Activiteiten Planning Oudercommissie School voor Jong Talent

Procedures en uitgangspunten ouderbijdrage
Oudercommissie SvJT, werkgroep Financiën (Remco Wentink, Rianne Dobbelsteen, Jan Mensink, Madelon Nawijn)
Inleiding
Elk jaar verzoekt de oudercommissie ouders van leerlingen aan de SvJT om een financiële
bijdrage. Deze ouderbijdrage is een vrijwillige bijdrage die wordt geïnd en beheerd door de
oudercommissie van de School voor Jong Talent. Het geld wordt besteed aan allerlei extra
activiteiten, zoals een schoolfeest, een excursie, een warme maaltijd tijdens het goededoelen-concert en een aandenken voor de eindexamenkandidaten.
De Oudercommissie (OC) vindt het belangrijk dat het voor ouders inzichtelijk is waaraan
binnengekomen ouderbijdragen besteed worden. Vanaf het schooljaar 2011-2012 is er
binnen de OC een werkgroep Financiën. Zij stelt voorafgaand aan elk schooljaar een
begroting op voor de ouderbijdrage en legt aan het eind van het schooljaar
verantwoording af over de daadwerkelijke besteding. Hieronder kunt u lezen welke
procedures en uitgangspunten we hierbij hanteren. Deze procedures en uitgangspunten
worden tijdens de vergadering van 20 juni 2012 ter goedkeuring voorgelegd aan de OC
een schooldirectie.
Opstellen en vaststellen begroting
 De begroting wordt direct aan het begin van het schooljaar, in de eerste vergadering
ter goedkeuring voorgelegd aan de leden van de OC.
 De begroting wordt opgesteld voor de periode van één schooljaar.
 De werkgroep Financiën stelt de begroting op. De verschillende werkgroepen van de OC
leveren hiervoor input, uiterlijk de laatste schooldag van het voorafgaande schooljaar
(gewenste activiteiten/verwachte kosten).
 Het streven is om de ouderbijdrage zoveel mogelijk te besteden in het schooljaar dat
deze is binnengekomen, zodat het geld daadwerkelijk ten goede komt aan de kinderen
waarvoor het bedoeld is. De OC kan besluiten om een (klein) deel van het geld te
reserveren voor grotere of bijzondere activiteiten in aankomende jaren.
 Het is de bedoeling de gelden zoveel mogelijk aan gezamenlijke activiteiten van alle
disciplines (dans, muziek, BK) te besteden.
 De begroting verdeelt de gelden over de verschillende activiteiten in een schooljaar.
 In de begroting wordt aangegeven hoe eventuele meevallers worden ingezet.
 Eventuele reserveringen voor grote uitgaven (bijvoorbeeld voor een lustrumfeest)
worden vooraf aangekondigd.
Hoogte van de ouderbijdrage

De OC stelt aan het eind van elk schooljaar de hoogte van de ouderbijdrage vast voor
het aankomende schooljaar.

Elk jaar vindt er in beginsel een indexering plaats volgens het landelijk vastgestelde
indexeringscijfer.

Voor het schooljaar 2012-2013 wordt de ouderbijdrage vastgesteld op € 35,-Verantwoording

Aan het begin van het schooljaar, in de eerste vergadering van de OC, legt de
werkgroep Financiën verantwoording af over de besteding van de ouderbijdrage in het
vorige schooljaar.
Versie: 18 juni 2012
blz 1
Procedures en uitgangspunten ouderbijdrage
Oudercommissie SvJT, werkgroep Financiën (Remco Wentink, Rianne Dobbelsteen, Jan Mensink, Madelon Nawijn)


De kascontrole vindt aansluitend plaats door de kascommissie, bestaande uit minimaal
een vertegenwoordiger van de school en een ouder.
Als de kascommissie de financiële administratie in orde bevindt, wordt de
penningmeester gedechargeerd en wordt de verantwoording van de bestedingen op de
website geplaatst.
Besteding van de gelden
 Het geld in de begroting kan zelfstandig worden ingezet door de OC-werkgroep die een
activiteit organiseert.
 Elke werkgroep stelt daartoe een draaiboek op met de invulling van de activiteit,
inclusief een kostenraming. Deze opzet wordt besproken in de OC-vergadering en het
geld wordt al dan niet toegezegd.
 Na afloop van de activiteit volgt vanuit de werkgroep een korte evaluatie met een
verantwoording van de gemaakte kosten. Daarbij past ook een suggestie voor een
begrotingsaanpassing in het jaar erna. Deze evaluatie wordt gestuurd aan de secretaris
van de OC en de Financiële commissie.
 De financiële commissie verwerkt de resultaten in de nieuwe begroting.
Communicatie ouders via website en brief
 In beginsel wordt met de ouders gecommuniceerd via de ruimte op de website van de
school. De begroting (inclusief de verantwoording van de bestedingen achteraf)
worden hier geplaatst.
 Aan het begin van het schooljaar ontvangen alle ouders een brief met uitleg over het
doel, de besteding en de hoogte van de ouderbijdrage, en een verzoek tot betaling.
Deze brief zit bij het informatiepakket dat aan het begin van het schooljaar aan alle
ouders wordt gezonden.
 In de maand november wordt een herinnering gestuurd aan ouders die nog geen
bijdrage hebben gedaan.
Uitgangspunten begroting
 De jaarlijkse inkomsten uit de vrijwillige ouderbijdrage bedragen ongeveer: €4.000
(ervaringscijfer).
 De ouderbijdrage wordt zoveel mogelijk gebruikt voor extra activiteiten, bedoeld voor
alle disciplines. Jaarlijks terugkerende uitjes (bowlen basisschool en schoolreisje
Efteling, jaarlijks patat eten op het strand bij jaarafsluiting e.d.) worden gefinancierd
door de SvJT en worden in beginsel niet door de OC gesponsord.
 Verzoeken om een bijdrage vanuit de OC worden schriftelijk ingediend, middels het
hiervoor bestemde formulier. Dit formulier is te vinden op de website.
 Elk verzoek wordt beoordeeld door de financiële commissie en ter goedkeuring
voorgelegd aan de OC.
 Wijzigingen ten opzichte van eerdere jaren
 De aanmoedigingsprijs is vervangen door een lief-en-leed-pot.
 Er is geen geld meer gereserveerd voor de Open Dag van de school..
Versie: 18 juni 2012
blz 2