Bestek nr. 7-2017/ACTIRIS: de druk en de uitgifte van - e
advertisement
BESTEK Nr. 7-2017 / ACTIRIS Aanbesteding Overheidsopdracht voor de druk en de uitgifte van PWAcheques voor ACTIRIS Inhoudstafel 1 Administratieve bepalingen ............................................................................................................ 6 1.1 Algemene bepalingen .............................................................................................................. 6 1.1.1 Voorwerp van de opdracht ............................................................................................. 6 1.1.2 Wetgeving betreffende de overheidsopdrachten ........................................................... 6 1.1.3 Gunningswijze van de opdracht ...................................................................................... 7 1.1.4 Aanbestedende overheid ................................................................................................ 7 1.1.5 Informatie ........................................................................................................................ 7 1.1.6 Duur van de opdracht...................................................................................................... 8 1.1.7 Prijsbepaling en prijscontrole .......................................................................................... 8 1.1.8 Toegangsrecht en criterium voor de kwalitatieve selectie ............................................. 9 1.1.8.1 Toegangsrecht ............................................................................................................. 9 1.1.8.2 Kwalitatieve selectiecriteria ...................................................................................... 11 1.1.8.2.1 Financiële en economische draagkracht van de inschrijver................................ 11 1.1.8.2.2 Technische of professionele bekwaamheid van de inschrijver........................... 11 1.1.8.2.3 de sociale samenhang en duurzame ontwikkeling te versterken door een inspanning te leveren op het vlak van opleiding en socio-professionele inschakeling bekwaamheid van de inschrijver. .......................................................................................... 12 1.1.9 Gunningscriteria ............................................................................................................ 15 1.1.10 Vrije varianten ............................................................................................................... 15 1.1.11 Opmaak en indiening van de offerte ............................................................................. 15 1.1.11.1 Vorm en indiening van de offertes ........................................................................ 15 1.1.11.2 Bijzonder geval: offertes ingediend door een tijdelijke vennootschap................. 16 1.1.11.3 Indiening van de offerte ........................................................................................ 16 1.1.11.4 Structuur van de offerte ........................................................................................ 17 1.1.11.5 Informatiesessie .................................................................................................... 18 1.1.12 Opening van de offertes ................................................................................................ 18 1.1.13 Geldigheidsduur van de offerte..................................................................................... 18 1.1.14 Uitvoeringstermijn......................................................................................................... 20 1.1.15 Intellectuele eigendom.................................................................................................. 20 1.1.16 Vertrouwelijkheid - Voorbehoud................................................................................... 20 1.2 Administratieve bepalingen .................................................................................................. 21 1.2.1 Leidend ambtenaar ....................................................................................................... 21 1.2.2 Borgtocht ....................................................................................................................... 21 1.2.2.1 Bedrag van de borgtocht ........................................................................................... 21 1.2.2.2 Borgstelling ................................................................................................................ 21 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 2 van 63 Bewijs van de borgtocht ............................................................................................ 22 1.2.2.4 Vrijgave van de borgtocht ......................................................................................... 22 1.2.3 Onderaanneming ........................................................................................................... 22 1.2.4 Verzekeringen................................................................................................................ 22 1.2.5 Prijsherziening ............................................................................................................... 23 1.2.6 Oplevering ..................................................................................................................... 23 1.2.7 Betalingen ...................................................................................................................... 23 1.2.8 Communicatie en vertrouwelijkheid ............................................................................. 24 1.2.8.1 Communicatie ........................................................................................................... 24 1.2.8.2 Vertrouwelijkheid ...................................................................................................... 24 1.2.9 Aansprakelijkheid en tekortkomingen .......................................................................... 24 1.2.10 Regeling van geschillen.................................................................................................. 25 1.2.11 Documentatie ................................................................................................................ 25 1.2.12 Respect voor het leefmilieu........................................................................................... 25 1.3 2 1.2.2.3 Vragen betreffende de reikwijdte van het bestek ................................................................ 25 Technische bepalingen .................................................................................................................. 27 2.1 Voorstelling van het systeem van de Plaatselijke Werkgelegenheidsagentschappen (PWA) 27 2.1.1 Oprichting van het PWA ................................................................................................ 27 2.1.2 De gebruikers en activiteiten ........................................................................................ 27 2.1.2.1 De gebruikers............................................................................................................. 27 2.1.2.2 Toegelaten activiteiten .............................................................................................. 28 2.1.3 Het maximumaantal activiteitsuren .............................................................................. 29 2.1.3.1 In hoofde van de werkloze ........................................................................................ 29 2.1.3.2 In hoofde van de gebruiker ....................................................................................... 30 2.1.4 Uitkering van de activiteitsuren .................................................................................... 30 2.1.5 De soorten PWA-cheques.............................................................................................. 30 2.1.5.1 PWA-cheques op naam ............................................................................................. 31 2.1.5.2 Naamloze PWA-cheques ........................................................................................... 31 2.1.6 Aanschafprijs voor de gebruiker.................................................................................... 31 2.1.7 Vereisten ....................................................................................................................... 31 2.1.7.1 Model van de PWA-cheque ....................................................................................... 31 2.1.7.2 Diensten aan de gebruiker ........................................................................................ 33 2.1.7.2.1 Verzoek tot goedkeuring om een activiteit te laten uitvoeren ........................... 33 in het kader van de PWA-reglementering ............................................................................. 33 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 3 van 63 2.1.7.2.2 Aankoop van PWA-cheques door de gebruiker en het PWA .............................. 34 2.1.7.2.3 Fiscaal attest ........................................................................................................ 35 2.1.7.2.4 Niet-ontvangst, foutieve PWA-cheques, terugbetaling en uitwisseling van geldige en niet-gebruikte PWA-cheques ............................................................................... 36 2.1.7.2.5 Extranet voor de gebruikers ................................................................................ 38 2.1.7.2.6 Website ............................................................................................................... 38 2.1.7.3 Diensten aan de PWA-vzw ........................................................................................ 38 2.1.7.3.1 Betaling van het PWA .......................................................................................... 38 2.1.7.3.2 Extranet PWA-vzw ............................................................................................... 39 2.1.7.4 Diensten aan de uitbetalingsinstellingen (UI) en OCMW's ....................................... 39 2.1.7.4.1 Betaling van PWA-cheques aan de UI en OCMW's ............................................. 39 2.1.7.4.2 Betaling aan het OCMW ...................................................................................... 40 2.1.7.4.3 Extranet UI/OCMW ............................................................................................. 40 2.1.7.5 Diensten aan Actiris ................................................................................................... 41 2.1.7.5.1 Betaling aan Actiris .............................................................................................. 41 2.1.7.5.2 Niet-gebruikte PWA-cheques .............................................................................. 41 2.1.7.5.3 Extranet Actiris .................................................................................................... 41 2.1.7.5.4 Contactpersoon voor Actiris................................................................................ 42 3 2.1.7.6 Diensten aan de PWA-werknemer ............................................................................ 42 2.1.7.7 Contactcenter ............................................................................................................ 42 2.1.7.8 Lancering van de opdracht en opvolgingsvergaderingen met Actiris ....................... 43 Sociale clausule.............................................................................................................................. 43 3.1 Capaciteit om de sociale samenhang en duurzame ontwikkeling te versterken door een inspanning te leveren op het vlak van opleiding en socio-professionele inschakeling..................... 43 3.1.1 De sociale uitvoeringsclausule ...................................................................................... 43 3.1.1.1 Principe ...................................................................................................................... 44 3.1.1.2 Voorwerp van de opleidingsclausule......................................................................... 44 3.1.1.3 Uitvoeringsvoorwaarden van de opleidingsclausule................................................. 44 3.1.1.4 Te leveren documenten ............................................................................................ 45 3.1.1.5 Controle op de uitvoering ......................................................................................... 45 3.1.1.6 Sanctie voor de sociale uitvoeringsclausule .............................................................. 45 BIJLAGEN ............................................................................................................................................... 47 BIJLAGE 1: PWA-REGLEMENTERING.................................................................................................. 47 BIJLAGE 2: STATISTISCHE EN FINANCIËLE GEGEVENS ....................................................................... 49 BIJLAGE 3: CIJFERS ............................................................................................................................. 51 BIJLAGE 4: BOETES............................................................................................................................. 55 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 4 van 63 BIJLAGE 5: OFFERTEFORMULIER ....................................................................................................... 58 BIJLAGE 6: SCHEMATISCH OVERZICHT VAN BETALINGSSTROMEN ................................................... 63 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 5 van 63 1 Administratieve bepalingen 1.1 Algemene bepalingen 1.1.1 Voorwerp van de opdracht Naar aanleiding van de overheveling van bevoegdheden in het kader van de zesde staatshervorming zoals georganiseerd door de bijzondere wetten van 6 januari 2014, werd de bevoegdheid inzake de Plaatselijke Werkgelegenheidsagentschappen geregionaliseerd. Wat het Brussels Hoofdstedelijk Gewest betreft, werd het beheer van voornoemde bevoegdheid aan ACTIRIS toevertrouwd door de principebeslissing van de Brusselse Hoofdstedelijke Regering van 8 mei 2014. Het betreft een overheidsopdracht voor aanneming van diensten in de zin van artikel 3, 4° van de wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Onderhavige overheidsopdracht omvat het volgende: PWA-cheques (volgens de technische specificaties van onderhavig bestek) drukken en aan de gebruikers en PWA's afleveren. De aanbestedende overheid kan het exacte aantal te drukken cheques noch meedelen, noch verzekeren. Gebruikte PWA-cheques terugbetalen die de publieke of private uitbetalingsinstellingen en OCMW's indienen bij de firma die de cheques uitgeeft. Fiscale attesten voor de gebruikers opstellen conform de richtlijnen van het ministerie van Financiën en conform art. 54, § 2 van het bijgevoegde ministerieel besluit van 26 november 1991 houdende toepassingsregelingen van de werkloosheidsreglementering. De fondsen en de verdeling ervan tussen de betrokken partijen beheren zoals voorzien in deel V van onderhavig bestek. Niet-gebruikte en nog geldige cheques terugbetalen of inwisselen. Een procedure toepassen bij verlies of diefstal van PWA-cheques conform de in deel V van onderhavig bestek opgenomen toelichting. Actiris gedurende de gehele levensduur van de door de inschrijver uitgegeven PWAcheques maandelijks boekhoudgegevens bezorgen (cf. bijlage 2). Actiris, de PWA's, de uitbetalingsinstellingen en de OCMW's maandelijks statistieken bezorgen, en dit gedurende de gehele levensduur van de door de inschrijver uitgegeven PWA-cheques (cf. bijlage 2). De gebruikers en PWA-vzw's informeren. 1.1.2 Wetgeving betreffende de overheidsopdrachten Op deze opdracht zijn onder meer van toepassing: Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 6 van 63 – Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten (hierna de wet 2006 genoemd); – Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten; – Koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren (hierna het KB 2011 genoemd); – Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken (hierna het KB 2013 genoemd); – Ordonnantie van 8 mei 2014 betreffende de opname van milieu- en ethische clausules in de overheidsopdrachten; – Ordonnantie van 8 mei 2014 betreffende de invoeging van sociale clausules in de overheidsopdrachten; – Rondzendbrief van 5 februari 2009 betreffende de opname van ecologische criteria en duurzame ontwikkelingscriteria in de overheidsopdrachten voor leveringen en diensten en tot wijziging van de ministeriële rondzendbrief van 8 juli 1993 betreffende het milieuvriendelijke verbruik (ecoconsumptie) en het afvalstoffenbeheer in de gewestelijke openbare besturen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; – Omzendbrief van 4 oktober 2012 betreffende de sociale clausules in de overheidsopdrachten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; – De bepalingen van onderhavig bestek, de bijlagen ervan alsook alle andere documenten waarnaar het bestek verwijst; – Alle aanvullingen of wijzigingen die later aan voornoemde wetten en besluiten, die op de publicatiedatum van toepassing zijn, worden aangebracht; – De offerte van de opdrachtnemer. 1.1.3 Gunningswijze van de opdracht De opdracht wordt geplaatst door middel van een offerteaanvraag. De opdracht zal dus worden gegund aan de inschrijver die de economisch voordeligste regelmatige offerte heeft ingediend (conform artikel 24 van de wet betreffende de overheidsopdrachten). 1.1.4 Aanbestedende overheid De aanbestedende overheid is Actiris, gevestigd aan de Sterrenkundelaan 14 te 1210 Brussel, vertegenwoordigd door de heer Grégor CHAPELLE, Directeur-generaal, en mevrouw Caroline MANCEL, Adjunct-directeur-generaal. 1.1.5 Informatie De inschrijvers die vragen hebben bij onderhavige opdracht worden verzocht deze via e-mail aan de onderstaande personen te stellen: - Mevrouw Véronique HAVAUX ([email protected]) of mevrouw Naïma BENSTITOU ([email protected]); - De heer Victor YANGANDI ([email protected]), jurist, voor alle juridische of administratieve vragen. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 7 van 63 De antwoorden op deze vragen zullen worden gepubliceerd op de website e-Procurement. Om een vlotte organisatie mogelijk te maken, worden de potentiële inschrijvers verzocht om hun vragen uiterlijk op vrijdag 5 mei 2017 in te sturen. De vragen die niet schriftelijk werden ontvangen tegen de bovenvermelde datum, zullen niet worden behandeld. Bij alle vragen moet het overeenkomstige artikel van het bestek worden vermeld. Alle antwoorden op de vragen van het geheel der inschrijvers zullen tegelijk op vrijdag 19 mei 2017 op de portaalsite e-Notification (https://enot.publicprocurement.be) worden geplaatst. 1.1.6 Duur van de opdracht De opdracht wordt gegund voor de periode van 01/01/2018 tot 31/12/2018. De overeenkomst kan een eerste keer door de aanbestedende overheid worden verlengd voor de periode van 01/01/2019 tot 31/12/2019 alsook een tweede keer voor de periode van 01/01/2020 tot 31/12/2020. Aan het einde van de overeenkomst of bij stopzetting van de overeenkomst, ongeacht de redenen voor deze stopzetting, zal de opdrachtnemer zijn verplichtingen betreffende de PWAcheques die tijdens de opdracht bij hem besteld zijn geweest, niettemin moeten naleven. Wanneer de opdracht om welke reden dan ook wordt beëindigd, verbindt de opdrachtnemer zich er overigens toe om, bij de gunning van de opdracht aan een nieuwe dienstverlener, alle actuele gegevens over te maken die nodig en nuttig zijn voor de correcte uitvoering van de prestaties van de nieuwe dienstverlener zoals de gegevens van de gebruikers, het nummer van de gebruikers, de gegevens van het PWA enz. 1.1.7 Prijsbepaling en prijscontrole Het betreft een opdracht op basis van eenheidsprijzen. De prijs dient te worden bepaald en ingediend volgens de vermeldingen in punt 3.8 van onderhavig bestek. De prijzen dienen voluit te worden geschreven, en dienen in euro en, indien nodig, in eurocenten te worden opgegeven. De inschrijvers moeten een prijs geven die tot vier cijfers na de komma is gepreciseerd. De prijzen dienen te worden ingediend zoals voorzien in het offerteformulier in bijlage 5 van onderhavig bestek, met name: - de prijs per cheque, exclusief btw, alsook de prijs voor de dienstverlening die uit de druk en de uitgifte van PWA-cheques en uit andere in onderhavig bestek vermelde diensten en verbintenissen bestaat. Er dient in dit opzicht rekening te worden gehouden met het feit dat de portokosten voor de aflevering van de cheques niet in deze prijs zijn inbegrepen (cf. deel V, technische bepalingen); - het btw-bedrag en het tarief dat op deze dienstverlening van toepassing is. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 8 van 63 De aanbestedende overheid kan het exacte aantal te drukken cheques noch meedelen, noch verzekeren. Ter informatie: in 2012 werden er ongeveer 949.570 cheques uitgegeven, in 2013 ongeveer 853.728 cheques, in 2014 ongeveer 982.161 cheques, in 2015 ongeveer 990.317 cheques en in 2016 ongeveer 1.012.003 cheques. Indien het reële volume uitgegeven PWA-cheques voor één kalenderjaar uiteindelijk lager dan 700.000 blijkt te liggen, zal de inschrijver zijn prijs (Po) met 6% mogen verhogen. Indien het reële volume uitgegeven PWA-cheques voor één kalenderjaar uiteindelijk lager dan 350.000 blijkt te liggen, zal de inschrijver zijn prijs (Po) met 12% mogen verhogen. De prijzen dienen alle kosten en belastingen van enigerlei aard te omvatten, met uitzondering van de btw. 1.1.8 Toegangsrecht en criterium voor de kwalitatieve selectie De offerte dient aan alle administratieve en technische bepalingen te voldoen. Door zijn offerte in te dienen, ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopsvoorwaarden, ook al worden deze voorwaarden in de ene of andere bijlage bij de offerte vermeld. De inschrijver vermeldt duidelijk in zijn offerte welke informatie vertrouwelijk is en/of betrekking heeft op technische of commerciële geheimen, en dus niet door de aanbestedende overheid mag worden verspreid. De inschrijver vermeldt het volgende in zijn offerte: de naam, de voornaam, de hoedanigheid of het beroep, de nationaliteit en de woonplaats van de inschrijver of, indien het een rechtspersoon betreft, de handelsnaam van de onderneming of de benaming, de vorm, de nationaliteit, de hoofdzetel en, indien nodig, het ondernemingsnummer; het totaalbedrag van de offerte inclusief, indien van toepassing, de belasting over de toegevoegde waarde; het nummer en de naam van de rekening die bij een financiële instelling werd geopend en waarop de uitbetaling van de opdracht dient te geschieden; wat de onderaanneming betreft, de eventuele informatie in toepassing van artikel 12 van het koninklijk besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren. 1.1.8.1 Toegangsrecht Wordt de toegang tot de overheidsopdracht ontzegd, elke inschrijver die veroordeeld is geweest door een rechterlijke beslissing die kracht van gewijsde heeft voor deelname aan een criminele organisatie, corruptie, fraude of witwassen van geld en waarvan de aanbestedende overheid kennis heeft. Wordt de toegang tot de overheidsopdracht ontzegd, elke inschrijver die: Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 9 van 63 1. in staat van faillissement of van vereffening verkeert, zijn werkzaamheden heeft stopgezet, een gerechtelijk akkoord heeft verkregen dan wel in een soortgelijke toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die voorkomt in de nationale wetten en regelingen; 2. een aangifte van zijn faillissement heeft gedaan, een procedure van vereffening of van gerechtelijk akkoord heeft opgestart of het voorwerp is van een soortgelijke procedure die voorkomt in andere nationale wetten en regelingen; 3. bij een vonnis dat in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn beroepsmoraal aantast; 4. op professioneel vlak een zware fout heeft begaan; 5. niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de bepalingen van artikel 62 van het koninklijk besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; 6. niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het koninklijk besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren; 7. zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar bij toepassing van hoofdstuk 5 van het koninklijk besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren, of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. Door het enkele feit van de indiening van zijn offerte, verklaart de inschrijver impliciet op erewoord dat hij zich niet in één van de bovengenoemde uitsluitingsgevallen bevindt. De situaties betreffende de punten 1, 2 en 5 zullen in dit kader door de aanbestedende overheid worden gecontroleerd via de elektronische toegangen waarover hij beschikt. Daar de aanbestedende overheid evenwel onvoldoende toegang heeft om de andere bovenvermelde uitsluitingsgevallen te controleren, dient de inschrijver in zijn offerte de volgende documenten te bezorgen: - Een uittreksel uit het strafregister of een gelijkwaardig document afgegeven door een bevoegde gerechtelijke of overheidsinstantie van het land van oorsprong of van herkomst van de aanvrager en waaruit deze vereisten blijken. Dit document dient vóór de datum van de opening van de offertes een geldigheidsduur van maximaal vier maanden te hebben. - Een recent attest (maximaal vier maanden oud vóór de datum van de opening van de offertes) van de bevoegde instantie waarin wordt verklaard dat de inschrijver voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van de betaling van zijn belastingen overeenkomstig de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is (directe en indirecte belastingen). De buitenlandse inschrijver dient de volgende documenten bij zijn offerte te voegen: - Een attest van de bevoegde instantie waaruit blijkt dat de inschrijver uiterlijk daags vóór de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van de betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 10 van 63 - Wanneer een dergelijk document niet uitgereikt wordt in het betrokken land, kan het vervangen worden door een verklaring op erewoord of door een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijke of overheidsinstantie, een notaris of een voor dit land bevoegde beroepsorganisatie; - Eén of meerdere recente attesten (maximaal vier maanden oud, te rekenen vanaf de dag van de opening van de offertes) van de bevoegde administratie(s) van zijn land voor de inning van directe belastingen en btw (of belastingen die de btw in zijn land vervangen) waarin wordt vermeld dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen ten aanzien van voornoemde administratie(s) (cf. punt B.6 hierboven). Indien een dergelijk attest / dergelijke attesten niet in zijn land wordt / worden afgeleverd, volstaat een door een notaris of een gerechtelijke of overheidsinstantie van zijn land voor echt verklaarde verklaring op erewoord. 1.1.8.2 Kwalitatieve selectiecriteria 1.1.8.2.1 Financiële en economische draagkracht van de inschrijver De inschrijver voegt bij zijn offerte een verklaring betreffende zijn omzet die gedurende de laatste drie beschikbare boekjaren werd gemaakt in het activiteitendomein dat het voorwerp van onderhavige opdracht uitmaakt. Het gemiddelde van deze omzet dient overeen te stemmen met minstens anderhalve keer het jaarlijkse budget van onderhavige opdracht, berekend op de prijs van de door de inschrijver voorgestelde opdracht en op een hoeveelheid van 1.000.000. 1.1.8.2.2 Technische of professionele bekwaamheid van de inschrijver Om zijn technische of professionele bekwaamheid te kunnen beoordelen, zal de inschrijver een lijst bezorgen van de voornaamste diensten die over de laatste drie jaar werden uitgevoerd en die gelijkenissen vertonen met de diensten die door onderhavige opdracht worden beoogd. Voor elke referentie is er een beschrijvende synthesenota vereist waarin voor elke gelijkaardige dienst het volgende wordt vermeld (onder gelijkaardige dienst wordt verstaan: ten minste één opdracht voor een jaarlijks aantal van minstens 150.000 cheques en tenminste één publiekrechtelijke klant): - het aanvankelijk en definitief budget; - de uitvoeringsdatum van de opdracht; - de naam van de klanten (publiekrechtelijke of privé-instantie); - een contactpersoon en zijn gegevens; - een korte beschrijving, het stappenplan en de uitvoeringstermijn (beschrijving van maximaal tien regels); - de verschillende stappen en hun uitvoeringstermijnen; - de personeelsleden die aan de opdracht hebben deelgenomen; - de relevantie ten aanzien van de in onderhavig bestek vermelde opdracht. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 11 van 63 In het geval van diensten voor een aanbestedende overheid, worden deze aangetoond door middel van certificaten die de bevoegde overheid heeft afgegeven of medeondertekend. In het geval van diensten voor een particuliere afnemer, worden de prestaties aangetoond door een certificaat van de afnemer of, bij ontstentenis daarvan, door een verklaring van de dienstverlener. Een verklaring inzake het jaarlijkse gemiddelde aantal personeelsleden van de dienstverlener alsook het aantal leidinggevende personeelsleden tijdens de afgelopen drie jaar. Een verklaring betreffende de werktuigen, het materiaal en de technische uitrusting waarover de dienstverlener zal beschikken voor de uitvoering van de opdracht. Een beschrijving van de technische uitrusting, van de maatregelen die de kandidaat treft om de kwaliteit te waarborgen en van de mogelijkheden die hij biedt m.b.t. studie en onderzoek. Deze beschrijving dient op zijn minst oog te hebben voor de technische uitrusting en de door de inschrijver getroffen maatregelen (zoals veiligheid, processen enz.) in het kader van zijn ITveiligheidsbeleid en de continuïteit van de opdracht en heeft onder meer betrekking op: - Zijn beleid inzake gegevensopslag waardoor er maximaal om de 15 minuten een replicatie van de gegevens mogelijk is; - Zijn beleid inzake het maken van reservekopieën van computerbestanden waardoor een overname van de taken maximaal binnen de 12 uren na een schadegeval mogelijk is (DRP informatica); - Zijn opslagbeleid betreffende de productie (drukken en voorraad) waardoor een overname van het drukken van de PWA-cheques maximaal binnen de 12 uren na een schadegeval mogelijk is (DRP drukken); - Zijn veiligheidsbeleid inzake toegang tot de lokalen en informaticasystemen. De dienstverlener duidt het gedeelte van de opdracht aan dat hij desgevallend voornemens is in onderaanneming te geven. 1.1.8.2.3 de sociale samenhang en duurzame ontwikkeling te versterken door een inspanning te leveren op het vlak van opleiding en socio-professionele inschakeling bekwaamheid van de inschrijver. A. Verbintenis van de inschrijvers De inschrijvers verbinden zich zonder voorbehoud, door het indienen van hun offerte, tot het toepassen van de volgende sociale clausule in de uitvoering van deze opdracht. Om te voldoen aan zijn verplichtingen kan de opdrachtnemer een beroep doen op de coördinatiecel "sociale clausules" van Actiris dat een informatie- en adviesrol vervult met betrekking tot de verschillende wijzen om deze clausule uit te voeren. De contactgegevens zijn: [email protected] en [email protected] B. Sociale opleidingsclausule a. Principe Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 12 van 63 Overeenkomstig artikel 40 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en sommige opdrachten van werken, leveringen en diensten, moet de opdrachtnemer in de loop van de uitvoering van deze opdracht, zelf acties ondernemen rond de opleiding en socio-professionele inschakeling van al dan niet schoolplichtige jongeren in deeltijds onderwijs of werkzoekenden, door tijdens de opdracht voor hen een opleiding te verzekeren. b. Voorwerp van de opleidingsclausule Het aantal stagiairs dat tijdens de uitvoering van de opdracht dient te worden tewerkgesteld, rekening houdend met de beroepen die in aanmerking komen voor de uitvoering van de opdracht en met de individuele contractuele voorwaarden, met name wat de wekelijkse en dagelijkse arbeidsduur betreft, moet overeenkomen met een minimum van 90 opleidingsdagen per uitvoeringsjaar van de opdracht. De opdrachtnemer die deel uitmaakt van een opleidingsproces met een cursist, leerjongen, stagiair of student, kan, voor het afsluiten van de opdracht, voor de uitvoering van de sociale clausule, de prestaties laten gelden die de vermelde medewerkers zullen verzekeren in het kader van de uitvoering van deze opdracht. De uitvoering van de sociale clausule mag de opdrachtnemer in geen geval verplichten om een stagiair langer in te schakelen dan gedurende de termijn die voor de uitvoering van de opdracht is gepland. Het beroep waarvoor stagiairs worden opgeleid door Brussel-Opleiding of andere opleidingsoperatoren en in het kader van de uitvoering van de opdracht zullen moeten opgeleid worden, is: Administratieve bediende De aanneming kan zich wenden tot de coördinatiecel "sociale clausules" Actiris die kandidaten kan voorstellen die een opleiding voor het vermelde beroep gevolgd hebben. c. Uitvoeringsvoorwaarden van de opleidingsclausule De opleiding duurt minstens 20 dagen per persoon die krachtens de sociale clausule wordt opgeleid. De Opdrachtnemer zal leden van zijn personeel aanstellen die bijzonder gekwalificeerd zijn om de stagiairs op een gepaste wijze te begeleiden en hen in staat te stellen hun eigen beroepservaring bij te werken. De modaliteiten van deze begeleiding zullen schriftelijk worden overeengekomen tussen de opdrachtnemer en Actiris, nog voor de aanwerving van de stagiairs; zij zullen ter kennis worden gebracht van de aanbestedende overheid. De begeleider zal zich ten aanzien van de begunstigde van de sociale clausule in het Frans of het Nederlands uitdrukken. De stagiairs dienen, tijdens de ganse duur van hun overeenkomst, te worden belast met taken behorende tot het beroep waarvoor de tewerkstelling is voorzien. Elke tewerkstelling voor andere taken die tijdens de uitvoering van de opdracht door de opdrachtnemer wordt beslist, zonder het voorafgaandelijk akkoord van de aanbestedende overheid, zal in hoofde van de opdrachtnemer als een inbreuk op de clausules van de huidige opdracht worden beschouwd. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 13 van 63 Met uitzondering van de normale afloop van de stageovereenkomst kan hieraan geen einde worden gesteld door de opdrachtnemer ongeacht de reden, zonder dat de aanbestedende overheid en Actiris hiervan voorafgaandelijk en schriftelijk op de hoogte werden gebracht. Elke stagiair die ontslagen wordt vóór de vervaldag van zijn stagecontract, moet onmiddellijk worden vervangen. Elke weigering tot vervanging zal als een uitvoeringsfout worden beschouwd in de zin van artikel 44, §1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. De opdrachtnemer blijft in elk geval als enige aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. d. Te leveren documenten De opdrachtnemer moet de hierna opgesomde documenten aan de aanbestedende overheid hebben voorgelegd, en dit vóór de datum die is vastgesteld voor de aanvang van de opleiding van elke cursist, leerjongen, stagiair of student die tijdens de opdracht wordt opgeleid: • de naam van de mentor; • De stagecontracten of overeenkomsten de werden gesloten met cursisten, leerjongens, stagiairs of leerlingen. Elke eventuele wijziging van deze parameters moet ter goedkeuring aan de aanbestedende overheid voorgelegd worden. e. Controle op de uitvoering De aanbestedende overheid controleert de effectieve uitvoering van de sociale clausule in om het even welke fase van de uitvoering van de werf. Hiertoe hebben de aanbestedende overheid en haar vertegenwoordigers het recht om op eender ogenblik en op alle plaatsen, de uitvoering te inspecteren en te controleren, en dit inclusief in de lokalen van de opdrachtnemer. De aanbestedende overheid moet verplicht alle documenten opgenomen in punt d) hierboven binnen de gestelde termijnen hebben ontvangen. Om de zes (6) maanden, te beginnen vanaf de aanvang van de uitvoering van de opdracht en op het ogenblik waarop hij zijn voorlaatste schuldvordering indient, maakt de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid de dagelijkse lijst over van het tijdens de looptijd van de opdracht opgeleide personeel. De leidende ambtenaar belast met de leiding en de controle over de uitvoering van de opdracht zal zich ervan verzekeren dat de opdracht wordt uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten van dit bestek en met de voorwaarden van de stage-overeenkomst; C. Sanctie voor de sociale uitvoeringsclausule Iedere tekortkoming met betrekking tot de hierboven vermelde sociale clausule die tijdens de uitvoering hetzij door de leidende ambtenaar hetzij door ieder andere persoon die hiertoe naar behoren wordt gemachtigd, wordt vastgesteld, zal door Actiris beschouwd kunnen worden als een uitvoeringsfout in de zin van artikel 44 § 1e van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 14 van 63 Door iedere tekortkoming die onder die voorwaarden wordt vastgesteld, kan de opdrachtnemer één of meerdere maatregelen zoals bepaald in de artikelen 45 tot 49, 85 tot 88 van het voormelde besluit, worden opgelegd en meer in het bijzonder op het vlak van boetes: • De totale jaarlijkse niet-uitvoering van de sociale clausule, die te wijten is aan de opdrachtnemer, wordt gesanctioneerd met een bijzondere boete van een forfaitair bedrag van 5.000 euro; • De uitvoering met minder dan 1/10e van het aantal opleidingsdagen die hadden moeten worden georganiseerd, zal gelijkgesteld worden met een totale niet-uitvoering van de sociale clausule; • De gedeeltelijke niet-uitvoering van de sociale clausule, te wijten aan de opdrachtnemer, zal dan weer beboet worden met een bijzondere boete van 0,075 % van het oorspronkelijk bedrag van de specifieke betrokken opdracht en dit pro rata van het aantal niet georganiseerde opleidingsdagen. De uitvoering met minder dan 1/10e van het aantal opleidingsdagen die zouden moeten worden georganiseerd, zal gelijkgesteld worden met een totale niet-uitvoering van de sociale clausule 1.1.9 Gunningscriteria De opdracht zal dus worden gegund aan de inschrijver die de laagste regelmatige offerte heeft ingediend (conform artikel 24 van de wet betreffende de overheidsopdrachten). Wanneer meerdere inschrijvers dezelfde laagste prijs hebben voorgesteld, verzoekt de aanbestedende overheid hen om een schriftelijke offerte met kortingen in te dienen. In dit geval zijn artikels 50, tweede lid, 3°, artikel 51, § 2, artikel 57 en artikels 90 tot 94 van toepassing. 1.1.10 Vrije varianten Vrije varianten zijn niet toegestaan. 1.1.11 Opmaak en indiening van de offerte 1.1.11.1 Vorm en indiening van de offertes Om in aanmerking te komen, moet de offerte worden ingevuld op het model van inschrijving en de prijslijst in de bijlage bij dit bestek. Bij elke offerte die op andere documenten wordt opgesteld, moet de inschrijver verklaren dat die documenten overeenstemmen met het model in het bestek. Elke doorhaling, overschrijving, toevoeging of wijziging, zowel in de offerte als in de bijlagen, die een invloed kan hebben op essentiële voorwaarden van de opdracht, zoals prijs, leveringstermijn en technische voorwaarden, moet door de inschrijver of zijn mandataris worden ondertekend. De offertes moeten de volgorde van de punten in dit bestek in acht nemen. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 15 van 63 De offerte mag naar keuze in één van de twee landstalen worden opgesteld, met name in het Nederlands of in het Frans. De offerte alsook de bijlagen worden op papier opgesteld in 1 exemplaar. Daarnaast wordt er een kopie van de offerte en de bijlagen op een elektronische drager bezorgd (usb-stick). De offerte wordt aan de door de aanbestedende overheid aangestelde persoon overhandigd hetzij door een koerier, hetzij door een postdienst. 1.1.11.2 Bijzonder geval: offertes ingediend door een tijdelijke vennootschap De inschrijvers kunnen een offerte indienen als tijdelijke vennootschap. Naast de voorschriften in artikels 93, 94 en 95 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996 wordt het volgende bepaald: Indien een offerte wordt ingediend door een tijdelijke vennootschap, moeten alle inlichtingen en gegevens die in het huidige bestek zijn bepaald, door ieder lid van de vennootschap worden verstrekt. De offerte moet door elke inschrijver worden ondertekend en moet de naam vermelden van de persoon die de vennootschap bij de aanbestedende overheid vertegenwoordigt. De aanbestedende overheid zal uitsluitend deze persoon als contactpersoon hebben. Deze laatste verbindt de vennootschap voor elke handeling van enigerlei aard. 1.1.11.3 Indiening van de offerte Uiterlijk op donderdag 10 augustus 2017 om 10 uur. De offerte alsook de bijlagen dienen in een definitief gesloten omslag te worden geschoven, met de volgende vermelding: Offerte – Bestek nr. 7 - 2017 Europese offerteaanvraag - Opdracht voor aanneming van diensten Overheidsopdracht voor de druk en de uitgifte van PWA-cheques voor ACTIRIS Ter attentie van mevrouw Véronique HAVAUX, Directrice van het Departement “Specifieke Diensten”, Sterrenkundelaan 14 - 1210 Brussel Bij inzending via de post, als gewoon of aangetekend stuk, moet die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag worden geschoven, met de vermelding: Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 16 van 63 Actiris Ter attentie van mevrouw Véronique HAVAUX, Directrice van het Departement “Specifieke Diensten” OFFERTE - Overheidsopdracht voor de druk en de uitgifte van PWA-cheques BESTEK nr. 7- 2017 - ACTIRIS Sterrenkundelaan 14 - 1210 Brussel Opmerkingen: Zelfklevende omslagen die zonder sporen geopend en opnieuw gesloten kunnen worden, zijn niet toegelaten. De omslag moet definitief gesloten zijn. Inschrijvingen die via taxipost of een expresskoerierdienst worden bezorgd, worden niet als een aangetekende zending beschouwd. De offerte of de documenten en de formulieren die de offerte vervangen, worden door de inschrijver of zijn geldige mandataris ondertekend. Dit betekent dat de offerte en de bijlagen door het bevoegde orgaan worden ondertekend of door de bevoegde wettelijke vertegenwoordiger van elke deelgenoot van de inschrijver of zijn mandataris. De mandatarissen voegen de authentieke of onderhandse akte waaruit deze bevoegdheid blijkt bij hun offerte of een kopie van deze akte bij het origineel waaruit de conformiteit van hun volmacht blijkt. Ze verwijzen hierbij eventueel naar het nummer van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin het uittreksel van de desbetreffende akte werd gepubliceerd. De ondertekening van de offerte conform de hierboven vermelde modaliteiten is op straffe van onregelmatigheid voorgeschreven. In dit opzicht behoudt de aanbestedende overheid zich expliciet het recht voor om de volledigheid en juistheid van de identificatiegegevens in de offerte (zoals de naam, het adres, de hoofdzetel, het ondernemingsnummer, de ondertekeningsbevoegdheid enz.) te controleren aan de hand van de hiervoor beschikbare informatiekanalen. 1.1.11.4 Structuur van de offerte De offerte dient als volgt te worden gestructureerd: Hoofdstuk 1: Inleiding Hoofdstuk 2: Voorstelling van de inschrijver Hoofdstuk 3: Administratieve bepalingen - Afdeling 1: Toegangsrecht (niet-faillissement - RSZ - professionele betrouwbaarheid - directe en indirecte belastingen - cf. punt 1.1.8) - Afdeling 2: Verklaring betreffende de omzet (cf. punt 1.1.8.2) Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 17 van 63 - Afdeling 3: Referentielijst en beschrijvende synthesenota voor elke referentie (cf. punt 1.1.8.2 b) - Afdeling 4: Verklaring inzake het jaarlijkse gemiddelde aantal personeelsleden (cf. punt 1.1.8.2) - Afdeling 5: Verklaring betreffende de werktuigen, het materiaal en de technische uitrusting (cf. punt 1.1.8.2 b) - Afdeling 6: Verklaring betreffende de technische uitrusting en de getroffen maatregelen (cf. punt 1.1.8.2 b) - Afdeling 7: Onderaanneming (cf. punt 1.1.8.2 b) - Afdeling 8: Hoedanigheid van de ondertekenaar van de offerte en de statuten (cf. punt 1.1.8) Hoofdstuk 4: Offerteformulier (cf. bijlage 5) Hoofdstuk 5: Besluit Indien de inschrijver niet-voorziene punten aan de opgelegde structuur wenst toe te voegen, zal hij dat aan het einde van elk hoofdstuk doen in een punt genaamd “Informatie naar keuze van de inschrijver”. 1.1.11.5 Informatiesessie Er wordt geen informatiesessie georganiseerd. 1.1.12 Opening van de offertes Elke offerte moet in het bezit zijn van de voorzitter van de openingszitting van de offertes voordat deze de zitting open verklaart. Een te laat toegekomen offerte kan evenwel in aanmerking worden genomen voor zover de offerte ten laatste de vierde kalenderdag vóór de vastgelegde datum voor de ontvangst van de offertes als aangetekende zending werd verstuurd. De indiening van de offerte veronderstelt dat de inschrijver kennis heeft genomen van onderhavig bestek en van de wettelijke en reglementaire bepalingen die deze opdracht regelen. De opening van de offertes is openbaar en zal op 10 augustus 2017 om 10 uur plaatsvinden in lokaal 21-21 op de 21e verdieping van de hoofdzetel van ACTIRIS. 1.1.13 Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven gedurende 80 kalenderdagen gebonden door hun offerte, zoals deze eventueel door de aanbestedende overheid werd gewijzigd, te tellen vanaf de dag na de uiterste datum voor de ontvangst van de offertes. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 18 van 63 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 19 van 63 1.1.14 Uitvoeringstermijn De opdrachtnemer (= het uitgiftebedrijf) dient op 01/01/2018 te starten met de druk en de uitgifte van PWA-cheques teneinde de continuïteit van de tot en met 31/12/2017 gerealiseerde uitgifte van de huidige dienstverlener te kunnen verzekeren. De verwerking van de vóór 01/01/2018 uitgegeven PWA-cheques (ontvangst, terugbetaling, realisatie van fiscale fiches, redactie van statistieken enz.) wordt echter voortgezet door de onderneming die deze PWA-cheques heeft uitgegeven. De diensten die onderhevig zijn aan strikte termijnen - hetzij door de reglementering, hetzij door onderhavig bestek - zullen evenwel binnen de opgelegde termijn moeten worden uitgevoerd. Indien de in onderhavig bestek voorgeschreven termijnen worden overschreden, zal er een boete worden opgelegd conform het bij dit bestek gevoegde document “Boetes” (cf. bijlage 4). 1.1.15 Intellectuele eigendom Alle resultaten en door de dienstverlener tijdens de uitvoering van onderhavige opdracht opgestelde verslagen, zijn zonder de minste kennisgeving en formaliteit eigendom van de aanbestedende overheid en kunnen niet worden gepubliceerd of aan derden worden meegedeeld zonder schriftelijke goedkeuring van de aanbestedende overheid. De eventuele aankoopprijs van de octrooirechten en de verschuldigde vergoedingen voor de octrooilicenties en voor het aanhouden van de octrooien vallen voor rekening van de inschrijver. De inschrijver vermeldt in zijn offerte de octrooirechten of -licenties die hij zal gebruiken om onderhavige opdracht uit te voeren. De inschrijver staat, zonder beperking van bedrag, borg voor elk verhaal dat een derde tegen hem zou stellen wegens de niet-naleving van de intellectuele rechten van voornoemde derde. 1.1.16 Vertrouwelijkheid - Voorbehoud In het kader van de uitvoering van de opdracht, zou persoonlijke informatie van werkzoekenden of personen die de cheques zullen gebruiken, behorende tot de persoonlijke levenssfeer, in het bezit van de opdrachtnemer kunnen komen. De opdrachtnemer dient alle mogelijke maatregelen te treffen om het vertrouwelijke karakter te bewaren van deze informatie behorende tot de persoonlijke levenssfeer alsook van alle informatie die in het kader van onderhavige opdracht wordt verkregen. Bovendien mogen deze gegevens, noch in hun geheel, noch gedeeltelijk, aan een derde worden doorgegeven. De opdrachtnemer onthult deze informatie alleen aan die werknemers die rechtstreeks bij de opdracht betrokken zijn en enkel voor zover dit absoluut noodzakelijk is voor het goede verloop van de opdracht. Hij garandeert bovendien dat zijn werknemers de verplichtingen inzake het vertrouwelijk karakter van informatie kennen en naleven. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 20 van 63 Daarenboven mag de informatie die in het raam van onderhavige opdracht werd verkregen niet worden gebruikt voor andere doelen dan deze waarvoor zij ter beschikking van de opdrachtnemer werd gesteld. Zo verbindt de opdrachtnemer zich ertoe in het kader van de uitvoering van deze opdracht de regels die de bescherming van de persoonlijke levenssfeer regelen op het grondgebied van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest (met name de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens) na te leven en het vertrouwelijke karakter van ieder gegeven van persoonlijke aard te bewaren of door zijn personeel of onderaannemers te doen bewaren. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe de opdracht niet zonder voorafgaande schriftelijke toestemming vanwege de aanbestedende overheid voor enige vorm van publiciteit te gebruiken of als referentie aan te halen. De sancties in geval van niet-naleving van deze verplichtingen worden geregeld door het Belgisch gemeen recht. 1.2 Administratieve bepalingen 1.2.1 Leidend ambtenaar De leidend ambtenaar voor deze opdracht is mevrouw Véronique HAVAUX, directrice van het Departement “Specifieke Diensten” van de directie Werkzoekenden. Deze ambtenaar is gemachtigd om: - De uitvoering van de opdracht te leiden en te controleren; De facturen die op deze opdracht betrekking hebben, te ontvangen. De dienstverlener kan zich niet op dit toezicht beroepen om zich te ontdoen van zijn verantwoordelijkheid wanneer de diensten vanwege één of andere fout worden geweigerd. 1.2.2 Borgtocht 1.2.2.1 Bedrag van de borgtocht De borgtocht is verplicht. Het bedrag van de borgtocht stemt ongeveer overeen met 5% van de jaarlijkse geraamde waarde van de opdracht. 1.2.2.2 Borgstelling De borgtocht moet door de leverancier gesteld worden binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht. Binnen deze termijn stelt de opdrachtnemer de borgtocht op één van de volgende wijzen: 1 In speciën: door storting van het bedrag op de rekening van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een functie vervult die gelijkaardig is met die van de genoemde Kas, hierna openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult, genoemd; Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 21 van 63 2 In publieke fondsen: door neerlegging van deze fondsen voor rekening van de Depositoen Consignatiekas in handen van de Rijkskassier op de zetel van de Nationale Bank te Brussel of bij één van haar provinciale agentschappen of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 3 In de vorm van een gezamenlijke borgtocht: door neerlegging via een instelling die deze activiteit wettelijk uitoefent, van een akte van solidaire borg bij de Deposito- en Consignatiekas of bij een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 Via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling die voldoet aan de voorschriften van de wet op het statuut van en het toezicht op de kredietinstellingen of door een verzekeringsonderneming die voldoet aan de voorschriften van de wet betreffende de controle der verzekeringsondernemingen en die toegelaten is tot tak 15 (borgtocht): door de verbintenisakte van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming. 1.2.2.3 Bewijs van de borgtocht Het bewijs wordt geleverd door overlegging aan de aanbestedende overheid van: 1 Hetzij het ontvangstbewijs van de Deposito- en Consignatiekas of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 2 Hetzij het debetbericht van de kredietinstelling of van de verzekeringsonderneming; 3 Hetzij het depositoattest van de Rijkskassier of van een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 4 Hetzij de originele akte van solidaire borg, geviseerd door de Deposito- en Consignatiekas of een openbare instelling die een gelijkaardige functie vervult; 5 Hetzij het origineel van de verbintenisakte opgemaakt door de kredietinstelling of de verzekeringsonderneming die een waarborg heeft toegestaan. 1.2.2.4 Vrijgave van de borgtocht De borgtocht wordt op schriftelijk verzoek van de opdrachtnemer in één keer vrijgegeven op het einde van de opdracht. 1.2.3 Onderaanneming De opdrachtnemer blijft, in alle gevallen, als enige aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. 1.2.4 Verzekeringen De opdrachtnemer sluit de verzekeringen die zijn aansprakelijkheid inzake arbeidsongevallen dekken, alsook zijn burgerlijke aansprakelijkheid ten aanzien van derden bij de uitvoering van de opdracht. Binnen een termijn van dertig dagen na het sluiten van de opdracht toont de opdrachtnemer aan dat hij deze verzekeringscontracten is aangegaan, aan de hand van een attest waaruit de door de opdrachtdocumenten vereiste omvang van de gewaarborgde aansprakelijkheid blijkt. De opdrachtnemer moet dit attest tijdens de uitvoering van de opdracht steeds kunnen voorleggen binnen een termijn van 15 dagen, te tellen vanaf de ontvangst van het verzoek van de aanbestedende overheid. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 22 van 63 1.2.5 Prijsherziening De eenheidsprijzen van de opdrachtnemer worden op de verjaardag van de opdracht herzien op basis van het indexcijfer van de consumptieprijzen. De herzieningsformule is als volgt: p = P x i/I waarbij p= herziene prijs per PWA-cheque (papieren of elektronische cheque) P= oorspronkelijke prijs per PWA-cheque zoals ingediend voor het desbetreffende begrotingsjaar i= het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand die voorafgaat aan de verjaardag van de gunning van de opdracht I= het indexcijfer van de consumptieprijzen van de maand die voorafgaat aan de maand tijdens dewelke de opdracht werd gegund Het indexcijfer van de consumptieprijzen is beschikbaar op de website www.strabel.fgov.be/indicators. 1.2.6 Oplevering Voorafgaande keuring Alvorens de PWA-cheques ter beschikking worden gesteld en worden gedrukt, zal er een specimen van een uit te geven PWA-cheque ter goedkeuring aan de aanbestedende overheid worden voorgelegd. Voorlopige oplevering De oplevering gebeurt in één keer door de leidend ambtenaar of zijn afgevaardigde. Bij deze oplevering zal een verslag worden opgesteld en zal de oplevering hetzij eenvoudigweg worden aanvaard, hetzij worden geweigerd. De aanbestedende overheid beschikt over dertig dagen om dit verslag op te stellen. Bezwaren in verband met de oplevering Behoudens overmacht moet ieder bezwaar tegen de beslissingen genomen door de aanbestedende overheid inzake opleveringen worden ingediend bij ter post aangetekende brief uiterlijk de vijftiende kalenderdag na de dag die overeenstemt met de postdatum van de brief die de kennisgeving van weigering of van aanvaarding tegen korting wegens minderwaarde bevat. 1.2.7 Betalingen De betaling van het aan de dienstverlener verschuldigde bedrag zal geschieden binnen een termijn van dertig kalenderdagen te tellen vanaf de datum waarop de controletermijn is verstreken, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgemaakte Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 23 van 63 factuur beschikt alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. Deze factuur geldt als schuldvordering. De facturen worden in 1 exemplaar opgesteld. De facturen moeten worden opgesteld met de volgende betalingstermijnen: Het verschuldigde bedrag zal in maandelijkse schijven worden gestort volgens de door de onderneming gerealiseerde en gefactureerde prestaties. De factuur moet in euro worden opgemaakt. 1.2.8 Communicatie en vertrouwelijkheid 1.2.8.1 Communicatie De briefwisseling en alle contacten met de aanbestedende overheid moeten in het Nederlands of in het Frans gebeuren. 1.2.8.2 Vertrouwelijkheid Informatie van commerciële en/of technische aard (alle gegevens, met inbegrip van - zonder hiertoe beperkt te zijn - de paswoorden, documenten, tekeningen, plannen, cijfers) waarvan de inschrijver kennis krijgt in het kader van dit bestek en de gunningsprocedure van deze opdracht, en die verder “vertrouwelijke informatie” wordt genoemd, blijft eigendom van de aanbestedende overheid. De inschrijver verbindt zich ertoe: De vertrouwelijke informatie strikt geheim te houden en ze aan geen enkele derde bekend te maken zonder voorafgaand en schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid; De vertrouwelijke informatie enkel te gebruiken in het kader van dit bestek en deze procedure; De vertrouwelijke informatie enkel aan personen mee te delen die hierover dienen te beschikken in het kader van dit bestek en deze procedure; Om op eenvoudige aanvraag van de aanbestedende overheid de vertrouwelijke informatie en alle eventuele kopieën ervan terug te geven. 1.2.9 Aansprakelijkheid en tekortkomingen De dienstverlener draagt de volle aansprakelijkheid voor de fouten en tekortkomingen die in de geleverde diensten voorkomen. Bovendien vrijwaart de dienstverlener de aanbestedende overheid van iedere schadevergoeding jegens derden als gevolg van vertraging bij de uitvoering van de diensten of het in gebreke blijven van de dienstverlener. Afdeling 7 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken is van toepassing. De leverancier kan, naargelang het geval, straffen (artikel 45), Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 24 van 63 vertragingsboetes (artikels 46 en 123), ambtshalve maatregelen (artikels 47 en 124) of overige sancties (artikel 48) krijgen. 1.2.10 Regeling van geschillen Onderhavige opdracht wordt geregeld door het Belgisch recht, zowel wat de uitvoering als de interpretatie ervan betreft. De aanbestedende overheid en de opdrachtnemer moeten, alvorens hun geschil aan een rechtsinstelling voor te leggen, alle nodige stappen ondernemen om het geschil in der minne te schikken. 1.2.11 Documentatie De inschrijver zal bij zijn offerte technische documentatie voor elk type aangeboden materiaal voegen, indien mogelijk, in het Nederlands en het Frans met daarin foto's, informatieve brochures, technische beschrijvingen, de naleving van normen en standaarden enz. 1.2.12 Respect voor het leefmilieu Elk document, elke informatiedrager of elk ander hulpmiddel moet in de mate van het mogelijke rekening houden met de principes van het ecoverbruik (gerecycleerd papier, duurzaamheid enz.). Dit geldt voor alle voorgestelde acties. Het respect voor het leefmilieu moet in alle door de dienstverlener voorgestelde acties aanwezig zijn. De inschrijver licht in zijn offerte eveneens toe op welke manier hij voorrang zal geven aan deze ecologische aanpak en wat de ecologische kwaliteiten van de geleverde producten zijn. 1.3 Vragen betreffende de reikwijdte van het bestek Indien een kandidaat van mening is dat het bestek onduidelijkheden of onnauwkeurigheden omvat, moet hij de aanbestedende overheid hiervan aangetekend op de hoogte brengen in de vorm van een “verzoek om toelichting”. Het verzoek om toelichting dient schriftelijk te worden gericht aan de contactpersoon van de aanbestedende overheid en dient hem uiterlijk tien kalenderdagen vóór de datum van de openingszitting te bereiken (art. 86 van het koninklijk besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren). Een verzoek om toelichting dat na deze datum wordt ontvangen, zal steeds onontvankelijk zijn en zal bijgevolg worden afgewezen. De aanbestedende overheid zal uitsluitend antwoorden op vragen of opmerkingen van algemene strekking die kunnen leiden tot bijkomende toelichtingen over de bepalingen van onderhavig bestek. De aanbestedende overheid zal noch antwoorden op vragen of opmerkingen die verder reiken dan een algemene toelichting van de inhoud of een voorstel tot rechtzetting of indruk van onnauwkeurigheid, noch op opmerkingen die reeds bepaalde onderhandelingen of bilaterale Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 25 van 63 gesprekken over de voorwaarden van de opdracht zouden inhouden. Wat deze materie betreft, beschikt de aanbestedende overheid over discretionaire bevoegdheid. De aanbestedende overheid zal het verzoek om toelichting aandachtig bestuderen en zal dit verzoek schriftelijk beantwoorden vergezeld van vragen of opmerkingen (op anonieme wijze), waarna het antwoord gelijktijdig en uiterlijk de derde werkdag vóór de uiterste datum voor de opening van de offertes naar alle inschrijvers wordt verstuurd. De toelichtingsnota maakt integraal deel uit van het bestek. De niet-ontvangst van een verzoek om toelichting binnen de voorgeschreven termijn of de laattijdige ontvangst van dit verzoek zal worden beschouwd als een uitdrukkelijke instemming van de inschrijver dat het bestek geen enkele onduidelijkheid, onnauwkeurigheid of leemte omvat. Na de opening van de sessie worden de onduidelijkheden, onnauwkeurigheden of leemtes die niet op voorhand door de inschrijver in het beoogde verzoek om toelichting werden vermeld, in geen geval in aanmerking genomen bij de evaluatie van de offerte. Bovendien kan hij zich vanaf dat ogenblik niet langer beroepen op vormgebreken, fouten of leemtes in zijn offerte (art. 87, lid 2 van het koninklijk besluit betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren). Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 26 van 63 2 Technische bepalingen De bij dit bestek gevoegde wettelijke bepalingen zijn zodanig dat, bij de opening van onderhavige offerteaanvraag, het systeem van de Plaatselijke Werkgelegenheidsagentschappen (PWA) als volgt kan worden samengevat. De hieronder vermelde voorwaarden dienen door de opdrachtnemer te worden nageleefd. Onderhavige technische bepalingen zouden nog kunnen worden gewijzigd tijdens de uitvoering van deze opdracht. Actiris zal bij wijzigingen aan onderhavige technische bepalingen alle nuttige informatie aan de dienstverlener meedelen. 2.1 Voorstelling van het systeem van de Plaatselijke Werkgelegenheidsagentschappen (PWA) De regionalisering van de PWA-bevoegdheid heeft genoopt tot een overleg tussen de verschillende regio's om een gezamenlijke terminologie te bepalen. Deze regio's zijn in een protocol overeengekomen dat de volgende regio's als bevoegd worden aanzien: voor de regels die van toepassing zijn op het PWA: de regio waar de hoofdzetel van het PWA is gevestigd; voor de regels die van toepassing zijn op de gebruiker: de regio waar de PWAprestaties worden verricht; voor de regels die van toepassing zijn op de werkloze: de regio waar de hoofdverblijfplaats van de werkzoekende is gevestigd of, bij een lopende verhuizing of bij een gebrek aan een vaste woonplaats, het door de werkzoekende opgegeven adres. 2.1.1 Oprichting van het PWA Elke gemeente of groep van gemeenten heeft in principe een PWA in de vorm van een vzw opgericht. 2.1.2 De gebruikers en activiteiten 2.1.2.1 De gebruikers Particulieren, lokale overheden, verenigingen zonder winstoogmerk en andere nonprofitverenigingen alsook onderwijsinstellingen kunnen zich tot de PWA's richten als vragende partij voor een dienst die niet in het reguliere arbeidscircuit kan worden aangeboden. Handelsverenigingen uit de land- en tuinbouwsector kunnen een beroep doen op het PWA voor activiteiten die binnen het paritair comité voor tuinbouwbedrijven worden uitgevoerd (met uitsluiting van de champignonteelt en het aanplanten en onderhouden van parken en tuinen). Handelsverenigingen uit de land- en tuinbouwsector kunnen een beroep doen op het PWA voor seizoens- en gelegenheidsgebonden activiteiten in het kader van land- en tuinbouwactiviteiten. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 27 van 63 2.1.2.2 Toegelaten activiteiten Ten behoeve van natuurlijke personen: a) Thuishulp met huishoudelijk karakter; Deze activiteit mag slechts uitgeoefend worden indien de volgende voorwaarden gelijktijdig vervuld zijn: - de werkloze was op 1 maart 2004 verbonden met een PWA- arbeidsovereenkomst; - de werkloze heeft de activiteit thuishulp met huishoudelijk karakter daadwerkelijk bij een gebruiker uitgeoefend in de loop van de periode van 18 kalendermaanden die voorafgaan aan de maand waarin hij de activiteit wil uitoefenen; - de werkloze was na 1 maart 2004 niet gedurende een ononderbroken periode van acht maanden of meer verbonden met een arbeidsovereenkomst; - de kandidaat-gebruiker was op 1 maart 2004 in het bezit van een in de zin van artikel 79, § 2, derde lid gevalideerd gebruikersformulier voor het verrichten van de activiteit thuishulp met huishoudelijk karakter; - de werkloze is 50 jaar of ouder op 1 juli 2009 of heeft een blijvende graad van arbeidsongeschiktheid zoals beoogd in artikel 114, § 4, lid 2, 2° van het koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering. Kleine, bij de gebruiker thuis uit te voeren onderhouds- en herstellingswerken die door professionals worden geweigerd wegens hun gering belang. Het opvangen van en zorg dragen voor huisdieren bij afwezigheid van de eigenaars indien er geen dierenpension in de nabije omgeving is. b) Hulp voor de verzorging of begeleiding van zieken of kinderen; c) Hulp bij het vervullen van administratieve formaliteiten; d) Hulp voor klein tuinonderhoud. Ten behoeve van de lokale overheden, de activiteiten van "stadswacht" volgens de bepalingen van artikel 79ter van het koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering. Ten behoeve van de lokale overheden, activiteiten beantwoordend aan de noden waaraan niet tegemoet gekomen wordt door de reguliere arbeidscircuits, inzonderheid ingevolge het tijdelijke en exceptionele karakter van de nood of ingevolge het feit dat deze nood door recente maatschappelijke evoluties ontstaan of merkelijk toegenomen is. Kunnen inzonderheid als dergelijke activiteiten worden beschouwd, de bescherming van het leefmilieu, de buurtveiligheid en het tegemoetkomen aan buurtnoden, de begeleiding van Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 28 van 63 kinderen, jongeren en van sociaal zwakkeren, alsmede socio-culturele activiteiten die van occasionele aard of van beperkte omvang zijn. Ten behoeve van onderwijsinstellingen, verenigingen zonder winstoogmerk en andere nietcommerciële verenigingen, activiteiten die door hun aard of hun omvang of door hun occasioneel karakter gewoonlijk verricht worden door vrijwilligers, inzonderheid de activiteiten van personen die hulp verlenen ter gelegenheid van sociale, culturele, sportieve, caritatieve of levensbeschouwelijke manifestaties. Ten behoeve van de tuinbouwsector, de activiteiten uitgeoefend binnen het paritair comité voor het tuinbouwbedrijf, met uitsluiting van de champignonteelt en het aanplanten en onderhouden van parken en tuinen en ten behoeve van de landbouwsector, de seizoensgebonden activiteiten overeenstemmend met arbeidspieken bij het planten en het oogsten en de andere tijdelijke activiteiten, volgens de modaliteiten en formaliteiten vastgesteld door de ministers van Tewerkstelling en Arbeid en van Landbouw. 2.1.3 Het maximumaantal activiteitsuren 2.1.3.1 In hoofde van de werkloze Het maximumaantal te presteren uren per kalendermaand hangt af van het soort gebruiker en van de aard van de activiteiten, te weten: voor de volgende activiteiten bedraagt het maximumaantal uren per kalendermaand 45 uur: A) activiteiten ten behoeve van natuurlijke personen; - thuishulp met huishoudelijk karakter (voor PWA-werknemers die deze activiteit nog kunnen uitoefenen); - kleine, bij de gebruiker thuis uit te voeren onderhouds- en herstellingswerken die door professionals worden geweigerd wegens hun gering belang; - het opvangen van en zorg dragen voor huisdieren bij afwezigheid van de eigenaars indien er geen dierenpension in de nabije omgeving is; - hulp bij het vervullen van administratieve formaliteiten; B) activiteiten ten behoeve van de lokale overheden (activiteiten beantwoordend aan de noden waaraan niet tegemoet gekomen wordt door de reguliere arbeidscircuits, inzonderheid ingevolge het tijdelijke en exceptionele karakter van de nood of ingevolge het feit dat deze nood door recente maatschappelijke evoluties ontstaan of merkelijk toegenomen is); C) activiteiten ten behoeve van onderwijsinstellingen, verenigingen zonder winstoogmerk en andere niet-commerciële verenigingen (activiteiten die door hun aard of hun omvang of door hun occasioneel karakter gewoonlijk verricht worden door vrijwilligers, inzonderheid de activiteiten van personen die hulp verlenen ter gelegenheid van sociale, culturele, sportieve, caritatieve of levensbeschouwelijke manifestaties); voor de volgende activiteiten bedraagt het maximumaantal uren per kalendermaand Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 29 van 63 53 uur: activiteiten ten behoeve van de lokale overheden die een overeenkomst met de minister van Binnenlandse Zaken hebben afgesloten (veiligheids- of preventieovereenkomst); voor de volgende activiteiten bedraagt het maximumaantal uren per kalendermaand 70 uur: A) activiteiten ten behoeve van natuurlijke personen; - de verzorging of begeleiding van zieken of kinderen; - hulp voor klein tuinonderhoud; B) activiteiten ten behoeve van onderwijsinstellingen; voor de volgende activiteiten bedraagt het maximumaantal uren per kalendermaand 150 uur: seizoens- en gelegenheidsgebonden activiteiten in de land- en tuinbouwsector. De PWA-werknemer die een toegelaten activiteit uitoefent, kan, op basis van de nieuwe formulering, deze activiteit met andere activiteiten aanvullen voor zover: - het toegelaten maximumaantal uren per maand voor elke activiteit niet wordt overschreden; - het totaalaantal uren per maand de hoogste limiet niet overschrijdt; - het totaalaantal uren per kalenderjaar niet meer dan 630 bedraagt. 2.1.3.2 In hoofde van de gebruiker Het aantal activiteitsuren is in hoofde van de gebruiker niet beperkt. 2.1.4 Uitkering van de activiteitsuren De werkloze die activiteitsuren uitoefent, ontvangt, in het kader van de PWA-reglementering, één PWA-cheque per gestart activiteitsuur. Het bedrag van de aanschafprijs van de PWA-cheque stemt overeen met een door het PWA vastgelegd bedrag in functie van het type activiteit en de categorie van de gebruiker (cf. punt 2.1.6). De prijs van de offerte (cf. het offerteformulier) dient rekening te houden met de mogelijkheid dat de nominale waarde van de PWA-cheque kan worden aangepast. 2.1.5 De soorten PWA-cheques Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 30 van 63 Er zijn twee soorten PWA-cheques: cheques op naam en naamloze cheques. 2.1.5.1 PWA-cheques op naam De gebruiker, die een gevalideerd gebruikersformulier bezit waarvan de geldigheidsduur nog niet is verstreken, kan minstens tien PWA-cheques op zijn naam bestellen bij de firma die de cheques uitgeeft. Deze firma dient na te gaan of de gebruiker in het bezit is van een goedkeuring waarvan de geldigheidsduur nog niet is verstreken. Het maximumbedrag waarop de belastingvermindering voor PWA-cheques van toepassing is, is beperkt tot 1.380 euro (920 euro niet-geïndexeerd) per persoon en per jaar. 2.1.5.2 Naamloze PWA-cheques Naamloze PWA-cheques worden door het PWA bij de uitgever van de PWA-cheques aangekocht. De gebruiker, die een gevalideerd gebruikersformulier bezit waarvan de geldigheidsduur nog niet is verstreken, kan deze naamloze PWA-cheques bij het PWA aanschaffen. Deze PWA-cheques houden geen enkel fiscaal voordeel in. 2.1.6 Aanschafprijs voor de gebruiker De gebruiker vergoedt de PWA-werknemer via PWA-cheques waarvan de aanschafprijs minstens 5,95 euro en hoogstens 7,45 euro bedraagt (per schijf van 0,25 euro). Dit bedrag wordt vastgelegd door de beheerraad van het PWA en kan variëren naargelang het soort activiteit. Wat de land- en tuinbouwsector betreft, is de aanschafprijs van de cheque door de wet vastgelegd op 6,20 euro. De aanschafprijs voor de activiteiten van “stadswacht” die worden uitgevoerd in het kader van PVP-projecten opgenomen in de preventie- en veiligheidsovereenkomsten die sommige gemeenten en steden met de minister van Binnenlandse Zaken hebben afgesloten, bedraagt 5,95 euro. Het PWA vermeldt de aanschafprijs van de cheque op het gebruikersformulier. 2.1.7 Vereisten 2.1.7.1 Model van de PWA-cheque Een PWA-cheque moet uit twee delen bestaan: een souche en een deel dat makkelijk kan worden afgescheurd (een talon). De gebruiker overhandigt de volledige cheque aan de PWA-werknemer die deze cheque vervolgens bij de uitbetalingsinstelling (UI) of het OCMW indient. De uitbetalingsinstelling of het OCMW dient de souche van de cheque in bij de firma die de cheques uitgeeft en bewaart de talon. Hiermee kunnen eventuele geschillen over het aantal ingediende cheques worden opgelost tussen de uitbetalingsinstelling of het OCMW en de firma die de cheques uitgeeft. Deze firma dient de volgende informatie op de souche van de PWA-cheque te drukken: Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 31 van 63 een code die de aanschafprijs vermeldt: - een TE-code voor een PWA-cheque van 5,95 euro; een TF-code voor een PWA-cheque van 6,20 euro; … enzovoort een TK-code voor een PWA-cheque van 7,45 euro; een TZ-code voor een PWA-cheque van 6,20 euro voor land- en tuinbouwactiviteiten; een TP-code voor PWA-cheques van 5,95 euro voor de vergoeding van “stadswachten” (= uitzondering); een TM-code voor PWA-cheques van 315,35 euro voor de vergoeding van “stadswachten” (= één cheque met een waarde van 53 cheques). Wat de activiteit van “stadswacht” betreft, voorziet de uitgever van de cheques, naast de TP-code waarnaar slechts uitzonderlijk wordt gevraagd, een TM-code die een cheque met een waarde van 53 PWA-cheques omvat; - de uiterste datum van gebruik voor de gebruiker en de uiterste datum van indiening voor de werkloze; - de uiterste datum van terugbetaling van de niet-gebruikte PWA-cheques; - de vermelding dat “uitgewisselde cheques niet worden terugbetaald”; - het PWA-vergunningsnummer van de gebruiker; - de naam en het rijksregisternummer van de gebruiker (indien het een cheque op naam betreft); - een zone om de naam en het rijksregisternummer van de werknemer op voorhand in te vullen of te drukken; - een zone om de datum van de activiteit te vermelden; - de identificatie van Actiris en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; De uitgever moet de volgende informatie op de talon van de PWA-cheque drukken: - een code die de aanschafprijs vermeldt: - het PWA-vergunningsnummer van de gebruiker; - het nummer van de cheque; - een zone om de naam en het rijksregisternummer van de werknemer op voorhand in te vullen of te drukken; - een zone om de datum van de activiteit te vermelden; Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 32 van 63 - de uiterste datum van indiening voor de PWA-werknemer; - de identificatie van Actiris en het Brussels Hoofdstedelijk Gewest; De firma die de cheques uitgeeft, zal de nodige maatregelen treffen om te vermijden dat de PWA-cheques worden nagemaakt. De volgende maatregelen dienen te worden nageleefd: - elke PWA-cheque dient over een identiek nummer te beschikken (streepjescode); - het papier dient over een fijn watermerk of over gelijkaardige kenmerken te beschikken zodat de cheque niet kan worden nagebootst. De uitgever moet het model van de cheque ter goedkeuring aan Actiris voorleggen (cf. punt 1.2.6). 2.1.7.2 Diensten aan de gebruiker 2.1.7.2.1 Verzoek tot goedkeuring om een activiteit te laten uitvoeren in het kader van de PWA-reglementering De persoon (= de gebruiker) die een activiteit aanvraagt, dient een verzoek in bij het PWA via een gebruikersformulier waarin hij de activiteit beschrijft. Alvorens het PWA een goedkeuring verleent, kan het om een inschrijvingsrecht vragen waarvan het bedrag van 7,45 euro per gebruiker per jaar evenwel niet mag worden overschreden. Dit inschrijvingsrecht komt toe aan het PWA. De goedkeuring wordt verleend voor een periode van maximaal 12 maanden op het formulier PWA 1. De desbetreffende gegevens (identiteit van de gebruiker, geldigheidsduur van de goedkeuring, goedkeuringsnummer) worden door het PWA meegedeeld aan de firma die de cheques uitgeeft. De firma zal een bevestiging van inschrijving naar de gebruiker sturen via: - briefwisseling per post (binnen de twee werkdagen na de ontvangst van het formulier via de PWA-vzw = D+1); - e-mail (binnen de twee werkdagen na de ontvangst van het formulier via de PWA-vzw = D+1). De bevestiging van inschrijving moet de volgende elementen omvatten: - het goedkeuringsnummer; - het rekeningnummer van de firma die de cheques uitgeeft waarop de gebruiker een bedrag kan storten/overschrijven teneinde cheques te bestellen; - de verbindingsgegevens voor het “extranet voor de gebruikers” (cf. punt 2.2.2.5 - het extranet moet vanaf dan voor de gebruiker beschikbaar zijn); - de contactgegevens van de firma die de cheques uitgeeft (telefoon, e-mail, website, adres); Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 33 van 63 - de openingsuren van het “callcenter voor de gebruikers”; - informatie over: het bestellen, uitwisselen en terugbetalen van cheques, het gebruiken van het extranet enz. Het goedkeuringsnummer bestaat uit tien cijfers en ziet er als volgt uit: - de PWA-code: de PWA-code omvat drie cijfers en wordt door de voogdijminister toegekend na de erkenning van het PWA; - een code van één cijfer (0 of 1) waaruit de hoedanigheid van de gebruiker blijkt (natuurlijk of rechtspersoon); - een volgnummer van vier cijfers dat het PWA in chronologische volgorde toekent in functie van de inkomende verzoeken; - een activiteitscode bestaande uit twee cijfers. De PWA-code dient op de cheque te worden gedrukt en maakt het onder meer mogelijk om statistieken op te stellen over de PWA-activiteiten alsook om na te gaan bij welke PWA een deel van de resterende waarde van de cheque moet worden overgeschreven (cf. hieronder). 2.1.7.2.2 Aankoop van PWA-cheques door de gebruiker en het PWA a) PWA-cheques op naam (cheques op naam) Wanneer de gebruiker en de uitgever van de cheques een exemplaar van het gevalideerd gebruikersformulier bezitten (waarop de geldigheidsduur van de goedkeuring, het goedkeuringsnummer en de aanschafprijs van de PWA-cheques worden vermeld), kan de gebruiker minstens tien PWA-cheques op naam bestellen bij de uitgever van de cheques. Hiertoe schrijft hij het vereiste bedrag (aantal gewenste PWA-cheques X de aanschafprijs) over op één van de vijf rekeningen die uitgever hiervoor bij een financiële instelling heeft geopend. De firma die de cheques uitgeeft, verbindt zich ertoe de PWA-cheques te drukken en naar het adres van de gebruiker te sturen, en dit binnen een termijn van vier werkdagen (te tellen vanaf de dag waarop de fondsen op de rekening van voornoemde firma werden ontvangen = dag + 3). De firma zal de bestelde PWA-cheques gratis en per post, of op een andere manier, naar de gebruiker verzenden. In dit opzicht moet er rekening worden gehouden met het feit dat de portokosten voor de aflevering van de cheques niet in deze prijs zijn inbegrepen, daar deze integraal worden afgetrokken van het saldo van de aanschafprijs van de cheques bestemd voor Actiris (cf. punt 2.2.5). Indien de aflevering op een andere manier geschiedt, wordt het bedrag beperkt tot de portokosten voor een normale verzending. De uitgever van de cheques zal bij elke bestelling een samenvatting voegen waarmee de gebruiker het nummer van de cheque, de naam van de PWA-werknemer alsook de datum van de activiteit kan invullen. Deze samenvatting zal tevens ruimte bevatten voor de handtekening van de PWA-werknemer. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 34 van 63 b) Naamloze PWA-cheques Naamloze cheques zijn cheques die door het PWA worden besteld en aan de gebruiker die hiervoor een aanvraag heeft ingediend, worden doorverkocht. De uitgever van de cheques verbindt zich ertoe de PWA-cheques te drukken en naar het adres van het PWA te sturen, en dit binnen een termijn van vier werkdagen (te tellen vanaf de dag waarop de fondsen op de rekening van voornoemde firma werden ontvangen = dag + 3). De uitgever zal de PWA-cheques gratis en per post, of op een andere manier, naar het PWA verzenden. In bovenvermelde gevallen a) en b) dient de volgende procedure te worden toegepast indien de gebruiker een onvolledige betaling verricht en/of geen referentie of een foutieve referentie op de overschrijving vermeldt. Onvolledige betaling De firma die de cheques uitgeeft, dient steeds een aantal cheques te leveren dat zo dicht mogelijk aanleunt bij het betaalde bedrag. Voornoemde firma moet het eventuele saldo aan de gebruiker terugstorten. Uitzondering: wanneer het bedrag niet overeenstemt met minstens tien cheques moet het totaalbedrag aan de gebruiker worden teruggestort. Geen mededeling of foutieve mededeling tijdens de overschrijving of storting De uitgever van de cheques zal contact opnemen met de gebruiker bij een foutieve mededeling tijdens de overschrijving of storting. Het bedrag zal worden teruggestort wanneer de uitgever de gebruiker niet kan bereiken binnen de vijf werkdagen volgend op de ontvangst van de betaling op zijn rekening. Wanneer de uitgever de gebruiker binnen de vijf werkdagen volgend op de ontvangst van de betaling op zijn rekening kan bereiken, dienen de cheques binnen de twee werkdagen (volgend op het contact met de gebruiker = maximaal D+4) te worden gedrukt en verzonden. 2.1.7.2.3 Fiscaal attest De firma die de cheques uitgeeft, moet elk jaar vóór 1 april een fiscaal attest bezorgen aan de gebruiker voor de bedragen die hij tijdens het voorgaande kalenderjaar voor de aankoop van PWA-cheques op naam aan de firma heeft betaald. De gebruiker zal zijn fiscaal attest elektronisch ontvangen (via e-mail). De firma zal het fiscaal attest per post versturen naar de gebruikers die hierom hebben gevraagd alsook naar de gebruikers voor wie de firma een foutmelding heeft ontvangen bij de verzending van een attest via e-mail en naar de gebruikers die geen e-mailadres hebben opgegeven. De firma dient ieder jaar vóór 1 maart alle gegevens op het fiscaal attest naar de Algemene administratie van de Fiscaliteit van de FOD Financiën te sturen. Hiertoe zal de firma, in het kader van het Belcotax-systeem, een eerste overzicht bij wijze van controle opsturen. Het definitieve bestand zal bij de validering ervan per post met een bericht van ontvangst worden verzonden. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 35 van 63 2.1.7.2.4 Niet-ontvangst, foutieve PWA-cheques, terugbetaling en uitwisseling van geldige en niet-gebruikte PWA-cheques De uitgever van de cheques dient in het kader van onderstaande gevallen een procedure te voorzien: a) De niet-ontvangst van PWA-cheques De gebruiker moet de niet-ontvangst van bestelde cheques via het formulier PWA 3 of het extranet kunnen melden (vanaf de maand waarin de bestelling werd geplaatst). De firma die de cheques uitgeeft, zal de bestelde, maar niet-ontvangen cheques onmiddellijk blokkeren (= D+0) en zal binnen de vier werkdagen (D+3) volgend op de ontvangst van de verklaring nieuwe cheques naar de gebruiker opsturen. De gebruiker zal de bijkomende kosten voor de verzending van deze nieuwe cheques niet moeten betalen. De portokosten voor de aflevering van de cheques worden aan Actiris aangerekend. Wanneer de gebruiker zijn eerste bestelling uiteindelijk ontvangt, zal hij de cheques naar de uitgever terugsturen. De gebruiker zal de geblokkeerde cheques niet meer kunnen gebruiken om prestaties in het kader van het PWA-systeem te vergoeden. b) De ontvangst van foutieve PWA-cheques De gebruiker moet de foutieve gegevens op de door hem bestelde PWA-cheques via het formulier PWA 3 of het “extranet voor de gebruikers” kunnen melden. Hij zal de talons van de cheques opsturen naar de firma die de cheques uitgeeft. De firma zal op haar beurt de cheques onmiddellijk blokkeren (= D+0) en zal binnen de vier werkdagen (D+3) volgend op de ontvangst van de verklaring nieuwe cheques aan de gebruiker bezorgen. De gebruiker zal de bijkomende kosten voor de verzending van deze nieuwe cheques niet moeten betalen. De portokosten voor de aflevering van de cheques worden aan Actiris aangerekend. De gebruiker zal de geblokkeerde cheques niet meer kunnen gebruiken om prestaties in het kader van het PWA-systeem te vergoeden. c) Het verlies of de diefstal van PWA-cheques De gebruiker moet het verlies of de diefstal van zijn PWA-cheques via het formulier PWA 3 of het extranet kunnen melden. Daarnaast moet hij ook om de terugbetaling van zijn nog geldige PWA-cheques kunnen vragen of om de terugbetaling van zijn PWA-cheques waarvan de geldigheidsduur sedert minder dan zes maanden is verstreken. Bij diefstal van de PWA-cheques zal de gebruiker bij zijn verzoek een proces-verbaal van zijn verklaring aan de politie toevoegen. De firma die de cheques uitgeeft, kan hiervoor administratiekosten aanrekenen ten bedrage van 0,25 euro per verzoek. Dit bedrag zal worden afgetrokken van het aan de gebruiker terug te storten bedrag. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 36 van 63 Wanneer er een terugbetaling wordt aangevraagd tijdens het jaar waarin de cheques werden aangekocht, zal de terugbetaling 100% van de aankoopwaarde van de cheques bedragen. Wanneer er een terugbetaling wordt aangevraagd tijdens het jaar volgend op het jaar waarin de cheques werden aangekocht, zal de terugbetaling 70% van de aankoopwaarde van de cheques bedragen. De uitgever van de cheques zal de gestolen of verloren cheques onmiddellijk blokkeren (= D+0) en zal de terugbetaling, waarvan administratiekosten ten bedrage van 0,25 euro per verzoek worden afgetrokken, binnen de vier werkdagen (D+3) uitvoeren. De gebruiker zal de geblokkeerde cheques niet meer kunnen gebruiken om prestaties in het kader van het PWA-systeem te vergoeden. Indien de verloren of gestolen PWA-cheques worden teruggevonden, zullen deze niet langer kunnen worden gebruikt om prestaties in het kader van het PWA-systeem te vergoeden. d) De uitwisseling van nog geldige PWA-cheques of van PWA-cheques waarvan de geldigheidsduur sedert minder dan 6 maanden is verstreken De gebruiker moet via het formulier PWA 3 of het “extranet voor de gebruikers” de uitwisseling van zijn nog geldige PWA-cheques of van zijn PWA-cheques waarvan de geldigheidsduur sedert minder dan zes maanden is verstreken, kunnen aanvragen. Het betreft hier cheques van dezelfde waarde. De uitgever van de cheques kan hiervoor administratiekosten aanrekenen ten bedrage van 0,25 euro per verzoek. De nieuwe cheques zullen binnen de vier werkdagen worden bezorgd (te rekenen vanaf de datum van de aanvraag = D+3). De portokosten voor de aflevering van de cheques worden aan Actiris aangerekend. e) De terugbetaling van nog geldige PWA-cheques of van PWA-cheques waarvan de geldigheidsduur sedert minder dan 6 maanden is verstreken De gebruiker moet via het formulier PWA 3 of het “extranet voor de gebruikers” de terugbetaling van zijn nog geldige PWA-cheques of de terugbetaling van zijn PWA-cheques waarvan de geldigheidsduur sedert minder dan zes maanden is verstreken, kunnen aanvragen. De firma die de cheques uitgeeft, kan hiervoor administratiekosten aanrekenen ten bedrage van 0,25 euro per verzoek. De firma die de cheques uitgeeft, zal de terugbetaling, waarvan administratiekosten ten bedrage van 0,25 euro per verzoek worden afgetrokken, binnen de vier werkdagen (D+3) uitvoeren. Wanneer er een terugbetaling wordt aangevraagd tijdens het jaar waarin de cheques werden aangekocht, zal de terugbetaling 100% van de aankoopwaarde van de cheques bedragen. Wanneer er een terugbetaling wordt aangevraagd tijdens het jaar volgend op het kalenderjaar waarin de cheques werden aangekocht, zal de terugbetaling 70% van de aankoopwaarde van de cheques op naam bedragen (teneinde het fiscaal voordeel in hoofde van de gebruiker forfaitair te neutraliseren). Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 37 van 63 2.1.7.2.5 Extranet voor de gebruikers De firma die de cheques uitgeeft, dient bij de lancering van het systeem een interactieve webapplicatie, ”extranet gebruikers” genaamd, te voorzien. Dit extranet moet de gebruiker de mogelijkheid bieden om: - zijn persoonlijke gegevens in te kijken en te beheren; - de uitgevoerde bestellingen op te volgen. De gebruiker zal op eender welk moment de vooruitgang van zijn bestelling kunnen raadplegen; - onder meer de terugbetaling van PWA-cheques aan te vragen of om het verlies of de diefstal van PWA-cheques te melden (cf. 2.2.2.4). 2.1.7.2.6 Website De uitgever van de cheques moet bij de lancering van het systeem een website voorzien waarop alle nodige en nuttige informatie over het PWA-systeem wordt aangeboden. De website moet in de twee administratieve talen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest worden opgesteld. De website dient ook toegankelijk te zijn voor slechtzienden. 2.1.7.3 Diensten aan de PWA-vzw 2.1.7.3.1 Betaling van het PWA Het saldo, hetzij de nominale waarde van de PWA-cheques (gaande van 5,95 tot 7,45 euro) verminderd met 4,10 euro en de administratiekosten ten bedrage van 0,1116 euro, wordt door de uitgever van de PWA-cheques opgesplitst tussen het PWA, Actiris en eventueel het OCMW. a) Door de uitbetalingsinstellingen betaalde PWA-cheques De uitgever dient 25% van het hierboven beschreven saldo te betalen aan de PWA-vzw die bevoegd is voor de gemeente waarin de activiteit wordt uitgevoerd. b) Door het OCMW betaalde PWA-cheques De uitgever dient 25% van het hieronder beschreven saldo te betalen aan de PWA-vzw die bevoegd is voor de gemeente waarin de activiteit wordt uitgevoerd. c) Betaling van de saldo's door de firma die de cheques uitgeeft De betaling van de saldo's door de firma die de cheques uitgeeft, dient binnen de eerste acht werkdagen te geschieden. De betaling vindt plaats voor de PWA-cheques waarvoor de uitbetalingsinstellingen of OCMW's tijdens de voorbije maand een terugbetaling aan de uitgever hebben aangevraagd. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 38 van 63 Krachtens artikel 79, §§ 9 en 12 van het koninklijk besluit van 25/11/1991 kan de betaling van het saldo aan het PWA beperkt worden tot minstens 25% van het aan het PWA verschuldigde bedrag. 2.1.7.3.2 Extranet PWA-vzw De uitgever van de cheques dient bij de lancering van het systeem een interactieve webapplicatie, “extranet PWA” genaamd, te voorzien. Dit extranet moet de PWA-vzw de mogelijkheid bieden om: - de nieuwe inschrijvingen of de herinschrijvingen van gebruikers aan de uitgever van de cheques te bezorgen (beheer van het klantenbestand); - de uitgevoerde bestellingen op te volgen (naamloze PWA-cheques). De PWA-vzw kan op eender welk moment de vooruitgang van zijn bestelling(en) inkijken; - de vooruitgang op te volgen wanneer het PWA een aanvraag via het extranet heeft ingediend, onder meer bij de terugbetaling van PWA-cheques, bij een aangifte van verlies of diefstal enz. (cf. 2.2.2.4); - betalingen op te volgen die door de uitgever van de cheques aan hem werden gericht (verdeling van de saldo's waarvoor de uitbetalingsinstellingen of OCMW's de terugbetaling aan de uitgever van de cheques hebben gevraagd). 2.1.7.4 Diensten aan de uitbetalingsinstellingen (UI) en OCMW's 2.1.7.4.1 Betaling van PWA-cheques aan de UI en OCMW's De PWA-cheques (zowel de PWA-cheques op naam als de naamloze PWA-cheques) hebben een beperkte gebruiksduur tijdens dewelke ze moeten worden gebruikt of ingediend. De naleving van deze geldigheidstermijn is belangrijk voor de gebruikers, de werklozen, de uitbetalingsinstellingen en de uitgever van deze cheques. De gebruiker kan de PWA-cheques vanaf de uitgifte ervan gedurende 12 maanden gebruiken, hetzij het moment waarop de cheques op naam door de gebruiker of de naamloze cheques door het PWA worden aangekocht. De uiterste datum van gebruik wordt door de uitgever op de PWA-cheques gedrukt. De werkloze dient de ontvangen PWA-cheques in te dienen, en dit ten laatste tegen het einde van de tweede maand volgend op de uiterste datum van gebruik (12 maanden) van de PWAcheques voor de gebruiker. Deze uiterste datum van gebruik wordt eveneens door de uitgever op de PWA-cheques gedrukt. De uitbetalingsinstelling/het OCMW ontvangt pas een terugbetaling van de uitgever van de cheques wanneer hij/zij, in hoofde van de werkloze, de PWA-cheques indient vóór het einde van de vierde maand volgend op de op de PWA-cheques vermelde uiterste datum van gebruik. Bij verzending per post geldt de datum van de stempel als indieningsdatum. In de praktijk dient enkel laatstgenoemde termijn te worden gecontroleerd door de firma die de cheques uitgeeft. De uitbetalingsinstelling of het OCMW bezorgen de betaalde PWA-cheques aan de uitgever van de cheques, waarbij ze een door de uitgever op punt gezette overdrachtsprocedure volgen en gebruikmaken van zelf en op eigen kosten opgestelde leveringslijsten (de uitgever dient hiervoor een papieren en elektronische leveringslijst ter beschikking te stellen). Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 39 van 63 De uitbetalingsinstelling of het OCMW bezorgt de cheques aan de firma die de cheques uitgeeft (het moment moet door de UI/het OCMW worden bepaald), maar de cheques moeten wel binnen een termijn van 18 maanden worden opgestuurd (te rekenen vanaf de uitgiftedatum). De uitbetalingsinstelling of het OCMW kan er eveneens voor kiezen om de cheques zelf op de zetel van de uitgever te gaan afgeven. De uitgever zal ook de mogelijkheid bieden om de cheques bij de uitbetalingsinstelling of het OCMW af te halen. Modaliteiten: - de uitbetalingsinstelling of het OCMW moet de aanvraag via e-mail of hun extranet indienen; - de afhaling geschiedt ten laatste de werkdag die erop volgt; - afhaling vanaf 1.000 cheques → gratis; - afhaling van minder dan 1.000 cheques → 15 euro / afhaling. De uitgever betaalt 4,10 euro per PWA-cheque aan de uitbetalingsinstelling of het OCMW, en dit binnen de vijf werkdagen (D+4) volgend op de ontvangst van de cheques. Deze 4,10 euro wordt evenwel vermeerderd met een bedrag om de administratiekosten voor deze instelling te dekken. Het bedrag van deze vergoeding voor de administratiekosten is momenteel vastgelegd op 0,1116 euro door artikel 54, § 4 van het ministerieel besluit van 26 november 1991 houdende toepassingsregelen van de werkloosheidsreglementering. Het aantal uitbetalingsinstellingen bedraagt 4 en het maximumaantal OCMW's 19. 2.1.7.4.2 Betaling aan het OCMW Het saldo, hetzij de nominale waarde van de PWA-cheques (gaande van 5,95 tot 7,45 euro) verminderd met 4,10 euro en de administratiekosten ten bedrage van 0,1116 euro, wordt door de uitgever van de PWA-cheques opgesplitst tussen het PWA, Actiris en eventueel het OCMW. De firma die de cheques uitgeeft, dient aan het OCMW 45% van het hierboven beschreven saldo te betalen, te verminderen met de helft van het bedrag ter dekking van de administratiekosten en met de helft van de verzendingskosten voor de uitgever van de PWAcheques. De betaling van de saldo's door de firma die de cheques uitgeeft, dient binnen de eerste acht werkdagen plaats te vinden. De betaling geschiedt voor de PWA-cheques waarvoor de OCMW's de voorbije maand een terugbetaling aan de uitgever hebben aangevraagd. 2.1.7.4.3 Extranet UI/OCMW De firma die de cheques uitgeeft, dient bij de lancering van het systeem een interactieve webapplicatie, “extranet uitbetalingsinstelling/OCMW” genaamd, te voorzien. Dit extranet moet de uitbetalingsinstelling of het OCMW de mogelijkheid bieden om: - hun leveringslijsten via dit extranet te drukken; Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 40 van 63 - details op te vragen over hun leveringslijsten (aantal cheques per werknemer en per activiteitencode, aantal per PWA enz.); - betalingen op te volgen die door de uitgever van de cheques aan hem werden gericht (verdeling van de saldo's waarvoor de uitbetalingsinstellingen of OCMW's de terugbetaling aan de uitgever van de cheques hebben gevraagd). 2.1.7.5 Diensten aan Actiris 2.1.7.5.1 Betaling aan Actiris Het saldo, hetzij de nominale waarde van de PWA-cheques (gaande van 5,95 tot 7,45 euro) te verminderen met 4,10 euro en met de administratiekosten ten bedrage van 0,1116 euro, wordt door de uitgever van de PWA-cheques verdeeld tussen het PWA, Actiris en eventueel het OCMW. a) Door uitbetalingsinstellingen betaalde PWA-cheques De uitgever van de cheques dient aan Actiris 75% van het hierboven vermelde saldo te betalen (cf. punt 2.2.7.5.1), te verminderen met de prijs van de opdracht en de verzendingskosten, en dit teneinde de kosten te dekken voor de arbeidsongevallenverzekering en de burgerlijke aansprakelijkheid en teneinde het budget voor werklozen te ontlasten. b) Door het OCMW betaalde PWA-cheques De uitgever van de cheques dient aan Actiris 30% van het hierboven vermelde saldo te betalen (cf. punt 2.2.7.5.1), te verminderen met de helft van de prijs voor de opdracht en de helft van de verzendingskosten voor de uitgever van de PWA-cheques. De firma die de cheques uitgeeft, dient aan Actiris 45% van het hierboven vermelde saldo te betalen (cf. punt 2.2.7.5.1), te verminderen met de helft van het bedrag voor de opdracht en de helft van de verzendingskosten voor de firma die de cheques uitgeeft. De betaling van de saldo's door de firma die de cheques uitgeeft, dient binnen de eerste acht werkdagen plaats te vinden. De betaling geschiedt voor de PWA-cheques waarvoor de uitbetalingsinstellingen of OCMW's tijdens de vorige maand een terugbetaling aan de uitgever hebben aangevraagd. 2.1.7.5.2 Niet-gebruikte PWA-cheques Na het afhouden van administratiekosten en verzendingskosten voor de uitgever van de cheques wordt de waarde van verstreken en niet-gebruikte PWA-cheques door deze uitgever aan Actiris overgemaakt. Dit geschiedt in hoofde van de uitbetalingsinstelling op het moment dat de uiterste termijn van indiening voor de PWA-cheques is verstreken (met name 18 maanden na de uitgifte + 1 maand voor de administratieve verwerking). De uitgever dient in dit opzicht onder meer in te staan voor de opvolging van de levenscyclus van elke PWAcheque die hij heeft uitgegeven. 2.1.7.5.3 Extranet Actiris Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 41 van 63 De uitgever van de cheques dient bij de lancering van het systeem een interactieve webapplicatie, “extranet PWA” genaamd, te voorzien. Dit extranet moet Actiris de mogelijkheid bieden om: de inschrijvingsformulieren van alle gebruikers in te kijken; de statistische en financiële gegevens te raadplegen (cf. bijlage 2). 2.1.7.5.4 Contactpersoon voor Actiris De firma die de cheques uitgeeft, dient bij de lancering van het systeem een specifieke contactpersoon voor Actiris te voorzien die de uitvoering van de opdracht kent en coördineert. De firma dient te antwoorden op brieven, faxen en/of e-mails van Actiris, en dit binnen een maximumtermijn van drie werkdagen vanaf de ontvangst de brief, fax en/of e-mail (= D+2). 2.1.7.6 Diensten aan de PWA-werknemer Het verlies of de diefstal van PWA-cheques of PWA-waardebonnen De PWA-werknemer moet via het formulier PWA 3 het verlies of de diefstal van PWA-cheques kunnen melden en de uitbetaling van zijn nog geldige PWA-cheques kunnen aanvragen. Indien het gestolen PWA-cheques betreft, zal de PWA-werknemer bij zijn aanvraag een proces-verbaal van zijn verklaring aan de politie, een kopie van de samenvatting van de gebruiker alsook een kopie van het formulier PWA 4 (prestatieformulier) toevoegen. De firma die de cheques uitgeeft, dient bij de aanvraag de cheques onmiddellijk te blokkeren (= D+0). De PWA-werknemer ontvangt van de uitgever - en dit binnen de zeven maanden volgend op het verstrijken van de PWA-cheques - een waardebon (waarvan het model door Actiris moet worden goedgekeurd) die gelijk is aan de waarde van de verloren of gestolen cheques die niet werden gebruikt om een uitbetaling uit te voeren. De werkloze kan deze waardebon ter uitbetaling bij zijn uitbetalingsinstelling of OCMW indienen. De PWA-werknemer dient deze waardebon te gebruiken binnen de drie maanden na het verstrijken van een termijn van 18 maanden die op het moment van de uitgifte van de PWAcheques start. De waarde van de verstreken en niet-gebruikte waardebonnen wordt door de uitgever van de cheques aan Actiris uitgekeerd hetzij 22 maanden na de uitgifte van de cheques, hetzij vier maanden na de uiterste datum van indiening van de cheques door de uitbetalingsinstelling. De firma mag geen administratie- of portokosten vragen voor de behandeling van verstreken PWA-cheques en waardebonnen. De PWA-werknemer zal de geblokkeerde cheques niet meer kunnen gebruiken om prestaties in het kader van het PWA-systeem te laten vergoeden. 2.1.7.7 Contactcenter De uitgever van de cheques moet bij de lancering van het systeem een Nederlandstalig en Franstalig “Contactcenter” voorzien, met front en back office, waaraan de gebruiker, het PWA, Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 42 van 63 het OCMW, de uitbetalingsinstelling en Actiris hun vragen over het PWA-systeem en de uitvoering van de PWA-opdracht kunnen stellen. De gebruikers moeten het “Contactcenter” elke werkdag tussen 8.30 u. en 17.00 u. kunnen bereiken. Het “Contactcenter” dient te antwoorden op brieven, faxen en e-mails binnen een termijn van tien werkdagen vanaf de ontvangst van de brief, fax en e-mail (= D+9). Dit moet uit tabellen kunnen worden afgeleid die maandelijks via een opvolgingssysteem worden gegenereerd. Het aantal “gemiste oproepen” op maandbasis dient te worden beperkt tot 15%. Ook dit moet kunnen worden afgeleid uit tabellen die maandelijks via het telefoonsysteem worden gegenereerd. 2.1.7.8 Lancering van de opdracht en opvolgingsvergaderingen met Actiris Twee maanden vóór de lancering van het systeem zal de uitgever de volgende personen ter beschikking stellen: - Eén coördinator die over de nodige knowhow beschikt om de lancering van de opdracht te begeleiden en uit te voeren; - Eén persoon die bevoegd is voor de informaticatoepassingen; - Eén persoon die bevoegd is voor de communicatie. Tijdens de lanceringsfase zal er minstens één vergadering per week plaatsvinden. Het verslag van deze vergaderingen zal door de uitgever van de cheques worden opgesteld. Dit verslag zal binnen de twee werkdagen (dag + 1) ter beschikking worden gesteld van Actiris. De lanceringsdatum is in principe 1 januari 2018, tenzij de gunning van de opdracht na 31 oktober 2017 geschiedt. In dat geval zal de lancering plaatsvinden op de eerste dag van de derde maand volgend op de maand van gunning. Na de lanceringsperiode zal er minstens één keer om de drie maanden een opvolgingsvergadering plaatsvinden. Het verslag zal binnen de vier werkdagen (dag + 3) ter beschikking worden gesteld van Actiris. De firma die de cheques uitgeeft, verbindt zich ertoe alle informatie die nuttig en nodig is voor de uitvoering van het bestek mee te delen. 3 Sociale clausule 3.1 Capaciteit om de sociale samenhang en duurzame ontwikkeling te versterken door een inspanning te leveren op het vlak van opleiding en socio-professionele inschakeling. 3.1.1 De sociale uitvoeringsclausule De inschrijvers verbinden zich zonder voorbehoud, door het indienen van hun offerte, tot het toepassen van de volgende sociale clausule in de uitvoering van deze opdracht. Om te Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 43 van 63 voldoen aan zijn verplichtingen kan de opdrachtnemer een beroep doen op de coördinatiecel "sociale clausules" van Actiris dat een informatie- en adviesrol vervult met betrekking tot de verschillende wijzen om deze clausule uit te voeren. De contactgegevens zijn: [email protected] en [email protected]. 3.1.1.1 Principe Overeenkomstig artikel 40 van de wet van 15 juni 2006 betreffende overheidsopdrachten en sommige opdrachten van werken, leveringen en diensten, moet de opdrachtnemer in de loop van de uitvoering van deze opdracht, zelf acties ondernemen rond de opleiding en socioprofessionele inschakeling van al dan niet schoolplichtige jongeren in deeltijds onderwijs of werkzoekenden, door tijdens de opdracht voor hen een opleiding te verzekeren. 3.1.1.2 Voorwerp van de opleidingsclausule Het aantal stagiairs dat tijdens de uitvoering van de opdracht dient te worden tewerkgesteld, rekening houdend met de beroepen die in aanmerking komen voor de uitvoering van de opdracht en met de individuele contractuele voorwaarden, met name wat de wekelijkse en dagelijkse arbeidsduur betreft, moet overeenkomen met een minimum van 90 opleidingsdagen per uitvoeringsjaar van de opdracht. De opdrachtnemer die deel uitmaakt van een opleidingsproces met een cursist, leerjongen, stagiair of student, kan, voor het afsluiten van de opdracht, voor de uitvoering van de sociale clausule, de prestaties laten gelden die de vermelde medewerkers zullen verzekeren in het kader van de uitvoering van deze opdracht. De uitvoering van de sociale clausule mag de opdrachtnemer in geen geval verplichten om een stagiair langer in te schakelen dan gedurende de termijn die voor de uitvoering van de opdracht is gepland. Het beroep waarvoor stagiairs worden opgeleid door Brussel-Opleiding of andere opleidingsoperatoren en in het kader van de uitvoering van de opdracht zullen moeten opgeleid worden, is: Administratieve bediende De aanneming kan zich wenden tot de coördinatiecel "sociale clausules" Actiris die kandidaten kan voorstellen die een opleiding voor het vermelde beroep gevolgd hebben. 3.1.1.3 Uitvoeringsvoorwaarden van de opleidingsclausule De opleiding duurt minstens 20 dagen per persoon die krachtens de sociale clausule wordt opgeleid. De Opdrachtnemer zal leden van zijn personeel aanstellen die bijzonder gekwalificeerd zijn om de stagiairs op een gepaste wijze te begeleiden en hen in staat te stellen hun eigen beroepservaring bij te werken. De modaliteiten van deze begeleiding zullen schriftelijk worden overeengekomen tussen de opdrachtnemer en Actiris, nog voor de aanwerving van de stagiairs; zij zullen ter kennis worden gebracht van de aanbestedende overheid. De begeleider zal zich ten aanzien van de begunstigde van de sociale clausule in het Frans of het Nederlands uitdrukken. De stagiairs dienen, tijdens de ganse duur van hun overeenkomst, te worden belast met taken behorende tot het beroep waarvoor de tewerkstelling is voorzien. Elke tewerkstelling voor andere taken die tijdens de uitvoering van de opdracht door de opdrachtnemer wordt beslist, zonder het voorafgaandelijk akkoord van de aanbestedende overheid, zal in hoofde Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 44 van 63 van de opdrachtnemer als een inbreuk op de clausules van de huidige opdracht worden beschouwd. Met uitzondering van de normale afloop van de stageovereenkomst kan hieraan geen einde worden gesteld door de opdrachtnemer ongeacht de reden, zonder dat de aanbestedende overheid en Actiris hiervan voorafgaandelijk en schriftelijk op de hoogte werden gebracht. Elke stagiair die ontslagen wordt vóór de vervaldag van zijn stagecontract, moet onmiddellijk worden vervangen. Elke weigering tot vervanging zal als een uitvoeringsfout worden beschouwd in de zin van artikel 44, §1 van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. De opdrachtnemer blijft in elk geval als enige aansprakelijk ten aanzien van de aanbestedende overheid. 3.1.1.4 Te leveren documenten De opdrachtnemer moet de hierna opgesomde documenten aan de aanbestedende overheid hebben voorgelegd, en dit vóór de datum die is vastgesteld voor de aanvang van de opleiding van elke cursist, leerjongen, stagiair of student die tijdens de opdracht wordt opgeleid: de naam van de mentor; De stagecontracten of overeenkomsten de werden gesloten met cursisten, leerjongens, stagiairs of leerlingen. Elke eventuele wijziging van deze parameters moet ter goedkeuring aan de aanbestedende overheid voorgelegd worden. 3.1.1.5 Controle op de uitvoering De aanbestedende overheid controleert de effectieve uitvoering van de sociale clausule in om het even welke fase van de uitvoering van de werf. Hiertoe hebben de aanbestedende overheid en haar vertegenwoordigers het recht om op eender ogenblik en op alle plaatsen, de uitvoering te inspecteren en te controleren, en dit inclusief in de lokalen van de opdrachtnemer. De aanbestedende overheid moet verplicht alle documenten opgenomen in punt d) hierboven binnen de gestelde termijnen hebben ontvangen. Om de zes (6) maanden, te beginnen vanaf de aanvang van de uitvoering van de opdracht en op het ogenblik waarop hij zijn voorlaatste schuldvordering indient, maakt de opdrachtnemer aan de aanbestedende overheid de dagelijkse lijst over van het tijdens de looptijd van de opdracht opgeleide personeel. De leidende ambtenaar belast met de leiding en de controle over de uitvoering van de opdracht zal zich ervan verzekeren dat de opdracht wordt uitgevoerd in overeenstemming met de vereisten van dit bestek en met de voorwaarden van de stage-overeenkomst; 3.1.1.6 Sanctie voor de sociale uitvoeringsclausule Iedere tekortkoming met betrekking tot de hierboven vermelde sociale clausule die tijdens de uitvoering hetzij door de leidende ambtenaar hetzij door ieder andere persoon die hiertoe naar behoren wordt gemachtigd, wordt vastgesteld, zal door Actiris beschouwd kunnen worden als een uitvoeringsfout in de zin van artikel 44 § 1e van het koninklijk besluit van 14 januari 2013. Door iedere tekortkoming die onder die voorwaarden wordt vastgesteld, kan de opdrachtnemer één of meerdere maatregelen zoals bepaald in de artikelen 45 tot 49, 85 tot Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 45 van 63 88 van het voormelde besluit, worden opgelegd en meer in het bijzonder op het vlak van boetes: De totale jaarlijkse niet-uitvoering van de sociale clausule, die te wijten is aan de opdrachtnemer, wordt gesanctioneerd met een bijzondere boete van een forfaitair bedrag van 5.000 euro; De uitvoering met minder dan 1/10e van het aantal opleidingsdagen die hadden moeten worden georganiseerd, zal gelijkgesteld worden met een totale niet-uitvoering van de sociale clausule; De gedeeltelijke niet-uitvoering van de sociale clausule, te wijten aan de opdrachtnemer, zal dan weer beboet worden met een bijzondere boete van 0,075 % van het oorspronkelijk bedrag van de specifieke betrokken opdracht en dit pro rata van het aantal niet georganiseerde opleidingsdagen. De uitvoering met minder dan 1/10e van het aantal opleidingsdagen die zouden moeten worden georganiseerd, zal gelijkgesteld worden met een totale niet-uitvoering van de sociale clausule Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 46 van 63 BIJLAGEN BIJLAGE 1: PWA-REGLEMENTERING Artikel 79 van het koninklijk besluit van 25 november 1991 Artikel 79bis van het koninklijk besluit van 25 november 1991 Artikel 79ter van het koninklijk besluit van 25 november 1991 Rechtsgrondslag van artikel 79 (Plaatselijke Werkgelegenheidsagentschappen) Artikel 8 van de besluit van 28 december 1944, ingevoegd bij de wet van 30 maart 1994 houdende sociale bepalingen Wet van 7 april 1999 betreffende de PWA-arbeidsovereenkomst - BS 20/04 Inwerkingtreding 01/01/2000 (KB van 22/09/1999 - BS 01/10) Bepaling betreffende de arbeidsduur - Koninklijk besluit van 18 juni 1990 tot vaststelling van de afwijkingen van de minimumgrens van de duur van de prestaties der werknemers Artikel 2, 5° Fiscale bepalingen betreffende de PWA-uitkeringstoeslag in hoofde van de PWAwerknemer - Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 Artikel 38, lid 1 Artikel 146 Fiscale bepalingen betreffende de vrijstelling van belastingen in hoofde van de gebruiker - Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 (gewijzigd bij de wet van 7 april 1999 - BS 20/04 - Inwerkingtreding 01/01/2000 naar aanleiding van het KB van 22/09/1999 - BS 01/10) Artikel 145/21 Artikel 145/22 Fiscale bepalingen betreffende de vrijstelling van belastingen in hoofde van de gebruiker - Koninklijk besluit van 27 augustus 1993 tot uitvoering van het wetboek van de inkomstenbelastingen 1992 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 47 van 63 Afdeling XXVsexies. Vermindering voor uitgaven betaald voor prestaties in het kader van plaatselijke werkgelegenheidsagentschappen en voor prestaties betaald met dienstencheques (Wetboek van de inkomstenbelastingen 1992, artikel 145 (KB van 02/04/2002 - BS 25/04 - Inwerkingtreding vanaf het belastbaar jaar 2002) Artikel 63/10 Koninklijk besluit van 17 december 1999 betreffende de PWA-werknemers van wie het loon betaald wordt door de openbare centra voor maatschappelijk welzijn (KB van 14/03/2003 – BS 21/03 – Inwerkingtreding 01/03). (BS 24/12/1999 - Ed. 2 Inwerkingtreding 01/01/2000) MB Hoofdstuk XI - Bepalingen tot uitvoering van de artikelen 79 en 79bis van het koninklijk besluit betreffende de tewerkstelling van werklozen door een plaatselijk werkgelegenheidsagentschap (MB 04/08/1994) Artikel 54 van het MB van 26/11/1991 Artikel 55 van het MB van 26/11/1991 Bepaling betreffende de inschrijving in het aanwezigheidsregister van PWAactiviteiten in de tuinbouw - Koninklijk besluit van 17 juni 1994 betreffende het bijhouden van een aanwezigheidsregister Bepaling betreffende de inschrijving in het aanwezigheidsregister van PWAlandbouwactiviteiten - Koninklijk besluit van 9 juli 2000 betreffende de seizoensen gelegenheidsarbeid in de landbouwsector (BS van 18/07 - Inwerkingtreding 01/04/2000 tot 31/12/2004 naar aanleiding van het KB van 11/03/2002 - BS 20/03) Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 48 van 63 BIJLAGE 2: STATISTISCHE EN FINANCIËLE GEGEVENS Gegevens betreffende de terugbetalingen aan de PWA's van door gebruikers aangekochte PWA-cheques (spreadsheetformaat) het betreft hier het aantal terugbetaalde PWA-cheques gedetailleerd per PWA VARIABELEN: - Naam van het PWA - Identificatienummer van het PWA - Aantal terugbetaalde PWA-cheques de maandelijkse statistiek van de bijdragen (€) per PWA toevoegen Bestand van het type “.csv” dat het volgende omvat: Gegevens betreffende de uitgegeven PWA-cheques: i.e. het aantal aan de gebruikers verkochte PWA-cheques Gegevens betreffende de terugbetalingen aan de UI (= uitbetalingsinstellingen): i.e. het aantal aan de UI terugbetaalde PWA-cheques Gegevens betreffende de terugbetalingen aan de OCMW's: i.e. het aantal aan de OCMW's terugbetaalde PWA-cheques VARIABELEN: - Naam van het PWA - Identificatienummer van het PWA - Datum - Regio - Waarde van de verkochte PWA-cheques - Soort toegelaten activiteit voor de verkochte PWA-cheques - Soort gebruikers die de cheques kopen - Aantal aan de gebruikers verkochte PWA-cheques - Aantal aan de UI terugbetaalde PWA-cheques - Aantal aan de OCMW's terugbetaalde PWA-cheques Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 49 van 63 - Aantal verstreken en niet-gebruikte teruggegeven PWA-cheques Minimale financiële statistieken die maandelijks aan Actiris moeten worden bezorgd (in spreadsheetformaat) 1) Activiteitenverslag van de maand: Per type instelling die tijdens de maand cheques aan de uitgever (uitbetalingsinstellingen of OCMW's) heeft teruggegeven, per regio van het land en per aantal tijdens de maand teruggegeven cheques; Voor het aantal tijdens de maand door de uitgever gelezen cheques, splitsing van de bijdragen tussen de verschillende betrokken partijen genoemd in artikel 79, § 9, lid 1 van het koninklijk besluit van 25 november 1991 houdende de werkloosheidsreglementering: dienstverlening van de uitgever, opgelopen portokosten, aan de uitbetalingsinstellingen betaalde bijdragen, aan de OCMW's betaalde bijdragen, aan Actiris gestorte resterende bijdrage. 2) Voor elk van de achttien maanden tijdens dewelke de cheques geldig zijn, beweging van de voorraad aan cheques in omloop en de waarde ervan: aantal tijdens de maand uitgegeven (uitgifte) en ingediende (indiening) cheques. 3) Het aantal tijdens de maand uitgegeven cheques per activiteitencode en regio van het land. 4) Het aantal tijdens de maand verstreken cheques die aan Actiris moeten worden terugbetaald en de waarde ervan. 5) Het aantal per PWA terug te betalen cheques. Naargelang de behoefte aan controle, verbindt de inschrijver zich ertoe om, eventueel ter plaatse, alle informatie in te dienen die Actiris opportuun acht voor zijn controle. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 50 van 63 BIJLAGE 3: CIJFERS PWA-uren ingediend per UI Jaar Vlaams Gewest Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Brussels Gewest Nationaal 2010 3.420.251 3.536.234 52.176 744.462 7.700.947 2011 3.027.417 3.176.721 47.908 652.210 6.856.348 2012 3.254.435 3.551.266 53.252 770.534 7.576.235 2013 2.822.068 3.119.908 46.580 707.796 6.649.772 Aantal door de firma die de cheques uitgeeft ingediende PWA-cheques Jaar Vlaams Gewest Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Brussels Gewest Nationaal 2010 3.853.690 4.293.023 63.471 930.780 9.077.493 2011 3.767.921 4.254.286 65.416 917.570 8.939.777 2012 3.532.481 4.122.209 60.275 949.844 8.604.534 2013 3.286.573 3.903.583 61.420 974.461 8.164.617 Aantal door de firma die de cheques uitgeeft terugbetaalde PWA-cheques aan de UI Jaar 2010 Vlaams Gewest 3.661.256 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Waals Gewest 3.994.536 waaronder de Duitstalige Gemeenschap 57.346 Brussels Gewest 845.599 Nationaal 8.501.391 Pagina 51 van 63 2011 3.580.829 3.967.951 57.188 806.069 8.354.849 2012 3.398.868 3.896.574 54.026 852.928 8.148.370 2013 3.091.649 3.704.450 56.187 847.222 7.643.321 Aantal door de firma die de cheques uitgeeft terugbetaalde PWA-cheques aan het OCMW Jaar Vlaams Gewest Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Brussels Gewest Nationaal 2010 79.390 133.863 4.924 62.411 275.664 2011 86.041 134.170 5.128 63.129 283.340 2012 70.634 108.138 3.974 76.482 255.254 2013 90.586 139.672 5.050 72.026 302.284 Aantal fiscale attesten Jaar Vlaams Gewest Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Brussels Gewest 2012 13.839 12.906 162 882 2013 12.837 11.889 163 816 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 52 van 63 Aantal waardebonnen Jaar Vlaams Gewest Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Brussels Gewest 2013 301 390 0 133 Aantal nieuwe gebruikers Jaar Vlaams Gewest Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Brussels Gewest 2012 3.048 + 1 PWA 3.509 43 351 2013 2.822 + 2 PWA's 2.897 50 321 Aantal niet-ontvangen PWA-cheques Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Jaar Vlaams Gewest Brussels Gewest 2012 8.640 5.206 55 2.530 2013 5.024 4.732 10 2.668 Aantal verloren PWA-cheques Jaar Vlaams Gewest Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Brussels Gewest 2012 129 874 0 0 2013 2 0 0 0 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 53 van 63 Aantal gestolen PWA-cheques Jaar Vlaams Gewest Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Brussels Gewest 2012 1.023 1.027 0 1.038 2013 0 175 0 0 Aantal terugbetaalde PWA-cheques Jaar Vlaams Gewest Waals Gewest waaronder de Duitstalige Gemeenschap Brussels Gewest 2012 33.981 32.072 595 3.270 2013 19.825 19.340 206 2.487 Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 54 van 63 BIJLAGE 4: BOETES Verplichtingen Na te leven normen Boetes bij overschrijding van de termijnen per werkdag vertraging en per PWA-cheque of per verzending (attest of statistieken) Voor de gebruiker of werknemer Bevestiging van de inschrijving van de gebruiker Verzending van PWA-cheques naar de gebruiker of het PWA (inclusief bij verklaring van nietontvangst, bij verklaring van ontvangst van foutieve cheques of bij uitwisseling van “geldige” PWA-cheques) Blokkering van PWA-cheques bij verklaring van niet-ontvangst, bij verklaring van ontvangst van foutieve cheques en verloren of gestolen cheques Terugbetaling van PWAcheques aan de gebruiker of het PWA in het geval van verloren of gestolen cheques of verzoek tot terugbetaling van “geldige” PWA-cheques Aflevering van een waardebon aan de PWA-werknemer bij een verklaring van verlies of diefstal van PWA-cheques Terugbetaling (cheques en administratiekosten) aan de UI en OCMW's Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Voor Actiris 2 werkdagen vanaf ontvangst van het formulier (D+1) 0,50 EUR 1 EUR 4 werkdagen (D+3) 0,50 EUR 0,25 EUR Onmiddellijk (D+0) 0,50 EUR 1 EUR 4 werkdagen (D+3) 0,50 EUR 0,25 EUR 5 EUR 5 EUR Binnen de zeven maanden na de geldigheidsdatum van de cheque 5 werkdagen (D+4) 0,25 EUR Pagina 55 van 63 Terugbetaling van het saldo van de aanschafprijs aan het PWA, de RVA, de UI en de OCMW's Bezorgen van statistische en boekhoudgegevens (art. 5.7.5.3 van het bestek) Verzending van het fiscaal attest 8 werkdagen (D+7) 0,25 EUR 8 werkdagen 250 EUR Ieder jaar vóór 1 april 0,50 EUR 0,25 EUR Verzending van fiscale gegevens naar de Administratie der directe belastingen (Belcotax-bestand) Ieder jaar vóór 1 maart (*) 500 EUR Terugbetaling van de verstreken waardebonnen aan Actiris 21 maanden en 1 maand na de uitgifte van de cheque 0,25 EUR 18 maanden na de periode van aangifte van de cheques 0,25 EUR Terbeschikkingstelling van het extranet voor gebruikers, PWA's, Actiris, UI's en OCMW's Bij de lancering van het systeem Per werkdag vertraging, per extranet 500 EUR Terbeschikkingstelling van de website Bij de lancering van het systeem Per werkdag Terugbetaling van verstreken cheques aan Actiris 1.000 EUR Antwoorden op brieven, faxen, e-mails van Actiris Contactcenter operationeel vanaf de lancering volgens de vereisten van het bestek Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS 3 werkdagen (D+2) 5 EUR Bij de lancering van het systeem Per werkdag vertraging Pagina 56 van 63 1.000 EUR Antwoorden op brieven, faxen, e-mails van de gebruikers 10 werkdagen (D+9) 1 EUR 1 EUR Aantal gemiste oproepen van het Contactcenter Maximaal 15% op jaarbasis 1.000 EUR per maand Uitvoering van de lanceringsfase volgens de vereisten van het bestek (vergaderingen en personeel) 2 maanden vóór de lancering van het systeem Per werkdag vertraging Terbeschikkingstelling van informaticatoepassingen volgens de vereisten van het bestek 1.000 EUR Bij de lancering van het systeem Per werkdag vertraging 1.000 EUR (*) Het betreft een wettelijke termijn. Indien een andere datum door de Administratie der directe belastingen wordt bepaald, zal er bijgevolg rekening worden gehouden met deze nieuwe datum. Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 57 van 63 BIJLAGE 5: OFFERTEFORMULIER Model van inschrijving 1. Voorwerp van de inschrijving Bestek nr. 7-2017/ACTIRIS: de druk en de uitgifte van PWA-cheques voor ACTIRIS 2. Identificatie Aanbestedende overheid: ACTIRIS Sterrenkundelaan 14 1210 Brussel Identiteit van de onderneming 2.1 Handelsnaam of naam: Rechtsvorm: Hoofdzetel: Nationaliteit: Telefoon: E-mail: Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 58 van 63 Of 2.2 Identiteit van de inschrijver NAAM en VOORNAAM: Hoedanigheid of beroep: Woonplaats: Nationaliteit: Telefoon: E-mail: 2.3 Voor combinaties zonder rechtspersoonlijkheid: NAAM en VOORNAAM van de ondergetekenden: Hoedanigheid of beroep: Woonplaats: Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 59 van 63 Nationaliteit: Telefoon: E-mail: De offerte moet door elke deelnemer worden ondertekend, op straffe van absolute nietigheid van de offerte, en moet de naam vermelden van de persoon die de combinatie bij de aanbestedende overheid vertegenwoordigt: 2.4 Ondernemingsnummer: 2.5 Contactpersoon, profiel, telefoonnummer en e-mailadres: Verbindt zich op zijn roerende en onroerende goederen tot de uitvoering van de opdracht die het voorwerp van dit bestek uitmaakt overeenkomstig de bepalingen en voorwaarden van het bestek. 3. Betalingen Nummer van de rekening geopend op naam van de opdrachtnemer waarop de betalingen moeten geschieden: Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 60 van 63 4. Bedrag van de offerte Nr. van de post 1 Onderwerp van de post Kosten van de prestatie Vermoedelijke jaarlijkse hoeveelheid cheques Eenheidsprijs excl. btw in euro Jaarlijks bedrag excl. btw (eenheidsprijs X vermoedelijke jaarlijkse hoeveelheid) in euro 1.000.000 Totaalbedrag excl. btw van de jaarlijkse prestaties: Btw (21%): Totaalbedrag incl. btw van de jaarlijkse prestaties: Totaalbedrag van de opdracht incl. btw = het bedrag van de prestaties gedurende twee jaar incl. btw 5. Uitvoeringstermijn / sluiting van de onderneming 6. Nationaliteit van de eventuele onderaannemers alsook van de tewerkgestelde personeelsleden 7. Documenten Zie punt m.b.t. het toegangsrecht en de kwalitatieve selectiecriteria. 8. Handtekening van de inschrijver (voorafgegaan door de vermelding “Gelezen en goedgekeurd”) Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 61 van 63 Opgemaakt te: Datum: NAAM Hoedanigheid of functie: Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 62 van 63 BIJLAGE 6: SCHEMATISCH OVERZICHT VAN BETALINGSSTROMEN Bestek nr. 7-2017- ACTIRIS Pagina 63 van 63
