e³pos, een project met een verhaal

Een project met een verhaal
Veranderen; een constante
Organisaties, dus ook de (lokale) overheden, moeten zich voortdurend aanpassen en
vernieuwen. De beleids- en beheerscyclus in de lokale overheid is al geruime tijd
voorwerp van hervormingen (denken we maar aan de NOB; nieuwe OCMW
beleidsinstrumenten). En nu liggen er krachtlijnen klaar voor de gemeenten,
neergeschreven in het ontwerp gemeentedecreet.
Wat ook de stand van zaken mag zijn van dit decreet, de aanpassingen aan organisatie
en financieel stelsel komen er. Om deze voor te bereiden en concreet vorm te geven is
sinds begin 2003 een projectteam gevormd binnen ABA (Administratie Binnenlandse
Aangelegenheden).
Een verhaal moet een titel hebben: e³pos
Wanneer we kijken naar de krachtlijnen, de uitgangspunten van de voorliggende plannen
zien we drie grote principes:
Effectieve
Planning
Efficiënte
Organisatie
Eenvormige
Systemen
Omdat dit een kernachtige samenvatting is van de missie voor een project is dit meteen
in een naam omgezet: e³pos. Een epos, een traject voor de lokale overheden want het
gaat verder dan het gemeentedecreet alleen. De derde “e” vraagt misschien wat meer
uitleg: eenvormige systemen; gemeente, OCMW en provincie: één gelijkvormig
instrumentarium. Deze optie is nogmaals onderlijnd door de beslissing van de Vlaamse
regering (18 juli 2003) om de NOB ondersteuningscel over te hevelen naar het project
“Implementatie van een Nieuw Financieel Instrumentarium”.
Het is niet meer houdbaar dat er op de diverse bestuurslagen van de lokale overheden
telkens verschillende beheers- en registratiesystemen zijn met specifieke rapporteringen.
De drie in de naam staat dus niet alleen meer voor drie keer een “e”, maar ook voor de
drie grote doelbesturen voor het project.
Een project voor e³pos
Om deze hervormingen uit te werken en om te zetten naar bruikbare instrumenten, om
deze daadwerkelijk neer te zetten in de diverse besturen, is gekozen voor een
projectorganisatie die binnen de afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies van ABA zijn
plaats heeft. Het team is gestart in april en bestaat uit:
-
-
Chris Merre, projectleider
Medewerkers: Rudi Hellebosch, David Beirens, Gerd Dottermans, Mario Fockenier, Wouter
Verhille, Veerle Van Vaerenbergh en Sylvie Van de Waeter
12 mei 2004
Wat zit in de e³pos rugzak?
Voordat een ploeg vertrekt is het belangrijk de doelstellingen scherp te omlijnen. Het
team heeft (uiteraard in overleg met…) de doelstellingen van het project een
structuur gegeven:
De operationele doelstellingen: de dingen die we moeten uitwerken en
implementeren als primaire opdracht.
Dit is de vertaling van de essentiële doelstellingen van e³pos:
• strategische planning, vertaald in een meerjarige financiële planning en
resulterend in een jaarlijks budget.
• registratie van de financiële transacties in een boekhoudinstrument, een
registratiesysteem, dat de uitvoering van de planning opvolgt en bijstuurt. Dit
moet een goed meetsysteem zijn voor de performantie van besturen.
• daaruit moet een geschikte officiële financiële rapportering volgen die een
correct en vooral inzichtelijk beeld geeft van de financiële en vermogenstoestand
van het bestuur. Op elk moment, na elke periode, moet de bestuurder
(mandataris, ambtenaar) maar ook de burger, een inzichtelijk, begrijpelijk beeld
krijgen van de financiële prestaties van de organisatie. Tevens moet de “officiële
rapportering” zo opgebouwd zijn dat alle vragen van overheden centraal,
regionaal, subsidiërend of niet, opgelost zijn.
• en dan heb je de bijzondere vragen van het bestuur (Management Informatie
Systeem) zelf, vragen die buiten de gevraagde functionaliteiten vallen, maar die
intern nodig zijn voor een beter begrip en evaluatie van de prestaties
• besturen houdt ook delegeren in. Het plaatsen van taken en
verantwoordelijkheden op een juist niveau. In de NOB spreekt men van
budgethouderschap, de werkwijze waarmee men bepaalde goed omschreven
opdrachten op een correct niveau plaatst in een sfeer van vertrouwen en delegatie
van welomschreven bevoegdheden.
• interne controle en administratieve organisatie; elke organisatie moet
structurele systemen opzetten om toe te zien op de realisatie van de
doelstellingen. Beheersing van de taakuitvoering moet ingebouwd zijn in de
dagelijkse werking van een bestuur. Bekende hulpmiddelen daarbij zijn het
administratief handboek en procedurebeschrijving.
• Tenslotte moet elke organisatie voldoende zelfkritisch zijn om zich periodiek, maar
waarom niet permanent in vraag te stellen en zich af te vragen: kan dit beter?
Daarom is een regelmatige audit, snel aangepaste rapportering een garantie voor
het correct opvolgen van de strategische doelstellingen. Dit maakt de cirkel rond.
12 mei 2004
Dit zijn de realisaties die minimaal nodig zijn om de gestelde objectieven te realiseren.
Maar deze objectieven staan niet zomaar alleen; ze hebben behoefte aan steun. Het
volstaat niet deze mooie principes in te schrijven in de regelgeving en te denken dat het
werk vanzelf er komt. Voor elke doelstelling zijn er op diverse momenten een aantal
ondersteunende acties nodig.
Deze bekommernissen zijn door de projectgroep gegroepeerd in vier “ondersteunende
doelstellingen”.
In elk deel van het traject is er een permanente ondersteuning nodig van:
• ICT: het moderne hulpmiddel om elk meetsysteem te ondersteunen. Lessen uit
eerdere hervormingen bewijzen dat dit een grote kritische succesfactor is.
• Communicatie en marketing: we hebben het niet over reclame, maar over het
onderling afstemmen van de behoeften, de vraag en het aanbod, tussen
“leverancier en consument”. Elke hervorming die op zichzelf staat, niet
communiceert, niet openstaat voor kritiek of correctie is tot mislukken gedoemd.
• Vorming en opleiding: het vermogen om mensen te motiveren, inzichten te
geven en technieken aan te leren om met deze vernieuwingen om te gaan zal
essentieel zijn voor het welslagen van elk veranderingsproject. Het
inspanningsniveau om de impact van de vernieuwing aan duizend ambtenaren
over te brengen, nieuwe, gespecialiseerde functies te vormen en deze ook te
onderhouden, is een uitdaging bij de introductie maar vooral een permanente
opdracht.
• En wat we vaak vergeten bij nieuwe projecten is dat dit elke keer weer voor de
betrokken organisatie een veranderingsproces is, dit proces moet ondersteund
worden en begeleid met voorbeelden, projectschema’s, methodieken en
instrumenten. Naast informatie verstrekken en opleiding geven, naast aanreiken
van tools (ICT) moeten we permanent de processen ondersteunen om naar de
nieuwe organisatievorm en mentaliteit te komen.
Deze 7 operationele en 4 ondersteunende doelstellingen moeten niet alleen bij de lokale
besturen neergezet worden. Ze moeten ook verankerd worden in de Vlaamse
Gemeenschap om de bestendige goede werking op te volgen en te begeleiden.
Tenslotte is er binnen zo’n project een voortdurende juridische en interne zorg nodig.
e³pos: communicatie
We stelden het reeds, communicatie en overleg zijn essentieel voor ons project. We
doen dit op diverse manieren, door aanwezig te zijn op studiedagen, door onze eigen
website en door specifieke overlegorganen.
Vanaf nu kan de stand van zaken gevolgd worden op de overzichtsite van binnenland, nl
op: http://www.e3pos.be
Op de startpagina vind je eerst en vooral een overzicht van alle wijzigingen die er recent
hebben plaatsgevonden. Vanuit de startpagina kan je doorsurfen naar de twee grote
subsecties van de site: de e³pos-sectie en de NGOB sectie. Er zijn tevens een aantal
pagina’s die van overal toegankelijk zijn. We spreken hier over zaken zoals
contactinformatie, nuttige links, nieuwsbrief en dergelijke meer.
De e³pos sectie heeft tot doel te informeren en communiceren over het project en is
opgebouwd rond de volgende thema’s: Regelgeving, planning en budgettering,
boekhouding, officiële rapportering, MIS, budgethouderschap, administratieve organisatie
en intern controlesysteem, audit, vorming en opleiding en tenslotte ICT.
Je zal er de doelstellingen rond deze onderwerpen en een stand van zaken vinden. Het is
de bedoeling dat deze sectie als het ware meegroeit met het project. Naarmate we over
meer informatie beschikken zullen we deze stap voor stap publiek maken via de site.
12 mei 2004
De NGOB-sectie bevat een uitgebreid NOB- en een eerder beperkt NGB-gedeelte. In dit
deel van de site is uitgebreide en praktisch bruikbare informatie beschikbaar die nuttig
kan zijn bij de dagdagelijkse werking binnen het kader van NOB en NGB.
Zo is het NOB-gedeelte opgebouwd uit de rubrieken wetgeving, boekhoudfiches, FAQ,
Administratieve organisatie en intern controlesysteem, boekhoudkundige normen,
budgethouderschap, externe audit & administratief toezicht en MIS. Alles tezamen een
hele hoop onmiddellijk aan te wenden voorbeelden, schema’s, modellen, tips,…
Wil je permanent op de hoogte gesteld worden dan is er de nieuwsbrief die we periodiek
rondsturen. Intussen staan we open voor suggesties en opmerkingen van jullie kant. Wie
denkt op dit of op een ander vlak ons nuttige informatie te kunnen verschaffen is welkom.
Onderaan vindt u onze contactgegevens.
Specifiek zullen we communiceren door middel van diverse reflectiegroepen en
vaktechnische werkgroepen.
werkgroepen
Reflectie
-groep
extern
Projectmedewerkers
Reflectie
-groep
intern
Contact e3pos-team
Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap
Administratie Binnenlandse Aangelegenheden
Afdeling Gemeenten, OCMW’s en Provincies
Project e3pos
Markiesstraat 1 (lokaal 500)
1000 Brussel
tel: 02/553.31.30
fax:02/553.31.91
mail: e3pos@vlaanderen
Url: http://www.e3pos.be
12 mei 2004