vervangen CMS
€
38.000
2011 uitbreiden Intranet
€
18.000
TOTAAL
€
139.000
Voor het uitvoeren van de verschillende onderdelen zoals beschreven in het bovenliggende voorstel zijn
de volgende kosten berekend:
Raming kosten website met extra onderdelen
Basiswebsite Gemsite
€
20.000
Grafisch Ontwerp
€
7.500
Overzetten content website
€
5.000
Opleiding Typo3
€
3.500
Advisering opbouw site volgens webrichtlijnen
€
10.000
Zoekmachine voor website
€
25.000
Inrichten zoekmachine
€
5.000
Overzetten Intranet naar Typo3
€
2.500
Overzetten content Intranet
€
3.500
RIS besloten gedeelte raad
€
15.000
Onvoorzien
€
9.000
TOTAAL
€
106.000
In totaal zijn de geraamde kosten € 106.000 en is rekening gehouden in de investeringen met € 139.000.
Het verschil van € 33.000 kan vrijvallen. Daarnaast kan per 1-1-2012 het exploitatiebudget voor
onderhoud website van € 16.500 bij de kostenplaats publiekszaken vervallen aangezien voor de open
source oplossing geen jaarlijkse licentie en onderhoudskosten nodig zijn.
502706
3/4
Collegebesluit
Collegevergadering: 8 februari 2011
JURIDISCH KADER
Voldoen aan de webrichtlijnen zoals die zijn vastgelegd in het bestuursakkoord Nationaal
Uitvoeringsprogramma Dienstverlening en e-Overheid (NUP). In het NUP is eind 2010 aangegeven als
datum waarop alle overheids sites zouden voldoen aan de webrichtlijnen. De gemeente Heemstede zal
dit een half jaar later realiseren. Dit is geen wettelijke verplichting maar een akkoord, het heeft geen
juridische gevolgen.
PLANNING/ UITVOERING
De planning is om rond de zomer met de nieuwe website live te gaan, daarna het intranet over te zetten
en gelijktijdig het besloten gedeelte voor de raad te plannen. Globaal is de planning als volgt:
Website
januari - Opdracht geven voor neerzetten basiswebsite
februari/maart - Functioneel ontwerp basiswebsite en aanvullende functionaliteiten
april - Bouwen functioneel ontwerp en bepalen nieuwe look en feel
mei - Testen functioneel ontwerp en keuze maken zoekmachine
juni - Integraal testen alle functionaliteiten
juli - Overzetten content en laatste testen
augustus - Live met nieuwe website
Intranet
September - Intranet bouwen op open source en nieuwe functionaliteit toevoegen
Oktober
- Content intranet overzetten
November - Live met intranet
Besloten gedeelte raad
Het besloten gedeelte voor de raad kan parallel lopen aan het project voor de website. Op dit moment
worden nog een paar punten opgelost voor het vernieuwde RIS, wat nu "Vergaderstukken en besluiten"
heet. Een specifieke planning is te geven als de wensen van de raad voor het besloten gedeelte in kaart
zijn gebracht. Om die reden zal in maart bij de raad geïnventariseerd worden wat de functionele en
inhoudelijk wensen zijn.
COMMUNICATIE/BEKENDMAKING
Voor de lancering van de nieuwe website wordt een uitgebreid communicatieplan opgesteld. De lancering
wordt afgestemd op het in gebruik nemen van het 14023 telefoonnummer als makkelijk te onthouden
telefonische ingang voor de gemeente (onderdeel van het "Gemeente heeft Antwoord" concept). Hiervoor
wordt samen met de omliggende 023-gemeenten een communicatiecampagne ontwikkeld.
502706
4/4