Checklist aanbestedingswet voor inkopers checklist

 Checklist
Dit document bevat een checklist die u helpt om op de juiste wijze invulling te geven
aan de inrichting van uw aanbestedingstraject na inwerkingtreding van de
Aanbestedingswet. Aan de hand van verschillende (basis)vragen kunt u invulling geven
aan uw aanbestedingstraject. De exacte invulling zal per aanbestedingstraject
verschillen en is maatwerk. Deze checklist kunt u gebruiken als hulpmiddel.
In deze checklist wordt nog geen aandacht gespendeerd aan de wijze waarop bij
meervoudig onderhandse procedures inschrijvers worden uitgekozen. Deze checklist is
een dynamisch document en zal aangepast en uitgebreid worden met toekomstige
ontwikkelingen en nieuwe inzichten.
Inhoud
1.
Het aanbestedingsproces
2
2.
Geclusterde opdrachten
7
3.
Aanbestedingsprocedure
8
4.
Nationale of Europese procedure
10
Doel en ambitie van de wet
De wet beoogt een duidelijk en eenvormig kader te bieden voor aanbesteden. Het is
erop gericht dat de overheid op een transparante en effectieve manier inkoopt tegen
de beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij ondernemers (zoals MKB) een goede en
eerlijke kans maken op een opdracht.
Opbouw van de Aanbestedingswet
Deel 1: Algemene bepalingen voor alle opdrachten (boven en onder de drempel)
Deel 2: Europees aanbesteden van overheidsopdrachten
Deel 3: Europees aanbesteden van speciale-sectoropdrachten
Deel 4: Algemene voorschriften gerelateerd aan de andere delen
Inkoop en aanbesteden is maatwerk!
2 1. Het aanbestedingsproces ☐ Wat is het voorwerp van de beoogde opdracht?
Beschrijf kort de opdracht.
☐ Betreft de beoogde opdracht een
overheidsopdracht of een raamovereenkomst?
☐ Worden in deze opdracht prestaties gebundeld in
de markt gezet die individueel door een
Ja: dan is sprake van een geclusterde opdracht
(zie 2. Geclusterde opdrachten).
ondernemer zou kunnen worden uitgevoerd?
☐ Worden in deze opdracht prestaties gebundeld
met andere aanbestedende diensten?
☐ Met behulp van welke aanbestedingsprocedure
(zie 3. Aanbestedingsprocedure)
plaatst ik de opdracht in de markt?
☐ Pas ik de percelenregeling toe bij deze opdracht?
Zo ja, op welke wijze?
☐ Betreft het een Werken-opdracht?
Zo ja, ARW 2013 toepassen.
☐ Betreft het een Leveringen/ Diensten-opdracht?
Optioneel: toepassen Richtsnoer Leveringen en
Diensten.
☐ Bij raamovereenkomsten:
•
In het aanbestedingsdocument aangeven
waarom gekozen is voor een
raamovereenkomst en op welke wijze
rekening is gehouden met de positie van
marktpartijen.
•
In de aankondiging de minicompetitieprocedure beschrijven (de wijze waarop de
werkzaamheden tussen de opdrachtnemers
wordt verdeeld) en binnen welk tijdsbestek
de werkzaamheden moeten worden
uitgevoerd.
3 ☐ Zijn er standaardmodellen in de markt die op basis
UAV 2012 en UAV-GC 2005.
van gelijkwaardig overleg tussen marktpartijen en
overheid tot stand zijn gekomen?
☐ Zijn er branchevoorwaarden in de markt die ter
Vb.: DNR 2011
kennisneming en overweging moeten worden
meegenomen in de aanbestedingsvoorwaarden?
☐ Vaststellen/opstellen contractvoorwaarden:
•
Zijn er onredelijke voorwaarden in het kader
van de markt, branchevoorwaarden en het
voorwerp van de opdracht? Denk vooral aan
aansprakelijkheid, intellectueel eigendom,
cessie van verzekeringspenningen.
•
Risico’s alloceren bij de contractpartner die
ze ook feitelijk kan beheersen/beïnvloeden.
Nauwelijks voorzienbare risico’s mogen niet
bij de ondernemer worden neergelegd.
☐ Is het gezien de markt, economie en
Zo ja, enkel een verklaring verlangen dat men na
projectrisico’s nodig om een bankgarantie te
gunning bereid is een bankgarantie te overleggen
verlangen van de winnende inschrijver?
(niet bij inschrijving of verzoek om deelneming).
☐ Verlangen we meer inspanningen dan gebruikelijk
Zo ja, wat is een redelijke vergoeding?
van inschrijvers/moeten zij extra kosten maken
(bv. ontwerpen specifiek voor de aanbesteding,
maquettes, etc.)?
☐ Welk gunningscriterium wordt gekozen?
•
Economisch meest voordelige inschrijving:
Welke subgunningscriteria worden
geformuleerd?
•
Indien goed gemotiveerd: laagste totale
levenscycluskosten.
☐ Welke wegingsfactor hebben de verschillende
4 subgunningscriteria?
☐ Helder en eenduidig beoordelingskader opstellen:
op basis van welke elementen/onderdelen worden
de inschrijvingen op de verschillende
subgunningscriteria beoordeeld?
☐ Wordt duurzaamheid verwerkt in deze
aanbesteding?
☐ Zijn er duurzaamheidscriteria door AgentschapNL
opgesteld voor dit type opdracht?
☐ Zijn er duurzaamheidscriteria door de Europese
Commissie opgesteld voor dit type opdracht?
☐ Welke elementen van duurzaamheid verwerk ik?
http://www.pianoo.nl/duurzaaminkopen/product
groepen#productgroepen
http://ec.europa.eu/environment/gpp/eu_gpp_cr
iteria_en.htm
Milieu / Sociale criteria / Social return on
investment
☐ Op welke wijze wordt duurzaamheid verwerkt in
deze aanbesteding?
☐ Is het Alcateltermijn van 20 dagen proportioneel?
Geschiktheidseisen / Subgunningscriteria /
Uitvoeringsvoorwaarden (contracteisen)
Standaard explootvrije dagen:
Wanneer er explootvrije dagen of vakanties
Nieuwjaarsdag
Goede Vrijdag
samenvallen met het Alcateltermijn kan het
2e Paasdag
Koninginnedag
proportioneel zijn om het termijn te verlengen.
Bevrijdingsdag
Hemelvaartsdag
2e Pinksterdag
1e en 2e Kerstdag
Extra explootvrije dagen in 2013:
Maandag 29 april (dag voor Koninginnedag)
Vrijdag 10 mei (dag na Hemelvaartsdag)
Vrijdag 27 december (dag na 2e Kerstdag)
☐ Publiceren via TenderNed (of bij gebruik van een
www.Tenderned.nl
ander medium: controleren of de publicatie op
TenderNed staat).
☐ Beoordelingsleidraad voor intern gebruik opstellen
5 en verspreiden bij de beoordelingscommissie.
☐ Mededelingen met de gunningsbeslissing opstellen
(voorlopige gunning en afwijzingsbrieven).
☐ De afwijzing voldoende motiveren en hierin alle
relevante redenen van afwijzing in benoemen:
•
de eindscores zowel van de afgewezen
inschrijver als van de winnende inschrijver;
•
de scores van de afgewezen inschrijver op
specifieke kenmerken en de reden waarom op
dat specifieke kenmerk eventueel niet de
maximale score is toegekend;
•
eventueel de reden(en) waarom de winnende
partij beter heeft gescoord;
•
verduidelijking van de toepassing van de
gehanteerde criteria bij gunning volgens het
criterium economisch meest voordelige
inschrijving.
☐ Proces-verbaal van gunning/opdrachtverlening
opstellen en bij het interne aanbestedingsdossier
voegen.
•
namen van uitgekozen gegadigden met
motivering;
•
namen van afgewezen gegadigden met
motivering;
•
namen van afgewezen inschrijvers met
motivering;
•
motivering voor de keus van de winnaar;
•
omstandigheden bij de toepassing van een
bijzondere procedure, en
•
reden van eventueel niet-gunnen.
6 2. Geclusterde opdrachten Bij clusteren gaat het om het niet onnodig samenvoegen van opdrachten. Clusteren is op zich niet
verboden, maar er dient voldoende en deugdelijk te worden gemotiveerd. Het gaat om een correcte
belangenafweging die gemotiveerd wordt.
☐ Wat is de mate van samenhang tussen de
prestaties? Is het redelijk om de prestaties als
één opdracht in de markt te zetten?
☐ Maak een analyse van de relevante markt:
•
Hoeveel marktpartijen kunnen de prestaties
uitvoeren?
•
Hoeveel marktpartijen vallen in de
categorie MKB?
☐ Wat zijn de risico’s en organisatorische gevolgen
(voor- en nadelen) voor de aanbestedende
dienst, zowel ten aanzien van niet als ten
aanzien van wel samenvoegen?
☐ Wat zijn de risico’s en organisatorische gevolgen
(voor- en nadelen) voor de potentiële
inschrijvers, zowel ten aanzien van niet als ten
aanzien van wel samenvoegen?
☐ Wat zijn de consequenties voor de toegang tot
de opdracht voor het MKB (het kunnen indienen
van een inschrijving met een reële kans om te
winnen)?
☐ Wel of niet clusteren, de belangenafweging.
Wel / niet, omdat …
☐ Is het mogelijk om de samengevoegde opdracht
Ja / nee, omdat …
in percelen op te delen?
☐ Is het zinvol gezien de markt om de
7 samengevoegde opdracht in percelen op te
delen? Waarom wel/niet?
☐ Motiveer de clustering en het (niet) opdelen in
percelen in het aanbestedingsdocument.
3. Aanbestedingsprocedure ☐ Wat is de geldelijke opdrachtwaarde van de
opdracht?
☐ Welk type opdracht betreft het?
Werken / Leveringen / Diensten
☐ Betreft het een complexe opdracht?
Zo ja, waarom?
☐ Hoeveel potentiële inschrijvers zijn er?
☐ Wat zijn de kenmerken van de markt
(product/dienst) waarop deze opdracht ziet?
☐ Wat zijn de transactiekosten voor de
aanbestedende dienst?
☐ Wat zijn de transactiekosten voor de potentiële
inschrijver?
☐ Wat is het gewenste eindresultaat van de
opdracht?
☐ Toepassing objectieve criteria:
•
Baten/lasten (schaalvoordelen)
•
Verwachte respons
•
Toegankelijkheid MKB
8 ☐ De meest passende aanbestedingsprocedure:
Enkelvoudig onderhands / Meervoudig onderhands /
Nationaal openbaar / Nationaal niet-openbaar /
Europees openbaar / Europees niet-openbaar /
Bijzondere procedure
☐ Geschiktheidseisen: Niet toepassen bij
onderhandse procedures.
9 4. Nationale of Europese procedure Toepassing van uitsluitingsgronden:
☐ Welke uitsluitingsgronden verklaar ik van
toepassing?
☐ Niet alle facultatieve gronden automatisch van
toepassing verklaren.
☐ Welk termijn wordt er, gelet op het voorwerp van
de opdracht, vastgesteld voor het vaststellen van
een overtreding van de gehanteerde facultatieve
uitsluitingsgronden.
☐ Zijn er dwingende redenen van algemeen belang
die zou kunnen leiden tot het oordeel dat
uitsluiting, gelet op het voorwerp van de opdracht
disproportioneel zou zijn?
☐ Welke geschiktheidseisen zijn passend en
proportioneel voor dit aanbestedingstraject?
Geschiktheidseisen:
☐ Alleen de eisen formuleren die verband houden
met de daadwerkelijke risico’s van de opdracht.
☐ Kerncompetenties van de essentiële punten van de
opdracht formuleren – niet meer dan één
referentie per kerncompetentie vragen.
☐ Geen omzeteisen stellen, tenzij zwaarwegende
motieven in het kader van daadwerkelijke risico’s
ten aanzien van correcte en tijdige oplevering.
☐ Wel omzeteis, dan uitgaan van gemiddelde
jaaromzet en maximaal driemaal de
opdrachtwaarde.
☐ Geen financiële ratio’s van toepassing verklaren,
10 tenzij noodzakelijk.
☐ Bij de bewijsmiddelen aansluiten bij het type
organisatie van de inschrijver en haar wettelijke
plichten ten aanzien van boekhoudregels.
•
Vraag niet per definitie om een afschrift van de
polisvoorwaarden.
•
Vraag niet per definitie om een onafhankelijke
accountantsverklaring.
•
Houd rekening met redelijke termijnen voor de
ouderdom van bewijsmiddelen.
•
De Gedragsverklaring Aanbesteden is tot twee
jaar na afgifte geldig.
☐ Voeg de juiste uniforme Eigen Verklaring bij.
☐ Bewijsmiddelen waarop de Eigen Verklaring ziet
mogen enkel na voorlopig gunning aan de
winnende inschrijver worden gevraagd.
☐ Bewijsmiddelen waarop de Eigen Verklaring niet
mogen bij de inschrijving worden verlangd.
11